Il Document Management nella PA del 2015

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1 Comune di Fiumefreddo di Sicilia 08 maggio 2015 Il Document Management nella PA del 2015

2 Obiettivi della giornata formativa Il Protocollo Il flusso documentale La fascicolazione La PEC L interoperabilità del protocollo Il documento informatico La fattura elettronica La firma elettronica La firma elettronica remota La marca temporale La conservazione sostitutiva La sicurezza informatica Organizzazione del Document Management L adeguamento del sistema informatico

3 Normativa del Protocollo Elettronico Firma digitale Protocollo informatico 513/97 428/98 Testo unico sulla documentazione amministrativa DPCM 31/10/2000 (Regole tecniche) Circ. 28/2001 (Interoperabilità) Del. Aipa 42/2001 (Conservazione documenti) DPR 445/2000 Art. 50 c.3 1 gennaio 2004

4 AOO (Area Organizzativa Omogenea) (DPR 445/2000 Art. 50 c. 4) Ciascuna Amministrazione individua, nell ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.

5 Casella di posta istituzionale La casella di posta elettronica istituzionale è la casella di posta elettronica istituita da una AOO, attraverso la quale vengono ricevuti i messaggi protocollati (D.P.C.M. 31 ottobre 2000, articolo 15, comma 3)

6 Il manuale di gestione E il documento che descrive il sistema di gestione e conservazione di documenti di una AOO (D.P.C.M. 31 ottobre 2000, articolo 5). Riconoscimento della piena autonomia delle amministrazioni nella definizione dei propri criteri organizzativi e regolamentari. Elementi del manuale: flusso in entrata/uscita/interno Regole per la registrazione dei documenti Tipi di documenti soggetti a registrazione particolare Tipi di documenti non soggetti alla registrazione di protocollo Regole per l uso di documenti informatici Direttive per la classificazione Regole sulla movimentazione dei documenti cartacei Regole sull accesso ai documenti informatici Regole per il registro di emergenza

7 Il manuale di gestione In questo ambito è previsto che ogni amministrazione pubblica individui una o più Aree Organizzative Omogenee, all interno delle quali sia nominato un responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell art. 50, comma 4 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa - decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 20 dicembre 2000 (già art.12 del citato DPR n. 428 del 20 ottobre 1998). Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti. Il presente documento pertanto si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l amministrazione.

8 L organizzazione dei documenti Il Titolario Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, approvato con Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490, che all'art. 40 obbliga gli enti pubblici ad ordinare i propri archivi [ora D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137, che all art. 30 obbliga gli enti pubblici ad ordinare i propri archivi]. L art. 50, comma 4 del T.U. sulla documentazione amministrativa prevede che le pubbliche amministrazioni adottino per il proprio archivio criteri omogenei di classificazione e archiviazione.

9 Le tre fasi organizzative della gestione documentale Secondo la tradizione teorica e normativa italiana, l archivio è tale dal momento in cui viene formato il singolo documento e costituisce quindi un insieme unitario, anche se si distinguono tre fasi organizzative: l archivio corrente, che comprende i documenti necessari allo svolgimento delle attività in corso; l archivio di deposito comprendente documenti relativi ad affari conclusi; l archivio storico comprendente documenti selezionati per la conservazione permanente.

10 Le tre fasi organizzative della gestione documentale La prima fase gestisce la formazione dei documenti, operazione che le nuove tecnologie hanno rivoluzionato più di altre, rendendo necessario un massiccio intervento normativo circa il riconoscimento della validità giuridica dei nuovi supporti, i sistemi di attestazione della provenienza e della inalterabilità del documento, la conservazione delle interrelazioni reciproche tra documenti e la semplificazione delle forme di documentazione di atti, fatti e situazioni giuridicamente rilevanti. La materia trova ampia e sistematica trattazione nel testo unico sulla documentazione amministrativa (il già citato DPR 445/2000), attualmente affiancato dal D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale e s.m.i.. Il Codice dei beni culturali (riprendendo il precedente Testo unico per i beni culturali) impone agli enti pubblici l ordinamento dei loro archivi.

11 Le tre fasi organizzative della gestione documentale La seconda fase gestisce i processi di selezione dei documenti, operazione valutativa che può condurre a due esiti tra di loro contrastanti: la conservazione permanente dei documenti che rivestono significativo valore di testimonianza storica, oltre che rilevanza giuridico probatoria, oppure lo scarto, cioè l eliminazione fisica irreversibile dei documenti ritenuti di valore transitorio e strumentale, da effettuare con l autorizzazione del soprintendente archivistico competente per territorio. Il testo unico sulla documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art. 68, comma 1) prevede, infatti, che il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabori ed aggiorni il piano di conservazione degli archivi per la selezione periodica e la conservazione permanente dei documenti.

12 Le tre fasi organizzative della gestione documentale La terza fase gestisce la conservazione permanente dei documenti selezionati, mantenendo e rendendo comprensibili i legami originari tra i documenti, approntando gli opportuni strumenti descrittivi che consentano la ricerca di uno specifico documento e l analisi dell intero complesso documentale.

13 Workflow : gestione del flusso documentale a) individuare la possibilità di immediata semplificazione delle procedure, ovvero di eliminazione di documenti cartacei inutili o conservati per errore (in rapporto alle norme) da parte delle amministrazioni; b) semplificare la regolamentazione del flusso, ove necessario, per eliminare alcuni documenti richiesti e non più necessari a seguito della introduzione del principio della circolarità dei dati e della disponibilità delle banche dati; c) analizzare la fattibilità della riduzione dei tempi di deposito obbligatorio per determinati documenti amministrativi, soprattutto nel caso della modulistica; d) verificare l impatto provocato da tali iniziative sull organizzazione dell ente, anche a seguito dell eventuale passaggio completo all archiviazione digitale, nonché della gestione del regime misto digitale/cartaceo durante il periodo di transizione; e) sensibilizzare gli organi di controllo dell ente circa la necessità di non richiedere la trasmissione di interi fascicoli cartacei; f) esaminare la possibilità di raccordo sulla materia con gli altri Enti territoriali e locali.

14 Catalogo dei procedimenti amministrativi L AOO, per favorire la trasparenza dell azione amministrativa, per semplificare i procedimenti e per schematizzare le descrizioni, costituisce una base informativa dei procedimenti amministrativi registrando, per ciascuno di essi, almeno, le seguenti informazioni: la denominazione del procedimento; il codice del procedimento; i fondamenti giuridici del procedimento; le fasi operative del procedimento (e, all occorrenza, dei sub-procedimenti) e la relativa sequenza; UOR/UU competenze per ciascuna fase; il tempo massimo di definizione dell intero procedimento; il tempo di svolgimento di ciascuna fase; la forma e il contenuto dei documenti intermedi e del provvedimento finale; il responsabile dell adozione del provvedimento finale; il responsabile del procedimento amministrativo; il funzionario incaricato dell istruttoria; il titolario a cui il procedimento si riferisce, se disponibile.

15 L organizzazione dei documenti La fascicolazione La classificazione facilita inoltre la gestione dei tempi di conservazione e delle modalità di accesso dei fascicoli (art. 6 Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999). Per la corretta formazione dell archivio corrente è necessario descrivere sequenzialmente i fascicoli in un registro destinato a tale scopo, che prende il nome di repertorio, la cui funzione deve essere assicurata anche dalla gestione informatica del protocollo e dei flussi documentali. Il repertorio deve essere organizzato in maniera da riprodurre le suddivisioni del titolario d archivio e determina il perfezionamento delle operazioni di classificazione. I fascicoli vengono registrati con numerazione progressiva secondo l ordine cronologico in cui si costituiscono.

16 L organizzazione dei documenti La fascicolazione La normativa ha sancito l obbligatorietà della classificazione per tutte le pubbliche amministrazioni (art. 64 c. 4 DPR 445/2000) quale strumento fondamentale per la corretta gestione del sistema archivistico, in funzione dell attuazione dei principi di economicità, efficacia, trasparenza e garanzia dell imparzialità dell azione amministrativa (art. 1 c. 1 L. 241/1990, art. 2 c. 1 D. Lgs. 29/1993), definendola inoltre necessaria per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti (art. 56 DPR 445/2000). Gli Enti pubblici hanno inoltre l obbligo giuridico di ordinare il proprio archivio (art. 30 D. Lgs. 42/2004) secondo due aspetti: predisporre mezzi e procedure perché l archivio corrente nasca ordinato, e riordinare l archivio già esistente ove si trovi in stato di disordine.

17 L organizzazione dei documenti La fascicolazione La buona pratica archivistica prevede l aggregazione e organizzazione dei documenti. Questa operazione è prescritta dall art. 65 del DPR 445/2000: «Il sistema per la gestione dei flussi documentali deve: a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato». L art. 67 del DPR 445/2000 cita esplicitamente i fascicoli e le serie, raccomandando di mantenerne l ordinamento originario nel trasferimento dall archivio corrente a quello di deposito. Fascicoli e serie sono quindi due modalità di organizzazione e aggregazione dei documenti secondo criteri logici predefiniti. Il DPR citato non accenna ai criteri di costituzione e organizzazione delle serie, proprio perché si tratta di questioni legate alla natura di ciascun ente produttore, alle sue funzioni e, quindi, al piano di classificazione di cui si dota. Inoltre enti uguali, ad esempio due Comuni, possono organizzare in modo differente, ma ugualmente accettabile e funzionale i documenti prodotti.

18 L organizzazione dei documenti La fascicolazione In proposito va ricordato che il fascicolo, unità archivistica prevalente nell archivio moderno, è l aggregazione organizzata di documenti. In passato nella pratica burocratica molte amministrazioni erroneamente hanno interpretato il fascicolo come un ulteriore livello del titolario. Invece correttamente il titolario di classificazione prevede quello che può esserci (la potenza, per usare il linguaggio aristotelico), il fascicolo contiene i documenti relativi ad un preciso e concreto fatto, quello che si è svolto (l atto, sempre nel linguaggio aristotelico). Si possono costituire sostanzialmente tre tipi di fascicolo: 1. fascicolo per affare 2. fascicolo per persona fisica o giuridica 3. fascicolo per attività

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20 L organizzazione dei documenti La fascicolazione R.1.28 Disponibilità di funzioni per il supporto e la gestione del sistema di classificazione d archivio (titolario d archivio) [TU /52/1/f] Il sistema deve prevedere delle funzioni di configurazione e mantenimento del sistema informatico di classificazione che includono tra l altro la capacità di: - gestire uno schema di voci funzionali (il titolario) che consenta l identificazione dei fascicoli all interno di un modello gerarchico (possibilmente senza limiti nel numero di livelli) R.1.30 Corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato [TU /52/1/f] Il sistema deve consentire l organizzazione dei documenti attraverso la funzione di classificazione che consiste nell organizzare i documenti raggruppandoli in fascicoli, cioè in entità in primo luogo logiche, secondo la struttura di voci che rappresentano in modo sistematico le funzioni e le materie svolte e trattate dall organizzazione. Per una corretta classificazione è utile prevedere sistemi di validazione delle denominazione dei fascicoli (ad esempio tramite elenchi predefiniti, schemi guidati per voci di classificazione, ecc.) che supportino l attività di classificazione, anche tramite l implementazione di thesaurus, o di dizionari controllati che aiutino a ricercare la voce di classificazione idonea per ogni tipologia di documenti (relativi ad affari o materie).

