LA SOLUZIONE PER IL BUSINESS PROCESS & DOCUMENT INFORMATION MANAGEMENT

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1 LA SOLUZIONE PER IL BUSINESS PROCESS & DOCUMENT INFORMATION MANAGEMENT strutturare gestire condividere PEC PEC PEC conservare CDS CDS CDS

2 Business Process & Document Information Management Il documento tradizionale è un insieme di informazioni non strutturate e i sistemi informativi non possono gestire. In ogni azienda/organizzazione (pubblica o privata) si gestiscono documenti analogici e digitali come fatture (attive e passive), DDT, report, offerte, contratti, Fax, , PEC, etc. È necessario trasformare i documenti in una fonte di informazioni tale da renderli accessibili e disponibili ovunque ed identificabili per contenuto e tipologia (ricerca). Informazioni congrue, velocemente fruibili, condivisibili e in sicurezza ci permettono di valutare al meglio il monitoraggio della Azienda, rendendo tempestive azioni e strategie utili a far fronte anche ad eventuali situazioni di criticità economiche e di performance. La vera sfida di questi anni è e sarà quella di riuscire a gestire in modo interattivo le informazioni in formato digitale, sia quelle trasdotte dal cartaceo che quelle già in origine in formato elettronico. I vantaggi ottenibili sono: incremento dell efficienza, migliore controllo del processo, flessibilità e riduzione dei costi. Le nostre soluzioni e procedure sono già utilizzate da: ASL Milano2, ASL Bari, ASL Verona, POLICLINICO S.MATTEO Pavia,EDILKAMIN, ETIFIX, FUJITSU T.S., NEOS Airlines, Comune di Varese, Ministero Dell'Interno (prefetture), Motorservice Padova, Ordine Architetti Pavia, Terme Sirmione, Etc. 2

3 Document & Conserve Soluzione di Document Information Management (DIM) con evoluti connettori verso ERP, CRM, DTMS, e avanzate features/funzioni per: strutturare, condividere, gestire e conservare. Document&Conserve è un sistema documentale sviluppato con evolute tecnologie (.NET Framework, Windows Presentation Foundation "WPF", Windows Form Site, C#, ASP.NET). Document&Conserve è un architettura di nuova generazione client server con l ausilio di Web Services. L applicazione grazie all impiego di WPF è di facile e immediato utilizzo con un interfaccia utente intuitiva, performante e di buon appeal grafico. La soluzione è orientata a una più mirata ed ottimizzata gestione di documenti e processi nell area economico finanziaria, grazie all utilizzo di specifiche funzioni e connettori che interagiscono con applicativi e gestionali tipo ERP, CRM, Desktop Management. L'applicativo è integrato con un aggiornato e collaudato modulo di Conservazione Digitale Sostitutiva. Document & Conserve migliora la comunicazione, ottimizza le attività, velocizza i processi, taglia drasticamente i costi di archivio e ricerca, annulla il rischio di perdita dei documenti. In input (da scanner, MFnetwork scanner, ) e nel suo repository possono essere presenti una pluralità di documenti analogici e digitali (da cartaceo, TIF, PDF, PDF/A, XML, EDI, etc.) di vari formati e di varia natura. Documenti cartacei, e file di ogni tipo vengono acquisiti, classificati e archiviati secondo i criteri definiti dall utente. I documenti possono essere ricercati per tipologia, nome, data, contenuto, parola chiave e con l'ausilio di motori OCR o Barcode. 1 Strutturare qualsiasi tipo di documento o di informazione attraverso la sua classificazione ed indicizzazione. Cruscotti per il Monitoring: "Activity Manager" Strumento per l'analisi e proiezioni di sintesi con esportazione dati su foglio Excel su specifiche e strategiche attività aziendali. Monitoring: proiezioni budget Vendita/Acquisti in modalità Grafico o Contatori. Indicatori di performance (Es: Tempistiche di esecuzione delle attività per singolo Processo). Document&Conserve permette la creazione di oggetti con dei campi personalizzati per ogni tipo di documento o fascicolo. Dal pannello delle impostazioni è possibile una appropriata profilazione utenti (permission, gruppi, soggetti, azioni etc). Document&Conserve permette la globale gestione delle informazioni aziendali, archiviare in un unico sistema qualunque tipo di informazione: Office, Mail, Fax, File, Spool di stampa, Report, Video, etc. Permette di gestire in sicurezza e riservatezza i documenti e i loro processi con l'utilizzo di firma digitale. Organizza i documenti tra di loro associando dati e immagini con l'utilizzo del tool "Fascicolo digitale correlato" 3 Condividere e rendere immediatamente reperibile l informazione secondo criteri di sicurezza. 2 Gestire l iter di documenti e informazioni all interno di una struttura aziendale tramite il controllo dello stato logico di ogni singolo documento. 3 4 Conservare le informazioni. Conservazione Digitale Sostitutiva a Norma

