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1 Dms24 Document Management System Esa Software S.p.A esa software spa via A. Draghi, Rimini tel fax

2 Indice DMS Struttura... 4 Configurazione e parametrizzazione... 5 Funzionalità Vantaggi e Benefici Contesti di applicabilità FUNZIONALITÀ: AMBIENTE DI CONFIGURAZIONE Tipi di documento Workflow Gestione Pratiche Utenti, Qualifiche e Gruppi Tabelle di base, Anagrafiche FUNZIONALITÀ: AMBIENTE CONSULTAZIONE (DOCUMENTAZIONE IN GENERALE) Gestione Documentazione FUNZIONALITÀ: CENTRO SMISTAMENTO FILES Gestione file scaricato, Trattamento immagini, archiviazione, scannerizzazione, firma locale, integrazione con Oulook FUNZIONALITÀ: CMS Il Content Management System è un modulo di Dms24che si pone come obiettivo la pubblicazione dei documenti MACRO FUNZIONALITÀ TRASVERSALI Integrazione con il gestionale Firma Digitale Conservazione Sostitutiva Moduli Installabili Licenze terze parti SPECIFICHE TECNICHE Architettura Configurazione Requisiti Software e Hardware Configurazione HW Contesti di applicabilità di Dms Dms24 White paper pag. 2

3 Dms24 Tutte le aziende devono gestire dei documenti e la loro fisiologica eterogeneità, rende onerosa: la loro protocollazione, la loro ricerca ed il mantenimento degli archivi cartacei. Anche se organizzate, le aziende, non possono evitare gli alti tempi di ricerca, le archiviazioni soggettive diverse per ogni ufficio, la scarsa sicurezza d accesso alle informazioni, e la duplicazione dei documenti originari, tutti fattori che provocano l aumento spropositato degli ingombri e dei costi degli archivi cartacei ed un inefficienza organizzativa. Dms24 è un Sistema di Gestione Documentale, in grado di gestire in modo completo ed integrato, l enorme quantità di documenti che le aziende e gli studi professionali producono e si scambiano. E una soluzione completa, integrata e flessibile che copre tutte le tipologie d aziende e di studi professionali. La sua alta modularità e la possibilità di parametrizzazione lo trasformano nella soluzione documentale, ideale sia per le PMI che per le grandi Imprese, qualunque sia il loro business da aziende di produzione a quelle di servizi che per loro natura hanno una forte generazione di documenti. E anche la soluzione per evitare l obbligo dell archiviazione fisica di tutti i documenti cartacei a valenza fiscale e del lavoro. Con Dms24 si trasformano in documenti digitali, si procede alla loro Conservazione sostitutiva nel rispetto della normativa vigente. Dms24 White paper pag. 3

4 Struttura E una applicazione Web o Si utilizza tramite un Browser (collegandosi via Internet si può accedere a tutti documenti conservati in azienda o nello studio) o Non necessita di installazione dal lato Client e qualsiasi PC è immediatamente abilitato Realizzato con una tecnologia molto avanzata in C# DOT NET 2010 con interfaccia Silverlight 4.0 Dipartimentale puro, concepito ed ingegnerizzato come entità a se stante che assolve la sua funzione senza richiedere la presenza di un gestionale ERP Collegato nativamente con e/, e/studio le stampe e vari files compresi quelli delle anagrafiche confluiscono direttamente sul documentale dai gestionali e da questi ultimi possono essere richiamate Collegabile a qualsiasi altro gestionale, tramite Web Services prevede l acquisizione dei documenti da file XML e relativi allegati in PDF o TIF. Multi Azienda Multi Lingua o Per ogni utente posso definire la sua lingua o usare quella definita sul browser ed automaticamente l applicativo presenta tutte le etichette ed i messaggi nella lingua indicata Utilizza database Sql Server 2005 o 2008 Dms24 White paper pag. 4

