La Gestione dei Flussi Documentali: un Opportunità per le Imprese

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1 La Gestione dei Flussi Documentali: un Opportunità per le Imprese Torino 21, novembre 2005 La Gestione dei Flussi Documentali: un Esigenza per le Imprese Torino 21, novembre

2 Chi siamo Aitech-Assinform è l'associazione nazionale - aderente a Confindustria e a Federcomin - delle principali Aziende di Information Technology operanti sul mercato italiano. La base associativa è formata da oltre 300 imprese, tra soci ordinari e soci aderenti. Oltre 80 aziende, tra gli Associati aderenti, partecipano tramite l'unione Industriali di Torino. L'ambito di rappresentanza L'Associazione, frutto della fusione tra le due principali Associazioni del settore (AITech e Assinform), rappresenta l'offerta italiana di informatica, che è costituita da oltre addetti e da oltre società di capitali, per un giro d'affari di 20 miliardi di euro, pari al 2% del PIL italiano AITech-Assinform è, di fatto, il riferimento per le aziende italiane di IT, di ogni dimensione e attività: dai produttori di software, sistemi e apparecchiature, ai fornitori di soluzioni applicative, di reti e servizi, fino ai fornitori di servizi a valore aggiunto e contenuti, connessi all uso dell Information Technology. 2

3 Gli obiettivi Tutelare gli interessi degli Associati e del settore IT verso il mondo politico-istituzionale e verso il mercato Supportare le istituzioni nelle scelte più opportune a favore dello sviluppo di un'economia e di una società digitale nel nostro Paese Cogliere i nuovi fenomeni attraverso un'attenta analisi di mercato Agevolare il dialogo tra fornitori e utenti di IT, consapevoli della presenza sempre più capillare e pervasiva delle nuove tecnologie Alcuni vantaggi della Gestione Elettronica dei Documenti Riduzione della movimentazione della carta Riduzione dei costi di conservazione copia e distribuzione Aumento della produttività Maggior efficienza e miglior qualità del lavoro Possibilità di accessi simultanei ai documenti Possibilità di gestire le versioni dei documenti Gestione ottimale della sicurezza Gestione integrata di documenti e dati Integrazione e condivisione delle conoscenze Automazione del flusso di documenti e pratiche Facile Revisione dei processi e delle procedure esistenti Possibilità di ri-allocazione delle risorse 3

4 Le informazioni ed i costi relativi Problemi con le informazioni L informazione esiste? Non è accessibile per errato approccio dell utente Non indicizzato o non presente nel sistema impiegato Errate Incomplete Mancanti Vecchie Troppe Distribuite ovunque Non accessibili da un unico punto Non indicizzate I costi legati ai problemi con le informazioni La gestione dei documenti consuma tra il 5 e il 15% delle risorse di un azienda e il 30% del tempo dei suoi dipendenti; Il costo reale di archiviazione di un documento si aggira intorno ai 20 Euro; Localizzare un documento mal classificato costa all azienda circa 120 Euro; In media, un azienda perde un documento ogni 20; In media un addetto spende 400 ore in un anno per cercare file persi; 4

5 I costi legati ai problemi con le informazioni Costi (danni) Legati al reperimento delle informazioni Produttività più bassa Lavoro duplicato (la destra non sa cosa fa la sinistra) Legati alle informazioni scadenti Decisioni sbagliate Opportunità non colte e mancate vendite (in particolare on line) Un impiegato (knowledge worker) dedica circa il 15-25% del suo tempo alla ricerca delle informazioni Nel 50% dei casi il risultato finale è NON Trovato Se la persona costa all azienda ~ /anno, nel caso spenda il 15% del suo tempo, la perdita annua legata alle informazioni che non sono state trovate è di ~ /persona Un tempo equivalente, se non maggiore, lo spende a rielaborare/rigenerare informazioni già esistenti altrove Sempre ipotizzando un 15% del tempo dedicato a rielaborare/rigenerare informazioni, il costo di tale attività per l azienda è di ~ /persona Documenti, Dati, Informazioni, Conoscenza Locale/Remota Internet/Intranet/Extranet Acquisizione Documenti esterni Computer Output Fax Estrazione Dati Gestione Elettronica Documenti Immagini COLD Document Repository Digital Library Information retrieval Oggetti Multimediali Documenti prodotti da PC e-business Data Base aziendali e Gestione dei Contenuti Documenti esterni Portale BPM Business Process Management Workflow Management Enterprise Application Integration Data Warehouse Data Mart Business Intelligence Data Mining Applicazioni analitiche Applicazioni Customer Relationship Management (CRM) Gestione della Conoscenza (KM) Funzioni aziendali Front Office 5

