Outsourcing di Valore. Profilo Aziendale

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1 Outsourcing di Valore Profilo Aziendale

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3 Mission Innovazione e Document Management Outsourcing di valore come strategia per la competitività Exetesis si propone come partner aziendale per la gestione delle informazioni in entrata e in uscita, proponendo una serie di servizi mirati a snellire le procedure di acquisizione, archiviazione, consultazione e smistamento. Il document management si sta sempre di più configurando come la leva per promuovere l innovazione e spingere verso l efficienza organizzativa e la competitività. All aumentare dei flussi di dati, corrisponde una sempre più pressante esigenza da parte delle aziende di impiegare risorse per la gestione documentale. Gli investimenti in termini di formazione, hardware e software richiedono alle aziende uno sforzo potenzialmente stressante in termini economici e di sviluppo. L outsourcing si inserisce come soluzione privilegiata, permettendo all azienda di concentrarsi sul proprio core business e ottenendo, con minor spreco possibile, tutti i vantaggi di una funzionale gestione delle informazioni. I vantaggi per l azienda sono: Esternalizzazione degli sforzi per l acquisizione e l organizzazione delle informazioni. Maggior controllo sul ciclo di vita dei documenti. Istantaneità delle operazioni di ricerca e consultazione. Drastica riduzione degli errori e delle omissioni nello smistamento. Possibilità di dematerializzare gli archivi, liberandosi di costi ed ingombri importanti. In generale, acquisizione di un modus operandi più produttivo, che riduce i costi interni e aumenta la competitività esterna. Gestire tutte le informazioni, in entrata e in uscita. La strategia di Exetesis consiste nel coniugare l automatizzazione delle procedure con la ricerca di soluzioni personalizzate. Questo approccio è reso possibile da due fattori: Flessibilità e personalizzazione dei diversi stadi di lavorazione, che permettono di ottimizzare i risultati sia sui grandi volumi che al servizio delle piccole imprese. Capacità di gestione di tutti gli stadi, dall acquisizione allo smistamento tramite postalizzazione, che permettono all azienda di avere un unico partner per risolvere tutte le problematiche correlate al flusso di informazioni. exetesis 3

4 Vision Outsourcing come valore aggiunto Non esistono clienti grandi o piccoli. Il nostro punto di forza è nella capacità di proporre soluzioni su misura, qualunque siano la qualità e la quantità dei dati da trattare. Exetesis progetta e gestisce un pacchetto di servizi che si adatta prontamente alle esigenze del cliente, anche quando queste cambiano velocemente. Una guida al nuovo approccio di automatizzazione dei processi documentali L esperienza maturata permette alla nostra azienda di interpretare i cambiamenti globali e di rispondere immediatamente, adeguando la propria offerta. Sappiamo che più velocemente si raggiunge un obiettivo, maggiori saranno i vantaggi. Per questo motivo, nell attuare le soluzioni proposte, Exetesis segue il cliente step by step, al fine di rendere indolore e rapido il passaggio al nuovo approccio di automatizzazione elettronica dell intera gestione del flusso documentale, sia in entrata che in uscita. In base al singolo caso, Exetesis è in grado di dedicare soluzioni scalabili, che tengano presente le esigenze più immediate e le prospettive future. L obiettivo è quello di garantire supporto dinamico, vera energia per le aziende che vogliono disfarsi delle attività per loro improduttive e concentrarsi sui comparti più competitivi. 4 exetesis

5 Servizi L offerta nel dettaglio Dall acquisizione allo smistamento, ottimizziamo l intero processo di gestione dell informazione. Exetesis propone l outsourcing in un ottica di completa integrazione dei servizi connessi alla gestione documentale, che permette di affrontare i grandi numeri, senza trascurare i dettagli. Le infrastrutture di Exetesis sono in grado di assorbire grandi quantità di documenti e di rendere disponibile in tempi brevi l archivio indicizzato, anche sostitutivo. Il doppio trattamento dei dati, automatico e manuale, e la personalizzazione delle chiavi di ricerca e dei livelli di protezione, fanno del servizio di archiviazione uno strumento sicuro ed efficiente al 100%. Altrettanto efficace è il passaggio inverso, da file a cartaceo. Grazie ai propri impianti di stampa digitale, Exetesis è in grado di stampare e postalizzare ingenti flussi, venendo incontro alle esigenze di una vasta tipologia di clienti, dalle grandi società finanziarie, agli enti pubblici. FLUSSO DATI INPUT Documenti cartacei da fonte attiva o passiva, anche compilati manualmente POSTALIZZAZIONE SCANSIONE Acquisizione delle immagini ARCHIVIO INDICIZZAZIONE exetesis 5

