Azienda Ospedaliero- Universitaria Policlinico - Vittorio Emanuele Catania

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1 Azienda Ospedaliero- Universitaria Policlinico - Vittorio Emanuele Catania CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO CIG BC PROCEDURA APERTA, PER L AFFIDAMENTO TRIENNALE DEL SERVIZIO DI CUSTODIA E GESTIONE INFORMATIZZATA DELLE IMPEGNATIVE AMBULATORIALI - INDETTA AI SENSI DEL D.L.vo 163/2006 E SUCCESSIVE MODIFICHE ED INTEGRAZIONI Il presente capitolato speciale consta di n 10 fogli numerati dalla pagina 1 alla pagina e deve essere restituito timbrato e firmato per accettazione dal legale rappresentante della ditta. 1

2 ART.I) OGGETTO DELLA FORNITURA L'appalto ha per oggetto l affidamento triennale del servizio di custodia e gestione informatizzata delle impegnative ambulatoriali dei presidi dell Azienda Ospedaliero Universitaria Policlinico Vittorio Emanuele, per la durata di anni tre a decorrere dalla data di effettivo avvio del servizio, per un importo complessivo presunto di ,00 oltre IVA. Il presente capitolato disciplina gli aspetti tecnici ed organizzativi dell appalto per il trattamento informatizzato delle ricette delle prestazioni specialistiche ambulatoriali erogate dall Azienda. P.O. Policlinio P.O. Vittorio Emanuele Totali annuali RICETTE PRESTAZIONI ESENTI Il servizio oggetto della presente gara è costituito come di seguito riportato: A) Prelievo settimanale delle ricette B) Elaborazione dati C) Produzione mensile del File XML per il MEF D) produzione mensile del File C per la Regione E) produzione mensile dei file di riepilogo F) digitalizzazione ed archiviazione delle immagini delle ricette G) archiviazione e conservazione delle ricette H) servizi straordinari Caratteristiche del servizio Il servizio di trattamento informatizzato delle ricette dovrà essere fornito nel rispetto delle seguenti indicazioni: A) Prelievo settimanale delle ricette La ditta deve provvedere a ritirare le ricette con propri mezzi e proprio personale dalle seguenti sedi: Direzione Medica P.O. Gaspare Rodolico, via S. Sofia n.78, Catania Direzione Medica P.O. Vittorio Emanuele, via Plebiscito n.628, Catania Direzione Medica P.O. S.Bambino, via Tindaro n.1, Catania Il ritiro delle ricette deve avvenire con cadenza settimanale, sempre nel medesimo giorno della settimana, sabato e domenica esclusi, dalle ore 8.00 alle ore Nel caso in cui il giorno della settimana fissato sia festivo, il ritiro viene posticipato al primo giorno lavorativo che segue 2

3 la festività. L Azienda si riserva comunque la facoltà, in casi di eccezionale necessità, di richiedere alla Ditta ulteriori ritiri di ricette. Le ricette da prelevare saranno confezionate in plichi riportanti all esterno la indicazione della U.O./Ambulatorio che ha effettuato la prestazione ed il numero di ricette contenuto. Le operazioni di ritiro devono essere documentate con appositi verbali disposti dall Azienda, redatti in duplice copia, dai quali risultino il numero di plichi prelevati con relative quantità di ricette. La ditta deve effettuare le operazioni di carico, trasporto e scarico della documentazione adottando tutte le misure e gli accorgimenti atti a garantire, oltre che l integrità della documentazione, anche il rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. 