Manuale di Aggiornamento BOLLETTINO. Rel DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

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1 KING Manuale di Aggiornamento BOLLETTINO Rel. 5.0 DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

2 - 2 - Manuale di Aggiornamento Sommario 1 ARCHIVI E GENERALE Gestione Utenti: abilitazione fido cliente ed esportazione in Excel Abilitazione Pulsante Excel nelle Liste e nelle Viste Abilitazione variazione e sblocco fido clienti Chiusura automatica del programma Tabelle Comuni e Tabelle Società: nuova riclassificazione Multi Società: nuova stampa delle certificazioni a percipienti Anagrafica dei fornitori Stampa delle certificazioni CONTABILITA Consultazione partitari: estrazione partite per data documento Gestione Ratei e Risconti: implementazioni Generazione rateo movimento con data documento Generazione cumulativa di ratei e risconti Eliminazione ratei e risconti Stampa Scadenziario: estrazione scadenze per anno documento Stampa Analisi Debiti/Crediti: esposizione dei clienti VENDITE, ORDINI, MAGAZZINO Gestione immagini per articolo Fatture di vendita: trasferimento note in Prima Nota IVA Gestione Listini: Inserimento percentuale di sconto Ordini e Ddt: Impostazione automatica diverso destinatario Generazione ddt sospesi da ordine cliente Sblocco dei Ddt alla conferma Stampa statistiche annuali vendite: esportazione in Excel Evasione Ordini Clienti Dettagli giacenze dei depositi di sede Verifica spedizionieri Vendite: Gestione omaggi con rivalsa in fattura di vendita Totale fattura Imponibile Imponibile MODULI AGGIUNTIVI Contabilità Analitica Gestione analitica sui corrispettivi Impostazioni di base Registrazione dei corrispettivi Stampa Clienti/Fornitori per Centro di Costo Estrazione e ordinamento per competenza Controllo di gestione: competenze di contabilità analitica Riepilogo analitica per conto Stampa rapporto di gestione per centro di costo Visualizzazione Movimenti di Analitica Nuova Stampa Rendiconto Analitico con Competenze Stampa Bilancio per Centri di Costo Stampa bilancio di verifica per centro di costo... 50

3 Bollettino Budget per centro di costo Stampa comparativa del budget per centro di costo Modulo Bonifici Fornitore: verifica note di credito aperte Extracontabili: movimenti da DDT non contabilizzati Barcode: nuova modalità di lettura su documenti turbo DDT e Fatture accompagnatorie BILANCI E NOTA INTEGRATIVA Il bilancio in formato XBRL Normativa Cosa è un bilancio XBRL Impostazioni XBRL Impostazione parametri e percorsi Riclassificazione e stampa - Elaborazione del bilancio per anno Generazione del file XBRL Validazione dei bilanci XBRL FONDO IMPOSTE: Nuovi conti Mode PARCELLAZIONE Anagrafica Contratti Lista Clienti in contratto Multi lista delle prestazioni Duplicazione contratto Riepiloghi Importi Sospensione Contratto Gestione Note nell Anagrafica del Contratto Stampa Anagrafica Trattamento delle Attività Come procedere all elaborazione delle attività Come modificare un attività inserita Emissione Note e Parcelle Generazione Automatica Documenti Gestione Diverso Destinatario Note di Periodicità Gestione Note di dettaglio (F8) Calcolo della Maggiorazione Fatturazione riepilogativa Emissione di Note Informative Sospese Emissione documenti con ritenuta condomini Stampa Prestazioni Stampa Contratti Riepilogo Note Informative da fatturare Attivazione parcellazione in società ordinarie e semplificate Generazione Periodica: Muti lista VERTICALI Commesse e cantieri: costi a carico della commessa Tabelle e impostazioni Nuova Tabella Commesse\Cantieri: Lavorazioni Nuova Tabella Commesse/Cantieri: Tipo spese Tabella Controllo Gestione: Tipologia trasferte Tabella Tecnici Parametri della procedura

4 - 4 - Manuale di Aggiornamento Ricevimento merce di magazzino da commessa DDT spedizione materiale a commessa Inserimento ore manodopera Stampa riepiloghi e dettagli Stampa del foglio presenze Stampa spese Contratti commesse Gestione Imprese Esterne Stampa situazione fornitori su commesse

5 Bollettino ARCHIVI E GENERALE 1.1 Gestione Utenti: abilitazione fido cliente ed esportazione in Excel È possibile impostare i diritti per l esportazione di liste in MS Excel e per gestire i campi relativi al fido nelle anagrafiche dei clienti, attraverso i nuovi flag in Archivi Impostazioni Gestione Utenti Nella maschera di Gestione Utenti sono stati inseriti i campi: Abilita Pulsante Excel nelle Liste e nelle Viste Abilita variazione fido su cliente Abilita sblocco fido cliente

6 - 6 - Manuale di Aggiornamento Abilitazione Pulsante Excel nelle Liste e nelle Viste È possibile specificare per singolo utente se abilitare o meno l esportazione in Excel delle liste. Vengono abilitati di default tutti gli utenti con livello 9, lasciando all amministratore del sistema l abilitazione degli utenti di livello inferiore: 1 Utente di livello 9 con pulsante Excel abilitato Nell esempio è stato attivato il flag Abilitazione Pulsante Excel nelle Liste e nelle Viste nella Gestione Utenti Abilitazione variazione e sblocco fido clienti Dalla Gestione Utenti è possibile impostare dei limiti, in base al livello di utente, per la gestione dei campi relativi al fido presenti nell Anagrafica Clienti: Fido, per inserire l importo del fido; Scoperto, per l importo dello scoperto; Sblocca Fido, per bloccare/sbloccare il fido. In precedenza qualsiasi utente poteva modificare questi campi, poichè non c era alcuna limitazione; era possibile eventualmente solo disabilitarli, rendendoli invisibili. Abilitando i nuovi campi dalla funzione Archivi Impostazioni Gestione Utenti Abilita variazione fido su cliente, per rendere possibile la modifica dei campi del fido; Abilita sblocco fido cliente, per consentire lo sblocco del fido i campi nell Anagrafica Clienti saranno attivati automaticamente per gli utenti di livello 9 e con l utente ADMIN si potranno attivare per gli utenti di livello inferiore. 1 In precedenza l esportazione delle liste in Excel era consentita solo agli utenti con livello 9.

