1. Premessa CAPITOLATO TECNICO. Affidamento di servizi di supporto al miglioramento dei processi amministrativo-gestionali di Italia Lavoro Spa

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1 1. Premessa Italia Lavoro è una società per azioni, totalmente partecipata dal Ministero dell'economia e delle Finanze. Opera, per legge, come ente strumentale del Ministero del Lavoro della salute e delle politiche sociali per la promozione e la gestione di azioni nel campo delle politiche del lavoro, dell'occupazione e dell'inclusione sociale. Italia Lavoro in qualità di Ente strumentale, realizza azioni e progetti sulla base di indicazioni e linee guida del Ministero del Lavoro ed in stretta collaborazione con Regioni e Province. Sul piano operativo si avvale di una rete capillare di soggetti ed organizzazioni pubbliche e private operanti sul territorio. I servizi di assistenza tecnica forniti ai diversi livelli istituzionali e territoriali e i progetti in essi realizzati, sono riconducibili a sei aree strategiche di attività: WELFARE TO WORK: risposte concrete alla crisi economica e occupazionale L Area Welfare to Work presidia lo sviluppo, il consolidamento e la messa a sistema, su tutto il territorio nazionale, di politiche e servizi di welfare to work, supportando i diversi attori del mercato del lavoro, a livello nazionale e locale, nell esercizio delle proprie competenze in tema di politiche attive e passive - del lavoro, al fine di consentire loro di assicurare sistematicamente, ciascuno per il proprio ambito di competenza, la disponibilità di risorse e servizi rivolti a lavoratori espulsi o a rischio di espulsione dal sistema produttivo a seguito di crisi aziendali e/o occupazionali, ad inoccupati e disoccupati di lunga durata. SERVIZI PER IL LAVORO: programmare, potenziare e qualificare i servizi per il lavoro L Area Servizi per il Lavoro è impegnata a supportare il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali nelle funzioni di coordinamento istituzionale e nella individuazione di obiettivi qualitativi dei servizi e delle politiche. È impegnata anche nel supporto alle Regioni nella programmazione degli interventi di politica attiva del lavoro, attraverso la complementarietà delle risorse, e nella definizione delle azioni di potenziamento e qualificazione dei servizi per il lavoro. MOBILITÀ TERRITORIALE E SOSTEGNO OCCUPAZIONALE ALLO SVILUPPO ECONOMICO: sostenere la produttività, promuovere l occupazione L Area Mobilità territoriale e sostegno occupazionale allo sviluppo economico è impegnata nel favorire l integrazione tra politiche del lavoro e politiche di attrazione, mediante la promozione e la gestione di interventi che coniugano azioni di inserimento occupazionale, anche in mobilità territoriale, con azioni di qualificazione dei servizi alle imprese. TRANSIZIONE ISTRUZIONE, FORMAZIONE E LAVORO: dallo studio al lavoro L Area Transizione Istruzione, Formazione e Lavoro promuove e supporta l inserimento lavorativo dei giovani che escono dai percorsi di istruzione superiore e formazione post secondaria contribuendo a diminuire i periodi di transizione dal sistema formativo a quello del lavoro attraverso la qualificazione dei servizi di placement, la promozione delle misure di politica attiva del lavoro (tirocini e altre forme di formazione on the job) e dei contratti di apprendistato. 1

2 INCLUSIONE SOCIALE E LAVORATIVA: garantire il diritto di cittadinanza L Area Inclusione sociale e lavorativa è impegnata nell inserimento socio lavorativo di persone che presentano caratteristiche di particolare svantaggio sociale ed economico (detenuti, ex-detenuti, misure alternative, disabili, ecc) e necessitano pertanto di specifiche misure di sostegno. In questo ambito, l Area opera al fine di favorire una maggiore integrazione tra le politiche del lavoro e le politiche sociali, contribuendo a rafforzare il network operativo tra servizi per il lavoro, servizi sociali e sanitari con il coinvolgimento di amministrazioni, enti ed istituzioni che hanno competenze specifiche sulla materia. IMMIGRAZIONE E MOBILITÀ INTERNAZIONALE: pianificare e gestire i flussi migratori L Area Immigrazione e mobilità Internazionale sviluppa programmi finalizzati a qualificare il sistema dei Servizi di incontro Domanda/Offerta di lavoro nella gestione dei flussi di lavoratori immigrati, sia provenienti dai paesi di origine, sia già presenti e da ricollocare nel mercato del lavoro italiano. Favorisce inoltre le sinergie tra politiche del lavoro e politiche dell immigrazione anche attraverso lo sviluppo di una strumentazione nazionale integrata volta a pianificare, gestire e monitorare i flussi migratori sia in Italia che all estero. In questo ambito lo Staff Sistemi Informativi è la struttura preposta a fornire soluzioni tecnologiche per la gestione delle informazioni aziendali, con un approccio rivolto agli obiettivi dei clienti interni, attraverso l'offerta di un servizio di consulenza basato su metodologie consolidate e innovative; gestisce le infrastrutture tecnologiche ed i sistemi informativi aziendali, definisce gli standard aziendali relativi a tutte le tecnologie informatiche e di rete utilizzate, seguendone l evoluzione, anticipandone proattivamente gli sviluppi applicabili in azienda e segue il mercato, definendo le specifiche tecniche relative all acquisizione dei beni e servizi tecnologici. 2. Oggetto Oggetto di questo Bando è la richiesta di servizi di realizzazione modifica e adeguamento descritti nel capitolo 4; il progetto complessivo si pone l obiettivo di aumentare l efficacia dei processi amministrativi e gestionali, supportati dal sistema informativo SAP, al fine di arricchire il patrimonio informativo aziendale per rispondere in modo adeguato all esigenza di una gestione più elastica e pronta ai cambiamenti. Verranno introdotti nuovi sistemi di gestione, in grado di consentire l adozione di nuovi modelli operativo-gestionali ed in particolare: un nuovo sistema di Document Management, realizzato utilizzando le soluzioni SAP Document Access By Open text e SAP Adobe Interactive Form, che consentirà la dematerializzazione del patrimonio documentale aziendale ed in particolare del processo di rendicontazione contabile per la comunicazione delle informazioni in via telematica al Ministero, attraverso la catalogazione dei documenti in un repositoty unico e condiviso; 2