196/2003). B) Elaborazione dati Preliminarmente si rappresenta che rimane a carico della Ditta la attività di codifica secondo il nomenclatore regionale e di numerazione di tutte le prestazioni effettuate riportate nelle ricette. La Ditta deve rilevare e registrare su data base tutte le informazioni contenute nelle ricette. Si specifica che nelle ricette di prestazioni specialistiche ambulatoriali la data di erogazione è riportata nello spazio riservato alla data di spedizione. Inoltre, deve riportare sul data base, sia a livello di ricetta sia di prestazione, il codice della U.O./Ambulatorio che ha effettuato la prestazione che, come espresso nel precedente punto A, sarà rilevabile da ciascun plico di confezionamento delle ricette medesime. La Ditta deve provvedere al calcolo della quota di compartecipazione alla spesa sanitaria (nel seguito, ticket) ed alla valorizzazione economica, secondo il tariffario regionale, di ciascuna ricetta e di tutte le prestazioni in esse contenute. Inoltre, dovrà effettuare i necessari controlli di completezza e di coerenza dei dati di ciascuna ricetta e di tutte le prestazioni in esse contenute, secondo i criteri imposti dal Ministero dell Economia e delle Finanze (per brevità, MEF) e dall Assessorato regionale della Salute (per brevità, Regione) rispettivamente per la produzione del cosiddetto File XML e per la produzione del cosiddetto File C. Infine, dovrà essere prodotto il file mensile di riepilogo di cui al successivo punto E. Le ricette contenenti prestazioni non codificabili secondo nomenclatore, le ricette con codice fiscale errato o mancate, nonché le ricette che per incompletezza o incongruenza informativa vengono scartate dai software di controllo istituzionali, devono essere raccolte per U.O./Ambulatorio erogante e restituite all Azienda in occasione del primo prelievo di ricette successivo al giorno 14 di ogni mese. C) Produzione mensile del File XML per il MEF La ditta, entro il giorno 9 di ogni mese, dovrà produrre, il cosiddetto File XML secondo le specifiche tecniche emanate dal MEF, vigenti alla data di produzione del file. Detto file dovrà contenere i dati di tutte le ricette afferenti al mese precedente, cioè quelle erogate o concluse nel mese precedente. Pertanto, dovranno essere inserite nel file tutte le ricette del 2, 3, 4 ed, eventualmente, 5 prelievo del mese precedente e del 1 prelievo del mese in corso. Parimenti, andranno inserite nel file i dati delle ricette che, per qualsiasi motivo, saranno state consegnate alla Ditta in ritardo e, quindi, afferenti a mesi antecedenti quello in lavorazione. La ditta entro il medesimo giorno 9 di ogni mese dovrà trasmettere all Azienda, opportunamente crittografato e protetto con password ad una casella di posta elettronica dell Azienda, il File XML che questa Azienda, a sua volta, trasmetterà al MEF. I predetti software di crittografia e casella di posta elettronica verranno comunicati a seguito dell aggiudicazione della presente gara. 3

4 Per tutta la durata del contratto, la Ditta dovrà garantire la conformità del file XML alle specifiche tecniche e alla normativa di riferimento vigenti alla data di produzione del file. Sarà cura dell Azienda comunicare tempestivamente alla Ditta le eventuali variazioni delle specifiche tecniche e della normativa di riferimento emanate dal MEF. D) Produzione mensile del File C per la Regione La ditta, entro il giorno 14 di ogni mese, dovrà produrre, il cosiddetto File C secondo le specifiche tecniche emanate dalla Regione Siciliana, vigenti alla data di produzione del file. Detto file dovrà contenere i dati di tutte le ricette afferenti al mese precedente, cioè quelle erogate o concluse nel mese precedente. Pertanto, dovranno essere inserite nel file tutte le ricette del 2, 3, 4 ed, eventualmente, 5 prelievo del mese precedente e del 1 prelievo del mese in corso. Parimenti, andranno inserite nel file i dati delle ricette che, per qualsiasi motivo, saranno state consegnate alla Ditta in ritardo e, quindi, afferenti a mesi antecedenti quello in lavorazione. La ditta entro il medesimo giorno 14 di ogni mese dovrà trasmettere ad una casella di posta elettronica dell Azienda: File C, in formato asc, come prodotto dal software di controllo regionale denominato Flowlook che questa