Rilevazione automatizzata delle timbrature di presenza

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1 Direzione Servizi Interni Rilevazione automatizzata delle timbrature di presenza MANUALE DI UTILIZZO DELLA PROCEDURA Versione 2.0 del 09 Gennaio 2012 A cura di Luigi D Elia

2 SOMMARIO ACCESSO ALL APPLICAZIONE...2 Username o Password dimenticati...3 MENU PRINCIPALE...4 VISUALIZZAZIONE TIMBRATURE...5 GESTIONE GIUSTIFICATIVI...6 Nuovo Giustificativo Orario...7 Nuovo Giustificativo Giornaliero...8 Nuovo Giustificativo anticipo-posticipo rientro...9 Elenco Giustificativi...10 Annullamento di un giustificativo...11 Validazione giustificativi...12 MODULISTICA...13 ASSISTENZA...14 VISUALIZZA DATI UTENTE...15 MODIFICA PASSWORD DI ACCESSO...16 USCITA...17 APPENDICE A: PROBLEMI COMUNI...18 APPENDICE B: COME ABILITARE GLI SCRIPT JAVA...21 APPENDICE C: COME ABILITARE I COOKIE...21 GLOSSARIO...22 Pag. 1

3 Accesso all applicazione La procedura permette, tramite l utilizzo di un browser Internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome,...) l accesso, per gli utenti abilitati, alle seguenti informazioni: - visualizzazione delle timbrature degli orari di lavoro, con indicazione di eventuali giustificativi; - gestione dei dati anagrafici del dipendente; - stampa dei prospetti mensili delle timbrature; - gestione dei giustificativi relativi a ferie, permessi, malattie, straordinario, ecc. - stampa dei moduli di correzione delle timbrature; Inoltre fornisce: - una piattaforma per le comunicazioni dei dipendenti con l Ufficio presenze; - un sistema di newsletter. L accesso alla procedura è possibile collegandosi al sito delle Applicazioni DIR.S.I., all indirizzo e facendo clic sul collegamento Visualizzazione timbrature L applicazione mostra la seguente pagina di accesso: (N.B. Qualora dovessero verificarsi problemi nella visualizzazione della pagina di login consultare l Appendice A del presente manuale.) Per poter accedere alle funzioni dell applicativo il dipendente dovrà inserire il proprio username e la password assegnati dall Ufficio presenze e comunicati sulla propria casella di posta elettronica. L utente che non vuole inserire ogni volta le credenziali di accesso (username e password) può spuntare, la casella Memorizza account prima di premere il tasto Login. Pag. 2

4 Nota bene 1. Se una volta collegato l utente non esegue operazioni per un certo periodo di tempo, per preservare da un uso non autorizzato, la procedura si disconnette ed è necessario effettuare l operazione di login, ovvero ripartire dalla pagina di accesso e reinserire username e password. 2. In considerazione dei dati sensibili trattati, alcune pagine del sito sono trasmesse mediante connessione protetta, mentre altre pagine non contenenti dati sensibili sono trasmesse mediante connessione non protetta. Da ciò deriva la possibilità che il browser possa chiedere conferma per la prosecuzione della visualizzazione delle pagine. Username o Password dimenticati L utente che ha dimenticato le proprie credenziali di accesso può chiedere che vengano inviate al proprio indirizzo di posta elettronica facendo clic sul link Hai dimenticato username e/o password? Richiedile. Il sistema chiederà l inserimento della propria matricola e dell indirizzo di posta elettronica e, in maniera immediata e automatica, invierà tramite posta elettronica le credenziali di accesso. Pag. 3

5 Menu principale Dopo aver eseguito l accesso, il sistema porta alla pagina del menu principale da cui è possibile accedere a tutte le funzioni messe a disposizione dall applicativo. Alcuni collegamenti potrebbero essere diversi a seconda della tipologia dell account. Ad esempio i collegamenti Strumenti di amministrazione e Gestione giustificativi potrebbero non essere visualizzati. Per aggiungere il sito all'elenco delle pagine preferite, fare clic sul collegamento Aggiungi a Preferiti. Tale funzionalità è operativa solo per il browser Internet Explorer. Pag. 4