6 Archiviazione ottica e Conservazione sostitutiva L archiviazione ottica ha lo scopo di informatizzare il processo di conservazione e consultazione della documentazione aziendale. L acquisizione dei dati avviene tramite scansione, che può essere effettuata dal cliente con la strumentazione messa a disposizione da Exetesis. In alternativa, Exetesis provvede alla scansione presso la propria sede operativa, con macchine in grado di elaborare grosse quantità di documenti. Le immagini, acquisite ad alta risoluzione, subiscono poi il processo di indicizzazione. Il metodo proposto da Exetesis prevede il controllo a tre livelli delle informazioni estratte: Il primo livello è automatico e viene svolto dal software. Basato sulla tecnologia OCR/ICR/ OMR, il sistema consente di estrapolare i dati con tempi sensibilmente inferiori ai tradizionali processi di acquisizione. Il secondo livello è manuale e integra le informazioni estratte con quelle eventualmente tralasciate. Il terzo livello, infine, viene effettuato da personale specializzato che valida le informazioni e ne garantisce la rispondenza rispetto all originale. La meticolosità dei passaggi garantisce la massima fruibilità e precisione dei dati. I vantaggi, oltre alla completa e immediata disponibilità delle informazioni, sono: Nessun investimento in infrastrutture, risorse umane e formazione. Integrazione con i sistemi gestionali aziendali. In caso di archiviazione sostituiva, oltre a garantire la conservazione delle immagini in conformità alle normative in materia, Exetesis può provvedere alla dematerializzazione o, in alternativa, all archiviazione fisica della documentazione trattata. Pubblicazione su Web Per migliorare l efficienza degli archivi, Exetesis propone il servizio di pubblicazione su Web. I vantaggi: L archivio è consultabile contemporaneamente da più operatori. I dati sono protetti e gli accessi consentiti in conformità ai livelli di sicurezza impostati per i singoli operatori. Il motore di ricerca a più chiavi garantisce l accesso rapido alle informazioni. Normalizzazione Anagrafica La provenienza dei dati contenuti negli indirizzari, spesso disomogenea, e i possibili errori di compilazione, possono rendere inefficiente una percentuale più o meno variabile del database anagrafico di un azienda. Grazie al motore di normalizzazione messo a punto da Exetesis, è possibile ricavare informazioni omogenee, rispondenti alle condizioni tecniche per gli invii di posta massiva. come previsto dal Decreto Ministeriale 12 maggio 2006 del Ministero delle Comunicazioni. I dati, ripuliti e ottimizzati a seconda della destinazione d uso, permettono di evitare gli invii a vuoto e. grazie all ordinamento stradale e per numeri civici, di eliminare sprechi di tempo e risorse da parte dei responsabili del recapito. Data Entry Il servizio di Data Entry viene offerto allo scopo di informatizzare grandi e piccole quantità di dati in tempi ridotti. Consente di digitalizzare e indicizzare testi, compilare database o raccogliere informazioni dalle fonti più diverse e ridurle ad un unico formato, ad esempio XML. 6 exetesis

7 Stampa e postalizzazione Enti, pubbliche amministrazioni, istituti finanziari e assicurativi sono fra i clienti del servizio di postalizzazione. Exetesis provvede all inoltro utilizzando tutte le tariffe proposte da Poste Italiane: posta massiva, prioritaria, raccomandata, target, etc., oppure utilizzando altri carrier. La flessibilità del modello produttivo non impone al cliente alcun limite minimo o massimo e garantisce: Tracciabilità degli invii. Gestione in tempi eccezionalmente brevi di qualunque volume di documenti. Gestione dei dati variabili. Personalizzazione supporti (carta e buste). Stampa full color. Il sistema permette, oltre all invio per posta, di incanalare i flussi documentali anche tramite: E.Mail Fax SMS exetesis 7

8 Servizi Outsourcing modulare, gestione globale. Ogni servizio risponde ad una specifica esigenza e, insieme, forniscono la soluzione integrata al business del cliente. CLIENTE FLUSSO DATI POSTALIZZAZIONE FAX NORMALIZZAZIONE ANAGRAFICA Processo automatico di normalizzazione dell anagrafica aziendale per la posta massiva SMS E.MAIL CREAZIONE DOCUMENTI SMISTAMENTO Invio delle informazioni 8 exetesis

9 CLIENTE CLIENTE ALTRE FONTI Avvisi di ricevimento, certificazioni, bollettini, contratti, verbali di infrazione, pratiche di qualunque tipo, anche compilate manualmente. FATTURE PASSIVE INPUT Acquisizione dell immagine a mezzo scansione FATTURE ATTIVE CLIENTE DIGITALIZZAZIONE Processo automatico di riconoscimento testuale ed estrazione dei dati sensibili tramite tecnologia ICR/OCR/OMR CONTROLLO E DATA ENTRY Controllo dei dati estratti, normalizzazione e data entry degli eventuali omissis ARCHIVIAZIONE SOSTITUVA Creazione dell archivio con i certificati per la validazione legale a fini giudiziari e fiscali INDICIZZAZIONE Organizzazione dei dati e indicizzazione rispetto ai criteri di ricerca concordati ESPORTAZIONE Creazione dell archivio su supporto ottico, CD o DVD CLIENTE PUBBLICAZIONE WEB Creazione dell archivio su web, per consultazione in modalità ASP CONSULTAZIONE Ricerca in archivio ed estrazione delle informazioni utili exetesis 9

