BILANCIO BILANCIO PREMESSA

Transcript

1 PREMESSA Il programma ARGO- costituisce uno strumento di elaborazione completo e flessibile realizzato per gestire in modo efficace tutte le informazioni e tutti gli adempimenti legati alla gestione finanziaria delle istituzioni scolastiche di ogni ordine e grado, in funzione sia di quanto previsto dalla vecchia normativa in materia di istruzioni amministrativo-contabili (D.I. 28/05/1975 e C.M. n.286 del 20/12/2000 ) sia nel pieno rispetto delle varie disposizioni ministeriali impartite dal Ministero con il nuovo Regolamento di Contabilità (Decreto Ministero Pubblica Istruzione n 44 del 01/02/2001). Il software consente la gestione dell anno finanziario relativamente alla Previsione, Gestione e Conto consuntivo prevedendo l apertura del nuovo esercizio con il riporto dei dati in modo automatico. Il programma è fornito con il capitolato in vigore suddiviso in Titoli/Categorie/Capitoli se trattasi di gestione antecedente al nuovo regolamento di contabilità e in Aggregazioni/Voci se invece si lavora con il nuovo. Ricordiamo che il passaggio al nuovo regolamento è comunque opzionale. Un unica finestra di gestione delle Uscite/Entrate consente il caricamento di Impegni/Accertamenti e di Mandati/Reversali sulla voce sia in competenza che in residuo tenendo sotto controllo sia i movimenti precedenti sulla voce che la disponibilità della stessa. Alcune tabelle si presentano già caricate; l utente potrà comunque caricarle e/o personalizzarle in relazione alle esigenze della scuola che sta utilizzando il programma. L esecuzione del programma ha inizio cliccando sul desktop sull icona corrispondente al programma Bilancio. L accesso può anche essere condizionato dall immissione da parte dell utente di una password. A tal proposito il software contiene una Gestione Accessi che si attiva solo se l utente ha scelto di lavorare con la password. Il nome utente per default è SUPERVISOR così come la password è uguale a SUPERVISOR: NOTA: iniziando ad usare per la prima volta il programma è necessario accedere alla procedura TABELLE ( vedere parte finale del presente manuale) e caricare e/o personalizzare tutti i dati richiesti nella tabella DATI UTENTE. La struttura del bilancio proposto è modificabile in ogni sua parte e ciò consente all operatore di adeguarla ed integrarla autonomamente secondo le esigenze della scuola che la utilizza e prevedendo la gestione di sottovoci per la tenuta di diverse schede contabili per voce. Con l entrata in vigore del Nuovo Regolamento di contabilità gli importi devono considerarsi espressi in euro. In tutte le procedure contabili del programma comunque è presente una funzione che consente, cliccando con tasto destro del mouse sul singolo importo, di effettuare automaticamente la conversione lira-euro e euro-lira. Il programma Argo-Bilancio aggiorna costantemente ed automaticamente i totali e il riepilogo generale man mano che l operatore provvede al caricamento della previsione delle voci consentendo attraverso una finestra di quadratura di seguire l entità dello spareggio. È presente un apposita funzione per la gestione delle variazioni di bilancio apportate durante l anno. Sono previsti inoltre il caricamento e la gestione dei Progetti/Attività contenuti nel Piano Offerta Formativa (P.O.F) della scuola. 1 2

2 INSTALLAZIONE SISTEMA Per l installazione del programma è sufficiente seguire le istruzioni operative contenute all interno del foglietto di copertina del CD-ROM. La procedura d installazione creerà in ogni caso un icona sul desktop per l avvio immediato del programma. Questa procedura è utilizzata per l uscita dal programma e per selezionare il tipo di stampante in uso. Inoltre quando ci si trova all interno di una qualunque finestra del programma, la funzione Sistema consente di attivare le stesse funzionalità che, nell ambito della finestra, possono essere avviate anche attraverso le icone della barra degli strumenti. MENU PRINCIPALE COPIE DI SICUREZZA All avvio Argo-Bilancio apre la finestra dell applicazione che contiene il menù principale suddiviso secondo il seguente schema: SISTEMA Al fine di tutelare il lavoro che è svolto è indispensabile produrre periodicamente le copie di sicurezza dei dati contenuti nel programma. In caso di blocco irreversibile del programma o del computer, o si subisce un furto, sarà sufficiente reinstallare il programma e trasferire le copie di sicurezza per riprendere il lavoro dal punto in cui ci si era fermati. PREVISIONE GESTIONE STAMPE TABELLE ALTRO 3 4

3 Tranne per i casi sopracitati, è evidente che l operazione di ripristino delle copie di sicurezza non va MAI effettuata. Un difetto delle copie potrebbe, in fase di ripristino, trasferirsi sul computer facendoci perdere irrimediabilmente i dati preesistenti. Inoltre è chiaro che pure un difetto delle copie di sicurezza rende inutile l eventuale ripristino, nel momento in cui ciò fosse necessario. Occorre pertanto essere sempre sicuri di possedere copie di sicurezza valide. Il file che contiene tutti i dati del programma Bilancio si chiama Bilancio.db e per default si trova nella cartella ARGO/SQLDatabase. Il file in base ai dati contenuti può raggiungere dimensioni pari a diverse decine di Mb; ciò significa che, in genere, pur comprimendo l archivio, difficilmente la copia può essere contenuta in un solo dischetto. In caso di ripristino, il file spezzato su più dischetti è automaticamente ricucito dalla procedura a patto che non si verifichi alcun interruzione derivante da difetti del supporto magnetico utilizzato. Suggeriamo pertanto di procedere, parallelamente alla creazione di copie su floppy disk, con la copia fisica del file.db su supporti alternativi, come dischi IOMEGA, su CD-ROM, su unità (computer remoti) appositamente destinate al mantenimento delle copie degli archivi. Ma ogni quanto tempo vanno fatte le copie di sicurezza? Non esiste un termine valido per tutti; dipende dal lavoro svolto. Certamente è consigliabile fare una copia dopo un inserimento massiccio di dati e con una cadenza mensile o settimanale. Nulla comunque vieta di fare una copia giornaliera di sicurezza ( la procedura interna del programma fissa nel nome del file la data in cui viene fatta la copia). CREA COPIA Questa funzione consente di comprimere il file origine; quindi si potrà scegliere se creare il file di backup (copia) in floppy disk (A) oppure su altra destinazione (ad esempio l unità remota G che è un semplice computer destinato a raccogliere le copie d sicurezza). In tale contesto è possibile specificare se e quando si vuole un avviso che ricordi di effettuare una nuova copia. RIPRISTINA COPIA Occorre specificare l unità sorgente ed indicare il nome del file ( il pulsante Sfoglia semplifica l eventuale immissione di tale dato. Si fa presente che dal menù Argo è sempre attiva la procedura (indipendente) di Copia/Ripristino di backup. Infatti è possibile selezionare anche il sistema con il quale si vuole effettuare la copia o ripristinarla (Pkzip/Pkunzip, Backup/Restore, Backup di Windows). Suggeriamo di scegliere il metodo che utilizza Pkzip.exe e Pkunzip.exe in quanto esso è compatibile con qualsiasi sistema operativo. Inoltre basta che siano presenti i due files senza dovere intervenire sulle configurazioni del computer. 5 6

