1. Panoramica su ZenShare

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2 1. Panoramica su ZenShare ZenShare è la soluzione web-based di Interzen Consulting per la gestione dei documenti e delle informazioni. Un unica piattaforma totalmente integrata fa di ZenShare lo strumento ideale per le medie e grandi aziende, sia pubbliche che private, soprattutto se distribuite sul territorio, con la necessità di condividere informazioni e documenti aziendali. Adottando ZenShare è possibile eliminare le ridondanze operative e migliorare le capacità decisionali a tutti i livelli. ZenShare si compone delle seguenti aree: Enterprise Content Management (ECM) ZenShare consente di organizzare e veicolare contenuti e servizi portal in logica ECM (Enterprise Content Management) per tutte quelle aziende e organizzazioni che intendono utilizzare il portale aziendale come strumento per strutturare la comunicazione interna, asset importante da gestire per valorizzare al massimo l interconnessione tra le persone ed aumentare la valenza informativa dei dati. ZenShare ha una struttura flessibile, configurabile per aree organizzative o funzioni aziendali e navigabile in maniera guidata e sicura in base alla creazione di profili utente. Document Workflow Management (DWM) Con ZenShare è possibile gestire e standardizzare i processi di lavoro attraverso workflow documentali definiti, finalizzati alla gestione di iter di approvazione dei documenti gestiti da ZenShare. E possibile, così, tenere sotto controllo tutti i flussi di documenti in entrata ed uscita all interno di un organizzazione diminuendo i tempi di approvazione e riducendo i rischi di perdita degli stessi. Document Management System (DMS) ZenShare è una piattaforma documentale integrata per gestire in modalità evoluta tutti i documenti aziendali. Consente di archiviare, indicizzare e classificare i documenti per tipologie con la garanzia di una totale riservatezza, accessibilità e sicurezza, nonché acquisire flussi di dati elettronici e/o archivi cartacei in maniera massiva mediante l integrazione con sistemi esterni. Customer Relationship Management (CRM) Il modulo ZenCRM, integrato in ZenShare, è particolarmente indicato per la gestione delle informazioni che impattano sui processi core aziendali: consente, infatti, di gestire le operazioni relative alle aree Marketing, Vendite e Amministrazione. ZenCRM costituisce un utile strumento di supporto alle decisioni per il management aziendale ma anche un indispensabile strumento operativo per il Marketing e le Vendite. L introduzione di uno strumento come ZenCRM consente di costituire una base informativa aggiornata, completa ed integrata finalizzata alla fidelizzazione del cliente. Grazie a ZenCRM tutte le operazioni e le attività sono tracciate e documentate in maniera centralizzata all interno dell azienda. L interfaccia user friendly, unita alla piena compatibilità con i tablet-pc, rende la soluzione intuitiva e pertanto estremamente facile da usare. 1

3 2. I vantaggi di ZenShare DMS/ECM CRM ERP SYSTEM ZenShare WORKFLOW AUTOMATION BUSINESS INTELLIGENCE (MONITORAGGIO PROCESSI) DATA WAREHOUSE Piattaforma innovativa integrata ZenShare è un Information Management System innovativo che consente di ottimizzare e centralizzare i flussi documentali e di automatizzare i processi aziendali in un unica piattaforma integrata nelle aree della Gestione Documentale e del Customer Relationship Management. Recupera efficienza nei processi Con l archiviazione e la condivisione dei documenti via web, il workflow documentale e la conservazione digitale a norma di legge, si riducono i costi legati alla gestione dei documenti cartacei e ai rischi della perdita di documenti e informazioni, si migliora la produttività degli utenti e si riducono i tempi di approvazione. Presidia le informazioni Dashboard. Il sistema consente di monitorare e tenere sotto controllo tutti i documenti e le informazioni relative ai processi di business in entrata, uscita ed interni ad una organizzazione: l andamento dei workflow approvativi viene controllato e reso disponibile ai supervisori nello specifico pannello di controllo; la Home Operativa spinge gli utenti ad agire e funge da reminder per le attività da portare a compimento. Di supporto alle strategie aziendali ZenShare aiuta a definire e supportare l implementazione della strategia di sviluppo aziendale attraverso l automatismo dei processi di business relativi al marketing e alle vendite atti ad aumentare e ottimizzare il proprio portfolio clienti. Consente, inoltre, di gestire documenti e processi relativi al sistema di certificazione della qualità. Sicuro e facile da usare La possibilità di avere un archivio unico per i documenti e le informazioni e la gestione centralizzata della knowledge base aziendale rendono ZenShare la soluzione ideale a livello Enterprise: ogni organizzazione decide le proprie policy di archiviazione e gestione dei documenti; ciascun utente accede ai propri documenti in piena sicurezza e riservatezza, ciascuna area organizzativa o dipartimento aziendale crea i propri workflow e modelli documentali. Web based, multilingua e multiazienda ZenShare è concepito in stile portale, con una interfaccia web semplice ed intuitiva, senza alcun software da installare sul tuo PC. ZenShare è caratterizzato da facilità nel reperimento dei documenti e accessibilità estesa ai documenti sia come intranet che come extranet aziendale. 2 ZenShare: The Information Management System