Azienda, a sua volta, trasmetterà alla Regione; File C, col medesimo contenuto del precedente ma in formato txt, opportunamente crittografato e protetto con password; File C scarto, contenente i record scartati dal Flowlook, in formato txt, opportunamente crittografato e protetto con password. I predetti software open-source di crittografia e casella di posta elettronica verranno comunicati a seguito dell aggiudicazione della presente gara. Per tutta la durata del contratto, la Ditta dovrà garantire la conformità del file C alle specifiche tecniche e alla normativa di riferimento vigenti alla data di produzione del file. Sarà cura dell Azienda comunicare tempestivamente alla Ditta le eventuali variazioni delle specifiche tecniche e della normativa di riferimento emanate dalla Regione Siciliana. E) Produzione mensile dei file di riepilogo Entro il giorno 14 di ogni mese, la Ditta dovrà trasmettere ad una casella di posta elettronica dell Azienda: 1. Un file di tipo xls (foglio elettronico) secondo il seguente tracciato: codice interno del reparto; codice e descrizione della prestazione; il numero delle prestazioni; importo lordo; importo ticket; importo netto; mese di riferimento; anno di riferimento. 4

5 Il file mensile, dovrà comunque contenere i dati dell intero anno, ovvero con i dati rielaborati a partire dal mese di gennaio (al fine di attribuire all effettivo mese di riferimento eventuali ricette consegnate in ritardo). 2. Un file crittografato di tipo csv (foglio elettronico) secondo il tracciato del FILE C con i dati di ciascun campo separati da ; e con l aggiunta, alla fine di ogni record, del codice interno del reparto erogatore. Detto file deve contenere tutti i record presenti nei File C in format txt di cui al precedente punto D. I file di esempio, e i predetti software di crittografia open-source e caselle di posta elettronica verranno comunicati a seguito dell aggiudicazione della presente gara. F) Digitalizzazione ed archiviazione delle immagini delle ricette La ditta deve procedere alla creazione degli archivi digitali delle immagini (fronte-retro) delle ricette. Detto database deve essere organizzato su base annuale - dal 1 gennaio al 31 dicembre - ed indicizzato con i seguenti campi di ricerca: anno di erogazione numero della ricetta reparto erogatore della prestazione cognome e nome dell assistito codice fiscale dell assistito data di erogazione Entro il 30 aprile di ciascun anno, la Ditta dovrà consegnare all Azienda, su supporti magnetici, il database delle immagini (fronte-retro) delle ricette dell anno precedente, con i relativi tools di ricerca, visualizzazione e stampa. G) Archiviazione e conservazione delle ricette Il servizio di custodia deve essere garantito per tutte le ricette consegnate alla Ditta dall Azienda nel corso della durata dello contratto. Le ricette dovranno essere archiviate unitamente all eventuale distinta di pagamento ticket che, alla consegna, risultava spillata alla stessa. I locali messi a disposizione a propria cura e spese dalla Ditta in cui vengono custodite le ricette, devono avere le seguenti caratteristiche minime: ubicazione tale da garantire il rispetto di tutti i tempi di prelievo e consegna indicati nel presente capitolato; temperatura e percentuale di umidità tali da garantire un idonea conservazione delle ricette; rispondenza a tutte le vigenti norme in materia edilizia e di sicurezza; sistema di allarme anti-incendio e antintrusione; sistemi di salvaguardia della sicurezza delle ricette in riferimento al Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003). 5

