RINNOVO ORGANI. Guida alla creazione di file in formato pdf/a,.csv. e all'implementazione degli allegati B e D

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1 RINNOVO ORGANI Guida alla creazione di file in formato pdf/a,.csv e all'implementazione degli allegati B e D ISTRUZIONI PER L'ELABORAZIONE DEGLI ELENCHI Le organizzazioni imprenditoriali dovranno presentare gli elenchi delle imprese associate (allegati B) al 31 dicembre 2012 salvati con estensione.csv (comma separated value, ovvero campi separati da delimitatore; punto e virgola ) e in formato.pdf/a. I campi rappresentativi di ogni impresa associata sono: numero progressivo CCIAA di appartenenza (sigla: GO) Codice fiscale (11 o 16 caratteri a seconda del tipo di codice. inserire anche gli zeri se presenti. es: ) Denominazione e ragione sociale (non inserire virgole, punti e virgola o caratteri speciali all'interno dei campi) numero REA Indirizzo (non inserire virgole, punti e virgola o caratteri speciali all'interno dei campi) Città Codice ATECO 2007 È possibile utilizzare i principali prodotti di gestione di fogli elettronici, tipicamente Microsoft Office e OpenOffice Calc. Il risultato che si otterrà sarà simile alla seguente tabella: È importante non riportare virgole o caratteri speciali all'interno dei campi. Inoltre è raccomandabile che tutte le colonne formattate siano in formato testo ad eccezione del campo numero progressivo (n.) e del numero REA (rea). 1

2 Allo stesso modo le associazioni dei consumatori e le associazioni sindacali dovranno presentare gli elenchi degli iscritti (allegato D) al 31 dicembre 2012 salvati in formato.pdf/a. I campi rappresentativi di ogni impresa associata sono: numero progressivo nome cognome altri elementi di individuazione dell'iscritto E' possibile utilizzare i principali prodotti di gestione di fogli elettronici, tipicamente Microsoft Office e OpenOffice Calc. Il risultato che si otterrà sarà simile alla seguente tabella: E' importante non riportare virgole o caratteri speciali all'interno dei campi. Inoltre è raccomandabile che tutte le colonne formattate siano in formato testo ad eccezione del campo numero progressivo (n.). 2

3 COS E IL PDF/A ISO :2005 è uno standard ISO pubblicato il 1º ottobre 2005: Document Management - Electronic document file format for long term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) Questo standard definisce un formato (PDF/A) per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici ed è basato sulla versione 1.4 del formato PDF di Adobe Systems Inc. (implementato in Adobe Acrobat 5). Inoltre lo standard definisce i requisiti cui devono rispondere i software di lettura dei file in questo formato. Un "lettore conforme" deve rispettare alcune regole riguardanti ad esempio, la gestione dei colori, utilizzo del rendering dei caratteri e la gestione delle annotazioni contenute disponibili all'utente. Lo standard non definisce un metodo di archiviazione o un obiettivo d'archiviazione, identifica un "profilo" per i documenti elettronici che assicura che i documenti possono essere riprodotti esattamente allo stesso modo e negli anni a venire. Un elemento chiave di questa riproducibilità è il requisito per PDF/A che i documenti siano completamente "auto-contenuti". Tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione del documento sono incorporate nel documento stesso. Queste comprendono tutti i contenuti (testi, immagini raster e grafica vettoriale), i caratteri, i colori e le informazioni. Un documento PDF/A non è autorizzato ad essere basato su informazioni provenienti da fonti esterne (ad esempio il carattere del programma e collegamenti ipertestuali). Altri elementi di compatibilità includono: Contenuti audio e video, javascript, esecuzioni di file eseguibili sono vietati. Tutti i caratteri devono essere incorporati e devono poter essere incorporati senza limiti. Questo vale anche per il cosiddetto standard PostScript come i caratteri Times o Helvetica. Lo spazio dei colori è specificato in un modo indipendente dal dispositivo. La crittografia è soppressa. L'utilizzo di meta-dati standard è obbligatorio. 3

4 CREARE PDF/A DA EXCEL 2007 Dal menù selezionare "Salva con nome", quindi la voce "PDF o XPS". Selezionare, quindi, la voce "Opzioni..." 4

5 Spuntare la voce "conforme a ISO (PDF/A) e cliccare su "OK". Il risultato sarà il seguente: 5

6 CREARE PDF/A DA OPENOFFICE 3.3 Dal menù "File" selezionare "Esporta...". Spuntare la voce "PDF/A 1a" e cliccare su "Esporta". 6

7 A questo punto cliccare su "Salva". 7

8 CREARE PDF/A CON PDF CREATOR Un software utile alla trasformazione di file in formato pdf/a è PDF Creator, scaricabile all' indirizzo: Una volta scaricato ed installato avremo la possibilità di utilizzare una stampante virtuale che si chiamerà "PDFCreator". Selezionare la voce "Stampa" e, quindi, nuovamente la la voce "Stampa" Selezionare la stampante virtuale "PDFCreator" dal menù delle stampanti e cliccare "OK". 8

9 A questo punto cliccare su "Opzioni". Selezionare la voce "PDf/A 1b" dal menù "Formato del documento predefinito". 9

10 A questo punto cliccare su "Salva". 10

11 CREARE PDF/A CON ADOBE ACROBAT PROFESSIONAL Selezionare l'etichetta "Acrobat" e, quindi, nuovamente la la voce "Preferenze" Spuntare la voce "Crea file compilabile PDF/A 1a:2005" e cliccare "OK". 11

12 A questo punto cliccare su "Converti in PDF" Cliccare su "Salva" 12

13 VERIFICA PREVENTIVA PER GLI UTENTI TELEMACO Collegarsi al e cliccare su Strumenti online Inserire User-id e Password e cliccare su "Accedi" Cliccare su Sfoglia e selezionare il file da verificare; quindi cliccare su verifica Esiti possibili: il documento risponde alle caratteristiche richieste e viene validato oppure no 13

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15 VERIFICA CONFORMITA PDF/A DA ACROBAT PROFESSIONAL (versioni successive alla 9.0) Cliccare su Verifica conformità Verificare in Stato se la verifica è riuscita 15

16 SALVATAGGIO DEL FILE IN FORMATO.CSV Cliccare su Verifica conformità Selezionare "CSV (delimitato dal separatore di elenco)". Salvare quindi il file 16

17 INSERIMENTO DELLA TABELLA EXCEL NEI MODELLI B, B1 E D Dopo aver copiato la lista precedentemente creata con il foglio di calcolo, aprire il modello B, B1 o D. Posizionare il puntatore sulla cella interessata e cliccare il pulsante destro del mouse. Selezionare "Inserisci celle copiate.." dal menù a tendina. Selezionare "Sposta le celle in basso", e quindi "OK" 17