PROGRESS REPORT No. 01 Covering the project activities from to

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1 LIFE Project Number <LIFE05 ENV/IT/000870> PROGRESS REPORT No. 01 Covering the project activities from to Reporting Date <30/04/2006> LIFE PROJECT NAME <Center for Eco-Friendly City Freight Distribution> Project location Data Project Project start date: <01/11/2005> Project end date: Total Project duration (in months) Total budget EC contribution: (%) of total costs 50% (%) of elibible costs 50% <30/04/2008> Extension date: none <30> months Extension months none Name Beneficiary Contact person Postal address Data Beneficiary Municipaly of Lucca Dr. Mauro Di Bugno Via S.Giustina, Lucca Visit address Palazzo Santini Settore Dipartimentale 7 Tutela Ambientale - U.O. 7.1 Problematiche Ambientali Lucca Telephone Fax: Project Website Progress report 1

2 Notes Please refer to the Standard Administrative Provisions / Common Provisions Article 11 Technical activity reports for full details on what all reports Progress/Interim/Final Reports should contain. Progress reports must be submitted following the timetable as foreseen in the final version of the proposal attached to the Decision of the Commission / Grant Agreement, unless modified with agreement of the Commission. A progress report would normally contain approximately 10 pages (maximum 20) (descriptive text, a timetable, a summary table of the costs incurred, annexes). The technical part should contain a concise statement of the tasks undertaken and a forecast for the next reporting period. Any problems encountered during the period and possible deviations from project plans must be covered. Progress reports can be accompanied by annexes such as specific technical reports on issues relating to the project or reports and dissemination deliverables or other outputs from the project. Progress reports should be submitted in paper form (sending an additional digital version is appreciated). SUGGESTED STRUCTURE List of Contents 1. Lists of key-words Executive Summary... 3 A. Project objectives... 3 B. List of key deliverables and outputs... 4 C. Chapters Summary Project management... 5 A. General Problems encountered Dissemination Envisioned progress up to (next 6 months) Financial issues Progress and planned activities (Gantt-chart) Annexes Progress Report 2

3 1. Lists of key-words City logistics, integrated urban management, zero emissions vehicles, freight distribution. 2. Executive Summary A. Project objectives Il progetto CEDM ha l' obiettivo di sperimentare e dimostrare la validità di un approccio integrato e innovativo alla logistica urbana, fortemente orientato verso la cooperazione tra i diversi attori implicati nella catena logistica e verso l'adozione di differenti schemi innovativi di distribuzione e l implementazione di una serie di misure normative, organizzative, operative e tecnologiche - che contribuiranno a ridurre gli effetti negativi dei processi logistici. Il progetto nasce dalla necessità, sempre più presente in tutte le città europee negli ultimi anni, di far fronte a problemi quali la congestione del traffico e il consumo energetico ad esso correlato e per combattere l'inquinamento atmosferico ed acustico nelle aree urbane, i danni che questo provoca all ambiente vissuto, al patrimonio storico ed artistico ed alla qualità della vita dei cittadini. Se a ciò è stata data risposta attraverso le restrizioni e i limiti alla circolazione e accesso ai centri cittadini, non altrettanta attenzione è stata in genere posta ai processi di distribuzione urbana delle merci che rappresentano una delle maggiori fonti di consumo energetico, di emissione di gas nocivi e di inquinamento acustico nelle aree urbane, con i ben noti impatti negativi sulla qualità della vita e sull'ambiente delle nostre città. Il principale motivo di questa mancanza deriva dalla difficoltà ad affrontare in modo integrato le problematiche relative ai processi di logistica urbana in quanto questi implicano aspetti differenziati e correlati alla gestione delle città: l'aspetto istituzionale, quello normativo, quello riguardante politiche di mobilità, quello politico e sociale, senza contare le problematiche connesse al necessario consenso cittadino, ai processi operativi e commerciali e all'organizzazione infrastrutturale e tecnologica. L'Amministrazione del Comune di Lucca ha investito negli ultimi anni risorse rilevanti per raggiungere risultati significativi nella riduzione del consumo energetico correlato al traffico nelle emissioni di gas nocivi e di rumori per cercare di preservare la qualità dell'ambiente e il patrimonio storico ed architettonico. La volontà politica dell'amministrazione è quella di migliorare i servizi logistici del centro cittadino e delle immediate periferie, riducendone l impatto sociale ed ambientale ed indirizzandoli verso la sostenibilità e lo sviluppo. A tal proposito il progetto CEDM intende sperimentare modelli innovativi di logistica urbana con i seguenti obiettivi: verificare le funzionalità di una base logistica (transit point) ubicata nell immediata periferia del centro storico; sperimentare il funzionamento di una flotta di mezzi ecologici; sperimentare soluzioni tecnologiche per gestione di servizi logistici che conducano ad una riduzione mezzi in circolazione, all aumento dell indice di carico, ecc.; sperimentare servizi aggiuntivi per gli operatori commerciali e i loro clienti (terzializzazione magazzini, consegne ai parcheggi/domicilio/hotels, ritiro imballi). La realizzazione di CEDM e delle disposizioni correlate (normative, tecnologiche, infrastrutturali, ecc.) ha pertanto l obiettivo di: ridurre i livelli attuali di congestione di traffico commerciale delle merci riducendo il numero totale di veicoli nel centro storico e ottimizzando i carichi e gli itinerari di consegna; ridurre i livelli di inquinamento ambientale tramite la suddetta riduzione di traffico e l adozione di veicoli a bassa o a zero emissione; ridurre l'inquinamento acustico e il danneggiamento degli edifici storici dovuto alle vibrazioni provocate dal traffico merci; aumentare la sicurezza dei pedoni; migliorare la qualità di vita nel centro storico sia per i residenti, che per i turisti. Inoltre, l implementazione del progetto CEDM e delle iniziative correlate permetterà: migliorare i processi della catena logistica cittadina anche sperimentando tecnologie avanzate e innovative correlate alla base di logistica (piattaforma di gestione tecnologica, i tipi del veicolo, gli strumenti di controllo i modelli operativi ed economici) creazione di nuove opportunità occupazionali nel quadro nel quadro delle nuove attività altamente innovatrici; fornire un esempio concreto di nuovo concetto per la logistica della città e la distribuzione delle merci trasferibile ad altri siti nazionali ed europei. Il progetto è stato impostato con la collaborazione di tutti gli attori interessati (enti, associazioni, operatori, ecc.) e nella sua attuazione è prevista un loro costante coinvolgimento. Progress report 3

