APPALTO PER AFFIDAMENTO DI UN SERVIZIO DI OUTSOURCING PER LA GESTIONE DEI BENI ARCHIVISTICI DELL AZIENDA U.S.L. ROMA H CAPITOLATO SPECIALE

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1 APPALTO PER AFFIDAMENTO DI UN SERVIZIO DI OUTSOURCING PER LA GESTIONE DEI BENI ARCHIVISTICI DELL AZIENDA U.S.L. ROMA H CAPITOLATO SPECIALE

2 ART. 1 - PREMESSA... 1 ART. 2 - DEFINIZIONE DEL SERVIZIO... 1 ART. 3 - CONTESTO, MODALITÀ DI ESECUZIONE E VOLUMI DI ATTIVITÀ PRESA IN CARICO DELL ARCHIVIO DOCUMENTALE CARTACEO DOCUMENTAZIONE PRODOTTA CONSERVAZIONE E GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DEMATERIALIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE CARTACEA REQUISITI DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE ESIBIZIONE...ERRORE. IL SEGNALIBRO NON È DEFINITO. ART. 4 - VARIAZIONE DEI VOLUMI IPOTIZZATI ART. 5 - CARATTERISTICHE DEI LOCALI ART. 6 - REQUISITI TECNOLOGICI ART. 7 - FORMAZIONE ED ADDESTRAMENTO ART. 8 - AVVIAMENTO E COLLAUDO ART. 9 - DURATA DELL APPALTO ART COSTO DEL SERVIZIO ART LIVELLI DI SERVIZIO E RELATIVE PENALI Outsourcing per la Gestione dei Beni Archivistici Capitolato Speciale

3 ART. 1 - Premessa Il presente Capitolato ha lo scopo di definire i requisiti tecnici della erogazione del Servizio di Custodia e Gestione dell Archivio Cartaceo comprensivo del Servizio di Archiviazione centralizzato in Data Center presso l Impresa, per la Conservazione Sostitutiva a norma di Legge di documenti prodotti nell ambito dell Azienda Sanitaria Locale Roma H (di seguito Azienda ). Il servizio è concepito in un ottica di outsourcing chiavi in mano e, per quanto riguarda il Servizio di Conservazione Sostitutiva ed Archiviazione Legale, comprende anche la fornitura di ogni infrastruttura esterna al Data Center dell Impresa, l esecuzione del back-up periodico dei dati nonché il monitoraggio, la gestione e la manutenzione di tutti i sistemi hardware e software. L Impresa si farà carico del processo di archiviazione, ricevendo i documenti e archiviandoli in modo idoneo all interno del proprio Data Center. Il sistema dovrà essere pienamente conforme alla normativa vigente ed agli eventuali successivi aggiornamenti. Il presente documento rinvia al Disciplinare di gara di cui il presente costituisce l allegato. Le Ditte, nel presentare il proprio progetto, dovranno far riferimento alla normativa vigente e a quant'altro ritengano necessario, specificando in offerta tecnica, pena l'esclusione dalla gara, le caratteristiche del proprio sistema che vanno a realizzare la rispondenza alle norme del sistema stesso. ART. 2 - Definizione del Servizio L Azienda si propone, con la seguente procedura, di acquisire in regime di outsourcing i servizi di seguito indicati: Presa in carico dell Archivio Documentale Cartaceo conservato presso la sede dell attuale fornitore del servizio in Fiano Romano (RM); Schedatura informatica dell Archivio Documentale Cartaceo; Conservazione e Gestione dell Archivio Documentale Cartaceo; Servizio di Ritiro, Indicizzazione e Archiviazione della Documentazione Cartacea prodotta durante il periodo di esecuzione del servizio; Servizio di Ritiro, Normalizzazione, Scansione, Indicizzazione e Archiviazione delle Cartelle Cliniche relative ai Ricoveri prodotte durante il periodo di esecuzione del servizio; Servizio di Archiviazione centralizzato in Data Center comprensiva del processo di Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge dei Documenti Informatici prodotti e relativa custodia; Realizzazione e messa a disposizione dei metodi e/o delle interfacce per l integrazione dei sistemi informatici dell azienda con il Servizio di Archiviazione; Il servizio di Conservazione Sostitutivo a Norma di Legge è concepito in un ottica di outsourcing chiavi in mano e comprende anche la fornitura di ogni infrastruttura esterna al Data Center dell Impresa, l esecuzione del back-up periodico dei dati nonché il monitoraggio, la gestione e la manutenzione di tutti i sistemi hardware e software. Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 1

