Fai risparmiare al tuo business una piccola fortuna Scansiona di più, stampa di meno

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1 Fai risparmiare al tuo business una piccola fortuna Scansiona di più, stampa di meno

2 Informazioni sul White Paper Nelle vesti di associazione no-profit impegnata a promuovere, sviluppare e sostenere le comunità di utenti e di fornitori di ECM (Enterprise Content Management) e Social Business System (Enterprise 2.0), AIIM è orgogliosa di donare questa ricerca gratuitamente. L'intera comunità potrà in questo modo far leva sulla leadership di pensiero e la direzione offerti dal nostro lavoro. Il nostro obiettivo è presentare una "visione di gruppo" basata sulla nostra comunità di membri. Tale ricerca di alta qualità è stata resa possibile grazie al sostegno finanziario del nostro sponsor, senza il quale avremmo dovuto fare ancora affidamento sul vecchio modello della sottoscrizione a pagamento. Per questo motivo, ci auguriamo che vi unirete a noi nel ringraziare il nostro sponsor per il suo supporto: PFU Imaging Solutions PFU Imaging Solutions GmbH PFU Imaging Solutions S.p.A. Europe Limited Hayes Park Central Frankfurter Ring 211 Via Nazario Sauro, 38 Hayes End Road Monaco di Baviera Sesto San Giovanni (MI) Hayes Middlesex UB4 8FE Germania Italia Gran Bretagna Tel. +49 (0) Tel Tel. +44 (0) Siamo lieti di offrire gratuitamente il materiale contenuto in questo report anche agli utenti finali e consulenti indipendenti, ma non ai fornitori di sistemi, prodotti e servizi ECM che non siano Fujitsu e le sue controllate e partner. Un eventuale uso di questo materiale deve recare la dicitura AIIM / Fujitsu Raccomandiamo di non distribuire una copia di questo report ai vostri colleghi, ma di dirigerli al sito dove potrà essere scaricato gratuitamente. Processo utilizzato Questo report fa riferimento a risultati di precedenti indagini di AIIM, menzionati nel documento. Informazioni su AIIM AIIM sostiene e supporta i professionisti dell'informazione da quasi 70 anni. La missione dell'associazione è garantire che i professionisti dell'informazione comprendano le sfide attuali e future presentate dalla gestione del patrimonio delle informazioni nell'era dei social media, dati mobili, cloud e big data. AIIM fa affidamento su una solida tradizione di ricerca e di servizio offerti ai propri soci. Oggi, AIIM è un'organizzazione globale, no-profit, che offre programmi di ricerca, istruzione e certificazione indipendenti ai professionisti dell'informazione. AIIM rappresenta l'intera comunità dell'information management: professionisti, provider di tecnologia, integratori di sistemi e consulenti. AIIM gestisce una serie di programmi di formazione, incluso il corso CIP (Certified Information Professional). Informazioni sull'autore David Jones è un'analista di mercato della Divisione Market Intelligence di AIIM. Vanta un'esperienza di oltre 15 anni con gli utenti e vendor in una vasta gamma di mercati verticali. Si è occupato di tecnologie complesse, come la business intelligence e la gestione dei documenti, e del loro sviluppo in soluzioni commerciali, principalmente nelle aree del retail, web e CRM (customer relationship management). Ha anche lavorato come consulente nei settori dell'accounting, strategia di data mining e CRM e all'implementazione di soluzioni per i clienti blue chip nel Regno Unito e in Europa. David ha un BSc in Scienze dell'informatica, con qualifiche CIP, ECM P e SharePoint P AIIM Europe The IT Centre, Lowesmoor Wharf, Worcester, WR1 2RR, Regno Unito +44 (0)