4 B. List of key deliverables and outputs Deliverable Date 31/01/06 Deliverable Description D1 - The CEDM Project Handbook & Inception Report (Responsible: MemEx) 30/04/08 D14 - The CEDM Layman s Report (Responsible: Comune di Lucca) 30/11/06 D15 - The CEDM GO/NOGO Report (Responsible: Comune di Lucca) 30/05/06 Progress Report (Responsible: Comune di Lucca) 30/11/06 Progress Report (Responsible: Comune di Lucca) 30/05/07 Mid-term Report (Responsible: Comune di Lucca) 30/11/07 Progress Report (Responsible: Comune di Lucca) 30/06/08 Final Report (Responsible: Comune di Lucca) 30/04/06 D2 - State of the art and user needs analysis (Responsible Comune di Lucca) 31/07/06 D3 - CEDM measures requirements (Responsible MemEx) 31/01/07 D4 - Clean Van Fleet study (Responsible : ENEA) 30/04/07 D5 - Freight service procedures (Responsible : MemEx) 30/04/07 D6 - City Accessibility Acts (Responsible: Comune di Lucca) 30/04/07 D7 - CEDM IT Platform services and functions (Responsible: Softeco) 31/10/07 S1 CEDM IT platform (Responsible: Softeco) 30/06/07 D8 Lucca Site application Planning (Responsible: Comune di Lucca) 28/02/08 D9 - CEDM Demonstration results and environment impacts (Responsible: ENEA) 28/02/08 S2 Validated CEDM IT platform (Responsible: Softeco) 31/01/06 WEB1 - The CEDM Website (Responsible: Softeco) 31/01/06 D12 DUP Dissemination Use Plan (Responsible: MemEx) Throughout the project lifetime 31/10/06 30/06/07 28/02/08 D13 CEDM Newsletter (Responsible: Comune di Lucca) (6 issues) WS1 1 st CEDM Workshop (Responsible: Comune di Lucca) WS2 2nd CEDM Workshop (Responsible: Comune di Lucca) WS3 Final CEDM International Conference (Responsible: Comune di Lucca) I principali outputs delle attività progettuali includono: - Specifica degli schemi di servizio di riferimento e degli aspetti normativi necessari per la gestione dei processi di distribuzione delle merci - Progettazione dell architettura tecnologica necessaria a supportare il progetto (tecnologie e servizi di base, integrazione con i sistemi di mobilità della città, accessibilità ai servizi logistici, etc.) - Analisi delle tecnologie disponibili e identificazione dei tipi di veicolo ecologico più idonei - Specifica degli obiettivi energetici ed ambientali, definizione degli indicatori di riferimento - Realizzazione del centro ecologico e delle disposizioni ad esso correlate: basi logistiche ( finanziate indipendentemente ed i cui costi non sono compresi nella proposta di progetto), piattaforma tecnologica (hardware e software), test di bassa o nulla emissione dei veicoli di trasporto merci, servizi di accessibilità, etc.; - Valutazione delle iniziative progettate sia riguardo i consumi energetici, i livelli di inquinamento e gli impatti economici dal punto di vista di modelli logistici sostenibili economicamente; - Generalizzazione delle normative a livello regionale e nazionale e confronto con la situazione europea; - Valutazione della trasferibilità dell approccio e dei risultati di CEDM; definizione dello scenario e dei principali aspetti delle normative sulle consegne delle merci integrate nelle politiche generali sul trasporto e la mobilità. Creazione di linee guida utili per il trasferimento e l adozione di soluzioni simili in altre città Europee; - Promozione dei risultati e dell approccio utilizzato sia a livello nazionale che a livello Europeo. Progress Report 4