4 L Azienda, attraverso il servizio richiesto, intende affidare all Impresa tutte le problematiche tecniche e procedurali inerenti alla Conservazione Sostitutiva a norma di Legge dei documenti informatici, fatte salve quelle espressamente riservate all Azienda nel presente Capitolato Speciale. L Impresa si farà carico del processo di archiviazione, ricevendo i documenti e archiviandoli in modo idoneo all interno del proprio Data Center. Il Responsabile della Conservazione verrà nominato internamente all Azienda. L Impresa dovrà individuare all interno della propria organizzazione il Responsabile della Conservazione delegato in outsourcing secondo quanto previsto ai commi 2 e 3 dell art. 5 della Delibera CNIPA numero 11. Tale nomina dovrà essere approvata dal Responsabile di cui al comma precedente. La documentazione archiviata potrà essere reperita e visualizzata dall Azienda con la massima garanzia del rispetto della privacy e dell integrità dei dati grazie a soluzioni tecnologiche avanzate ed affidabili implementate attraverso rigorosi protocolli di sicurezza. Il servizio dovrà avere i requisiti tecnici, funzionali ed operativi descritti nel presente Capitolato Speciale. Il sistema di archiviazione dovrà interfacciarsi con tutti i sistemi informatici che producono i documenti digitali da sottoporre ad archiviazione sostitutiva attraverso metodi e/o interfacce che dovranno essere concordati con l Azienda e realizzati dall Impresa. Dovranno essere rispettati le modalità, i tempi e i livelli di servizio descritti nel prosieguo del presente documento, nel loro complesso, che contengono, quindi, tutti gli elementi minimi che devono essere in ogni caso garantiti nonché accettati incondizionatamente nell offerta presentata. ART. 3 - Contesto, Modalità di Esecuzione e Volumi di Attività Di seguito verranno esposti i contesti del servizio del presente appalto, le modalità di esecuzione e le stime dei volumi di attività per le tipologie di documenti clinici ed amministrativi che dovranno essere conservati con il servizio in oggetto. Ognuna delle tipologie dei documenti prodotti avrà una propria politica di scarto definita dalle normative vigenti, dai regolamenti adottati dall Azienda e da quelli che saranno adottati durante il periodo dell esecuzione del servizio. Le tipologie dei documenti prodotti sono quelle indicate successivamente ma potranno essere integrate durante tutta la durata del servizio e saranno concordate, di volta in volta, con l Amministrazione Presa in carico dell Archivio Documentale Cartaceo Ritiro e Trasporto della Documentazione Pregressa L Impresa aggiudicataria dovrà prendere in carico e trasferire la documentazione dalla sede dell attuale fornitore, ubicata a Fiano Romano (RM), ai propri depositi. Onde evitare disparità di trattamento rispetto all attuale Impresa erogatrice del servizio, per tale prima fase di trasporto e allocazione della documentazione già esistente è fissato un corrispettivo forfettario una tantum che verrà corrisposto all aggiudicatario (ovviamente se diverso dall attuale) pari a ,00 (cinquantamila/00 euro). Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 2

5 L Impresa uscente, al momento del passaggio delle consegne, è obbligata a illustrare al nuovo aggiudicatario le modalità archivistiche utilizzate, onde garantire la continuità nella gestione del servizio. L occupazione di tale documentazione è stimata complessivamente in circa unità archivistiche per almeno metri lineari, così ripartito: Cartelle cliniche: circa unità archivistiche, identificate con il faldone contenente un insieme di cartelle cliniche relative ad un determinato intervallo numerico. Radiografie: circa unità archivistiche, identificate con il faldone/scatola contenente un insieme di lastre relative ad un determinato intervallo cronologico. Referti: circa unità archivistiche, identificate con la scatola contenente un insieme di referti relativi ad un determinato intervallo cronologico. Ricette farmaceutiche: circa unità archivistiche, identificate con la scatola contenente un insieme di ricette relative ad un determinato intervallo cronologico ed ad una determinata farmacia. Documentazione sanitaria ed amministrativa: circa unità archivistiche, identificate con i singoli faldoni, fascicoli, volumi e scatole contenenti documentazione appartenente a tipologie documentali differenti da quelle indicate ai punti precedenti (es. Fatture, Mandati, Registri protocollo, etc.). La documentazione, non inscatolata, sarà posizionata su pedane standard nel rispetto dell omogeneità delle serie archivistiche e dell attuale modalità di archiviazione. In fase di trasferimento, per ciascun lotto di contenitori ritirato dovranno essere redatti appositi elenchi descrittivi del materiale d archivio prelevato, con un livello di dettaglio che sia utile a garantire il reperimento della documentazione eventualmente richiesta in consultazione dall Azienda durante la fase di trasferimento. Gli elenchi dovranno essere consegnati, in copia cartacea, al Referente dell Azienda e, successivamente all approvazione da parte di quest ultimo, costituiranno parte integrante del Documento di Trasporto del materiale oggetto di trasferimento. Il trasporto dei contenitori dovrà essere realizzato nel rispetto delle norme di sicurezza dirette a garantire l integrità del materiale. Si intendono comprese nelle attività di ritiro tutte le opere (es. predisposizione elenchi, facchinaggio, carico e scarico del materiale, etc.), i materiali ed i mezzi necessari per effettuare il trasferimento del materiale (es. automezzi, mezzi di sollevamento, pedane, cellophane, etc.). L Impresa aggiudicataria dovrà prevedere l utilizzo di adeguati contenitori del tipo a tripla onda per il corretto trasporto e per la successiva conservazione della documentazione. La documentazione dovrà essere inserita nei contenitori rispettando l ordine già esistente, ovvero per serie archivistica e applicando un criterio di ordinamento alfabetico, cronologico o numerico. Il ritiro del materiale, tramite esecuzione delle operazioni sopra indicate, dovrà essere portata a termine entro 90 giorni lavorativi dalla data di affidamento del servizio. In questa fase potranno essere messe in atto tutte le procedure necessarie alla distruzione di quella obsoleta secondo quanto previsto nella Deliberazione n.ro 740 del 26 aprile 2002, a tale proposito sarà a cura della ditta aggiudicatrice la redazione della documentazione necessaria compreso l Elenco dei Documenti che si propongo per lo scarto. Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 3