3 l attivazione del SAP Workflow Management per la gestione delle procedure e dei flussi di lavoro interni, al fine di aumentare la velocità di esecuzione ed il controllo sui processi incrementandone efficacia ed efficienza; l integrazione dell attuale sistema di gestione del protocollo informatico aziendale con il sistema informativo SAP (attraverso l utilizzo di SAP NW Process Integration), che consentirà l interscambio dei flussi documentali in entrata e in uscita dall azienda, facilitandone la distribuzione, la catalogazione e l archiviazione; la reingegnerizzazione dell attuale base dati contabile e gestionale, per migliorare le operazioni di estrazione dei dati al fine di renderli fruibili ad un sistema di business intellligence. In particolare il progetto si articola nei seguenti workpackage: Revisione ed affinamento dell attuale soluzione organizzativa e tecnologica nelle aree amministrativo-contabile e personale e sviluppo business warehouse; Gestione dei flussi di cassa; Gestione del credito; Integrazione e dematerializzazione del flusso di rendicontazione contabile e documentale. 3. Contesto tecnologico attuale L attuale piattaforma applicativa SAP ECC 6.0, viene utilizzata per i seguenti moduli: FI FINANCIAL ACCOUNTING AA Asset Accounting AF Additional Functions AP Accounts Payable AR Accounts Receivable BL Bank-Related Acctg GL General Ledge Acctg TV Business Trip Mgmt CO CONTROLLING OM Overhead Cost Cont. MM MATERIALS MANAGEMENT IM Inventory Management IS Information System IV Invoice Verification PUR Purchasing SRV Services Management PS PROJECT SYSTEM COS Costs DAT Dates DOC Documents IS Information System 3

4 PRG Progress ST Structures VER Versions HCM HUMAN CAPITAL MANAGEMENT PA Personnel Administration OM Organizational Management PD Personnel Development PE Training and Event Management RC Recruitment PT Time Management TS Time Sheet TRV Travel Management A questi si aggiungono: SAP Document Access by Open Text e SAP Adobe Interactive Form per la gestione documentale; SAP Workflow Management per la gestione dei flussi di lavoro autorizzativi e non; SAP NetWeaver Process Integration (SAP NW PI) per l integrazione applicativa tra SAP ed altri ambienti applicativi; Gestione Protocollo Informatico su piattaforma IBM Domino L attuale infrastruttura tecnologica è costituita da tre istanze SAP (Sviluppo-Quality-Produzione), gestite da cinque macchine server aventi le seguenti caratteristiche: Produzione: HP DL380 G5 Intel Xeon 2,33 Ghz, Ram 16 GB, Windows 2003 x64 HP DL380 G4 Intel Xeon 3,6 Ghz, Ram 12 GB, Windows 2003 x64 HP DL380 G4 Intel Xeon 3,6 Ghz, Ram 8 GB, Windows 2003 x64 L infrastruttura è in ambiente cluster Microsoft collegato in SAN fibre channel a 2 Gbit con HP StorageWorks Eva 6000, DB Oracle versione 10.2, central instance; sono inoltre presenti due dialog instance per la gestione del load balancing. Quality: HP DL380 G4 Xeon 3,4 Ghz, Ram 12 GB, Windows Server 2003 x64, collegato in ambiente SAN fibre channel a 2 Gbit con HP StorageWorks Eva 6000, DB Oracle versione 10.2, central instance. Sviluppo: HP DL380 G4 biprocessore Xeon 3,4 Ghz, Ram 8 GB, Windows Server 2003 x64, collegato in ambiente SAN fibre channel a 2 Gbit con HP StorageWorks Eva 6000, DB Oracle versione 10.2, central instance. 4

