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1 Document Management DOMA PRESENTAZIONE

2 INDICE 0 DEFINIZIONI E ACRONIMI PARTE INTRODUTTIVA COSA È DO.MA ARCHITETTURA FUNZIONALE MODELLO DELLA SICUREZZA LOGICA DI ARCHIVIAZIONE PROTOCOLLAZIONE E SEGNATURA RINTRACCIABILITÀ DEGLI ATTI ARCHITETTURA DEL SISTEMA PREMESSA ARCHITETTURA DEL SISTEMA...12 Page 2 of 12

3 0 Definizioni e Acronimi Organizzazione Ente Originatore Registro Protocollo Protocollo Segnatura Fascicolo Pratica Atto Workflow System Admin di Entità di raggruppamento fisico e/o burocratico di riferimento per la definizione degli utenti, delle logiche di classificazione e dei modelli di sicurezza applicati. Entità che origina il documento. Il sistema la differenzia per direzione di protocollo. Identifica il riferimento per la trascrizione progressiva dei documenti e degli atti in entrata e in uscita da un soggetto o ente. Progressivo costituito da almeno sette cifre numeriche, la cui numerazione è rinnovata ogni anno, che attesta l esistenza all interno dell archivio di un determinato documento e certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento. Sul piano funzionale inoltre serve a gestire i flussi documentali, in rapporto ai flussi di lavoro quali: Smistamento del singolo documento alle Unità Organizzative di competenza; Assegnazione del medesimo al Responsabile del Procedimento Amministrativo; Monitoraggio della collocazione del documento; Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. È creata contestualmente alla protocollazione e prevede, nel suo formato, le seguenti informazioni: Identificazione dell area organizzativa; Numero di protocollo; Data protocollo; Entità del modello gerarchico di classificazione, diviso in tipologie valide nell esercizio di riferimento (anno di emissione) e usato come raccoglitore di pratiche. Entità del modello gerarchico di classificazione, diviso in tipologie valide nell esercizio di riferimento (anno di emissione) e usato come raccoglitore di atti. È l oggetto della protocollazione. Costituito da un documento principale e da eventuali allegati. Parte della architettura funzionale di una pratica che ne definisce la logica di lavorazione e le politiche di sicurezza legate ai profili degli utenti. Profilo di sistemaincaricato della definizione preliminare delle organizzazioni e dei relativi utenti associati nonché alla definizione degli Admin di ciascuna organizzazione. Admin Profilo che ha competenza sul dettaglio della configurazione dell organizzazione alla quale è stato associato. Si occupa infatti di creare e associare i profili utente, di disabilitare temporaneamente o definitivamente gli utenti della propria organizzazione e configurare le entità gerarchiche dell archiviazione (es.: tipologie di fascicoli, pratiche, atti). Page 3 of 12

4 User Utilizzatore principale del sistema nella figura dell utente che gestisce l archiviazione, protocollazione e manutenzione dei documenti. Grazie alle diverse tipologie di abilitazioni sui singoli step lavorativi dei workflow è possibile suddividere il profilo User in diversi sottotipi con minore o maggiore operatività sul sistema; in questo modo è possibile rispettare le diverse competenze presenti nelle organizzazioni. Page 4 of 12

5 1 Parte Introduttiva 1.1 Cosa è DO.MA. DO.MA. è un completo sistema di Archiviazione Documentale, Protocollazione e Work-Flow management Full Web Based che assicura la validità giuridica probatoria alla documentazione. Inizialmente realizzato per soddisfare le esigenze del Ministero della Difesa Italiano, DO.MA. è stato totalmente re ingegnerizzato nel corso degli ultimi 5 anni al fine di accontentare richieste provenienti anche dal mercato della media e grande impresa ed è in esercizio dal 2005 presso gli Uffici del Comando Generale dell Arma dei Carabinieri e, nella sua versione commerciale, presso FERCREDIT S.p.A. (società finanziaria del gruppo Ferrovie dello Stato). Alla caratteristica basilare di sistema di Protocollazione il nostro prodotto aggiunge la potenza di un motore di work-flow, totalmente configurabile da parte dell utente, attraverso il quale vengono applicate le politiche di accesso ai documenti per i diversi profili di utenza: chi vede cosa e quando, chi può fare cosa e quando. DO.MA. non è dunque un semplice sistema di protocollazione e archiviazione documentale ma un vero e proprio strumento di definizione e controllo dei processi di lavorazione aziendali. Una particolare attenzione, anche in virtù delle origini del sistema, è stata posta agli aspetti della sicurezza sia in termini funzionali che tecnologici. In breve le principali caratteristiche funzionali di DO.MA.: Protocollazione e segnatura automatica dei documenti ed eventuali allegati. Possibilità di definire un numero a piacere di registri di protocollo. Inalterabilità dei documenti acquisiti. Versioning sia dei documenti principali che degli allegati. Supporto per la firma digitale [ ] sia dei documenti principali che degli allegati. Supporto di smaterializzazione web [ ] dei documenti analogici. Completa configurabilità della classificazione annuale dei documenti e facility management per il trasporto delle configurazioni da un esercizio a quello successivo. Possibilità di configurare più modelli di workflow per le medesime classificazioni. Possibilità di collegare logicamente pratiche differenti nell ambito di una particolare vicenda. Potenti funzioni di ricerca dei documenti nel rispetto delle politiche di accesso definite dagli amministratori. Scenario di notifica automatica personalizzabile da ciascun utente al fine di avere prontezza dei processi di proprio interesse. Tracciamento di tutti i processi utente. Storia di ciascun processo e tempi di attraversamento (SLA). Stampa dei registri di protocollo. Gestione delle pendenze di lavorazione. Page 5 of 12