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22 L organizzazione dei documenti La fascicolazione R.1.31 Funzione di numerazione progressiva automatica dei fascicoli [derivato] L ultimo livello del titolario di classificazione è costituito dalle voci che verranno associate ai fascicoli creati. In fase di creazione del fascicolo, è necessario prevedere un meccanismo di numerazione progressiva che lo identifichi univocamente all interno della singola voce e dell intero sistema di classificazione. R.3.14 Meccanismi per la gestione del ciclo di vita del fascicolo [derivato] Il sistema deve prevedere la gestione dei diversi stati in cui può trovare il fascicolo. In particolare almeno lo stato di apertura e di chiusura con la memorizzazione delle date relative e degli ulteriori eventuali metadati definiti.

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26 L organizzazione dei documenti La fascicolazione R.3.18 Correlazione dei fascicoli ai procedimenti amministrativi [TU /65/1/a], [TU /67/1/b] Per correlare i fascicoli ai procedimenti amministrativi il sistema deve prevedere almeno dei meccanismi per mantenere e gestire il legame esistente tra il fascicolo ed il singolo procedimento cui è associato. Tale legame è l elemento su cui si basa il rapido reperimento delle informazioni riguardanti il fascicolo, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento; R.3.9 Trasmissione dei fascicoli [derivato] Il sistema deve permettere la trasmissione dei fascicoli procedurali in modo che l avanzamento di una pratica o di un procedimento sia accompagnato da tutta la documentazione necessaria.

27 L organizzazione dei documenti La fascicolazione ESEMPIO DI COLLEGAMENTO A PRATICA (GESTIONALE)

28 L organizzazione dei documenti La fascicolazione

29 L organizzazione dei documenti La fascicolazione R.3.1 Il sistema deve prevedere la definizione e la gestione di Access Control List (ACL) sui documenti e sui fascicoli [derivato] La definizione e la gestione di ACL consentano il controllo differenziato dell accesso ai documenti per ciascun utente o gruppo di utenti in condizioni di sicurezza nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali [DPCM311000/7/2], [TU445/52/1e] R.3.10 Tracciamento da parte del sistema delle movimentazioni dei documenti e dei fascicoli [derivato] Il sistema deve tracciare tutti gli eventi di assegnazione e trasmissione dei documenti e dei fascicoli in modo da poter ricostruire il flusso seguito e poter sempre individuare in ogni istante l unità organizzativa che ha ricevuto o che possiede il documento o il fascicolo.

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33 L organizzazione dei documenti La fascicolazione R.1.32 Funzioni di gestione dei fascicoli [derivato] Il sistema deve prevedere almeno la memorizzazione delle date di apertura e chiusura dei fascicoli e includerle nei metadati acquisiti automaticamente. Così si deve prevedere la chiusura manuale di un fascicolo. Il sistema deve consentire la possibilità di classificazione multipla di un documento e il collegamento tra fascicoli. Inoltre deve consentire la riclassificazione dei fascicoli in caso di errori secondo criteri restrittivi, mantenendo traccia dell attività (almeno nell audit trail, cioè in uno strumento che verifica o traccia retroattivamente e analiticamente tutte le transazioni che coinvolgono i documenti in un sistema elettronico al fine di prevenire interventi di modifica o di cancellazione non autorizzati e di assicurare che ogni cambiamento di un elemento del sistema non produca errori) e descrivendo le ragioni dell intervento correttivo.

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35 Dematerializzazione del cartaceo La dematerializzazione del cartaceo esistente pone inoltre rilevanti problemi di natura giuridica soprattutto in relazione all ampia nozione accolta nel D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 (Codice dei Beni culturali e del paesaggio). Tale provvedimento considera infatti beni culturali gli archivi e i singoli documenti di tutte le amministrazioni e gli enti pubblici (art. 10) ed investe l Amministrazione archivistica delle funzioni di vigilanza e tutela. In questo ambito le operazioni di selezione e scarto della documentazione amministrativa si rivelano di fondamentale importanza ai fini di una corretta politica di dematerializzazione. Uno scarto correttamente impostato ed effettuato consente di ridurre notevolmente il materiale cartaceo da conservare e, conseguentemente, riduce quantitativamente i problemi collegati alla sua dematerializzazione. Di conseguenza, la dematerializzazione deve riguardare solo i documenti che residuano allo scarto. Occorre quindi puntare sul corretto funzionamento delle Commissioni interne per gli archivi e lo scarto dei documenti istituite in ogni amministrazione e regolamentate dal DPR 8 gennaio 2001, n. 37, le cui competenze risultano essenziali nel definire e governare i criteri e le pratiche di selezione della documentazione.

36 Archivio corrente e archivio di deposito Gli archivi e i singoli documenti degli Enti pubblici sono inalienabili (art.54 cc.1-2 D.Lgs 42/2004). Gli archivi degli Enti pubblici territoriali sono soggetti al regime del demanio pubblico (artt. 822, 823, 824 Codice Civile), che all'inalienabilità aggiunge altre garanzie di salvaguardia. I relativi diritti sono pertanto imprescrittibili. Gli archivi e i singoli documenti degli Enti pubblici sono oggetto di particolare tutela in quanto considerati dalla legge beni culturali fin dall'origine (art.10, c.2-b D.Lgs 42/2004). La memoria dell'ente si salva utilmente, anche per le future ricerche, solo se è organizzata bene per l'immediata efficacia dell'azione amministrativa fin dal momento in cui sono formati i documenti nell'archivio corrente, e se poi tale memoria documentaria è sottoposta ad una adeguata e prudente selezione conservativa. Se ciò è vero per gli archivi cartacei, lo è ancor di più per gli archivi elettronici.

37 Archivio corrente e archivio di deposito L' Ente pubblico ha l'obbligo di ordinare il proprio archivio (art. 30 c.4 D.Lgs 42/2004). Il significato di "ordinare" comprende due aspetti: obbliga a predisporre mezzi e procedure perché l'archivio corrente nasca ordinato, ed impone di riordinare l'archivio già esistente ove si trovi in stato di disordine. Benché il sistema archivistico, legato a requisiti di legge e a finalità di certezza del diritto, abbia una sua specificità rispetto al più ampio sistema informativo dell ente (art.50 c.1 DPR 445/2000), orientato alla raccolta ed elaborazione di dati, o allo scambio di messaggi informali di posta elettronica interna, ecc., i due sistemi - archivistico e informativo - possono coesistere all'interno di una stessa rete di computer, ma rispondono a logiche, a procedure e a responsabilità diverse, che vanno coordinate tra di loro.

38 Operazione di scarto Nell ambito della sezione di deposito dell archivio viene effettuata la selezione della documentazione da conservare perennemente e lo scarto degli atti che l amministrazione non ritiene più opportuno conservare ulteriormente, allo scopo di conservare e garantire il corretto mantenimento e la funzionalità dell archivio, nell impossibilità pratica di conservare indiscriminatamente ogni documento. Un documento si definisce scartabile quando ha perso totalmente la sua rilevanza amministrativa e non ha assunto alcuna rilevanza storica. La legge impone all amministrazione/aoo l uso, se già esiste, o la predisposizione di un massimario di selezione e scarto e un piano di conservazione di atti dell archivio

39 Archivio corrente e archivio di deposito Per ragioni di funzionalità, di economia e di sicurezza, è bene che l'archivio di deposito sia unico per tutto l'ente. Ove ciò non sia possibile, occorrerà assicurare almeno un rigoroso coordinamento unitario (art. 50 c.4 DPR 445/2000). Lo scarto di documenti dell'archivio dell'ente è subordinato ad autorizzazione della Soprintendenza Archivistica (art. 21, c.1-d D.Lgs 42/2004). La distruzione non autorizzata di documenti dell'archivio è punita con l'arresto da sei mesi a un anno e con l'ammenda da euro 775 ad euro ,50 (art. 169, c.1-a D.Lgs 42/2004). E' una forma di scarto anche la cancellazione di documenti elettronici. L'Ente è tenuto a garantire la sicurezza dei dati contro i rischi di distruzione, perdita anche accidentale, accesso non autorizzato, trattamento non consentito o non conforme alla finalità della raccolta (artt D.Lgs. 196/2003).

40 Archivio corrente e archivio di deposito Il trasferimento, dall'archivio corrente a quello di deposito, di fascicoli relativi a procedimenti conclusi, è effettuato annualmente dal responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, che in tale occasione redige, e poi conserva, gli elenchi dei fascicoli e delle serie trasferite (art. 67 c. 1 e 3 DPR 445/2000). Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente (art. 67 c. 2 DPR 445/2000). Il rispetto di tale principio, indispensabile per salvaguardare la integrità e coerenza dell'archivio (e l'utilizzabilità degli strumenti originari di accesso), è compatibile con diverse modalità pratiche di attuazione quali: l'archiviazione per anno (all'interno del quale si ritroveranno tutte le partizioni logiche della classificazione) o l'archiviazione per serie aperte (tutti i documenti di una serie tipologicamente omogenea o i fascicoli di una stessa classifica si collocheranno in coda a quelli di medesimo tipo degli anni precedenti), od altri criteri di utilità amministrativa che facciano comunque salvi l'ordine interno delle unità archivistiche originarie (fascicoli) e assicurino la reversibilità dell'operazione, consentendo di ridare loro la stessa collocazione sistematica che avevano nell'archivio corrente

41 Archivio storico L'archivio storico è costituito dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni (art. 30 c.4 D.Lgs 42/2004). I documenti selezionati per la conservazione permanente devono essere ordinati (art. 30 c.4 D.Lgs 42/2004), rispettando i criteri delineati nelle fasi corrente e di deposito, ma tenendo conto che, dopo tutti i successivi scarti, tale parte dell'archivio deve ormai assumere uno stato definitivo, e devono essere trasferiti, contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l'accesso (protocolli, repertori, rubriche, schedari, elenchi, ecc.), nell'apposita separata sezione di archivio (art. 60 DPR 445/2000). Il responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, come responsabile generale di tutto il sistema archivistico dell'ente, è comunque tenuto a supervisionare e garantire anche la gestione dell'archivio storico (art. 61 c. 3-f DPR 445/2000).

42 Ciclo di vita della documentazione

43 Interoperabilità dei sistemi di protocollo Interoperabilità (Regole tecniche) Uso della posta elettronica standard SMTP/MIME/S-MIME Istituzione di una casella di posta elettronica per ogni Area Organizzativa Omogenea Istituzione di un indice unico delle amministrazioni pubbliche (IPA) Scambio di dati strutturati tramite file XML allegato al messaggio La circolare Aipa n.28 del 7 maggio 2001, ha definito modalità e formati di scambio Il Centro Tecnico rende disponibile il file DTD contenente le definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le Pubbliche Amministrazioni

44 Interoperabilità dei sistemi di protocollo DTD comune a tutte le amministrazioni Informazioni minime obbligatorie Codice dell amministrazione Codice dell area organizzativa omogenea Data di protocollo Progressivo di protocollo Oggetto Informazioni opzionali Indicazione della persona o dell ufficio interno alla struttura destinataria a cui si presume verrà affidato il trattamento del documento Indice di classificazione Identificazione degli allegati Informazioni sul procedimento e sul trattamento

45 PEC Posta Elettronica Certificata Dominio mittente Ricevuta di presa in carico Messaggio di trasporto Dominio destinatario Ricevuta di accettazione 1b Punto di Accettazion e 1a 2a 2b Punto di ricezione 3 Messaggio originale Utente (invio) Punto di consegna 4b 4a Store 5 Ricevuta di avvenuta consegna Utente (ricezione)

46 Occhio anche alla PEC Per ogni impresa, ci deve essere un indirizzo di PEC iscritto nel Registro delle imprese esclusivamente riconducibile alla stessa (cfr. nota Min. Svil. Ec. 16 luglio 2013 n ; circolare Min. Svil. Ec. 9 maggio 2014 prot. n ). non è più possibile riportare l indirizzo PEC di un terzo ai fini pubblicistici (prima si. cfr. circ. Min. Svil. Ec. 3 novembre 2011 n. 3645/C).