5 Componenti Software e support package validi per tutti gli ambienti : Componente Software Release Liv. Supp.Pack. Superiore SAP_ABA SAPKA70015 SAP_BASIS SAPKB70015 ST-PI 2005_1_700 6 SAPKITLQI6 PI_BASIS 2005_1_ SAPKIPYJ7E SAP_BW SAPKW70016 SAP_AP SAPKNA7012 SAP_HCM SAPKE60029 SAP_APPL SAPKH60011 EA-IPPE SAPKGPID11 EA-HCM SAPKGPHD22 EA-GLTRADE SAPKGPGD11 EA-PS SAPKGPPD11 EA-RETAIL SAPKGPRD11 EA-FINSERV SAPKGPFD11 EA-DFPS SAPKGPDD11 EA-APPL SAPKGPAD11 FINBASIS SAPK-60011INFINBASIS ECC-DIMP SAPK-60011INECCDIMP ERECRUIT SAPK-60011INERECRUIT FI-CA SAPK-60011INFICA FI-CAX SAPK-60011INFICAX INSURANCE SAPK-60011ININSURANC IS-CWM SAPK-60011INISCWM IS-H SAPK-60012INISH IS-M SAPK-60011INISM IS-OIL SAPK-60011INISOIL IS-PS-CA SAPK-60011INISPSCA IS-UT SAPK-60011INISUT LSOFE SAPK-60011INLSOFE SEM-BW SAPKGS Descrizione dei servizi richiesti Quella che segue è la descrizione dei servizi che costituiscono l oggetto della gara. La descrizione vuole inquadrare, in maniera sintetica, la problematica, descrivere l attuale modalità di gestione, evidenziare le criticità dell attuale situazione ed individuare gli obiettivi minimi richiesti al Fornitore per eliminare le criticità ed ottimizzare il processo. 5

6 4.1 Rendicontazione Requisiti Ai fini della rendicontazione, Italia Lavoro deve provvedere alla determinazione dei costi e delle spese sostenuti, secondo i criteri di seguito riportati: per progetto per centro di costo per competenza di costo per periodo di spesa (data in cui è stato effettuato il pagamento) E necessario determinare quando un costo sostenuto è stato pagato, mantenendo l evidenza della registrazione del documento contabile/giustificativo legato al costo di partenza. Questo vale sia per i costi la cui destinazione analitica è un progetto/attività di progetto, sia per i costi indiretti (tutti i costi sostenuti dall azienda la cui destinazione analitica è un centro di costo). Le diverse tipologie di costo sono : trasferte (gestito con SAP HR/Travel Management); costo del lavoro dipendenti (inserito in contabilità analitica tramite batch input nei moduli CO/PS); costo del lavoro collaboratori (inserito in contabilità analitica tramite batch input nei moduli CO/PS); registrazioni contabili di costo (storno di costo) direttamente imputate a progetto o a centro di costo; registrazioni contabili di costo (storno di costo ) da ricondurre ai progetti in quanto relative a centri di costo riconducibili ai progetti secondo algoritmi diversi (es costi indiretti, costi di funzionamento); Per ognuna di queste tipologie, devono essere evidenti le seguenti informazioni: estremi della registrazione contabile e riferimenti ai singoli giustificativi; la tipologia di costo; il fornitore; le specifiche del pagamento Situazione attuale Per tali elaborazioni, attualmente vengono utilizzati i seguenti strumenti: 6

7 un report che estrae i dati dai moduli MM e FI; questo legge i dati della fattura, rileva la voce di costo legata alla fattura e, tramite i documenti di pareggio ed alcune regole definite volta per volta sulla singola tipologia di costo, determina la registrazione del pagamento; la carenza attuale consiste nel fatto che il report non copre tutte le casistiche esistenti, come ad esempio registrazioni di giroconto, o altre registrazioni di prima nota che possono non avere documenti di pareggio, o giri di pareggi particolarmente complessi; un report che estrae dal modulo MM i costi generati dalle entrate merci verso le fatture; un report che estrae tutti i costi da CO; un report che estrae il costo del lavoro dei dipendenti e dei collaboratori a progetto da CO; un file Excel per la gestione di alcuni costi indiretti. Per ottenere una situazione complessiva, quindi, è necessario elaborare singolarmente i quattro report ed il file Excel ed unire i risultati in un ulteriore altro file Excel che comprenda tutti i dati Criticità Il report attualmente in uso non gestisce in automatico: giroconti; fatture con legami multipli rispetto alle entrate merci; accertamenti; costi con legami multipli rispetto al relativo pagamento; anticipi; ratei/risconti; ammortamenti. In particolare sugli ultimi tre punti, occorre evidenziare che deve sussistere sia il costo che il pagamento per l effettiva rendicontabilità Obiettivi minimi Di seguito l elenco degli obiettivi minimi che si richiedono: un unica elaborazione automatica parametrizzazione, lato utente, delle regole di elaborazione che consenta, al cambiare di queste, di poter agire in autonomia senza ricorrere a interventi adeguativi; la determinazione del pagato deve obbligatoriamente tenere presente sia l aspetto economico che quello finanziario (ovvero, il collegamento alla voce di spesa e all impegno finanziario di riferimento); nel caso di elaborazione per competenza di costo è necessario il confronto con il budget previsto per la voce di costo; le elaborazioni dovranno restituire anche le informazioni relative ai costi indiretti e di funzionamento relativi ai singoli progetti; 7