6 Unità di Misura Kilobyte (10 3 byte) Megabyte (10 6 byte) Gigabyte (10 9 byte) Terabyte (10 12 byte) Petabyte ( byte) Exabyte (10 18 byte) 2 Kilobyte ~ una pagina dattiloscritta 100 Kilobyte ~ una foto in bassa risoluzione 1 Megabyte ~ un piccolo romanzo 2 Megabyte ~ una foto ad alta risoluzione 5 Megabyte ~ le opere complete di Shakespeare 10 Megabyte ~ un minuto di musica ad alta fedeltà 100 Megabyte ~ 1 metro di scaffale di libri 1 Gigabyte ~ un camioncino pieno di libri 20 Gigabyte ~ una buona collezione delle opere di Beethoven 1 Terabyte ~ alberi convertiti in carta e stampati o 1 milione di libri 10 Terabyte ~ l intero contenuto stampato della biblioteca del Congresso USA 400 Terabyte ~ il database del National Climactic Data Center (NOAA) 1 Petabyte ~ 3 anni di dati del Earth Observing System della NASA (2001) 20 Petabyte ~ Il contenuto degli HD prodotti nel Petabyte ~ tutto il materiale stampato 1 Exabyte ~ il contenuto di una pila di 2 milioni di miglia di dischetti 2 Exabyte ~ il volume globale delle informazioni generate nel Exabyte ~ tutte le parole fino ad oggi pronunciate dagli esseri umani La crescita delle informazioni [School Università di Berkeley (CA) ottobre 2003] School of information Management and Systems, Ci sono voluti anni (1998) per accumulare 12 Exabyte di informazioni Nel 1999 sono state create ~ 2,5 Exabyte di informazioni Nel 2002 sono state generate ~ 5 Exabyte di nuove informazioni Il 92% sono registrate su supporti magnetici (prevalentemente HD) Il 7% su pellicola Lo 0,01% su carta Lo 0,002% su ottico In media sono stati prodotti 800 Mbyte di 6

7 La crescita delle informazioni [School Università di Berkeley (CA) ottobre 2003] School of information Management and Systems, 33 EB di Informazioni generate alla data 12 EB di Informazioni generate alla data ,5 EB EB 40,000 AC incisioni rupestri 3500 AC scrittura 0 carta stampa 1870 elettricità, telefono transistor 1947 elaboratori 1950 Fine anni 60 Internet (DARPA) 1993 WEB EB EB 2,5 EB 1999 GIGABYTES Andamento delle E (Analisi di Bain & Company Italy) Dal 2001 al 2004 il numero di , a livello mondiale, è passato da oltre miliardi ad oltre miliardi Le sono il principale strumento di comunicazione tra persone e aziende e il metodo preferito per trasmettere informazioni sensibili, confidenziali. 7

8 Esplosione delle E Cresce anche la dimensione: nel corso del 2004 si stima che le dimensioni delle con attachment sia cresciuto di oltre il 50%. Ad aumentare i volumi contribuiscono L impiego della Copia/Conoscenza (a volte veramente inutile), Il sempre più diffuso impiego della Posta Elettronica per gestire semplici processi (Workflow Management), Il diffondersi delle campagne di marketing Il diffondersi della Posta Elettronica Certificata Il sistema di Mail è un sistema business-critical (buona parte del business aziendale fluisce attraverso le ); la non corretta gestione del suo funzionamento e della sua disponibilità ha ripercussioni sulle operazioni e può portare a perdite di business e economico-finanziarie Le sono Business Record [lo standard ISO lo definisce informazione creata, ricevuta e conservata come prova o dato sensibile da una persona od organizzazione in transazioni di business o nel rispettare obblighi legali ]; Articolo 2214 del CC richiede, tra l altro che si debbano, altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle lettere ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Gestione dello storage e delle modalità di archiviazione e ricerca delle 8

9 I Contenuti (Strutturati e Non Strutturati) Contenuti Web + Documenti e Moduli scambiati via web Documenti Office + Documenti prodotti da Elaboratore Documenti in ingresso Contenuti + Allegati DB Aziendali Rich Media Immagini Audio Documenti XML + Documenti Intelligenti + Contenuti attivi La Gestione dei Contenuti (Content Management) è l insieme delle soluzioni soluzioni finalizzate alla gestione ricerca presentazione dinamica e personalizzata messa a disposizione dei Processi aziendali di informazioni digitali di formati diversi, che possono essere archiviate all interno dell Azienda o meno. Contenuti Attivi Aggiornamento Gestionali Creazione Modifica Presa in carico Rilascio Manuale Workflow Pubblicazione Cose Coseche chepossono essere essererilevate rilevatedai dai sistemi sistemi Altro 9