5 Queste differenti attività saranno realizzate durante l arco del progetto, in accordo con la tempistica e l organizzazione modulare prevista nel progetto. C. Chapters Summary Nel seguito vengono illustrate le attività di gestione del progetto svolte dal coordinatore e dai partner ad oggi, lo realizzazione tecnica del progetto (suddivista per task ed ulteriore suddivisioni), i principali problemi incontrati, l attività di disseminazione e lo sviluppo per i prossimi 6 mesi. 3. Project management Il Comune di Lucca, partner beneficiario e coordinatore del progetto, ha partecipato direttamente alla realizzazione tecnica del progetto ed al coordinamento delle diverse attività e provvederà nelle varie fasi alla divulgazione dei risultati. Tiene registri contabili aggiornati conformemente ai normali principi stabiliti dalla legge e dalle norme esistenti. Conserva i giustificativi di tutte le spese, le entrate e gli introiti del progetto (comprese copie della documentazione dei partner e dei subcontraenti), fogli di presenza e documenti usati per il calcolo delle spese generali. Con l inizio del programma di progetto a seguito di un incontro è stato definito l Accordo tra il Comune di Lucca e i Partner contenente le determinazioni necessarie per lo sviluppo dei lavori. L Accordo descrive i compiti di ciascun partecipante e ne definisce gli aspetti finanziari (consortium agreement) Il Coordinatore del progetto, al fine di ottimizzare ed organizzare le attività di progetto, ha richiesto ad ogni partner di nominare un referente contabile, tecnico ed amministrativo, costituendo così tre distinte segreterie a cui fanno riferimento tre Responsabili da lui nominati. In questo modo è stato per il momento possibile trattare e considerare con incontri separati, i vari profili delle attività progettuali. Le attività di coordinamento delle tre segreterie in particolare per la segreteria tecnica, sono risultate utili non solo perché hanno consentito a tutti i partner di essere informati sullo sviluppo delle dei lavori per ogni singola task, ma sopratutto perché hanno permesso al coordinatore di ottenere il rispetto dei tempi di progetto.. Come, è stato definito lo steering commitee per il quale ogni partner ha indicato un responsabile. (Tutte le strutture per la gestione del progetto sono definite nel D1). Il 21 e il 22 novembre 2005 si è svolto a Lucca il Kick off meeting (KOM, vedi minute allegate), con il quale oltre ad avviare ufficialmente il progetto, è stata offerta l occasione ai partner di confrontarsi e definire le strategie operative di inizio del programma. Oltre al meeting di Lucca il 3 marzo 2006, si è svolto a Genova un secondo incontro (M2, vedi minute allegate) attraverso il quale sono stati definiti e consolidati i primi risultati, verificandone i tempi e le modalità di svolgimento per ogni singola azione assegnata ai partner. Oltre a due questi meeting si sono svolti incontri promossi dalla segreteria tecnica attraverso i quali sono state affrontate specifiche problematiche delle task attive del progetto. Le attività di questo Task sono in corso e procedono con l articolazione (4 subtask) prevista nel progetto. Organigram Con l Accordo stipulato ai sensi delle NAS 2004 il Comune di Lucca ed i partner si sono impegnati a costituire una Segreteria tecnico amministrativa - contabile con il compito di mantenere continuamente in contatto tutti i soggetti del progetto e di attuare una rapida divulgazione dei prodotti necessari alla realizzazione delle azioni previste dal progetto stesso. Sono pertanto state costituite tre distinte segreterie a cui fanno riferimento tre Responsabili. Il Coordinatore del progetto in sintonia con la Direzione Generale del Comune di Lucca ha inoltre predisposto un Ordine di Servizio interno, con il quale è stato costituito un Gruppo di Lavoro del quale fanno parte oltre ai dipendenti che hanno collaborato con gli altri partner alla redazione del progetto, altri dipendenti appartenenti ad altri settori/uffici interessati alle attività previste dal progetto. Si allega al riguardo Ordine di Servizio n. 78 del del Comune di Lucca. Progress Report 5