4 PREVISIONE STRUTTURA DI BASE La voce di menù PREVISIONE si suddivide nelle seguenti funzioni: Struttura di base Compilazione previsione Quadratura previsionale Utilizzo entrata Variazioni previsione Elenco variazioni annuali Progetti/Attività: Schede, Storni, Elenco Variazioni/Storni Si accede a questa procedura cliccando sul menù Previsione/Struttura di Base o direttamente tramite la relativa icona situata sulla barra degli strumenti. Il programma proporrà la finestra Struttura Bilancio Previsione contenente la struttura degli anni finanziari presenti suddivisa in Entrate e Spese. Selezionando l anno finanziario a cui si riferisce il bilancio e poi cliccando sul segno + posto accanto alle Entrate e/o alle Spese si visualizzerà l elenco dei Titoli/Aggregazioni, delle Voci e Sottovoci che costituiscono le entrate e le spese dell anno finanziario scelto. Se si lavora con il Nuovo Regolamento di contabilità cliccando sul segno + posto accanto alla Entrate e/o alle Spese si visualizzerà l elenco delle Aggregazioni e delle Voci che rappresentano le entrate e le spese dell anno finanziario selezionato. 7 8

5 INSERIMENTO DI UNA VOCE All interno della finestra Struttura Bilancio posizionandosi su Titolo/Aggregazione o su una Voce ed utilizzando le icone della barra degli strumenti è possibile effettuare una serie d operazioni come ad esempio, aggiungere una nuova voce o definire una sottovoce (serve per dettagliare ulteriormente una voce). Cliccando sull icona si apre la finestra Definizione voce suddivisa in due sezioni Voce e Sottovoce. Facendo clic sul pulsante l utente può specificare se si tratta di una voce per Oneri, Oneri ed Emolumenti, Altro. Per quanto riguarda la tipologia del fondo occorre indicare la provenienza ovvero se appartiene ad una delle seguenti categorie: Conto Stato, Non vincolati, Altro, Azienda Agraria, Qualsiasi. Tale informazione consentirà la gestione separata dei fondi. Confermando il tutto con OK automaticamente il programma inserirà la nuova voce visualizzandola nella struttura ad albero. Inoltre tramite il pulsante del campo Particolarità si può indicare se si tratta di: Avanzo Vincolato Non Vincolato (non consente emissione di movimenti) Fondo di riserva (non consente di emettere movimenti) Partita di giro Disponibilità Nessuna significa che la voce si comporta normalmente Nella sezione Voce occorre specificare obbligatoriamente il numero della voce e poi una serie di specifiche descrittive che saranno riportate nella stampa del bilancio di previsione e nelle finestre dove appare la voce. E possibile anche inserire e/o modificare gli importi di previsione Anno Corrente e/o Anno Precedente. Nella parte riguardante il Nuovo Esercizio Finanziario, occorre specificare la voce di riferimento del nuovo anno finanziario per automatizzare il riporto della previsione dell anno precedente. Per inserire una voce di residuo, da non riportare nel bilancio di previsione, occorre disattivare il flag Competenza. Questo eviterà l uso della voce nell emissione di movimenti di competenza e l inserimento di dati di previsione. 9 10

6 Se il flag Competenza è attivo allora la voce è elencata nella compilazione del bilancio, nell emissione di movimenti a residuo, etc; mentre se non è attivo, il programma gestirà solo i residui. INSERIMENTO DI UNA SOTTOVOCE Posizionandosi sulla voce di livello superiore e cliccando sulla cartella Sottovoce si apre il pannello dove con l ausilio delle icone situate in basso e è possibile inserire e/o cancellare una sottovoce. Ricordiamo che prima di cancellare una sottovoce viene verificato che non esistano mandati, reversali etc. MODIFICA DI UNA VOCE/SOTTOVOCE L icona consente di modificare la voce selezionata consentendone di modificare tutti i dati se il Bilancio di previsione (che con il nuovo regolamento di contabilità si chiama Programma annuale) non è ancora approvato. Altrimenti non sarà possibile modificare i dati contabili. I pulsanti Taglia e Incolla servono a spostare una voce mentre i pulsanti Copia e Incolla consentono di duplicare la voce in base alle esigenze dell utente, ad esempio, da titolo a titolo o da anno in anno. Se la voce su cui si sta lavorando dovesse già essere presente nell anno finanziario di destinazione il programma invierà il messaggio che avverte l utente circa l impossibilità di spostare la voce. FUNZIONE DI RICERCA VOCE L icona attiva la funzione di ricerca del programma che si avvale di sofisticate funzioni di consultazione dei dati al fine di permettere rapidamente l individuazione dell elemento da ricercare. Il criterio di ricerca Immediato prevede l immissione nell apposito riquadro del dato da ricercare e cliccando sul tasto CERCA nella parte inferiore della finestra verrà visualizzato il risultato della ricerca; quindi scegliere il dato e confermare con OK. Oppure cliccando direttamente sul tasto CERCA si visualizza la lista delle voci presenti in archivio dalla quale selezionarne una e cliccare poi su OK. Il criterio di ricerca Avanzato consente di esprimere le condizioni di ricerca per tutti i campi indicando ad esempio, l anno di bilancio oppure solo la descrizione della voce. Dopo avere inserito l elemento che interessa il tasto CERCA individuerà la voce con i dati impostati dall utente. Il metodo di ricerca Selettivo permette l individuazione dei dati in base alle opzioni attivate utilizzando gli operatori logici. La finestra di ricerca con il criterio Selettivo è suddivisa in quattro sezioni: la prima colonna consente di scegliere il campo fra quelli disponibili per la ricerca; la seconda indica l operatore logico da applicare per la ricerca; la terza indica il valore su cui effettuare l operazione richiesta. La quarta ed ultima sezione a destra permettono di specificare la condizione logica tra quelle inserite. Una funzionalità che si attiva per tutte le fasi di ricerca del programma è quella che consente di visualizzare il risultato della singola ricerca ordinato in base al titolo della colonna su cui clicca l operatore; ad esempio, posizionato sulla colonna Voce l ordine di visualizzazione sarà per Voce oppure su Descrizione l ordine sarà espresso per descrizione

