DISCIPLINARE TECNICO

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1 DISCIPLINARE TECNICO Procedura aperta per la fornitura di beni e servizi hardware e software per la realizzazione del sistema di protocollo elettronico e del sistema di gestione documentale informatizzata degli atti deliberativi ed amministrativi della Provincia di Benevento 1

2 Indice 1. Premessa Riferimenti Legislativi Dematerializzazione Protocollo Informatico Gestione Flussi Documentali Conservazione Documenti Informatici Accessibilità Oggetto della Fornitura Descrizione delle Preesistenze Infrastruttura di rete Macchine di classe server Applicativi Riusabili Protocollo informatico - EGrammata DDD - Delibere Decreti Determine - E-Praxi Archivio atti pregressi Requisiti Funzionali del Software Funzioni Utente Esterno Funzioni Operatore Protocollo Funzioni Operatore Ente Funzioni Operatore Archiviazione documenti Funzioni Amministrazione Protocollazione Delibere Determinazioni Digitalizzazione Componenti principali dell'architettura Portale applicativo Document Management Workflow Mangement Help Desk Requisiti non Funzionali Sicurezza Infrastruttura di rete Infrastruttura software Applicazioni Scalabilità Estendibilità Fornitura hardware Disposizioni Finali

3 1. Premessa La Provincia di Benevento intende realizzare un sistema informativo per la gestione digitale degli atti amministrativi e deliberativi con i seguenti obiettivi: migliorare la qualità dei servizi finali erogati a cittadini ed imprese e ad altri enti locali; garantire la trasparenza amministrativa; riorganizzare e ottimizzare il processo di back-office interno all Ente; garantire servizi di interoperabilità con gli altri enti. Per quanto concerne gli atti amministrativi, il sistema dovrà prevedere la centralizzazione del protocollo informatico secondo quanto decretato dal DPR 445/2000 consentendo: ai vari settori della Provincia di protocollare la documentazione in entrata ed uscita direttamente dai propri centri operativi e seguire il processo amministrativo legato a ciascuna pratica istruita; ai cittadini ed alle imprese di raggiungere direttamente le informazioni di interesse presso i settori amministrativi competenti nell ottica della piena trasparenza degli atti. Il sistema dovrà inoltre offrire la possibilità di mappare ogni processo amministrativo nei suoi passaggi fondamentali per consentire il controllo dell avanzamento di una qualsivoglia pratica.. Per quanto concerne gli atti deliberativi, il sistema dovrà coprire interamente il ciclo di formazione, gestione e pubblicazione sia degli atti di indirizzo politico (Delibere di Consiglio e di Giunta) sia dei successivi atti di gestione operativa (Determine Dirigenziali e relativi allegati), garantendo la piena trasparenza dell azione amministrativa. Il presente documento costituisce il Disciplinare Tecnico per la fornitura del sistema informativo per la gestione digitale degli atti amministrativi e deliberativi della Provincia di Benevento sopra descritto. La fornitura dovrà comprendere sia gli applicativi software sia l hardware necessario per la piena funzionalità del sistema, come dettagliato nelle sezioni seguenti. 3

4 Tale fornitura è parte integrante del progetto GIADA Gestione Informatizzata degli Atti Deliberativi e Amministrativi, finanziato dalla Regione Campania (Ob. Operativo 5.1 egovernment ed einclusion FESR ). 1.1 Riferimenti Legislativi La legge sulla trasparenza amministrativa (Legge 241/90), insieme alla validità giuridica del documento elettronico sancita dalla Legge 59/1997, ha dato l avvio ad una radicale rivoluzione digitale nella Pubblica Amministrazione. Tale rivoluzione trova il suo fondamento legislativo in una serie di norme che regolano la dematerializzazione, il protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali, la conservazione dei documenti informativi, e l accessibilità. Nel seguito si richiamano le principali norme che costituiscono il quadro legislativo cui dovrà uniformarsi la fornitura in oggetto. Il riferimento principale è sicuramente il Codice dell'amministrazione Digitale, emanato con Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82, e pubblicato sulla Gazzetta ufficiale n. 112 del 16 maggio Il Codice ha lo scopo di assicurare e regolare la disponibilità, la gestione, l accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell informazione in modo digitale utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell informazione e della comunicazione all'interno della pubblica amministrazione e nei rapporti tra amministrazioni, cittadini ed imprese. La seduta del Consiglio dei Ministri del 19 Febbraio 2010 ha approvato un Decreto Legge che definisce il nuovo Codice dell Amministrazione Digitale, in attuazione dei criteri di delega contenuti nell articolo 33 della legge n. 69 del Dematerializzzione Il termine dematerializzazione identifica il processo di sostituzione della documentazione amministrativa, solitamente cartacea, in favore del documento informatico. Nell ultimo decennio il termine è entrato nel lessico della gestione documentale e nella normativa, che gli ha conferito pieno valore giuridico. Di seguito si richiamano le principali norme in materia: 4