7 Bollettino Anagrafica Clienti con i flag Abilita variazione fido su cliente e Abilita sblocco fido cliente Sono attivi tutti e tre campi relativi alla gestione fido nell Anagrafica Clienti. Anagrafica Clienti con attivo solo il flag Abilita variazione fido su cliente In questo caso il campo Sblocca Fido non è modificabile.

8 - 8 - Manuale di Aggiornamento Anagrafica Clienti senza flag in Gestione Utenti attivo I tre campi sono visibili ma non sono modificabili.

9 Bollettino Chiusura automatica del programma È possibile impostare il tempo di chiusura automatica del programma. 2 Si accede alla nuova funzione dal menù Archivi Impostazioni Gestione Utenti e può essere gestita solo dall utente ADMIN, dopo aver chiuso tutte le maschere del programma, attivando il flag Attiva Auto Chiusura. Il flag attivato dall utente ADMIN è valido automaticamente anche per tutti gli altri utenti. Trascorsi i minuti indicati nell apposito campo, il programma si chiuderà automaticamente, se tutte le maschere sono chiuse oppure se ci sono maschere aperte che non richiedano alcun salvataggio, le quali verranno chiuse automaticamente insieme al programma. 3 Nel caso ci fossero invece maschere aperte per le quali bisogna ancora salvare i dati inseriti, verrà richiesta la conferma di chiusura (ad esempio la Prima Nota IVA) attraverso il messaggio Rispondendo SI il programma verrà chiuso; rispondendo NO si ritorna alla maschera attiva (ad esempio, la registrazione di Prima Nota rimasta aperta). Alla riapertura del programma, la procedura segnalerà la precedente chiusura automatica con il messaggio: 2 È stato aggiunto nel Comune il nuovo campo MinPerChiusuraAutomatica. In questo campo verrà indicato il numero di minuti di inattività che dovranno passare prima che il programma si chiuda automaticamente. 3 Esempio: impostando 30 min, se negli ultimi 31 min non è stata effettuata nessuna operazione, il programma, se si verificano le condizioni descritte, non ci sono maschere aperte, si chiuderà automaticamente.

10 Manuale di Aggiornamento 1.3 Tabelle Comuni e Tabelle Società: nuova riclassificazione Le Tabelle Comuni e le Tabelle Società sono state riorganizzate in ordine di modulo, modificandone la denominazione. Le Tabelle Società sono ora così classificate: e così le Tabelle Comuni

11 Bollettino Multi Società: nuova stampa delle certificazioni a percipienti Con l attuale release sulla stampa delle certificazioni dei compensi soggetti a ritenuta d acconto vengono riportate anche le altre tipologie di ritenuta (Enasarco, Enpals). È possibile inoltre impostare il domicilio fiscale nell Anagrafica dei fornitori percipienti nel caso in cui non coincida con la residenza Anagrafica dei fornitori Per l inserimento del diverso domicilio nell Anagrafica Fornitore, è necessario attivare il flag Domicilio Fiscale nella cartella Percipienti. Attenzione Il flag deve essere attivato in alternativa al flag Non Residente, che deve essere abilitato per indicare l indirizzo del percipiente non residente in Italia. Attivando il flag dovranno essere compilati i campi Indirizzo di Residenza e Località di Residenza (già previsti per i soggetti non residenti). Si precisa che nella Località di Residenza si devono inserire anche il CAP e la provincia.

12 Manuale di Aggiornamento Stampa delle certificazioni Nella maschera di stampa delle certificazioni è stata inserita la nuova opzione Includi altre ritenute in certificazione Le modifiche apportate alla stampa delle certificazioni sono in sintesi le seguenti: - nell indirizzo viene riportato quello indicato come domicilio fiscale, quando viene attivato il flag Domicilio Fiscale in Anagrafica Fornitore; - è stata inserita la colonna 8 - Altre ritenute; la colonna dell importo netto corrisposto è quindi la colonna 9; - nella colonna 9 Fatt. n del Importo Netto Corrisposto, se non viene richiesta la stampa con raggruppamento per causale (disattivando il relativo flag) vengono stampati i riferimenti della fattura di acquisto (numero e data). Esempio di stampa della certificazione con flag Includi altre ritenute in certificazione Attivando il flag Includi altre ritenute in certificazione, nella colonna 8 viene riportata una lettera per identificare il tipo di ritenuta: - (A) per l Inps - (B) per l Enpals - (C) per l Enasarco.

13 Bollettino CONTABILITA 2.1 Consultazione partitari: estrazione partite per data documento Per estrarre le partite inserite in un periodo in base alla data del documento, accedere alla funzione Contabilità Consultazione Mastrini e Partitari, selezionare l opzione Partitari e abilitare il nuovo flag Estrai per data doc. per impostare il periodo di estrazione: Per le partite estratte verranno visualizzati tutti i movimenti collegati, anche se inseriti in periodi successivi. Esempio di consultazione senza flag Estrai per data doc. In questo caso non è possibile impostare il periodo, poiché non è stato attivato il flag Estrai per data doc.

14 Manuale di Aggiornamento Esempio di consultazione partite create nel 2008 e con flag Estrai per data doc. In questo caso viene estratta la sola partita creata nel 2008 e il movimento di pagamento effettuato nel 2009.