6 5. Technical development A. General La presente tabella riassume le task attive nel semestre considerato dal report: Task Task Title Action Deliverables 1.1 Coordinamento del Progetto 1.2 Gestione del progetto Gestione del Progetto e 1.3 Gestione del Progetto 1 Reporting alla CE Locale 1.4 Azione GO/NOGO 2 Stato dell arte e requisiti locali, regionali, Europei 6 Disseminazione 5.2. Task 1 Subaction Stato dell arte ed aspetti istituzionali, organizzativi ed operativi 2.2 Analisi delle esigenze e delle condizioni di supporto 2.3 Requisiti e modelli operativi CEDM 6.1 Produzione del piano di Diffusione e Promozione 6.2 Individuazione dei canali comunicativi ed identificativi CEDM 6.3 Realizzazione e mantenimento del sito web CEDM 6.4 Newsletters e attività di diffusione CEDM 6.5 Workshops Internazionali e conferenza su CEDM 6.6 CEDM Comunicazione After-LIFE 31/01/06 D1 The CEDM Project Handbook 30/05/06 Rapporto d Avanzamento 30/04/06 D2 State of the art and user needs analysis 30/01/06 WEB 1 The CEDM Website 30/01/06 D12 DUP Dissemination Use Plan Titolo: Coordinamento del Progetto CEDM Data prevista 11/05al 04/08 Data effettiva 11/05 al 04/08 Responsabile Comune di Lucca Massimo monitoraggio delle strategie del progetto adottate, ricerca di sostenitori politici del progetto, organizzazione di riunioni ed attività promozionali, realizzazione delle attività previste dal Consortium Agreement stipulato tra i partners indicante tutte le responsabilità individuali e condivise. Stato In corso Cosa è stato fatto Nel semestre il Coordinatore, in collaborazione con i vari responsabili di task, ha sviluppato una costante attività di coordinamento dei vari partner e di costante monitoraggio delle attività del progetto. Il coordinamento è stato pure rivolto verso le attività di disseminazione, le quali sono peraltro inserite in una task specifica. In particolare è stato predisposto e firmato da tutti i partner il Consortium Agreement come richiesto dalla Commissione. Nell ambito dell attività di coordinamento il 21 e il 22 novembre 2005 si è svolto a Lucca il Kick off meeting, con il quale oltre ad avviare ufficialmente il progetto, è stata offerta l occasione ai partner di confrontarsi e definire le strategie operative di inizio del programma. Oltre al meeting di Lucca il 3 marzo 2006, si è svolto a Genova un secondo incontro attraverso il quale sono stati definiti e consolidati i primi risultati, verificandone i tempi e le modalità di svolgimento per ogni singola azione assegnata ai partner. Oltre a due questi convegni si sono svolti incontri promossi dalla segreteria tecnica attraverso i quali sono state affrontate specifiche problematiche progettuali. Agenda e Verbale del Kick-off meeting e del Meeting di Genova. Progress Report 6

7 Subaction 1.2 Titolo:Gestione del Progetto CEDM Data prevista 11/05al 04/08 Data effettiva 11/05 al 04/08 Responsabile MemEx L assistenza del responsabile di task al Coordinatore nella gestione del progetto per assicurare il raggiungimento degli obiettivi stabiliti entro i tempi e le risorse previste. In questa subtask sono previste le seguenti attività: gestione e amministrazione del progetto; identificazione e soluzione dei problemi potenziali o adozione delle misure correttive se necessario; controllo Interno della Qualità; monitoraggio e verifica del regolare sviluppo/avanzamento del progetto; elaborazione dei rapporti periodici sull andamento del progetto in relazione agli obiettivi pianificati. Il responsabile di task elabora il Project Handbook all inizio del progetto in cui tutte le procedure, le responsabilità ed i compiti gestionali sono dettagliatamente descritti. Tali procedure includono i criteri per il monitoraggio del raggiungimento degli obiettivi, di un corretto coordinamento tecnico/amministrativo per la puntualità nelle consegne e la qualità dei prodotti, l effettiva comunicazione, disseminazione e valutazione periodica dei rapporti allo SC. Stato In corso Cosa è stato fatto In questo sottostask è stata sviluppato quanto, in particolare una costante azione di monitoraggio per il controllo delle attività svolte dai vari partner e per la verifica del rispetto della tempistica prevista. E stato deciso che i principali documenti e deliverable di progetto (compresa la proposta a suo tempo approvata dalla Commisione siano redatti sia in italiano che in inglese. E stata inoltre prodotta la traduzione in inglese anche delle comunicazione interne tra i partner. Tale decisione è stata resa immediatamente operativa. E stato relaizzato il deliverable D1 nel periodo di riferimento Subaction 1.3 Deliverable D1 - The CEDM Project Handbook Titolo: Gestione del progetto Locale Data prevista 11/05al 04/08 Data effettiva 11/05 al 04/08 Responsabile Comune di Lucca A livello di sito locale, il Comune di Lucca supportato da Memex è responsabile della gestione delle attività locali per la realizzazione del progetto sul sito Lucca e per la produzione della relativa documentazione. Stato In corso Cosa è stato fatto Definita la struttura operativa locale all interno del Comune di Lucca. Sono state coordinate le attività locali previste negli specifici task di progetto. Ordine di servizio Comune Lucca n. 78 del Subaction 1.4 Titolo: AzioneGO/NOGO Data prevista 11/05al 10/06 Data effettiva 11/05 al 10/06 Responsabile Comune di Lucca Lo scopo di questa azione è analizzare l andamento del progetto ed elaborare tutte le informazioni necessarie tecniche e finanziarie - per permettere alla Commissione di decidere se continuare a finanziarlo. L attività di questo importante task sarà diretta dallo Steering Committee (SC) presenziato dal Coordinatore. I risultati saranno inclusi nel deliverable per il 13imo mese insieme al secondo Rapporto d Avanzamento. Stato In corso Cosa è stato fatto Sviluppate le attività preliminari per la definizione della struttura del documento D15 The CEDM GO/NOGO Report Progress Report 7