8 tenere traccia di quali dati sono stati rendicontati, con la data del relativo rendiconto. 4.2 Imputazione dei costi di funzionamento su progetto Requisiti Ai fini della rendicontazione, Italia lavoro deve provvedere ad assegnare ai progetti la quota di costi di funzionamento di propria competenza, utilizzando dei criteri che potrebbero subire dei cambiamenti in base a direttive ministeriali o comunitarie (quelle attuali sono in vigore da due anni) Situazione attuale Queste tipologie di costi vengono gestite fuori dal sistema informativo SAP, tramite l utilizzo di file Excel, dove avviene l applicazione dei criteri da parte dell utente. Quando il file è ultimato, si procede al suo caricamento nel modulo CO/PS, tramite batch input Criticità La criticità consiste nel non avere uno strumento in grado di aggiornare in tempo reale il sistema informativo aziendale Obiettivi minimi L obiettivo minimo è l eliminazione dei processi extra SAP, ovvero, la predisposizione di regole di elaborazione e ribaltamento dei costi all interno del sistema, gestibili e modificabili direttamente dall utente, opportunamente profilato. 4.3 Integrazione e dematerializzazione del processo e del workflow approvativo di rendicontazione e autorizzazione al pagamento Requisiti L esigenza di dematerializzare i documenti aziendali risponde ad una serie di necessità che nel tempo si sono fatte sempre più pressanti e che si possono riassumere in: integrare la piattaforma tecnologica di gestione del protocollo informatico con SAP; trasmettere i dati (transazioni e relative immagini) al sistema informativo SIGMA, sistema in dotazione al Ministero, per la rendicontazione elettronica dei progetti; eliminare le ridondanze in alcuni processi organizzativi, con l obiettivo di ottenere l unicità nel trattamento del documento e la riduzione degli interventi manuali (ad es. nel processo di autorizzazione dei pagamenti sulle fatture passive, o di trasmissione dati a SIGMA, ecc.); 8

9 creare un repository aziendale unico, profilato, centralizzato ed ufficiale, per l archiviazione e la catalogazione dei documenti in formato elettronico; ridurre la produzione e la circolazione di carta all interno dell azienda; migliorare i processi in termini di tempi di esecuzione e di qualità dei supporti messi a disposizione; predisporre il sistema per gestire la fatturazione passiva in formato elettronico, secondo la normativa vigente Situazione attuale Attualmente non esiste integrazione tra le informazioni presenti sulla piattaforma per la gestione del protocollo informatico e SAP. La piattaforma applicativa della gestione protocollo è realizzata su IBM Domino 8.5 e prevede, per ogni documento in entrata ed in uscita dall azienda, la scannerizzazione dell immagine del documento e la sua memorizzazione all interno di un database Lotus Notes, dove resta archiviato a scopi puramente consultativi. In considerazione di questa mancanza di integrazione devono essere svolte una serie di attività manuali, non guidate da una procedura, per la predisposizione di tutta la rendicontazione che il Ministero richiede per i progetti: estrazione delle transazioni; scannerizzazione dei documenti; associazione transazione / immagine del documento scannerizzata; salvataggio del pacchetto prodotto (transazione + immagine + link) e trasmissione al Ministero attraverso collegamento al Portale istituzionale. I dati da rendere, organizzati per progetto e per periodo di spesa, sono: contratti; giustificativi; spese; mandati ed estratti conto bancari; relativi documenti elettronici; Per ogni tipologia di informazione viene alimentata una diversa tabella; le tabelle sono legate tra loro con delle chiavi specifiche, che permettono di seguire il flusso dal costo al relativo pagamento. Nella tabella dei giustificativi è previsto il link al relativo documento elettronico. Alcune codifiche utilizzate all interno delle tabelle sono obbligate e specifiche del sistema SIGMA e devono pertanto essere mantenute. Altri documenti, che devono essere allegati alla rendicontazione, sono attualmente prodotti da SAP o dalla piattaforma di gestione del payroll sotto forma di report, come ad esempio: 9