6 Posizionamento della Documentazione Tutte le attività di ricezione, riordino e messa a dimora della documentazione nelle aree di archivio dedicate dovranno essere svolte presso i locali di deposito dell Impresa aggiudicataria. In questa fase saranno costituiti: l archivio corrente inteso come il complesso dei documenti relativi alla trattazione di affari in corso; l'archivio corrente dovrà essere organizzato su base annuale: ad ogni inizio d'anno i fascicoli delle pratiche non chiuse entro il dicembre precedente vengono "trascinati" nell'archivio del nuovo anno. Sono correnti anche i fascicoli così detti permanenti (come quelli del personale) finché non venga a cessare il motivo di tenerli a disposizione immediata (es. pensionamento dell'impiegato); l archivio di deposito inteso come i fascicoli di cui è terminata la trattazione e che richiedono un accesso poco frequente. Parimenti competono all'archivio di deposito le parti meno recenti delle serie di documenti omogenei (es. le circolari, le determinazioni, le deliberazioni). Nella fase dell archivio di deposito si effettua la selezione per lo scarto di talune unità archivistiche. L'archivio di deposito dovrà essere collocato in spazi diversi da quello corrente, per non ostacolare la gestione di quest'ultimo; l'archivio storico costituito dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni (art. 30 c.4 D.Lgs 42/2004) Schedatura Informatizzata Per quanto attiene alla documentazione custodita in archivio di deposito, non è possibile fornire alcun dato informatico ma soltanto un elenco di consistenza cartaceo. Si dovrà pertanto provvedere a: realizzare le maschere informatiche di gestione, specifiche per ciascuna serie archivistica; registrare informaticamente le chiavi di ricerca delle singole unità archivistiche; porre in opera opportune procedure di verifica dei dati rilevati; identificare in modo univoco ciascuna unità archivistica. Ciascuna unità archivistica dovrà essere identificata da chiavi di ricerca differenti e specifiche per ciascuna serie, per un massimo di 80 caratteri alfanumerici. Si precisa che la Documentazione sanitaria ed amministrativa necessita di un intervento di catalogazione, non essendo immediatamente riconducibile ad una determinata tipologia documentale e non riportando all esterno le chiavi di ricerca utili ad identificarne il contenuto. Queste ultime dovranno essere, pertanto, reperite tramite ricerca approfondita sui documenti in essa contenuti. Dovrà essere garantita, fino al termine delle attività di trasferimento e presa in carico, la consultabilità della documentazione trasferita. A tal fine l Impresa aggiudicataria dovrà prevedere una procedura che, tenendo conto della particolare natura della documentazione oggetto del servizio, assicuri la consegna dei documenti richiesti nei tempi indicati al paragrafo Consegna e ritiro delle unità archivistiche richieste in consultazione in originale. Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 4

7 Al termine dell attività di presa in carico dovrà essere rilasciata al Referente dell Azienda la copia dell inventario del patrimonio documentale su supporto informatico in formato Microsoft Access. Al termine delle operazioni di trasferimento e presa in carico dovrà essere, inoltre, predisposto un apposito documento, con funzione di Verbale di chiusura lavori, che certifichi la corretta e completa esecuzione delle stesse, siglato dal Responsabile incaricato dall Impresa aggiudicataria e dal Referente dell Azienda. Ai fini dell emissione di tale Verbale, l Azienda effettuerà controlli a campione presso l archivio dell Impresa aggiudicataria per verificare la corrispondenza tra i dati presenti nel sistema informatico di gestione dell archivio e la effettiva presenza ed ubicazione fisica della documentazione in archivio Documentazione prodotta Di seguito si riportano le informazioni relative ai processi amministrative e sanitari, che producono documentazione e fanno capo al servizio relativamente alla gara in oggetto; per ogni singolo processo viene indicato se lo stesso deve essere sottoposto a Conservazione Cartacea, Digitalizzazione e/o Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge. Il servizio deve essere configurato e dimensionato in base ai dati appresso riportati, ma la soluzione proposta deve necessariamente tenere conto, come sotto meglio specificato, che in prospettiva il volume dei documenti interessati alla conservazione, nonché l ambito di applicazione del servizio, potrebbero ampliarsi fino ad un massimo del 10% dei volumi indicati senza che questo comporti un aumento dei costi complessivi; analogamente il volume potrebbe diminuire fino ad un massimo del 10% dei volumi indicati. Se il volume, per effetto di iniziative Regionali e/o modifiche Legislative comporta una variazione complessiva superiore al 10% dovrà essere rinegoziato il valore annuale del servizio. I processi documentali da sottoporre a conservazione sostitutiva sono i seguenti (il dato relativo alla numerosità dei documenti è puramente indicativo e non potrà in nessun caso essere invocato dall'impresa in relazione all esecuzione della fornitura): a. Documentazione Amministrativa Funzionamento e organizzazione dell Azienda: Delibere, Determinazioni Dirigenziali, Regolamenti interni ed atti generici. Si tratta di circa fascicoli annui prodotti già in formato digitale che devono essere sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge; Commissioni Invalidi Civili: atti. Si tratta di circa fascicoli annui che devono essere conservati in Archivio; Fascicoli del Personale: si tratta di circa 100 fascicoli annui che devono essere conservati in Archivio; Concorsi per personale (normativa; atti istruttori; nomina vincitori, ). Si tratta mediamente di circa 500 fascicoli annui che devono essere conservati in Archivio; Consiglio dei Sanitari : elezioni, verbali. Si tratta di circa 100 fascicoli annui che devono essere digitalizzati e sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge; Edilizia (autorizzazione, concessione edilizia per insediamenti produttivi : richiesta interessato, elaborati e progetti edilizi, acquisizione pareri interni, parere finale; pratiche per parere igienico-sanitario per rilascio; ). Si tratta di circa fascicoli annui che devono essere digitalizzati e sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge; Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 5

