PROMOZIONE STUDI PROFESSIONALI

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1 PROMOZIONE STUDI PROFESSIONALI

2 Cos'è il Document Management? I vostri dipendenti dove archiviano i documenti e come li recuperano in caso di necessità? Molti si avvalgono della struttura a cartelle; una soluzione logica molto valida ma che varia da persona a persona, in funzione delle preferenze e delle caratteristiche individuali. Esistono poi le caselle di posta elettronica, anch esse dotate di una struttura personalizzata a cartelle, spesso diversa da quella adottata in Windows. Infine, ci sono gli archivi cartacei. Questi possono essere personali oppure organizzati specificatamente per la divisione o l intera azienda; anche in questo caso, la loro struttura spesso varia in base alle esigenze dei dipendenti o delle divisioni che li utilizzano. Non dimentichiamo l archiviazione temporanea dei documenti che devono poi essere trasferiti a un altra destinazione. Spesso si utilizzano tutte e quattro queste soluzioni, ognuna destinata ad accogliere una parte delle informazioni, aggiornate o meno. Il risultato è una situazione di grande incertezza, dove i documenti sono esposti al rischio di smarrimento, utilizzo da parte di persone non autorizzate, furto e distruzione. Il problema ha due origini diverse: 1. Prima di tutto, la struttura gerarchica. Sebbene si tratti di un metodo chiaro e logico di salvare i documenti, ogni gerarchia è differente perché le persone pensano e lavorano in modo diverso. Questo costituisce un problema in caso di sistemi di grandi dimensioni, contenenti informazioni provenienti da più persone. 2. In secondo luogo, le persone duplicano i documenti in modo da averne una copia in ogni unità di archiviazione, che si tratti della chiavetta USB, dell unità di rete, dell unità locale o dell . È quindi difficile sapere esattamente qual è la versione più aggiornata. La soluzione è di abbandonare la struttura gerarchica e di porsi due semplici domande: Che tipo di documento è? Quale etichetta vorrei applicare al documento per identificarlo? Per esempio, se desiderate archiviare un contratto, potete aggiungervi un tag direttamente dal pannello di una periferica multifunzione, quindi indicizzarlo facilmente prima di archiviarlo nel sistema di gestione documentale Therefore. È possibile aggiungere i tag ai documenti da qualsiasi applicativo. Le etichette sostituiscono efficacemente qualsiasi tipo di struttura gerarchica ed evitano la duplicazione dei documenti, dato che chiunque dispone dei diritti di accesso potrà recuperarli da un archivio centrale. Ora disponete di un unico posto dove archiviare, cercare, distribuire e salvaguardare i vostri documenti. Questa è la bellezza di un sistema di gestione documentale, che offre però innumerevoli altre possibilità. flussi documentali, archiviazione di , scansione batch, protezione dei documenti acquisizione automatica dei documenti prodotti da sistemi informatici e archiviazione sicura su supporti protetti

3 Therefore Therefore, la soluzione flessibile e potente per la gestione dei documenti. Therefore, il nuovo applicativo proposto da Canon, rappresenta la soluzione ideale per le aziende che chiedono una gestione documentale potente e flessibile. Basato su database SQL, è in grado di soddisfare tutte le esigenze aziendali connesse alla gestione, archiviazione, condivisione, pubblicazione dei documenti. A differenza di applicativi che gestiscono immagini Tiff ricavate dalla scansione di documenti, ossia creano un archivio di immagini statiche per la loro consultazione, Therefore può archiviare documenti anche in formato nativo, quali Word, Excel ecc. Si tratta quindi di un "document repository", vale a dire di un database di documenti sia statici sia dinamici in cui è possibile effettuare modifiche sui singoli record. Un vantaggio di Therefore consiste nel supporto di più applicazioni: per esempio, volendo, due pagine di Word, una di Excel, un immagine TIF e un file PDF possono essere letti come un documento unico. Modulare: cresce quando ne hai bisogno Therefore è modulare e può crescere con le necessità dell azienda, mediante l aggiunta di moduli studiati ad hoc. Per esempio, Therefore Web Client consente di ricercare, richiedere e visualizzare tutti i documenti nel web browser, questo sia in Internet sia in Intranet; Therefore Capture Client cataloga i documenti memorizzati con dati di indice verificati; Therefore Office Links memorizza i documenti e la posta da tutte le applicazione MS Office, anche i documenti elaborati quotidianamente da un PC possono essere facilmente archiviati da Explorer o da desktop, riducendo il numero dei documenti cartacei prodotti, con un occhio ai costi e all ambiente. Punti di forza Indicizzazione automatica con riconoscimento OCR e codici a barre Ricerca più efficiente della documentazione aziendale Facile integrazione agli ambienti di rete esistenti Supporto di tutti i software standard, quali MS Office Facile da usare Distribuzione diretta delle informazioni Ricerca flessibile Minori costi di carta, fotocopie e magazzino Sicurezza dati a più livelli Database SQL: Oracle, SQL server, Centura Supporti di memorizzazione: RAIS, NAS, juke-box e supporti ottici Scanner: ISIS, KOFAX, TWAIN

