Il Portale Documentale. Note Operative. Distribuzione Documenti on Line. Finpro Soc.Coop.

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1 Il Portale Documentale Distribuzione Documenti on Line Note Operative Pagina 1 di 7

2 Sommario Distribuzione Documenti On Line... 3 Descrizione... 3 Home Page e Accesso all Applicazione... 3 Home Page... 3 Registrazione e Primo Accesso... 4 Recupera Password... 5 Recupera User Id... 5 Area riservata agli Utenti... 6 Letture Documenti... 6 Dati Personali... 7 Termini e Condizioni d Uso... 7 Uscita... 7 Pagina 2 di 7

3 DISTRIBUZIONE DOCUMENTI ON LINE DESCRIZIONE È la soluzione per la gestione dei documenti aziendali e dei relativi allegati tramite l interfaccia Web creata da ecole&co. Tutte le realtà che vogliono condividere dei documenti al loro interno e con partner, associati, filiali, clienti, fornitori, ecc. lo possono fare pubblicando gli stessi nella bacheca elettronica I destinatari potranno collegarsi al portale per interagire con i documenti, ossia per poterli consultare e scaricare. Inoltre l amministratore potrà attivare diversi servizi, tra cui la possibilità di inviare ad utenti selezionati, una mail di avviso della pubblicazione dei documenti a lui destinati. Il nome del prodotto è la sigla che raggruppa le caratteristiche più importanti dello stesso: per lo stretto legame con il Web e con la posta elettronica DOM indica il concetto dei documenti che possono essere gestiti con questa soluzione (Document Management) L applicazione nasce completamente orientata verso le tecnologie WEB, è quindi possibile eseguire tutte le funzionalità applicative ovunque ci si trovi, senza la necessità di installare componenti client e mantenendo le proprie impostazioni personali. HOME PAGE E ACCESSO ALL APPLICAZIONE Home Page Accedendo alla Home Page del sito documentale troverai la maschera di accesso per utenti registrati, inserendo le tue credenziali potrai entrare nell area a te riservata e consultare i tuoi documenti. Inoltre troverai una serie di funzionalità che potranno aiutarti nel recupero delle tue credenziali. Pagina 3 di 7

4 Registrazione e Primo Accesso La registrazione al portale è necessaria per la visualizzazione dei documenti a te destinati. Sono previsti quattro passaggi guidati, nel primo ti viene richiesto l inserimento del codice fiscale; verrà inviata una mail contenente la password temporanea all indirizzo di posta elettronica dell ufficio personale della tua azienda in modo che si possa autorizzare la registrazione. Il secondo step richiede l inserimento della password temporanea, poi ti verranno presentati i tuoi dati: nome, mail, user id, che potranno essere modificati a tuo piacimento. Dovrai scegliere la tue password mail personali. Una volta che i dati relativi allo step 3 saranno validati, potrai accedere al portale e consultare i tuoi documenti. Pagina 4 di 7

5 Recupera Password Ti consente di recuperare la password. Inserendo il tuo User Id e premendo il pulsante RECUPERA, ti verrà inviata una mail contenente la tua password. Recupera User Id Ti consente di recuperare la user id. Inserendo il tuo codice fiscale e premendo il pulsante RECUPERA, ti verrà inviata una mail analoga alla precedente, contenente la tua user id. Pagina 5 di 7

6 AREA RISERVATA AGLI UTENTI Letture Documenti Accedendo all applicazione attraverso le tue credenziali potrai aprire la pagina dei documenti a te destinati ( DOCUMENTI TUTTI I DOCUMENTI), li troverai in ordine cronologico. I documenti che non hai ancora letto, saranno in grassetto a differenza degli altri. Da qui potrai visualizzare il dettaglio, effettuare ricerche, scaricare e salvare il file. Ricerche Al fine di reperire più velocemente il documento a cui sei interessato, ti consente di effettuare ricerche per data, in modo da restringere il periodo, per tipo documento, ad esempio (Fattura, Offerta, Contratti, ecc..), oppure per altre classificazioni associate ai documenti. Inoltre puoi esprimere delle parole chiave, questo filtro ti consenti di effettuare una ricerca nel titolo, nella descrizione e nel testo del documento delle parole che hai introdotto. Un volta che hai impostati i filtri, premi il pulsante CERCA, oppure puoi anche eliminare tutti i filtri se ti sei sbagliato. Cerca i Documenti Pulisci i filtri di ricerca Dettaglio Passando alla scheda DETTAGLIO DOCUMENTO accedi alla pagina con l insieme di tutte le informazioni legate al documento che hai selezionato. Qui potrai vedere anche la descrizione e le varie classificazioni del tuo documento. Inoltre potrai scaricarlo o salvarlo sul tuo Pc. Puoi accedere alla pagina di dettaglio anche tramite il pulsante di dettaglio presente su ogni riga dell elenco dei documenti, oppure cliccando due volate sulla riga del documento. Pagina 6 di 7

7 Una volta che hai visualizzato il dettaglio di un documento questo verrà marcato come già letto quindi si presenterà non più in grassetto. Se desideri puoi segnare il documento come da leggere con il pulsante IMPOSTA COME DA LEGGERE Dati Personali Il menù DETTAGLIO UTENTE ti consente di visualizzare e modificare i tuoi dati, come mostrato nella figura sottostante. Oltre ai dati anagrafici (Nome, User Id, Password, Mail, Cellulare) puoi scegliere il tipo di invio che preferisci, tra: Immediato: a fronte della pubblicazione di un documento a te destinato ti verrà subito inviata una mail per avvisarti Giornaliero: ti verrà inviata una sola mail al giorno contenente i riferimenti ai documenti a te destinati Settimanale: ti verrà inviata una sola mail a settimana contenete i riferimenti dei documenti a te destinati Nessuno: non ti verranno mai inviate mail, vedrai comunque i tuoi documenti accedendo al portale NOTA: La password scelta dovrà essere almeno di 8 caratteri. Termini e Condizioni d Uso Nella pagina di Termini e Condizioni d Uso ti verrà mostrato il momento in cui hai accettato le modalità di accesso al portale. Uscita Tramite il menù USCITA si esegue il log out dall applicazione. Pagina 7 di 7

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