6 Il servizio di archiviazione delle ricette deve rispettare la medesima organizzazione della consegna da parte delle singole unità organizzative della Azienda ed in modo tale da garantire l immediata reperibilità delle ricette. H) Servizi straordinari La ditta è tenuta al recapito ed al successivo prelievo delle ricette in originale che potranno essere richieste dall Azienda a proprio insindacabile giudizio, con una delle due seguenti modalità: con procedura ordinaria, da evadere entro 3 giorni dalla richiesta; con procedura d urgenza, da evadere entro 24 ore dalla richiesta. Il servizio comprende un unico lotto. ART.2 ) MODALITA DI PARTECIPAZIONE ALLA GARA Le ditte partecipanti dovranno fare pervenire, nei termini previsti nel bando di gara, la propria offerta chiusa in busta sigillata con ceralacca od altro mezzo idoneo e firmata dal legale rappresentante della ditta medesima. La busta predetta dovrà contenere: A) OFFERTA ECONOMICA L offerta economica, (deve essere indirizzata ad Azienda Ospedaliero Universitaria Policlinico - Vittorio Emanuele via G. Clementi, Catania - ) chiusa in apposita busta sigillata e firmata nei lembi di chiusura, in carta legale, redatta in lingua italiana, firmata dal legale rappresentante della ditta, dovrà contenere i seguenti dati: 1) denominazione e ragione sociale della ditta offerente; 2) dichiarazione che la ditta è vincolata alla propria offerta per almeno 180 giorni dalla data di scadenza del termine di presentazione della stessa; 3) il prezzo dovrà essere indicato in cifre e in lettere ed in caso di discordanza sarà ritenuto valido il prezzo più conveniente per l Azienda; 4) l offerta dovrà indicare il ribasso, unico percentuale, rispetto ai prezzi posti a base d asta ai fini dell aggiudicazione. 5) Non sono ammesse offerte di importo pari a quello indicato a base d asta né in aumento. Non sono ammesse né offerte condizionate né offerte alternative, espresse in modo indeterminato o con semplice riferimento ad altre offerte. B) DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA Tutta la documentazione amministrativa richiesta nel bando di gara deve essere inserita in apposita busta che dovrà riportare esternamente la dicitura Documentazione Amministrativa. 6

7 ART.3) MODALITA DI ESPLETAMENTO DELLA GARA Nel giorno e nell ora indicati nel bando di gara, si procederà ai sensi dell art. 48 comma 1 D.Lvo 163/06 al sorteggio della ditta a cui verrà richiesto di comprovare, entro dieci giorni dalla data di richiesta medesima, il possesso dei requisiti di capacità economicofinanziaria e tecnico organizzativa richiesti nel bando di gara. Dopo si procederà all esame, di cui al punto B) del superiore articolo, delle ditte partecipanti che avranno fatto pervenire offerta con le modalità e le prescrizioni di cui al presente Capitolato. Sarà quindi constatata la regolarità della documentazione presentata. Ai sensi dell art. 46 del D. L.vo 163/2006, l Amministrazione invita, se necessario, i concorrenti a completare o a fornire chiarimenti in ordine al contenuto dei certificati, documenti e delle dichiarazioni presentate. Si procederà dunque all apertura delle buste contenti le offerte economiche solo per le ditte che avranno presentato tutta la documentazione amministrativa richiesta. ART. 4) CRITERI DI AGGIUDICAZIONE La gara sarà aggiudicata per unico lotto, con le modalità previste dall art. 82 del D. L.vo 163/2006 ovvero a favore della ditta che avrà offerto il ribasso percentuale unico più alto sui seguenti prezzi posti a base d asta:. 0,060 per ogni prestazione ambulatoriale rilevata. 0,095 per ogni rilevazione dei dati anagrafici di soggetti esentati. 