10 trasferte dipendenti trasferte collaboratori time sheet dipendenti cedolini dipendenti cedolini collaboratori CAPITOLATO TECNICO Per quanto riguarda i processi interni di controllo, attraverso la piattaforma di gestione del protocollo vengono acquisite altre tipologie di documenti in formato elettronico, tra cui le fatture passive, che vengono girate via posta elettronica all ufficio Amministrazione che, dopo i controlli, le invia sempre per posta elettronica ai responsabili per l autorizzazione al pagamento. L autorizzazione avviene manualmente, nel senso che il Responsabile stampa il documento ed appone la propria firma sulla copia cartacea, restituendo questa al mittente Criticità La criticità più onerosa è l assenza di integrazione tra la piattaforma di gestione del protocollo, nella quale vengono memorizzati la maggior parte dei documenti aziendali scannerizzati e SAP. Questa mancanza di integrazione incide sia sui processi relativi alla rendicontazione elettronica sia sui processi interni di autorizzazione al pagamento delle fatture passive, non permettendo, tra le altre cose, la definizione di un flusso completamente dematerializzato. Manca infine un repository aziendale unico, centralizzato ed ufficiale per l archiviazione e la catalogazione dei documenti in formato elettronico Obiettivi minimi Di seguito l elenco degli obiettivi minimi che si richiedono: realizzazione di una Banca Dati Documentale con funzioni di repository aziendale unico, centralizzato ed ufficiale per l archiviazione e la catalogazione dei documenti in formato elettronico attraverso l utilizzo di SAP Document Access by Open Text; integrazione, tramite l utilizzo di SAP NetWeaver Process Integration (SAP NW PI), tra la piattaforma di gestione del protocollo informatico e SAP, in modo che i documenti protocollati rientrino immediatamente nei processi gestiti con SAP (attraverso l alimentazione della Banca Dati Documentale di cui al punto precedente); possibilità di catalogare ed archiviare per destinazione contabile tutti i documenti, anche se provenienti da fonti esterne a SAP; automatizzare il processo di rendicontazione elettronica dei progetti verso il sistema informativo del Ministero denominato SIGMA, attraverso l estrazione da SAP e dalla Banca Dati Documentale delle informazioni (transazioni ed immagini) necessarie, in modo automatico e parametrico, con la prospettiva di estendere l estrazione ad uso di sistemi informativi di altri committenti; automatizzare il processo di autorizzazione al pagamento delle fatture passive, utilizzando i documenti in formato elettronico acquisiti dalla piattaforma di gestione del protocollo 10

11 informatico e condivisi con SAP tramite la Banca Dati Documentale, attraverso la configurazione di un workflow autorizzativo che elimini l uso della carta, sia predisposto per l attivazione della firma elettronica, velocizzi il processo e garantisca affidabilità nei controlli; creazione automatica degli output attualmente prodotti sotto forma di report, in formato PDF ed archiviazione nella Banca Dati Documentale, con aggancio automatico alla transazione SAP di competenza; acquisizione automatica dei cedolini dipendenti e collaboratori, generati automaticamente dalla piattaforma applicativa di gestione payroll in formato PDF, nella Banca Dati Documentale, con classificazione ed archiviazione dei documenti, attraverso l utilizzo di SAP NetWeaver Process Integration (SAP NW PI), ed aggancio automatico del cedolino all anagrafica del dipendente e del collaboratore e alla contabilizzazione del costo relativo nei rispettivi moduli SAP. 4.4 Ciclo attivo - Gestione del credito per commessa Requisiti Al fine di dotarsi di uno strumento per la gestione del credito per progetto/attività e profit/centro di costo, con evidenza dell ageing dello scaduto, con la possibilità di indicare le motivazioni che hanno portato un credito a non essere incassato seppur scaduto, occorre far fronte alle seguenti esigenze: possibilità di gestire la fase di pianificazione e controllo dei ricavi, delle fatture attive di anticipo e degli incassi; possibilità di rimodulazione della pianificazione, con mantenimento della profondità storica del dato; gestire le partite di giro finanziarie che non costituiscono ricavi, ma che movimentano crediti con contropartita finanziaria (conto patrimoniale); gestire la situazione del credito (fattura attiva) con gli agganci ai rispettivi incassi parziali, o eventuali note di credito, o giroconti Situazione attuale Attualmente la gestione dei ricavi viene effettuata con l ausilio di file Excel e Access. Il sistema SAP viene utilizzato unicamente per estrarre i dati di contabilità relativi ai ricavi. Inoltre esiste un report custom che consente la quadratura con il partitario della contabilità delle posizioni dei crediti (lato FI) comprensivi degli anticipi, che attribuisce a tali posizioni la destinazione contabile a livello di progetto, risalendo al rispettivo ricavo tramite i documenti di pareggio. Per poter tenere sotto controllo la situazione dei ricavi, ad oggi vengono effettuate le seguenti operazioni: 1. Fase di pianificazione iniziale 11