10 Le sfide nella Gestione delle Informazioni/Contenuti Aumenta la complessità della Gestione delle Informazioni La difficoltà che emerge è quella di gestire in modo efficace le informazioni. Non è impresa semplice. La nostra capacità di archiviare e trasmettere informazioni ha superato di gran lunga la capacità di ricercare, ritrovare e disporre delle stesse. La gestione delle informazioni sarà una delle maggiori sfide del nostro secolo. Conformità (Compliance) Contenuti eterogenei e Origini disparate dei Contenuti (da strutturati a non strutturati, dall interno e dall esterno dell Organizzazione) Sicurezza, Consolidamento, Continuità di Servizio, TCO Necessità di ottenere Informazioni Strategiche dai Contenuti Evoluzione della Gestione dei Contenuti Portali Collaborazione Gestione dei Contenuti Workflow Management Gestione Elettronica dei Documenti Records Management Gestione Immagini Enterprise Content Management (Information Lifecycles) Ottimizzazione dei Processi Analisi dei Processi - BPA Gestione dei Processi - BPM Esecuzione dei Processi Enterprise Process Management (Process Lifecycles) 10

11 Modifica del Modello di Business Fornitore di livello n Fornitore di 2 livello Da Catena del Valore Distributore Service Provider Fornitore di 1 livello Produttore Distributore Spedizioniere Cliente Cliente Spedizionieri Negozio Sviluppatori Rete Fornitore di 2 livello Produttore Fornitore di 1 livello Magazzino A Valore prodotto dalle Interazioni in Rete L impresa è inserita in un sistema (anche di aziende di piccole e medie dimensioni) la cui competitività è data dalla capacità delle stesse di interagire in rete Esigenza di rapido efficace e sicuro scambio di informazioni Uno sguardo al Futuro (molto prossimo) Documento Informatico Diffusione all impiego del documento informatico firmato digitalmente/elettronicamente Influenza della spinta alla razionalizzazione in corso nella Pubblica Amministrazione (e-government) Conservazione Sostitutiva, Fattura Elettronica Posta Elettronica Certificata Altre Applicazioni Video, suoni, altri formati (CAD/CAM, ), Documentazione Sanitaria Fruizione patrimonio artistico culturale Archivi Storici Knowledge Management E-Learning 11

12 Gestione Documentale e Processi (Esempi) Interazione tra Aziende capacità d impiego da parte dei SI dei dati elaborabili, senza alcun ulteriore intervento, contenuti in un documento in formato digitale (Straight Through Processing) Ciclo di fatturazione: in questo caso i vantaggi - per l emittente e per il destinatario (teoricamente per tutte le aziende) - derivano in parte dai risparmi relativi alla gestione documentale delle fatture ma soprattutto dagli oneri di trattamento nel corso dei processi di gestione Se per tali oneri si assume un valore medio di Euro complessivi (emittente e destinatario), dato che in Italia il numero di fatture emesse si stima essere dai 2,5 ai 3 miliardi l anno - considerando i soli valori più bassi e ipotizzando che i risparmi siano solo del 50% - la potenziale riduzione di spesa per le aziende del Sistema Italia a seguito della adozione di processi di Fatturazione Elettronica è > ,00 Euro Conservazione Sostitutiva risparmi conseguenti l eliminazione della carta ed i minori costi degli spazi La possibilità di ricorrere alla Conservazione Sostitutiva (in particolare per i documenti cartacei rilevanti ai fini fiscali) rappresenterebbe, per i primi tre anni, un fatturato IT di almeno 1,2 miliardi di Euro. Impatti positivi sullo sviluppo dell Information Technology, sull'erario e sull'efficienza delle imprese italiane. Fatturazione Elettronica La circolare, a mio avviso, non chiarisce - anzi complica il problema dell impiego della tecnologia della Firma Elettronica Qualificata a garanzia dell autenticità ed integrità della Fattura Elettronica [comma 3 dell art. 21 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 modificato D. Lvo 52/2005] Articolo 2 della Direttiva 2001/115/CE: Gli Stati membri non impongono che le fatture siano firmate. La firma Elettronica Qualificata nel nostro ordinamento, però, equivale a sottoscrizione, quindi in netto contrasto con quanto appena riportato. La circolare ribadisce quanto sopra quando afferma che alla Fattura! Elettronica si applica il comma 2 [1] dell Articolo 21 del Codice dell amministrazione digitale? [1] Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che sia data prova contraria. 12