7 COMPILAZIONE PREVISIONE Dal menù Previsione/Compilazione Previsione o cliccando sull icona si accede alla procedura Bilancio di Previsione o Programma Annuale nel caso di Nuovo Regolamento. Attivata questa funzione e selezionato l anno finanziario, il programma visualizzerà la finestra che riporta l intera struttura del capitolato del Bilancio di previsione/programma annuale sul quale s intende lavorare e con la finestra di quadratura attiva che può essere chiusa quando si vuole. Le colonne editabili sono: Anno corrente e Anno precedente mentre Variazione non è editabile in quanto non previsto dal nuovo regolamento di contabilità. Anche nel caso di gestione antecedente al nuovo regolamento, nella colonna Anno precedente è riportata automaticamente la previsione definitiva dell anno precedente e la colonna è editabile. Nella colonna Anno corrente l utente può intervenire manualmente immettendo nelle varie voci gli importi relativi alla previsione per l anno finanziario preso in considerazione. L importo della colonna Variazioni è il risultato delle variazioni in più o in meno calcolato automaticamente dal programma man mano che l utente inserisce gli importi relativi alle voci nella colonna Anno corrente. Vediamo le funzioni relative alle icone situate sulla barra degli strumenti in alto nella finestra corrente. In fase di compilazione del programma le voci che sono state utilizzate per i progetti del POF riportano a sinistra l icona Previsione progetti. Cliccando sull icona Avanzo attiva solo sulle spese, si visualizza la finestra Gestione Avanzo. La finestra, che si apre solo se sono stati inseriti importi nelle voci relative all avanzo, consente di inserire le quote di avanzo vincolate e non vincolate previste nelle voci di spesa. Le informazioni riportate sono: Voce, Descrizione, Totale e Quota rimanente dell Avanzo Vincolato e Non Vincolato, Importo previsto, Quantità di avanzo vincolato e non vincolato

8 Le frecce consentono di spostarsi indietro o avanti negli anni; l icona permette di richiamare in qualsiasi momento la finestra di quadratura del bilancio in modo tale che l operatore, in fase di compilazione, abbia sempre disponibile la situazione del bilancio. Cliccando sull icona il programma propone una schermata che riporta dei grafici illustrativi in merito alla distribuzione della previsione per Entrate e per Spese. Il pulsante di stampa consente di ottenere su carta una stampa di spunta non ufficiale per uso interno. QUADRATURA PREVISIONALE Questa funzione consente di mettere a confronto le cifre inserite nel programma annuale con quelle inserite nelle schede nonché di controllare l avanzo vincolato e non vincolato ripartito tra le spese

9 UTILIZZO ENTRATA Con questa funzione è possibile ottenere o una stampa analitica per voce d entrata nella quale è evidenziata la situazione previsionale, le variazioni della voce e la relativa ripartizione nelle schede finanziarie o una stampa sintetica che per le voci d entrata indica previsione iniziale, variazione, stanziamento, previsione nei progetti attività, etc. APPROVAZIONE DI L icona Approvazione Bilancio, se attiva, indica l avvenuta approvazione del bilancio. Il programma comunque, in caso di erronea approvazione, consente di potere intervenire ed apportare eventuali modifiche ove necessario. Cliccando sull icona si visualizzerà un pannello all interno del quale un flag attivato segnalerà lo stato di approvazione del bilancio e la data. L utente potrà confermare facendo clic su OK oppure disabilitando il campo di spunta Approvato avrà la possibilità di disattivare lo stato di approvazione e di intervenire sul bilancio in base alle proprie esigenze. Cliccando sull icona Progetti/Attività si visualizzerà il pannello Variazione suddiviso in due cartelle Voci d entrata e Tipo spesa. Nella parte superiore della finestra l operatore ha la possibilità di specificare eventuali note alla variazione. Nella sezione Voci d entrata, dove sono evidenziate le voci su cui è stata effettuata la variazione, occorre inserire gli importi che provengono dalle risorse finanziarie mentre nella cartella Tipo spesa occorre distribuire la variazione per tipo spesa cliccando sul + accanto al tipo spesa e selezionando il conto nella parte bassa verranno evidenziati tutti i sottoconti con l indicazione della previsione, le variazioni precedenti e la possibilità di inserire quella corrente. Una serie di controlli di congruenza numerica assicureranno l esatta imputazione delle somme. Cliccando sull icona sarà possibile stampare il Modello F che riporta le modifiche effettuate al Programma Annuale dell esercizio finanziario considerato specificando il dettaglio su Programmazione approvata, Variazione e Programmazione alla data corrente. Invece cliccando sull icona sarà possibile stampare il Decreto di variazione che è un modello personalizzabile dall utente. VARIAZIONI PREVISIONE Selezionato l anno finanziario ed attivata la procedura dal menù Previsione/Variazione di bilancio si visualizzerà la finestra Variazioni di Bilancio relativa all anno scelto. Nella finestra viene riportata la struttura di base ed è suddivisa in quattro colonne che per ogni voce contengono Stanziamento anno corrente, Variazioni precedenti, Variazione attuale, Stanziamento totale. Per prima cosa l utente dovrà indicare la data ed inserire manualmente nella colonna Variazione attuale l importo della variazione che intende effettuare che può essere preceduto dal segno meno in caso di diminuzione della previsione. In fase di salvataggio dei dati, il programma assegnerà automaticamente un numero progressivo e contemporaneamente si attiverà sulla barra degli strumenti l icona Progetti/Attività. Infatti se la variazione coinvolge una voce di spesa, occorre andare a modificare anche la relativa scheda finanziaria illustrativa cliccando sull icona Progetti/Attività. Ricordiamo che tale icona si attiva solo se è stata compilata almeno una volta la sezione descrittiva per quella voce di spesa e su cui è stato inserito un importo di variazione