47 Firma elettronica e firma digitale Direttiva 1999/93/CE Precisazione terminologica-concettuale che riguarda due espressioni come "firma elettronica" e "firma digitale" che a volte vengono erroneamente considerati come sinonimi e che in realtà non lo sono. La "firma elettronica" è un termine generale privo di qualsiasi prerogativa tecnicogiuridica che fa riferimento a qualsiasi tecnica finalizzata all'autenticazione elettronica che consente di associare dati ad altri dati (per esempio firma e documento) I metodi di autenticazione elettronica utilizzati per le firme elettroniche possono essere raggruppate in tre categorie, "qualcosa che sai", "qualcosa che sei", "qualcosa che hai", a seconda che il meccanismo di autenticazione si basi sulle conoscenze dell'utente (per esempio, la conoscenza di una parola chiave o di un numero di identificazione personale), sulle caratteristiche fisiche dell'utente (come l'impronta digitale o della retina) o sul possesso di un oggetto da parte dell'utente (come una tessera magnetica o una smart card).

48 Firma elettronica e firma digitale Direttiva 1999/93/CE Al contrario la "firma digitale" è un termine di specie che si riferisce a quella particolare firma elettronica che utilizza il sistema di crittografia a doppie chiavi asimmetriche, una pubblica e una privata. La chiave privata è in genere memorizzata in un dispositivo di firma normalmente costituito da una smart card, ossia da una carta dotata di un microprocessore e di una memoria. Occorre mettere in evidenza che la smart card può essere utilizzata da sola oppure può essere associata a diversi metodi di autenticazione più o meno complessi, che vanno dalla semplice digitazione di un PIN (o di una password) all'utilizzo di uno o, addirittura, più dati biometrici, derivandone da ciò un diverso livello di sicurezza abbinabile al tipo e al valore delle operazioni che con essa si intendono effettuare la firma digitale è più specifica riferendosi ad un tipo ben determinato di tecnologia di autenticazione elettronica, cioè quella della crittografia a chiave pubblica.

49 Firma elettronica e firma digitale Direttiva 1999/93/CE Scegliere la crittografia a chiave pubblica come metodo di autenticazione elettronica significa adottare, nella propria normativa, una tecnica ben delineata cui si riferiscono le disposizioni legislative che inevitabilmente necessitano di una modifica ed aggiornamento legate alla rapida evoluzione tecnologica. Viceversa, preferire la firma elettronica non comporta alcuna restrizione dal punto di vista della tecnologia, ma, nello stesso tempo, presenta l'inconveniente di rendere difficile la regolazione giuridica di una generica tecnologia. La direttiva comunitaria, ispirata al principio di "neutralità tecnologica" e contrariamente alla scelta fatta in precedenti comunicazioni, ha optato per la firma elettronica avendo il legislatore adottato "un approccio aperto alle varie tecnologie e servizi che consentono di autenticare i dati in modo elettronico". Infatti, il legislatore comunitario nel predisporre la disciplina della firma elettronica si è preoccupato della funzione che tale firma deve svolgere evitando qualsiasi riferimento alle tecniche informatiche utilizzate al fine della sua creazione, permettendo così una facile apertura al progresso tecnologico

50 Firma elettronica remota La Firma Remota, è una modalità innovativa di firma digitale che, pur garantendo lo stesso grado di sicurezza e gli stessi effetti di legge della tradizionale firma digitale basata su smart card o token USB, rispetto a quest ultima offre diversi vantaggi specifici: non richiede l installazione di hardware e driver dedicati, pertanto riduce virtualmente a zero i relativi problemi di incompatibilità hw/sw, supporto tecnico, ecc. è sostanzialmente indipendente dall ambiente operativo dell utente (Windows, Mac, Linux, ) permette di generare firme digitali in ogni momento ed in ogni luogo. In concreto, per Firma Remota si intende la firma digitale eseguita con una chiave privata non residente su un dispositivo personale dell utente, quale ad es. una smartcard, bensì su un dispositivo remoto (normalmente un HSM Hardware Security Module). I dati da firmare (o meglio la loro impronta) sono inviati all HSM attraverso la rete, e la risposta ritorna all utente sempre attraverso la rete

51 Firma elettronica remota Il dialogo tra l applicazione client e il server di firma può essere così sintetizzato: l utente si autentica nei confronti del server (vedere più avanti per i dettagli); il client richiede la firma digitale, inviando al server il digest (hash) del documento; il server calcola la firma e la restituisce al client, dove viene salvata. Lo stesso tipo di soluzione è utilizzabile con gli stessi vantaggi sia per apporre firme su singoli documenti, in modo interattivo, sia per firmare in modo massivo una serie di documenti (es. intero fascicolo)

52 Quale firma elettronica? Il Sistema di Interscambio prevede due formati di firma elettronica: CAdES-BES (Cryptographic Message Sintax Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS V1.7.4, così come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1 settembre 2010 (diventa.xml.p7m) XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS versione 1.4.1, così come previsto dalla normativain materia a partire dal 1 settembre 2010 (solo in versione enveloped ). (rimane.xml) Formato che garantisce integrità e non ripudio basica rispetto alla direttiva Il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro signing time, che riporta la data e l ora, ed anche la "time zone" e che assume il significato di riferimento temporale. Non è invece necessaria l apposizione della marca temporale.

53 Firma Digitale di un impronta Se s intende effettuare la firma dell impronta di un documento (o di una sequenza generica di byte) basata sullo standard pkcs1 bisogna utilizzare un metodo specifico per questo scopo ossia la generazione di firme digitali detached cioè separate dal file firmato.

54 Firma Digitale remota in standard CAdES (p7m) Se s intende effettuare la firma dell impronta di un documento (o di una sequenza generica di byte) basata sullo standard pkcs1 o pcks7, bisogna utilizzare un metodo specifico per questo scopo ossia la generazione di firme digitali detached cioè separate dal file firmato.

55 Cos è la marca temporale cfr. Art. 20, comma 3 Codice dell Amministrazione Digitale Dlgs 82/2005 La Marca Temporale è un servizio offerto da un Certificatore Accreditato, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. Il servizio di Marcatura Temporale può essere utilizzato sia su file non firmati digitalmente, garantendone una collocazione temporale certa e legalmente valida, sia su documenti informatici sui quali è stata apposta Firma Digitale: in tal caso la Marca Temporale attesterà il preciso momento temporale in cui il documento è stato creato, trasmesso o archiviato. Apporre una Marca Temporale ad un documento firmato digitalmente pertanto fa si che la Firma Digitale risulti sempre e comunque valida anche nel caso in cui il relativo Certificato risulti scaduto, sospeso o revocato, purché la Marca sia stata apposta in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del Certificato di Firma stessa. Come sancito dall'articolo 49 del DPCM del 30/03/2009, le Marche Temporali emesse devono essere conservate in appositi archivi per un periodo non inferiore a 20 anni. Evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale che a sua volta è un informazione contenente la data e l ora associata ad uno o più documenti informatici (Circ. ag. Entrate 36 del ) Riferimento temporale che consente la validazione temporale e che dimostra l esistenza di un evidenza informatica in un tempo certo (DPCM 22/02/13 art. 47)

56 Marcatura temporale (time stamping) Il servizio di Digital Time Stamping (DTS) gioca un ruolo importante ai fini del non-ripudio delle transazioni. In particolare, lo scopo di un servizio DTS è quello di dimostrare che un certo dato D di interesse (messaggio, buffer, documento, etc) esisteva non più tardi di un certo istante T di tempo. Questo meccanismo può essere usato, per esempio, per verificare che una firma digitale è stata generata prima che il corrispondente certificato venisse revocato; in tal caso, il certificato revocato può comunque essere utilizzato per verificare firme digitali create prima della data/ora di revoca. Si tratta di un importante operazione nell ambito delle PKI (public key infrastructure). Un altro importante utilizzo della marcatura temporale si ha nelle applicazioni di deposito di documenti (es. bilanci, brevetti, dichiarazioni fiscali, etc) per via telematica, quando il momento dell invio o della ricezione sono di importanza critica. Il meccanismo alla base del digital time stamping è molto semplice. Essenzialmente, la parte richiedente (client) calcola l hash H del dato originale D, quindi invia il valore H ad un server di time stamping (gestito da una terza parte fidata che eroga il servizio, chiamata Time Stamping Authority o TSA). Il server concatena il valore H con il tempo corrente T (data e ora) ottenuto da una fonte affidabile, quindi firma il tutto con la propria chiave privata. Il risultato, chiamato time-stamp token, viene restituito al client.

57 Marcatura temporale (time stamping) La seguente figura illustra la semplice interazione su cui si basa un servizio di time-stamping: Lo standard Rfc 3161 definisce il protocollo di comunicazione fra client e server, ovvero le strutture dati scambiate e le modalità di trasporto. Il supporto al time-stamping offerto da ARSS si basa appunto su tale standard e consente una facile integrazione mascherando tramite singole chiamate SOAP tutti i dettagli di basso livello del protocollo Rfc 3161 per la richiesta di marche temporali. Per poter effettuare con successo marche temporali tramite ARSS è necessario aver preventivamente attivato un utenza di marcatura temporale e avere a disposizione le relative credenziali d accesso.

58 Vari formati di marcatura temporale Marca temporale in formato TSR (.tsr) Il metodo da utilizzare per generare una marca temporale in formato tsr scollegata dal file marcato Marca temporale in formato TSD (.tsd) Il metodo da utilizzare per generare una marca temporale unita al file marcato Questo metodo permette la completa gestione di buste marcate temporalmente nel rispetto della specifica pubblica RFC 5544 ( TimeStampedData ). Il formato TimeStampedData consente di tenere assieme un file qualsiasi (non necessariamente firmato) con una marca temporale. In questo modo si può evitare l uso di formato proprietari e non interoperabili. Marca temporale in formato M7M (.m7m) Il metodo da utilizzare per generare una marca temporale unita al file marcato in formato M7M. Questo metodo permette la completa gestione di buste marcate temporalmente nel rispetto del formato proprietario m7m (S/MIME). Il formato m7m consente di tenere assieme un file firmato con una marca temporale. In questo modo si può evitare di dover salvare i due oggetti (marca temporale e file marcato) in due file distinti con le conseguenti complicazioni legate alla loro gestione.

59 Documento informatico (art. 1 lett. p) D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 È la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre Art. 3. Formazione del documento informatico 1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità: a) redazione tramite l utilizzo di appositi strumenti software; b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all utente; d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

60 Documento informatico DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre Art. 3. Formazione del documento informatico 4. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettera a), le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni: a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; b) l apposizione di una validazione temporale; c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa; d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; e) il versamento ad un sistema di conservazione.

61 Documento informatico DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre Art. 3. Formazione del documento informatico 5. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettera b), le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall operazione di memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione.

62 Documento informatico DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre Art. 3. Formazione del documento informatico 6. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettere c) e d), le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall operazione di registrazione dell esito della medesima operazione e dall applicazione di misure per la protezione dell integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.

63 Documento informatico DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre Art. 3. Formazione del documento informatico 7. Laddove non sia presente, al documento informatico immodificabile è associato un riferimento temporale. 8. L evidenza informatica corrispondente al documento informatico immodificabile è prodotta in uno dei formati contenuti nell allegato 2 del presente decreto in modo da assicurare l indipendenza dalle piattaforme tecnologiche, l interoperabilità tra sistemi informatici e la durata nel tempo dei dati in termini di accesso e di leggibilità. Formati diversi possono essere scelti nei casi in cui la natura del documento informatico lo richieda per un utilizzo specifico nel suo contesto tipico.