8 5.3. Task 2 Subaction 2.1 Titolo: Stato dell arte ed aspetti istituzionali, organizzativi ed operativi Data prevista 11/05al 04/06 Data effettiva 11/05 al 04/06 Responsabile Comune di Lucca Analisi dello stato dell arte dei processi di distribuzione delle merci nelle città Europee. Indagine sugli scenari istituzionali con particolare attenzione agli aspetti normativi in vigore (accesso alla città, limiti all accesso di autocarri e furgoni, orario di accesso e tempo di permanenza, permessi per la circolazione di vari tipi di merci, etc.) agli aspetti ambientali (veicoli ecologici, restrizioni al flusso di traffico, etc.) ed in ultimo ai profili economici (accrescere le attività delle piccole e medie imprese, creare nuove opportunità di lavoro, etc.). Analisi a livello operativo riguardante l integrazione tra gli schemi di mobilità e le diverse infrastrutture tecnologiche dedicate al controllo della mobilità. Stato Conclusa il Cosa è stato fatto Sono state svolte tutte le attività di analisi previste ed in particolare quelle relative al processo di distribuzione merci nella città di Lucca, l analisi degli scenari istituzionali-normativi ed è stato analizzato in termini di costi/benefici l impatto che la struttura ed i servizi CEDM può avere sul settore della logistica urbana. In considerazione della rilevanza di queste tematiche, pur se formalmente il sottotask è terminato, queste attività di analisi proseguiranno e daranno luogo a successivi aggiornamenti del deliverable D2. Subaction 2.2 Deliverable D2 Stato dell arte ed analisi dei bisogni dell utenza Titolo: Analisi delle esigenze e condizioni di supporto Data prevista 11/05al 04/06 Data effettiva 11/05 al 04/06 Responsabile Comune di Lucca Analisi delle esigenze dell intero processo di distribuzione delle merci sono dal punto di vista delle autorità cittadine e rispetto alle diverse categorie di utenza coinvolte nel processo di logistica urbana. L analisi dei bisogni degli utenti affronta vari livelli : istituzionali, politici, operativi ed infrastrutturali attraverso una chiara identificazione delle situazioni esistenti e delle principali indicazioni fornite dagli stakeholders locali, dalle Autorità e dagli operatori stessi. Contributi alle attività dei Task 2.1 e Task 2.2 saranno forniti da vari partner, ciascuno per le proprie competenze. Queste analisi saranno condotte con il coinvolgimento degli stakeholders locali in riferimento ai vari livelli istituzionali coinvolti (i.e. Associazioni di categoria, ). Stato Conclusa il Cosa è stato fatto Sono state svolte tutte le attività di analisi previste ed in particolare quelle relative alla definizione dei bisogni utenti. In considerazione della rilevanza di queste tematiche, pur se formalmente il sottotask è terminato, queste attività di analisi e di coinvolgimento degli stakeholders locali, proseguiranno e daranno luogo a successivi aggiornamenti del deliverable D2. Subaction 2.3 Deliverable D2 Stato dell arte ed analisi dei bisogni dell utenza Titolo: Requisiti e modelli operativi CEDM Data prevista 11/05al 07/06 Data effettiva 11/05 al 07/06 Responsabile MemEx Con riferimento all analisi dei bisogni e delle questioni istituzionali/operative identificate nei Tasks 2.1 e 2.2, era prevista la definizione di un nucleo centrale di requisiti (schemi operativi di distribuzione delle merci, ruolo della base logistica, flotte ecologiche ed innovative, la piattaforma tecnologica, ) come base per la progettazione di CEDM. Un attenzione particolare era stata attribuita alla definizione dei requisiti specifici per personalizzare la piattaforma IT di CEDM per il supporto del processo logistico. Il modello economico iniziale di CEDM sarà definito e validato durante la fase di applicazione. I contributi al Task 2.3 sono forniti dal Comune di Lucca, MemEx e COTAS (per le misure ed i requisiti organizzativi, operative e di supporto di CEDM) e da Softeco Sismat (aspetti della piattaforma IT). Stato In corso Cosa è stato fatto E in corso la definizione degli schemi operativi di distribuzione, ottimali per il sito Lucca, tenuto conto della doppia possibilità di utilizzo di una base logistica temporanea (in collaborazione con un Progress Report 8