13 Conservazione Sostitutiva Documenti Originali Unici Il comma 3 dell Articolo 4 del DMef 23/1/2004 parrebbe richiedere l intervento del pubblico ufficiale anche nel caso di documenti analogici originali non unici Il decreto definisce i Documenti Originali Unici, ma non vi fa riferimento; il comma 3 dell articolo 4 è l unico punto dove avrebbe senso citarli Il Decreto, essendo di natura attuativa, non può derogare dal Testo Unico (DPR 445/2000) (comma 2 dell articolo 6), che fa esplicito riferimento alla Deliberazione AIPA/CNIPA Il Decreto stabilisce, inoltre, esplicitamente che la conservazione digitale dei documenti analogici deve essere effettuata secondo le disposizioni contenute nella delibera CNIPA Tale interpretazione è, inoltre, in linea con i criteri di semplificazione degli adempimenti amministrativi cui si ispira la normativa corrente, compreso il Decreto in questione. Il Decreto Legislativo 82/2005 (Codice dell amministrazione digitale), in vigore dal 1 gennaio 2006, all articolo 23 (commi 4 e 5) dovrebbe, in ogni caso, mettere una parola definitiva sull argomento. [Il codice porta anche la firma del Ministro dell economia e finanze; Il Codice dovrebbe, quindi avere prevalenza nel caso di antinomie sul Decreto del Ministro] Conservazione Sostitutiva Tempi di Conservazione Sorge il dubbio sui termini (tempi) di Conservazione nel caso di documenti cartacei/analogici (in particolare le fatture). Il comma 1 dell articolo 4 del Decreto del ministro recita Il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa immagine, secondo le modalità di cui all'art. 3, commi 1 e 2.. Del comma 1 sono applicabili i punti c) e d). L ultima frase del comma 2 fa ipotizzare che possa esserci un obbligo di conservazione almeno quindicinale per le fatture cartacee che si sia deciso di sottoporre a Conservazione Sostitutiva. Il comma 1 si riferisce, però, ai documenti informatici e, pare di capire, che gli obblighi di Conservazione siano specificatamente introdotti per questa fattispecie di documenti Quanto sopra parrebbe escluso, anche, dal fatto che i documenti cartacei devono essere conservati fino al termine del processo di Conservazione Sostitutiva, come da comma 4 dell articolo 4 dello stesso Decreto Ministeriale Essendo presenti i documenti cartacei non dovrebbe esserci alcuna esposizione. 13

14 Conservazione Sostitutiva Quando considero completato il processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari (Prima o dopo aver spedito all Agenzia delle Entrate l impronta dell Archivio)? In attesa del provvedimento delle Agenzie fiscali per adempiere a quanto richiesto dall articolo 5 del DMef del 23/1/2004, o quale alternativa/complemento ad esso, come estendo la validità delle firme digitali apposte nel processo di Conservazione Sostitutiva? Cosa si intende per Impronta dell Archivio? Stampe dei documenti prodotti internamente Variazioni anno/anno del mercato GEC Elaborazione su dati Iter e Bain & Company Valori assoluti in Mio 60,0% 50,0% 40,0% ,1% 48,4% 609 Hardware Software Servizi Totale CGR2002/ ,0% 40,5% 27,8% 28,1% CGR 2006/2003 1,5% 12,3% 13,2% 11,4% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 32,1% ,8% 27,0% E 10,1% 14,7% 5,3% 11,4% 12,6% E

15 Il Mercato GED vs Mercato IT 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,5% 1,7%1,9% 2,2% 2,5%3,2% 3,8% 4,2%4,6%5,0% 1,0% 0,0% Elaborazione su dati Mercato GED: Iter e Bain & Company, %-li crescita IT 2005/6 EITO/SIRMI Composizione %-le% per Settore Altro; 1,1% Industria; 19,1% Settore CGR 2006/2003 Servizi 12,5% Altro; 1,7% Distribuzione 14,8% Industria; 25,5% Finanza/Assic urazioni; 33,1% Telco/Utility PA Finanza/Assicurazioni 23,0% 14,2% 13,7% Industria 1,0% Finanza/Assic urazioni; 31,1% Altro -3,9% PA; 26,5% PA; 24,6% Telco/Utility; Telco/Utility; 7,5% 10,0% Distribuzione; 4,5% Servizi; 5,2% Servizi; 5,0% Elaborazione su dati Mercato GED: Iter e Bain & Company Il Settore a maggiore crescita attesa è Telco/Utilitiy (86%) Gli altri crescono del 50% circa Industria resta invariato (3%) Distribuzione; 5,0% 15

16 Il Mercato Europeo dell ECM 16