15 Bollettino Gestione Ratei e Risconti: implementazioni Generazione rateo movimento con data documento Nella funzione di Generazione ratei Esercizio in Corso è stata aggiunta la possibilità di attribuire come data registrazione ai movimenti generati la stessa Data Doc. dei documenti in esame (al posto del valore indicato nell unico campo Data reg.) : a tal fine, si può attivare ora il flag Fissa date competenza e registrazione rateo esercizio in corso a data di registrazione del movimento contabile. Attivando il flag è possibile fissare le date di registrazione e di competenza per il movimento di rateo/risconto alla stessa data in cui è stato generato il movimento contabile originale. In questo esempio, abilitando il flag, il movimento viene generato in data 1/02/2009 e non con la data di registrazione 1/01/2009, impostata dall utente nella funzione di generazione dei ratei e risconti. Per esportare la griglia in un file Excel elaborabile premere il pulsante Esporta in MS Excel in fondo alla maschera

16 Manuale di Aggiornamento Generazione cumulativa di ratei e risconti Dall attuale release è ora possibile generare contemporaneamente i ratei e i risconti, evitando di elaborarli singolarmente, premendo il pulsante Seleziona Tutto presente sulla testata della maschera Generazione e Ripresa Ratei e Risconti: Nella colonna Descrizione estrazione viene riportata, per ciascuna riga, la tipologia dell importo estratto: In alternativa è sempre possibile scegliere la singola opzione, come già avveniva in precedenza. Selezionando quindi le righe e premendo il pulsante Conferma verranno generati i movimenti contabili.

17 Bollettino Eliminazione ratei e risconti Per eliminare contemporaneamente tutti i movimenti relativi ai ratei e ai risconti dell esercizio (e non singolarmente dalla Prima Nota come avveniva in precedenza), accedere alla nuova funzione Archivi Annuali Eliminazione Ratei e Risconti dell esercizio. Attenzione: è possibile eliminare solo i movimenti che non sono stati ripresi nell esercizio successivo. Relativamente all esempio precedente, se eseguiamo la funzione per l anno 2010 dopo avere generato il riscontro, verrà visualizzato solo il rateo come unico numero di movimento eliminabile. Se eseguiamo invece la funzione nel 2009, il programma segnala il movimento che è stato ripreso nel 2010, che non è eliminabile.

18 Manuale di Aggiornamento 2.3 Stampa Scadenziario: estrazione scadenze per anno documento Per estrarre le scadenze relative a partite create in un determinato anno o in un periodo di anni accedere alla funzione Contabilità Scadenziari Stampa Scadenziario e, nella maschera d impostazione della Stampa Scadenziario, compilare il campo Anno documento, indicando alternativamente: - il numero dell unico anno di elaborazione, - la sequenza dei singoli anni separati dalla virgola - l intervallo degli anni separati dal trattino Stampa delle Scadenze Aperte di un Cliente senza indicazione degli anni dei documenti da estrarre In questo caso vengono riportati tutti gli anni. Stampa delle Scadenze Aperte di un Cliente con Anno documento 2008 Estrazione delle scadenze relative alle partite del 2008.

19 Bollettino Stampa Analisi Debiti/Crediti: esposizione dei clienti Dalla funzione Contabilità Scadenziari Stampa Analisi Debiti/Crediti è possibile estrarre la situazione dei crediti verso i clienti stampando anche l esposizione totale degli stessi rispetto alle scadenze e agli ordini da evadere: Si può effettuare la stampa con data di riferimento uguale o superiore alla data di elaborazione, ma non antecedente (trattandosi di scadenze). Anche selezionando l opzione Esposizione cliente (come negli altri casi) è possibile attivare i flag Considera intervallo mese, per il conteggio dei giorni a fine mese, e Considera rischio effetti, per includere nelle scadenze le ricevute bancarie non ancora incassate. Esempio di stampa della situazione dei Clienti con Esposizione Cliente (C )

20 Manuale di Aggiornamento Nella testata di stampa vengono riportati i dati anagrafici del cliente. Nella prima sezione vengono estratti gli estremi delle partite aperte. Nell esempio sono riportate 10 fasce di scadenza, per riportare sullo stesso schema anche i dati di ordini con date di consegna (e, di conseguenza, con scadenze) molto remote. Nella seconda sezione vengono riportati gli estremi degli ordini aperti, indicando l importo parzialmente evaso e quello ancora da evadere. Nell esempio sono riportate 10 fasce di scadenza, in base alle date di prevista consegna sulle singole righe e con condizione di pagamento definita sui singoli ordini. Se è gestita l iva sugli ordini, i dati degli stessi saranno comprensivi di iva, altrimenti saranno esposti al netto dell imposta. Con i dati contabili e quelli relativi agli ordini viene calcolato quindi il totale del cliente per tutte le scadenze (colonne) previste nelle sezioni. Alla fine della pagina viene stampata la situazione totale del cliente con gli importi scaduti, in scadenza nella fascia relativa alla data di riferimento e a scadere, considerando sia i dati delle scadenze sia quelli degli ordini. Gli importi scaduti e a scadere sono suddivisi nella fasce a 30/60/90 giorni ; il resto è totalizzato nella fascia oltre 90 giorni Dettaglio dell esempio precedente.

21 Bollettino VENDITE, ORDINI, MAGAZZINO 3.1 Gestione immagini per articolo Con l attuale release è possibile gestire più immagini collegate agli articoli di magazzino. 4 La nuova funzione di gestione delle immagini si abilita dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Magazzino, attivando il flag Abilita Gestione Immagini per Articolo Con il flag attivo, all apertura della finestra di inserimento/variazione degli articoli verrà proposta una nuova maschera per la gestione delle immagini collegate. Soltanto dopo aver inserito il codice articolo sarà possibile agire su questa nuova maschera. È possibile inserire le immagini 5 cliccando sul pulsante doppio click nel riquadro bianco. o semplicemente con un 4 Inserita la nuova tabella Immagini. 5 I formati di immagine supportati sono.bmp -.jpg -.gif.

22 Manuale di Aggiornamento Se l immagine è già caricata, con il doppio click sul riquadro piccolo dell immagine, verrà aperta l immagine nel proprio visualizzatore (riquadro più grande). Con il tasto desto del mouse sul riquadro piccolo dell immagine, sarà possibile salvare o eliminare la stessa (operazioni effettuabili anche con i pulsanti nella parte sottostante della maschera). Per ogni immagine sarà possibile decidere se legare un descrizione aggiuntiva, impostare il link ad un eventuale sito web 6 o se considerarla come immagine principale (naturalmente è possibile avere soltanto un immagine principale). 7 È possibile inoltre includere le immagini nella stampa dell anagrafica degli articoli, attivando il flag Stampa Immagine all interno della funzione Archivi Stampe Stampa Articoli di magazzino 6 Si ricorda che il link funzionerà solo se per l utente di King sono stati abilitati i collegamenti al web (si veda il bollettino della versione E). 7 Tutte le immagini verranno salvate all interno del database nella nuova tabella Immagini.