8 Gare (appalto; ). Si tratta di circa 200 fascicoli annui che devono essere conservati in Archivio Legale e giuridico (vertenze giudiziarie ed extragiudiziarie, surroghe rivalsa, sentenze ed atti di transazione). Si tratta di circa 500 fascicoli annui che devono essere digitalizzati e sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge; Scarto di documenti (richiesta, elenchi, nulla osta,.). Si tratta di un massimo di 50 fascicoli annui che devono essere digitalizzati e sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge; Apparecchiature ed attrezzature: verbali dei collaudi. Si tratta di circa 500 fascicoli annui devono essere digitalizzati e sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge. b. Documentazione Sanitaria Cartelle cliniche: circa fascicoli annui, identificati con la singola cartella clinica sia di Ricovero Ordinario che di Ricovero in Day Hospital che devono essere digitailzzati e conservati in Archivio Cartelle utenti SERT Pronto Soccorso: circa fascicoli annui, identificati con la singola cartella clinica di Pronto Soccorso che devono essere conservati in Archivio Referti autoptici: circa fascicoli annui che devono essere digitalizzati e sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge Vaccinazioni, registri: si tratta di circa 100 fascicoli annui che devono essere digitalizzati e sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge 3.3. Conservazione e Gestione della Documentazione L Impresa aggiudicataria dovrà provvedere a realizzare tutte le attività necessarie a garantire la conservazione della documentazione di proprietà dell Azienda (archivio di deposito e archivio corrente) in condizione di sicurezza e la sua corretta gestione, in modo tale da assicurare la completa conoscenza del patrimonio documentale, nonché il tempestivo reperimento delle unità archivistiche in caso di richieste di consultazione. Per archivio corrente si intendono i nuclei costituiti dalla documentazione che verrà generata nel corso dello svolgimento del contratto. Si stima un incremento pari a circa metri lineari per tutta la durata del contratto (24 mesi). In considerazione della particolare natura dei dati gestiti, l Impresa dovrà garantire l integrità e la riservatezza dei dati registrati tramite apposita procedura di sicurezza opportunamente documentata, in conformità con le disposizioni della normativa in materia (D. lgs. 196/2003 e s.m.i.). Le attività richieste sono le seguenti Prelievo periodico dei Documenti Cartacei di nuova emissione L Impresa aggiudicataria dovrà provvedere al ritiro della documentazione prodotta nel corso del contratto. Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 6

9 La documentazione dovrà essere inserita in contenitori, forniti dalla ditta appaltatrice, di formato standard, tali da garantire l integrità del materiale cartaceo e predisposti nel rispetto delle norme poste a tutela della sicurezza dei luoghi di lavoro (D.Lgs. 81/08). Ciascun contenitore ritirato presso la sede di origine dovrà riportare le coordinate utili ad identificare la documentazione in esso inserita, ovvero almeno le seguenti indicazioni: serie archivistica, numero progressivo del contenitore, sede di prelievo e estremi numerici, cronologici o alfabetici delle unità archivistiche. Per ciascuna scatola ritirata, dovranno essere predisposti appositi elenchi di consistenza. Tali elenchi dovranno riportare le informazioni indicate al capoverso precedente (serie archivistica, numero progressivo del contenitore, sede di prelievo e estremi numerici e/o cronologici e/o alfabetici delle unità archivistiche). Gli elenchi saranno siglati dal personale incaricato dall Impresa e dal Referente incaricato dall Azienda. Il ritiro ed il trasporto della documentazione di nuova produzione saranno a carico della ditta appaltatrice, concordando con i funzionari dell Azienda, la cadenza dei ritiri, la quantità ed i relativi tempi di riconsegna dei documenti in formato elettronico. Si precisa che il prelievo dovrà essere effettuato fatte salve eventuali urgenze - una volta al mese presso tutte le sedi operative dell Azienda che producono documentazione cartacea e che ne facciano effettivamente richiesta. L impresa ditta aggiudicataria dovrà mettere in atto tutte le procedure necessarie per tracciare il ritiro della documentazione rilasciando al Dirigente, che ha fatto richiesta di ritiro, ricevuta di quanto ritirato Catalogazione della Documentazione Parimenti all Archivio di Deposito, anche l Archivio Corrente, relativo alla Documentazione sanitaria ed amministrativa, necessita di un intervento di analisi e catalogatura, non essendo immediatamente riconducibile ad una determinata tipologia documentale e non riportando all esterno le chiavi di ricerca utili ad identificarne il contenuto. Queste ultime dovranno essere, pertanto, reperite tramite analisi approfondita sui documenti in essa contenuti Schedatura Informatizzata e Posizionamento su Scaffalatura Dovranno essere svolte, presso i locali di deposito dell Impresa aggiudicataria, le attività di ricevimento, riordino della documentazione, schedatura informatizzata ed allocazione della stessa nelle aree di archivio dedicate. Si dovrà, pertanto, provvedere a: a. realizzare le maschere informatiche di gestione, specifiche per ciascuna serie archivistica; b. registrare informaticamente le chiavi di ricerca delle singole unità archivistiche; c. porre in opera opportune procedure di verifica dei dati rilevati; d. identificare in modo univoco ciascuna unità archivistica; e. allocare la documentazione negli impianti dell Impresa aggiudicataria. Ciascuna unità archivistica è identificata da chiavi di ricerca differenti e specifiche per ciascuna serie, per un massimo di 80 caratteri alfanumerici. Durante la presa in carico dovrà essere garantita, in qualunque momento, la consultabilità della documentazione trasferita che, tenendo conto della sua particolare natura, dovrà essere consegnata nei tempi indicati al paragrafo Consegna e ritiro delle unità archivistiche richieste in consultazione in originale. Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 7

