Come funzionano i legami tra attività in Microsoft Project

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1 Come funzionano i legami tra attività in Microsoft Project L attività di pianificazione rappresenta una fase importantissima nel lavoro del Project Manager. Una volta stabilito quali siano le attività necessarie al raggiungimento di un certo obbiettivo, sia esso un obbiettivo intermedio o finale, è necessario creare dei legami tra queste attività: in altre parole, bisogna stabilire se vi siano dei rapporti tra l inizio o la fine di una o più attività. La creazione di legami riveste un importanza cruciale per l individuazione del percorso critico di progetto, cioè quelle attività che, se dovessero subire ritardi, avrebbero un impatto sulla data di fine progetto. Naturalmente stabilire dei legami tra una moltitudine di attività di progetto è un operazione tutt altro che banale, tenuto conto che i legami possono condizionare non solo l inizio ma anche la fine delle attività. Fine Inizio L esempio di più immediata comprensione è quello per cui si debba terminare un attività prima dell inizio di un altra: si pensi, nel campo della programmazione, all attività di raccolta e analisi dei requisiti e all attività di scrittura del codice. In questo caso, l inizio dell attività di scrittura del codice è subordinato alla fine dell attività di raccolta e analisi dei requisiti. Questo tipo di legame è detto Fine Inizio (Finish to Start nella versione in inglese) e impone che l attività successore (Scrittura codice) possa cominciare solo dopo la fine dell attività predecessore (Analisi e raccolta requisiti). Se Analisi subisce un ritardo, verrà ritardato l inizio di Scrittura. Nella figura sono rappresentate le due attività e il tipo di legame (cerchiato in giallo).

2 Inizio Inizio Esistono casi in cui il legame tra due attività non riguarda la fine di una e l inizio dell altra ma, ad esempio, l inizio di entrambe le attività. Pensiamo ad un attività di collaudo di prodotti che può partire solo quando sia già partita l attività di produzione in serie dei prodotti stessi: non c è bisogno che l attività di produzione sia finita, basta che sia cominciata. In questo caso parliamo di legame inizio inizio (Start to Start in inglese). Attenzione ad un elemento importante: il legame inizio inizio non impone necessariamente che le due attività comincino allo stesso tempo! Anche in questo tipo di legame, infatti, esiste un criterio di predecessore e successore: il legame impone infatti che il successore (che è sempre l attività in subordine) possa cominciare solo se il predecessore è già cominciato (oppure contemporaneamente all inizio di esso). Ciò significa, nel nostro caso, che se ripianifichiamo in avanti l inizio di Produzione (predecessore) il sistema ripianificherà l inizio di Collaudo (successore), ma se invece ripianifichiamo l inizio di Collaudo, Produzione rimarrà alla data originale.

3 Fine Fine In alcuni casi il legame tra due attività riguarda la fine delle stesse: un attività di sorveglianza di un cantiere può terminare solo dopo la fine dell attività di costruzione. Si parla in questo caso di legame fine fine (Finish to Finish). In Project viene rappresentato così: Così come il legame Inizio Inizio non impone necessariamente che le due attività comincino insieme, il legame fine fine non impone necessariamente che le due attività finiscano allo stesso tempo: comporta piuttosto che la fine dell attività successore (Sorveglianza) debba essere successiva (o contemporanea) alla fine dell attività predecessore (Costruzione). Nel nostro caso, se la fine di Costruzione viene prolungata oltre la fine di Sorveglianza, la fine di quest ultima viene spostata in avanti. Viceversa, se viene posticipata la fine di Sorveglianza, non accadrà nulla a Costruzione. Inizio Fine Il quarto tipo di legame è detto inizio fine (Start to Finish), e impone che l attività successore possa finire solo dopo l inizio dell attività predecessore. Da notare, anche in questo caso, come il fatto di essere predecessore o successore non sia determinato dalla successione temporale ma da una sorta di criterio gerarchico: il successore è influenzato dal comportamento del predecessore. L attività predecessore è quella che in un certo senso guida l azione. Sul diagramma di Gantt il legame tra le due barre viene rappresentato con una freccia che va dall inizio del predecessore alla fine del successore (vedi indicatore rosso in figura).

4 Un esempio di due attività vincolate da questo legame potrebbero essere due turni di sorveglianza: nella nostra pianificazione non vogliamo che vi siano periodi senza sorveglianza, quindi stabiliamo che Turno 2 sia predecessore di Turno 1 e li leghiamo con un inizio fine. In questo modo, se spostiamo in avanti l inizio di Turno 2, (perchè magari i sorveglianti del secondo turno sono in ritardo) la fine di Turno 1 verrà ritardata (per la gioia dei sorveglianti del primo turno!). Se avessimo usato un legame fine inizio, il primo turno sarebbe finito all ora pianificata indipendentemente dal ritardo dell inizio del secondo turno, quindi avremmo avuto un buco nella sorveglianza! Uso dei Lag (Ritardi) Molto spesso non è sufficiente stabilire dei legami tra due o più attività: ci sono casi in cui, ad esempio, tra la fine e l inizio di due attività deve anche trascorrere un certo tempo. Pensiamo a una situazione in cui un attività non può partire immediatamente dopo la fine del predecessore ma devono passare due giorni. Project offre la possibilità di utilizzare dei Ritardi (Lag nella versione inglese), cioè degli intervalli di tempo tra le due attività:

5 Nell esempio riportato sopra è stato inserito un ritardo di due giorni tra la fine dell attività a e l inizio di b. Il ritardo può anche essere negativo (si parla in questo caso di anticipo); in questo modo si fa sì che un attività possa partire non più di un certo numero di giorni prima della fine di un altra: I ritardi funzionano con qualsiasi tipo di legame: è possibile infatti stabilire che un attività possa cominciare solo un certo numero di giorni dopo l inizio di un altra, oppure che un attività possa finire solo dopo un certo numero di giorni dopo la fine di un altra eccetera. E inoltre possibile stabilire dei ritardi come percentuale sulla durata di un attività: nel caso riportato qui sotto si impone che il successore cominci solo dopo un ritardo pari al 50% della durata del predecessore (il predecessore dura quattro giorni quindi il ritardo risulta essere di due giorni).