23 Bollettino Fatture di vendita: trasferimento note in Prima Nota IVA In fase di contabilizzazione delle fatture è ora possibile riportare in prima nota anche le note scritte sul documento di vendita. L opzione è attivabile dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, scheda Vendite - Principali Inserendo le note nell apposito campo del documento di vendita (fattura o fattura accompagnatoria) dal menù Vendite Caricamento Fatture In fase di contabilizzazione della fattura verranno riportate le medesime note nel campo Descrizione aggiuntiva in Prima Nota IVA:

24 Manuale di Aggiornamento 3.3 Gestione Listini: Inserimento percentuale di sconto La funzione Magazzino Listini e sconti Gestione Listini è stata implementata al fine di ricalcolare i listini applicando una percentuale di sconto sul prezzo attuale di tutti gli articoli appartenenti al listino. Per tutte le tipologie di listino è possibile inserire nel campo di fianco al pulsante Forza Sconto la percentuale da applicare ai prezzi degli articoli: Il prezzo aggiornato viene prelevato dal prezzo di vendita dell articolo e su questo viene applicato lo sconto impostato. Premendo il pulsante Forza Sconto viene richiesto se lo sconto deve essere cambiato su tutte le righe del listino oppure solo su quelle dove era già presente uno sconto, per evitare di modificare i prezzi di articoli per i quali volutamente era stato omesso lo sconto: Nel nostro esempio, il prezzo di 1.000,00 è stato ricalcolato in 900,00 euro, applicando il 10% di sconto.

25 Bollettino Ordini e Ddt: Impostazione automatica diverso destinatario Con l attuale release è ora possibile assegnare automaticamente un diverso destinatario del cliente negli ordini e nei ddt. La funzione si abilita dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Vendite Principali, attivando il flag Assegnazione destinatario diverso Si possono presentare le seguenti casistiche: - un solo destinatario diverso: se nell anagrafica del cliente è presente un solo destinatario diverso in fase di inserimento di un ordine o di un ddt, dopo aver specificato il codice del cliente, viene automaticamente assegnato il codice del destinatario diverso: Destinatario Diverso in un Ordine

26 Manuale di Aggiornamento Destinatario Diverso in un Ddt - più destinatari diversi: se nell anagrafica del cliente sono presenti più destinatari diversi in fase di inserimento di un ordine, dopo avere specificato il codice del cliente, verrà aperta automaticamente la lista per la scelta del Destinatario Diverso: In fase di inserimento di un ordine o di un ddt, dopo avere selezionato il codice del cliente, un messaggio indica la presenza di più destinatari L utente dovrà quindi selezionare il destinatario corretto dalla relativa lista.

27 Bollettino Generazione ddt sospesi da ordine cliente È ora possibile generare dei ddt sospesi dall evasione degli ordini, in modo tale che i documenti non vengano subito resi disponibili al magazzino subito dopo l evasione degli ordini; in questo modo gli operatori potranno integrarli con tutti i dati prima di passarli al reparto delle spedizioni. Si attiva la funzione dal menù Archivi Parametri Parametri della Procedura, tabella Vendite Principali, abilitando il flag Genera DDT sospesi da evasione ordini Bisogna impostare inoltre il campo Gestione conferma DDT sospesi, scegliendo tra le seguenti opzioni: - N-Non modificare stato sospeso alla conferma del ddt: in questo caso l utente richiamerà il ddt e solo in modo manuale provvederà al suo sblocco. - T-Togliere lo stato sospeso alla conferma del ddt: in questo caso alla conferma del ddt in modo automatico verrà sempre sbloccato. - R-Richiedere se modificare lo stato sospeso alla conferma del ddt: in questo caso alla conferma del ddt, se lo stesso risulta bloccato, viene richiesto all utente se si deve sbloccare. Quando viene evaso l ordine il ddt viene generato con il flag DDT Sospeso attivato automaticamente

28 Manuale di Aggiornamento E stata modificata inoltre anche la funzione di stampa dei ddt: dall attuale release, per estrarre anche i ddt sospesi si dovrà abilitare manualmente il nuovo flag Considera anche sospesi Sblocco dei Ddt alla conferma In base al tipo di Gestione conferma Ddt sospesi impostato nei Parametri della Procedura viene gestito lo sblocco del ddt alla conferma, come descritto di seguito: - N-Non modificare stato sospeso alla conferma del ddt: alla conferma non viene modificato lo stato di sospensione; se l utente vuole sbloccarlo dovrà quindi prima togliere manualmente il flag. - T-Togliere lo stato sospeso alla conferma del ddt: alla conferma viene tolto automaticamente flag di sospensione, se precedentemente attivato. - R-Richiedere se modificare lo stato sospeso alla conferma del ddt: alla conferma, se presente il flag di sospensione ddt, viene richiesto con il seguente messaggio se deve essere annullato lo stato di sospeso del ddt in modo automatico:

29 Bollettino Stampa statistiche annuali vendite: esportazione in Excel La stampa della statistica annuale delle vendite è stata implementata con la possibilità di esportare i dati in un foglio Excel, impostandone l ordinamento e la modalità di esposizione dei dati. Dalla funzione Vendite Statistiche Stampa Statistica Annuale Vendite cliccare sul nuovo pulsante Excel posto nel piede della maschera E scegliere tra le seguenti opzioni: - Esegui elaborazione: viene avviata l elaborazione con i parametri inseriti - Utilizza dati elaborazione precedente: in questo caso non viene eseguita una nuova elaborazione, ma vengono estratti i dati estratti in quella precedente eseguita nella stessa sessione di lavoro (cioè senza uscire dalla maschera). Questa funzione può risultare utile per eseguire un estrazione dei dati quando i parametri di elaborazione non sono stati modificati.