64 Documento informatico DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre Art. 3. Formazione del documento informatico 9. Al documento informatico immodificabile vengono associati i metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L insieme minimo dei metadati, come definiti nell allegato 5 al presente decreto, è costituito da: a) l identificativo univoco e persistente; b) il riferimento temporale di cui al comma 7; c) l oggetto; d) il soggetto che ha formato il documento; e) l eventuale destinatario; f) l impronta del documento informatico. Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessità gestionali e conservative.

65 La fattura elettronica L articolo 1, comma 325, della legge di stabilità 2013, modifica gli articoli 21 e 39 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n In particolare, all articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972 viene introdotta la definizione di fattura elettronica che, recependo il contenuto degli articoli 217 e 232 della citata direttiva, viene definita come ( ) la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. ( ) La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.

66 Requisiti della fattura elettronica L articolo 21, comma 3, quarto periodo, del D.P.R. n. 633 del 1972, dispone che Il soggetto passivo assicura l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono 4 essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l autenticità dell origine e l integrità dei dati.

67 Requisiti della fattura elettronica Autenticità dell origine Con l espressione autenticità dell origine si intende che l identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell emittente della fattura devono essere certi. Sul punto, le Note esplicative alla direttiva 2010/45/UE precisano che la garanzia dell autenticità dell origine di una fattura è obbligatoria sia per il soggetto passivo fornitore/prestatore che per il soggetto passivo cessionario/committente. Entrambi possono assicurare l autenticità dell origine indipendentemente l uno dall altro. Integrità del contenuto Con l espressione integrità del contenuto si intende che il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972, non possano essere alterati. Le Note esplicative alla direttiva 2010/45/UE precisano che la garanzia dell integrità del contenuto di una fattura, analogamente all autenticità dell origine, è obbligatoria sia per il soggetto passivo fornitore/prestatore sia per il soggetto passivo cessionario/committente.

68 Requisiti della fattura elettronica Leggibilità Con l espressione leggibilità si intende che la fattura deve essere resa leggibile per l uomo, conformemente a quanto previsto dalle Note esplicative della direttiva 2010/45/UE, secondo cui la leggibilità della fattura elettronica è soddisfatta se: il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l uomo su schermo o tramite stampa; è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.

69 Modalità che garantiscono i requisiti della fattura elettronica L articolo 21, comma 3, del D.P.R. n. 633 del 1972 nella precedente formulazione, prevedeva che l attestazione della data, l autenticità dell origine e l integrità del contenuto della fattura elettronica fossero rispettivamente garantite mediante l apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati che garantiscano i predetti requisiti di autenticità e integrità (cfr. sull argomento la circolare n. 45/E del 2005). La nuova formulazione dell articolo 21, invece, rimette al soggetto emittente l utilizzo della tecnologia ritenuta più idonea a garantire i requisiti di autenticità e integrità, richiamando a titolo esemplificativo: i sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile; la firma elettronica qualificata o digitale dell emittente; i sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati; le altre tecnologie non specificate, lasciate alla discrezionalità del soggetto passivo.

70 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Corretto sistema di controllo di gestione in ambito contabile Agenzia delle Entrate CIRCOLARE. 18/E del E un processo con il quale un soggetto passivo crea, attua e aggiorna la garanzia riguardo l identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell emittente della fattura (autenticità dell origine) e controlla che il contenuto della fattura non sia stato alterato (integrità del contenuto). In ambito contabile, un corretto sistema di controllo di gestione struttura un percorso che documenta, passo per passo, la storia di un operazione dal suo inizio, rappresentato dal documento originario (ad esempio, un ordine d acquisto), fino al suo completamento (che può essere, ad esempio, la registrazione finale nei conti annuali), permettendo così di creare un collegamento logico tra i vari documenti di un processo Con specifico riferimento alla fattura, la direttiva 2010/45/UE richiama l uso di un percorso affidabile (reliable audit trails) tra fatture e prestazioni sottostanti (vendita o acquisto di beni/servizi) come un mezzo per dimostrare anche l autenticità e l integrità delle fatture elettroniche.

71 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Corretto sistema di controllo di gestione in ambito contabile Agenzia delle Entrate CIRCOLARE. 18/E del Un controllo di gestione che rispetti i requisiti della direttiva 2010/45/UE deve prevedere: un ERP (Enterprise Resource Planning, ovvero qualsiasi sistema applicativo che gestisca l elaborazione dei processi di business) che integra tutti i processi di business rilevanti di un azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità ecc.), creando e mantenendo nel tempo i riferimenti incrociati tra i documenti prodotti nel corso di tali processi; un registro di controllo delle modifiche apportate ai documenti creati e contenuti nell ERP durante il loro ciclo di vita; un registro di controllo delle modifiche apportate ai dati di business contenuti nell ERP che riguardano la fatturazione; un registro di controllo delle attività svolte dall ERP, come ad esempio l abbinamento di un ordine di acquisto ad una fattura.

72 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Corretto sistema di controllo di gestione in ambito contabile Agenzia delle Entrate CIRCOLARE. 18/E del In considerazione del vincolo normativo riguardante l autenticità e l integrità della fattura, il sistema di controllo di gestione deve assicurare tali caratteristiche durante tutto il ciclo di vita della fattura. Ciò significa che non deve essere conservata solo la fattura, ma per lo stesso periodo anche tutta la documentazione che ne garantisce l autenticità e l integrità. Questa documentazione comprende, ad esempio: le registrazioni di business interne create durante il processo di fatturazione (contratti, ordini ai fornitori, documento di trasporto (DDT) di vendita, avviso di spedizione merce ai clienti, notifica di ricezione ai fornitori ecc.; documentazione esterna ricevuta durante il processo di fatturazione: ordini dei clienti, DDT di acquisto, avviso di spedizione merce dai fornitori, notifica di ricezione merce dai clienti, documentazione bancaria ecc.; dati principali di business storicizzati; prove dei controlli effettuati per verificare la qualità dei dati.

73 Scelta libera ma percorso tracciato Autenticità dell'origine implica la comprovazione dell'identità del fornitore o del prestatore o dell'emittente della fattura. Integrità del contenuto implica che il contenuto richiesto in conformità con la direttiva non è stato alterato «Leggibilità della fattura» 1. Audit trail (sistemi di controllo di gestione affidabili): controlli di gestione che creino una traccia di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi. il contenuto della fattura si deve poter rispecchiare negli altri documenti ad essa correlati (es. ordine, contratto, ddt, ricevuta di pagamento). Nuova rilevanza dei processi contabili 2. Firma elettronica qualificata o digitale 3. Trasmissione elettronica di dati EDI (Electronic Data Interchange) 4. Altre tecnologie (es. OpenPeppol paneuropean public procurement, Registered Electronic Mail (sorta di pec)

74 Conservazione della fattura elettronica A seguito del recepimento della direttiva 2010/45/UE, l articolo 39, terzo comma, del D.P.R. n. 633 del 1972, in tema di conservazione delle fatture, è stato oggetto di apposite modifiche. In particolare, la nuova disposizione stabilisce che: le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell Economia e delle finanze adottato ai sensi dell articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale (CAD); le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.

75 La fattura elettronica Fattura elettronica con invio/spedizione della versione cartacea Fattura elettronica Fattura su carta Memorizzazione in supporto Archiviazione elettronica Conservazione sostitutiva Archiviazione e conservazione cartacea

76 Fattura PA - Quadro normativo sugli obblighi Legge numero 244 del 24 dicembre 2007 Art. 1, commi (Legge finanziaria 2008) come modificata dal d.lgs.201/2011.la norma che istituisce l obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. La trasmissione delle fatture avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Decreto 7 marzo 2008 (1 decreto attuativo L. 244/07) : individuazione del gestore del Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze, DM n. 55 del 3 aprile 2013 (2 decreto attuativo L. 244/07) : regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche: rappresenta il regolamento che definisce il processo di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Circolare n. 1 del 31 Marzo 2014, emessa dal Dipartimento Finanze del MEF di concerto con il Dipartimento della Funzione Pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri (documentazione tecnica relativa al Sdi). In vigore dal 6 maggio 2014 la nuova versione delle specifiche tecniche v1.1

77 Fattura PA - Quadro normativo sugli obblighi Art. 25 Decreto Legge n. 66/2014 la norma che anticipa l obbligo di fattura elettronica verso le amministrazioni locali a marzo 2015 (anziché a giugno 2015). Inserisce anche un nuovo obbligo: senza il Codice identificativo di gara (CIG) - tranne i casi di esclusione dall obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 Agosto 2010, n. 136 e senza il Codice unico di Progetto (CUP) la P.A. non potrà pagare le fatture. LEGGE 23 giugno 2014, n. 89: conversione con modifiche del DL 66/2014 che contiene i casi di esclusione dall obbligo del CIG. Decreto MEF del 17 giugno 2014 Il decreto disciplina gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, ai sensi dell art. 21, comma 5 del D.lgs. numero 82 del 7 marzo 2005 (Codice amministrazione digitale). Tra gli obblighi, la conservazione e l assoluzione dell imposta di bollo.

78 Regole tecniche DPCM 3 dicembre 2013 nuove regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti informatici Circolare dell Agenzia per l Italia Digitale n. 65 del 10 aprile 2014 (commenta le regole tecniche e sostituisce la precedente circolare DigitPA n. 59 del 29 dicembre 2011) Documento dell Agenzia per l Italia Digitale aprile 2014: chiarimenti sulle firme multiple

79 Riepilogo normativo della fattura elettronica obbligatoria Legge Finanziaria 2008 (L n. 244) Circolare Ragioneria dello Stato (Rivolta alle PA) Decreto decreto attuativo individua gestore SDI Circolare Mef 21 del Funzionamento PCC Circolare Mef n. 1 del Documentazione tecnica relativa allo SDI DM 55 del decreto attuativo regola la fattura PA a mezzo SDI Fattura PA DL 66 del Art. 25 anticipo a marzo 2015 L. 89 del Art. 25 c.2 DL 66/2014 Casi di esclusione CIG L. 91 del Art. 37 c. 1 DL 66/14 Proroga termini PCC

80 Com è fatta la fattura elettronica obbligatoria? La Fattura Elettronica è un file XML (extensible Markup Language), non contenente codice eseguibile né macroistruzioni, elaborato secondo il formato e il tracciato definito dal Sistema di Interscambio. Autenticità dell origine ed integrità del contenuto sono garantite tramite l apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura. Il file XML può contenere una fattura singola (un solo corpo fattura) oppure un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione)

81 Momento di emissione della fattura PA La fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica, ai sensi dell articolo 21, co. 1, del DPR 26 ottobre 1972, n. 633, e ricevuta dalle amministrazioni di cui all art. 1, co. 2, solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna, di cui al par. 4 del documento che costituisce l allegato B del regolamento, da parte del Sistema di interscambio. (art. 2, c. 4, del Decreto MEF n. 55/2013)

82 Momento di emissione della fattura PA 1. la fattura elettronica si considera emessa se il SdI rilascia al soggetto fornitore/emittente una ricevuta di consegna (nel caso in cui l'inoltro abbia avuto esito positivo), ovvero una ricevuta di mancata consegna (nel caso in cui l'inoltro abbia avuto esito negativo per impossibilità di recapito); 2. la fattura elettronica si considera non emessa qualora il SdI rilascia al soggetto fornitore/emittente una ricevuta di scarto, che sancisce il mancato superamento dei i controlli formali del SdI medesimo. Di fatto, la fattura si intende non " recapitata" alla Pubblica Amministrazione destinataria.