4 3. Funzionalità ECM Il Modulo Portal Grazie alla sua flessibilità e semplicità ZenShare consente alle aziende di costruire il proprio sistema informativo interno e gestire i flussi informativi su una struttura intranet/portal. Agenda News Possono essere categorizzate e veicolate per settore di appartenenza. Gestione FAQ Le Frequently Asked Questions, catalogate organicamente allo scopo di agevolare sia il richiedente che l interlocutore istituzionale nello svolgimento delle proprie attività. Links categorizzati a risorse esterne (web) o interne (intranet/extranet) rilevanti per l attività giornaliera. Rubrica integrata Situati nelle Box Bar delle varie pagine, consentono di raggiungere rapidamente link Gestione integrata della rubrica aziendale. Dipendenti, partner, fornitori, sono alcuni esempi delle categorie che possono essere create. Potente e veloce strumento per gestire la schedulazione di tasks, appuntamenti, attività in maniera collaborativa, coinvolgendo altri utenti e gestendo le conferme/approvazioni. Sondaggi Schedulazione risorse aziendali Consente la gestione coordinata delle risorse aziendali fruibili dagli utenti. Le risorse possono essere identificate come infrastrutture o beni aziendali. Forum Ogni utente può accedere e partecipare alla "discussion Forum" aziendale e condividere idee, proporre suggerimenti tramite l inoltro di un messaggio o attivare un nuovo argomento con la presenza di un moderatore o meno. Offre la possibilità di gestire sondaggi interni all organizzazione aziendale, tramite l inserimento di quesiti a risposta singola e multipla rappresentando in forma numerica e graficamente il risultato. Team&Progetti E un area di lavoro temporanea messa a disposizione di team creati "ad hoc" dove condividere documenti "work in progress" in attesa di essere storicizzati nel repository ufficiale di ZenShare. Timesheet Add-On del sistema ZenShare mirato alla gestione delle consuntivazioni, delle attività di progetto all interno dei gruppi di lavoro. Il modulo è pensato per lavorare in logica di commessa e progetto, consentendo di ottenere una panoramica dettagliata dei costi, tempi e relativa marginalità per ogni singolo progetto o attività, attraverso un dettaglio, in termini di ore lavorate, su base giornaliera. 3

5 4. Funzionalità DMS Repository documentale La biblioteca gestisce una struttura gerarchica espandibile fino a livelli illimitati di categorie di documenti. La biblioteca di ZenShare è suddivisa in sezioni ed argomenti. Le sezioni contengono tutta la documentazione del portale raggruppata per servizio o per divisione, e quindi di visibilità esclusiva di ogni singola funzione. Invece, i documenti visibili a tutti gli utenti possono essere pubblicati negli argomenti. Esaurita la loro funzione amministrativa corrente, i documenti sono spostati nell archivio di deposito; i documenti ritenuti di notevole interesse storico e culturale passano dall'archivio di deposito all archivio storico. Gestione del documento Il processo di gestione e pubblicazione del documento si compone di tre parti: 1. Acquisizione documenti da PC, , multifunzioni/scanner di rete, da spool di stampa, da fax. 2. Indicizzazione, ad ogni tipologia di documento è possibile associare un modello documentale. 3. Permessi e pubblicazione, possibilità di assegnare dei permessi sul singolo documento e di categorizzare un unico documento in più argomenti (cartelle). Check-in/Check-out Modelli documentali L' inserimento di un documento nella biblioteca di ZenShare consente di storicizzare il documento con l'immissione di metadati associati quali descrizione, scadenza e note. Il sistema automaticamente registra la data e ora di pubblicazione e l'autore. Inoltre tramite la gestione di modelli documentali è possibile in qualsiasi momento associare un modello al documento; la gestione di questi indici (metadati) è parametrizzabile; è possibile gestire metadati di vario genere. L'utente è supportato nelle fasi di revisione e modifica dei documenti, potendo apportare correzioni agli attributi (metadati, permessi e categorie documentali) e modificare i contenuti del documento stesso. Versioning Ad ogni modifica del documento tramite le funzioni check-in/draft, ZenShare genera la versione o la sotto-versione, tenendo traccia delle versioni precedenti e le rende disponibili all'utente che ne fa richiesta. Categorizzazione e pubblicazione ll documento storicizzato e pubblicato viene associato alla categoria di pertinenza ereditandone i permessi. ZenShare consente di posizionare il documento in categorie multiple senza effettuare repliche. Se la procedura di pubblicazione del documento viene attivata direttamente in una sezione/categoria della biblioteca, il sistema collegherà automaticamente il documento in questione a quella specifica categoria. 4 ZenShare: The Information Management System