30 Manuale di Aggiornamento Alla selezione di una delle precedenti opzioni, devono essere impostati i parametri di ordinamento e di esposizione nel foglio Excel, attraverso la maschera Ordinamento: selezionando l ordinamento per Denominazione cliente si può scegliere tra i diversi campi: Dettaglio mese solo per anno in corso: attivando il flag, nel caso di estrazione per più anni, è possibile esportare il dettaglio per mese solo per l anno in corso, esportando invece solo il totale per gli anni precedenti. I dati vengono rappresentati in una griglia esportabile in Excel cliccando sul pulsante Esporta in Excel posto nel piede della maschera: Esempio di estrazione in Excel per Denominazione cliente senza dettaglio mese solo per l anno in corso In questo esempio è stata richiesta l elaborazione totale per l anno 2008 e per l anno precedente. Vengono sempre esportate le colonne delle quantità e dei valori indipendentemente dalla scelta effettuata nella maschera.

31 Bollettino Esempio di estrazione in Excel per Denominazione cliente con estrazione mensile In questo caso vengono indicati il tipo di dato (Qta = quantità o Val = valore) e il mese/anno di elaborazione. Esempio di estrazione in Excel anche per gli anni precedenti e con dettaglio mese per anno in corso In questo caso, dopo le colonne dei singoli mesi per l anno in corso, vengono visualizzate le colonne dei totali per quantità e per valore per gli anni precedenti (qui solo per il 2007).

32 Manuale di Aggiornamento 3.7 Evasione Ordini Clienti Dettagli giacenze dei depositi di sede Con l attuale release è ora possibile, in fase di evasione degli ordini, avere un dettaglio delle giacenze dei depositi di sede per verificarne con rapidità la disponibilità. È possibile inoltre verificare la giacenza anche dei deposito di sede, oltre che quella del deposito di scarico. Attivando la gestione dei depositi di sede, nella funzione di evasione degli ordini è possibile attivare il nuovo flag Giacenza Depositi di Sede. Il campo è gestito con le esperienze e verrà quindi mantenuto nelle estrazioni successive. Esempio di Evasione Ordini Clienti con Giacenze Depositi di Sede. Dopo la colonna della quantità evasa, vengono create tante colonne quanti sono i depositi di sede (le colonne vengono intestate con il codice del deposito). All interno della funzione di inserimento di un documento di trasporto, cliccando sul pulsante per la visualizzazione della disponibilità degli articoli, viene riportata la giacenza totale dei depositi di sede nel nuovo campo Sede della maschera delle Disponibilità (se sono gestiti i depositi di sede).

33 Bollettino Verifica spedizionieri Nella funzione di evasione ordini clienti è ora possibile controllare che per lo stesso cliente non vengano inseriti codici di spedizionieri differenti su ordini, al fine di non generare ddt differenti. Poiché che la scelta dello spedizioniere in base al volume della merce da consegnare, in sede di inserimento dell ordine, potrebbe originare ordini differenti che obbligano ad assegnare tutto il materiale allo spedizioniere che tratta i volumi maggiori, nella funzione di Evasione Ordini Clienti è possibile attivare il nuovo flag Verifica codici spedizionieri Quando si estraggono gli ordini abilitando il flag, viene verificato che per tutti gli ordini dello stesso cliente sia stato utilizzato lo stesso spedizioniere. Se esistono spedizionieri differenti viene segnalato il seguente messaggio e vengono elencati gli ordini da verificare in un file di log L utente potrà quindi decidere se continuare con l evasione generando documenti differenti oppure abbandonare la procedura di evasione e aprire la maschera degli ordini per apportare le modifiche.

34 Manuale di Aggiornamento 3.8 Vendite: Gestione omaggi con rivalsa in fattura di vendita Sono state aggiunte nuove funzioni nella personalizzazione del layout della fattura di vendita, per poter stampare in modo alternativo a quelle già presenti, i dati specifici degli omaggi con rivalsa Totale fattura Se nel Totale Documento si vuole indicare direttamente il totale al netto dell omaggio si deve utilizzare la funzione DaPagare Imponibile Se nel castelletto iva non si vuole riportare l imponibile dell omaggio, è necessario impostare la funzione IvaImpVaR che riporterà la dicitura Omaggio con Addebito IVA

35 Bollettino Imponibile Indicando nel corpo della fattura il tipo di omaggio (si veda nell esempio la colonna Free) R sta per Rivalsa. nel piede del documento è possibile riportare in automatico una legenda che specifichi la tipologia di omaggio utilizzato nella fattura di vendita. Per visualizzare la denominazione dell omaggio bisogna inserire la funzione rappresentata Esempio di stampa fattura con tipo omaggio R - Rivalsa

36 Manuale di Aggiornamento 4 MODULI AGGIUNTIVI 4.1 Contabilità Analitica Gestione analitica sui corrispettivi Con l attuale release è possibile gestire la contabilità analitica in Prima Nota Corrispettivi anche in assenza di attività multipunto. Qualora si volesse utilizzare la vecchia modalità In presenza di attività multipunto, il codice del centro di costo corrisponderà al codice dell attività (vecchia modalità) legato alla causale contabile; in assenza si potrà gestire la contabilità analitica per i singoli conti Impostazioni di base Impostare la causale dei corrispettivi dal menù Contabilità Servizi Struttura Corrispettivi (per i dettagli si rimanda al relativo manuale), accedere alla funzione Archivi Tabelle Società tabella Contabilità: Causali Contabili e impostare il campo Centro di Costo come Obbligatorio Nel Piano dei Conti inoltre si deve assegnare il centro di costo ai conti di ricavo da corrispettivi

37 Bollettino

38 Manuale di Aggiornamento Registrazione dei corrispettivi In fase di registrazione dei corrispettivi dalla Prima Nota Corrispettivi verranno compilati automaticamente i movimenti in contabilità analitica, consultabili all interno della funzione Contabilità Contabilità Analitica Gestione movimenti di analitica