5 Configurazione e parametrizzazione Utenti, Gruppi e Ruoli o E possibile definire l appartenenza degli utenti a dei gruppi o dei ruoli, ad esempio appartenente all ufficio commerciale, responsabile acquisizione ordini cliente I Menu sono definibili per utenti, ovvero ogni utente vede quello per cui è stato preventivamente definito per lui Forti parametrizzazione per Tipo documento, cuore dell applicativo che definisce le varie tipologie e caratteristiche degli insiemi dei documenti Possibilità di definire la modalità di visualizzazione degli attributi dei documenti (es. Protocollo, Intestatario, Soggetto, Cliente, Data, Note, ecc) Interfaccia grafica semplice e intuitiva Possibilità di definire quali filtri di ricerca attivare per Tipo documento Filtri personalizzabili Definizione della Homepage con risultati dei filtri personalizzati, MyDoc (il to do dell operatore), short cut diretti, etc. etc. Dms24 White paper pag. 5

6 Gestione Immagini da Scanner e riconoscimento Barcode manuale (lato utente) e in background (lato server) Definizione dei Campi Utente per ogni Tipo documento o Ogni tipo documento può essere configurato in modo da avere i campi (o indici di ricerca) desiderati e le strutture dati predefinite o I campi utente possono essere definiti contestualmente o Sono agganciabili a Tabelle del Documentale preventivamente definite e valorizzate o Sono anche agganciabili a Tabelle Virtuali che attingono autonomamente informazioni dai DB gestionali Utilizza le Tabelle virtuali che sono la modalità di attingere informazioni da tabelle di database già esistenti di qualsiasi gestionale ERP o CRM o altro, tramite istruzioni SQL tipo Select o strutture definite internamente. Esempio per ricavare anagrafiche Articoli, Clienti, Fornitori, Pagamenti, ecc. pag. 6

7 Definizione parametrica del Codice (Protocollo) identificativo del documento per ogni Tipo documento. Esempio: prefisso, suffisso, data, progressivo assoluto o relativo, ecc. Web Services o Creare documenti o Pilotarne il flusso o Eseguire azioni o Interagire con il workflow Plug-In o Gestione personalizzata policy o Interazione con applicativi integrati o Azioni personalizzate o Gestione feedback su applicativo esterno o Alimentazione dati esterni pag. 7

8 WorkFlow (flussi operativi) o Stati Fisici e Logici (redatto, da firmare, firmato, da approvare, notificato, ) o Azioni (conferma, firma, approva, notifica ) o Permessi/autorizzazioni anche per ruoli (chi può fare e cosa) o L etichette (i nomi) degli Stati e delle Azioni vengono definite in fase di Configurazione o L elevata parametrizzabilità del workflow rendo lo strumento il vero fiore all occhiello dell applicativo o Sdk per creazione azioni proprie pag. 8

9 L alta configurabilità prevede la possibilità di gestire: più azioni differenti per ogni stato e singoli permessi per ogni singola azione possibilità di avanzare il documento in stati differenti (bivio di flusso) azioni manuali (pulsante per l utente) e azioni automatiche (eseguite all entrata nel nuovo stato) permessi definiti in base a regole specifiche (creatore, esecutore della specifica azione, firmatario definito su uno specifica campo utente o estratto da una tabella virtuale) pag. 9

10 Pratiche Creazione di Pratiche che creano automaticamente Documenti Documenti che creano automaticamente Pratiche Azioni di collegamento manuale e/o automatico tra Documenti appartenenti alla Pratica Possibilità di firmare una Pratica con collegamento automatico per firma dei relativi Documenti Importazione automatica di documenti tramite files xml posizionati su file system o Possibilità di creare documenti con allegati tramite files xml o Possibilità di pilotare il workflow di un documento tramite parametri in un file xml di scripting o Possibilità di agganciare in modalità asincrona files contenenti Barcode ad un documento pag. 10

11 Funzionalità Elevata configurabilità del Filtro, con possibilità di selezionare le colonne a piacere, idem vale per l ordinamento e con l anteprima sia dei metadati di indicizzazione che di altre informazioni tra cui gli allegati (scaricabili o apribili su una pagina web), i documenti collegati, la lista di distribuzione e l elenco dell utente sulla cui scrivania il documento è in attesa di essere firmato. Archiviazione manuale e/o automatica di qualsiasi documento Acquisizione del documento o Da file residente sul client (.doc,.xml, pdf ) o Da scanner (scansione multipagina) o Da file XML e File allegato PDF o TIF o * Per i gestionali a carattere, tramite Printer Driver che intercetta la stampa e crea file XML, poi posizionamento dei campi sulla immagine del Modulo prefincato di stampa per ottenere l immagine dell allegato PDF Catalogazione, classificazione e protocollazione automatica Gestione delle Pratiche Conversione dei documenti in PDF Trattamento Immagini per l'acquisizione e indicizzazione dei documenti cartacei Applicazione Timbri e Post-It elettronici Lettura di Barcode Workflow; con elevata Configurabilità: azioni automatiche e manuali, azioni pre e post dell evento Gestione della sicurezza integrata (utenti e ruoli); utenti acquisibili da Active directory pag. 11