3 Introduzione Le piccole imprese possono ottenere notevoli risparmi sostituendo la cultura della stampa e della copia con una scansione dei documenti intelligente. Dal giorno in cui installate una nuova stampante o una fotocopiatrice, il vostro business incorrerà in ingenti costi. Utilizzate invece uno scanner e il vostro business risparmierà. Gli scanner costano più o meno come una stampante, e oggi uno scanner dedicato, del costo di , eseguirà la scansione dei documenti alla stessa velocità di una stampante, e fronte/retro. La scansione dei documenti in entrata permette di salvarli direttamente sul PC locale o in rete, offre un facile accesso e consente di condividere le informazioni. Questo riduce immediatamente la necessità di ulteriori copie, accelera le comunicazioni, consente la trasmissione dei documenti in tutto il mondo in pochi secondi e riduce i costi aggiuntivi. E questi costi non interessano solo il vostro business. Pensate a quanti alberi sono stati necessari per stampare i vostri dati sulle vendite settimanali o date un'occhiata al contenitore di riciclaggio del toner - forse la sostenibilità o il Green IT non vi interessano, ma da molti punti di vista le scansioni e un'elaborazione dei documenti completamente elettronica potrebbero aiutare a salvare il pianeta, facendo risparmiare tempo e denaro alle aziende. In questo White Paper, forniamo i dati di calcolo, basati sulla ricerca di AIIM, specificando i costi del vostro processo di stampa e di copia; spieghiamo inoltre come gestire i documenti ricevuti per posta e come inviare i documenti a clienti e fornitori. Sulla base di alcuni semplici scenari, vi dimostriamo come l'investimento di qualche centinaio di euro in uno scanner consenta di recuperare l'investimento nel giro di pochi mesi, anche nel caso delle aziende più piccole. Piccole imprese Il 99% di tutte le società europee è costituito da piccole e medie imprese (PMI), le quali forniscono due posti di lavoro su tre nel settore privato e contribuiscono a più della metà della produzione totale di tutte le imprese in Europa. Inoltre, su 10 PMI, 9 sono in realtà microimprese con meno di 10 dipendenti. Queste piccole imprese sono la spina dorsale dell'economia europea. Perché, allora, quando si tratta di utilizzare la tecnologia per aiutare le PMI sentiamo parlare solo di soluzioni enterprise-wide? La maggior parte delle piccole imprese non ha, non desidera o non ha bisogno di sistemi di gestione dei documenti aziendali, di collegamenti di dati fra le repository o complesse procedure di governance della documentazione. Ciò di cui hanno bisogno è un sistema di gestione delle informazioni e dei costi efficiente. E uno dei costi più significativi per una PMI è la stampa. Costi diretti Costi stampante/copiatrice Secondo una ricerca condotta nel 2011 da Ipsos 2 e Kyocera 5, il dipendente europeo medio stampa circa 30 pagine al giorno, il 62% delle quali inutilmente. Questo nonostante il fatto che le comunicazioni aziendali siano Numero di pagine per sempre più dominate dall'elettronica. La ricerca di AIIM 1 ricarica dimostra che circa un terzo delle fatture è inviato sotto forma di PDF; tuttavia, il sondaggio ha anche riscontrato che la maggior parte delle persone (77%) stampa almeno una copia del documento elettronico, con stampa di ulteriori copie da parte di molti altri dipendenti. Inkjet Laser bianco e nero Laser a colori Costo di inchiostro/toner Costo per pagina (EUR) 0,03 0,02 0,05