6 Visualizzazione timbrature In questa schermata è possibile visualizzare le timbrature effettuate dal dipendente selezionato dalla casella di riepilogo Dipendente. Ogni dipendente potrà visualizzare solo le proprie timbrature riferite al periodo selezionato. I responsabili di struttura potranno visualizzare anche le timbrature dei dipendenti afferenti alla struttura stessa. La presenza di un asterisco vicino all orario di una timbratura indica che alla stessa è associata una causale. Facendo clic sull asterisco verrà aperta una finestra popup con la descrizione della causale associata alla timbratura. Pag. 5

7 Gestione Giustificativi Facendo clic sul collegamento Gestione Giustificativi del menu principale è possibile accedere a una nuova pagina da cui è possibile creare un nuovo giustificativo, visualizzare i giustificativi richiesti e, per i responsabili, effettuare la validazione dei giustificativi. Nota: Il collegamento Gestione Giustificativi è visibile solo per gli utenti abilitati. Pag. 6

8 Nuovo Giustificativo Orario Per effettuare la richiesta di un nuovo giustificativo orario, dalla pagina Gestione Giustificativi, fare clic sul collegamento Nuovo giustificativo orario. Compilare i diversi campi con le informazioni richieste o concordate con il proprio responsabile (per es. Note ) e quindi cliccare su Invia dati. Verrà automaticamente inviata una al responsabile della propria struttura con la richiesta della convalida. Qualora il responsabile scelto sia diverso da quello associato al dipendente, il sistema invierà una mail anche al responsabile associato al dipendente. Esempio: Nel caso di assenza del responsabile, che ha delegato altra persona alla firma dei giustificativi, il dipendente indirizza la richiesta al vicario. In tal caso il sistema invierà due al vicario del responsabile una richiesta di validazione del giustificativo e al responsabile una informativa sul giustificativo. Si evidenzia che i campi dalle ore e alle ore devono essere digitati nel formato hh:mm, ovvero due cifre per l ora e due cifre per i minuti separate da due punti. Il sistema accetta anche il formato hhmm, cioè senza i due punti di separazione, con l obbligo, comunque, di usare sempre due cifre per l ora e due per i minuti. Esempio per le nove e tre minuti si potrà inserire: 09:03 oppure Non sono accettati dal sistema: 9:3, 9:03, 09:3, 903, 093. Per il giorno, la data da inserire dovrà essere nel formato gg/mm/aaaa, ovvero due cifre per il giorno, una barra rovesciata /, due cifre per il mese, una seconda barra rovesciata / ed infine quattro cifre per l anno. Le barre rovesciate possono essere anche omesse (ggmmaaaa). Es. Per il due marzo 2012 si potrà scrivere: 02/03/2012 oppure Non saranno accettate le seguenti date 2/3/12, 2/3/2012, 2/03/2012, 02/03/12, 0203/2012 Per alcune tipologie di permesso, la compilazione del campo note è obbligatoria; inoltre, il sistema informa il dipendente che potrebbe essere necessario, al fine della validità del giustificativo, trasmettere ulteriore documentazione all Ufficio presenze (es. Attestazione sanitaria per i permessi di visita medica). Alcune tipologie di permesso sono autorizzate automaticamente dal sistema. Quando il responsabile avrà validato la richiesta, il dipendente sarà automaticamente informato con una e- mail sull esito, che sarà anche visibile all interno della procedura insieme ad eventuali note inserite. Pag. 7

9 Nuovo Giustificativo Giornaliero Per effettuare la richiesta di un nuovo giustificativo giornaliero, dalla pagina Gestione Giustificativi, fare clic sul collegamento Nuovo giustificativo giornaliero. Compilare i diversi campi con le informazioni richieste o concordate con il proprio responsabile (per es. Note ) e quindi cliccare su Invia dati. Verrà automaticamente inviata una al responsabile della propria struttura con la richiesta della convalida. Qualora il responsabile scelto sia diverso da quello associato al dipendente, il sistema invierà una mail anche al responsabile associato al dipendente. Esempio: Nel caso di assenza del responsabile, che ha delegato altra persona alla firma dei giustificativi, il dipendente indirizza la richiesta al vicario. In tal caso il sistema invierà due al vicario del responsabile una richiesta di validazione del giustificativo e al responsabile una informativa sul giustificativo. Per i campi dal giorno e al giorno, la data da inserire dovrà essere nel formato gg/mm/aaaa, ovvero due cifre per il giorno, una barra rovesciata /, due cifre per il mese, una seconda barra rovesciata / ed infine quattro cifre per l anno. Le barre rovesciate possono essere anche omesse (ggmmaaaa). Es. Per il tre febbraio 2012 si potrà scrivere: 03/02/2012 oppure Non saranno accettate le seguenti date 3/2/12, 3/2/2012, 3/02/2012, 03/02/12, 0302/2012 Per alcune tipologie di permesso, la compilazione del campo note è obbligatoria; inoltre, il sistema informa il dipendente che potrebbe essere necessario, al fine della validità del giustificativo, trasmettere ulteriore documentazione all Ufficio presenze (es. Attestazione svolgimento prova per assenza per partecipazione ad un concorso). Alcune tipologie di permesso sono autorizzate automaticamente dal sistema. Quando il responsabile avrà validato la richiesta, il dipendente sarà automaticamente informato con una e- mail sull esito, che sarà anche visibile all interno della procedura insieme ad eventuali note inserite. Pag. 8