12 Ricerche Full Text (ricerca parola/frase nei documenti stile google) Gestione sicura dell invio dei documenti tramite Posta Elettronica Certificata PEC, con certificati di ritorno Firma digitale semplice e qualificata con Marca Temporale. (Firma lato Client ed anche Firma Server per mole consistente di documenti) Conservazione Sostitutiva secondo normativa vigente Masterizzazione, Archiviazione e Dislocazione dei documenti su supporti ottici (CD, DVD) pag. 12

13 Vantaggi e Benefici Applicativo Web Collegato nativamente ai gestionali Esa Estremamente semplice nell utilizzo per la parte di operatività quotidiana (user frendly) Molto ricco nella configurazione ed ha pertanto una infinita potenzialità di predisposizioni d utilizzo Elevata flessibilità Acquisizione documenti da scanner Acquisizione documenti da e/ ed e/studio Trattamento Immagini Ricerche FullText dei documenti OCR (riconoscimento testi) Note elettroniche Post-It PEC Posta Elettronica Certificata Consente la Conservazione sostitutiva Dislocazione su supporti ottici CD DVD Riduzione degli spazi dedicati agli archivi cartacei Riduzione dei costi di gestione Riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti Massima efficacia nella distribuzione dei documenti Generale miglioramento dell efficienza e dell organizzazione Miglioramento dell immagine in termini d efficienza, modernità, flessibilità Trasversale in tutte le funzioni della azienda o studio professionale pag. 13

14 Contesti di applicabilità L applicativo si presenta volutamente come uno strumento poco predefinito e configurato, proprio per non voler limitare le sue infinite possibilità di utilizzo, dall altro canto questo aiuta poco nell intuire le sue infinite potenzialità e modalità di impiego, pertanto al solo scopo esemplificativo si elencano alcuni processi aziendali o di uno studio professionale che possono essere gestiti con Dms24: archiviazione ciclo attivo ERP o tutti i documenti del ciclo attivo emessi con un gestionale aziendale possono essere archiviati in automatico sul documentale o esistono diversi strumenti per farlo o Web Service con XML e PDF/TIF o Printer Driver per intercettazione spool stampa per gestionali a carattere o funzione nativa per i nostri prodotti e/ ed e/studio che effettuano l invio del XML e PDF a Dms24 o entrambi i gestionali possono poi richiamare con un pulsante i documenti precedentemente archiviati sul documentale per visualizzarli archiviazione ciclo passivo ERP o tutti i documenti del ciclo passivo possono essere archiviati, previa acquisizione del loro contenuto e della loro identificazione scanner automatici barcode di marcatura Printer Driver con accoppiamento ai Modelli per gestionali a carattere pag. 14

15 Conservazione sostitutiva o Sostituzione dell obbligo fiscale di archiviazione e conservazione dei documenti cartacei, con la conservazione su CD o DVD dei documenti resi digitali (immagini PDF/TIF) e firmati digitalmente documenti del ciclo attivo documenti del ciclo passivo documenti contabili e del lavoro flussi documentali che prevedono revisione, ovvero dei documenti validi e la coesistenza di documenti sostitutivi in stesura che al loro completamento entreranno in vigore rendendo obsolete le versioni precedenti. o ad esempio la documentazione relativa alle certificazioni di qualità flussi documentali che prevedono delle approvazioni ed eventualmente a vari livelli o richieste ferie e permessi o erogazione servizi e prestazioni o materiale assegnato, benefit flussi documentali che prevedono protocollazione, iter di flusso, passaggio da scrivanie virtuali, gestione degli stati del documento, identificazione del termine del lavoro sul documento o pubbliche amministrazione o aziende di servizi o problematiche relative alle pratiche flussi documentali che prevedono anche la stampa di opportuni moduli prefincati (immagine sui cui sono riportare i campi) o buoni prelievo cancelleria (immagine del buono con la stampa dei dati anagrafici del dipendente) o buoni prelievo merce dal magazzino (immagine del prefincato con la stampa degli articoli prelevati) o Fax (immagine del fax con la stampa dei dati destinatario/mittente, oggetto e testo) Gestione Pratiche, intesa come faldone elettronico, come raccoglitore di documenti. Intesa come generazione di singoli documenti o di collegamento tra documenti vari o Gestione faldone Ordine con relative fatture e bolle o Gestione documentazione generica per studi commercialisti pag. 15