9 operatore locale) e della prevista base CEDM in corso di progettazione che verrà compitamente sviluppata nel Task 3 di prossimo inizio Task 6 Subaction 6.1 Titolo: Produzione del Piano di Diffusione e Promozione Data prevista 11/05 al 01//06 Data effettiva 11/05 al 01//06 Responsabile Comune di Lucca Era stabilita l elaborazione un Piano di Diffusione e Promozione per assicurare un approccio coerente alla disseminazione. E stata considerata rilevante la verifica dei principali targets del progetto così da poter individuare per ciascuno di essi, le principali informazioni da fornire. Il Piano avrebbe a questo fine identificato i migliori canali comunicativi che si adattano maggiormente al pubblico target. Le linee guida pubblicate di recente dal Dipartimento di Ricerca della Commissione sono state prese come riferimento. Stato Conclusa il Cosa è stato fatto Subaction 6.2 E stato elaborato un Piano di Diffusione e Promozione per assicurare un approccio coerente alla disseminazione. Sono stati considerati i principali targets del progetto e, per ciascuno di essi, sono state individuate le principali informazioni da fornire. Il Piano ha identificato i migliori canali comunicativi che si adattano maggiormente al pubblico target. Deliverable D12 Dissemination and promotion plan Titolo: Individuazione dei canali comunicativi ed identificativi CEDM Data prevista 11/05 al 01//06 Data effettiva 11/05 al 01//06 Responsabile Memex L identità di CEDM, basata sul PDP, è stata identificata con il logo del progetto, un immagine ed un sito web. I canali comunicativi sono organizzati per permettere una efficace comunicazione tra i membri del Consorzio e tra questo e l esterno. Stato Concluso al Cosa è stato fatto Subaction 6.3 Sono state svolte tutte le attività previste, in particolare è stato condotto un rilevante studio grafico che ha portato alla definizione di alcune proposte di logo, tra le quali è stata selezionata quella ritenuta più appropriata. E stata attivata una specifica mailing list per una ottimale comunicazione tra i partner rispetto alle competenze ad alle varie fasi operative. Logo ufficiale CEDM Titolo: Realizzazione e mantenimento del sito web di CEDM Data prevista 11/05 al 04/08 Data effettiva 11/05 al 04/08 Responsabile Softeco Sismat Era prevista la creazione di un sito web dedicato alla promozione del progetto identificato anche come risorsa chiave di tutto il materiale prodotto nelle varie attività di progetto. Al sito web è affidata la pubblicazione di informazioni, novità, stato d avanzamento, deliverables, rapporti, links e risultati. Era prevista la strutturazione in due parti: A) Parte pubblica: per disseminare le informazioni del progetto; B) Parte Privata: per supportare la comunicazione e la gestione del progetto tra i partners del Consorzio. Per il PORTALE PUBBLICO CEDM era stabilita la seguente struttura: 1) Informazioni sul Progetto; 2) Partners; 3) Risultati; 4) Studi; 5) Applicazioni sulla logistica urbana; Altri (, Links, Ricerca). Per ogni sezione erano previste diverse sotto-sezioni. Per il PORTALE PRIVATO CEDM era prevista la seguente struttura: Comunicazioni tra I partners. Questa sezione con le seguenti regole: - Una lista chiusa: solo I partners registrati possono inviare messaggi; ogni altro messaggio esterno è rifiutato - Ogni messaggio inviato alla lista è inoltrato a TUTTI I partners - le Risposte (Re) ad ogni messaggio sono automaticamente inoltrate a TUTTI i partners Il Document Repository del progetto. Un server centralizzato con accesso ristretto ai partners di CEDM nel quale i partner potranno: - caricare/scaricare documenti Progress Report 9