4 Costi della carta Il costo effettivo della carta varia notevolmente in base al tipo utilizzato e tende ad essere basso in confronto al costo di inchiostro/toner. Tuttavia, ogni azienda dovrebbe essere in grado di identificare facilmente l'importo annuale speso per la carta e quindi anche determinare il relativo costo per dipendente per anno, settimana e giorno. Spese di spedizione Costo per anno 1.600, , ,00 Un effetto collaterale spesso invisibile e costoso della stampa sono le spese di spedizione. Ogni lettera/fattura/opuscolo stampati ( 0,02 per foglio) dovranno essere imbustati ( 0,10), affrancati (almeno 0,50) e quindi spediti. Tutte queste operazioni sono eseguite da un membro del personale. I costi totali associati alla stampa e alla spedizione sono indicati nella tabella sopra, in base alle seguenti ipotesi: 0,02 per documento stampato/copiato (laser bianco e nero) 30 documenti stampati/copiati al giorno per dipendente, in media 1 lettera in uscita al giorno per dipendente Costi indiretti Naturalmente, i costi diretti di stampa e la copia hanno un significativo impatto finanziario per qualsiasi attività commerciale, ma questo non è l'unico problema. La capitalizzazione ha portato alla creazione di una società industrializzata ed energizzata e un sottoprodotto di questa evoluzione è il riscaldamento globale. È stato ampiamente riportato che gli alberi sono uno strumento importante nella lotta globale contro il global warming 3 e poiché le aziende consumano grandi quantità di questa carta e la carta proviene dagli alberi, una riduzione della quantità di carta consumata avrà un effetto positivo per il pianeta. Con la stampa di oltre fogli di carta all'anno da parte di un impiegato medio, è facile capire come una società di 10 persone sia responsabile della distruzione di 5 alberi all'anno (da un singolo albero sono prodotti fogli di carta 4 ). Se a questo aggiungiamo la riduzione nei costi e dell'energia utilizzata durante il riciclaggio di inchiostro e toner, sicuramente una riduzione della quantità di stampa costituisce un enorme vantaggio finanziario e sociale. Scansiona di più, stampa di meno Abbiamo già detto che quantità crescenti di documenti sono inviati alle imprese elettronicamente, ma questi rappresentano meno di un terzo del totale dei documenti in arrivo. Che cosa succede al resto di questi documenti? I documenti sul posto di lavoro possono essere condivisi e modificati, le informazioni possono essere estrapolate e i documenti firmati. Ognuna di queste operazioni può essere effettuata in modo altrettanto efficace con un documento elettronico e aree come la condivisione dei documenti sono di gran lunga più efficienti con i documenti elettronici rispetto a quelli cartacei. Case Study Getting There è un editore di libri di viaggi con 10 dipendenti; la casa editrice ha appena ricevuto un ordine di copie da parte di una grande libreria. L'ordine è stato inviato per posta al segretario della società. Procedura attuale Dipendenti Costo per giorno 8,00 16,00 32,00 Costo per settimana 40,00 80,00 160,00 Costo per mese 160,00 320,00 640,00

5 Il segretario copia l'ordine 4 volte: 1 volta per il proprio archivio, 1 volta per il dipartimento della contabilità, 1 volta per il dipartimento vendite e 1 volta per l'archivio della società. Il dipartimento delle vendite copia quindi la propria copia dell'ordine per inviarla al manager delle spedizioni, e così via. Almeno 4 copie di un singolo ordine sono eseguite in questo processo con una serie di copie "personali" effettuate unicamente sulla base "just in case". L'introduzione di uno scanner da tavolo in questo ambiente può cambiare radicalmente il processo, facendo risparmiare tempo e denaro. Dopo aver accettato l'ordine, una conferma deve essere inviata alla società acquirente. Questa viene stampata dal dipartimento della contabilità, imbustata, affrancata e portata alle spedizioni - operazioni che, in termini di costi e di tempo, equivalgono a un totale di circa 1 per ogni articolo, compreso la busta, l'affrancatura e il tempo impiegato dal personale. Altri documenti vengono stampati in seguito in questo processo - le distinte di consegna e le informazioni sulla spedizione, la fattura e la distinta del versamento - e quando la fattura viene saldata, il processo si ripete con il segretario che effettua 4 copie della documentazione, ecc. Nuova procedura: scansione Il segretario esegue la scansione del documento dell'ordine con uno scanner da tavolo. Esso viene scansionato come PDF con OCR abilitato, il che significa che il testo e i numeri nel documento possono essere copiati e incollati direttamente dal PDF in altre applicazioni, come ad esempio il software di contabilità. Questo PDF viene salvato in una cartella condivisa sulla rete aziendale e inviato al sistema di gestione documentale della società, se disponibile. Il segretario invia un' , con un link al documento condiviso, ai responsabili dei dipartimenti di contabilità e vendita. I dipartimenti utilizzano il documento condiviso per estrarre le informazioni dal PDF o inviare il documento ad altri strumenti, come il CRM (Customer Relationship Management) del dipartimento delle vendite. Non è necessario effettuare alcuna copia del documento e l'originale, una volta acquisito, può essere archiviato o distrutto, a seconda dei casi. La conferma dell'ordine non viene più spedita, ma generata sotto forma di PDF e inviata come allegato a un messaggio . Non solo l'azienda ha risparmiato sulle spese di spedizione, ma la società acquirente ha ricevuto la conferma del suo ordine molto più velocemente e può inviare il documento elettronico direttamente ai propri processi. Nel corso del processo, il il dipartimento delle vendite di GettingThere riceve un link a una copia elettronica dell'ordine e può quindo sbrigarlo. L'affrancatura sarà ancora necessaria, a meno che il volume non possa essere consegnato per via elettronica, ma la fattura associata alla consegna e la conferma della consegna possono essere inviate elettronicamente. E supponendo che la fattura venga saldata elettronicamente, nessun documento cartaceo è richiesto durante l'intero processo. Risparmi indiretti Nell'esempio precedente, non solo abbiamo risparmiato sui costi di carta, toner e spedizione, ma risparmi sono stati ottenuti anche in altri settori: Tempo di distribuzione Una volta che il segretario ha copiato l'ordine, questo deve essere ancora consegnato fisicamente ai dipartimenti di vendita e contabilità, che potrebbero trovarsi in un'altra stanza o edificio. La scansione dell'ordine e l'invio di un link significano che gli altri dipartimenti possono accedere all'ordine quasi istantaneamente. Archiviazione