16 Funzionalità: Ambiente di Configurazione Tipi di documento La gestione dei Tipi Documento è la parte di configurazione più importante ed è in questa funzionalità che si definiscono, per ogni Tipo documento, la sua Codifica e l insieme di tutte le sue particolarità. Saranno impostabili: Workflow, iter di flusso con determinazione delle abilitazioni (lettura, cancellazione, firma, etc.) campi custom o campi utente: è la parte di parametrizzazione dove si costruisce la schermata per l utente. campi Tabellati, cioè campi il cui valore può essere scelto tramite una tabella preimpostata campi di Virtual Table, cioè campi il cui valore può essere scelto attingendo le informazioni dai database esterni ad Dms24: ERP, gestionale o altro Invio mail e testo mail Eventuali logiche d interazione con ERP. Definizione automatismi sulla generazione del codice del documento. Revisionabilità e progressivazione annuale Definizione dei Template di default e loro validità Definizione per la creazione e/o collegamento a Pratiche Parametrizzazione per la visualizzazione nelle specifiche griglie dei filtri Parametrizzazione per la Configurazione della Conservazione Sostitutiva pag. 16

17 Workflow Il Workflow, associato al Tipo Documento, è uno strumento molto evoluto d abilitazione a moltissime funzionalità inerenti allo stato in cui si trova il documento. E lo strumento con cui sono definiti i singoli passaggi dei documenti, tenendo presente che i passaggi possono essere non solo manuali, ma anche automatici (ad esempio: blocco delle fatture firmate digitalmente e per le quali si proceduto alla Conservazione sostitutiva). Nel Workflow sono anche definite tutte le azioni disponibili per ogni singolo utente per ogni singolo stato. Gestione Pratiche Si tratta della possibilità di creare una sinergia tra differenti tipi di documento, alla creazione di uno di questi o secondo specifiche regole. L idea è quella di creare un gruppo di documenti collegati tra di essi secondo specifici motivi. Un esempio può l insieme di un Ordine le relative Fatture e le Bolle collegate, oppure una tipologia di documenti creati dipendentemente da un tipo di pratica: ad esempio l assunzione di un Dipendente o la creazione di una Società per Azioni. Le logiche sono differenti, nel primo caso i Documenti nascono in tempi diversi e con modalità differenti, negli altri due invece tutti i documenti nascono contemporaneamente. pag. 17

18 Utenti, Qualifiche e Gruppi Definizione degli utenti e delle loro reciproche relazioni. Ad esempio, è possibile legare gli utenti ad un gruppo (ufficio commerciale, ufficio tecnico, ), o ad una loro specifica funzione (addetto uff. commerciale, magazziniere, ) E presente anche un ambiente di gestione delle Gerarchie, per definire le strutture gerarchiche-funzionali (organigramma). Questa viene utilizzata nei Workflow per consentire l individuazione del responsabile di un determinato flusso, senza specificarne direttamente il suo nome (responsabile autorizzazione ferie, responsabile magazzino, responsabile autorizzazione spese, ) Tabelle di base, Anagrafiche Questi dati non sono proprietari del Documentale, ma generalmente sono presi dall ERP presente, che può essere un gestionale ESA o un gestionale di altra parte. Dms24 ha un sistema di Link Tables (Virtual Tables), completamente parametrizzabile, che è l ambiente in cui verranno definite tutte quelle strutture di dati trasversali ai vari applicativi; banalmente sarà utilizzato per Anagrafiche Articoli e Clienti/Fornitori, ma potrà ovviamente essere configurato ad hoc anche per sistemi complessi. pag. 18