6 A dispetto della sua complessità DO.MA. è un prodotto estremamente agevole da configurare e gestire. L armoniosa sinergia tra protocollazione e gestione dei processi rende il nostro prodotto adatto sia alle esigenze dei Ministeri che di imprese di medie e grandi dimensioni quali, ad esempio, banche e assicurazioni, Commercialisti, Consulenti del Lavoro ed Avvocati. L obiettivo di DO.MA. è molteplice: Eliminazione della carta dalle scrivanie e dei file dai PC; Definizione dei processi di lavorazione e condivisione nell ambito della propria organizzazione; Tracciabilità dei documenti sia in termini di lavorazione che di versionamento; Snellimento dei processi autorizzativi grazie al supporto della firma digitale forte. Page 6 of 12

7 1.2 Architettura Funzionale Il modello funzionale di DO.MA. si basa sulle regole di accesso agli Atti delle pratiche che l amministratore definisce per i diversi profili di utenza del sistema nell ambito di ciascun workflow di lavorazione. Ciascun atto del sistema viene simultaneamente classificato e protocollato. DO.MA. organizza la protocollazione dei documenti sulla base del seguente modello gerarchico: Figura 1: Architettura Funzionale La modalità di interazione dei singoli profili Utente (nessuna, sola lettura, lettura/scrittura o lettura/scrittura/annullamento) dipenderà dalle regole impostate dall Admin durante la fase di progettazione di quel particolare Work-Flow. In estrema sintesi l accesso agli Atti di una Pratica viene stabilito dai seguenti elementi: - Il Profilo dell Utente - La Tipologia di Pratica - La Tipologia di Atto - Lo Stato di lavorazione corrente della Pratica Un potente sotto sistema di notifiche automatiche informa gli Utenti interessati alle diverse lavorazioni dei cambi di stato avvenuti nell ambito di una tipologia di Pratica di proprio interesse. Page 7 of 12

8 1.3 Modello della Sicurezza In DO.MA. è implementato un modello di sicurezza che permette di separare le competenze e le responsabilità in modo flessibile e configurabile. È previsto che esista almeno un amministratore a livello di Sistema, detto System Admin, con prerogative di macro-configurazione dell ambiente. Oltre alla creazione delle utenze che potranno accedere al sistema a tale figura è affidata la creazione delle Organizzazioni e dei relativi amministratori locali denominati semplicemente Admin. Ciascun Admin è il diretto responsabile, per la propria Organizzazione, della profilazione utente e delle entità gerarchiche dell archiviazione: Tipologie di Fascicoli Tipologie di Pratiche Tiplogie di Atti Workflow Registri di Protocollo Sebbene le Organizzazioni rappresentino mondi indipendenti ciascun utente può essere configurato per accedere a più Organizzazioni e con differenti profili. 1.4 Logica di Archiviazione Come noto, le norme giuridiche in materia di archiviazione documentale definiscono la validità probatoria in base all autenticità del documento, ovvero: Deve essere emanato dall autorità che se ne dichiara autore; Non deve aver subito manomissioni (fisicità del documento su supporti tradizionali/diversa fisicità del documento digitale); Non devono mai essere spezzati i suoi legami con gli eventuali allegati che devono essere sottoposti alle medesime regole dei documenti principali; Deve essere sottoposto alle norme archivistiche di Formazione, Conservazione e Gestione; La protocollazione è un servizio, obbligatorio negli enti pubblici ma anche in molte organizzazioni private, e viene espletata da una apposita struttura di solito denominata Ufficio del Protocollo. Il processo di protocollazione ed archiviazione documentale ha dunque il compito di trattare in maniera opportuna e sotto il duplice profilo giuridico e gestionale tutte le scritture o documenti in entrata ed in uscita dall organizzazione ed eventualmente anche documenti di rilievo esclusivamente interno. Il servizio deve numerare, classificare e archiviare tutti i documenti prodotti dall ente, in modo da consentirne la corretta lavorazione, il rapido recupero delle informazioni associate, la loro autenticazione e conservazione. Page 8 of 12

