Appunti Il servizio di incasso fatture nella realtà bancaria attuale. Global Transaction Banking Group Payments & Cash Management Development

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1 Appunti Il servizio di incasso fatture nella realtà bancaria attuale Global Transaction Banking Group Payments & Cash Management Development Milan, 2 April 2009

2 IL PROCESSO DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO TRAMITE BONIFICO BANCA DELL BANCA DELL AZIENDA ESTERA AZIENDA ESTERA 2

3 IL PROCESSO DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO TRAMITE ASSEGNO BANCA DELL BANCA DELL AZIENDA ESTERA AZIENDA ESTERA 3

4 IL PROCESSO DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO TRAMITE EFFETTO ELETTRONICO BANCA DELL BANCA PRESENTATRICE BANCA DELL AZIENDA ESTERA AZIENDA ESTERA 4

5 IL PROCESSO DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO TRAMITE DIRECT DEBIT SEPA (DA NOVEMBRE 2009) BANCA DELL BANCA DELL AZIENDA ESTERA AZIENDA ESTERA 5

6 IL PROCESSO DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO E LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE GESTIONE MAGAZZINO - VENDITE CONTABILITÀ TESORERIA RISK MANAGEMENT GESTIONE CLIENTI AVVISO DI NON PAGAMENTO E MOTIVAZIONE DEFINIZIONE DI UNO SCONTO O UNA DILAZIONE CONFERMA DI PAGAMENTO, DATA E IMPORTO AVVISO DI INSOLUTO. PARZIALE O TOTALE MOTIVAZIONE DI INSOLUTO, PAGAMENTO PARZIALE, RITARDO DEL PAGAMENTO BANCA DELL BANCA DELL AZIENDA ESTERA AZIENDA ESTERA 6

7 L INEFFICIENZA E LA MANCATA AUTOMAZIONE IMPEDISCONO LA GESTIONE EFFICACE DELLE INFORMAZIONI 7

8 IL PROCESSO DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO E LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI Durante il processo di regolamento degli incassi dall estero l azienda italiana deve gestire diversi tipi di informazione, prevalentemente provenienti dal cliente estero. Queste informazioni impattano su diverse funzioni aziendali: Contabilità Tesoreria Gestione Clienti Risk Management 8

9 LE DIVERSE POSIZIONI AZIENDALI COINVOLTE NEL PROCESSO DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO Contabilità Incassi solo tramite effetto elettronico, o comunque riconciliati al 100% con i riferimenti delle fatture La riconciliazione deve essere data in outsourcing, deve costare poco ed essere rapida. Nessuno sconto successivo all emissione della fattura Nessun pagamento parziale o insoluto parziale 9

10 LE DIVERSE POSIZIONI AZIENDALI COINVOLTE NEL PROCESSO DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO Contabilità Tesoreria Visibilità completa degli incassi attesi Incassi solo tramite effetto elettronico, perché è il solo strumento con data di pagamento certa e senza rischio di errata canalizzazione Nessun insoluto o pagamento parziale Accrediti diretti sul conto di tesoreria, o su conti in pooling con il conto di tesoreria, con visibilità saldi in tempo reale Possibilità di cambiare la struttura dei conti di incasso senza sconvolgere il processo di regolamento 10

11 LE DIVERSE POSIZIONI AZIENDALI COINVOLTE NEL PROCESSO DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO Contabilità Tesoreria Risk Management Pochi clienti, solo con rating eccellente Visibilità completa ed aggiornata dell esposizione in essere cliente per cliente Aggiornamento delle evidenze su ritardi di pagamento e mancati pagamenti, cliente per cliente Codifica delle motivazioni dei mancati pagamenti, pagamenti parziali o ritardi, per sapere se sono concordati o se sono segnali di deterioramento del cliente 11

12 LE DIVERSE POSIZIONI AZIENDALI COINVOLTE NEL PROCESSO DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO Contabilità Tesoreria Risk Management Vendite 12 Tutti i clienti possibili, anche clienti con solvibilità limitata Tutti gli strumenti di pagamento chiesti dai clienti, anche quelli con data di pagamento controllata dal cliente (bonifici, assegni) Incassi anche su conti all estero, se è apprezzato dai clienti esteri Visibilità completa del fatturato, cliente per cliente Flessibilità nella gestione di sconti e pagamenti parziali Nessun fastidio ai clienti per nostre esigenze di contabilità o tesoreria

13 LE DIVERSE POSIZIONI AZIENDALI COINVOLTE NEL PROCESSO DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO Contabilità Tesoreria Risk Management Vendite Sistemi informativi Unico ambiente di gestione dei dati delle fatture e dei relativi incassi, che produce informazioni per il sistema contabile, il risk management e le vendite Unico flusso di disposizioni di incasso per tutti i clienti e tutti i Paesi esteri 13

14 GLI SCENARI PIÙ FREQUENTI NEI SISTEMI DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO Contabilità Tesoreria Risk Management Vendite Sistemi informativi Clienti numerosi Tutte le modalità di pagamento utilizzate nel Paese del cliente Spesso utilizzo di conti accentratori nei Paesi esteri, per ridurre i costi di pagamento per i clienti esteri e per incassare con effetto elettronico Riconciliazione interna degli incassi con bonifico o assegno Informazioni sui pagamenti solo dai clienti, e spesso dietro sollecito Ambienti informatici diversificati e non completamente integrati 14

15 LE PROBLEMATICHE PIÙ FREQUENTI NEI SISTEMI DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO Contabilità Tesoreria Risk Management Vendite Sistemi informativi Clienti numerosi Tutte le modalità di pagamento utilizzate nel Paese del cliente Spesso utilizzo di conti accentratori nei Paesi esteri, per ridurre i costi di pagamento per i clienti esteri e per incassare con effetto elettronico Riconciliazione interna degli incassi con bonifico o assegno Informazioni sui pagamenti solo dai clienti, e spesso dietro sollecito Ambienti informatici diversificati e non completamente integrati Costi elevati e impiego di risorse interne per riconciliazione manuale e solleciti ai clienti Contabilità allineata spesso in ritardo 15

