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1 MODALITA' DI UTILIZZO DEL PROGRAMMA DI INSERIMENTO MENSILE DELLE VARIAZIONI DEGLI ORARI DI LAVORO Release 1.0 Software ottimizzato per la visione con Internet Explorer 7.0, FireFox 3.0 o successivi Selezionare il sito Inserirlo nei "preferiti" in modo da richiamarlo più facilmente. Inserire il proprio codice utente (codice fiscale) e la password. Appare la seguente videata: Visualizza dati azienda Inserimento delle variazioni mensili. Visualizza giustificativi Stampe dei dati azienda, dei giustificativi e del foglio presenze. Archivio delle buste paga trasmesse dallo Studio. Foglio di comunicazione dati vari. Uscita dal programma. (Obbligatoria) Analizziamo i programmi in dettaglio. DATI AZIENDA LEGENDA GIUSTIFICATIVI ESPORTAZIONI Consente di visualizzare i dati previdenziali dell'azienda e altri dati che possono essere utili per una consultazione rapida. In caso di variazione dei dati si prega di comunicare allo Studio le variazioni in modo tempestivo. Consente di visualizzare i giustificativi necessari per la segnalazione delle variazioni mensili. Si consiglia di stamparne una copia con il programma "esportazioni" e di tenerlo a portata di mano al momento delle segnalazioni. Consente di stampare i dati azienda, i dati dei dipendenti, i giustificativi, e il registro presenze. La stampa di quest'ultimo è da effettuare dopo l'inserimento delle variazioni del mese in modo da poter controllare l'inserimento stesso. Pagina 1

2 BUSTE PAGA LOGOUT Consente di prelevare i file in PDF delle buste paga elaborate dallo Studio oltre a tutti i riepilogativi necessari. Da utilizzare obbligatoriamente per uscire dal programma. ANAGRAFICA DIPENDENTI Compare la seguente videata: Per inserire le variazioni dell'orario mensile cliccare sul pulsante che si vuole modificare. Compare la seguente videata: del dipendente In automatico vengono caricati per tutti i dipendenti l'orario standard del mese in elaborazione e l'azienda deve solo segnalare le variazioni del mese selezionando il giustificativo con il menù a tendina visualizzabile a destra dell'orario standard nel giorno da modificare. Con il browser Internet Explorer 7 e succ. o Firefox 3.0 posizionandosi sul giustificativo compare la sua descrizione. Pagina 2

3 Come da figura a sinistra, immaginiamo di selezionare dal menù a tendina il giustificativo PE e spostandosi a destra con il tabulatore inseriamo 2 ore. Automaticamente le ore ordinarie si riducono della quantità di ore inserite, nel nostro caso 2 ore, e il giustificativo PE prende valore 2. Le ore devono essere indicate in centesimi, mezz'ora 0.50, un quarto d'ora 0.25, tre quarti d'ora I decimali devono essere inseriti con il PUNTO. Per ciascun giorno possono essere inseriti al massimo 6 giustificativi. Vi sono delle voci che azzerano l'orario standard e lo riportano automaticamente nel giustificativo. AS C3 C4 CI CF CM DO DS EL ET FE IN MC ML MF MT SO Aspettativa non retribuita Congedo malattia figlio - 3 anni Congedo malattia figlio + 3 anni Carenza Infortunio Congedo malattia figlio MA3 Congedo matrimoniale Donatori midollo osseo Donazione sangue Permessi Elettorali GG Permessi Elettorali ORE Ferie godute a ore (giorno intero) Infortunio Congedo straord. Hand. mensile MC1 Malattia Maternità facoltativa Maternità Sospensione Per i giustificativi della carenza malattia e 1 g iorno infortunio (CR e 1G) le ore devono essere inserite in quanto potrebbero essere inferiori all'orario standard. Le voci di trasferta ( X1, X2, X3,X4,X5 e X9) riportano automaticamente 1 nel campo ore. Lo straordinario può essere inserito alternativamente con il giustificativo ST e le ore relative o con la variazione delle ore standard. Le ore straordinarie del sabato o del giorno a zero ore o del giorno festivo devono essere indicate nella colonna ore standard. I dipendenti con orario di lavoro part-time svolgono lavoro supplementare fino al raggiungimento delle quaranta ore settimanali e vanno indicate con il giustificativo LS. Pagina 3