5 Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, recante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42) Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, n. 445) Protocollo Informatico Il Legislatore (DPR 445/2000, artt.1) definisce il protocollo informatico come l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti, ovvero tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali. Segue la normativa di riferimento: Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie 4 gennaio 2005, punto 2 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell amministrazione. Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie 18 dicembre 2003, punto 3, lett. c) - Linee guida in materia di digitalizzazione dell amministrazione per l anno Circolare AIPA 21 giugno 2001, n "Art. 7, comma 6, del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000, recante 'Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428'- Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili commercialmente." Circolare AIPA 7 maggio 2001, n Art. 18, comma 2, del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272, recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. 5

6 Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n Legge 15 marzo 1997, n. 59, art. 15, comma 2 - Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa Gestione Flussi Documentali I sistemi di gestione dei flussi documentali coordinano tutte le operazioni che riguardano l elaborazione e la trasmissione dei documenti, specificando le attività ed i ruoli di tutti gli appartenenti al processo di lavoro. Un tale sistema segue un documento durante tutto il suo ciclo di vita, fornendo un azione di controllo costante per il suo trattamento. I principali riferimenti normativi sono: Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie 9 dicembre Trasparenza dell azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali. Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie 21 dicembre Linee guida in materia di digitalizzazione dell amministrazione. Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (Testo A). Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28 ottobre Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni Conservazione Documenti Informatici Come richiamato in precedenza, la Legge 59/1997 riconosce per la prima volta piena validità giuridica al documento informatico; successive modifiche ed integrazioni hanno poi puntualizzato il concetto, stabilendo che il documento informatico ha efficacia probatoria, ma la provenienza delle dichiarazioni ivi contenute è provata solo se sottoscritto con firma digitale ed è prodotto secondo specifiche prescrizioni tecniche. Le caratteristiche principali di un documento informatico valido, 6

7 sono l'immodificabilità e la leggibilità nel tempo, indipendentemente dal software utilizzato per produrlo. Seguono i principali riferimenti normativi: Decreto legislativo 22 gennaio Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici Accessibilità Il termine accessibilità fa riferimento alla possibilità di rendere fruibili i contenuti e servizi dei siti Web ad utenti disabili o con dotazioni tecnologiche ristrette. Il riferimento normativo principale per la costruzione di siti accessibili è la cosiddetta legge Stanca (Legge n. 4 del Disposizioni per favorire l accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici. ) cui fanno seguito due decreti attuativi: Decreto del Ministro per l innovazione e le tecnologie 8 luglio Requisiti tecnici e i diversi livelli per l accessibilità agli strumenti informatici. Decreto del Presidente della Repubblica 1 marzo 2005, n Regolamento di attuazione della legge 9 gennaio 2004, n. 4 per favorire l accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici. 7