10 La stampa del modello G (modifica alla scheda illustrativa finanziaria del programma annuale) avviene dalla apposita icona di stampa attiva sulla finestra principale delle variazioni. Cliccando sul pulsante all interno della sezione Delibera il programma propone un pannello di ricerca dal quale selezionare eventualmente una delibera da assegnare all insieme delle variazioni. Effettuata la selezione i campi della suddetta sezione si riempiranno con le informazioni sulla delibera: Numero, Data, Causale, Organo deliberante. L icona serve per cancellare la delibera precedentemente selezionata. Cliccando sull icona Decreto di variazione il programma propone due modelli di decreti di variazione. L icona si attiverà al momento del salvataggio della variazione. Se si intende modificare una variazione basta cliccare sull icona di modifica. Di seguito si aprirà un pannello dal quale impostando dei valori è possibile selezionare la variazione che interessa. Confermando con OK, automaticamente si visualizzerà la variazione prescelta ed apportare le modifiche volute. Mentre cliccando sull icona Quadratura si attiva la finestra di quadratura delle Variazioni/Storni dell anno finanziario preso in considerazione. ELENCO VARIAZIONI ANNUALI Attivata la funzione, il programma propone un anteprima di stampa che riassume le variazioni effettuate nell esercizio selezionato dettagliando le voci d entrata e d uscita coinvolte nella variazione e i relativi importi. Per ottenere la stampa definitiva basta cliccare sull icona di stampa. PROGETTI/ATTIVITA Il concreto dispiegarsi dell autonomia delle singole unità scolastiche, prevista dall art. 21 della Legge , n. 59, implica la capacità di ogni scuola di progettare e realizzare un proprio Piano dell Offerta Formativa. Tale impegno è richiamato dal Regolamento attuativo dell autonomia entrata in vigore dal 1/09/2000 ai sensi del D.P.R. n.275 dell 8 marzo 1999 recante norme in materia di autonomia delle istituzioni scolastiche. Il Piano Offerta Formativa viene elaborato dal collegio dei docenti sulla base delle attività generali della scuola e delle scelte di gestione ed amministrazione definiti dal consiglio di circolo o di istituto. Il software Argo-Bilancio prevede la funzione Progetti/Attività che consente il caricamento e la gestione dei progetti contenuti nel P.O.F. della scuola. La preparazione del P.O.F. segue di pari passo la redazione del piano finanziario ed ogni scuola deve far corrispondere ad ogni proposta d attività da inserire nel Piano dell Offerta Formativa una scheda che ne rappresenti anche gli aspetti finanziari come impegni di spesa, modifiche, situazione finale ed altro. ELENCO INCONGRUENZE Con questa stampa il programma consente di effettuare un controllo sulla presenza di eventuali incongruenze nelle variazioni di bilancio avvenute nell anno segnalando l aggregato/voce dove si sono verificate in modo che l operatore possa intervenire per apportare le correzioni necessarie

11 SCHEDE Dal menù Previsione/Progetti/Attività/Schede si accede alla finestra Progetti contenente l elenco dei progetti numerati progressivamente. Posizionandosi su quello che interessa e cliccando sull icona Definizione Progetto il programma propone la finestra Sezione Descrittiva che consente di compilare la sezione descrittiva in tutte le sue parti (Responsabile, Obiettivi, Risorse, etc..) Nella colonna Importo progetto della sezione Voci d entrata occorre specificare l importo destinato al progetto mentre facendo clic nella sezione Tipo spesa si renderà visibile l elenco delle tipologie di spesa; selezionandone una è possibile indicare la ripartizione delle spese del progetto inserendo gli importi negli appositi campi situati in basso nella finestra. Cliccando sull icona Definizione dettaglio si attiva un pannello che consente all operatore di costruire un dettaglio del progetto. Al comparire dell elenco progetti precedentemente definiti nella sezione descrittiva occorre cliccare sull icona Definizione progetto per caricarne i dati finanziari. Se gli importi sono noti basta digitarli nelle voci d entrata e ripartirli nei Tipi spesa: naturalmente il programma effettua degli opportuni controlli tra entrate e spese del progetto con messaggi che avvisano l utente al verificarsi di incongruenze. La ripartizione della spesa va effettuata nella sezione Tipo spesa cliccando sul ramo che indica il mastro; nella parte inferiore sarà possibile digitare gli importi di spesa (anche pluriennali) previsti E possibile calcolare il costo di un progetto cliccando sull apposita icona Dettaglio progetto che consente il prelievo dall apposita tabella Dettagli progetto (vedi Menù Tabelle/Dettagli Progetto) delle voci tipiche. Se sono stati inseriti i dettagli del progetto il programma controllerà la coerenza delle somme necessarie al progetto con le somme ripartite nei mastri. Al fine di evidenziare la quadratura tra voci di entrata e uscita per ogni scheda abbiamo attivato una comoda finestra di quadratura che si attiva all'apertura della scheda ma che può essere spostata, chiusa e riaperta dall'apposita icona presente sul menù della finestra. Inoltre posizionandosi su un progetto sulla sezione Progetti (quella principale per intendersi) si attiveranno le icone di stampa della scheda illustrativa e della sezione descrittiva del Progetto\Attività. L icona di stampa, infatti, consente di ottenere un anteprima di stampa della Scheda illustrativa finanziaria compilata dall utente. Tale scheda va predisposta per ogni progetto e costituisce anche un utile strumento per il controllo di gestione. STORNI Una volta attivata questa funzione il programma propone una finestra di ricerca dalla quale selezionare il Progetto su cui si intende effettuare uno storno. Lo storno consiste in una variazione all interno della scheda illustrativa. Selezionato il progetto, si visualizza la finestra Storno all interno della quale è possibile modificare la data ed inserire note allo storno, ad esempio, assegnare un nome; la qual cosa è utile in fase di individuazione della modifica. Posizionati poi sulla sezione Voci d entrata inserire gli Storni/Variazioni sulle entrate mentre sulla sezione Tipo spesa cliccare sul conto/sottoconto desiderato per effettuare gli storni. La somma delle operazioni deve essere uguale a 0 sia in entrata che in uscita. I tasti e consentono di ricercare ed inserire gli storni. ELENCO VARIAZIONI\STORNI Selezionando l anno questa funzione consente di ottenere una stampa riepilogativa delle Variazioni/Storni dei Progetti/Attività