4 Perché scegliere Therefore? Quando si lavora, è necessario poter accedere a tutte le informazioni necessarie. Per l'importazione e l'integrazione. Per la condivisione e il raffronto. Per la memorizzazione e il recupero. Per la distribuzione e la stampa. Chi lavora ha bisogno di accedere a determinate informazioni in tempi rapidi e in formato elettronico. Le soluzioni per documenti Therefore consentono agli utenti di elaborare le informazioni in maniera efficiente, sicura e conveniente, da qualsiasi postazione all'interno dell'azienda o del reparto. Ciò consente di utilizzare e accedere ai dati necessari per poter raggiungere gli obbiettivi strategici prefissati. Efficienza Nessuna pila ingestibile di documenti. Nessuna informazione persa o errata. Nessun invio a destinatari errati. Solo un flusso di documenti veloce ed efficiente in grado di fornire un margine produttivo, attraverso una migliore assistenza ai clienti. Risparmio Rendendo disponibili le informazioni necessarie agli utenti, le soluzioni per documenti Therefore sono in grado di accelerare i cicli aziendali e di generare un rapido ROI (ritorno sugli investimenti). Queste soluzioni sono inoltre in grado di svilupparsi in linea con la crescita aziendale, consentendo di risparmiare sui costosi sistemi di sostituzione. Una maggiore elaborazione elettronica dei documenti implica anche volumi e costi di stampa inferiori. L'efficienza di livello superiore consente infine la ricollocazione delle risorse dalle attività amministrative alle attività aziendali principali. Sicurezza L'utilizzo sicuro delle informazioni è essenziale oggigiorno, in un mondo dove la frode e la contraffazione stanno diventando fenomeni sempre più diffusi. Le soluzioni per documenti Therefore consentono all'utente di essere conforme alle disposizioni legislative e agli standard del settore, oltre a mantenere i dati protetti mediante un accesso limitato soltanto a utenti autorizzati. In questo modo, le informazioni possono viaggiare all'interno di un'azienda in maniera del tutto libera, pur continuando a essere totalmente protette.

5 Componenti di Therefore La soluzione Therefore è composta da più componenti. Therefore Navigator Therefore Navigator consente di cercare, recuperare, raggruppare e ordinare i documenti salvati all'interno del software. Consente inoltre la gestione delle attività di elaborazione dei flussi di lavoro. L'applicazione Navigator è il punto di partenza per l'utilizzo di Therefore Viewer. Acquisizione dei documenti Therefore Capture Client è utilizzato per eseguire la scansione dei documenti e per salvarli su Therefore. Capture Client viene generalmente utilizzato con uno scanner di documenti, sebbene sia possibile utilizzarlo anche per importare documenti da un disco fisso o per classificare e indicizzare i documenti già salvati su Therefore. Sono supportati sia il riconoscimento dei codici a barre che il riconoscimento OCR, ed è possibile utilizzare queste funzioni per indicizzare i documenti e dividere i batch.

6 Utilità di visualizzazione dei documenti Therefore Viewer consente la visualizzazione, la rotazione, l'annotazione e la stampa dei documenti salvati su Therefore. Inoltre, l'applicazione Viewer consente all'utente di creare nuove versioni di un documento, modificare i campi indice di un documento e visualizzare le versioni precedenti. I documenti associati ad applicazioni del computer vengono aperti utilizzando l'applicazione nativa. Viewer consente anche la visualizzazione di documenti in oltre 250 formati, anche quando l'applicazione utilizzata per crearli non è installata sul computer. Se, ad esempio, si riceve un disegno creato con AutoCAD, è possibile aprirlo, anche se non si dispone dell'applicazione sul computer. Web Access Therefore Web Access utilizza il browser Web (in genere, Microsoft Internet Explorer ) per cercare e visualizzare i documenti salvati nel sistema di gestione dei documenti di Therefore. La possibilità di acquisire i documenti in Therefore o di partecipare alle procedure del flusso di lavoro direttamente sul Web è utile soprattutto per le filiali di piccole dimensioni o per chi lavora da casa. L'utilizzo di un nome utente e di una password su un collegamento sicuro consente agli utenti di beneficiare delle funzionalità di Therefore da qualsiasi postazione dotata di accesso a Internet. Il client Web di Therefore rende possibile ciò senza la necessità di installare un'applicazione Therefore sul computer in uso. L'utilizzo è simile a quello delle applicazioni Therefore Navigator e Viewer, consentendo di apprezzarne i vantaggi, ovunque e sempre. Per garantire la protezione dei dati su Internet, il client Web di Therefore supporta una comunicazione protetta tramite SSL.