12 In fase di elaborazione del Project Management Plan, si procede all elaborazione del piano di fatturazione e degli incassi attraverso un file Excel, prima che il progetto venga inserito nel sistema SAP; dopo l apertura del progetto nel sistema SAP, l ufficio Controllo di Gestione provvede ad inserire i dati relativi al progetto in un file Access, dove vengono riportate le seguenti informazioni: 2. In itinere di progetto dati anagrafici del progetto; piano di fatturazione e degli incassi; condizioni; percentuale delle singole tranche di fatturazione; date di prevista ed effettiva fatturazione; date di previsto ed effettivo incasso. Il Responsabile di progetto provvede alla richiesta di fatturazione; l ufficio Controllo di Gestione provvede al controllo della richiesta di fatturazione; il Responsabile dell ufficio Controllo di Gestione autorizza l emissione della fattura; l ufficio Amministrazione provvede ad emettere la fattura (che quasi sempre è una fattura di anticipo); l ufficio Controllo di Gestione provvede ad aggiornare manualmente, nel file Access, le date di fatturazione e di incasso ed eventuali note relative al progetto; attraverso una serie di report, parte elaborati in SAP altri in Access, vengono elaborate sia le situazioni di previsione della fatturazione e degli incassi, sia quelle della fatturazione e degli incassi effettivi Criticità La situazione attuale presenta le seguenti criticità: fino all emissione della fattura/nota debito di saldo, le quote richieste e/o incassate (sempre supportate da un documento contabile appropriato) vengono gestite come anticipi e non come ricavi; la gestione tramite file Access, non consente l integrazione col sistema SAP Obiettivi minimi Di seguito l elenco degli obiettivi minimi che si richiedono: implementare sul sistema SAP strumenti che permettano una gestione del credito integrata e fruibile dagli uffici interessati; reingegnerizzazione dei flussi, dove necessario, per rendere la gestione del credito meno articolata dell attuale; 12

13 implementare uno strumento che permetta la gestione dell ageing del credito per commessa, attività, profit e centro di costo; implementare uno scadenziario dei crediti. 4.5 Gestione del Cash Flow per commessa/centro di costo e aziendale Requisiti Italia Lavoro ha la necessità di verificare la propria disponibilità finanziaria in tempo reale e di prevedere la disponibilità finanziaria futura, gli incassi e i pagamenti, sia per progetto/attività e centro di costo, sia a livello complessivo aziendale (somma dei singoli cash flow di progetto e centro di costo) Situazione attuale Attualmente queste informazioni vengono elaborate attraverso una serie di file Excel ed Access Criticità La situazione attuale presenta le seguenti criticità: l informazione attualmente disponibile non è integrata con il sistema SAP; l estratto conto bancario viene estratto con cadenza quindicinale, utilizzando un sistema di home banking; con la stessa cadenza, quindi, si provvede alla sua contabilizzazione e questo provoca un disallineamento tra la registrazione e l effettiva movimentazione finanziaria Obiettivi minimi Di seguito l elenco degli obiettivi minimi che si richiedono: implementazione di uno strumento che permetta di verificare la disponibilità finanziaria in tempo reale, sia per progetto/attività e centro di costo, sia a livello complessivo aziendale (somma dei singoli cash flow di progetto e centro di costo); reingegnerizzazione dei flussi, dove necessario, per ottenere un risultato integrato, facilmente gestibile e meno articolato dell attuale; gestione dell estratto conto in formato elettronico (ad es. tramite collegamento home banking), con caricamento automatico dei dati forniti dalla banca nel sistema SAP. 4.6 Gestione trasferte Requisiti 13

14 Nell ottica di una gestione più fluida dell attuale flusso di gestione delle trasferte, che elimini l uso della carta, sia predisposto per l attivazione della firma elettronica, velocizzi il processo e garantisca affidabilità nei controlli, nasce l esigenza di implementare l automazione di un workflow autorizzativo che accompagni e gestisca l intero processo di gestione delle trasferte, a partire dalla richiesta di trasferta fino al calcolo delle spese sostenute. Tutta la reportistica prodotta nel processo, deve essere in automatico convertita in formato PDF e deve alimentare la Banca Dati Documentale, attraverso la catalogazione e l archiviazione di tali documenti per progetto e centro di costo Situazione attuale Sia le richieste di trasferta che il calcolo delle spese di trasferta dei dipendenti e dei collaboratori viene gestito attraverso il modulo SAP HCM Travel Management. Il flusso si articola nel modo seguente: Prima della trasferta: il dipendente/collaboratore (di seguito richiedente) compila in SAP la richiesta di trasferta; la richiesta viene prodotta sia in formato cartaceo che elettronico; la versione elettronica viene inviata, tramite , al/i Responsabile/i per il controllo e l autorizzazione (solo i dipendenti); il/i Responsabile/i l autorizza inoltrando la del richiedente ad una casella di posta elettronica specificatamente predisposta per ricevere le autorizzazioni alle trasferte (solo i dipendenti); il richiedente, contestualmente, fa firmare per autorizzazione al/i Responsabile/i anche la richiesta di trasferta in formato cartaceo (solo collaboratori). Dopo la trasferta: il richiedente compila in SAP la richiesta per il rimborso delle spese sostenute; la richiesta di rimborso viene stampata e, insieme ai giustificativi di spesa, sottoposta al/i Responsabile/i per i controlli e l autorizzazione al rimborso; il/i Responsabile/i, dopo i controlli, autorizza la richiesta di rimborso firmando il modulo cartaceo prodotto (calcolo per tutti, le richieste solo per i collaboratori); il richiedente/progetto consegna all Ufficio Gestione Viaggi una busta contenente i moduli cartacei relativi alla richiesta di autorizzazione alla trasferta e alla richiesta di rimborso delle spese sostenute (con allegati i relativi giustificativi delle spese, debitamente firmati singolarmente dal richiedente), precedentemente autorizzati dal/i Responsabile/i Criticità La situazione attuale presenta le seguenti criticità: 14