6 5. Automazione dei flussi documentali Presidio, monitoraggio e controllo delle informazioni Con ZenShare è possibile gestire tutti i flussi documentali in entrata, in uscita e interni della propria organizzazione. Ciascun utente dispone di un area personale, la Home operativa, strumento efficace per l organizzazione del lavoro quotidiano. La Home Operativa Configurando opportunamente il sistema e automatizzando i processi aziendali la home operativa organizza il lavoro del singolo utente diminuendo i tempi operativi per approvare, smistare, rinnovare un documento. Nella Home operativa confluiscono tutti i documenti da approvare inseriti in un processo approvativo, i documenti assegnati e smistati, la posta in ingresso, gli impegni da assolvere. In questo modo, oltre ai documenti, si gestiscono anche i flussi che li generano consentendo un pieno governo dei processi interni. Il Workflow documentale Il workflow di ZenShare è lo strumento principale per organizzare e strutturare tutti quei processi di lavoro che coinvolgono documenti. Gli ambiti di applicazione sono molteplici. In particolare, possono essere gestiti i processi delle seguenti aree: Area amministrazione Approvazione fatture passive Verifica documenti di trasporto Approvazione ordini d acquisto Area strategica/hr/it Approvazione richieste ferie Approvazione documenti operativi interni Area produzione o tecnica Approvazione procedure operative Approvazione documenti per la qualità Approvazione documenti per la manutenzione macchinari Area vendite Approvazione listini prezzi Approvazione offerte Approvazione contratti Approvazione ordini di vendita 5

7 6. Moduli add-on Modulo bar-code reader Il modulo riconosce barcode mono/bidimensionali per referenziare i documenti in maniera univoca all interno del DMS, utile in tutti quei casi di gestione di sistemi ibridi (cartaceo-digitali) in cui i processi di scansione e archiviazione nel DMS vengono effettuati in modalità batch. Inoltre, consente di referenziare i documenti ai loro metadati di riferimento nel flusso di passaggio dal gestionale/erp al documentale. Modulo autoimport Il modulo consente di importare in ZenShare flussi documentali provenienti da sistemi esterni in modalità batch, utile per lo scambio automatico di documenti e metadati tra sistemi diversi. Attraverso batch input predefiniti (accesso FTP/SFTP/SCP/NET SHARE), i sistemi esterni depositano i documenti in forma separata accompagnati da un file descrittore (CSV/XML) che ne riepiloga i metadati associati e il nome file; da qui il modulo passa i documenti a ZenShare dove vengono archiviati e classificati con procedure di foldering automatico e preclassificazione. Scadenziario Questa funzionalità consente all utente di sapere in anticipo quali documenti scadranno e per i quali dovranno essere poste in essere delle azioni di rinnovo. Per tutti i modelli documentali che avranno un metadato tipo Scadenza, sarà possibile abilitare la gestione Reminder tramite . Correlazione documenti Il modulo consente di stabilire delle correlazioni automatiche tra i documenti sulla base del modello documentale, di metadati comuni o di altre condizioni. La correlazione serve a ricostruire il legame tra i documenti nel tempo: in particolare, è utile per riconciliare i documenti ordine-bolla-fattura durante l intero ciclo ordine-pagamento. Modulo spool PDF/ASCII recognition Modulo per l acquisizione, il riconoscimento e l indicizzazione di flussi batch provenienti da sistemi gestionali/erp. Gestisce i formati ASCII, TXT e PDF sia nel caso di documenti singoli che multipli: acquisisce e, al bisogno, separa i vari documenti, ne estrae in automatico i metadati e crea un file formato CSV che viene poi importato in ZenShare. Fatturazione elettronica La soluzione proposta prevede l erogazione di un servizio a 360 di Fatturazione Elettronica per la PA come di seguito descritto: elaborazione dei flussi ricevuti dal Cliente; creazione della Fattura PA e invio a Sogei; applicazione della firma digitale remota; conservazione sostitutiva dei flussi; monitoring del processo. Modulo business communication Modulo utile ad inviare e ricevere i documenti tramite /pec/fax direttamente da ZenShare (Protocollo IMAP, Exchange). Invia i documenti come allegati con la possibilità di selezionare un template per l invio del testo del messaggio anche a più destinatari. E possibile inviare documenti via PEC in modalità batch predisponendo invii massivi, oppure in modalità singola da front end. Il sistema riconcilia, infine, le ricevute di ritorno con i messaggi inviati, tracciando tutti gli invii effettuati e archiviando correttamente sia i messaggi che le relative ricevute. Modulo import Il modulo monitora una casella dalla quale cattura la posta in ingresso separando le dai documenti allegati. I documenti vengono poi archiviati e pubblicati in ZenShare in una cartella predefinita. Si possono estrarre ed inserire automaticamente ed allegato in un processo di approvazione. 6 ZenShare: The Information Management System