6 Ciascuna copia dell'ordine deve essere archiviata e questo comporta l'utilizzo di un gran numero di schedari in ogni reparto. La soluzione di scansione fornisce un documento digitale al quale tutti possono accedere, rimuovendo la necessità di schedari che occupano prezioso spazio. Requisiti di scansione Molte aziende hanno già accesso a uno scanner, che in genere fa parte di una stampante multifunzione (MFP). Le funzioni offerte dalle apparecchiature esistenti possono variare, ma uno scanner aziendale dovrebbe fornire le seguenti funzioni: OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) Uno degli aspetti funzionali più importanti di una soluzione di acquisizione è l'ocr, che analizza le informazioni nel documento cartaceo e le converte in testo e numeri leggibili. Questa funzione differisce notevolmente da quella offerta dagli scanner di fascia bassa, i quali letteralmente scattano una foto del documento e la salvano come immagine. Scansioni in formato PDF Il PDF è ormai il formato di scelta per molte aziende e qualsiasi scanner deve essere in grado di eseguire la scansione direttamente in questo formato, idealmente con OCR Scansione nelle applicazioni Alcune volte, si può presentare la necessità di modificare il contenuto del documento in fase di scansione, e avere la possibilità di eseguire la scansione direttamente nel proprio programma di word processing o di fogli elettronici deve essere una caratteristica fondamentale di uno strumento adibito alle scansioni.