16 LE PROBLEMATICHE PIÙ FREQUENTI NEI SISTEMI DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO Contabilità Tesoreria Risk Management Vendite Sistemi informativi Clienti numerosi Tutte le modalità di pagamento utilizzate nel Paese del cliente Spesso utilizzo di conti accentratori nei Paesi esteri, per ridurre i costi di pagamento per i clienti esteri e per incassare con effetto elettronico Riconciliazione interna degli incassi con bonifico o assegno Informazioni sui pagamenti solo dai clienti, e spesso dietro sollecito Ambienti informatici diversificati e non completamente integrati La pianificazione di tesoreria è possibile solo per la quota di incassi con effetto elettronico, se i dati di quelle fatture alimentano il sistema di tesoreria se i conti di incasso sono in pooling col conto di tesoreria Le informazioni sul cambiamento di importi e scadenze non sono utilizzabili se pervengono dopo la conferma di pagamento. 16

17 LE PROBLEMATICHE PIÙ FREQUENTI NEI SISTEMI DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO Contabilità Tesoreria Risk Management Vendite Sistemi informativi Clienti numerosi Tutte le modalità di pagamento utilizzate nel Paese del cliente Spesso utilizzo di conti accentratori nei Paesi esteri, per ridurre i costi di pagamento per i clienti esteri e per incassare con effetto elettronico Riconciliazione interna degli incassi con bonifico o assegno Informazioni sui pagamenti solo dai clienti, e spesso dietro sollecito Ambienti informatici diversificati e non completamente integrati Le informazioni sul cambiamento di importi e scadenze e sui mancati pagamenti ed insoluti pervengono in ritardo. La posizione di rischio per cliente è aggiornata in ritardo. Se non vengono codificate le motivazioni di pagamento mancato o parziale o ritardato, si rischia di abbassare il rating a clienti che invece hanno concordato sconti o dilazioni con le nostre Vendite. 17

18 LE PROBLEMATICHE PIÙ FREQUENTI NEI SISTEMI DI REGOLAMENTO DEGLI INCASSI DALL ESTERO Contabilità Tesoreria Risk Management Vendite Sistemi informativi Clienti numerosi Tutte le modalità di pagamento utilizzate nel Paese del cliente Spesso utilizzo di conti accentratori nei Paesi esteri, per ridurre i costi di pagamento per i clienti esteri e per incassare con effetto elettronico Riconciliazione interna degli incassi con bonifico o assegno Informazioni sui pagamenti solo dai clienti, e spesso dietro sollecito Ambienti informatici diversificati e non completamente integrati Creare un interfaccia unica con più banche estere per la presentazione all incasso di effetti elettronici è costoso In teoria tutti i sistemi aziendali possono parlarsi fra loro. In pratica occorre individuare le priorità. Se gli incassi dall estero diventano l 80% del totale se ne può riparlare 18

19 LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI QUANDO LA RICONCILIAZIONE È INTEGRATA CON IL PROCESSO DI REGOLAMENTO. 19

20 LE SOLUZIONI INDIVIDUATE DALLE AZIENDE ITALIANE 1. TROVARE DELLE BANCHE CHE OFFRANO UN UNICO CANALE DISPOSITIVO PER TUTTE LE TIPOLOGIE DI EFFETTO ELETTRONICO 2. ALIMENTARE IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE, IN TUTTE LE SUE COMPONENTI, CON LE INFORMAZIONI SUI PAGAMENTI PERVENUTE DAI CLIENTI ESTERI 3. COLLEGARE I CONTI DI INCASSO ALL ESTERO IN POOLING, O CONVOGLIARE GLI INCASSI DIRETTAMENTE IN ITALIA 4. ESTERNALIZZARE LA RICONCILIAZIONE A SOGGETTI ESTERNI, BANCARI O NON BANCARI 20

21 LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI QUANDO LA RICONCILIAZIONE È INTEGRATA CON IL PROCESSO DI REGOLAMENTO SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE GESTIONE MAGAZZINO - VENDITE CONTABILITÀ TESORERIA RISK MANAGEMENT GESTIONE CLIENTI DATI DELLE FATTURE PIANIFICA- ZIONE DI TESORERIA FLUSSO DI RITORNO RICONCILIATO ACCREDITO SU CONTO DI TESORERIA INSOLUTI SITUAZIONE FATTURE PREAVVISI AVVISO DI NON PAGAMENTO O DILAZIONE E MOTIVAZIONE BANCA DELL AZIENDA ESTERA AZIENDA ESTERA SOLLECITI 21

22 L APPROCCIO CHE HA DATO I MIGLIORI RISULTATI VALUTARE IL LIVELLO DI EFFICIENZA DEL PROCESSO DEGLI INCASSI DALL ESTERO NELLA PROPRIA AZIENDA CON LE SUE SPECIFICITÀ ATTUARE SOLUZIONI GRADUALI E POCO COSTOSE. COMINCIARE CON UN SOLO PAESE ESTERO SOLO UN GRUPPO DI CLIENTI ESTERI DA TENERE SOTTO CONTROLLO UNA INTERFACCIA NON CONNESSA CON TUTTI I SISTEMI AZIENDALI MA SOLO CON ALCUNI VALUTARE L IMPATTO SUI COSTI COMPLESSIVI E I VANTAGGI INFORMATIVI ACQUISITI SE LA SOLUZIONE È EFFICACE, ESTENDERLA 22