8 Data capture Moduli software dedicati alla cattura OCR/ICR/OMR/Bar Code di dati da documenti cartacei, fax, documenti in formato immagine, modulistica varia. Tramite tecnologie avanzate si può riconoscere ed acquisire dati da documenti strutturati e non strutturati, in base a logiche zonali che mappano la struttura dei documenti oppure logiche free form che ne auto-apprendono la struttura. Sicurezza e profilazione Tutti gli utenti sono profilati tramite username e password; la gestione degli accessi può anche essere effettuata tramite Ldap/Active Directory. E possibile aumentare il livello di sicurezza configurando l'accesso al sistema, attraverso l'utilizzo del protocollo HTTPS e dei certificati digitali. É possibile limitare l'accesso ad alcune aree del portale, come Biblioteca, Workflow e Rubrica aziendale. La biblioteca consente di gestire i permessi di visualizzazione sulla singola cartella, tuttavia è possibile definire i permessi di visualizzazione anche sul singolo documento. Ricerca semplice Motore di ricerca integrato, in grado di effettuare ricerche strutturate sia all'interno del repository documentale sia all'interno delle sezioni portale. Il motore esprime il massimo in termini di potenzialità nella ricerca all'interno della biblioteca. Esso è in grado di reperire i documenti in relazione alla stringa ricercata sia in base ai metadati di storicizzazione utilizzati sia tramite i contenuti dei documenti. ZenShare indicizza automaticamente il testo contenuto nei formati di documenti più comuni (PDF, DOC, XLS, Html, PPT) consentendo di effettuare ricerche anche quando i criteri di ricerca non sono ben definiti o risultano essere parziali o sommari. Ricerca avanzata Per ogni tipologia documentale (modello documentale) è possibile effettuare una ricerca mirata, sia all'interno del motore di ricerca con una stringa libera, sia tramite l'utilizzo di metadati standard e metadati personalizzati provenienti dai modelli. Requisiti tecnici Sistema operativo/virtual Machine: > Windows 2008 server > Windows 2012 server > Unix, Aix, Linux Centos 6.x o superiori Microprocessore/Virtual Core: > Intel Xeon o Core2 > 1 core minimo Memoria RAM: > 4 GB o superiore Web server: > Apache 2.2 e successive > PHP 5.3 e successive Database: > PostgreSQL 9.x 7

9 7. ZenShare PA E la versione di Zenshare espressamente dedicata alla Pubblica Amministrazione, sia locale che centrale. Con ZenShare PA è possibile implementare una gestione documentale evoluta nel pieno rispetto della normativa vigente (DPR 445/2000 Testo Unico sulla documentazione amministrativa e D.lgs n. 235 del 30 dicembre Nuovo Codice dell Amministrazione Digitale). A partire dal protocollo informatico, per proseguire con la gestione documentale elettronica e la conservazione digitale dei documenti, ZenShare PA risponde pienamente alle esigenze documentali dell ambito pubblico, rispettando appieno tutte le indicazioni della normativa italiana di settore. ZenShare PA include: il Protocollo informatico a norma Cnipa/DigitPA il modulo PEC per l invio e la ricezione di messaggi di Posta Elettronica Certificata la gestione documentale a norma con classificazione, fascicolazione, gestione dei registri e del titolario la possibilità di implementare la Conservazione digitale dei documenti. Il protocollo informatico, come richiesto dal Legislatore, si configura come il primo step della gestione documentale: contestualmente alla registrazione, i documenti sono classificati, quando possibile fascicolati, quindi smistati automaticamente a chi ne è incaricato della lavorazione. ZenShare PA rispetta pienamente i dettami normativi del Testo unico sulla documentazione amministrativa (DPR 445/2000) integrando perfettamente la registrazione di protocollo alla gestione documentale con l'obiettivo di una completa dematerializzazione, innovazione e trasparenza dell azione amministrativa. Protocollazione di un documento in entrata 8 ZenShare: The Information Management System

10 ZenShare PA - Protocollo informatico Registrazione di protocollo Protocollazione in entrata/uscita/interno Registro di emergenza Segnatura di protocollo Stampa etichetta con barcode Stampa ricevuta di protocollo Gestione registri giornalieri e annuali Gestione titolario di classificazione Gestione fascicoli Modulo PEC integrato al protocollo Gestione multi AOO Gestione anagrafica mittenti e destinatari Gestione ACL per smistamento e assegnazione dei documenti Funzionalità di ricerca registrazioni, documenti e fascicoli Smistamento e assegnazione di responsabilità sui documenti Area scrivania personale Area MailRoom per la gestione dei documenti in ingresso (fax, , scansioni, PEC) Gestione del titolario di classificazione 9

11 8. Conservazione Digitale Oggi la normativa consente di conservare in modalità esclusivamente digitale i documenti a valore legale e fiscale. Il Legislatore, con l emanazione del nuovo Codice dell Amministrazione Digitale, sta spingendo sia nel settore pubblico che privato per l adozione di sistemi evoluti di gestione documentale e conservazione digitale al fine di dematerializzare i flussi documentali cartacei. Interzen Consulting, attraverso la propria piattaforma ZenShare, offre alle aziende la possibilità di attuare processi di dematerializzazione di tutta la documentazione amministrativo/contabile, in particolare fatture attive e passive, registri iva, libri contabili ma anche documentazione di altra natura come corrispondenza, contratti, buste paga, etc. nel pieno rispetto dei dettami normativi. Oltre agli aspetti tecnici, Interzen offre servizi di consulenza in materia tributaria e fiscale per la definizione delle procedure, la stesura del manuale della conservazione, l analisi degli impatti della dematerializzazione sui processi interni delle organizzazioni pubbliche e private. Come funziona il modulo ZenArchive per la conservazione digitale dei documenti? Il sistema consente di definire flussi documentali da acquisire in ZenShare in modalità automatica e, previa verifica degli operatori, di inviarli al modulo ZenArchive per la conservazione digitale. La procedura di conservazione è automatica ma prevede la supervisione da parte del Responsabile della Conservazione o di un suo delegato. Il modulo consente di: Elaborare e chiudere i lotti di documenti separandoli per azienda e tipologia documentale; Firmare digitalmente i documenti/lotti ad opera del Responsabile della conservazione o di un suo delegato; Apporre la marcatura temporale ( Time Stamping Authority ); Garantire il riversamento e l esibizione dei documenti in caso di verifiche ispettive da parte dell Agenzia delle Entrate. Normativa di riferimento Decreto presidente Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 Nuovo Codice dell Amministrazione Digitale D.lgs n. 235 del 30 dicembre 2010 Risoluzione dell'agenzia delle Entrate 158/E del 15 giugno 2009 Circolare dell'agenzia delle Entrate n. 36 del 6 dicembre 2006 Codice dell Amministrazione Digitale D.lgs n. 85 del 7 marzo 2005 Deliberazione Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004 Circolare ell'agenzia delle Dogane n. 5/D del 25 gennaio 2005 D.lgs n. 52 del 20 febbraio ZenShare: The Information Management System