7 Scansione in una cartella L'utente deve avere il controllo completo sul documento sottoposto a scansione, sia che venga visualizzato sullo schermo, inviato a un'applicazione secondaria come MS Word o salvato in una cartella. Connettività Gli scanner possono essere collegati nella PMI in diversi modi e la scelta varierà da azienda ad azienda, in base alle proprie esigenze. Ethernet (cioè direttamente nella rete) e USB sono opzioni di connettività comuni. Semplice uso Va da sé che qualsiasi soluzione di scansione distribuita in una PMI deve essere semplice da usare: configurazioni e manutenzione complesse non sono un'opzione per una piccola impresa. Tecnologie avanzate Diverse tecniche di scansione "dietro le quinte" sono utilizzate dai migliori scanner per generare copie di qualità dei documenti. Queste includono la rimozione delle pagine bianche, auto-rotazione delle pagine e il rilevamento degli errori di pescaggio (più fogli alimentati contemporaneamente nello scanner) - tutto questo deve essere trasparente per l'utente. Profili Idealmente, la soluzione di scansione deve essere in grado di gestire profili utente o applicativi diversi; durante la scansione di documenti per la contabilità, si può scegliere di eseguire la scansione in MS Excel e salvare il documento in una cartella particolare, rispetto alla scansione in PDF e il salvataggio in una cartella alternativa per la corrispondenza generale. Caricatore automatico di documenti (ADF) Un aspetto che differenzia uno scanner dedicato da molti MFP è l'inclusione di un ADF. L'ADF consente di caricare diverse pagine e di acquisirle con un'unica operazione grazie al software di scansione che permette di scansionare un documento sotto forma di pagine singole o fascicolandolo in un unico documento. Fronte/retro Molti documenti in arrivo sono stampati su entrambi i lati e per questo motivo uno scanner deve essere in grado di gestire questa evenienza, identificando e rimuovendo le pagine bianche del documento durante la sua elaborazione e salvataggio. Colore e DPI Naturalmente, deve essere possibile poter scansionare i documenti a colori o in bianco e nero, con vari livelli di qualità, misurata in punti per pollice (DPI). Ritorno sull'investimento (ROI) Come per ogni grande azienda, una PMI che investe in uno scanner ha bisogno di un ritorno sull'investimento misurabile e l'introduzione di uno scanner nell'ambito di un singolo cambiamento nel processo può portare a risparmi significativi. I diagrammi sottostanti illustrano il tempo necessario per ottenere un ROI da parte di aziende di diverse dimensioni e i risparmi realizzati nel corso dei primi 12 mesi. Entrambi i diagrammi sono basati sui risparmi ottenuti esclusivamente sui costi di stampa con 30 fogli per dipendente al giorno al costo di 0,02 per stampa. Come si può vedere, i risultati sono impressionanti. Una società con 10 dipendenti può ottenere un ritorno sugli investimenti dopo soli 4 mesi di utilizzo, con un ulteriore risparmio di 940 in 12 mesi. Perfino una società con 5 dipendenti può ottenere un ritorno in soli 9 mesi, con un ulteriore risparmio di oltre 200 in 12 mesi.

8 Conclusioni Le piccole imprese sono la linfa vitale dell'economia europea, ma sono impegnate in una continua battaglia per aggiudicarsi il business, sopravvivere nel difficile clima economico di oggi e competere nel mercato globale. Per questo motivo, ogni opportunità per ridurre i costi e migliorare l'efficienza nella PMI deve essere esplorata. Stampe e copia non necessarie sono molto diffuse in tutte le aziende e costano a una società di 10 persone oltre 900 all'anno solo in spese di inchiostro e toner. Se a questo aggiungiamo il costo della carta, dell'archiviazione, della movimentazione e della spedizione, l'effetto negativo di ogni singola copia in più di un documento diventa evidente per il business. Abbiamo illustrato un semplice caso che dimostra come l'uso di un singolo scanner da tavolo sia in grado di ridurre tali costi. La riduzione nei costi non viene ottenuta semplicemente introducendo lo scanner: bisognerà lavorare per modificare i processi e sfruttare le nuove apparecchiature, ma questi cambiamenti sono relativamente facili da gestire in una piccola azienda, aprendo la strada a notevoli risparmi economici in periodo di soli 12 mesi, anche per la più piccola delle PMI. Se a ciò aggiungiamo il fatto che una riduzione del consumo di carta equivale a una riduzione del numero di alberi abbattuti, gli aspetti sociali e finanziari della decisione di adottare uno scanner diventano convincenti, purché lo scanner copra tutti gli aspetti funzionali del business. Ulteriori vantaggi delle scansioni includono minori requisiti di archiviazione dei documenti cartacei (e quindi spese inferiori per lo spazio occupato) e una riduzione della quantità di tempo necessario per condividere e individuare i documenti - le funzioni di ricerca in MS Windows consentono di reperire un PDF acquisito molto velocemente. Tutto ciò porta alla conclusione che il costo di implementazione di una semplice soluzione di scansione può essere recuperato in pochissimo tempo. Inoltre, un uso più frequente di documenti elettronici può portare all'offerta di un servizio di qualità superiore ai clienti (interni ed esterni), contribuendo a salvare il pianeta - allora, cosa aspettate? Riferimenti 1. AIIM Industry Watch The Paper Free Office dream or reality Marzo Paper Waste on the Increase 3. About.com - Which trees offset global warming 4. Techsoup Paper Shocking Statistics 5. Rethinking Printing Kyocera File.cpsdownload.tmp/Executive%20Summary%20and%20Analysis.pdf