10 Copia del database, in formato digitale (Microsoft Access), dovrà essere rilasciata al Referente dell Azienda con periodicità da concordare e, comunque, su semplice richiesta dell Azienda in qualsiasi momento dello svolgimento del contratto Conservazione e Custodia dei Documenti La documentazione che verrà custodita negli impianti dovrà essere allocata su scaffalatura. La mappatura e l ubicazione di ogni singola unità archivistica dovrà essere gestita informaticamente Gestione delle Richieste di Consultazione Dovranno essere previste le seguenti attività: a. registrazione, tramite apposita procedura informatica, degli estremi dell unità archivistica ricercata e dell utente che ha inoltrato la richiesta, con indicazione della modalità di evasione della stessa; b. individuazione della posizione fisica del documento e prelievo dello stesso; c. predisposizione dei documenti per l invio, tramite consegna degli originali, via fax/ oppure direttamente su un portale che l impresa aggiudicataria metterà a disposizione su canale protetto vista la natura delle informazioni che potranno essere visualizzate. Si precisa che per tutte le serie archivistiche, si dovrà procedere alla estrazione del singolo documento contenuto all interno della unità archivistica registrata informaticamente. Pertanto saranno oggetto di estrazione le singole cartelle cliniche, la singola deliberazione, la singola Cartella di PS etc, sia per la documentazione di nuova produzione sia per la documentazione pregressa. In caso di consegna degli originali, i documenti dovranno essere distinti per ciascuno degli utenti richiedenti e predisposti per la successiva attività di consegna dell originale cartaceo, tramite adeguato confezionamento. Le richieste di consultazione potranno essere effettuate solo dal personale autorizzato dall Azienda tramite la predisposizione di apposita lista custodita presso l impianto di conservazione. Le unità archivistiche precedentemente estratte per la consultazione da parte dell Azienda dovranno essere reinserite nelle strutture dell archivio dell Impresa, a seguito dell esaurimento delle esigenze di consultazione. Anche il rientro dei documenti dovrà essere gestito tramite utilizzo di apposite procedure informatiche. L Impresa aggiudicataria dovrà predisporre, presso i propri locali di deposito, un apposita sala di consultazione debitamente attrezzata, e consentirne l accesso al personale autorizzato dall Azienda. L Impresa aggiudicataria dovrà garantire, inoltre, la presenza in archivio di personale addetto alla gestione della documentazione negli orari di attività degli uffici dell Azienda. Tutte le procedure di ricerca dovranno essere effettuate dall Impresa aggiudicataria nel rispetto delle norme in materia di tutela della riservatezza delle informazioni contenute nei documenti (Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 e s.m.i.) Consegna e Ritiro delle Unità Archivistiche richieste in Consultazione in Originale Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 8

11 La documentazione dovrà essere trasportata presso le sedi dell Azienda di volta in volta indicate. Le modalità di evasione delle richieste sono le seguenti: a. modalità programmata ordinaria: la consegna dovrà essere effettuata entro tre giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta; b. modalità urgente: la consegna va effettuata per singola sede entro 5 ore dalla ricezione della richiesta Ritiro delle Unità Archivistiche Consultate L Impresa aggiudicataria dovrà provvedere al ritiro, su richiesta dell Azienda, delle unità archivistiche che devono essere restituite all archivio dopo la consultazione dell originale cartaceo Trasmissione Telematica dei Documenti L Azienda potrà richiedere l evasione delle richieste di consultazione tramite invio telematico ( /portale e/o altra modalità di trasmissione..), entro 4 ore dalla ricezione della richiesta Dematerializzazione della Documentazione Cartacea L Azienda ha iniziato un processo di dematerializzazione della documentazione prodotta che porterà avanti nei prossimi anni introducendo tutti gli strumenti che il Codice dell Amministrazione Digitale ha previsto: sistemi di posta certificata, utilizzo della firma digitale, trasmissione informatica dei documenti. Esistono, comunque, in Azienda processi che continuano a produrre documentazione cartacea che, nel rispetto dell attuale normativa, dovrà essere digitalizzata mediante un processo di trasformazione del documento da analogico in informatico, onde eliminare problematiche di gestione e di conservazione dei supporti cartacei Normalizzazione dei documenti oggetto di digitalizzazione Preparazione della pratica cartacea alla scansione comprese despillatura, eliminazione delle rilegature, eliminazione colla o quant altro impedisca la scannerizzazione del documento, conteggio del numero di pagine, codifica della pratica, eventualmente, con codice a barre Scansione dei documenti L attività di scansione della documentazione cartacea prodotta identificata precedentemente dovrà essere effettuata su diverse tipologie di formato (A5, A4, A3) e differenti tipi di grammatura e contenuto (buste, fogli, fogli con contenuto su ambedue le facciate, etc.). E esclusa dalla scansione tutta la documentazione cartacea di formato maggiore all A3, per la quale deve essere prevista la sostituzione nell archiviazione elettronica con un foglio di annotazione di esistenza nel quale dovrà essere indicato il nome del documento cui è collegato. Gli originali dei documenti di formato superiore ad A3 saranno trattenuti presso l Azienda. Il formato di archiviazione elettronica dovrà essere il PDF Conservazione sostitutiva Il fornitore deve descrivere in maniera dettagliata il processo di Conservazione sostitutiva a norma di legge mediante la memorizzazione su supporti ottici e l apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale. Nello specifico le attività minime ed indispensabili dovranno essere: Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 9