19 Funzionalità: Ambiente Consultazione (Documentazione in generale) Gestione Documentazione In questo ambito si ha la possibilità di gestire tutta la documentazione aziendale: si tratta sia di documenti che devono essere mantenuti (Fatture, Bolle, archiviazioni varie) che documenti di utilizzo quotidiano (Analisi, Offerte, Fax, Comunicazioni interne) oltre che ovviamente quella documentazione atta alla normale gestione del sistema di qualità aziendale (Procedure, Istruzioni, e Modulistica varia). L ambiente di Consultazione è molto semplice e soprattutto ha un interfaccia grafica volutamente funzionale, ma è anche dettagliato nei casi necessari. Qui è possibile cercare un documento, oppure crearne uno nuovo, vedere eventuali modifiche effettuate, gradi di parentela con altri documenti, eventuali firme applicate, masterizzazioni, archiviazioni effettuate, è possibile anche firmare il documento, farlo passare di stato, eventualmente revisionarlo o archiviarlo, infine creare raccoglitori o gestire raccolte di documenti sottoforma di pratica. ogni singolo utente: tipo i documenti che necessitano di essere letti, di essere firmati il classico To Do. Esistono vari cruscotti per la ricerca e l archiviazione intelligente ad hoc per pag. 19

20 Funzionalità: Centro smistamento files Gestione file scaricato, Trattamento immagini, archiviazione, scannerizzazione, firma locale, integrazione con Oulook All interno del sito esiste un tool per l integrazione che ha il compito di gestire le singole funzionalità, che sono: Trattamento Immagini Firma Digitale Archiviazione Documenti Gestione files da Scanner Masterizzazione Controllo presenza Barcode Integrazione con Outlook Funzionalità di files inviati a Documentale (via ws, da un fax, da out look, da uno scanner) Complessivamente, quindi, l utente ha la possibilità di utilizzare uno scanner a cui collegarsi per acquisire i documento e per poi introdurli debitamente del Documentale (ad esempio i fax, o i reclami, o comunicazioni varie in generale). Ha anche la possibilità di scaricare un immagine e applicare un timbro, inserire alcune note, un post-it. Sono gestite le periferiche con la loro interfaccia standard Twain senza la necessità di installare altri driver. E applicabile la Firma digitale al singolo documento per la Conservazione sostitutiva. Infine è possibile masterizzarsi localmente i documenti di cui si necessita. A supporto dell operatività Client nasce la Client Suite con l obiettivo di fare in modo che un utente possa avere a disposizione i files immagini, generati da uno scanner, e con queste creare un Documento o associarle ad un Documento esistente. Il programma Client Suite è attivabile solo se in possesso del modulo IMAGE. Oltre a ciò esiste anche la possibilità di salvare mail o singoli allegati di outlook direttamente sul documentale pag. 20

21 Funzionalità: CMS Il Content Management System è un modulo di Dms24che si pone come obiettivo la pubblicazione dei documenti. Con il termine pubblicazione si intende la possibilità di esportare i documenti stessi in un ambiente esterno all applicativo si in termini di sicurezza per l accesso ai dati che in termini di chiavi di ricerca per l utente finale. Cms è un sito (o una parte di un sito) che si interfaccia ai servizi forniti da Dms24 ma che non è all interno del documentale, questo perché sia possibile avere il documentale dentro la propria rete e il Cms fuori dalla stessa. Così facendo l utente finale non avrà accesso al sistema documentale aziendale ma vedrà solo i dati e i documenti che si intenderà pubblicare. Per questo motivo Cms non ha gli utenti di Dms24 ma possiede un anagrafica propria al fine di fornire anche un servizio di sottopubblicazione dei contenuti all anagrafica degli utenti del Cms e creando dei raggruppamenti di pagine (tecnicamente si chiamano Pages Groups) cui vengono definiti a tutti gli effetti i criteri di ricerca in Dms24. Questa associazione avviene aggiungendo una serie di campi utente (o campi liberi) all anagrafica utenti confrontandoli con i valori esposti dai dati presenti nel Documentale. Cms Page Group Il Page Group è l ambiente di associazione tra i dati presenti nei documenti e dati dell utente Ogni PG può avere più associazioni di dati Associazione 1 Campo Utente del tipo Campo utente di anagrafica Associazione 2 Campo Utente del tipo Campo utente di anagrafica Associazione 3 Campo Utente del tipo Campo utente di anagrafica Associazione Ad esempio sarà possibile esporre tutte i propri ordini sia raggruppandoli in un PG per Partita Iva che in un secondo PG per Partita Iva e Codice Agente. Si potranno, infatti, poi avere utenti con uguale partita Iva ma differente Codice Agente: così facendo si avrà sia un PG in cui verrà associato solo il primo criterio (cioè la Partita Iva) e gli utenti associati vedranno tutti i gli ordini; si potrà poi avere un secondo PG che conterrà una coppia di associazioni (l agente del cliente e la stessa partita iva) i cui utenti vedranno solo gli ordini di propria competenza, quelli che sono soggetti alla coppia di dati.

