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1 Soluzioni software di EDM "Electronic Document Management" Gestione dell archiviazione, indicizzazione, consultazione e modifica dei documenti elettronici. Un approccio innovativo basato su tecnologie Open Source White Paper 1. INTRODUZIONE TECNOLOGIE SOFTWARE IMPIEGATE APPROCCIO PROGETTUALE RISULTATI...10 asint s.r.l. Sede legale: via Marina Vecchia 96/ Massa (MS) Direzione e uffici: via Massa Avenza Massa (MS) tel fax Sede operativa: via del Villaggio 11/ Montemurlo (PO) tel fax Capitale sociale ,00 I.V. REA Massa n P. Iva

2 1. INTRODUZIONE Il presente documento illustra la soluzione proposta da Asint s.r.l. per l implementazione di un Document Management System (DMS), basato su applicazioni software Open Source, che consente di organizzare i documenti elettronici in un database centralizzato, fruibile in modo semplice, razionale e controllato, attraverso una Intranet aziendale, da tutto il personale autorizzato che potrà accedere al sistema mediante l utilizzo di un web-browser. Le tecnologie OpenSource sono sempre più diffuse ed utilizzate come componenti fondamentali delle infrastrutture IT in tutto il mondo (*) Più del 50% del costo di una soluzione DMS è dato dal costo di acquisto delle licenze per i prodotti software necessari: l'utilizzo di software OpenSource consente di evitare costi per le licenze e relativi problemi di gestione. Il successo dell'introduzione in azienda di una soluzione DMS dipende in gran parte dalla completezza e competenza con cui sono svolte le attività di installazione, configurazione, avviamento del sistema e la formazione del personale: l'azzeramento dei costi per le licenze software consente di concentrare gli investimenti nella messa a regime del sistema e nella sua integrazione ottimale nella operatività aziendale. (*) Tra le tecnologie OpenSource più diffuse al mondo vi sono i sistemi operativi Linux, il web server Apache, il directory server OpenLDAP, il PHP per le applicazioni web, i database MySQL e PostgreSQL, i server DNS Bind per la risoluzione dei nomi di dominio, i server di posta SendMail. 2. TECNOLOGIE SOFTWARE IMPIEGATE Le tecnologie software impiegate sono basate sul modello Open Source ed utilizzano il contratti di licenza di tipo GPL (General Public License) che consentono di poter usare, copiare, vendere, ed anche modificare un software senza dover pagare diritti o concessioni di licenza. Le regole di Open Source sono semplici, e si presentano all apparenza come una carta dei diritti dell utente del software: 1) l utente ha il diritto di accesso al codice originale e completo del software che utilizza; 2) ha il diritto di modificare il software, anche per creare nuovi programmi; 3) ha il diritto di fare copie del programma originale e di distribuirle, anche a pagamento. Una regola accessoria ma essenziale è che la licenza di Open Source si estende al nuovo software che viene in questo modo creato. Un ulteriore vantaggio del modello Open Source è che lo sviluppo ed il testing dei software utilizzati è assicurato da una vasta comunità di programmatori sparsi in tutto il mondo. Le principali tecnologie software impiegate nel progetto oggetto della presente offerta sono le seguenti: MySQL: è un Database management system relazionale, considerato il database open source più popolare nel mondo, disponibile sia per sistemi Unix che Windows. Il codice di MySQL è di proprietà della omonima società (http://www.mysql.com) e distribuito con licenza GNU GPL. Apache: è la piattaforma server web Open Source più diffusa nel mondo (circa il 70% dei web server del mondo utilizza Apache) prodotta dall'apache Software Foundation (http://www.apache.org). PHP: è un linguaggio di programmazione (http://www.php.net) che consente agli sviluppatori web di realizzare in modo veloce pagine dinamiche. I programmi scritti in linguaggio PHP, denominati script, vengono eseguiti tramite un apposito software, l'"interprete" PHP. Semplice e potente, il linguaggio PHP rappresenta la soluzione ideale ad una vastissima gamma di esigenze, come indiscutibilmente dimostrato, del resto, dalla sua crescente popolarità e dal sempre maggiore numero di applicazioni Internet/intranet basate su di esso (Nel gennaio 2005 è stato insignito del titolo di "Programming Language of 2004" dal TIOBE Programming Community Index). OWL: è un applicativo Open Source scritto in PHP che consente di archiviare, condividere e ricercare qualsiasi documento con facilità e rapidità I siti ufficiali del progetto OWL sono e