8 2. Oggetto della Fornitura Il presente documento costituisce il Disciplinare Tecnico per la fornitura chiavi in mano del sistema di gestione documentale e del protocollo informatico della Provincia di Benevento. La fornitura comprende: l analisi, la modellazione e l ottimizzazione dei flussi documentali relativi agli atti amministrativi e deliberativi dell Ente Provincia di Benevento; la progettazione e realizzazione del sistema di gestione del flusso documentale (servizi di document e content management); la progettazione e realizzazione del sistema di gestione del protocollo elettronico (comprendendo l acquisizione e la digitalizzazione del documento cartaceo); la fornitura e l installazione (comprensiva dell integrazione con le infrastrutture preesistenti) dell hardware necessario alla piena funzionalità del sistema; l installazione e la messa in esercizio dell intero sistema; la garanzia di tutte le componenti hardware e software del sistema per 12 mesi a partire dal positivo collaudo finale dell intera fornitura; la manutenzione ordinaria, correttiva e migliorativa, di tutte le componenti software del sistema per 12 mesi a partire dal positivo collaudo finale della fornitura; almeno 150 ore di addestramento del personale della Provincia di Benevento utilizzatore del sistema. Le pagine seguenti forniscono una descrizione dei principali requisiti del sistema. La realizzazione dei componenti software dovrà comunque essere fondata su un attività di analisi e definizione dei requisiti di dettaglio che la ditta aggiudicataria dovrà condurre in collaborazione con il personale della Provincia di Benevento. Il sistema descritto in questo disciplinare dovrà essere fornito chiavi in mano, completo di tutto quanto necessario al suo corretto ed efficiente funzionamento. Oltre a realizzare i requisiti software descritti nel seguito del presente documento, la soluzione proposta dovrà essere aperta all integrazione di applicativi software cosiddetti verticali, ossia che risolvono problematiche specifiche dell Ente, allo scopo di permettere il massimo sfruttamento dell investimento facendo evolvere gradualmente il sistema informativo nel tempo. 8

9 La progettazione del sistema dovrà essere ispirata a criteri di scalabilità e modularità, ciò al fine di consentire non solo il soddisfacimento delle esigenze attuali ma anche la semplice adattabilità alle esigenze future. Dal punto di vista dell utente, la soluzione proposta dovrà garantire servizi facili da usare ed accessibili e dovrà essere affidabile, mentre dal punto di vista della conduzione e gestione, è richiesto che essa sia sicura e facile da gestire. La soluzione proposta dovrà integrarsi con le preesistenze infrastrutturali di rete, al fine di salvaguardare gli investimenti fatti in passato. Le infrastrutture di rete dell Ente Provincia di Benevento, da considerare nella definizione della soluzione da proporre, saranno dettagliate nel successivo paragrafo del presente disciplinare tecnico. Il riuso del software ha assunto negli ultimi anni una rilevanza crescente nell ambito della pubblica amministrazione quale strumento per massimizzare il ritorno degli investimenti attraverso la valorizzazione del vasto patrimonio applicativo di cui dispongono le amministrazioni sia centrali che locali. Coerentemente a tale indirizzo, la progettazione del sistema dovrà integrare, laddove possibile, componenti applicative disponibili attraverso il catalogo del riuso della Regione Campania. Un analisi preliminare ha portato all individuazione di due componenti rilevanti per la presente fornitura, il sistema di protocollo informatico Egrammata ed il modulo di gestione delibere, decreti, e determine - E-Praxi. Pertanto, la soluzione proposta dovrà prevedere l integrazione di tali applicativi. Una breve descrizione degli stessi è fornita nel paragrafo successivo. Resta inteso che le ditte proponenti avranno la possibilità di integrare ulteriori applicativi riusabili. La Provincia di Benevento ha avviato un processo di digitalizzazione ed indicizzazione degli atti amministrativi e deliberativi pregressi. La fornitura oggetto del presente disciplinare tecnico dovrà prevedere l integrazione della base dati relativa a tale digitalizzazione al fine di favorire l integrazione della tradizionale gestione cartacea con quella digitale. In particolare, il sistema dovrà garantire che le funzioni di ricerca siano applicabili in maniera trasparente sia ai nuovi documenti sia a quelli preesistenti. Il paragrafo successivo fornirà le caratteristiche essenziali della base documentale da integrare nell ambito della presente fornitura. 9

10 L utilizzo di software open-source, insieme al riuso, è considerato un fattore abilitante per la riduzione dei costi IT nella pubblica amministrazione. La soluzione proposta dovrà essere fondata, laddove possibile, su componenti software sia infrastrutturali sia applicative open-source. 10