12 9. Funzionalità ZenCRM Panoramica ZenCRM, il modulo di ZenShare dedicato al Customer Relationship Management, consente alle imprese di tracciare ad un grande livello di dettaglio le opportunità di vendita, le lead e, più in generale, ogni interazione con i clienti. Le funzionalità di ZenCRM sono ripartite nelle macroaree di Marketing, Vendite ed Amministrazione; l interessante innovazione offerta da ZenCRM è l integrazione con ZenShare: i documenti prodotti dall attività commerciale sono salvati direttamente nell archivio documentale potendo innescare anche processi approvativi. Gestione delle campagne Gestione delle lead La Lead è una figura potenzialmente interessata ai prodotti/servizi offerti dall azienda. Sulle Lead è possibile pianificare delle campagne . Se la Lead risponde alla campagna e manifesta un interesse, l operatore di marketing può convertire la Lead in contatto ed associarla ad un account (azienda potenziale cliente). Inoltre è possibile generare un opportunità commerciale e associarla alla lead che è stata convertita precedentemente in contatto. La gestione delle campagne automatizza i processi relativi alla pianificazione delle comunicazioni via alle Lead e ai contatti di clienti prospect e customer. Il sistema consente anche di gestire l opt-in e opt-out automatico. Il contatto massivo con le lead è gestito attraverso lo strumento delle campagne di comunicazione: 1. è possibile confezionare un messaggio via (campagna di direct ing oppure una newsletter periodica) basandosi su un template grafico predefinito; 2. stabilire data ed ora di esecuzione dell invio; 3. tracciare il comportamento del singolo destinatario del messaggio (ricezione, apertura dell , click sui differenti link presenti nel messaggio). Gestione aziende e clienti ZenCRM gestisce il profilo delle aziende impiegando una scheda simile a quella di lead e contatti: oltre all anagrafica sono disponibili diversi campi di input (personalizzabili) per costruire una classificazione dettagliata dell azienda (fatturato, numero di dipendenti, settore economico di riferimento); la scheda dell azienda riassume lead, contatti, opportunità commerciali e contratti ad essa associati. 11

13 9. Funzionalità ZenCRM (segue) Gestione attività Meeting, telefonate e task su clienti e contatti sono sotto controllo; le attività possono essere gestite nell agenda del sistema o direttamente sul contatto o azienda. Gestione dei contratti Gestione delle opportunità Le opportunità sono delle vendite potenziali o trattative aperte di cui si desidera tenere traccia. L utente può creare, visualizzare e modificare le informazioni in dettaglio delle opportunità da lui gestite monitorandone i progressi. Le opportunità generano la pipeline delle vendite. Le opportunità possono essere associate ad un contatto di un cliente o direttamente al cliente. I progressi delle opportunità sono tracciati sulla base delle fasi di vendita. Laddove l opportunità commerciale generi una vendita, è necessario effettuarne la conversione in contratto per usufruire della funzionalità amministrativa di ZenCRM. Gestione degli ordini L ordine del cliente al momento dell archiviazione su ZenCRM può essere instradato in un workflow per il suo iter di approvazione, per attivare azioni successive come, ad esempio, l apertura di una commessa o per pianificare la produzione. Gestione fatture Al contratto sono associate le relative tranche di fatturazione. Il sistema gestisce tutte le fatture emesse con le informazioni correlate (tranche di fatturazione, valuta, importo, percentuale della tranche sul totale, data di fatturazione, costi esterni, numero progressivo della fattura, banca d'appoggio, stato della fattura, data di pagamento, link al documento digitale archiviato). Gestione documenti commerciali Tutti i documenti (offerte, preventivi, contratti e ordini, fatture etc.) generati dall area commerciale possono essere archiviati direttamente nell area documentale di ZenShare. Dashboard Per il management aziendale e l area amministrazione finanza e controllo, avere a disposizione un pannello dashboard per monitorare l intera area vendite significa poter accedere, rapidamente e in maniera centralizzata, al core aziendale. Il Dashboard di ZenCRM offre grafici interattivi con viste dinamiche su aziende top, ultime opportunità, booking e billing con viste per azienda, per intervallo temporale o per commerciale di riferimento. 12 ZenShare: The Information Management System