12 GESTIONE GESTIONE ENTRATE Il software Argo-Bilancio consente la gestione delle Entrate e delle Spese in un unica finestra nella quale è previsto il caricamento di Impegni/Accertamenti e/o di Mandati/Reversali sulla voce sia in competenza che in residuo. In assenza di bilancio approvato è consentita una gestione provvisoria nei limiti dei corrispondenti stanziamenti di spesa dell ultimo bilancio approvato. Tutte le principali operazioni che riguardano la fase di Entrata sono gestite nello stesso ambiente a cui si accede dal menù: Gestione/Entrate o direttamente tramite il pulsante posto sulla barra degli strumenti.. Nel caso si tratti del primo anno d installazione del programma non è consentito spostarsi avanti o indietro negli anni ma si ha in ogni caso la possibilità di inserire dei residui. Gli Impegni e gli Accertamenti vengono creati contestualmente all emissione del mandato o della reversale qualora l operatore non specifichi l impegno o l accertamento di riferimento

13 La finestra consente di individuare facilmente l entità su cui eseguire le operazioni che interessano. Il menù e la barra degli strumenti variano secondo l elemento selezionato abilitando le voci di menù (e quindi le icone) le cui azioni sono ammesse per l entità selezionata. Ad esempio l icona situata nella barra degli strumenti serve per ricercare tutti gli accertamenti se il movimento selezionato è Accertamenti; oppure tutte le reversali se il movimento selezionato è Reversali. Posizionandosi sull Accertamento si attivano i pulsanti della barra degli strumenti e quindi le funzionalità ad essi corrispondenti. Le icone sono le seguenti: Accertamento Modifica Situazione Annulla senza cancellare Ricerca Accertamento Elimina (solo ultimo movimento effettuato) Ripristina entità annullata (si attiva sul movimento da ripristinare) Variazioni a residuo Stampa Accertamento 25 26

14 SELEZIONE VOCE Nella finestra corrente occorre prima di tutto selezionare il tipo di movimento che s intende effettuare Accertamento o Reversale; quindi indicare la voce. Se l operatore conosce il numero della voce potrà inserirlo direttamente nell apposito campo e poi premere il tasto Invio; altrimenti digitando un numero, automaticamente il programma farà vedere tutte le voci che soddisfano quella ricerca cioè quelle che iniziano con il numero di voce indicato. Oppure cliccando sul pulsante partirà la ricerca generica del programma e si aprirà una schermata contenente l elenco delle voci espresse per Numero, Descrizione, Previsione corrente, Previsione precedente. Selezionarne uno e confermare con OK: Automaticamente si visualizzerà uno schema ad albero della voce formato dagli Accertamenti o dalle Reversali ad esso collegate. Inoltre nella parte più bassa viene riportata la situazione sintetica relativa alla voce sulla quale si stanno effettuando le operazioni: Stanziamento, Totale accertamenti, Importo da accertare, Totale residui, Reversali su residui, Totale reversali. INSERIMENTO DI UN ACCERTAMENTO Dopo avere selezionato la voce occorre scegliere l opzione Competenza e cliccare sull icona Nuovo Accertamento. Si aprirà la finestra Nuovo Accertamento all interno della quale l operatore inserirà le informazioni obbligatorie: Importo, Data, Oggetto, Debitore ( il campo Oggetto è editabile ma se si intende inserire un oggetto già esistente nella tabella Causali basta cliccare sul pulsante posto accanto al riquadro richiamando la tabella mentre l inserimento di un debitore avviene solo tramite il pulsante ) Facendo clic su si seleziona la tipologia del fondo che verrà posta uguale a quella definita nella struttura della voce. Nella parte bassa della schermata è possibile specificare i dati relativi alla Delibera da associare eventualmente all accertamento: Numero (cliccare sul pulsante per richiamare l apposita tabella delle delibere), Data, Causale, Organo deliberante. L icona consente di cancellare la delibera

15 La sezione Progetti sarà attiva qualora la voce d entrata selezionata sia stata utilizzata per finanziare Progetti/Attività. selezionando la tab page Progetti è possibile associare l importo dell accertamento ai progetti. Effettuando il salvataggio il programma si posiziona sull accertamento appena inserito contraddistinto dal solo numero progressivo se si tratta di accertamento di competenza; in caso di accertamento di residuo verrà indicato anche l anno di riferimento. Da un punto di vista grafico nella schermata corrente il colore dell icona degli accertamenti emessi sulla voce risulta giallo se si tratta di accertamenti inseriti dall utente; mentre è bianco in caso di accertamenti creati automaticamente a seguito di emissione di una reversale non collegata a nessun accertamento. Inoltre sempre nell ambito della finestra di emissione dell accertamento, posizionati sulla voce il programma visualizza nella parte bassa della videata un prospetto sintetico contenente le informazioni su: stanziamento, totale accertamenti, quanto resta da accertare, residui, reversali su residui, totale reversali. Invece cliccando sull accertamento si può consultare il dettaglio relativo al Debitore ed all importo originale. ACCERTAMENTO A RESIDUO RICERCA ACCERTAMENTO Se si conosce il numero basta cliccare su Accertamento e poi cliccare sull icona di ricerca e digitarne il numero, cliccare su Cerca e selezionarlo con OK. Oppure se si vuole fare ricerca più generica basta cliccare su Cerca senza inserire nessun dato nella finestra di ricerca. Se invece si conosce la voce occorre inserirla nell apposita casella; verranno visualizzati tutti gli accertamenti della voce e ci si posiziona sopra. MODIFICA ACCERTAMENTO COMPETENZA/RESIDUO Per modificare i dati di un accertamento occorre prima di tutto selezionarlo. Una volta selezionato posizionarsi sull accertamento e cliccare sull apposita icona Modifica oppure eseguire un doppio clic. Il programma proporrà la finestra (che è uguale a quella dell inserimento) sulla quale si possono effettuare le modifiche volute. Quindi cliccare sul dischetto di salvataggio per salvare le modifiche apportate. In questa fase il programma, come del resto in tutte le altre situazioni in cui è necessario, esegue una serie di controlli per evitare eventuali incompatibilità di dati. Dopo avere selezionato la voce occorre scegliere l opzione Residuo, indicare anche l anno di provenienza del residuo e cliccare sull icona Nuovo Accertamento. La modalità d emissione di un nuovo accertamento a residuo è uguale a quella già vista nel precedente paragrafo riguardante l inserimento di un accertamento. Effettuando il salvataggio il programma si posizionerà sull accertamento a residuo appena creato contraddistinto oltre che da un numero progressivo anche dall anno di provenienza