3 Descrizione delle principali funzionalità di OWL Le principali funzionalità di OWL disponibili nella release corrente sono le seguenti: Interfaccia utente semplice e chiara Interfaccia di amministrazione di facile utilizzo Gestione di qualsiasi tipo di file Organizzazione logica dell'archivio documentale mediante rappresentazione ad albero di cartelle Agevole accesso ai documenti da qualsiasi computer mediante web browser Accesso riservato e sicuro al sistema Amministrazione dei privilegi con attribuzione permessi d'accesso per Cartelle/File e Utente/Gruppo. Gestione delle notifiche per singolo utente e gruppi tramite Monitoraggio delle modifiche effettuate su file e cartelle Logging degli eventi Log viewer integrato Statistiche dei download effettuati Gestione controllata e indicizzazione della documentazione Ricerca semplice e veloce dei documenti o del contenuto Indicizzazione dei contenuti per file word e pdf Modifiche effettuabili mediante reinserimento del documento in archivio Funzionalità di Version control con incremento di major/minor release number selezionabile per ciascun documento Gestione della storia delle modifiche effettuate con archiviazione delle versioni precedenti Definizione di tipi di documenti con metadati personalizzabili Gestione del ciclo di approvazione/verifica dei documenti Ampia scalabilità: la dimensione del database è limitata solo dall'hardware utilizzato Possibilità di archiviare i files nel filesystem o nel database Tools per l importazione di lotti di documenti e per il popolamento iniziale del databasa Disponibilità di Database Backup tool. Nel seguito sono riportati alcuni screenshot per illustrare le caratteristiche principali dell interfaccia di OWL. Il sistema è navigabile come una normale pagina web e quando si accede ad OWL viene presentata la home dell utente. Nel riquadro in alto a sinistra Informazioni sui File viene riportato un riepilogo informativo sui file di proprietà dell utente corrente e del gruppo a cui appartiene, il numero di file nuovi e modificati rispetto all ultimo accesso, il numero di file e/o cartelle monitorati (per i quali il sistema avverte l utente tramite circa ogni modifica effettuata da altri). Nel riquadro Document Peer Review sono indicati quanti file sono in attesa della approvazione da parte dell utente corrente e quanti file sono stati sottoposti all approvazione di altri da parte dell utente corrente. Cliccando sulle icone/sezioni di ciascun riquadro vengono listati i file corrispondenti (ad. es. i files nuovi o quelli in attesa di approvazione). Sotto la barra di ricerca sono riportati i bottoni con le principali azioni disponibili:

4 Add Folder per aggiungere una nuova cartella, Add Archive per caricare un archivio zippato (inserisce tutti i file e le eventuali sottocartelle in esso contenuti), Add Document per inserire un documento, Add Url per inserire un link ad un documento contenuto in un altro sito, Add Note per inserire una nota di testo. Le cartelle disponibili sono visualizzate nello spazio sottostante e vengono riportate le relative informazioni tra le quali l utente che le ha create e la data di ultima modifica. Per accedere ad una cartella si clicca sul titolo corrispondente e per ciascuna di esse sono rese disponibili le operazioni effettuabili a seconda delle credenziali di accesso dell utente corrente. Tra le operazioni disponibili vi sono la possibilità di eliminare la cartella, di modificarne le proprietà, di crearne una copia, di spostarla in un latra posizione, di attivarne il monitoraggio per ricevere via le notifiche relative alle modifiche apportate ed ai files inseriti. E possibile inoltre visualizzare e navigare la mappa delle cartelle nella struttura in cui è stato organizzato l archivio documentale: Le proprietà definibili per ciascuna cartella sono il nome, la descrizione, i permessi di accesso e le regole di propagazione degli stessi ai files, il proprietario, il gruppo di appartenenza. E inoltre possibile assegnare una password per limitare ulteriormente l accesso alla cartella.