15 il flusso prevede troppe fasi manuali; non è possibile eliminare i documenti cartacei, in quanto una parte dell autorizzazione avviene in modo tradizionale, tramite l apposizione della firma su una stampa; la componente di manualità presente nel flusso determina un eccessivo allungamento dei tempi quando la trasferta si riferisce a più progetti e/o centri di costo, poiché in tal caso le autorizzazioni devono essere apposte da ogni Responsabile di progetto/centro di costo a cui la trasferta si riferisce Obiettivi minimi Si richiede l implementazione di un workflow autorizzativo completamente automatizzato, che elimini l uso della carta, sia predisposto per l attivazione della firma elettronica, velocizzi il processo e garantisca affidabilità nei controlli, tenendo conto della destinazione del costo della trasferta. Tutta la reportistica prodotta nel processo, deve essere in automatico convertita in formato PDF e deve alimentare la Banca Dati Documentale, attraverso la catalogazione e l archiviazione di tali documenti per progetto e centro di costo. Tale documentazione deve alimentare un fascicolo del dipentente/collaboratore, allegato all anagrafica e consultabile all interno delle funzioni SAP relative. 4.7 Gestione Time Sheet Requisiti Nell ottica di una gestione più fluida dell attuale flusso di gestione dei time sheet, che elimini l uso della carta, sia predisposto per l attivazione della firma elettronica, velocizzi il processo e garantisca affidabilità nei controlli, nasce l esigenza di implementare l automazione di un workflow autorizzativo che accompagni e gestisca l intero processo di gestione. Tutta la reportistica prodotta nel processo, deve essere in automatico convertita in formato PDF e deve alimentare la Banca Dati Documentale, attraverso la catalogazione e l archiviazione di tali documenti per progetto e centro di costo Situazione attuale I time sheet vengono gestiti attraverso il modulo SAP HCM Time Sheet. Il modulo standard ha subito le seguenti personalizzazioni: layout di stampa; la transazione di autorizzazione dei time sheet è stata modificata in modo da permettere l autorizzazione dei time sheet in base alla destinazione di costo imputata sullo stesso. Il flusso si articola nel modo seguente: 15

16 il dipendente inserisce il time sheet mensile in SAP e stampa su carta il report prodotto; il/i Responsabile/i autorizza il time sheet apponendo la propria firma sul modulo; il dipendente consegna il time sheet autorizzato al servizio Amministrazione del Personale; l Ufficio Amministrazione del Personale verifica la congruità di quanto indicato nel time sheet, rispetto alle presenze e alle trasferte del dipendente; in caso di incongruità riscontrate, al servizio Amministrazione del Personale apporta le modifiche necessarie; il dipendente ristampa il time sheet corretto e reitera le operazioni precedentemente descritte, a partire dall autorizzazione da parte del/i Responsabile/i Criticità La situazione attuale presenta le seguenti criticità: il flusso prevede troppe fasi manuali; non è possibile eliminare i documenti cartacei, in quanto l autorizzazione avviene in modo tradizionale, apponendo cioè la firma su questi; la componente di manualità presente nel flusso determina un eccessivo allungamento dei tempi quando il time sheet riporta attività riferite a più progetti e/o centri di costo, poiché in tal caso le autorizzazioni devono essere apposte da ogni Responsabile di progetto/centro di costo a cui la trasferta si riferisce Obiettivi minimi Si richiede l implementazione di un workflow autorizzativo completamente automatizzato, che elimini l uso della carta, sia predisposto per l attivazione della firma elettronica, velocizzi il processo e garantisca affidabilità nei controlli, tenendo conto della destinazione del costo imputato sul time sheet. Deve essere prevista l apposizione della firma digitale per autorizzazione, di tutti i responsabili di progetto/centro di costo a cui fanno riferimento i costi. Tutta la reportistica prodotta nel processo, deve essere in automatico convertita in formato PDF e deve alimentare la Banca Dati Documentale (indicata nei paragrafi precedenti), attraverso la catalogazione e l archiviazione di tali documenti per progetto e centro di costo e per mese di competenza. Tale documentazione deve alimentare un fascicolo del dipendente, allegato all anagrafica e consultabile all interno delle funzioni SAP relative. I controlli di congruità tra quanto dichiarato dal dipendente e i dati relativi alle trasferte ed alle presenze dello stesso, anche in termini di destinazione contabile, devono essere automatizzati, tenendo presente che attualmente la rilevazione delle presenze viene effettuata attraverso l uso di una piattaforma applicativa esterna a SAP. In questo caso si richiede l utilizzo di SAP NetWeaver Process Integration (SAP NW PI) per l integrazione applicativa tra SAP e la piattaforma applicativa per la rilevazione delle presenze. 4.8 Servizi di formazione 16