14 10. Alcuni ambiti di applicazione 10.1 Area Amministrazione, Finanza e Controllo Automazione dei processi amministrativi e contabili Gestire al meglio i documenti amministrativi e contabili sia del ciclo attivo che del ciclo passivo: un attività strategica che può apportare forti benefici sia in termini economici che operativi. Automatizzare l'archiviazione e il flusso del ciclo attivo (ordini cliente, bolle e fatture) consente di velocizzare i tempi di incasso dei crediti. Gestire le operazioni finanziarie in maniera integrata ai documenti, ottimizzare l impiego di risorse umane dedicate ad attività routinarie come la contabilizzazione delle fatture: a partire dalla gestione documentale, per arrivare alla conservazione digitale, si possono ottimizzare i processi interni puntando sull automazione, su tecniche evolute di estrazione di indici da documenti cartacei (OCR, OMR, ICR, BARCODE), su workflow di processo avanzati e sull integrazione funzionale tra i vari sistemi presenti in azienda. Automazione ciclo passivo E possibile ottimizzare il processo di acquisizione dei documenti cartacei del ciclo passivo attraverso l introduzione di strumenti avanzati di data capture. Questi, collegati a workflow documentali funzionali ai processi aziendali, consentono di: ridurre al minimo il data entry manuale; minimizzare il rischio di errore e di dispersione delle informazioni; velocizzare i processi di verifica e approvazione delle fatture passive. Automazione ciclo attivo Supportare il sistema ERP/gestionale con un Document Management System per gestire i documenti del ciclo attivo in modalità esclusivamente digitale, evitando la stampa e l archiviazione cartacea e velocizzando i processi di contabilizzazione (riscossione del credito). I dati dall ERP/gestionale vengono importati direttamente in ZenShare, acquisiti come documenti, archiviati correttamente ed inseriti, in automatico, in un processo di conservazione digitale. Tutto ciò consente di tagliare completamente i costi relativi alla stampa e all archiviazione delle copie cartacee dei documenti. Gestione degli ordini Con ZenShare è possibile automatizzare i flussi documentali attraverso funzionalità di import in modalità batch degli ordini di vendita, workflow autorizzativi ad hoc, richiamo dei documenti dall ERP aziendale, riconciliazione del ciclo ordine-bolla-fattura. Grazie alla realizzazione di portali dedicati a clienti e fornitori completamente integrati con la piattaforma documentale, è possibile gestire sia il flusso operativo e documentale dell ordine, che la fase di condivisione delle informazioni (preventivi, tempi e modalità di consegna della fornitura), di interazione tra cliente e fornitore (variazioni e conferme d ordine) e, infine, la fase di verifica e controllo dello stato della pratica. Una gestione centralizzata e ottimizzata degli ordini passa attraverso vari stadi: richiesta di informazioni attraverso una RFQ (Request for Quotation); creazione del Purchase Order (ordine d acquisto) o del Sales Order (ordine di vendita); archiviazione del documento nel sistema di gestione documentale passando attraverso approvazioni, revisioni, integrazioni, verifiche. Integrazione con ERP e Gestionali In ogni realtà aziendale sono presenti applicativi software diversi che condividono, tuttavia, l esigenza di archiviare e visualizzare i documenti prodotti o acquisiti. Nell ottica di un integrazione con i sistemi ERP/gestionali, ZenShare si è dotata di sistemi di comunicazione (Web Services, API) per l archiviazione e visualizzazione dei documenti direttamente da interfacce esterne. E necessario, infatti, scambiare automaticamente dati ed indici documentali tra sistemi esterni e ZenShare, prevedendo l allineamento automatico di anagrafiche e tabelle comuni. 13

15 Alcuni ambiti di applicazione (segue) Conservazione digitale E la possibilità di conservare i documenti esclusivamente in formato digitale eliminando definitivamente le copie cartacee, nel rispetto dei requisiti e delle procedure stabilite dalla legge. La modalità di implementazione del servizio e di tutte le attività connesse può essere in house presso l azienda/ente di riferimento, oppure in outsourcing ad opera del provider. L adozione di ZenArchive, il modulo di ZenShare per la conservazione digitale a norma di legge, consente di ridurre drasticamente i costi relativi allo stoccaggio e ai tempi di reperibilità dei documenti cartacei. Riconciliazione documenti Il modulo Correlazione documenti di ZenShare consente di stabilire delle correlazioni automatiche tra i documenti sulla base del modello documentale, di metadati comuni o di altre condizioni. La correlazione serve a ricostruire il legame tra i documenti nel tempo: in particolare per riconciliare i documenti ordine-bolla-fattura Servizi generali e Segreteria Protocollo e gestione della corrispondenza Gestire in maniera organizzata la corrispondenza registrando e identificando correttamente tutti i documenti in entrata e in uscita, per smistarli ai giusti assegnatari oppure inviarli via , tutto da un unica piattaforma. Con ZenShare è possibile archiviare sia i documenti allegati che le , inoltrandole in un area personale della piattaforma documentale. Il modulo di protocollo informatico registra e identifica univocamente i documenti in entrata, in uscita e interni. E' possibile gestire sia flussi cartacei sia flussi di documenti digitali nativi. Con il modulo di protocollo informatico è possibile ridurre costi e tempi legati ad una gestione destrutturata e decentralizzata della corrispondenza, riducendo la carta e la duplicazione dei documenti Marketing e Vendite ZenCRM costituisce un valido ed efficace strumento a supporto degli operatori e responsabili del Marketing e delle Vendite nell espletamento delle loro attività operative e di controllo e nel raggiungimento dei loro rispettivi obiettivi. Sales Force Automation Il vantaggio principale nell automatizzare i processi operativi delle vendite è in generale lo sviluppo di relazioni con i clienti di lunga durata che si traduce in un aumento di fatturato prospettico. I benefici raggiungibili attraverso gli strumenti operativi di ZenCRM riguardano la gestione della pipeline delle vendite e la gestione delle attività da espletare nei confronti dei contatti, e possono essere raggruppati a livello di: commerciali, cicli di vendita più brevi, maggiori opportunità di chiusura e più elevate possibilità di successo; responsabili vendite, maggiore produttività dei venditori, migliori relazioni con i clienti e ottimizzazione dei costi di vendita; azienda, aumento del fatturato e della quota di mercato, miglioramento della redditività. Marketing Automation I vantaggi nell automatizzare i processi operativi del marketing sono: maggior efficienza, grazie all automazione dei processi operativi è possibile tenere sotto controllo i costi che altrimenti lieviterebbero se l attività fosse basata su sistemi manuali; maggiore produttività, l automazione consente di realizzare un numero maggiore di campagne; marketing più efficace, pianificare una campagna, valutare i risultati, apprendere dai comportamenti dei clienti e apportare azioni correttive rende la nostra strategia più efficace; migliore reattività, potendo pianificare campagne marketing in tempo reale in base ai feedback e all andamento del mercato; miglior informazione di marketing, grazie alle dashboard è possibile analizzare i dati relativi alle campagne e ai costi generati dalle stesse fornendo informazioni utili sui mercati e i clienti. 14 ZenShare: The Information Management System