10 Stato Cosa è stato fatto Subaction 6.4 Stato Cosa è stato fatto - ricercare documenti - consultare calendario eventi, notifiche, etc. - consultare la rubrica con gli indirizzi dei partners Tutti i partners usano il Document Repository come uno spazio condiviso per caricare/scaricare/accedere ai documenti di progetto. Il portale privato di CEDM è accessibile da quello pubblico attraverso la sezione Partners only e l uso di una username e password specifiche. In corso di realizzazione. In anticipo rispetto alle scadenze progettuali è stato realizzato il CEDM web site, secondo le specifiche di progetto. E stato realizzato uno specifico manuale utente. E attiva la fase di aggiornamento costante dei contenuti e della manutenzione tecnica del sito. Home page Titolo: Newsletters e attività di diffusione di CEDM Data prevista 03/06 al 04/08 Data effettiva 03/06 al 04/08 Responsabile Comune di Lucca E prevista la realizzazione di diverse Newsletters almeno due per anno indirizzate a categorie professionali internazionali allo scopo di suscitare interesse nel progetto. Altre attività di disseminazione riguarderanno: - link con iniziative e progetti sulla distribuzione urbana delle merci sia a livello nazionale che a livello Europeo. A livello nazionale, tali links includono progetti sulla logistica urbana come ad es. il progetto MERCI (co-finanziato dal Ministero dell Ambiente Italiano) mentre a livello Europeo, lo scambio di informazioni sarà stabilito con iniziative quali BESTUFS II( 6 Programma quadro, programma IST), CIVITAS (trasporto sostenibile) e progetti simili (e.g. TELLUS, VIVALDI, TRENDSETTER, CARAVEL, etc.) - partecipazione ad eventi del settore (logistica e mobilità urbana, soluzioni ITS, ecc.) - partecipazione ad eventi di disseminazione organizzati dal programma LIFE - presentazione del concetto e dei risultati di CEDM ad ogni Conferenza Comunale o Regionale ( prevista sia per il Comune di Lucca che per la Regione Toscana). Anche il Ministero dell Ambiente Italiano effettuerà attività di disseminazione. In corso di realizzazione. Sono state svolte attività di disseminazione, trale quali le principali sono le seguenti: Preparazione della partecipazione al Workshop internazionale Infomobilità e trasporti flessibili verso l e-governance e la sostenibilità delle città europee, Firenze, maggio 2006 (altre informazioni, v. -7eb7) con diffusione di specifiche brochure e evidenziazione del logo CEDM. Preparazione alla partecipazione al Mobility show di Carrara che si terrà dal 21 al 23 Settembre (www.mobilityshow.it ). Brochure e home page Carrara 4. Problems encountered Al momento, la gestione e la realizzazione del progetto non ha incontrato problemi degni di nota. Si segnala che uno degli aspetti critici, che riguarda la costruzione con proprie risorse della base logistica dalla quale potrebbe essere gestita la dimostrazione, è stato sciolto positivamente dal Comune di Lucca in quanto sta per essere rilasciato il permesso di costruire e viene pianificato che la base dovrebbe essere pronta entro termini compatibili con quelli del progetto. Qualora questo non fosse, come nel progetto nel Task 3.1, verrà utilizzata una preesistente base logistica (o al limite un pool di basi) tramite un accordo con operatori del settore, per svolgere l attività di dimostrazione e di validazione delle misure CEDM, fatto salvo che la realizzanda base verrà comunque successivamente utilizzata per realizzare il servizio distribuzione ecologia delle merci nel centro storico.si ricorda infine che l analisi delle criticità del progetto e delle opportune contromisure verrà dettagliata nel Deliverable D15 nel prossimo semestre. 5. Dissemination Progress Report 10

11 L attività di disseminazione viene considerata come attività fondamentale per la vita del progetto e come tale è stata inserita come task specifico con propri obiettivi e prodotti. Il primo punto raggiunto è stata la realizzazione del PDP. A partire da questo è stato definito il logo del progetto ed è stato realizzato il sito Web per la comunicazione esterna al consorzio e per quella interna, mediante la strutturazione di un area riservata con funzionalità assai articolate. Informazioni sul progetto sono pure reperibili sul sito web del Comune di Lucca. Nel frattempo, sono state predisposte due partecipazioni ad eventi di livello internazionali sul tema della mobilità. 6. Envisioned progress up to (next 6 months) Durante i prossimi sei mesi verranno realizzate le attività previste dal progetto. In particolare, proseguiranno le attività previste nei task già attivi ed inizieranno quelle dei task che verranno attivati nel periodo considerato. Complessivamente le task vengono di seguito riportate. Task Task Title Action (foreseen in the next 6 months) 1.5 Coordinamento del Progetto 1.6 Gestione del progetto Gestione del Progetto e 1.7 Gestione del Progetto 1 Reporting alla CE Locale 1.8 Azione GO/NOGO 2 Stato dell arte e requisiti locali, regionali, Europei 3 CEDM Measures design and realisation 6 Disseminazione 2.4 Stato dell arte ed aspetti istituzionali, organizzativi ed operativi 2.5 Analisi delle esigenze e delle condizioni di supporto 2.6 Requisiti e modelli operativi CEDM Task Design and Realisation of CEDM Operational Logistics base (leader Lucca Municipality). Task 3.2 Design, Customisation and Development of CEDM IT Platform (leader Softeco). Task T3.3 - Clean Freight Fleets (leader ENEA). Task Freight Distribution schemes (leader MemEx). Task City Normative scenario (leader Comune di Lucca). 6.7 Produzione del piano di Diffusione e Promozione 6.8 Individuazione dei canali comunicativi ed identificativi CEDM 6.9 Realizzazione e mantenimento del sito web CEDM 6.10 Newsletters e attività di diffusione CEDM 6.11 Workshops Internazionali e conferenza su CEDM 6.12 CEDM Comunicazione After-LIFE Deliverables (foreseen in the next 6 months) 30/11/06 Rapporto d Avanzamento 30/11/06 The CEDM GO/NOGO Report 31/07/06 D3 - CEDM measures requirements D13 CEDM Newsletter Si segnala che tra le attività di disseminazione previste, si ritiene utile la partecipazione del progetto all incontro European Green Week nel 2007 o A tal fine, per gestire la partecipazione all evento, il Comune di Lucca si raccorderà con il Comune di Aalborg in previsione di una loro partecipazione congiunta.. Progress Report 11