16 Posizionati su una voce d entrata e cliccando sull icona il programma consentirà l inserimento degli accertamenti sia di competenza (con flag su Competenza) sia di residuo (con flag su Residuo e Anno del residuo). SITUAZIONE ACCERTAMENTO RIPRISTINO ACCERTAMENTO Se si intende ripristinare un accertamento in quanto erroneamente annullato, posizionarsi sull accertamento e cliccare sull icona ; quindi attivare il check Ripristina e salvare i dati chiudendo la finestra. Automaticamente il programma ripristinerà l accertamento. Cliccando sul pulsante il programma consente di visualizzare la situazione relativa all accertamento ed alle reversali eventualmente associate. ANNULLA ACCERTAMENTO Premesso che la funzione di annullamento si attiva solo quando si lavora su Competenza, per annullare un accertamento, occorre prima selezionarlo, posizionarsi su di esso e poi cliccare sull icona. Si aprirà un pannello con i dati dell accertamento nel quale confermare con OK per effettuare l annullamento. L accertamento comunque verrà conservato in archivio. SPOSTAMENTO DI UN ACCERTAMENTO Nel caso in cui si verifichi l esigenza di spostare un accertamento da una voce ad una altra il programma consente di effettuare tale operazione da una apposita procedura che si attiva dal menù Sistema/Sposta/da Voce a Voce. Per spostare un accertamento occorre prima di tutto selezionarlo e poi cliccare sul menù Sistema/Sposta/da Voce a Voce. Si visualizzerà un pannello all interno del quale l operatore indicherà, selezionandolo attraverso il pulsante, la voce di destinazione. Cliccando poi su OK sarà visualizzato il messaggio che informa sull esito esatto del trasferimento. Naturalmente non è possibile spostare l accertamento se su di esso esistono reversali emesse. SPOSTAMENTO DA COMPETENZA A RESIDUO Questa funzione attivabile sempre dal menù Sistema/Sposta/Competenza>Residuo consente di spostare un accertamento da Competenza a Residuo. Quindi selezionato un accertamento e poi cliccando sulla voce Sistema/Sposta/Competenza>Residuo, si aprirà un apposito pannello all interno del quale l operatore inserirà la nuova data ed il residuo d riferimento. Dopo avere cliccato su OK, se non ci sono reversali emesse tutto è andato a buon fine il programma invia il messaggio indicante che l accertamento è stato trasferito correttamente nel residuo. In caso di reversali emesse su un accertamento, lo spostamento è consentito solo dopo avere cancellato la reversale. Uscendo dalla finestra corrente il programma si posizionerà sull accertamento a residuo appena creato. Naturalmente è possibile trasferire l accertamento da residuo a competenza seguendo le stesse modalità

17 VARIAZIONI A RESIDUO ATTIVO Attraverso il pulsante si richiama il pannello Variazioni a residuo che si attiverà solo posizionandosi su un accertamento a residuo. Cliccando sull icona Nuova Variazione situata sulla barra degli strumenti, si visualizzerà la finestra predisposta per l inserimento della variazione. La finestra riporta in alto le informazioni generali su: Esercizio, Voce, Numero accertamento, Descrizione, Data, Importo, Oggetto, e Variazioni precedenti. Nella parte sottostante i campi in grassetto obbligatori sono relativi all inserimento della data e dell importo della variazione (+/-) a NUOVA REVERSALE Si può accedere alla finestra per la gestione delle Reversali in due modi: il primo consiste nel selezionare la voce, selezionare il check Reversale e cliccare sull icona Nuova Reversale; oppure dalla finestra degli Accertamenti posizionandosi su un accertamento si attiverà il pulsante sul quale basterà cliccare. In entrambi i casi, il programma proporrà la finestra Reversali Esercizio 2003 (l anno indicato è quello corrente) suddivisa in tre sezioni Reversale, Accertamento, Progetti. residuo. (l importo originale viene conservato ). Cliccando sul pulsante si richiama la tabella delle Delibere riferite all anno selezionato dalla quale è possibile sceglierne una ed associarla. Quindi salvare i dati cliccando sull apposito dischetto di salvataggio e chiudere la finestra corrente. Eventuali inserimenti, cancellazioni e modifiche possono essere effettuate utilizzando le icone della barra degli degli strumenti.. Il nuovo importo del residuo sarà determinato dalla differenza tra l importo originale e la somma delle variazioni inserite. Se si è posizionati sulla voce cliccando sull icona si visualizza la finestra Situazione voce di spesa che riporta in cinque cartelle o sezioni la situazione contabile riassuntiva riguardante la voce di entrata oggetto delle movimentazioni: Dati generali, Variazioni di bilancio, Accertamenti, Residui e Reversali