83 Momento di emissione della fattura PA Fattura con notifica di scarto: In questa ipotesi (pensiamo all'avvenuto scarto per motivi formali nella formazione della fattura) e, ancor più, per il caso in cui le annotazioni nel registro delle fatture emesse vengano effettuate nella fase di formazione del documento elettronico - e quindi antecedentemente all'invio al S.D.I. e alla restituzione delle notifiche conseguenti - sembrerebbe corretto emettere una nota di variazione I.V.A. per poter "stornare" nei registri l'annotazione fatta in seguito allo scarto del S.D.I.. Dato che la fattura non deve ritenersi emessa, della rettifica su registro non si ritiene debba essere data comunicazione al S.D.I. (tramite invio).

84 Momento di emissione della fattura PA Fattura con notifica di rifiuto: L'emissione della notifica di rifiuto, invece, a differenza di quella di scarto, è rimessa alla facoltà della singola Pubblica Amministrazione che per inviarla ha tempo 15 giorni decorrenti dalla ricevuta di consegna o mancata consegna rilasciata dal S.D.I.. In questo caso, tuttavia, dato che la fattura si deve ritenere emessa, si ritiene che l'eventuale nota di variazione a storno (parziale o totale) debba essere comunicata al S.D.I., non avendo finalità di sola rettifica ai fini I.V.A.

85 Le date della Fattura PA La ricevuta di consegna data dal SdI prova: l emissione della fattura, la ricezione da parte della PA committente La data di emissione della fattura è quella indicata in fattura La data dalla quale decorrono i termini di pagamento partono dal momento del recapito della fattura elettronica alla PA

86 Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014 in materia di fatturazione elettronica negli appalti pubblici La direttiva pubblicata l 11 maggio 2014 entra in vigore il 27 novembre 2018 per evitare differenze cross-border. La norma Ue del modello semantico della fattura elettronica sarà pubblicata entro il Stabilisce gli elementi minimi obbligatori che una fattura elettronica negli appalti pubblici deve sempre riportare: identificatori di processo e della fattura; periodo di fatturazione; informazioni relative al venditore; informazioni relative all acquirente; informazioni relative al beneficiario; informazioni relative al rappresentante fiscale del venditore; riferimento del contratto; dettagli relativi alla consegna; istruzioni di pagamento; informazioni su importi a credito/debito; informazioni relative alle voci della fattura; totali della fattura; ripartizione dell IVA.

87 Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014 in materia di fatturazione elettronica negli appalti pubblici Nuova definizione di fattura elettronica: Fattura che è stata emessa, trasmessa e ricevuta in un formato elettronico strutturato che ne consente l elaborazione automatica ed elettronica. Formato strutturato: direttamente leggibile da parte dei sistemi informativi: es. file XML, PDF/A Esempi di formati non strutturati (file immagine: jpeg, tiff)..

88 Schema XML

89 Schema XML Dati anagrafici del cedente/prestatore

90 Schema XML Dati ordine di acquisto, dati contratto, dati convenzione, dati di ricezione e dati di fatture collegate

91 Schema XML Dati relativi ai documenti correlati Casi di esclusione dell indicazione del CIG Art 19, c. l, lett. a) del DLgs. 163/2006, primo capoverso: (acquisto o locazione di terreni, fabbricati esistenti o altri beni immobili o riguardanti diritti su tali beni) Art 19, c. 1, lett. c) del DLgs. 163/2006: (servizi d arbitrato e di conciliazione) Art 19, c. 1, lett. d) del DLgs. 163/2006: (servizi finanziari forniti dalla Banca d Italia) Art 19, c. 1, lett. e) del DLgs. 163/2006: (concernenti contratti di lavoro) Art 19, c. 2 DLgs. 163/2006: ( appalti pubblici di servizi aggiudicati da un amministrazione aggiudicatrice o da un ente aggiudicatore ad un altra amministrazione aggiudicatrice o ad un associazione o consorzio di amministrazioni aggiudicatrici, in base ad un diritto esclusivo di cui esse beneficiano in virtù di disposizioni legislative, regolamentari o amministrative pubblicate, purché tali disposizioni siano compatibili con il trattato) Art 25 DLgs. 163/2006 Appalti aggiudicati per l acquisto di acqua e per la fornitura di energia o di combustibili destinati alla produzione di energia Sponsorizzazione pura, ovvero ogni contributo, anche in beni o servizi, erogato con lo scopo di promuovere il nome, il marchio, l immagine, l attività o il prodotto del soggetto erogante Prestazioni socio sanitarie e di ricovero, di specialistica ambulatoriale e diagnostica strumentale erogate dai soggetti privati in regime di accreditamento, senza svolgimento di procedura di gara Scelta del socio privato in società miste il cui apporto è limitato al solo finanziamento

92 Schema XML Dati relativi al SAL

93 Schema XML Dati relativi alla fattura principale

94 La fattura elettronica in pratica La fattura elettronica conforme per lo Sdi è: In formato Xml come da norma Non contenente macroistruzioni o codici eseguibili Dotata di un riferimento temporale Firmata elettronicamente tramite un certificato di firma elettronica qualificata

95 Quali documenti può ricevere lo SdI? File FatturaPA file XML firmato. Può contenere: una fattura singola (un solo corpo fattura) un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione). File Archivio file compresso (solo in formato zip e senza firma) contenente uno o più file FatturaPA. Lo Sdi provvede ad inviare le fatture singole firmate in esso contenute. File Messaggio file XML conforme a uno schema (xml schema) descritto dal file: MessaggiTypes_v1.0.xsd scaricabile nel sito FatturaPA. Può contenere: una notifica di scarto un file dei metadati una ricevuta di consegna una notifica di mancata consegna una notifica di esito committente una notifica di esito uno scarto esito committente una notifica di decorrenza termini una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito

96 Tipi di file messaggio 1. notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti; 2. file dei metadati: file che SdI invia al destinatario, insieme al file FatturaPA; 3. ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l avvenuta consegna al destinatario del file FatturaPA; 4. notifica di mancata consegna: messaggio che il SdI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA; 5. notifica di esito committente: messaggio facoltativo che il destinatario può inviare al SdI per segnalare l accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta; la segnalazione può pervenire al SdI entro il termine di 15 giorni; 6. notifica di esito: messaggio con il quale il SdI inoltra al trasmittente la notifica di esito committente eventualmente ricevuta dal destinatario della fattura;

97 Tipi di file messaggio 7. scarto esito committente: messaggio che il SdI invia al destinatario per segnalare un eventuale situazione di non ammissibilità o non conformità della notifica di esito committente; 8. notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. Con questa notifica il SdI comunica al destinatario l impossibilità di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l impossibilità di ricevere notifica di esito; 9. attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito: messaggio che il SdI invia al trasmittente nei casi di impossibilità di recapito del file all amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente (amministrazione non individuabile all interno dell Indice delle Pubbliche Amministrazioni oppure problemi di natura tecnica sul canale di trasmissione);

98 Gli errori più comuni che causano lo scarto da parte dello SdI 1. Nome file duplicato 2. IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido 3. Nome file non valido 4. File non conforme al formato 5. Fattura duplicata 6. Codice Destinatario non valido 7. File firmato con riferimento temporale non coerente 8. File non integro (firma non valida) 9. CodiceDestinatario non attivo 10. CodiceFiscale del CessionarioComittente non valido 11. CodiceFiscale del CedentePrestatore non valido 12. Sulla riga di dettaglio con aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura 13. Almeno uno dei campi IdFiscaleIVA e CodiceFiscale del cessionario/committente deve essere valorizzato 14. Identificativo fiscale del soggetto trasmittente non valido 15. Codice Ufficio presente ed univocamente identificabile nell'anagrafica di riferimento, in presenza di CodiceDestinatario valorizzato con codiceufficio "Centrale" 16. IdFiscaleIVA del CedentePrestatore non valido 17. Codice Fiscale del CessionarioCommittente presente nell'anagrafica di riferimento in presenza di CodiceDestinatario valorizzato a "999999"

99 Complicazioni di invio dal punto di vista informatico 1. Account destinatario errata 2. Account destinatario scaduta 3. Impostazione SdI errata 4. Account mittente errata 5. Account mittente scaduta 6. Problemi LAN 7. Problemi linea larga banda Il sistema deve essere in grado di gestire queste eccezioni

100 Nuovi dati da inserire nel registro unico PA da luglio 2014 I dati che debbono essere inseriti nel registro per ciascuna fattura: a) il codice progressivo di registrazione; b) il numero di protocollo di entrata; c) il numero della fattura o del documento contabile equivalente; d) la data di emissione della fattura o del documento contabile equivalente; e) il nome del creditore e il relativo codice fiscale; f) l'oggetto della fornitura; g) l'importo totale, al lordo di IVA e di eventuali altri oneri e spese indicati; h) la scadenza della fattura; E necessario dunque che la fattura passi per il protocollo i) nel caso di enti in contabilità finanziaria, gli estremi dell'impegno indicato nella fattura o nel documento contabile equivalente ai sensi di quanto previsto dal primo periodo del presente comma oppure il capitolo e il piano gestionale, o analoghe unità gestionali del bilancio sul quale verrà effettuato il pagamento; l) se la spesa è rilevante o meno ai fini IVA; m) il Codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 Agosto 2010, n. 136; n) il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell'articolo 11 della legge 16 gennaio 2003, n. 3; o) qualsiasi altra informazione che si ritiene necessaria.

101 Il codice univoco della PA Le P.A. destinatarie delle fatture elettroniche devono inserire: 1. L anagrafica dei propri uffici deputati a riceverle nell indice delle pubbliche amministrazioni (IPA), che rilascia un codice univoco a ciascun ufficio diffondendolo sul sito 2. la data da cui è attivo il servizio di fatturazione elettronica nell IPA Tale codice deve essere indicato in ogni fattura elettronica emessa a pena del rifiuto da parte dello SDI (e comunicato anche ai fornitori ) Nel caso in cui la P.A. destinataria non provveda è possibile inviare la fattura mettendo il codice Uff_eFatturaPA centrale (Circolare 31/3/2014, n. 1/DF ) Fare comunque riferimento alla normativa sul Protocollo Elettronico. Le fatture vanno comunque protocollate quindi vanno inviate alla PEC ufficiale della AOO che a sua volta smista all ufficio in base al codice univoco.