11 3. Descrizione delle Preesistenze In questa sezione vengono descritte le preesistenze da integrare nella progettazione del sistema oggetto della fornitura. Allo scopo, la sezione è suddivisa in 3 parti: la prima illustra l infrastruttura di rete sia locale a ciascuna sede sia per il collegamento delle diverse sedi della Provincia di Benevento; la seconda richiama la dotazione dei server del centro di elaborazione dati della Provincia; la terza parte descrive in modo sintetico due applicativi software offerti nella bacheca del riuso della Regione Campania, candidati all integrazione nel sistema oggetto della fornitura. Le sedi fisiche della Provincia di Benevento sono le seguenti: Via N. Calandra Via Santa Colomba Piazza Castello Via XXV Luglio Via Ricci Viale Mellusi 3.1 Infrastruttura di rete Le reti locali presso le diverse sedi sono realizzate con cavi di piano in categoria 5E, e 2/3 punti connessione per stanza. Fa eccezione la sede presso la Rocca dei Rettori che, per difficoltà legate a vincoli strutturali che impattano sia sul cablaggio che sulla propagazione wireless, ha visto l installazione di una tecnologia Cisco (LRE) per consentire lo sfruttamento dell impianto telefonico come infrastruttura di base su cui veicolare il traffico dati in aggiunta a quello telefonico. I dispositivi attivi (switch, router, hub, ) sono dotati spesso di interfaccia SNMP o equivalente. Il numero totale di punti di accesso è circa 600, mentre il numero delle macchine connesse, dotate di indirizzo IP fisso, è circa 300. La connessione verso l esterno (Internet) è gestita da Telecom Italia con due uscite (ridondate) da 2 Mbps ciascuna con centro stella presso la sede di via Calandra. Tra le diverse sedi è usata la tecnologia VoIP con centrali telefoniche Philips collocate presso la sede di viale Mellusi (come descritto in maggiore dettaglio nelle sezioni che seguono). 11

12 Per l erogazione dei servizi di base, è presente un server per l autenticazione e l accesso alle risorse con 200 profili configurati, un server di posta elettronica interna (su tecnologia Lotus notes) con due domini (uno esterno, provinciabenevento.it, l altro interno, provbn.it) e un file server. Sono operative le seguenti tipologie di servizio di accesso IP: Formula Flat Office 2Mbps, realizzata su linea HDSL a 2 Mbps con banda minima garantita (BMG) pari a 1 Mbps in entrambe le direzioni. Formula Wide Office Plus: accesso realizzato su linea ADSL 2Mbps/512Kbps, con banda minima garantita (BMG) di 512Kbps in entrambe le direzioni. In alcune sedi è attivo un doppio accesso configurato in Load Balancing. Le sedi dotate di doppio accesso sono quelle di Via Calandra, Via XXV Luglio, via Ricci, Rocca dei Rettori di Piazza Castello. 3.2 Macchine di classe server Di seguito si elencano i sistemi di elaborazione e le principali applicazioni installate presenti presso il centro elaborazione dati della Provincia di Benevento. La possibilità di riutilizzare, anche parzialmente, tali risorse per la realizzazione della fornitura oggetto del presente disciplinare tecnico va verificata dalle ditte proponenti mediante l inoltro di specifici e circostanziati quesiti al responsabile del procedimento del presente bando. RACK 1 Armadio Rack Sistema Server HP proliant DL380 3 HD 36,4 GB RAID 5 Unità di Backup DDS4 Server HP proliant DL380 3 HD 36,4 GB RAID 5 Unità di Backup DDS4 Server HP proliant DL380 3 HD 36,4 GB RAID 5 Unità di Backup DDS4 Server Fujitsu Siemens HD 300 GB RAID 5 DVD CDRW Sistema Operativo Windows 2003 Server Windows 2003 Server Windows 2003 Server Sco Open Server