18 Se esistono accertamenti sulla voce viene attivata la tab page Accertamenti contenente due sezioni. Nella sezione inferiore vi saranno gli accertamenti sulla voce con gli importi ancora da riscuotere. Cliccando su una riga di accertamento vengono evidenziati i dati del debitore e la motivazione; trascinando con il mouse l accertamento nelle sezione superiore delle finestra, viene associata la reversale all accertamento scelto. Quindi cliccare sull accertamento e, tenendo premuto il pulsante, spostare il puntatore del mouse nella parte superiore delle finestra; viceversa con lo stesso meccanismo l accertamento può essere spostato dalla reversale all elenco degli accertamenti. Resterà da indicare solo l importo della reversale cliccando sul pulsante se della stessa entità, oppure inserendolo manualmente se diverso. Quindi salvare premendo sull apposito dischetto di salvataggio. Se la reversale viene emessa dall accertamento non occorre effettuare alcun associazione. Se alla reversale non si associa nessun accertamento il programma ne crea uno automaticamente prendendo i dati dalla cartella Reversali. Nella cartella Reversali le informazioni contenute sono le seguenti: Importo, Data, Distinta, Causale, Debitore, Tipologia, Fondi, Delibera. Effettuando il salvataggio sarà creata una reversale contrassegnata da un numero progressivo. La terza sezione Progetti si attiverà solo in caso di voce coinvolta nelle schede finanziarie dei Progetti/Attività. Nel caso di reversale di competenza, il programma proporrà tutti i progetti/attività finanziati dalla voce di entrata su cui è emessa la reversale. Nel caso di reversale a residuo, la sezione Progetti proporrà tutti i progetti/attività caricati sulla struttura di base. NUOVA REVERSALE A RESIDUO Se l operatore ha la necessità di emettere una reversale a residuo, occorre selezionare la voce, spostare il check da Competenza a Residuo e cliccare sull icona Nuova reversale. In questo caso è obbligatorio specificare il residuo di riferimento trascinandolo nella sezione superiore della sezione Accertamenti. I dati della tab page Reversali sono compilati automaticamente. Dopo avere inserito i dati per l emissione della nuova reversale, se si effettua il salvataggio senza associare l accertamento, il programma impedisce di continuare con una segnalazione che ricorda di associare l accertamento seguendo le modalità già viste in precedenza per l emissione della reversale. Cosi come per gli accertamenti vediamo in dettaglio le funzionalità che si attivano relativamente ad una reversale utilizzando le icone disponibili sulla barra degli strumenti. RICERCA REVERSALE Per ricercare una reversale selezionando il check Reversali e cliccando sull icona si apre la tabella con l elenco di tutte le reversali e scegliere quella che interessa. Oppure se si conosce la voce inserendola nell apposita casella della finestra di ricerca verranno di seguito visualizzate tutte le reversali della voce. MODIFICA REVERSALE Per modificare i dati di una reversale occorre prima di tutto selezionarla tramite la consueta modalità di ricerca del programma. Effettuata la selezione cliccare sull icona Modifica o eseguire doppio clic sulla reversale

19 Si aprirà la finestra nella quale apportare le modifiche volute. In caso d incongruenza di dati, in fase di salvataggio il programma effettua dei controlli segnalando eventuali anomalie. SITUAZIONE REVERSALE Posizionati su una reversale e cliccando sull icona il programma propone la finestra contenente la situazione relativa alla reversale e le informazioni sugli accertamenti di riferimento. ANNULLAMENTO REVERSALE L icona consente di annullare una reversale selezionata dall operatore conservandola comunque in archivio. In fase d annullamento il programma chiede anche la data. RIPRISTINO REVERSALE SPOSTAMENTO DA COMPETENZA A RESIDUO Per spostare una reversale da competenza a residuo e viceversa, dopo averla selezionata ed avere attivato la procedura, il programma propone la finestra Trasferimento reversale da competenza a residuo con la cartella Accertamento attiva se esistono degli accertamenti sulla voce. Se si desidera creare l associazione con la reversale occorre trascinare con il mouse l accertamento nella parte superiore della finestra e cliccare sul tasto uguale. Effettuando il salvataggio, se non ci sono dati incongruenti, il programma avvierà il trasferimento segnalando con un messaggio l esito positivo dell operazione. STAMPA REVERSALE La stampa di una reversale si può avviare o selezionandola dall albero e cliccando poi sull icona stampa situata sulla barra degli strumenti; oppure quando si è in Modifica cliccando sempre sull icona di stampa e chiaramente in fase d inserimento dopo aver effettuato il salvataggio. Per ripristinare una reversale annullata basta posizionarsi sulla voce e cliccare sull icona. Quindi spuntare il flag Ripristina situato all interno del pannello Ripristino reversali e salvare dall apposito dischetto. SPOSTAMENTO DI UNA REVERSALE Anche per le reversali è prevista la funzione di spostamento da una voce all altra. Selezionata una reversale occorre cliccare sul menù Sistema/Sposta/da Voce a Voce. Si attiverà il pannello nel quale indicare la voce di destinazione e confermare cliccando su OK. Il programma comunque effettua dei controlli ed in caso di dati incongruenti lo segnala con appositi messaggi

20 GESTIONE SPESE Come per le Entrate anche per le Spese si ha un ambiente unico di gestione che consente agevolmente di passare da una entità all altra della spesa visualizzando le relazioni esistenti fra le Attivata la procedura Gestione Spesa ed una volta inserita la voce il programma visualizza nella finestra corrente la voce di spesa selezionata. varie entità. Si accede alla Gestione Spese dal menù principale Gestione/Spese oppure cliccando sull icona corrispondente situata sulla barra degli strumenti. Ricordiamo che fino a quando il bilancio non è approvato, il programma lavora in esercizio provvisorio, pertanto l importo degli stanziamenti di una voce di spesa è visualizzato in dodicesimi sulla base della previsione dell anno precedente