4 1 strutturare Strutturare qualsiasi tipo di documento o di informazione attraverso la sua classificazione ed indicizzazione. Funzioni standard del Inserimento Documenti Importazione di file in formato PDF e PDF/A accompagnati da specifiche XML per la codifica del documento. Scansione di documenti cartacei di diverse dimensioni, in bianco e nero e a colori fronte/retro da scanner e/o multifunzione; Formati standard di file immagine e video, TIFF, JPEG, AVI; D&C Polling DIR modulo importazione da cartella con riconoscimento e classificazione automatica tramite nome file e schema XML Importazione di qualsiasi file presente sul proprio PC (Office, Spool, etc) o in rete ed ; I documenti acquisiti possono rimanere inalterati nel formato originale; Estrazioni testo/dati da documenti con definizione delle aree di interesse (Clipping) e riconoscimento OCR/ICR con successiva esportazione formattata WORD ed utilizzo per la sua archiviazione e per future elaborazioni. Lettura diretta dal documento del codice BARCODE, il dato decodificato può essere utilizzato per la sua autoindicizzazione e protocollazione; Immissione singola di dati. indicizzazione dei Documenti Immissione di chiavi di indicizzazione personalizzabili dall utente; Indicizzazione automatica per mezzo di Engine OCR Barcode e protocollazione con stampa codice endorser in Pre o Post Scansione; Classificazione automatica in modalità batch di documenti preindicizzati (DB); Indicizzazione tramite file dati XML; Ricerca documenti archiviati Ricerca veloce per Nome, Data e Tipo documento; Ricerca sulla base di parole di indici o caratteri jolly; Supporto all immissione tramite campi specificati in apposite finestre di dialogo; Ricerche complesse tramite operatori relazionali o logici all interno di singoli campi; Ricerca utilizzando AND in un campo o fra più campi; Possibilità di memorizzare le ricerche più frequenti nel proprio elenco preferiti ; Visualizzazione dei documenti recuperati insieme alle corrispondenti parole di indice in un elenco dei risultati; Stampa, invio di fax e invio di documenti recuperati. Possibilità di esportare in formato Excel I dati del documento ricercato o l'intera lista appartenente alla categoria selezionata (es. fatture fornitore, fatture cliente, DDT, etc). 4

5 gestire Gestire l iter di documenti e informazioni all interno di una struttura aziendale tramite il controllo dello stato logico di ogni singolo documento. 2 ricerca full text Funzionalità di ricerca automatica con attivazione motori OCR/BARCODE con decodifica per testo o codice; Ricerca di documenti utilizzando parole chiave; Ricerca con carattere jolly prima e dopo la parola o nel suo contesto. Document & Conserve "Server" Sviluppato con tecnologia Web Service Gestisce i Documenti, l accesso ai file e agli indici; Gestisce le licenze, gli utenti e controlla i diritti di accesso a funzioni e documenti; Connessione multidatabase. Amministrazione del sistema e degli archivi Autorizzazione dell utente mediante accesso con nome utente e password, possibilità di utilizzare il Single Sign On in un contesto di Microsoft Active Directory; Amministrazione del sistema per la gestione degli archivi in completa autonomia; Accesso alle singole funzioni con controllo tramite diritti (chi fa cosa chi vede cosa); Le opzioni di configurazione non sono disponibili per gli utenti che non dispongono dei diritti necessari. Easy WorkFlow Processo collaborativo per la gestione di flussi di lavoro e definizione delle attività per utenti o gruppi con funzioni di controllo dell'esecuzione nei tempi scadenziati; Gestione note e messaggistica con tracciabilità; Azioni previste: verifica, approva, rifiuta, inoltra. Amministrazione Utenti Organizzazione facoltativa di utenti in gruppi; Assegnazione diretta dei permessi agli utenti; Assegnazione dei permessi ai gruppi. Struttura degli archivi Generazione automatica dei campi di registro per ogni archivio: nome utente, data, orario di archiviazione, data ultima modifica e data ultimo accesso; Numero massimo di campi per archivio: illimitato. posta elettronica e fax Invio e ricezione di documenti mediante posta elettronica, PEC; Invio e ricezione di Fax direttamente da Document&Conserve Consultazione Web based Accesso tramite autenticazione utente; Visualizzazione e ricerca dei documenti archiviati tramite server web (WEB SERVICES); 5