13 RACK 2 Armadio Rack Sistema Server HP proliant DL380 3 HD 146,8 GB RAID 5 Server HP proliant DL380 3 HD 36,4 GB RAID 5 Unità di Backup DDS4 Server Siemens fujitsu Sistema Operativo Windows 2003 Server Linux RACK 3 Armadio Rack Sistema Server HP proliant DL380 3 HD 36,4 GB RAID 5 Unità di Backup DDS4 Server HP proliant DL380 3 HD 36,4 GB RAID 5 Unità di Backup DDS4 Server HP proliant DL380 3 HD 36,4 GB RAID 5 Unità di Backup DDS4 Server Fujitsu Siemens HD 300 GB RAID 5 DVD CDRW Sistema Operativo Linux RED HAT ES4 Windows 2003 Server Windows 2003 Server Unità singole Sistema Sistema Operativo Server IBM Net Finity 5500 Sco Unix Open server 5 HD 4,495 GB RAID 5 Unità di Backup DDS4 Server IBM xseries 225 Windows 2003 Server HD 72,794 GB RAID 5 Unità di Backup: CDROM PC - 1 HD Sco Unix Open server 5 PC - 1 HD Sco Unix Open server 5 PC - 1 HD Sco Unix Open server 5 13

14 3.3 Applicativi Riusabili In questa sezione di fornisce una breve descrizione di due applicativi disponibili attraverso il portale del riuso della Regione Campania per i quali è richiesta l integrazione nel sistema oggetto del presente disciplinare tecnico Protocollo informatico - EGrammata E-Grammata è l'applicativo della Regione Campania per la gestione del Protocollo Informatico presso gli enti pubblici. Nel completo rispetto della normativa vigente, consente l'intera gestione dei documenti nel loro formato tradizionale - cartaceo - e informatico, attraverso: l'acquisizione e spedizione in modalità più o meno decentrata il collegamento tra documenti per monitorarne lo spostamento all'interno dell'ente (flusso documentale) l individuazioni delle informazioni anche con ricerche full- text l'interoperabilità (XML) e la posta certificata la classificazione e gestione degli archivi (corrente, deposito, storico) la gestione del documento elettronico (scanner, fax server e file) l integrazione con sistemi documentali l integrazione con firma digitale l integrazione con i sistemi di Workflow per la gestione dei procedimenti DDD - Delibere Decreti Determine - E-Praxi Descrizione: Delibere, Determine e Decreti (DDD). E-Praxi è l'applicativo per la gestione degli atti amministrativi che consente la formazione, la validazione e l'adozione degli atti di governo direttamente in formato digitale grazie alla integrazione con la firma digitale forte e/o debole. Il sistema gestisce i seguenti flussi: Delibere di Giunta Delibere di Consiglio Determinazioni Decreti 14

15 3.4 Archivio atti pregressi La provincia di Benevento ha avviato un processo di digitalizzazione ed indicizzazione degli atti amministrativi e deliberativi preesistenti. Il processo prevede: la produzione di documenti digitali con risoluzione non inferiore ai 400 dpi in formato PDF/A; il trattamento O.C.R. dell intero testo contenuto nell atto; l ottimizzazione dimensionale del file per una migliore e più veloce visione; la verifica del risultato per singola scansione. La base documentale prodotta da tale processo di digitalizzazione dovrà essere integrata nell ambito della fornitura oggetto del presente disciplinare tecnico. In particolare, dovrà essere possibile applicare le funzioni di ricerca descritte nel seguito del presente documento in maniera trasparente ai nuovi documenti e a quelli oggetto del processo di digitalizzazione delle preesistenze. A tal fine, oltre alla base documentale, fatta dai documenti ottimizzati in formato PDF/A ricercabile, alla ditta aggiudicataria verrà una tabella MySql contenente i record indicizzati per: Tipo Atto; Anno; Numero; Oggetto; Data; File (percorso); due campi automaticamente compilati "time_date" e "internal_id" valevole come chiave primaria. Si riporta di seguito il frammento SQL per la creazione della tabella. CREATE TABLE `jos_fabrik_formdata_2` ( `fabrik_internal_id` int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT, 15

16 `time_date` varchar(255) DEFAULT NULL, `elemento` text, `data` datetime DEFAULT NULL, `numero` varchar(255) DEFAULT NULL, `oggetto` text, `file_upload` varchar(255) DEFAULT NULL, `anno` varchar(255) DEFAULT NULL, PRIMARY KEY (`fabrik_internal_id`) ) 16