22 Tipo Doc (PIVA fld = 123 AND AGE fld = BBB) (PIVA fld = 123 AND AGE fld = CCC) Utente A (PIVA usr = 123) Utente B (PIVA usr= 123) (AGE usr= BBB) Utente C (PIVA usr= 123) (AGE usr= CCC) PG XY PG WZ PG WZ (PIVA fld = PIVA usr) (PIVA fld = PIVA usr) (AGE fld= AGE usr) (PIVA fld = PIVA usr) (AGE fld= AGE usr) Così facendo con la creazione di pochi PG è possibile dare la possibilità di pubblicare differenti tipologie di documenti associando ad ogni singolo utente solo i propri dati anagrafici. pag. 22

23 Macro Funzionalità Trasversali Integrazione con il gestionale L integrazione è nativa con gli ERP ESA (e/, e/studio, Si5), e le loro stampe confluiscono direttamente nel Documentale. Per i gestionali di terze parti il collegamento avverrà tramite file XML, eventualmente implementato dall uso di Printer Driver per applicativi a carattere. Firma Digitale La Firma digitale, così come prevista dalla delibera CNIPA 11/2004 e dal DPCM del 13/01/2004, serve per la Conservazione sostitutiva dei documenti e la loro memorizzazione su supporti ottici al fine d eliminare il cartaceo. La firma digitale è divisibile in due parti: quella semplice e quella certificata. La firma semplice è quella che viene utilizzata per firmare un documento, mentre quella certificata (Marca Temporale) ha lo scopo di marcare temporalmente un documento (timbrare). Il Documentale si appoggia su di un prodotto di terze parti (Intesi Group) con cui viene svolta la firma in tutte le sue funzionalità. Esistono 3 modalità di configurazione: Firma Digitale Client: è la funzionalità lato client che abilita la firma tramite richiesta del PIN ad ogni interazione (una operazione ogni 2 secondi). Firma Digitale Server senza HW: è la stessa funzionalità lato client, ma con la chiamata automatica alla Certification Authority tramite Multicard (3 operazioni al secondo). Firma Digitale Server con HW: questa configurazione richiede l acquisto di una macchina Heracom (da 50 o da 200 operazioni al secondo) ed è utile per quelle aziende che hanno intenzione di utilizzare una massiva fatturazione notturna. Conservazione Sostitutiva La Conservazione Sostitutiva è un processo che viene utilizzato per archiviare documenti (Fatture, Registri, Libri). La funzionalità prevede 3 step separati: prima la firma digitale di ogni singolo documento, poi la creazione dell immagine da archiviare con tanto di CRC, la firma del CRC con Marca Temporale ed infine la masterizzazione del tutto. Moduli Installabili Vedere Listino e Configurazioni. pag. 23

24 Licenze terze parti e/dms contiene porzioni di codice della gestione delle immagini protetto da copyright e di proprietà di Pegasus Imaging Corporation, Tampa, FL. Tutti i diritti sono riservati. Specifiche tecniche Architettura L architettura dell applicazione è suddivisa in 5 parti: Database o Dati o file Allegati (Repository) o Log o Tabelle Virtuali o Framework Sito o Il documentale è un sito a cui accedere tramite browser Servizi Interni (Server) o Invio o Conversione PDF lato Server o Firma Digitale lato Server o Importazione documenti tramite File System o Associazione asincrona tra documenti appartenenti ad una pratica o Importazione automatica di documenti tramite files xml posizionati su file system o Possibilità di creare documenti con allegati tramite files xml o Possibilità di pilotare il workflow di un documento tramite parametri in un file xml di scripting o altri in evoluzione Servizi Esterni (Web Services) o Creazione documenti o Restituzione documenti o Operatività completa del documento o altri in evoluzione pag. 24