10 Nuovo Giustificativo anticipo-posticipo rientro Per effettuare la richiesta di un nuovo giustificativo giornaliero, dalla pagina Gestione Giustificativi, fare clic sul collegamento Nuovo giustificativo anticipo-posticipo rientro. Compilare i diversi campi con le informazioni richieste o concordate con il proprio responsabile (per es. Note ) e quindi cliccare su Invia dati. Verrà automaticamente inviata una al responsabile della propria struttura con la richiesta della convalida. Qualora il responsabile scelto sia diverso da quello associato al dipendente, il sistema invierà una mail anche al responsabile associato al dipendente. Esempio: Nel caso di assenza del responsabile, che ha delegato altra persona alla firma dei giustificativi, il dipendente indirizza la richiesta al vicario. In tal caso il sistema invierà due al vicario del responsabile una richiesta di validazione del giustificativo e al responsabile una informativa sul giustificativo. Per i campi dal giorno e al giorno, la data da inserire dovrà essere nel formato gg/mm/aaaa, ovvero due cifre per il giorno, una barra rovesciata /, due cifre per il mese, una seconda barra rovesciata / ed infine quattro cifre per l anno. Le barre rovesciate possono essere anche omesse (ggmmaaaa). Es. Per il tre febbraio 2012 si potrà scrivere: 03/02/2012 oppure Non saranno accettate le seguenti date 3/2/12, 3/2/2012, 3/02/2012, 03/02/12, 0302/2012 Quando il responsabile avrà validato la richiesta, il dipendente sarà automaticamente informato con una e- mail sull esito, che sarà anche visibile all interno della procedura insieme ad eventuali note inserite. Pag. 9

11 Elenco Giustificativi Per visualizzare l elenco dei giustificativi, dalla pagina Gestione Giustificativi, fare clic sul collegamento Elenco Giustificativi. In questa schermata è possibile visualizzare i giustificativi chiesti e il loro stato di autorizzazione. Ogni dipendente potrà visualizzare solo i propri giustificativi riferiti al periodo selezionato. I responsabili di struttura potranno visualizzare anche i giustificativi dei dipendenti afferenti alla struttura stessa. Lo stato di un giustificativo può essere: - In attesa di autorizzazione - Annullato - Non autorizzato - Autorizzato - Autorizzato (auto) Per visualizzare i dettagli di un giustificativo selezionare la casella corrispondente e premere il pulsante Dettagli Pag. 10

12 Annullamento di un giustificativo Il dipendente può eliminare un giustificativo solo se non è ancora stato validato dal proprio responsabile. Diversamente l eliminazione può essere effettuata dal responsabile del dipendente o dall Ufficio presenze. L annullamento di un giustificativo deve essere sempre giustificato. Per annullare un giustificativo, dalla pagina Gestione Giustificativi, fare clic sul collegamento Elenco Giustificativi, quindi specificare il dipendente e il periodo di riferimento del giustificativo. Trovato il giustificativo selezionarlo dall elenco e fare clic sul pulsante Dettagli. Mettere la spunta sulla casella Annulla giustificativo e specificare il motivo di annullamento nelle note. Quindi fare clic sul pulsante Invia Dati Il sistema invia una di conferma dell annullamento al responsabile se l annullamento è effettuato dal dipendente, oppure al dipendente se l annullamento è effettuato dal responsabile. Pag. 11