21 L elenco visualizzato nella parte sottostante alla voce è formato dagli impegni emessi sulla stessa se cliccato Impegno, altrimenti saranno visualizzati i mandati precedentemente emessi sulla voce. Posizionati sulla voce e cliccando sulla singola icona della barra degli strumenti è possibile avere a disposizioni tutte le informazioni ad essa relative. Infatti facendo clic sull icona Situazione si visualizza una schermata suddivisa in sei cartelle ognuna delle quali riporta le indicazioni su Dati Generali, Variazioni, Impegni, Residui, Mandati, Tipologia di spesa. Contestualmente nella parte NUOVO IMPEGNO Selezionata la voce dopo avere selezionato Competenza o Residuo (in questo caso indicare anche l anno) ed avere cliccato sull icona Nuovo Impegno si aprirà la finestra Nuovo Impegno suddivisa in tre sezioni Impegno, Creditore, Tipo spesa. bassa della finestra Gestione spesa si ha a disposizione un prospetto sintetico che contiene gli importi relativi a: Stanziamento, Totale impegni, Resta da impegnare, Totale residui, Mandati su residui, Totale mandati. Posizionati sull impegno il programma farà vedere il dettaglio relativo al creditore. Anche in questa fase, utilizzando le icone della barra degli strumenti è possibile attivare alcune funzionalità collegate all impegno e/o mandato su cui si è posizionati. Vediamole nel dettaglio: Nuovo Impegno Modifica Impegno Situazione Impegno Annulla senza cancellare Ricerca Impegno/Mandato Elimina(solo l ultimo movimento effettuato) Ripristina entità annullata Variazioni a residuo Stampa 41 42

22 Nella prima cartella devono essere inserite le informazioni obbligatorie: Importo, Data, Oggetto (il campo Oggetto è editabile, se si vuole inserire un oggetto esistente in archivio basta cliccare sul pulsante posto accanto al riquadro per richiamare la tabella unica delle causali). La parte sottostante della finestra serve per specificare i dati relativi alla delibera prima caricata nella relativa tabella da associare eventualmente all impegno. Cliccando sulla sezione Creditore si visualizza la finestra nella quale non appena viene indicato il numero di codice (richiamandolo dalla apposita tabella cliccando sul pulsante ) automaticamente si visualizzeranno i dati anagrafici del creditore. Sulla parte destra di questa sezione oltre ad Anagrafica vi è la linguetta Pagamento che riporta tutte le informazioni riguardanti le caratteristiche delle modalità di pagamento. La terza cartella Tipo spesa consente di specificare la tipologia di spesa che si sta impegnando (vista la disposizione dettata dall art.29 del Nuovo Regolamento di Contabilità circa la rilevazione ed il monitoraggio dei costi per ogni istituzione scolastica). Cliccando infatti su di essa si visualizza l elenco dei Tipi spesa; selezionare il dato che interessa e cliccare sul segno + fino ad arrivare al livello più dettagliato (ultimo livello). Prendere il sottoconto relativo alla tipologia di spesa e trascinarlo con il mouse sulla parte destra; se nell impegno è già espresso un importo allora il programma lo riporterà automaticamente; la somma finale deve essere uguale a quella definita nell impegno. L icona indica che ci sono degli importi già inseriti nella schede illustrative cioè quegli importi previsti in fase di definizione delle schede finanziarie dei Progetti/Attività. L icona consente di ricercare il tipo spesa ed è attiva su tutte le finestre dove occorre attribuire la tipologia di spesa. Effettuando il salvataggio il programma si posiziona sull impegno appena creato contraddistinto da un numero progressivo assegnato automaticamente. Se si tratta di un impegno emesso su residuo verrà visualizzato oltre al numero anche l anno di riferimento inserito precedentemente nella finestra di gestione appena cliccato Residuo. RICERCA IMPEGNO Per ricercare un impegno, selezionato il check Impegni, cliccando sull icona si apre la finestra di ricerca del programma. Se si conosce il numero dell impegno inserirlo nell apposito riquadro cliccare su Cerca e poi selezionarlo con OK. Se invece si è a conoscenza della voce digitando il numero sempre nell apposita casella saranno visualizzati tutti gli impegni emessi su quella voce

23 MODIFICA DI UN IMPEGNO Per modificare i dati di un impegno occorre prima di tutto selezionare la voce e poi fare doppio clic sopra l impegno. Oppure attraverso la icona di ricerca del programma è possibile richiamare la tabella contenente tutti gli impegni e selezionarne uno. Una volta effettuata la selezione, cliccare sull icona di modifica oppure eseguire un doppio clic sull impegno. Il programma proporrà la finestra (uguale a quella dell inserimento) all interno della quale si possono apportare le modifiche volute. In fase di salvataggio il programma effettua dei controlli segnalando eventuali anomalie. SITUAZIONE IMPEGNO Cliccando sull icona il programma propone una schermata che riporta la situazione in riferimento ai dati generali, al creditore ed ai mandati eventualmente emessi sull impegno. ANNULLA IMPEGNO Per annullare un impegno basta selezionarlo e poi cliccare sull icona Annulla. L annullamento è possibile solo se non esistono mandati collegati all impegno. RIPRISTINA IMPEGNO Per ripristinare un impegno annullato precedentemente cliccare sulla apposita icona seguendo le stesse modalità già viste nella Gestione entrate per accertamenti/reversali. SPOSTAMENTO DI UN IMPEGNO Se necessario è possibile spostare un impegno da una voce ad un altra sempre attraverso l apposita procedura Sistema/Sposta/da Voce a Voce. Selezionato un impegno sul quale però non devono esistere mandati, si visualizza il pannello all interno del quale inserire le informazioni richieste. Cliccando poi su OK il programma dopo avere effettuato tutti i controlli previsti invierà il messaggio sull esito positivo del trasferimento. SPOSTAMENTO DA COMPETENZA A RESIDUO Per spostare un impegno da competenza a residuo e viceversa occorre selezionarlo e poi seguire le istruzioni che abbiamo visto nella Gestione Entrate relativamente allo spostamento degli accertamenti. NUOVO IMPEGNO SU RESIDUO Dopo avere selezionato la voce scegliere Residuo ed indicare l anno di origine del residuo. Quindi cliccando sull icona si aprirà la finestra Nuovo Impegno su residuo suddivisa nelle due sezioni Impegno e Creditore nelle quali inserire i dati per l emissione del nuovo impegno. Effettuato il salvataggio ed uscendo dalla finestra il programma si posizionerà sull impegno appena creato contrassegnato oltre che da un numero progressivo anche dall anno di riferimento