0,025 per ogni rilevazione di immagine per la creazione degli archivi I prezzi a base d asta si intendono Iva esclusa. L Azienda si riserva la facoltà di aggiudicare anche in presenza di una sola offerta. Nel caso in cui, più offerte siano risultate uguali fra loro, si procederà all'aggiudicazione mediante offerta migliorativa e, in caso di esito negativo mediante sorteggio. L'Amministrazione si riserva il diritto insindacabile di non affidare il servizio, qualora le offerte pervenute non saranno ritenute convenienti per l'azienda L'Azienda si riserva, inoltre, di disporre in autotutela, con provvedimento motivato, ove ne ricorra la necessità, la riapertura della gara, già conclusa e l'eventuale ripetizione delle operazioni di essa. ART. 5) OFFERTA ANOMALA Qualora talune offerte presentino un prezzo manifestamente e anormalmente basso, l'amministrazione, prima di procedere all'aggiudicazione, si riserva di chiedere all'offerente le necessarie giustificazioni, procedendo in conformità agli artt. 86, 87, 88 e 89 del D.L.vo 163/2006. ART.6) CAUZIONI Per poter partecipare alla gara la ditta è tenuta a produrre, ai sensi dell art. 75 del D.L.vo 163/2006, una garanzia di validità di almeno gg 180 dalla data di presentazione dell offerta, pari al 2% del prezzo base indicato nel bando, sottoforma di cauzione o fideiussione. 7

8 In caso di aggiudicazione, la ditta a garanzia dell'esatto adempimento degli obblighi contrattuali assunti, ai sensi dell art.113 del D.L.vo 163/2006, dovrà costituire un deposito cauzionale pari al 10% dell'importo della fornitura aggiudicata al netto di IVA. Dette cauzioni possono essere prestate mediante: Assegno circolare emesso da Istituti di credito ufficialmente riconosciuti, intestato all Azienda Ospedaliero Universitaria Policlinico - Vittorio Emanuele. Fideiussione bancaria o di altri Istituti o Aziende autorizzate. In caso di fidejussione bancaria o polizza fidejussoria, la garanzia dovrà avere validità per tutta la durata della gara incluso l eventuale periodo di proroga. La ditta, su richiesta dell Azienda, è tenuta, in ogni momento, ad integrare la cauzione qualora questa, nel corso dell espletamento del servizio, sia stata in tutto o in parte utilizzata a titolo di rimborso o risarcimento di danni per qualsiasi inosservanza degli obblighi contrattuali. ART.7) VALIDITA DEI PREZZI I prezzi offerti valgono quali prezzi contrattuali e non potranno subire alcuna variazione in aumento per tutto il periodo dell espletamento del servizio, fermo restando quanto previsto dall art. 115 D.L.vo 163/2006, ove ne ricorra il caso. La ditta dovrà fatturare il numero delle ricette lavorate Le fatture dovranno essere emesse mensilmente e dovranno essere corredate dalle relative attestazioni di conformità. ART.8 TRACCIABILITA DEI FLUSSI FINANZIARI La ditta aggiudicataria assume l obbligo della tracciabilità dei flussi finanziari, come stabilito dall art. 3 Legge 13 agosto 2010, n Tutti i pagamenti relativi all appalto saranno effettuati mediante accredito sul conto corrente bancario apposito o postale accesi presso banche o presso la Società Poste Italiane s.p.a. comunicati alla ditta aggiudicataria, ai sensi dell art.3 della legge 13 agosto 2010 n L appaltatore ha l obbligo di comunicare, a questa stazione appaltante, tempestivamente e comunque entro sette giorni dalla loro accensione, gli estremi identificativi dei conti correnti bancari o postali nonché, nello stesso termine, le generalità ed il codice fiscale delle persone delegate ad operare su di essi. In tutti i casi in cui le transazioni sono state eseguite senza avvalersi di banche o della società Poste Italiane s.p.a. verrà attivata la procedura relativa alla clausola risolutiva espressa. ART.9) INADEMPIENZE E PENALITA La Ditta aggiudicataria che gestisce il servizio, nell esecuzione degli adempimenti previsti dal presente capitolato, dovrà uniformarsi a tutte le disposizioni di legge e regolamenti concernenti il servizio stesso. Il servizio non può subire sospensioni. Non è ammesso alcun ritardo. In caso di accertato ritardo l Azienda applicherà una penale che verrà determinata nella misura dal 5% al 10% ad insindacabile giudizio dell Amministrazione, da detrarre dall importo della prima fattura utile. 8