39 Bollettino Stampa Clienti/Fornitori per Centro di Costo Per stampare la situazione dei clienti e fornitori per centro di costo accedere alla nuova funzione Contabilità Contabilità Analitica Stampa Clienti/Fornitori per Centro di Costo Vengono richiesti i seguenti dati: Mese di stampa (viene proposto di default il mese di elaborazione); Centro di costo: se non si seleziona nulla verranno stampati tutti i centri di costo e vengono inclusi, in un apposita sezione (denominata ALTRO), anche i movimenti non abbinati ad alcun centro di costo. In alternativa, si possono selezionare, da multilista associata al campo, diversi centri di costo dei quali si vuole stampare la situazione. Nella seconda parte della maschera si deve selezionare inoltre il tipo di stampa scegliendo tra le opzioni - Fornitori per Centro di Costo - Clienti per Centro di Costo. Selezionando la stampa dei Clienti, viene visualizzato il flag Considera effetti in circolazione per estrarre anche le ricevute bancarie che sono state presentate ma non sono ancora state incassate:

40 Manuale di Aggiornamento Esempio di Stampa Fornitori per Centro di Costo La stampa raggruppa i saldi dei fornitori per centro di costo; nel gruppo ALTRO vengono riportati gli importi non associati a nessun centro di costo. Esempio di Stampa Clienti per Centro di Costo senza considerare gli effetti in circolazione Esempio di Stampa Clienti per Centro di Costo con considerare gli effetti in circolazione In questo caso è stato incluso anche il centro di costo C0002, al quale è associato un cliente con effetti non ancora incassati.

41 Bollettino Estrazione e ordinamento per competenza La funzione Contabilità Contabilità Analitica Gestione Movimenti di Analitica è stata implementata con ulteriori filtri per l estrazione e l ordinamento dei movimenti in contabilità analitica. Con l attuale release è possibile eseguire l estrazione dei movimenti anche in base ad un periodo di competenza e in base ad una o più causali contabili selezionabili da una multilista: Nella griglia di gestione dei movimenti di contabilità analitica, alla quale si accede dal menù Contabilità Contabilità Analitica Gestione Movimenti di Analitica, impostare la competenza dei movimenti desiderati, attraverso le colonne Competenza Da data e Competenza A data:

42 Manuale di Aggiornamento Con un doppio click del mouse sulla riga del movimento, all interno della funzione Gestione movimenti di analitica si apre in automatico la finestra della Prima Nota IVA: I dati estratti nella griglia di Gestione dei movimenti di Analitica vengono ordinati in base all ordinamento principale definito, scegliendo tra le seguenti opzioni:.una volta estratti, possono essere anche ordinati in base ad una delle colonne di cui è composta la griglia stessa, con un doppio click del mouse sull intestazione della colonna in base alla quale si vuole eseguire l ordinamento. Esempio di estrazione dei movimenti di contabilità analitica per Numero Registrazione - Data

43 Bollettino Estrazione dei movimenti in analitica per Num. Registrazione Data e ordinamento per Competenza Dall estrazione precedente, cliccando sulla colonna Competenza Da data, la griglia viene rigenerata. È possibile eventualmente esportare la griglia in MS Excel cliccando sull apposito pulsante. Dopo aver impostato il nome del file e il percorso di salvataggio viene aperto un foglio Excel, nel quale i movimenti di contabilità analitica sono dettagliati riga per riga:

44 Manuale di Aggiornamento 4.2 Controllo di gestione: competenze di contabilità analitica Dall attuale release è possibile gestire opzionalmente le competenze di contabilità analitica nell ambito del Controllo di Gestione, in precedenza gestite solo nel Bilancio Contabile. Si attiva la nuova opzione dal menù Archivi Parametri Parametri della Procedura, tabella Controllo di Gestione, attivando il flag Gestione competenze: Si accede alla nuova funzione dal menù Contabilità Controllo di Gestione Elaborazione competenze contabilità analitica Successivamente alla prima elaborazione, nella maschera viene visualizzata la data dell ultima effettuata. Attivando il flag Rielabora tutto viene forzato il ricalcolo su tutti i movimenti analitici presenti in contabilità, senza verificare se sono stati elaborati precedentemente. Premendo il pulsante Elabora viene avviata la ripartizione degli importi.

45 Bollettino L esempio seguente aiuterà meglio a comprendere la funzione. Partiamo dalla seguente situazione: - il primo movimento con competenza dell anno precedente (dall 1/01/08 al 31/12/08); - il secondo movimento con competenza nell esercizio in corso (quindi, tabelle relative alla competenza non compilate) - il terzo movimento con competenza nell anno in corso e in quello successivo (dall 1/02/09 al 31/01/10): Il primo movimento è stato diviso nei mesi del Il secondo movimento, con competenza solo nell esercizio in corso, è stato attribuito al mese al quale è stato emesso il documento (quindi da febbraio), e non alla data di registrazione, come normalmente avviene per la contabilità analitica. Per il terzo movimento è stata attribuita all esercizio in corso la parte di competenza del 2009; la parte di competenza dell esercizio successivo verrà attribuita sul movimento di risconto da esercizio precedente all interno del Se la percentuale del prorata è diversa dal 100%, gli importi della contabilità analitica vengono rideterminati aggiungendo al costo la parte di iva indetraibile Riepilogo analitica per conto Dalla funzione Contabilità Controllo di gestione Riepilogo analitica per conto è ora possibile gestire l estrazione dei movimenti impostando o meno le competenze. Nel caso sia stata attivata la Gestione competenze nei Parametri della Procedura, nella maschera di visualizzazione del riepilogo per conto della contabilità analitica viene riportata la dicitura GESTIONE COMPETENZE ATTIVA Attivando la gestione delle competenze è possibile selezionare periodi da inizio di mese a fine mese, in quanto la distribuzione analitica è effettuata a livello di mese.