25 Configurazione La configurazione è scalabile in funzione delle esigenze e della complessità dell installazione. Database o stesso Server del Sito o un Server specifico o più Server suddividendo le informazioni tra Dati (del documentale) ed Allegati (file PDF/TIF) Sito un Server struttura di più Web Servers Servizi Interni (Server) o stesso Server del Sito o Server specifico (ad esempio per la Firma Digitale lato server; al secondo) Servizi Esterni (Web Services) o stesso Server del Sito o Server specifico pag. 25

26 Requisiti Software e Hardware Il setup consta complessivamente di 4 parti server e una client: i Database, il Sito, il Servizio Server, i Web Services più il Client. Le quattro parti server possono essere in Gigi Comincini stallate anche su più macchine differenti. Il Cms necessita di una configurazione hw del tutto simile e quella del sito. Requisiti sw: Requisiti hw: Database SqlServer 2005 o superiori Processori (n) min = 1 cons = 2 Ram (GB) min = 2 cons = 4 Hard Disk (GB) min = 160 cons = 500+ Sito Web Services Servizio Server Windows 2003/08 (32 o 64 bit) (funziona anche su XP Professional, sconsigliato se non per demo) Windows Framework 4.0 (CLR 4.0) I.I.S 6 o 7 Processori (n) min = 1 cons = 2 Ram (GB) min = 2 cons = 4+ Hard Disk (GB) min = 80 cons = 200 Client Windows XP/Seven Processori (n) min = 1 cons = 2 Ram (GB) min = 1 cons = 2 Configurazione HW Tendenzialmente si può dire che per analizzare correttamente la configurazione si deve prendere in considerazione: l ipotetico numero di utenti concorrenti per determinare le caratteristiche della macchina dove risiede il sito o (valutare maggiormente la ram) l ipotetico numero di documenti importati e dei processi in background per determinare le caratteristiche del Web Service e del Windows Service o (valutare maggiormente la ram e i processori) il numero di documenti prodotti in un numero circoscritto di anni per determinare le capacità del database o (valutare maggiormente l hard disk) Infine, per ovvi motivi, essendo un applicativo web è necessario considerare anche la velocità banda pag. 26

27 Contesti di applicabilità di Dms24 L applicativo si presenta come uno strumento facile da configurare, evidenziando le sue infinite possibilità di utilizzo e modalità di impiego, pertanto al solo scopo esemplificativo si elencano alcuni processi aziendali o di uno studio professionale che possono essere gestiti con Dms24: archiviazione ciclo attivo ERP o tutti i documenti del ciclo attivo emessi con un gestionale aziendale possono essere archiviati in automatico sul documentale o esistono diversi strumenti per farlo Web Service con XML e PDF/TIF Printer Driver per intercettazione spool stampa per gestionali a carattere funzione nativa per i nostri prodotti e/ ed e/studio che effettuano l invio del XML e PDF ad Dms24 o entrambi i gestionali possono poi richiamare con un pulsante i documenti precedentemente archiviati sul documentale per visualizzarli archiviazione ciclo passivo ERP o tutti i documenti del ciclo passivo possono essere archiviati, previa acquisizione del loro contenuto e della loro identificazione scanner automatici barcode di marcatura Printer Driver con accoppiamento ai Modelli per gestionali a carattere Conservazione sostitutiva o Sostituzione dell obbligo fiscale di archiviazione e conservazione dei documenti cartacei, con la conservazione su CD o DVD dei documenti resi digitali (immagini PDF/TIF) e firmati digitalmente documenti del ciclo attivo documenti del ciclo passivo documenti contabili e del lavoro flussi documentali che prevedono revisione, ovvero dei documenti validi e la coesistenza di documenti sostitutivi in stesura che al loro completamento entreranno in vigore rendendo obsolete le versioni precedenti. o ad esempio la documentazione relativa alle certificazioni di qualità flussi documentali che prevedono delle approvazioni ed eventualmente a vari livelli o richieste ferie e permessi o erogazione servizi e prestazioni o materiale assegnato, benefit flussi documentali che prevedono protocollazione, iter di flusso, passaggio da scrivanie virtuali, gestione degli stati del documento, identificazione del termine del lavoro sul documento o pubbliche amministrazione o aziende di servizi o problematiche relative alle pratiche flussi documentali che prevedono anche la stampa di opportuni moduli prefincati (immagine sui cui sono riportare i campi) o buoni prelievo cancelleria (immagine del buono con la stampa dei dati anagrafici del dipendente) pag. 27

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