6 3 CONDIVIDERE Condividere e rendere immediatamente reperibile l informazione integrata con applicativi esterni Fascicolo Digitale Correlato Fascicoli Digitali configurabili dall utente manualmente o in modo automatico Ogni Documento, indipendentemente dall archivio in cui è fisicamente posto, può essere associato ad un Fascicolo Digitale o ad un altro documento; I Fascicoli Digitali sono raggruppati secondo un ordinamento impostato dall utente: in ordine alfabetico o in ordine di data; Ogni documento può essere associato a Fascicoli Digitali diversi; Possibilità di creare collegamenti tra i Fascicoli Digitali (funzione dossier). Possibilità di categorizzare tipologie di Fascicolo/ Pratica Digitale mediante criteri di congruità personalizzabili come: Definizione degli stati Logici per la gestione del Fascicolo/Pratica Configurazione dei dati e/o Documenti minimi richiesti al Fascicolo/Pratica (Documenti obbligatori, facoltativi o consigliati). Ricerca con Threeview (albero) DrillDown (a cascata) La funzione stampa e leggi Barcode rende possibile associare da una base dati le informazioni correlate al documento. La funzione stampa etichette Barcode permette la protocollazione ed eventuale registrazione in gestionali di Protocollo Informatico Document&Conserve si integra con Optic Recognition/Invoice: soluzione modulare per il Form Processing e Data Capture (OCR, ICR, OMR, Barcode, Data Matrix) su documenti strutturati e destrutturati. Compatibilità Multidatabase (SQL Server, Oracle, My SQL, POSTGRE, etc). Sistema di Gestione del Versioning D&C Connection Manager, Engine per automatismo WORKFLOW. D&C Enterprise edition (Integrazioni) Document&Conserve si integra con la maggior parte dei gestionali di contabilità (ERP) per l'importazione e acquisizione automatica di anagrafiche, dati e documenti del ciclo attivo, ciclo passivo, contratti, commesse, bilanci, etc. 6

7 CONSERVARE 4 Conservare documenti e informazioni in modalità sostitutiva con valore probatorio a norma conservazione Digitale sostitutiva Controllo/verifica della firma digitale eseguito in automatico dal sistema per sottoscrivere documenti importanti con lo stesso valore legale di una firma autografa su carta; Marca Temporale per avere data e ora attestata con assoluta certezza; Per firmare in modo facile, sicuro, criptato e inviolabile con il più robusto algoritmo SHA-256 per la cifratura e protezione delle informazioni riservate. Processo di Conservazione Digitale Sostitutiva e validità probatoria Definizione tipologia documenti; Profilazione e creazione indici; Creazione lotti per la conservazione; Apposizione firma digitale; Apposizione marca temporale (C.A.) ; Le attività sopra citate devono essere svolte dal responsabile della conservazione digitale sostitutiva o delegato e sarà anche sua cura aggiornare il manuale di conservazione sostitutiva dell'azienda. User Friendly Attraverso un interfaccia molto semplice l utente viene guidato nell applicazione del processo di conservazione digitale sostitutiva garantendone il risultato finale Aderenza alla normativa L'applicativo Document&Conserve per la Conservazione Digitale Sostitutiva dei documenti utilizza un software specifico per l'apposizione della firma digitale e marca temporale. D&C aggiunge quindi alla gestione elettronica del documento la conservazione digitale sostitutiva in conformità ai requisiti della legge italiana ed europea (secondo gli standard tecnici previsti dalla Deliberazione CNIPA 11/2004 e successiva numero CNIPA 45/2009/ 1 luglio 2011 Firma Digitale formato CAdES "CMS Advance Electronic Signature") per dare valore legale a tutti i documenti dell'azienda. Il software aderisce alle regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su archivio informatico o supporto ottico idoneo a garantire la conformità agli originali. calendario Gestione delle attività scadenziate per vincoli di esecuzione (es. CDS ciclo attivo, gestione commesse) Verifica e approvazione (es. liquidazione fatture). Scadenze adempimenti fiscali. DB & Repository Microsoft SQL Express/Server Oracle MySQL PostgreSQL Filesystem 7