12 a. Conservazione in formato elettronico (presso il data center del fornitore, su CD, DVD o altri supporti idonei) di tutti i documenti cartacei e non prodotti nell ambito del periodo di validità della gara; b. Individuazione di uno o più assistenti al Responsabile della Conservazione (di nomina aziendale), che dovranno garantire gli standard di sicurezza, l adeguamento delle risorse tecnologiche messe a disposizione del fornitore, nonché il costante allineamento del sistema alle evoluzioni della normativa; c. Gestione dei Certificati di Firma Digitale; d. Attivazione del servizio di rilascio delle marche temporali; e. Apposizione della marcatura temporale e la firma digitale su singoli o su interi lotti inseriti in conservazione; f. Restituzione al cliente di un archivio contenente gli identificativi dei documenti; g. Possibilità, da parte dell Azienda, di effettuare ricerche dei documenti in tempo reale, anche a seguito di controlli da parte di terzi, come ad esempio della Guardia di Finanza, direttamente sugli archivi conservati presso il data center del fornitore; l Azienda valuterà in maniera positiva soluzioni che garantiscono questa attività anche senza il collegamento con il data center del fornitore; h. Garanzia di leggibilità nel tempo dei documenti conservati; i. Garanzia sia informatica sia fisica della sicurezza della base dati, provvedendo ad adottare gli standard stabiliti dalla legge; j. Garanzia, nel tempo, dell integrità dei documenti contenuti nei supporti di memorizzazione anche attraverso il loro riversamento su supporti di nuova generazione; k. Garanzia del rispetto dei termini previsti per la conservazione delle tipologie documentali, quando la normativa lo prevede Distruzione del Cartaceo Si fa riferimento alle unità archivistiche che, secondo i termini previsti dal Massimario di scarto adottato dall Azienda, possono essere destinate allo smaltimento. Si richiede, in particolare, che vengano effettuate le seguenti operatività: a. individuazione puntuale delle unità archivistiche per le quali siano decorsi i termini di conservazione obbligatoria, per la formulazione di una proposta di macero da presentare all Azienda con cadenza annuale b. estrazione, dall archivio, della documentazione per la quale l Azienda ha autorizzato lo smaltimento c. redazione della documentazione di supporto alle operazioni di smaltimento, secondo quanto prescritto dalla legge d. comunicazione all Azienda della conclusione dell attività e rilascio della documentazione attestante l avvenuto macero. Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 10

13 3.5. Requisiti del Sistema di Conservazione A pena l'esclusione dalla gara, le Ditte dovranno specificare dettagliatamente, in un documento apposito, il sistema di deleghe, obblighi ed incarichi del servizio offerto, avendo cura di evidenziare ciò che resta in capo all Azienda e ciò che invece è esclusiva responsabilità ed onere della Ditta offerente. In tale documento le Ditte dovranno anche riportare l'organizzazione che l Azienda dovrà darsi al proprio interno per ottemperare alle vigenti disposizioni di legge in funzione del servizio offerto. La Ditta aggiudicataria dovrà provvedere a tutti gli adeguamenti normativi e a tutte le variazioni necessarie al mantenimento a norma del servizio e alla conformità alle regole tecniche di riferimento internazionali, nazionali e regionali senza oneri aggiuntivi a carico dell Azienda per tutta la durata del presente appalto. Qualora durante il periodo di durata del presente appalto, siano richieste o si rendano disponibili, a titolo obbligatorio e non, da parte di DigitPA o di enti terzi accreditati, certificazioni della rispondenza alle norme, linee guida o regole tecniche del sistema di conservazione sostitutiva fornito, la Ditta aggiudicataria dovrà, senza oneri aggiuntivi, provvedere alla certificazione del sistema fornito. Per quanto riguarda l eventuale conservazione sostitutiva di documentazione clinica, il sistema dovrà rispettare il profilo XDS.b di IHE per la realizzazione di un repository al fine di rendere interoperabile il sistema di conservazione. Il sistema proposto si dovrà configurare quindi a tutti gli effetti come Repository aziendale (composto da Document Registry e Document Repository). Per tali integrazioni dovranno essere utilizzati standard internazionali di riferimento, laddove l'applicativo in questione dia la possibilità di farlo. In particolare dovranno essere utilizzati messaggi HL7 ver. 2.x o ver. 3.x, lo standard DICOM 3.0 e framework di integrazione IHE. Le Ditte offerenti dovranno fornire un servizio di Esibizione della documentazione su supporto digitale e/o analogico che soddisfi i requisiti dell'articolo 6 Deliberazione CNIPA N. 11/2004 "Obbligo di esibizione". Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque momento e disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica. La Ditta aggiudicataria, per tutta la durata del contratto, dovrà garantire, senza oneri aggiuntivi, l'aggiornamento alle norme e/o regolamenti che andranno a modificare la valenza del documento da esibire. Le Ditte devono presentare e descrivere dettagliatamente, pena l'esclusione dalla gara, le modalità di esibizione che intendono adottare per le tipologie di documenti che sono oggetto di Conservazione sostitutiva a norma di legge. ART. 4 - Variazione dei volumi ipotizzati Il canone del servizio rimarrà invariato fino ad incremento del volume complessivo dei nuovi documenti conservati determinato su base annuale con decorrenza dalla data di attivazione del servizio, del 10% rispetto al volume complessivo preventivato. La variazione del volume dei documenti conservati superiore al 10%, comporterà l adeguamento del canone mensile corrisposto. A tale proposito l impresa aggiudicataria dovrà predisporre un report semestrale con indicazione dei metri lineari di archivio conservati e dei metri lineari che potrebbero essere sottoposti a scarto. Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 11