9 Informazioni su PFU PFU Limited (Japan), una società Fujitsu, produce gli scanner di Fujitsu. PFU offre la più ampia gamma di scanner documentali per uso professionale, personale, desktop, gruppi di lavoro e ambienti ad alto volume di produzione ed è una delle aziende leader a livello mondiale nel settore degli scanner documentali. PFU opera sul mercato degli scanner per imaging dei documenti da più di 20 anni. Gli scanner Fujitsu sono rinomati per la loro eccellente qualità di imaging e su carta e si integrano perfettamente in tutte le principali applicazioni di gestione dei documenti. Presente in Europa, Medio Oriente e Africa (EMEA), PFU Imaging Solutions Europe Limited è responsabile del marketing e delle vendite di scanner documentali Fujitsu. La società europea è stata istituita nel Regno Unito nel 1981, con filiali in Germania e in Italia. Nelle vesti di filiale di Fujitsu, PFU può concentrarsi sul business del document imaging come nessun altro produttore, sfruttando l'enorme potere innovativo di Fujitsu. Per questa ragione, PFU può elaborare le innovazioni che il mercato realmente ricerca, utilizzando il proprio expertise in base le esigenze dei suoi clienti: grandi corporation, piccole e medie imprese e liberi professionisti. Il risultato è una gamma estremamente ampia di modelli di scanner - per ambienti di produzione con elevati volumi di scansione, desktop e gruppi di lavoro e per gli utenti finali professionali. PFU sta plasmando il futuro della gestione dei documenti con il nuovo concetto Scan-to-Process. La scansione sta cambiando volto - da Scan-to-Archive a Scan-to-Process, dalla fine di una catena di lavoro alla rapida integrazione nei processi aziendali. Oggi, la scansione comincia all'inizio di un processo aziendale, segnando l'ingresso nel Document Management ed Enterprise Content Management. Gli scanner PFU supportano la funzione Scan-to-Cloud e consentono quindi alle aziende di scansionare i documenti direttamente nelle applicazioni cloud come Evernote o Dropbox. Pertanto, sono in grado di sincronizzare le informazioni in un'unica location, creando un pool di dati al quale tutte le persone autorizzate possono accedere, ovunque si trovino e in qualsiasi momento. Con Scan-to-Mobile, la controllata di Fujitsu è il primo produttore a offrire la trasmissione seamless di documenti cartacei a iphone/ipad e ai dispositivi basati su Android.

10 AIIM (www.aiim.org) è la comunità globale dei professionisti dell'informazione. Offriamo tutta la formazione, la ricerca e la certificazione di cui i professionisti hanno bisogno per gestire e condividere le risorse informative in un'era di dati mobili, sociali, cloud e big data. Fondata nel 1943, AIIM fa affidamento su una solida tradizione di ricerca e di servizio offerti ai propri soci. Oggi, AIIM è un'organizzazione globale, no-profit, che offre programmi di ricerca, istruzione e certificazione indipendenti ai professionisti dell'informazione. AIIM rappresenta l'intera comunità dell'information management, con programmi e contenuti per professionisti, provider di tecnologia, integratori di sistemi e consulenti AIIM AIIM Europe 1100 Wayne Avenue, Suite 1100 The IT Centre, Lowesmoor Wharf Silver Spring, MD Worcester, WR1 2RR, Regno Unito (0)

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