46 Manuale di Aggiornamento Riprendendo l esempio precedente, se estraiamo il 2008 viene estratto solo il primo movimento: Se estraiamo il 2009, viene estratto il secondo movimento (1200), interamente di competenza del 2009, e la parte del terzo movimento relativa al 2009 (11 mesi * 100 = 1100) Stampa rapporto di gestione per centro di costo La funzione è stata modificata per gestire sia la modalità con competenze che quella senza. Se è attiva la modalità con competenze viene visualizzata la dicitura GESTIONE COMPETENZE ATTIVA nella maschera di Stampa rapporto di gestione per centro di costo Esempio di Stampa rapporto di gestione per centro di costo con gestione delle competenze in analitica. Con riferimento all esempio precedente, se si effettua la stampa per dicembre 2009, l importo di periodo sarà pari a 100, corrispondente alla quota del terzo movimento, mentre l importo cumulato complessivo sarà di 2.300, che corrisponde al secondo movimento compresa la parte del terzo movimento relativa al 2009.

47 Bollettino Visualizzazione Movimenti di Analitica La funzione è stata modificata per gestire sia la modalità con competenze che quella senza. Se è attiva la modalità con competenze viene visualizzata la dicitura GESTIONE COMPETENZE ATTIVA sulla maschera di Visualizzazione Movimenti di Analitica: Esempio di Visualizzazione Movimenti di Analitica con gestione delle competenze in analitica. Con riferimento all esempio precedente, se viene estratta la situazione del 2009 verrà visualizzato il secondo movimento e la parte di competenza del 2009 del terzo movimento.

48 Manuale di Aggiornamento Nuova Stampa Rendiconto Analitico con Competenze Per stampare il brogliaccio dei movimenti analitici per competenza, accedere alla nuova funzione Contabilità Contabilità Analitica Stampa Rendiconto Analit. con Competenze La stampa consente di elaborare i movimenti per un periodo impostato e per tutti i centri di costo oppure per uno o alcuni selezionati da multi lista allegata.

49 Bollettino Stampa Bilancio per Centri di Costo La funzione è stata modificata per gestire sia la modalità con competenze che quella senza. Se è attiva la modalità con competenze viene visualizzata la dicitura GESTIONE COMPETENZE ATTIVA sulla maschera d impostazione dei parametri di Stampa Bilancio per Centri di Costo Esempio di stampa del Bilancio per Centri di Costo con la gestione delle competenze Effettuando la stampa del 2009, viene estratto il secondo movimento e la parte di competenza del 2009 del terzo movimento.

50 Manuale di Aggiornamento Stampa bilancio di verifica per centro di costo La funzione è stata modificata per gestire sia la modalità con competenze che quella senza. Se è attiva la modalità con competenze viene visualizzata la dicitura GESTIONE COMPETENZE ATTIVA nella maschera d impostazione della Stampa bilancio di verifica per centro di costo Esempio di stampa del Bilancio di Verifica per Centri di Costo con la gestione delle competenze Effettuando la stampa del 2009, viene estratto il secondo movimento e la parte di competenza del 2009 del terzo movimento.

51 Bollettino Budget per centro di costo La funzione è stata modificata per gestire sia la modalità con competenze che quella senza. Se è attiva la modalità con competenze viene visualizzata la dicitura GESTIONE COMPETENZE ATTIVA sulla maschera del Budget centro di costo L elaborazione del consuntivo si baserà quindi sulle quote di competenza calcolate nella contabilità analitica. Con riferimento all esempio precedente, se si elabora il consuntivo sul budget definito per il 2009, verrà estratto il secondo movimento e la parte di competenza del 2009 del terzo movimento.

52 Manuale di Aggiornamento Stampa comparativa del budget per centro di costo Dalla funzione Contabilità Controllo di Gestione Stampa Comparativo del budget per commessa é ora possibile calcolare le quote di competenza relative al periodo di consuntivo:

53 Bollettino Modulo Bonifici Fornitore: verifica note di credito aperte Con la Selezione Bonifici Fornitore è possibile verificare la presenza di note di credito relative ai fornitori estratti. Nella funzione Contabilità Gestione Bonifici Selezione Bonifici, abilitando il nuovo flag Verifica Note Credito Aperte all estrazione, se esistono anche note di credito ancora aperte (e quindi non ancora compensate da nuove fatture) viene aperta una nuova maschera dove vengono visualizzati gli estremi di tali documenti

54 Manuale di Aggiornamento L utente verrà quindi informato della situazione e potrà stampare l elenco delle partite ed effettuare quindi le compensazioni in Prima Nota. Dopo avere eseguito le compensazioni l utente dovrà provvedere a rieseguire l estrazione della distinta bonifici in modo tale di effettuare il pagamento in modo corretto.

55 Bollettino Extracontabili: movimenti da DDT non contabilizzati È ora possibile generare le registrazioni extracontabili delle fatture da ricevere 8 in base ai ddt di entrata merce caricati a magazzino. Dopo aver attivato il flag in Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Contabilità Si accede alla nuova funzione dal menù Contabilità Scritture Extracontabili Generazione Mov. Extracontabili da DDT di entrata 8 Le funzionalità descritte sono attive solo se in licenza sono presenti sia il modulo BILANCI INFRANNUALI (per la gestione delle scritture Extracontabili) sia il modulo FORNITORI PLUS (per la gestione del Controllo fatture fornitori)

56 Manuale di Aggiornamento La maschera è costituita dai campi: Da Data/A Data: per indicare gli estremi del periodo in cui considerare i movimenti di magazzino; Causale: per indicare la causale di generazione del movimento extracontabile; Conto: per indicare il conto patrimoniale da movimentare in avere; Data registrazione: campo automatico che rappresenta la di generazione della scrittura contabile; la data non è impostabile dall utente, ma viene fissata in automatico all ultimo giorno del mese, come data finale di estrazione dei movimenti di magazzino. La funzione estrae i movimenti di magazzino di acquisto non ancora collegati alle fatture dei fornitori e permette di considerare anche periodi all interno del mese, dando così la possibilità di generare ad esempio movimenti differenti per ogni decade. L esempio che segue aiuterà a comprendere meglio la funzione. Registrando il movimento di magazzino rappresentato in figura

57 Bollettino Premendo Estrai vengono calcolati i valori in base al conto di acquisto presente nell anagrafica degli articoli ed al centro di costo eventualmente presente nelle righe dei movimenti di magazzino. Gli articoli per i quali non è stato collegato alcun conto di acquisto in anagrafica, vengono evidenziati dalla dicitura Conti Mancanti (come il primo articolo del nostro esempio). Cliccando quindi sul pulsante Genera Movimento viene chiesto se utilizzare il conto di acquisto standard, per i movimenti per i quali non è stato abbinato un conto di acquisto Confermando il messaggio verrà generato il movimento contabile. Al termine della generazione viene visualizzato il messaggio

58 Manuale di Aggiornamento In Prima Nota Scritture Extracontabili si possono visualizzare i dettagli del movimento generato Qualora sia già presente un movimento extracontabile con la stessa causale (è consigliabile utilizzare una causale apposita per poter usufruire di questo controllo) e con la stessa data viene segnalato con il messaggio Rispondendo Sì viene rigenerato il movimento extracontabile.