12 Inoltre il Comune di Lucca prevede di presentare il progetto CEDM alla conferenza Sustainable Logistics in an Intermodal Setting, Logistics Research Network Annual Conference 2006, 6th 7th September 2006, Newcastle, UK. Il progetto intende pure presentare la propria attività e attuare uno scambio di informazioni con due iniziative simili a quella progettata per la città di Lucca e che riguardano le città di Vicenza e di Padova, città i cui problemi di gestione della logistica urbana, per le caratteristiche del tessuto storico ed architettonico urbano, presentano forti analogie con la città di Lucca. I progetti di ottimizzazione della distribuzione urbana delle merci, svolta tramite uso di veicoli ecologici sono: Vicenza, VELOCE - Vicenza Eco-LOgistic CEnter (http://www.velocelogistic.it) Padova, CITYPORTO (http://www.cityporto.it/index.html). Progress Report 12

13 7. Financial issues Fill in the following table. PROJECT COSTS INCURRED Cost category Total cost according to the Commision's decision* Costs incurred from the start date to %** 1. Personnel , , Travel , , Outside assistance , Durables: total nondepreciated cost - Infrastructure sub-tot. - Equipment sub-tot. - Prototypes sub-tot. 5. Consumables 6. Other costs , Overheads , , SUM TOTAL , , *) If the Commission has officially approved a budget modification indicate the breakdown of the revised budget **) Calculate the percentages by budget lines: How many % of the budgeted personnel costs are incurred by xx.xx.xxxx Comment on the budget posts, particularly discrepancies (for example why 80% of one post is spent although the overall level is 30% of the budget spent) and indicate if any budget modification is expected. Settled costs, incurred from the start date to , correspond to our expectation. There are no discrepancies between the budget posts. The 0% of the outside assistance costs depends on the delayed payment (the works are beginning but we must pay them at the date of 30 th of April. There are a lot of other costs incurred but not settled yet. The total amount of these costs is about ,00. The total amount of the project costs incurred is about ,00 (13,88% of the total costs of the project). We don t expect any budget modification. If before interim payment, indicate when the 30 % threshold value of total costs is expected to be reached. If before interim payment, indicate when the 30 % threshold value of total costs is expected to be reached. We will probably reach the 30% of the total costs of the project within the 31th of December2006. Progress Report 13

14 8. Progress and planned activities (Gantt-chart) Task/activities Task01 - Project Management and Reporting to EC Task02 - State of the art and Local, Regional and European requirements Task03 - CEDM Measures Design and Realisation Task04 -Site Demonstration and Environmental impacts evaluation Task05 - Business case and European dimension Task06 - Dissemination Proposed Actuals Proposed Actuals Proposed Actuals Proposed Actuals Proposed Actuals Proposed Actuals T4 30/04/2006 T2 (1/11/2005) T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 (30/04/2008) 9. Annexes Maps, drawings, technical designs, technical memos etc. as appropriate. Make a reference to the annexes in report text. In case the annexes are presented in local language a summary (titles, headings, map keys etc) in English should be included, either in the report text or in the annexes 1. elaborati grafici relativi alla piattaforma logistica CEDM 1.a Planimetria Gnerale 1.b Pianta Piano Terra 1.c Pianta Piano Primo 1.d Sezioni 1.e Prospetti est- ovest 1.f Prospetti nord sud 1.g Rendering 2. Agenda e verbale Kich off meeting Genova 3. D1 The CEDM Project Handbook 4. Ordine di servizio del Comune di Lucca n.78 del D2 State of the art and user needs analysis 6. D12 DUP Dissemination Use Plan 7. Logo ufficiale CEDM 8. Home page sito web CEDM 9. Brocure e Home page Carrarra Progress Report 14

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