102 Come ricercare il codice IPA

103 Come ricercare il codice IPA

104 Come ricercare il codice IPA

105 Come ricercare il codice IPA

106 Come ricercare il codice IPA

107 Se la PA non è in IPA L operatore economico/intermediario inserisce in fattura il Codice Ufficio di default quando: non ha ricevuto la comunicazione del codice ufficio destinatario di fattura elettronica da parte dell amministrazione e non ha potuto identificare l amministrazione in IPA

108 Da quando le P.A. sono obbligate a dotarsi di un codice univoco all IPA Le amministrazioni completano il caricamento degli uffici nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), onde deputarle in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche da parte del Sistema di Interscambio, entro i 3 mesi antecedenti alla data di decorrenza degli obblighi: 06/03/2014 (per le P.A. centrali obbligate dal 06/06/2014) 31/12/2014 (per le P.A. locali e residue obbligate dal 31/03/2015) Art. 6 c. 5 DM 55/2013

109 No codice univoco? «la mancata comunicazione degli elementi necessari al completamento dell'indice e del loro aggiornamento è valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e dell'attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti responsabili» All. D DM 55/2013

110 Indice della Pubblica Amministrazione (IPA) L IPA è composto da due componenti logiche distinte: l indice delle Unità organizzative (IUO) contenente le informazioni relative alla struttura organizzativa delle amministrazioni accreditate presso l indice; l indice delle Aree Organizzative Omogenee (IAOO), organizzato per amministrazioni e contenente le informazioni sulla composizione delle relative AOO Nella struttura gerarchica implementata dall IPA, in conformità alla norma RFC 1777, il livello più alto corrisponde alla PA accreditata. Al fine di caratterizzare in modo completo le entità trattate, sono state definite tre classi di oggetti corrispondenti a: Amministrazione Area Organizzativa Omogenea Unità organizzativa (Ufficio) In particolare l IUO descrive la struttura organizzativa di ciascuna amministrazione in termini di unità organizzative e della relativa struttura gerarchica

111 Aggiornamenti/cancellazioni codici ufficio dall IPA L'accreditamento all IPA e il tempestivo aggiornamento dei dati in esso contenuti è obbligatorio per tutte le Pubbliche Amministrazioni, come previsto dall'art.12 del citato DPCM del 3 dicembre 2013 recante le Regole tecniche per il protocollo informatico e dall'art. 57-bis del CAD

112 Aggiornamenti/cancellazioni codici ufficio dall IPA Si possono aggiornare nell Ufficio di fatture elettronica: 1. le informazioni generali dell Ufficio f.e. 2. il canale trasmissivo per la ricezione delle fatture elettroniche, previa validazione del nuovo canale da parte del SdI Si può cancellare l Ufficio di fattura elettronica ma non prima di: aver disattivato il canale accreditato presso il SdI averlo comunicato ai fornitori. Best practice: se si elimina un ufficio dall IPA è opportuno comunicarlo almeno 60 gg. solari prima (assieme al nuovo codice ufficio)

113 Aggiornamento/cancellazione ufficio centrale dall indice IPA E possibile aggiornare nell Ufficio Centrale di f.e. le informazioni generali ad esso relative E possibile cancellare l Ufficio Centrale di fattura elettronica solo dopo aver manifestato al sistema che la P.A. ha: completato il caricamento e l attivazione di tutti gli uffici di f.e. comunicato ai propri fornitori i codici ufficio e l associazione ai contratti aperti L IPA verifica che la cancellazione sia valida solo se: sono trascorsi 12 mesi dalla decorrenza degli obblighi di f.e. esiste, per l amministrazione, almeno un altro servizio di fatturazione con canale funzionante L IPA si attiva solo dopo aver ricevuto una richiesta di cancellazione

114 Date di decorrenza NO ACCETTAZIONE FATTURE SU CARTA 6/06/2014: obbligo emissione fattura elettronica per fornitori P.A. centrale (Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di prev. e assist., ecc.) NO PAGAMENTI 6/09/2014: obbligo per P.A. centrale di non effettuare pagamenti se non ricevuta la fattura elettronica 31/03/2015: obbligo per amministrazioni locali (es.regioni, Province, Comuni, Comunità Montane, Unioni di Comuni, ASL,CCIAA,ecc.) e P.A.residue DECRETO 3 aprile 2013, n. 55 art. 6 comma 6 30/06/2015: obbligo per P.A. locale di non effettuare pagamenti se non ricevuta la fattura elettronica già dal 6 dicembre 2013, le PA avrebbero potuto cominciare volontariamente a ricevere le fatture elettroniche, loro destinate, attraverso il Sistema di Interscambio.

115 Attori coinvolti nel trattamento della fattura elettronica obbligatoria Flusso informativo per il monitoraggio di finanza pubblica Fatture Ricevute notifiche Fatture validate Notifiche Fatture Fatture validate Ricevute notifiche Notifiche

116 Come si inoltra la fattura elettronica obbligatoria Il file XML firmato può essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso diversi canali di trasmissione: Posta Elettronica Certificata (PEC) L invio mediante PEC è possibile per i soggetti forniti di una casella di Posta Elettronica Certificata. L'utilizzo del canale PEC non presuppone alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio. I file FatturaPA e i file archivio devono essere spediti come allegato del messaggio di PEC. L'indirizzo PEC a cui destinare i file è il seguente: Il messaggio, comprensivo dell allegato, non deve superare la dimensione di 30 megabytes. Se tale limite dimensionale non viene rispettato non è garantito il buon esito della trasmissione. Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i file messaggio prodotti dal SdI relativi al proprio invio. Nota bene: il Sistema, con il primo messaggio di risposta, notifica di scarto o ricevuta di consegna, comunica al trasmittente l indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per i successivi eventuali invii. L utilizzo di un indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI non garantisce il buon fine della ricezione del file FatturaPA.

117 Come si inoltra la fattura elettronica obbligatoria Invio via web Il Sistema di Interscambio mette a disposizione, un applicazione per inviare un file FatturaPA o un file archivio attraverso un interfaccia web. Per accedervi è necessario essere in posssesso di credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell'agenzia delle Entrate. Il file inviato utilizzando questa modalità non deve superare la dimensione di 5 megabytes. Il soggetto che usa il canale Web per l invio di file potrà visualizzare i file messaggio relativi al proprio invio attraverso l applicazione Monitorare la FatturaPA disponibile nella sezione Strumenti. Invio tramite Servizio SDICoop - Trasmissione Il Servizio SDICoop - Trasmissione è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services). Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l applicazione Accreditare il canale disponibile nella sezione Strumenti di questo sito.

118 Come si inoltra la fattura elettronica obbligatoria Invio tramite Servizio SDIFTP Il Servizio SDIFTP è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando una modalità di trasferimento dati tramite protocollo FTP (File Transfer Protocol ). L'utilizzo di tale modalità presuppone una struttura a supporto delle attività informatiche e la capacità di gestire sistemi informativi e un centro elaborazione dati con continuità e con disponibilità di personale di presidio; si adatta pertanto a soggetti che movimentano elevati volumi di fatture. Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l applicazione Accreditare il canale disponibile nella sezione Strumenti di questo sito. Invio tramite Servizio SPCoop-Trasmissione Il Servizio SPCCoop - Trasmissione è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC) secondo le modalità definite dall'agenzia per l'italia Digitale. Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l applicazione Accreditare il canale disponibile nella sezione Strumenti di questo sito.

119 Esempio di inoltro FE PA Servizio Idrico Integrato

120 Come si riceve la fattura elettronica obbligatoria Ricezione tramite PEC La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che garantisce l invio e la ricezione di messaggi e di eventuali documenti allegati, attesta con valenza legale l invio e la ricezione dei messaggi al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno. La ricezione tramite PEC è possibile per i soggetti forniti di una casella di Posta Elettronica Certificata. I file FatturaPA vengono inoltrati alla Pubblica Amministrazione come allegato di un messaggio di PEC tramite una casella di posta del SdI. Sulla medesima casella l Amministrazione dovrà inviare il file messaggio di accettazione o rifiuto delle fatture ricevute. Ricezione tramite Servizio SDIFTP Il Servizio SDIFTP è disponibile per coloro che intendano ricevere i file FatturaPA utilizzando una modalità di trasferimento dati tramite protocollo FTP (File Transfer Protocol ). L'utilizzo di questa modalità presuppone una struttura a supporto delle attività informatiche e la capacità di gestire sistemi informativi e un centro elaborazione dati con continuità e con disponibilità di personale di presidio; si adatta pertanto a soggetti che movimentano elevati volumi di fatture. Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio.

121 Come si riceve la fattura elettronica obbligatoria Ricezione tramite Servizio SPCoop - Ricezione Il servizio SPCoop - Ricezione è disponibile per coloro che intendano ricevere i file FatturaPA utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC) secondo le modalità definite dall'agenzia per l'italia Digitale. Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario disporre di una Porta di Dominio qualificata ed è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio. Ricezione tramite Servizio SDICoop - Ricezione Il servizio SDICoop - Ricezione è disponibile per coloro che intendano ricevere i file FatturaPA utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services). Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio.

122 Come accreditarsi al canale di trasmissione Per accreditare il canale è necessario inviare una richiesta di accreditamento (ovvero stipula di un Accordo di serviziocon il Sdi) compilando un modulo online all'interno del quale vanno inseriti: i dati del soggetto per il quale si richiede l'accreditamento del canale, i dati del titolare dell'accordo e di un referente tecnico, gli indirizzi (endpoint) relativi al canale da accreditare (per la trasmissione e/o per la ricezione), (solo per il Servizio SDICoop) il nome delle CSR (Certificate SigningRequest)necessarie per la generazione dei certificati di test e di produzione. Al termine della compilazione la richiesta viene generata sotto forma di file archivio in formato zip contenente: una copia dell'accordo di servizio (in formato xml) che descrive le modalità di erogazione del servizio e i riferimenti necessari per il colloquio con il Sistema di Interscambio, il foglio di stile (xslt) per la visualizzazione dell'accordo di servizio, il documento delle specifiche tecniche relative al canale accreditato, i file xsde/o wsdlnecessari per interagire con il Sistema di Interscambio. Il file prodotto deve essere firmato digitalmente ed inviato al Sistema di Interscambio all'indirizzo PEC indicato durante la procedura di compilazione del modulo online. Accedendo alle sezioni del portale il Servizio SDICoopper ilcanale Web-service il Servizio SPCoopper ilcanale Porta di Dominio il Servizio SDIFTPper il canale FTP

123 Esplicitare l esito della fattura PA Dopo aver ricevuto il file FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio, l' Amministrazione pubblica può esplicitare l' accettazione o il rifiuto per le fatture contenute nei file ricevuti utilizzando necessariamente lo stesso canale usato per la ricezione. L'esito è contenuto in una notifica di esito committente Dopo aver preparato il file della notifica di esito committente, esso deve essere "nominato" nel modo seguente affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio: Nome del file ricevuto senza estensione _ EC _ Progressivo univoco. xml

124 Flusso ricezione fattura elettronica PA

125 Rappresentazione flusso dei messaggi

126 Flusso semplificato semplificato (quando vi è invio diretto operatore/pa) disponibile solo per i canali trasmissivi Web-service, Porta di Dominio e FTP ma non per i canali PEC e invio web (perché non sono accreditati) il file FatturaPA e la notifica di esito al trasmittente non vengono recapitati poiché sono già a disposizione di colui che li trasmette

127 Rappresentazione flusso dei messaggi semplificato

128 Senza codici la PA non paga Art. 25 Decreto Legge n. 66/2014 la norma che anticipa l obbligo di fattura elettronica verso le amministrazioni locali a marzo 2015 (anziché a giugno 2015) inserisce anche un nuovo obbligo: senza il Codice identificativo di gara (CIG) - tranne i casi di esclusione dall obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 Agosto 2010, n. 136 e senza il Codice unico di Progetto (CUP) la P.A. non potrà pagare le fatture.

129 Cosa succede se la fattura è corretta ma codice IPA errato? Il fornitore deve emettere nota di credito e la trasmette via SdI alla PA (solo se, da parte di quest ultima, non sia pervenuta una notifica di esito con rifiuto della fattura); emette successivamente una nuova fattura con destinatario corretto; gestisce contabilmente al proprio interno lo storno della fattura e riemetterla con destinatario corretto, anche con stessa numerazione (se da parte della PA sia pervenuta una notifica di esito con rifiuto).

130 La scadenza del debito va confermata dalla P.A. La piattaforma per la certificazione dei crediti provvede a segnalare automaticamente le fatture in scadenza, rilevando: 1) il termine previsto per il pagamento dai dati presenti nelle fatture stesse o, in mancanza. 2) calcolandolo in base ai tempi previsti dalla norma (ex decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231, di attuazione della direttiva 2000/35/CE, relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali). In ogni caso le P.A. sono comunque tenute a confermare che i debiti siano effettivamente scaduti. Le certificazioni già rilasciate senza data, pertanto, dovranno essere integrate utilizzando la specifica funzione nel sistema PCC. Tale data non potrà comunque essere successiva ai dodici mesi dal momento in cui si effettua l operazione di apposizione della stessa

131 Comunicazione scadenza Procedura semplificata E stata resa disponibile una procedura semplificata di comunicazione scadenza (modello 003) al fine di consentire di comunicare la data di scadenza di una fattura RICEVUTA, senza averla preventivamente contabilizzata. Il sistema procede automaticamente a contabilizzare l importo della fattura comunicata nello stato SOSPESO in attesa di liquidazione.