5 Tra le proprietà definibili ci sono quelle che determinano i criteri di accesso alla cartella da parte degli altri utenti Accedendo ad una cartella vengono listati tutti i files in essa contenuti e per ciascuno di essi sono rese disponibili le operazioni effettuabili a seconda delle credenziali di accesso dell utente corrente. Tra le operazioni disponibili sui files vi sono la possibilità di eliminare un file, di modificarne le proprietà, di crearne una copia, di spostarlo in un altra cartella, di creare un link in un'altra cartella, di scaricarlo o visualizzarlo, di aggiornarlo, di attivarne il monitoraggio per ricevere via le notifiche relative alle modifiche apportate da altri utenti, di inviare il file via ad altri utenti. E inoltre possibile bloccare la modificabilità del file da parte degli altri utenti attraverso l operazione di check out : il file viene logicamente prelevato dall utente ed il sistema lo rende disponibile in sola lettura. L utente che ha effettuato il check out di un file potrà riattivare l accesso in modifica, per gli utenti autorizzati, effettuando una operazione di check in, opzione resa disponibile solo per i file precedentemente prelevati. Con l operazione File log è possibile visualizzare la storia delle modifiche apportate a ciascun file: il sistema mantiene tutte le versioni precedentemente inserite rendendo disponibile nella normale visualizzazione solo la versione corrente. Le proprietà di un file dipendono dal tipo di file ad esso assegnato:

6 Il tipo di file determina il numero di campi descrittivi (metadati) per cui devono essere associati dei valori al momento dell inserimento di un file. Tra le proprietà vi sono inoltre i permessi di accesso assegnati al file rispetto agli utenti/gruppi del sistema. Un file viene caricato nel sistema mediante una operazione di upload prelevandolo da un file system locale. Al momento dell inserimento vengono assegnati i permessi di accesso ed una eventuale password per limitarne ulteriormente l accesso. Quando un file viene inserito nel sistema viene indicizzato per consentire ricerche testuali sul suo contenuto.

7 L indicizzazione e disponibile per i formati testuali, word e pdf. Utilizzando la barra di ricerca è possibile attivare il motore di ricerca del sistema per ritrovare i files in base a parole chiave ricercabili tra i metadati ed il contenuto dei file per cui e disponibile l indicizzazione al momento dell inserimento: E possibile visualizzare o scaricare i file dal sistema:

8 Ogni modifica eventualmente apportata sul file visualizzato o scaricato non viene riportata nel file custodito dal sistema: l unico modo di apportare delle modifiche, per un utente autorizzato, è quello di effettuare una operazione di aggiornamento, caricando nel sistema il file modificato, che deve mantenere lo stesso nome. Attraverso la funzione Peer Review è possibile assegnare un revisore/approvatore al momento dell inserimento o dell aggiornamento di un file. In questo caso il file inserito/aggiornato non viene pubblicato sul sistema fin quando non e concluso il ciclo di approvazione. Ai revisori selezionati il sistema invia una di notifica ed inserisce il file nella loro lista dei file in attesa di approvazione. Un revisore può rigettare la richiesta (x) oppure approvarla (v). L utente che ha richiesto l approvazione dell inserimento/modifica trova il file nella sua lista dei file in attesa di approvazione, finchè tutti i revisori non hanno approvato il documento. L utente che ha richiesto l approvazione viene avvisato con una dal sistema che il documento e stato revisionato, l esito della revisione viene riportato nella lista dei file in attesa di approvazione ed in caso di accettazione, può pubblicare il documento approvato nel sistema rendendolo disponibile a tutti gli altri utenti. Tra gli utenti del sistema deve sempre esserci un system administrator che e abilitato ad accedere alla interfaccia di configurazione del sistema.