10 Background La tradizione Sanguinetti La storia del documento, dal primato della carta a quello dell informatica, sempre al passo con i tempi. La tipografia Sanguinetti nasce nel 1845, inaugurando la tradizione tecnologica del gruppo. Dal primo impianto a bobina fino alla rivoluzione informatica, il gruppo Sanguinetti non ha mai smesso di aggiornarsi e di proporre servizi avanzati. In quest ottica di continua innovazione, nel 2003 nasce Exetesis, allo scopo di gestire le nuove tecnologie al servizio del document management. 10 exetesis

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12 Time Line Dalla carta al file Nel 2003 nasce Exetesis, realtà del gruppo Sanguinetti per gestire le nuove tecnologie in linea con le direttive in materia di conservazione sostituiva Nasce la tipografia Sanguinetti 1960 Sanguinetti adotta la stampa a bobina 1980 Sanguinetti brevetta il modulo continuo per la stampa dei moduli fiscali In Italia, lo Stato sancisce la possibilità di sostituire i documenti dei propri archivi con la loro riproduzione su supporto ottico Introduzione nell ordinamento nazionale del sistema della doppia chiave asimmetrica di crittografia quale strumento di validazione legale dei documenti conservati su supporto ottico. L archiviazione sostitutiva diventa un alternativa sicura. Nasce Exetesis per fornire alle aziende e alla pubblica amministrazione gli strumenti per usufruire dei vantaggi dell archiviazione ottica e della gestione documentale Nasce HighDoc, il consorzio che moltiplica le potenzialità dei servizi Exetesis. 12 exetesis

13 Partnerships Exetesis e HiDoc Il consorzio nato dalla sinergia di otto aziende specializzate nella gestione dell informazione e della comunicazione HighDoc è l alleanza che moltiplica le potenzialità dei servizi Exetesis. Grazie al perfetto coordinamento delle strutture e degli impianti produttivi, HighDoc rende possibile, in qualunque momento, lo smistamento e la gestione di ingenti volumi di dati. Nato nel 2008, il consorzio HiDoc accomuna otto aziende con una solida realtà professionale, all avanguardia nello sviluppo e realizzazione di progetti per la gestione documentale. L obiettivo del consorzio è moltiplicare le capacità produttive delle singole aziende, in una sinergia di metodi e infrastrutture capace di assorbire carichi di qualunque portata. I numeri del consorzio garantiscono per le sue potenzialità: Fatturato globale 15 milioni. 150 Collaboratori. Siti totali 6. Impianti di stampa con una capacità totale di 2400 pagine al minuto, 80 milioni di documenti trattati in un anno. Certificazione ISO sul servizio di Posta Ibrida a partire da luglio exetesis 13

14 Sanguinetti Group si posiziona con decisione sul mercato dei servizi di stampa digitale in outsourcing, offrendo un insieme di soluzioni che consentono alle aziende di ottimizzare il flusso informativo senza dover ricorrere a costosi investimenti in tecnologia e knowhow specifico, ricorrendo ad una struttura altamente specializzata in servizi di stampa digitale, imbustamento, postalizzazione ed archiviazione ottica. Koinè Srl è un azienda specializzata nella gestione della stampa e dell invio di corrispondenza transazionale (fatture, avvisi di pagamento, bollettini C/C ecc.) ed informativa (circolari, invii di depliant e brochure ecc.). L approccio Web-Based contraddistingue la gamma di servizi offerti da Koinè. Media Srl è editore ufficiale di Confesercenti e Cna a livello nazionale e di oltre 120 associazioni territoriali che fanno parte di Confartigianato, Coldiretti, Cia e Confindustria. Offre una gamma completa di servizi per la gestione di periodici, dall impaginazione, alla fotocomposizione alla stampa digitale fino ad arrivare alla cellophanatura e all invio postale degli stessi. Comped Spa è una azienda specializzata nel software di firma digitale, archiviazione ottica sostitutiva e spedizione dei documenti multi-carrier. È stata la prima società a rendere disponibile sul mercato una linea completa di applicazioni conformi ai requisiti della legge italiana. Montelupo Digital offre un insieme di soluzioni che consentono alle aziende il controllo completo del flusso informativo, dai servizi di stampa digitale, imbustamento e postalizzazione, all archiviazione ottica. Grafica 4 è in grado di gestire tutte le attività legate alla stampa digitale e tipografica. Digital Team Srl svolge servizi di outsourcing relativi alla gestione della documentazione dalla digitalizzazione computerizzata alla manualistica, alla gestione degli archivi, 14 exetesis

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16 Exetesis s.r.l. Via Larga, Ortonovo (SP) tel fax Outsourcing di Valore

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