132 Ricevute telematiche dei pagamenti elettronici da conservare elettronicamente Le Ricevute telematiche costituiscono prova dell avvenuto addebito del pagatore o del soggetto versante sono rilasciate dai prestatori di servizi di pagamento che aderiscono al Nodo dei Pagamenti-SPC (con potere liberatorio per il contribuente) devono essere conservate, a cura degli enti creditori, con le modalità indicate nelle disposizioni sulla conservazione dei documenti informatici

133 Tenuta e conservazione delle scritture contabili Le fatture elettroniche devono essere archiviate in modalità elettronica per come previsto dal DECRETO 17 giugno 2014 art. 3 ciò vale sia tanto per l emittente quanto per il destinatario della fattura che, implicitamente, è vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica

134 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La CONSERVAZIONE dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari Avviene previa memorizzazione Termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale sull INSIEME DEI DOCUMENTI o su EVIDENZA INFORMATICA contenente impronta dei documenti da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Il DM imponeva l invio impronta archivio dei documenti conservati in modo sostitutivo all Ag. Entrate entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione delle dichiarazioni annuali e fissava nel termine di 15 giorni per le fatture e 1 anno per gli altri documenti

135 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il processo di conservazione sostitutiva Fattura1.pdf Fattura1.pdf.p7m AGENZIA FISCALE 1abc abc1900a bcdefg12ab3c4abc5a0 Fattura2.pdf Fattura2.pdf.p7m impronta Fattura3.pdf Fattura3.pdf.p7m Fattura4.pdf Fattura4.pdf.p7m Lotto1.zip Lotto1.zip.p7m Fattura5.pdf Fattura5.pdf.p7m DM : firma elettronica qualificata e marca temporale sull insieme dei documenti

136 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il processo di conservazione sostitutiva Fattura1.pdf Fattura1.pdf.p7m 12aa345ba06e61c1234 c8d1234c01g9zb3d7a5 20bb123cd06f59c1234h 8c1237p97c3bk5d1ml34 AGENZIA FISCALE 1abc abc1900a bcdefg12ab3c4abc5a0 impronta Fattura2.pdf Fattura2.pdf.p7m 34aa345ba06e61c1234 c8d1234c01g9zb3d7a5 Fattura3.pdf Fattura3.pdf.p7m 19bb123cd06f59c1234 c1237p97c3bk5d1ml56 Lotto1.zip Lotto1.zip.p7m Fattura4.pdf Fattura4.pdf.p7m 17bc015676abc1900a bcdefg12ab3c4abc5bz Fattura5.pdf Fattura5.pdf.p7m DM : firma elettronica qualificata e marca temporale evidenza informatica contenente l impronta o le impronte dei documenti

137 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il processo di conservazione sostitutiva DM 17 giugno 2014 che specifica le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, abroga il DM del 23 gennaio 2004 e nell art. 3 comma 4 dello stesso decreto indica come nuovi termini del processo di conservazione il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter, del decretolegge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.

138 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il processo di conservazione sostitutiva L'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489, recita: A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.

139 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il processo di conservazione sostitutiva E bene ricordare inoltre che la fattura è emessa al momento dell effettuazione dell operazione determinata a norma dell articolo 6 (così il comma 4 del medesimo articolo 21) e che, di conseguenza, la data apposta sul documento nel rispetto di tali criteri sarà determinante ai fini fiscali.

140 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il processo di conservazione sostitutiva A seguito del recepimento della direttiva 2010/45/UE, l articolo 39, terzo comma, del D.P.R. n. 633 del 1972, in tema di conservazione delle fatture, è stato oggetto di apposite modifiche. In particolare, la nuova disposizione stabilisce che le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell Economia e delle finanze adottato ai sensi dell articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale (CAD).

141 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il processo di conservazione sostitutiva Rimane ferma comunque la necessità di assicurare a tutti i documenti informatici le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Infatti l articolo 21, comma 3, quarto periodo, del D.P.R. n. 633 del 1972, dispone che Il soggetto passivo assicura l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l autenticità dell origine e l integrità dei dati.

142 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il processo di conservazione sostitutiva Leggendo ancora il CAD, secondo l art. 44, il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura: a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; b) l'integrità del documento; c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto. Ossia quanto richiesto dall articolo 21, comma 3, quarto periodo, del D.P.R. n. 633 del 1972 e della direttiva 2010/45/UE.

143 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il processo di conservazione sostitutiva art. 39 Dpr 633/72 Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del Dm emanato ai sensi dell art. 21, c. 5, D.Lgs n. 82/2005. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati (Accreditamento in base alla CIRCOLARE N. 65 del 10 aprile 2014 ) Permane la responsabilità tributaria del contribuente

144 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Nuove regole tecniche per la conservazione sostitutiva Sono in vigore da 11 aprile 2014 Si deve fare un piano nel Manuale della conservazione per recepirle entro 11 aprile 2017 Cambia l impostazione: occorre un modello organizzativo per il sistema di conservazione. Da nominare oltre al responsabile della conservazione, responsabile della Privacy e sicurezza. Possibili vari formati per la conservazione: PDF -PDF/A TIFF JPG -Office Open XML (OOXML) - Open Document Format - XML -TXT

145 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Requisiti per la conservazione dei documenti informatici Art. 44 D.Lgs. 82/2005 Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura: a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'art. 50, c. 4, del DPR 445/00; b) l'integrità del documento; c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi ì dati di registrazione e di classificazione originari; d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.

146 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Responsabile della conservazione dei documenti informatici Art. 44 c. 1-bis D.Lgs. 82/05 Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da: un responsabile che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all'articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza.

147 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Compiti del responsabile della conservazione Art. 7 DPCM 3/12/2013 a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell'integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità;

148 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Compiti del responsabile della conservazione Art. 7 DPCM 3/12/2013 h) adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati; i) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; j) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12 DPCM 3/12/13; k) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite; l) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; m) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti; n) predispone il manuale di conservazione di cui all'art. 8 e ne cura l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

149 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Certificazione conformità processo di conservazione Art. 7 DPCM 3/12/13 Art. 44 c. 1 ter Cad Il responsabile della conservazione può chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, ovvero a soggetti a cui e' stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all'art. 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori o dai conservatori accreditati. Nelle P.A. il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Nelle P.A. il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

150 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Conservatori accreditati Art. 44 bis c. 1 Cad Circ. Agid 65 del I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA (Agenzia per Italia Digitale). Il conservatore può affidare ad altro conservatore accreditato le attività a supporto del processo di conservazione limitatamente a quelle che riguardano le infrastrutture per la memorizzazione, trasmissione ed elaborazione dei dati. (informazione da inserire nel Manuale della Conservazione Circ. Agid 65 del ) il conservatore deve fornire copia del contratto in virtù del quale il conservatore accreditato che mette a disposizioni le infrastrutture, si obbliga nei confronti del primo a fornire la propria infrastruttura oggetto dell affidamento

151 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Sistema di conservazione Le nuove regole (valide per privati e P.A. con sede in Italia o in Ue) sono entrate in vigore il 12 aprile Sistema di conservazione: I sistemi di conservazione già esistenti al 12 aprile 2014 devono adeguarsi entro e non oltre l 11 aprile 2017 secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione. Fino al completamento di tale processo per tali sistemi possono essere applicate le previgenti regole tecniche (delibera Cnipa 11/04). Decorso tale termine si applicano in ogni caso le nuove regole tecniche. Chi attiva la conservazione al momento dell avvio della fatturazione elettronica obbligatoria dovrà utilizzare già le nuove regole tecniche! Dpcm 3/12/ Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi del Cad

152 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Concetto del sistema di conservazione "sistema di conservazione" dalla presa in carico fino all'eventuale scarto è il sistema che assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati ad essi associati, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

153 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE) Il sistema di conservazione documentale integrato nelle procedure di GOLEM SOFTWARE in partnership con ArubaPEC SpA è gestito a norma con l implementazione delle indicazioni normative espresse dal DPCM 3/12/2013. Il sistema di conservazione mira a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dall'articolo 44 del CAD3. Ogni tipologia di documento (per esempio fattura, contratto, libro giornale, delibera, determina, etc.) viene denominata classe documentale. Essa è definita come un insieme di meta-dati che descrivono pienamente il documento.

154 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE) Tra i meta-dati sono distinguibili principalmente dati obbligatori per norma e dati utili alla reperibilità dei documenti. I versamenti vengono conservati in pacchetti di archiviazione. Per Pacchetto di Archiviazione si intende un insieme di documenti correlati in qualche modo tra loro. Esso è composto a partire da uno o più Pacchetti di Versamento. Ogni Pacchetto di Versamento è costituito da un insieme di documenti che si vogliono conservare omogenei tra loro per classe documentale e dai meta-dati che li descrivono. Per fornire i valori dei meta-dati dei documenti da conservare il sistema versante deve fornire al sistema di conservazione un Indice del pacchetto di Versamento, per ogni PdV, ossia per ogni classe documentale.

155 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE) Tale struttura fa riferimento allo standard - Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (UNI 11386:2010), che è lo standard nazionale riguardante la struttura dell insieme dei dati a supporto del processo di conservazione. In analogia allo standard SInCRO.

156 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE) Il processo di versamento si compone dei seguenti passi: autenticazione al sistema (stesso login al sistema GOLEM) creazione del Pacchetto di Archiviazione: ovvero del contenitore dove depositare tutti i documenti correlati tra loro upload di uno o più Indici del Pacchetto di Versamento upload dei file indicati negli Indici del punto precedente

157 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE) Questo flusso è stato pensato in maniera da dare la possibilità di organizzare i propri documenti in una logica a cartelle dove ogni cartella è un singolo PdA. In questo modo è più semplice pensare ai fascicoli come a un insieme di documenti conservati dentro uno stesso recipiente, la cartella (o PdA) appunto. Il processo di conservazione avviene automaticamente nel momento in cui tutti i documenti dichiarati in tutti i IPdV caricati nel PdA sono stati correttamente ricevuti. In questo senso bisogna essere sicuri di avere caricato tutti gli IPdV per evitare che il processo di conservazione del PdA parta prima del recepimento di tutte le tipologie di documenti desiderate. Questo processo è aiutato da sistema a Wizard di GOLEM che supporta questo processo in modo semplice.

158 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE) I momenti cruciali del flusso di conservazione sono i seguenti: 1. ricevimento dell'ipdv. L'indice viene elaborato e viene verificato che sia consistente relativamente alla classe documentale dichiarata. L'esito di tale verifica può avere 3 risultati possibili: a) ok: l'ipdv rispetta in toto le caratteristiche condivise tra sistema e Ente; b) ko: ci sono degli errori bloccanti che non consentono il prosieguo del flusso di conservazione; c) warning: sono state rilevate delle anomalie ma che non risultano bloccanti per il processo di conservazione (ad esempio la presenza di meta-dati non facenti parte della definizione della classe documentale) 2. ricevimento di tutti i documenti del PdV 3. messa in conservazione Per ognuno di tali eventi il sistema provvede a inviare una mail PEC opportuna. I destinatari di tale mail sono quella del versante e quella del Responsabile della Conservazione individuato dall Ente.

159 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE) Il sistema GOLEM comunica con il sistema di conservazione attraverso Web Service che fornisce tutti i metodi utili per il processo di versamento e per le operazioni di interrogazione al sistema. L'interfaccia è stata realizzata secondo il protocollo REST, dando così maggiore flessibilità al client nel costruire le proprie politiche di integrazione. Le chiamate utili alla conservazione sono in GET e POST e restituiscono le loro risposte in formato JSON.