17 4. Requisiti Funzionali del Software I requisiti funzionali che saranno descritti in questa sezione fanno riferimento a diverse tipologie di utenti del sistema (stakeholders), sia interni all'organizzazione dell'ente che esterni. Le tipologie di utenti previste, e quindi i relativi profili, sono cinque: utente esterno, operatore protocollo, operatore ente, operatore archiviazione documenti, amministratore. Come stabilito dalla normativa vigente, le amministrazione devono individuare al proprio interno un insieme di Aree Organizzative Omogenee (AOO) ciascuna dotata di un sistema di protocollo informatico. L utente esterno rappresenta il cittadino, un impresa, oppure un altra amministrazione locale, regionale o nazionale, che abbia necessità di accedere al portale per interagire con l Ente Provincia al fine di usufruire di un particolare servizio, tra quelli consentiti per questo tipo di profilo. L operatore del protocollo rappresenta un addetto dell Ente Provincia responsabile dell esecuzione delle procedure di protocollazione dei documenti cartacei e digitali. Tra questi sarà identificato anche un responsabile di protocollo per ogni AOO. L operatore ente rappresenta un addetto dell Ente, che però può avere diverse tipologie di permessi rispetto alle procedure. Rientrano, infatti, in tale categoria sia coloro che hanno la responsabilità di definire e sovrintendere le procedure dell Ente (per esempio i dirigenti ed i responsabili di AOO), sia coloro che hanno la responsabilità di eseguire le procedure dell Ente o parti di esse (per esempio gli impiegati, i tecnici e gli amministrativi). L operatore archiviazione documenti è responsabile della corretta archiviazione della documentazione digitale e cartacea, preservandone la consistenza e la coerenza. Gli operatori sono raggruppati in classi corrispondenti alle AOO di appartenenza. L amministratore è responsabile dell amministrazione dell infrastruttura IT, dell assegnazione di permessi e privilegi sulla base delle indicazioni fornite dal dirigente responsabile dell Ente. 17

18 Per ognuno di questi profili d uso vengono di seguito descritte le funzioni previste. Tutte le funzioni sono accedute tramite un portale Web e l'accesso deve essere controllato da un'adeguata procedura di autenticazione. 4.1 Funzioni Utente Esterno F.1 Registrazione utente. L utente si registra, inserendo i dati necessari alla sua identificazione. Il sistema genera un messaggio che viene inviato via all utente registrato, con le credenziali ed un link di attivazione per abilitare definitivamente l'account. F.2 Immissione richieste ed informative. L'utente esterno può inserire una specifica richiesta o un informativa indirizzata ad una AOO, oppure, nel caso non dovesse conoscere l AOO competente per l evasione di una specifica richiesta, può inviare la richiesta senza ulteriori dettagli per l'instradamento. Una richiesta completa dovrà essere caratterizzata almeno dalle seguenti informazioni: data di apertura, AOO di competenza, parole chiave, utente che ha immesso la richiesta, numero identificativo della richiesta, oggetto, testo. Una richiesta non completa sarà priva delle informazioni relative all'ufficio di competenza. L utente potrà poi verificare la risposta alla sua richiesta nella propria casella di posta elettronica. La risposta dovrà essere caratterizzata almeno dalle seguenti informazioni: data di apertura, data di chiusura, operatore che ha prodotto la risposta, numero identificativo della richiesta, oggetto, numero identificativo della richiesta, testo della risposta, allegati alla risposta. F.3 Ricerca e visualizzazione dello stato delle proprie richieste. L'utente esterno che ha effettuato una richiesta, in ogni momento deve poter visualizzare lo stato di avanzamento delle richieste che egli ha immesso ed una ipotesi sulla data di chiusura. Gli stati di avanzamento previsti per una richiesta sono: aperta,immessa dall utente, ma non ancora presa in carico dall operatore in lavorazione, presa in carico dall operatore ma non ancora risolta risolta, la richiesta è stata risolta chiusa, dopo la notifica del risultato all utente che aveva fatto la richiesta, questa viene chiusa. F.4 Navigazione del portale nelle aree libere. Il portale deve prevedere delle aree libere, cioè accessibili senza richiesta di autenticazione. In tali aree deve essere possibile accedere ad informazioni di pubblica utilità, sotto forma sia di contenuti nelle pagine 18