8 HB.IT sviluppa e fornisce soluzioni di Document Information Management integrate a procedure di Form Processing/Data Recognition e Work Flow Management per un ottimizzata ed economica gestione dei documenti, in particolare nell area Economico/Finanziaria (es. RDA, Ordini, DDT, Fatture, Contrattualistica, Report). La nostra proposta è di gestire documenti cartacei e/o file (PDF/A, XML, EDI Etc...), razionalizzare e velocizzare i processi documentali e informativi aziendali, in simbiosi con i principali gestionali di contabilità (Es: Oracle Application, SAP, Navision, ESA, Zucchetti, AS/400, etc...). Le soluzioni di HB.IT si integrano con applicazioni di Conservazione Digitale Sostitutiva e di Protocollo informatico. Il sistema Document&Conserve per la gestione documentale integrata utilizza un evoluto Tool denominato Fascicolo Digitale Correlato. Flessibile e performante elimina i limiti imposti dalla gestione cartacea e consente un flusso ininterrotto di informazioni fra le varie funzioni aziendali. Terminata la fase di acquisizione è possibile relazionare tutti i documenti della stessa pratica/dossier associandoli in un unico fascicolo digitale con struttura di visualizzazione treeview (ad albero) e con ricerca drilldown (per tipologia, data, numero o indice specifico e alfabetico, etc). Il Fascicolo Digitale Correlato consente di ricercare i documenti e informazioni non solo per i loro indici ma anche per le loro relazioni. L associazione ottimizzata delle informazioni, l interoperabilità, la fruibilità e la conservazione digitale delle stesse in ambiente sicuro ed a norma, alimentano il motore del business moderno e la competitività di mercato. Sistema informativo documentale per la gestione del ciclo passivo D&C - Document & Conserve Sistema documentale con evoluti connettori verso ERP. Fascicolo digitale correlato, Easy Work Flow, Conservazione Digitale Sostitutiva O.R.I. - Optic Recognition Invoices Soluzione integrata di Form Data Processing / Data Capture e Word Flow Approvativo per la gestione del ciclo passivo (DDT, fatture, report) Sistema ERP O.R.I. Fatture/DDT ACQUISIZIONE INTERPRETAZIONE VALIDAZIONE OUTPUT SISTEMA ECONOMICO FINANZIARIO WORK FLOW Regole interne Database Conto creditori Acquisti Codifica Verifica Approvazione Liquidazione e pagamento Conservazione Digitale Sostitutiva Gestione del file system immagini + dati D&C D&C D&C ACQUISIZIONE Questa fase prevede l acquisizione delle fatture cartacee e l importazione INTERPRETAZIONE I campi/dati intrpretati vengono convalidati automaticamente in base a regole interne, confronti VALIDAZIONE È possibile verificare e correggere i valori acquisiti in una finestra di dialogo intuitiva. Qualsiasi delle stesse in formato Per ulteriori con informazioni database esterni, su ricerca prodotti dei e servizi HB.IT modifica rivolgersi apportata al ai dati servizio viene clienti elettronico. dati nelle tabelle del DB e altri tipi immediatamente sottoposta a o consultate il sito web di convalida definiti dall utente. nuova convalida. OUTPUT L output formattato di una fattura convalidata e completa viene trasferito nel flusso di lavoro del sistema ERP e inviato a qualsiasi altra destinazione desiderata. ANORC Associazione Nazionale per OperatorieResponsabili della Conservazione Sostitutiva SOCIO SOCIO HB.IT Group S.r.l. Sede: Blend Tower - Piazza IV Novembre, Milano Sede Operativa e Direzione Geenerale: Viale della Repubblica, 7B Corbetta (MI) - Tel Fax

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