160 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE) Versamento: creazione PdA e upload IPdV All'interno dell'archivio l'utente deve scegliere il PdA contenitore dei materiali da mettere in conservazione. Per fare questo il sistema GOLEM provvede a indicare in un apposito parametro il nome del PdA. Se esso non esiste viene creato ex novo, altrimenti il versamento ha luogo al suo interno. Inoltre il sistema ha bisogno di avere a disposizione l'indice del Pacchetto di Versamento per potere operare correttamente le operazioni di verifica sul pacchetto di versamento. Upload docs PdV Il sistema ha tutte le informazioni necessarie per l'elaborazione del PdV. L'utente ha quindi la possibilità di operare l'upload dei documenti da mettere in conservazione. Il procedimento è praticamente identico a quanto già fatto in fase di upload dell'ipdv.

161 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE) Recupero dei dati in conservazione Tramite web service è possibile ricercare i contenuti precedentemente caricati con le funzionalità di: Browsing del sistema di conservazione Interrogazioni al sistema di conservazione Richieste di esibizione Tramite web service è possibile anche richiedere Pacchetti di Distribuzione ovvero il download a norma di legge di materiali in conservazione. Sono forniti due metodi, a seconda se si voglia richiedere l'esibizione di un singolo PdA o di un elenco di documenti.

162 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE) Caratteristiche dell'ipdv L'IPdV è un file in formato XML che descrive un PdV, ovvero le specificità di una determinata classe documentale. L'IPdV deve avere un naming ben preciso, del tipo IPDV-<custom del Pacchetto di Versamento>.xml dove la parte custom è definibile dall'utente e utile a identificare univocamente il file dell'ipdv sul file system. Dato che l'ipdv è strettamente correlato a una classe documentale non è possibile fornire un dettaglio esatto del suo contenuto ma esistono delle caratteristiche comuni a ogni IPdV. Per semplicità riporteremo anche un semplice esempio. Si tenga presente che è sempre possibile ricavare un template dell'ipdv di una qualsiasi classe documentale attraverso l'opportuno link nell'interfaccia web. Al suo interno sono contenute caratteristiche proprie e del PdV in sé e dei documenti che lo compongono. Tali caratteristiche sono indicate tramite meta-dati. Ogni meta-dato altro non è che un'associazione nome/valore utile a descrivere in maniera succinta ma sufficientemente completa il contenuto di un documento di un certo tipo.

163 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE)

164 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE) Tipicamente i meta-dati si distinguono in due categorie: meta-dati di sistema, che hanno ragion d'essere in virtù di quanto prevede la norma o necessari alla corretta gestione da parte del sistema meta-dati documentali, utili alla catalogazione dei materiali e successivamente utilizzati per la ricerca degli stessi o per la loro esibizione Ogni metadato viene descritto attraverso uno o più tag nell'ipdv. Relativamente al Pacchetto di Versamento è di fondamentale importanza il tag pdvid che rappresenta un identificativo univoco della richiesta di versamento. Il sistema GOLEM integrato al sistema di conservazione, gestisce l automatismo di produzione di questo id. Poiché ogni Pacchetto di Versamento può essere formato da un insieme di documenti omogenei per tipologia (=classe documentale), è necessario indicare nell'indice la tale tipologia. Questa informazione viene inserita automaticamente dal sistema GOLEM nel tag docclass. Successivamente l'indice elenca i metadati relativi a ogni singolo documento che partecipa il versamento.

165 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE) Alcuni meta-dati sono comuni a qualsiasi tipologia di documento e devono essere introdotti obbligatoriamente: docid assegna al documento un identificativo univoco, dal lato di chi versa, al singolo documento. Normalmente tale dato viene ottenuto da un sistema documentale filename indica il nome del documento, comprensivo di eventuale estensione, così come viene memorizzato su file system mimetype indica il tipo di documento, nel senso informatico del termine, secondo la RFC Le tipologie di documento ammesse per la classe documentale scelta vengono definite in sede di accordo tra il Responsabile del Sistema di Conservazione e l Ente produttore. closingdate indica la data di chiusura del documento, ovvero la data di ultima modifica precedente alla messa in conservazione hash contiene l'impronta del documento. Il tag è corredato dall'attributo algorithm che specifica l'algoritmo di calcolo dell'impronta. Il sistema di conservazione accetta al momento impronte prodotte esclusivamente tramite SHA-256.

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167 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE)

168 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva in pratica (GOLEM SOFTWARE)

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170 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva L importanza e il concetto di sicurezza La sicurezza è una materia complessa e altrettanto complesso è il suo calcolo. Le variabili e i parametri dai quali dipende la sicurezza sono molteplici e di difficile individuazione, interpretazione e quantificazione; Si potrebbe definire la sicurezza come una condizione di ciò che è sicuro (persona, cosa o qualsiasi entità che non è esposta ad eventuali danni o che non corre alcun pericolo). Il pericolo, invece, è una condizione o circostanza che può produrre un grave danno. Il concetto di pericolo contiene una forte componente oggettiva, legata all esclusiva presenza di una fonte di pericolo; Si intende perciò pericolosa la potenzialità di un determinato evento o entità (persona, macchina, sostanza, software, ecc.) a causare danno.

171 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il concetto di sicurezza Si consideri un evento che si manifesta N volte, per il tempo t, in modo identico (nominalmente identico), in condizioni determinate (prestabilite), con N molto elevato, tendente all infinito. Nelle sue manifestazioni l evento può essere pericoloso, oppure non pericoloso. Si indichi pertanto, con n(t) il numero delle manifestazioni dell evento in modo favorevole nel tempo t. Si definisce sicurezza S(t) di una qualunque delle N manifestazioni, riferita al tempo t, il rapporto fra il numero n(t) delle manifestazioni dell evento in modo favorevole nel tempo t ed il numero N totale delle manifestazioni dell evento: S(t) = n(t)/n

172 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il concetto di sicurezza Il limite della nostra conoscenza sulla modalità di manifestazione di un evento (favorevole o sfavorevole) ci spinge, per giungere al valore vero della sua manifestazione, all utilizzo di strumenti principali che si fondano sulla probabilità. Più informazioni abbiamo su un fatto, meno tendiamo ad accusarlo di probabilità o di fortuna. Il disporre della totalità delle informazioni lascia poco spazio alla probabilità. Se S(t) esprime la sicurezza relativamente ad un evento, riferita al tempo t, allora la quantità [1-S(t)] rappresenta il pericolo.

173 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Gli aspetti della sicurezza dell informazione L obiettivo generale della sicurezza delle informazioni consiste nella protezione delle informazioni stesse dalla perdita di: - Riservatezza - Integrità - Disponibilità

174 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il concetto di rischio Se un evento pericoloso possiede la potenzialità di causare danno, il rischio invece è legato alla probabilità o alla frequenza del verificarsi dell evento dannoso ed alla severità (magnitudo) delle sue conseguenze. Un evento contro la sicurezza comporta un pericolo, ma non necessariamente al pericolo segue il danno. In altri termini: il pericolo è conseguente all evento sfavorevole, mentre il danno ha una certa probabilità di seguire.

175 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva L analisi del rischio L analisi del rischio viene svolta attraverso l identificazione dei fattori di rischio mediante l individuazione delle fonti di pericolo e dei beni esposti al pericolo stesso. Un fattore di rischio dipende dall interazione tra la fonte di pericolo e l esposizione del bene alla fonte di pericolo. La presenza contemporanea di entrambi gli elementi comporta la possibilità di cagionare un danno al bene stesso. La fase di identificazione dei fattori di rischio riguarda sia le fonti di pericolo sia i beni o categorie (classi) di beni esposti, con l obiettivo di identificare i fattori tecnici (minacce, agenti interni e/o esterni portatori di minacce, vulnerabilità associate al bene) ed organizzativi che possono dar luogo a condizioni di rischio.

176 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La valutazione del rischio La valutazione del rischio è finalizzata alla stima dell entità dei fattori di rischio, in termini di probabilità e magnitudo. L obiettivo della valutazione del rischio è quello di ottenere un quadro generale ed esauriente dell entità dei rischi presenti, consentendo quindi l attivazione strutturata della fase decisionale.

177 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La valutazione del rischio Per un determinato evento dannoso, si indichi con S(t) la sicurezza che esso non avvenga nel tempo specificato t e con d l entità del danno associato (valore dell impatto, magnitudo). Se p rappresenta la probabilità che il danno si verifichi in presenza dell evento dannoso, allora: Entità del rischio = (probabilità di avvenimento dell evento dannoso) x (coseguenze dell evento) R(t) = [1-S(t)](pxd) Il prodotto (pxd) assume la denominazione di danno probabile, mentre [1-S(t)] esprime l insicurezza (incertezza) o il pericolo naturale, oppure la probabilità di accadimento dell evento dannoso.

178 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La valutazione del rischio * Probabilità di attacco (Patt) Patt D Rischio 1 - Bassa Basso 2 - Moderata Basso 3 - Elevata Basso 4 - Elevatissima Moderato * Danno (D) Basso 1 - Trascurabile Moderato 2 - Modesto Moderato 3 - Notevole Elevato 4 - Ingente Basso * Rischio (Patt x D) Moderato Da 1 a 3 - basso Elevato da 4 a 6 - moderato Elevatissimo da 7 a 9 elevato Moderato da 10 a 16 - elevatissimo Elevato Elevatissimo Elevatissimo

179 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La valutazione del rischio

180 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La valutazione del rischio L obiettivo della valutazione è sostanzialmente quello di ottenere un quadro generale ed esauriente dell entità dei rischi presenti, consentendo quindi l attivazione organica della fase decisionale. La fase decisionale è riassumibile dalla definizione dei criteri di accettabilità e dalla definizione delle priorità d intervento.

181 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Livello di accettabilità e rischio residuo Maggiore è la riduzione del rischio, maggiori sono i costi. Si può in ogni modo accettare un livello di rischio, definito come rischio minimo ammissibile, corrispondente al rischio che rimane dopo l attuazione delle contromisure di protezione; Occorre trovare il punto di equilibrio tra il rischio residuo e il danno ammissibile. Il rischio residuo che corrisponde al danno ammissibile costituisce il rischio residuo ammissibile; Il rischio minimo ammissibile non è statico.

182 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Schema di sicurezza Proprietario impone Contromisure valorizza i desidera minimizzare il per ridurre il Che possono ridurre che possono possedere potrebbe essere consapevole delle Agenti portatori di minacce Vulnerabilità che portano al Rischio sollevano che esplorano le Minacce che aumentano il dei Beni verso i hanno come obiettivo di abusare dei e/o provocare danno

183 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il viaggio in tre fasi Generazione / Acquisizione fatture PA

184 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il viaggio in tre fasi Comunicazione con lo SdI

185 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Il viaggio in tre fasi Conservazione sostitutiva

186 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Rischio del viaggio non organizzato Tratto di strada non considerato Orario dei mezzi non coincidenti Punti di fermata distanti Ecc.

187 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Viaggio con comodità e sicurezza Servizio completo fino a destinazione

188 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Ricezione e smistamento automatico della fattura elettronica

189 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Ricezione e smistamento automatico della fattura elettronica

190 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Ricezione e smistamento automatico della fattura elettronica

191 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Acquisizione della fattura dal sistema contabile

192 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Ricezione e smistamento automatico della fattura elettronica

193 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Liquidazione fattura dell ufficio di competenza

194 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Verifica e monitoraggio dei pagamenti

195 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La fatturazione attiva

196 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La fatturazione attiva

197 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La fatturazione attiva

198 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La fatturazione attiva

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200 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva La fatturazione attiva

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