19 html, che di risorse in file di formato adeguato, quali rapporti (pdf, word, TeX, zip, ed altri), immagini (jpeg, png, gif, ed altri), video (avi ed altri). F.5 Navigazione del portale nelle aree protette. Accesso all area riservata del portale per accedere alle applicazioni specifiche. Il portale deve fornire la possibilità di accedere ad applicazioni specifiche, che saranno dettagliate nel seguito del documento, le quali però richiedono permessi specifici. 4.2 Funzioni Operatore Protocollo F.6 Utilizzo funzioni di protocollo elettronico. L utente autorizzato ad utilizzare le funzioni del componente di protocollo, di cui si tratterà nel seguito del documento, deve accedere al menù delle funzioni per la gestione del protocollo elettronico. Le informazioni che il protocollo deve contenere sono quelle previste dalla normativa corrente: numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili impronta del documento informatico se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile. codice identificativo dell amministrazione e dell AOO. F.7 Protocollazione di documenti ricevuti e inviati mediante Posta Elettronica Certificata. Similmente a quanto detto per i documenti cartacei, il sistema deve consentire la protocollazione dei documenti ricevuti o inviati mediante Posta Elettronica Certificata. F.8 Identificazione del documento protocollato, in caso di documento cartaceo, l operatore di protocollo deve poter stampare un etichetta identificativa (codice a barre) da associare al documento originale. F.9 Ricerca e visualizzazione dei documenti protocollati. L operatore del protocollo deve poter effettuare ricerche fra i documenti protocollati usando differenti criteri di ricerca, 19

20 fra cui: numero di protocollo, data di registrazione, mittente, destinatario, oggetto, codice identificativo dell amministrazione, codice identificativo dell AOO, testo libero, operatore incaricato. F.10 Gestione digitalizzazione documenti. L utente autorizzato ad utilizzare le funzioni del componente di digitalizzazione dei documenti, di cui si dettaglierà nel seguito del documento, deve accedere al menù delle funzioni per la gestione della digitalizzazione dei documenti per trasformare il documento cartaceo in una rappresentazione elettronica. F.11 Gestione richieste sottomesse dagli utenti esterni attraverso il portale. Ogni richiesta la cui AOO di competenza sia stata indicata dall utente che l ha immessa (o individuata dal sistema sulla base delle keyword), viene indirizzata all operatore preposto. Tale operatore, dopo aver accettato di prendere in consegna la richiesta, si occupa di rispondere adeguatamente alla richiesta. La risposta alla richiesta dovrà essere inviata alla casella di posta elettronica dell utente che aveva immesso la richiesta. Nel caso non dovesse essere immessa la competenza della richiesta questa verrà inviata ad un operatore incaricato di assegnare la competenza ed inviarla all operatore più adeguato. F.12 Ricerca e visualizzazione dello stato delle richieste. L operatore del protocollo deve poter ricercare una possibile richiesta usando differenti criteri di ricerca (data di immissione, data di chiusura, operatore incaricato, ufficio di competenza, parole chiave, utente che ha immesso la richiesta, oggetto della richiesta) e visualizzarne lo stato di avanzamento. 4.3 Funzioni Operatore Ente F.13 Gestione procedimenti. Per ciascun procedimento deve essere possibile definire il flusso delle attività di lavoro, assegnando a queste il responsabile della corretta esecuzione, i documenti previsti in ingresso e quelli attesi come prodotti dell attività. Deve essere possibile definire le relazioni tra le diverse attività sia in termini di sequenza logica che temporale. F.14 Gestione richieste assegnate. Per ogni richiesta di competenza l operatore Ente riceve una notifica corrispondente alla richiesta. L operatore prende in consegna la richiesta attraverso l accettazione. L operatore, una volta risolta la richiesta, la chiude. L operazione di chiusura della richiesta si conclude con l invio della risoluzione della richiesta all utente che aveva eseguito l immissione della richiesta. Se una richiesta è 20

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