7 imagerunner ADVANCE Serie C2220i Caratteristiche: Produttività a 20 ppm a colori e in bianco e nero Display inclinabile LCD TFT intuitivo da 17,8 cm touch screen Controllo degli accessi e dell'utilizzo in base all'utente Supporti flessibili e opzioni di finitura Creazione in proprio di documenti professionali Basso consumo di energia Produttività a portata di mano Con la compatta ir-adv C2220i le stampe sono sempre affidabili e di alta qualità, a 20 ppm sia in bianco e nero che a colori, con funzione automatica fronte/retro e gestione carta fino a 220 g/m², per una capacità massima di fogli. Grazie alla funzione avanzata di scansione, acquisisce i documenti cartacei rapidamente e li converte in formati flessibili, come Office Open XML PPT, pronti per il riutilizzo digitale. Semplicità senza rivali Un display touch screen inclinabile da 17,8 cm con funzioni di personalizzazioni garantisce all'utente una grande praticità. Con i pulsanti one-touch è possibile semplificare le attività eseguite frequentemente e risparmiare tempo e fatica. Coloro che viaggiano per lavoro potranno stampare con facilità dai propri dispositivi mobili o effettuare scansioni su di essi¹. Stampa di qualità La ir-adv C2220i stampa con una risoluzione pari a 1.200x1.200 dpi, generando testi definiti e immagini chiare; il pq toner invece assicura colori precisi e una qualità straordinaria dell'immagine. Con una scelta di finiture interne o esterne, i documenti stampati risultano professionali e ben rifiniti. Combinando e modificando facilmente i documenti prima di applicare le finiture, è possibile creare proposte di vendita, report e documenti personalizzati dall'aspetto professionale tramite il software di pubblicazione iw Desktop di Canon. Integrazione e gestione efficaci L'integrazione perfetta del dispositivo in reti e soluzioni aziendali, la condivisione delle risorse con altri dispositivi e la possibilità di collegarsi ai servizi Cloud come Google Drive permettono di lavorare e condividere documenti in modo flessibile. La piattaforma MEAP incorporata si integra perfettamente con una gamma di software avanzati per il supporto e l'ottimizzazione dei flussi di lavoro fondamentali dell'azienda. Grazie agli strumenti di gestione dei dispositivi, è possibile configurare, gestire e aggiornare il dispositivo, tanto singolarmente quanto insieme a tutte le apparecchiature, nonché monitorare, inviare report ed effettuare diagnosi in funzione della gestione proattiva ed efficace.grazie agli strumenti di gestione dei dispositivi, è possibile configurare, gestire e aggiornare il dispositivo, tanto singolarmente quanto insieme a tutte le apparecchiature, nonché monitorare, inviare report ed effettuare diagnosi in funzione della gestione proattiva ed efficace. Controllo dell'investimento L'autenticazione intelligente dell'utente consente di controllarne l'accesso e le autorizzazioni, fornendo al contempo visibilità e monitoraggio dell'attività tramite report. Inoltre, per controllare i costi è possibile limitare l'accesso a specifiche funzionalità del dispositivo in base all'utente. Le informazioni personali godono di massima protezione tramite una gamma di funzioni standard e opzionali, finalizzate a preservare la sicurezza del dispositivo, della rete e del documento. Attenzione all'ambiente Questo dispositivo certificato ENERGY STAR offre uno degli indici TEC² più bassi del settore, con un consumo inferiore a 1 W in modalità sleep. Il dispositivo è realizzato inoltre in bioplastica e plastica riciclata, nelle parti su cui è possibile.

8 Offerta economica piattaforma documentale Therefore + multifunzione: PRODOTTO NOLEGGIO 60 MESI Canon Therefore Personal Edi1on 1 utente Canon imagerunner Advance C2220i CANONE MENSILE A VOI RISERVATO* 90,00 * Iva non Inclusa Escluso: toner, tamburi, carta, guasti causati da Vostra incuria, fattori atmosferici. Il canone include assistenza tecnica, ricambi, chiamate, mano d opera, servizio muletto. Le apparecchiature sono complete di scheda rete, scanner. Possibilità di attivazione contratto costo/copia alle seguenti condizioni: FORMATO PREZZO A COPIA (IVA ESCLUSA) A4 B/W 0,010 A4 COLORE 0,10 A3 B/W 0,018 A3 COLORE 0,18 Escluso: carta, guasti causati da Vostra incuria, fattori atmosferici.

9 Condizioni generali di fornitura: Consegna: 10 gg. da ricevimento Vs Ordine Installazione: Inclusa Fatturazione: Trimestrale anticipata Pagamenti: RID bancario IVA: Vs. carico aliquota in vigore Trasporto Franco Vs. destino, a nostra cura e spese Validità offerta 30 giorni Canon Business Center Eprom Solutions srl P. Tiraboschi Ufficio: (+39) Cell: (+39)

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