9 Le inadempienze contrattuali verranno contestate dall'azienda a mezzo lettera raccomandata A.R. con assegnazione di 10 giorni come termine per le controdeduzioni. Trascorso il termine assegnato, l Azienda prenderà visione delle eventuali controdeduzioni, dopodiché, applicherà la sanzione pecuniaria. ART.10) RISOLUZIONE DEL CONTRATTO La Ditta aggiudicataria può essere dichiarata decaduta dall aggiudicazione durante l'esecuzione dell appalto e quindi risolto il contratto nell eventualità di cessione o subappalto non autorizzato dall'azienda; L appalto sarà, altresì, risolto in tutti i casi in cui le transazioni sono eseguite senza avvalersi di banche o delle società Poste Italiane s.p.a. ai sensi dell art.3 c. 8 Legge 13 agosto 2010 n.136. ART. 11) ONERI A CARICO DELLA DITTA Sono a carico della ditta aggiudicataria tutte le spese inerenti l espletamento del servizio. Sono,altresì,a carico della stessa, tutte le spese per bolli, tasse di registro, copia, diritti di segreteria, stampa, spese notarili per la stipula del contratto e per la partecipazione al seggio di gara del Notaio nominato dall Azienda, riproduzione in qualsiasi modo di elaborati, nonché ogni altra spesa, presente o futura, accessoria, eventuale e consequenziale tutte incluse e nessuna esclusa, dipendenti dal presente appalto. ART. 12) PAGAMENTO DELLE FATTURE I pagamenti delle forniture effettuate verranno eseguiti entro 90 giorni dalla data di presentazione delle relative fatture, subordinatamente all apposizione del visto di regolarità del servizio reso e della conformità quali/quantitativa delle forniture effettuate, e previa attestazione dell avvenuto pagamento dei contributi previdenziali ed assistenziali a favore dei lavoratori dipendenti, previsti dalla normativa vigente in materia. ART. 13) NORME DI RINVIO Per quanto non espressamente previsto dal presente Capitolato Speciale, si fa riferimento alla vigente normativa in materia di contratti di fornitura per le Pubbliche Amministrazioni ed al Capitolato Generale d'oneri. Per qualsiasi controversia si elegge foro competente quello di Catania. ART. 14) AVVERTENZE Il recapito del plico contenente l'offerta ed i documenti per la partecipazione alla gara in oggetto rimane ad esclusivo rischio del mittente. L'Azienda, pertanto, declina ogni eventuale responsabilità ove per qualsiasi motivo, anche di forza maggiore, lo stesso non giunga entro il termine perentorio stabilito. L'Azienda, prima della stipula del contratto, si riserva il diritto di richiedere alla Ditta aggiudicataria la certificazione di rito, e di verificare l'esistenza di tutti i requisiti richiesti e ai sensi di quanto previsto dal D.P.R. 252/98 in materia di comunicazione e informazione antimafia, l Amministrazione provvederà a richiedere alla competente Prefettura le comunicazioni concernenti la sussistenza delle cause di decadenza, di sospensione o di divieto di cui all art. 10 del legge 275/65. 9

10 A tal fine la ditta aggiudicataria dovrà fornire tutte le notizie necessarie allo scopo previste dall art. 2 del citato D.P.R. di richiedere la relativa certificazione antimafia. Se dagli accertamenti di cui alla vigente normativa antimafia e/o dall'esame della documentazione prodotta, risultasse che la ditta aggiudicataria o alcune delle ditte riunite non siano in possesso dei requisiti per l'assunzione dell'appalto, non si farà luogo alla stipula del contratto e si procederà all'aggiudicazione a favore della ditta successiva nell ordine di graduatoria. Ulteriori informazioni possono essere richieste al Settore Provveditorato ed Economato di questa Azienda Via G. Clementi n.36 Catania tel. 095 / _ fax.095/3l7844. F.to IL DIRETTORE GENERALE ( Dott. A. Giacalone) 10