4 E' possibile fare l'inserimento dei giustificativi da giorno a giorno. Questa funzione è utile in caso di ferie collettive o che durano più giorni (o malattie) per cui basta inserire la data di partenza e quella di fine periodo con il giustificativo e il programma le inserirà automaticamente. E' possibile fare le variazioni in fasi successive o in giorni diversi salvandole con la funzione In caso di errore nell'inserimento si può annullare quello che è stato inserito per ultimo con ritorno all'ultimo salvataggio con il tasto In caso di errore totale nell'inserimento si può annullare tutto quello che è stato inserito con ritorno alla situazione iniziale con il tasto Quando l'inserimento del mese del dipendente è terminato lo si conferma con il tasto Il dipendente completato si evidenzierà diventando da rosso a verde e verrà indicato il simbolo. Il dipendente completato è comunque ancora modificabile fino alla chiusura definitiva del mese. Rientrando nel dipendente completato vediamo che si è attivato il tasto Questo tasto serve quando ci accorgiamo di aver fatto degli errori che non possiamo correggere subito, e quindi possiamo riportare il dipendente nella fase da completare mantenendo però tutte le variazioni effettuate fino al quel momento. Al completamento di tutti i dipendenti si attiverà nello schermo in fondo a destra il tasto che automaticamente segnala allo Studio la possibilità di utilizzare i dati per l'elaborazione dei cedolini. Pagina 4

5 Con la chiusura del mese non sarà più possibile da parte dell'utente modificare le segnalazioni effettuate. Si consiglia, prima di chiudere il mese, di stampare con la funzione Esportazioni il registro presenze per controllare che l'inserimento dei dati effettuato sia corretto. Nel caso in cui, in tempi brevi, si riscontrassero degli errori nell'inserimento dei dati, potete comunicare allo studio le eventuali variazioni. Oltre alla segnalazione delle ore è possibile per l'utente produrre un foglio di segnalazione aggiuntivo con comunicazioni relative al mese di elaborazione. E' possibile anche segnalare i dati dei certificati medici per assenze per malattia e infortunio: vi è un template apposito per l'indicazione delle date che può essere caricato per ogni dipendente. Pagina 5

6 LEGENDA GIUSTIFICATIVI Sigla Descrizione 1G 1^ Giorno infortunio AB Assemblea AC Assenza ass.ne/licenz.to AG Assenze giustificate AI Assenza ingiustificata AL Allattamento AS Aspettativa non retribuita AX Assemblea extra orario C3 Congedo mal. figlio - 3 anni MA3 C4 Congedo mal. figlio + 3 anni MB4 CG Cig ordinaria CI Carenza infortunio CM Congedo matrimoniale CO Ore per corso CR Carenza malattia CS Congedo matrimoniale c/inps CX Corso extra orario DO Donatori midollo osseo DS Donatori sangue ET Permessi elettorali ore FE Ferie godute a ore FG Flessibilita' goduta FL Flessibilita' mensilizzati FP Ferie godute a ore (parziale) HQ Permessi mens. fam. hand. MA7 IN Infortunio mensilizzato LH Riposi giornalieri lav. hand. MB5 LN Lavoro notturno LS Lav. supplem. part-time LU Permessi per lutto MC Congedo str. hand mensile MC1 MF Maternita' facoltativa ML Malattia MT Maternita' obbligatoria PE Permessi retribuiti a ore PH Permessi mens. figli handicap MA5 PL Permessi mens. lav. con hand. MA6 PN Permessi non retribuiti PP Permessi personali PS Permessi sindacali RH Riposi giorn. figli hand. MB3 S Straordin. diurno in turni SC Sciopero SN Straordin. notturno in turni SO Sospensione ST Straordinario X1 Trasferta intera X2 Trasferta ridotta 1/3 X3 Trasferta ridotta 2/3 X4 Trasferta estero X5 Trasferta estero dogana X9 Trasferta Italia Pagina 6

7 LEGENDA CODICI DELLA LEGGE 104/1992 Codice Sigla Descrizione C3 MA3 Periodi di congedo per malattia del bambino di età inferiore a 3 anni. C4 MB4 Periodi di congedo per malattia del bambino di età fra i 3 e gli 8 anni. (Fruibili alternativamente nel limite di 5 giorni all'anno per ciascun genitore). PH MA5 Permessi mensili per figli con handicap gravi. PL MA6 Permessi mensili per lavoratori con handicap gravi. HQ MA7 Permessi mensili per familiari entro il terzo grado con handicap gravi. RH MB3 Riposi giornalieri per figli con handicap gravi. LH MB5 Riposi giornalieri per lavoratori con handicap gravi. MC MC1 Congedo straordinario di cui all'art. 42,c. 5, D.Lgs. n. 151/2001. Pagina 7