9 Le operazioni e gli strumenti archivistici previsti dalla normativa per garantire l autenticità del documento sono: Registrazione a protocollo > registro di protocollo; Segnatura > timbro di protocollo/etichetta; Costituzione dei fascicoli e delle aggregazioni documentarie > repertorio dei fascicoli; Sistema di gestione documentale > flusso di archiviazione; L aggregazione organizzata dei documenti in Fascicoli è operazione strategica per la gestione archivistica e deve prevedere nella sua codifica le seguenti informazioni: oggetto, che è un testo sintetico o acronimo che descrive puntualmente l affare cui si riferisce; numero del fascicolo che è progressivo all interno del grado divisionale (oggetto); anno di apertura; DO.MA. adempie a tutte queste norme giuridiche ed archivistiche in funzione del fattore Tempo nella sua definizione di Esercizio, ovvero anno di creazione. Le regole osservate dal sistema sono le seguenti: Ciascun Fascicolo viene classificato concatenando l Acronimo del tipo di appartenenza con l esercizio del tipo di appartenenza. Ciascuna Pratica viene classificata concatenando l Acronimo del tipo di appartenenza con l esercizio del tipo di appartenenza. Per la sola durata dell esercizio l Admin potrà aggiungere/eliminare Tipologie di Atti all interno della tipologia di Pratica così come per l aggiunta/eliminazione di Tipologie di Pratiche all interno della tipologia di Fascicolo, mentre per gli atti non ci sono limitazioni derivanti dall esercizio di appartenenza delle Pratiche contenitrici. Allo scadere dell esercizio, non potranno più essere aggiunte/eliminate Tipologie di Pratiche dal tipo di Fascicolo ne Tipologie di Atti dal tipo di Pratica mentre gli Atti potranno essere aggiunti senza limitazione temporale. gestione automatica del versionamento sia degli Atti che degli eventuali Allegati. In altri termini, fermo restando l invariabilità della Protocollazione di un Atto, DO.MA. consente di acquisire più versioni dello stesso Atto ed eventualmente dei suoi allegati numerandole progressivamente e conservandone lo storico. Page 9 of 12

10 In estrema sintesi, DO.MA. trasforma ciascun utente fruitore dell archivio documentale e dei relativi processi gestionali in un potenziale Archivista e senza che a questi sia richiesta alcuna competenza specifica. 1.5 Protocollazione e Segnatura Il Protocollo in DOMA è composto concatenando i seguenti elementi: Acronimo di un Registro di Protocollo Progressivo nell anno per quel Registro / (separatore) Esercizio I Registri di Protocollo non hanno scadenza. Agli Atti viene applicata in modo Inalterabile una rappresentazione particolare del protocollo, detta Segnatura composta concatenando i seguenti elementi: Area Organizzativa (Acronimo del Registro) Progressivo (7 cifre) Data di Protocollazione (GG-MM-AAAA) Più registri di Protocollo possono essere definiti nell ambito di una medesima Organizzazione. In fase di acquisizione di un Atto il sistema consente di scegliere tra i diversi registri di protocollo disponibili e di caratterizzare il documento con i seguenti attributi minimali: - Protocollo (generato in automatico dal sistema). - Tipo Protocollo (Ingresso / Uscita). - Ente Originatore. - Protocollo Ente originatore. - Tipologia di Atto (scelta tra quelle definite). - Oggetto. - Allegati. Il sistema garantisce sia il tracciamento statico che quello dinamico delle attività articolate dagli utenti. DO.MA. consente di stabilire opportuni Acronimi in fase di definizione delle Tipologie di Fascicoli e di Pratiche ed un Area Organizzativa per ciascuna sorgente di protocollo. Le segnature di Protocollo di DO.MA. sono in altri termini Parlanti e rispettano la migliore best practice dei sistemi di Protocollazione in uso presso le PA e le grandi Imprese. Page 10 of 12

11 1.6 Rintracciabilità degli Atti In DO.MA. la funzionalità di rintracciabilità degli Atti è implementata tenendo conto delle abilitazioni e configurazioni di ciascun utente in modo che non venga mai compromessa la sicurezza disegnata all interno di ciascuna organizzazione. Negli scenari adibiti alla ricerca personalizzata è possibile impostare diversi criteri tra i quali: l intervallo di data creazione/esercizio, le tipologie di Fascicoli/Pratiche e Atti, Oggetto (anche parziale), Enti Originatori, Protocolli Enti Originatori, annotazioni apposte in fase di acquisizione sia dei documenti principali che degli eventuali allegati. Figura 2: Accesso ai Fascicoli -> Ricerca Atti Page 11 of 12

12 2 Architettura del Sistema 2.1 Premessa DO.MA. viene da noi licenziato nella forma di un web server già operativo e pronto per essere collocato all interno della propria rete LAN aziendale: Black-Box. La macchina fisica viene equipaggiata con un s.o. Microsoft Windows Server 2008 R2, Microsoft IIS7 e DBMS Microsoft SQL Server 2008 Enterprise Edition. 2.2 Architettura del Sistema DO.MA. SERVER DO.MA. Application DO.MA. Webservice DO.MA. DBMS IIS 7 LAN / WAN Page 12 of 12

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