9 Attraverso questa interfaccia si definiscono gli utenti, i gruppi, i tipi di file e si configurano tutti i parametri che regolano il funzionamento del sistema. Architettura dell Intranet Server Mediante l utilizzo dei software MySQL, Apache/PHP e OWL, può essere realizzato un intranet server che consentirà l accesso ai dati memorizzati nel database MySQL mediante l utilizzo di un web-browser (ad es. Explorer). Sono possibili diverse architetture di cui riportiamo due esempi: Configurazione base: solo accesso intranet Configurazione per consentire l accesso anche da Internet Rete ethernet aziendale Rete ethernet aziendale Intranet server su cui sono installati : Database server su cui è installato MySQL Firewall Web server su cui sono installati : Apache/PHP OWL Apache/PHP MySQL OWL Router Internet

10 3. APPROCCIO PROGETTUALE Asint s.r.l. fornisce il supporto tecnico e consulenziale specialistico finalizzato alla implementazione, all avviamento e all utilizzo a regime del sistema. L esecuzione progettuale è articolata nelle seguenti fasi: Fase 1: Analisi In questa fase vengono analizzate le esigenze dell organizzazione rispetto alla gestione dei documenti elettronici, mediante una attività così articolata: Analisi delle modalità attuali di gestione dei documenti elettronici Analisi delle necessità operative rispetto alla gestione dei documenti elettronici Analisi dell architettura della rete aziendale Lo scopo di questa fase e di avere una conoscenza dettagliata della organizzazione e delle necessità dell azienda rispetto alla gestione dei documenti elettronici per definire le specifiche di configurazione del server intranet e del sistema OWL. Fase 2: Definizione del modello dei dati e dei parametri di configurazione In questa fase si definiscono il modello dei dati ed i parametri di configurazione del sistema OWL mediante una attività così articolata: Definizione dell architettura e della configurazione di base dell intranet server Definizione della struttura delle cartelle in cui organizzare l archiviazione dei documenti elettronici Definizione dei tipi di file e dei metadati Definizione dei privilegi di accesso Individuazione dei files esistenti da inserire inizialmente nel sistema Definizione dei criteri e modalità di backup dei dati Alla fine di questa fase saranno disponibili: le specifiche hardware e software per la configurazione dell intranet server, le specifiche funzionali per la configurazione del sistema OWL, Fase 3: Implementazione ed avviamento del sistema In questa fase viene effettuato l avviamento e l implementazione del sistema in azienda. Sono previste le seguenti attività: Installazione e configurazione iniziale del sistema (hardware e software) Formazione del personale ed avviamento del sistema in azienda Fase 4: Assistenza all operatività del sistema In questa fase viene fornita assistenza all utilizzo del sistema attraverso un contratto di assistenza annuale comprendente: Assistenza sistemistica finalizzata al supporto della infrastruttura hardware/software Assistenza consulenziale per il supporto all utilizzo del sistema 3. RISULTATI Alla conclusione del progetto l azienda disporrà di: un intranet server che implementa un sistema di Gestione Documentale (DMS) basato sull applicativo OWL che consente l accesso ai documenti elettronici dall interno della rete aziendale attraverso una interfaccia web utilizzabile mediante un qualunque web-browser (Explorer, Mozilla..) possibilità di accedere al DMS via internet dall esterno tramite collegamenti in VPN. un archivio dei documenti elettronici strutturato sulla base delle esigenze aziendali piena disponibilità del codice sorgente con cui è realizzato l applicativo OWL e conseguente possibilità di realizzare qualsiasi tipo di integrazione e personalizzazione. un servizio di assistenza tecnica per il supporto di tutte le problematiche sistemistiche relative all intranet server ed alle applicazioni software utilizzate (MySQL, Apache/PHP, OWL) un servizio di assistenza consulenziale per il supporto all operatività del sistema OWL.

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