13 Validazione giustificativi Col termine validazione di giustificativi si intende il cambio dello stato di un giustificativo da In attesa di autorizzazione a Autorizzato oppure Non autorizzato. Per validare un giustificativo, dalla pagina Gestione Giustificativi, fare clic sul collegamento Validazione Giustificativi. Nota: Il collegamento Validazione Giustificativi è visibile solo per gli utenti abilitati. Il sistema visualizzerà un elenco dei giustificativi da validare. Il responsabile dovrà selezionare un giustificativo e fare clic sul pulsante Convalida Il responsabile dovrà indicare se autorizza o meno il giustificativo spuntando la relativa casella. Se il responsabile non autorizza il giustificativo deve obbligatoriamente motivare la scelta nelle note di convalida. Al termine del processo il dipendente sarà informato tramite . Pag. 12

14 Modulistica Facendo clic sul collegamento Modulistica del menu principale è possibile accedere a una nuova pagina contenente l elenco di tutti i moduli da scaricare per effettuare la correzione delle timbrature. Nota: I moduli giustificativo giornaliero e giustificativo orario non devono normalmente essere utilizzati. Potranno essere utilizzati solo in caso di malfunzionamento del sistema Timbr@Web. Pag. 13

15 Assistenza Facendo clic sul collegamento Assistenza del menu principale si accede a una nuova pagina per la richiesta di assistenza e/o informazioni all Ufficio presenze. L utente deve specificare l oggetto, il messaggio e fare clic su Invia messaggio. Il sistema trasmetterà il messaggio alla casella di posta elettronica dell Ufficio presenze. Pag. 14

16 Visualizza dati utente Facendo clic sul collegamento Visualizza dati utente del menu principale si accede a una nuova pagina in cui sono visualizzati i dati anagrafici del dipendente. Il dipendente che verifica l inesattezza dei dati e/o la non completezza deve effettuare le modifiche e fare clic sul pulsante chiedere rettifica. La rettifica dei dati non è immediata, ma viene effettuata dal personale dell Ufficio presenze. Pag. 15

17 Modifica password di accesso Facendo clic sul collegamento Modifica password di accesso del menu principale si accede a una nuova pagina per la modifica della password dell account. L utente deve digitare la vecchia password e la nuova per due volte, quindi fare clic sul pulsante Cambia. Per ragioni di sicurezza, non è possibile indicare una password vuota. Pag. 16

18 Uscita Facendo clic sul collegamento Uscita del menu principale si effettua l operazione di logout. Il sistema porta ad una pagina di cortesia da cui è possibile effettuare nuovamente il login. Per questioni di sicurezza, le operazioni di login e logout sono registrate dal sistema. Pag. 17

19 APPENDICE A: Problemi comuni Problema 1: Problemi col certificato del server (Internet Explorer). Descrizione: Quando si cerca di aprire la pagina di inserimento delle credenziali dell account (username e password) Internet Explorer mostra il seguente messaggio di errore. Per proseguire fare clic sul collegamento Continuare con il sito web (scelta non consigliata) N.B. Questo messaggio di errore si verificherà ad ogni collegamento con l applicazione, ed è mostrato dal browser in quanto il certificato usato dall applicativo non è rilasciato da una autorità di certificazione riconosciuta come attendibile dal browser stesso. Nel caso di specie, cliccare sul collegamento Continuare con il sito web. sebbene sia indicata come scelta non consigliata non comporta alcun pericolo per l utente connesso. Per risolvere definitivamente questo problema, installare il certificato del server SrvDirSI nel computer client. Per effettuare questa operazione, attenersi alla seguente procedura: - fare clic su Continuare con il sito web (scelta non consigliata) - La barra degli indirizzi diventerà rossa e verrà visualizzata una notifica nella barra Stato protezione accanto alla barra degli indirizzi. - Fare clic sul pulsante Errore certificato per aprire la finestra informazioni. - Fare clic su Visualizza certificati e quindi fare clic su Installa certificato. - Eseguire la procedura di importazione del certificato facendo clic sul pulsante Avanti per due volte e quindi sul pulsante Fine. Pag. 18

20 Problema 2: Problemi col certificato del server (Mozilla Firefox). Descrizione: Quando si cerca di aprire la pagina di inserimento delle credenziali dell account (username e password) Firefox mostra il seguente messaggio di errore. Per continuare fare clic sul collegamento Sono consapevole dei rischi e poi sul pulsante Aggiungi eccezione. Pag. 19