59 Bollettino Barcode: nuova modalità di lettura su documenti turbo Con la nuova modalità di lettura cumulativa dei codici a barre è possibile acquisire i codici in un buffer e generare alla fine tante righe quanti sono gli articoli rilevati, riportandoli direttamente nella griglia. Le modifiche sono attive solo per i ddt e le fatture accompagnatorie nella versione turbo. Si attiva la nuova funzione dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Codici a Barre e Dispositivi Collegati, attivando il nuovo flag Abilita buffer nella lettura dei codici DDT e Fatture accompagnatorie Abilitando il flag Abilita buffer nella lettura dei codici la maschera di lettura del codice a barre si presenta con una griglia nella quale vengono caricati i codici che vengono letti in progressione, modificando la sua estensione in base al numero dei codici degli articoli inseriti. Lettura di codici a barre per i Documenti di trasporto con Abilita buffer nella lettura dei codici

60 Manuale di Aggiornamento La griglia è analoga a quella delle Fatture accompagnatorie. Leggendo il codice a barre (da tastiera oppure caricato da file di testo) viene rilevato il codice articolo e visualizzato in griglia indicando la quantità letta, che viene accumulata nel caso di codici uguali Al termine della lettura, premendo Conferma le righe vengono caricate in griglia: Per velocizzare la fase di chiusura è possibile leggere al termine un codice a barre con la stringa CONFERMA con la stessa funzione della pressione del tasto Conferma. In questo modo l utente dopo avere impostato il documento può rilevare i codici con il lettore del codice a barre e confermarne l inserimento, utilizzando così il mouse o la tastiera solo per richiedere la stampa del documento.

61 Bollettino BILANCI E NOTA INTEGRATIVA 5.1 Il bilancio in formato XBRL Normativa Il DPCM del 10 dicembre Specifiche tecniche del formato elettronico elaborabile (XBRL) per la presentazione dei bilanci di esercizio e consolidati e di altri atti al registro delle imprese (PDF) - rende obbligatoria la presentazione dei bilanci con data di fine esercizio superiore al 16/02/2009 anche in formato XBRL, elaborabile in quanto universale. Il decreto definisce le modalità tecniche per la formazione, in modalità digitale, dei bilanci d esercizio e consolidati delle imprese, nonché degli gli altri atti societari, consentendo così significativi vantaggi in termini di snellimento delle pratiche e di automazione delle pratiche sociali. L articolo 3, comma 3 del decreto stabilisce che il bilancio deve essere presentato in formato elaborabile e depositato presso il registro delle imprese, insieme al bilancio di esercizio, e consolidato ove redatto, completi e nel formato usuale, delle tabelle del conto economico e dello stato patrimoniale compilate secondo lo standard XBRL, sulla base delle specifiche tecniche pubblicate dall Associazione XBRL Italia sul Sito XBRL, sentito il parere dell OIC. Nei paragrafi seguenti viene descritta la procedura per la creazione di un bilancio in formato XBRL con il programma gestionale Cosa è un bilancio XBRL I bilanci in formato PDF sono file al cui interno si possono trovare informazioni non leggibili da tutti i sistemi informatici, poiché l utente può definire, a sua discrezione, quali informazioni indicare in bilancio e soprattutto scegliere il modo di esposizione. Il formato XBRL invece prevede una struttura rigida di bilancio (detta tassonomia) uguale per tutti, rendendo le informazioni elaborabili da qualsiasi sistema informatico. 9 Le voci di bilancio sono esposte in base allo schema del Codice Civile, ben definito, in base al tipo di bilancio: - Ordinario - Abbreviato - Abbreviato semplificato - Consolidato Impostazioni XBRL Il formato XBRL sostituisce quello BCE utilizzato fino ad oggi per la creazione dei bilanci da presentare alla Camera di Commercio. Quest ultimo non viene abbandonato per consentire di stampare i vecchi bilanci nel precedente formato. Nelle stampe, una volta attivato il nuovo formato, sarà sempre proposto XBRL, ma si potrà scegliere, se necessario, la riclassificazione di tipo BCE. 9 La tassonomia del bilancio XBRL viene pubblicata sul sito del CNIPA e anche sul sito L ultima tassonomia approvata (alla data di redazione di questo manuale) è quella del 16 febbraio 2009.

62 Manuale di Aggiornamento Impostazione parametri e percorsi Dal menù Archivi Parametri Parametri della Procedura, tabella Gestione Bilanci e Collegamenti, scegliere l opzione XBRL nel campo Codice riclassificazione bilancio Una volta definito il nuovo formato, questo verrà proposto automaticamente all interno delle funzioni di bilancio, come ad esempio in Bilancio CEE/Riclassificazione e Stampa È necessario inoltre impostare il percorso dei bilanci XBRL, dalla funzione Archivi Impostazioni Definizione percorso licenza e archivi, cartella Altri Percorsi Il campo Percorso XBRL contiene il percorso relativo ai bilanci elaborati in formato XBRL. Al suo interno sono presenti due cartelle: XSD, che non deve essere manipolata, in quanto contiene le informazioni necessarie alla creazione dei bilanci, e la cartella BilanciGenerati, nella quale sono presenti i file dei bilanci XBRL elaborati, da inviare alla Camera di Commercio.

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