14 Le tipologie documentali riportate potranno essere integrate con altri tipi di documenti che verranno ricondotti, in accordo tra la Ditta fornitrice e l Azienda, ad una delle categorie oggetto del servizio. ART. 5 - Caratteristiche dei Locali Le attività di espletamento del servizio di custodia della documentazione dovranno essere svolte in un unico locale di deposito che sarà messo a disposizione all atto della firma del contratto. L Impresa aggiudicataria, all atto della presentazione dell offerta dovrà consegnare adeguata documentazione attestante la proprietà o il possesso del locale archivio per tutta la durata contrattuale. Il locale di deposito dovrà essere attrezzato secondo le normative vigenti e dotato di idoneo certificato di prevenzione incendi rilasciato dal competente Comando Provinciale dei Vigili del Fuoco. L Impresa dovrà fornire l evidenza (attraverso una analisi dei rischi) che i Servizi del sistema saranno erogati in sicurezza attraverso misure di protezione da accessi non autorizzati (accidentali e/o intenzionali). Allo scopo è necessario che la proposta tecnica dia evidenza della conformità alla normativa vigente in materia di sicurezza e riservatezza nel trattamento dei dati personali (D.Lgs. n. 196/2003), con particolare riferimento al trattamento di dati sensibili idonei a rilevare lo stato di salute delle persone (vedi art. 22,comma 6 del suddetto D.Lgs). ART. 6 - Requisiti tecnologici I sistemi di archiviazione del Data Center dovranno essere completamente ridondati, progettati sulla base delle più moderne tecnologie, con massime caratteristiche di affidabilità e di rispetto delle specifiche norme sulla conservazione sostitutiva. Il Data Center dovrà essere dotato dei più avanzati sistemi di sicurezza sia logica che fisica. La piena, efficiente ed esaustiva integrazione fra i sistemi interessati costituisce fattore essenziale e strategico per l evoluzione del sistema informativo aziendale ed è quindi elemento determinante per la valutazione dell efficienza operativa del servizio implementato. L Impresa dovrà inoltre realizzare in prospettiva, in base ad appositi e distinti ordini, un interfaccia di integrazione che potrà essere utilizzata dai sistemi software utilizzati che producono (o potrebbero produrre in seguito) documenti informatici in futuro soggetti a conservazione sostitutiva a norma di legge. L Azienda dovrà essere totalmente sollevata dalla gestione tecnologica necessaria per garantire la piena efficienza del servizio, continuità di erogazione e conformità alle normative; saranno a carico dell Azienda solo le attività di configurazione della rete locale e degli strumenti di comunicazione esterna che si renderanno necessarie per il funzionamento del sistema di conservazione. Il sistema dovrà gestire le attività di formazione dei volumi di conservazione secondo criteri totalmente configurabili che ne determinino, ad esempio, i rispettivi contenuti, le dimensioni e i tempi massimi di permanenza dei documenti. Dovrà inoltre gestire le attività di firma dei volumi e di apposizione delle marche temporali. L offerta dovrà riportare i requisiti tecnici minimi delle postazioni di lavoro dell Azienda utilizzate dagli operatori per la gestione dei documenti nell ambito del processo in parola. Il Data Center sarà posto in collegamento a cura dell Impresa con una connessione dedicata opportunamente dimensionata in base a quanto specificato nel presente capitolato. L adeguato dimensionamento del collegamento, sulla base di quanto esposto nel presente Capitolato, è responsabilità dell Impresa. Il collegamento di rete con il Data Center dovrà essere garantito e mantenuto a totale cura e spese dell Impresa. Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 12

15 Presso l Azienda sarà predisposto e configurato dall Impresa un router di adeguato livello tecnologico. Nella fornitura è compresa la definizione delle interfacce utente secondo le specifiche concordate con l Azienda in sede di attivazione del servizio. La fornitura comprende altresì successivi adattamenti e perfezionamenti delle configurazioni e delle interfacce purché non esorbitanti rispetto ad una ragionevole attività evolutiva del sistema. Per le postazioni di lavoro degli operatori aziendali, costituirà requisito preferenziale l adozione di una interfaccia WEB-based. Dovrà essere possibile profilare l ambito operativo del singolo operatore. Il sistema dovrà essere strutturato per servire fino a 25 utenti concorrenti, con tempi di risposta rapidi e un significativo margine di capacità, tale da sostenere in prospettiva, senza decadimenti di prestazioni, un fisiologico incremento delle utenze e un allargamento dell ambito applicativo. La garanzia di sicurezza dei dati è, per la natura del servizio, un requisito assolutamente fondamentale della fornitura. Devono essere garantiti massimi standard di sicurezza dei dati e degli accessi per una piena tutela dell integrità e della riservatezza, secondo le norme vigenti e i migliori standard internazionali. Il sistema sarà dotato di procedure e soluzioni tecniche che assicurino, di fronte all eventualità di eventi negativi, la massima garanzia possibile di continuità di servizio e di integrità dei dati. L accesso degli amministratori di sistema ai sistemi predisposti dall Impresa presso l Azienda e la relativa attività dovranno essere registrati e monitorati in conformità alle prescrizioni vigenti in materia di Privacy. Le modalità di accesso degli amministratori di sistema dovranno essere conformi alle policy di sicurezza informatica dell Azienda e le credenziali saranno gestite dal referente aziendale dell impianto o da un suo incaricato. L Impresa predisporrà, in collaborazione con l Azienda, formali procedure di disaster recovery e collaborerà, per quanto di competenza, alla redazione delle schede di impianto aziendali. ART. 7 - Formazione ed Addestramento L Impresa concorrente dovrà fornire e dettagliatamente descrivere un adeguato piano di formazione e addestramento per tutto il personale interno all Azienda coinvolto che avrà un ruolo per ottemperare alla vigenti disposizioni di legge in funzione del servizio offerto. Dovranno essere riportate le figure interessate e la specifica formazione prevista. Durante il periodo di vigenza del presente appalto la Ditta aggiudicataria dovrà garantire adeguato aggiornamento formativo, anche in relazione ad eventuali evoluzioni della normativa vigente, alle figure interne dell Azienda. ART. 8 - Avviamento e Collaudo Le Ditte concorrenti dovranno presentare, pena l'esclusione dalla gara, un piano di avviamento del servizio comprensivo di Gantt delle attività. Per quanto riguarda il collaudo, le Ditte concorrenti dovranno produrre, nell'offerta tecnica, uno schema procedurale completo del test del servizio per gli aspetti funzionali e per le prestazioni in relazione a quanto offerto. Tale schema, che dovrà comprendere almeno le specifiche del servizio richiesto con il presente appalto, dovrà essere comunque preventivamente approvato dalla Stazione appaltante. Le Ditte concorrenti si impegnano ad accettare le modifiche allo schema di test Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 13