17 Il servizio, deve prevedere formazione di base ed avanzata sull'uso delle nuove funzionalità implementate, da erogarsi al personale di Italia Lavoro preposto. Il servizio di formazione deve essere espletato in accordo con un "Piano di Formazione", da prodursi nell'offerta tecnica e contenente: l'articolazione prevista per il processo formativo proposto; le modalità di rilevazione delle esigenze formative degli utenti; le modalità di erogazione della formazione, con riferimento agli ausili didattici utilizzati; le modalità di rilevazione e misura dei livelli di gradimento del servizio di formazione da parte dei discenti. Quello che segue è lo schema riepilogativo di massima delle risorse da formare, per area implementata: AREA UTILIZZATORI PERSONALE TOTALE I.T. Rendicontazione Imputazione dei costi di funzionamento su progetto Integrazione e dematerializzazione del processo di rendicontazione contabile e documentale Ciclo attivo - Gestione del credito per commessa Gestione del Cash Flow per commessa/centro di costo e aziendale Gestione trasferte Gestione time sheet Servizi di supporto all avvio delle aree funzionali e manutenzione correttiva Il Fornitore dovrà prevedere un attività di supporto all avvio delle aree funzionali, in seguito al go live delle varie componenti progettuali, rivolto sia al personale IT di Italia Lavoro, che all utente finale. Dovrà altresì essere prevista un attività di manutenzione correttiva, volta a correggere gli eventuali errori che dovessero emergere dopo il go live Modalità e attività richieste L attività di supporto all avvio delle aree funzionali dovrà essere svolta dallo stesso personale facente parte del gruppo di lavoro che ha seguito la realizzazione del progetto, attraverso un supporto in presenza continuativa, pronto ad intervenire in caso di problemi.concluso il periodo di supporto in presenza, dovrà essere previsto un servizio di help desk telefonico. Il servizio di help desk dovrà essere attivo, al fine di supportare l utente nelle sua operatività, dalle ore 08:30 alle 18:00. 17

18 L attività di manutenzione correttiva dovrà essere svolta dallo stesso personale facente parte del gruppo di lavoro che ha seguito la realizzazione del progetto e dovrà rispettare i seguenti livelli di servizio: TIPO DI ERRORE Bloccante Non bloccante SOLUZIONE Entro 2 ore dalla chiamata Entro 6 ore dalla chiamata Durata del supporto L attività di supporto all avvio delle aree funzionali dovrà avere la durata di un mese per ogni workpackage rilasciato, a partire dal go live del singolo workpackage. L attività di manutenzione correttiva dovrà avere una durata che inizia con il go live del primo workpackage e si conclude sei mesi dopo la chiusura del progetto. Il servizio di help desk telefonico dovrà avere una durata di almeno sei mesi dalla chiusura del progetto, seguendo le indicazioni orarie indicate nel paragrafo precedente. 5. Modalità di esecuzione Il progetto dovrà essere suddiviso in workpackages, realizzabili parallelamente ed integrati sia tra loro che con l ambiente tecnologico di riferimento. A prescindere dall organizzazione che il Fornitore adotterà per la realizzazione del progetto, è richiesto un alto grado di sinergia delle risorse tra le diverse attività previste, al fine di garantire un adeguato grado di omogeneità nelle varie soluzioni adottate. L avvio del progetto sarà determinata dalla data di inizio indicata da Italia Lavoro e la realizzazione è senza soluzione di continuità per tutta la durata prevista dell attività. La pianificazione puntuale dell intero progetto dovrà essere prodotta al termine del processo di analisi dettaglio che il Fornitore si impegna a fare come prima attività del contratto; l analisi di dettaglio e la pianificazione saranno sottoposte ad approvazione formale da parte di Italia Lavoro e saranno impegnative per il Fornitore. Eventuali successive modifiche alla pianificazione nel corso del progetto, dovranno essere motivate e sottoposte all approvazione di Italia Lavoro. L erogazione del servizio dovrà prevedere un alto grado di responsabilizzazione delle risorse del Fornitore, attitudine a lavorare per obiettivi, capacità di lavorare in team e rispetto delle scadenze pianificate. Italia Lavoro si riserva di verificare l idoneità delle risorse che il Fornitore intende impegnare nel progetto, anche in corso d opera, determinando la corrispondenza del profilo con quanto specificato nel presente capitolato. Italia Lavoro potrà rifiutare le risorse indicate dal Fornitore, chiedendone la sostituzione. 18

19 Nel caso in cui, ad insindacabile giudizio di Italia Lavoro, una o più risorse impegnate nel servizio non siano ritenute adeguate alle attività da svolgere, il Fornitore dovrà sostituirle con altre idonee aventi le stesse caratteristiche richieste in gara. 19

20 5.1 Macro piano di progetto Di seguito viene riportata un ipotesi di macro piano di progetto espresso in mesi; la data di partenza delle attività corrisponderà alla data di sottoscrizione del contratto. 5.2 Aspetti dimensionali Di seguito vengono fornite le previsioni indicative di utilizzo delle figure professionali necessarie alla realizzazione del progetto; in particolare: Tab. A gg/uomo totali per ambito Tab. B percentuale di utilizzo figure professionali per ambito 20

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