16 Casi di successo De Cecco Industria alimentare Progetto: Installazione di ZenShare per la dematerializzazione dei flussi documentali condivisi tra USA, UK, Francia e Italia. Esigenza: L esigenza principale è stata procedere alla dematerializzazione dei flussi documentali e ad una gestione condivisa della documentazione amministrativo-contabile dalle diverse countries estere (USA, UK, Francia) all Italia, con la registrazione finale dei documenti contabili in SAP. Soluzione: De Cecco ha scelto ZenShare come unica piattaforma documentale per la gestione ed automazione dei processi amministrativi interni al gruppo. A tal fine è stato necessario installare il modulo Autoimport che ha consentito di semplificare e velocizzare l acquisizione dei documenti in ZenShare. E stato strutturato un processo per ogni country che prevede l acquisizione automatica dei documenti nella piattaforma ZenShare, la contestuale immissione in specifici processi di workflow con varie fasi di approvazione e la registrazione finale su SAP. Benefici: L utilizzo di una piattaforma web based ha consentito di abbattere le barriere geografiche tra le countries estere (USA, UK, Francia) e l Italia e di migliorare i processi operativi legati alla contabilizzazione delle fatture e di tutti i documenti correlati. Tra i vantaggi più rilevanti, la riduzione dei tempi di lavorazione, approvazione e registrazione dei documenti contabili ed un aumento generale della produttività dell area amministrativa e contabile a livello internazionale. Convatec Chimica e farmaceutica Progetto: Implementazione di ZenShare per la gestione degli ordini di vendita (sales orders) e dei documenti di trasporto attivi (delivery notes). Esigenza: Il progetto è nato dalla necessità di automatizzare il ciclo attivo, in particolare le fasi di presa in carico, inserimento a sistema e archiviazione degli ordini di vendita e dei relativi documenti di trasporto. Soluzione: Il progetto è stato implementato inizialmente in Italia, per poi essere esportato a livello europeo (Svizzera, Germania, Francia, Belgio e Paesi Bassi). L esigenza espressa è stata soddisfatta mediante l adozione di ZenShare e l implementazione di ulteriori moduli, tra cui il Connector per Exchange Server finalizzato alla cattura in automatico dei documenti da mailbox e FAXServer. Grazie al modulo PDF/Spool Recognition è stato possibile prendere in carico flussi di documenti (DDT) per singola country, estrarre automaticamente gli indici di ricerca, generare singoli documenti e, infine, archiviarli automaticamente in ZenShare completi di tutti i dati a corredo. Benefici: La soluzione ZenShare ha consentito di automatizzare due processi: la gestione degli ordini di vendita, ottimizzando e centralizzando il punto di ricezione degli ordini e definendo processi di workflow standard per la lavorazione in ogni singola country; la gestione dei documenti di trasporto prodotti dalle diverse società di logistica esterne, automatizzando l acquisizione, riducendo i tempi di presa in carico dei documenti e rendendoli disponibili al fine della riconciliazione ordine-bolla. 15