16 eventualmente richieste. La Ditta aggiudicataria si impegna ad adeguare tempestivamente il servizio per gli aspetti che non superino il collaudo. In caso di mancato superamento del collaudo, la Stazione appaltante si riserva la facoltà di addebitare al fornitore i costi che dovranno essere sostenuti per effettuare nuovamente il test. ART. 9 - Durata dell Appalto Il servizio dovrà essere fornito per 2 (due) anni dalla data di decorrenza del contratto. Alla scadenza l Azienda si riserva la facoltà di disporre una proroga finalizzata all espletamento della gara per l individuazione del nuovo contraente. ART Costo del Servizio Il costo riportato in offerta economica è da considerarsi onnicomprensivo di qualsiasi onere. A titolo esemplificativo dovrà quindi tenere conto di eventuali costi di start-up del sistema, adeguamenti di legge che potranno intervenire durante il periodo di vigenza del contratto, audit ed esibizioni richieste dei documenti e quant'altro inerente il servizio oggetto dell'appalto. Il costo riportato in offerta economica implica l'applicazione del servizio per l'intero ciclo di vita del documento previsto dalle leggi vigenti e dai regolamenti dell Azienda, compatibilmente con la durata contrattuale. La Ditta aggiudicataria, al termine della durata contrattuale, dovrà, senza oneri aggiuntivi, rilasciare i documenti e gli audit relativi, presenti sul proprio sistema di conservazione, alla Ditta subentrante che prenderà in carico la custodia del dato. Il corrispettivo massimo omnicomprensivo per l espletamento dei servizi è fissato in ,00/anno (Autorizzazione Regionale Prot. n.ro del 10/09/2012) per un totale complessivo pari a ,00 (unmilioneduecentomila/00) al netto dell IVA, di cui 8.000,00 per oneri per la sicurezza. Non sono ammesse offerte in aumento. Il suddetto importo si intende quale importo a base di gara a tutti gli effetti della presente procedura. ART Livelli di Servizio e Relative Penali In caso di non rispetto dei vincoli contrattuali o anche solo in caso di ritardo di attivazione del servizio, la Stazione appaltante potrà applicare una penale a carico del fornitore inadempiente di euro 1.000,00 per ogni giorno solare di ritardo, fino ad un massimo di euro ,00, fermo restando che in caso di ritardo superiore a 30 giorni l inadempimento sarà ritenuto di particolare gravità e tale dunque da comportare la risoluzione del contratto ex artt e seguenti c.c.. Le Ditte dovranno dichiarare il tempo massimo di indisponibilità del sistema durante un anno solare, riportando anche il massimo di ore consecutive di indisponibilità che viene assicurato. Qualora tale fermo superi le giornate dichiarate complessivamente considerate in un anno, o il numero di ore consecutive dichiarate, la Stazione appaltante si riserva di applicare, per ciascuna ora di fermo aggiuntivo dei sistemi, una penale pari a 500,00. La Stazione appaltante si riserva, altresì, la facoltà di procedere alla risoluzione del contratto, previa verifica e verbalizzazione tra le parti, qualora l'indisponibilità del sistema in un anno solare si protragga oltre il 150% del tempo massimo di indisponibilità dichiarato dalla Ditta in Offerta. I tempi dichiarati devono comprendere anche i periodi di fermo parziale del sistema eventualmente dovuti alla manutenzione programmata. Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 14

17 Le eventuali penalità verranno detratte dal corrispettivo dovuto al fornitore rispetto al servizio prestato. In caso di reiterate e gravi inadempienze contrattuali (almeno 2), previo preavviso di giorni 15, l Azienda ha facoltà di procedere, ipso jure, alla risoluzione del contratto. I servizi di assistenza erogati dal Fornitore dovranno essere in grado di assicurare il costante monitoraggio dei livelli del servizio ed un efficace e trasparente reporting ai responsabili del servizio designati da Azienda. Il Direttore Acquisizione Beni-Servizi e Logistica F.to ( Dr.ssa Danila Fiorillo) Il Direttore Amministrativo F.to ( Dr.ssa Danila Fiorillo) Il Commissario Straordinario. ( Dr. Claudio Mucciaccio) Letto, confermato, accettato e sottoscritto. La Ditta Ai sensi e per gli effetti della norma di cui agli artt e 1342 del c.c. sono espressamente approvate ed accettate le clausole di cui a tutti i capitoli del presente disciplinare e dei relativi allegati. La Ditta Gestione dei Beni Archivistici Capitolato tecnico Pag. 15