21 Quindi fare clic sul pulsante Conferma eccezione di sicurezza Pag. 20

22 APPENDICE B: Come abilitare gli script Java Per la maggior parte dei browser gli script java sono attivati come impostazione predefinita. In Internet Explorer fare clic sul pulsante Strumenti e quindi su Opzioni Internet. Fare clic sulla scheda Avanzate e quindi scorrere l'elenco Impostazioni verso il basso fino alla sezione Protezione. Selezionare la casella di controllo Consenti l'esecuzione di contenuto attivo in file in Risorse del computer e quindi fare clic su OK. In Mozilla Firefox, nella parte superiore della finestra sulla barra dei menu fare clic sul menu Strumenti e selezionare Opzioni. Fare clic sul pulsante Contenuti e spuntare la voce Attiva javascript APPENDICE C: Come abilitare i cookie Per la maggior parte dei browser i cookie sono attivati come impostazione predefinita. Qualora fossero stati disabilitati, per attivarli nuovamente apri il browser e scegli dal menu in alto la voce Strumenti e quindi Opzioni Internet, vai sulla scheda Privacy e imposta il livello su Medio In Firefox i cookie sono attivati per impostazione predefinita. Qualora fossero stati disattivati, per riattivarli fare clic sul menu Strumenti e quindi Opzioni. Selezionare il pannello Privacy e alla voce Impostazione cronologia: selezionare la voce Salva la cronologia. Pag. 21

23 Glossario Account Conto corrente che si possiede su un computer. Vi sono depositate le proprie sostanze (file) e per fare qualunque operazione occorre un identificativo (username) e un codice segreto (password) che garantisca l'identità dell'utente. Browser Un browser è un programma che consente la navigazione nella rete internet, più precisamente nel World Wide Web. La funzione primaria di un browser è quella di interpretare il codice HTML (e più recentemente XHTML) e visualizzarlo in forma di ipertesto. Esempi di browser sono Internet Explorer, Netscape Navigator, Mozzilla, Opera,. Connessione protetta vedi SSL. Cookies I cookies (letteralmente "biscottini") sono piccoli file di testo che i siti web utilizzano per immagazzinare alcune informazioni nel computer dell'utente. I cookie sono inviati dal sito web e memorizzati sul computer. Sono quindi re-inviati al sito web al momento della prossima visita. Le informazioni all'interno dei cookie sono spesso codificate e non leggibili per un essere umano. Furono inventati da Lou Montulli, al tempo impiegato della Netscape Communications. Finestra popup I popup sono piccole finestre del browser Web che vengono spesso utilizzati per visualizzare inserzioni pubblicitarie. Queste finestre si aprono automaticamente durante l'esplorazione del Web, anche senza il consenso dell'utente; alcune finestre popup che vengono aperte quando si fa clic su un collegamento o un pulsante possono essere utili. JavaScript Linguaggio script semplificato derivato da Java, che può essere utilizzato senza essere compilato all'interno di documenti HTML standard; creato da Sun Microsystems e Netscape e supportato da tutti i browser più recenti, il codice JavaScript è pensato per integrarsi in maniera semplice e trasparente al codice HTML di una pagina Web allo scopo di creare documenti interattivi coordinati e integrati fra di loro HTML Acronimo per HyperText Mark-Up Language. È un linguaggio usato per descrivere i documenti ipertestuali disponibili su Internet. Non è un linguaggio di programmazione, ma un linguaggio di markup, ossia descrive l'aspetto che deve avere il testo. Link Collegamento inserito in una pagina web o in altri tipi di documenti, che consente di visitare un'altra pagina web o un file. Login Procedura per l'apertura di una sessione di lavoro su un computer ad accesso condiviso, BBS o simile. Comprende l'inserimento del nominativo e della password, utilizzato per accedere al sistema. Logout Operazione attraverso la quale si termina un collegamento con un sistema (rete, posta elettronica, forum, ecc.) al quale si ha accesso attraverso un nome utente e una password (vedi login). SSL Secure Socket Layer. Protocollo che gestisce la sicurezza della trasmissione di dati in una rete, assicurando ad esempio la comunicazione sicura tra client e server. Il suo funzionamento non dipende dall applicazione utilizzata (http, ftp, ecc.). Lo scopo è di assicurare la confidenzialità dei dati e l autenticazione degli interlocutori con l ausilio della tecnologia della crittografia a chiave pubblica, senza un servizio di firma digitale end-user. Pag. 22