17 Casi di successo Camst Group Ristorazione Progetto: Realizzazione del company portal per la comunicazione interna e la gestione del know-how aziendale. Esigenza: Il portale CAMST.net è nato dall obiettivo di implementare in azienda uno strumento a supporto della comunicazione interna per la condivisione di beni e servizi comuni e di tutti i documenti e le informazioni aziendali. Soluzione: La soluzione ha previsto l adozione della piattaforma ZenShare, su una base di 7000 utenti, con personalizzazione della grafica secondo le guide-lines della corporate identity Camst. La realizzazione del portale CAMST.net ha richiesto una forte attività di consulenza per la riorganizzazione della knowledge base aziendale. Successivamente, il portale è stato adottato anche per la gestione centralizzata di: procedure interne aziendali, accesso al Prestito Sociale e consultazione dell estratto conto. Grazie a ZenProject, integrato con ZenShare, è stato possibile gestire in modo strutturato ed organico anche le gare d appalto. Benefici: La realizzazione della intranet aziendale con annesso repository documentale ha reso possibile l accesso ai contenuti e ai documenti in maniera organizzata e diffusa all interno del gruppo Camst. Grazie alla creazione di profili utente diversificati, tutte le figure professionali accedono al portale e consultano contenuti e documenti seguendo percorsi guidati. Inoltre, la gestione strutturata delle gare d appalto ha consentito una razionalizzazione, un maggior controllo e supervisione dell intero processo. Ministero di Giustizia - PRAP Cagliari Pubblica amministrazione Progetto: Sistema di gestione documentale per la condivisione della documentazione amministrativa. Esigenza: Il progetto è nato dall esigenza di disporre di un sistema di gestione documentale finalizzato all'archiviazione e condivisione della documentazione amministrativa, nonché dalla necessità di implementare una intranet con forum e strumenti che favoriscano la comunicazione interna. Soluzione: E stata implementata la soluzione ZenShare come Document e Content Management System, con l adozione del modulo workflow per l approvazione dei documenti e di un modulo dedicato alla gestione delle pratiche interne. Il progetto ha consentito inizialmente la gestione elettronica della documentazione corrente, per poi passare successivamente alla digitalizzazione ed archiviazione di tutta la documentazione pregressa. Benefici: L'adozione di ZenShare ha consentito al Ministero di Giustizia PRAP Cagliari di snellire il processo di recupero e consultazione della documentazione amministrativa del dipartimento e, trattandosi di dati giudiziari (cf. Dlgs n. 196/2003), di accedervi in maniera sicura, rapida e controllata. Le funzionalità ECM, inoltre, hanno consentito un maggiore scambio di informazioni come news, contenuti, link pubblici, aumentando la collaborazione e l interazione tra gli utenti della piattaforma. 16 ZenShare: The Information Management System

18 Profilo aziendale Interzen Consulting è una società di consulenza che opera in ambito I.C.T. ed e-business a livello nazionale ed internazionale. L impresa offre servizi e soluzioni ad un target di aziende medio-grandi, proponendosi al cliente come partner ideale nella gestione del business in ambito digitale. La missione di Interzen è aiutare le aziende a creare valore, mettendo a disposizione dei decision-maker l informazione giusta al momento giusto in modo da fornire una risposta tempestiva e corretta agli attori interni ed esterni all azienda. Diventa dunque rilevante l approccio consulenziale, il quale si estende dalla definizione della strategia fino alla fase operativa con cui il progetto viene sviluppato e rilasciato. Attualmente Interzen opera in tre aree di business principali: Enterprise Information Management Soluzioni innovative per la gestione delle informazioni aziendali, strutturate e non, che costituiscono l'asset principale di ogni organizzazione pubblica o privata. Web Engineering & System Integration L area di business con cui nasce Interzen: vera e propria evoluzione del software tradizionale, il web engineering fornisce alle aziende applicazioni sofisticate, con l obiettivo di gestire e monitorare i processi aziendali strategici. New Media & Digital Marketing Interzen supporta la relazione tra il brand ed il consumatore, sviluppando progetti digitali focalizzati su tutti gli aspetti della comunicazione. Principali referenze della suite ZenShare: CAMST Group Settore Ristorazione Cerved Group Settore Assicurativo Chopard Settore Moda e Lusso Convatec Italia Settore Device Medicali Convatec International Services Gmbh Settore Device Medicali Convatec UK Settore Device Medicali Convatec Nordic Settore Device Medicali De Cecco Settore Industria Alimentare Demax - Gruppo Innova Settore Logistico Digiwebuno Service in outsourcing Editalia Settore Editoria Elsag Datamat - divisione sicurezza - Gruppo Finmeccanica Settore ICT Energas, consociata Q8 Settore Energia Ermenegildo Zegna Settore Moda e Lusso Eurosviluppo Settore Pubblico Fater, JV Gruppo Farmaceutico Angelini e P&G Settore Personal Care Fujifilm Settore Device Medicali Gruppo Agenti SAI Settore Assicurativo Gruppo Minardo Settori Petrolifero, Editoria e Turismo Henkel Italia Settore Chimico Ministero della Giustizia, PRAP di Cagliari Settore Pubblico Moviemax Settore Sport e Intrattenimento Salcef Settore Edile Sapa Group Settore Metallurgico SPI CGIL Nazionale Settore Pubblico Dati societari Società a responsabilità limitata Capitale: euro (i.v.) Anno di costituzione: 1996 Partita iva: R.E.A: Certificazioni ISO 9001:2008 Certificato IT ISO 9001:2008 Certificato n 6857/0 Dove siamo INTERZEN CONSULTING S.r.l. Piazza Ettore Troilo, (Pe) Complesso Piazza Accademia Tel Web:

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