GSC 100% Software per la gestione dei corsi di formazione Descrizione prodotto

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1 GSC 100% Software per la gestione dei corsi di formazione Descrizione prodotto Contenuto 1. Scopo....p Moduli....p Esigenze del cliente p Caratteristiche della soluzione p Descrizione approfondita dei moduli...p Corsi...p Inserimento.....p Gestione....p Piano dei conti....p Gestione....p Inserimento.. p Preventivi.. p Prima nota....p Inserimento.. p Modifica.. p Eliminazione.. p Riepiloghi...p Stampe...p.13 1

2 Schermata iniziale del Gsc 100% 1. Scopo Il presente documento descrive in maniera semplice ed efficace le caratteristiche e le potenzialità del pacchetto software Gsc 100% per la gestione dei corsi di formazione professionale regionali. Il programma verrà qui di seguito descritto attraverso l analisi dei diversi moduli che lo compongono. 2

3 1.1 Moduli CORSI Modulo in grado di gestire l inserimento e la gestione dei corsi. PIANO DEI CONTI Permette la visualizzazione delle voci relative al piano dei conti e l eventuale inserimento di voci aggiuntive. PREVENTIVI Attraverso questo modulo è possibile creare il preventivo finanziario relativo ad un determinato corso. PRIMA NOTA Consente di gestire i movimenti relativi alla prima nota. RIEPILOGHI Strumento attraverso il quale è possibile visualizzare i dati immessi nella prima nota. STAMPE E possibile stampare attraverso questa maschera i dati relativi all attività formativa, ai preventivi, all azione formativa in itinere, alla prima nota e al libro cassa generale. CONFIGURAZIONE Gestione avanzata del programma. Attivazione e disabilitazione chiave amministratore, gestione del backup e del ripristino degli archivi. 3

4 2. Esigenze del cliente L esigenza del cliente in quanto Ente regionale di formazione professionale o Agenzia formativa, consiste principalmente nella necessità di avere uno strumento rapido e preciso che permetta la gestione e rendicontazione delle spese relative ai corsi di formazione. L ente deve poter produrre la documentazione ufficiale richiesta dalla Regione Sardegna, in particolare deve poter visualizzare e stampare i preventivi finanziari in itinere e finale e la prima nota sul registro cassa. È stata inserita anche la stampa dei giustificativi di spesa e dei riepiloghi generali di mastro con la possibilità di effettuare filtri per periodo (esempio per bimestre). Il Gsc è stato concepito per assolvere alle necessità di un ente di formazione professionale che si occupa principalmente di formazione ed in questo senso può essere considerato completo anche dal punto di vista contabile. 3. Caratteristiche della soluzione La soluzione che viene proposta dal pacchetto in oggetto offre maggiore sicurezza in termini di gestione dei dati in quanto gli archivi sono protetti da un sistema di salvataggio e backup giornaliero (impostabile dall utente, il quale può decidere se modificarlo in settimanale o mensile) che esula da rischi quali perdita di dati o eventuali cancellazioni accidentali. Inoltre il software è stato studiato e sviluppato ad hoc, secondo le esigenze proprie degli enti di formazione, semplificando al massimo, ove fosse possibile, l inserimento automatico dei dati, senza però intaccare la sicurezza e la consultazione dei dati. 4

5 4. Descrizione approfondita dei moduli 4.1 CORSI Inserimento Maschera di inserimento dei dati relativi al corso. E possibile inserire il Numero del corso, l Anno dell attività formativa relativa al corso in questione, la Descrizione, il Numero della convenzione regionale o l atto di adesione, la Data della convenzione stessa o dell atto di adesione, la Data dell inizio e della fine del corso. E possibile inserire un corso alla volta confermando i dati inseriti e chiudendo la maschera attraverso il tasto Salva ed Esci, oppure inserire più corsi alla volta cliccando sul tasto Salva e mantenendo la maschera aperta per l inserimento del corso successivo. Schermata inserimento nuovo corso 5

6 4.1.2 Gestione Attraverso questa maschera è possibile effettuare la gestione dei corsi inseriti precedentemente. E possibile visualizzare e modificare tutti i dati immessi, dal numero di corso alla descrizione e ai dati relativi all anno di riferimento e alle date di inizio e fine corso. Questo modulo offre inoltre uno strumento in grado di effettuare ricerche in base al numero del corso e permette di escludere dalla ricerca tutti quei corsi chiusi, i quali sono comunque presenti negli archivi, ma che essendo stati già chiusi non possono e non devono essere più modificati. Il programma in questo senso offre un livello di sicurezza elevato, in quanto alla richiesta da parte dell utente di chiudere un corso, risponde con un messaggio di richiesta di conferma della chiusura, strumento essenziale in quanto i dati relativi ad un corso chiuso non sono più modificabili se non con una successiva riapertura. Schermata gestione corsi 6

7 4.2 PIANO DEI CONTI Gestione Questo modulo consente di gestire tutta la contabilità relativa alla gestione dei corsi di formazione. E stata studiato appositamente per gli enti di formazione regionali e riporta tutti i mastri e i sottoconti necessari alla rendicontazione ufficiale e contabile dell ente. Le voci presenti sono modificabili ed è possibile inserire dei nuovi mastri e/o sottoconti, nel caso ve ne fosse la necessità. Piano dei conti Inserimento Questa voce data la sua importanza è riservata all amministratore o al responsabile dell ente il quale mediante immissione di una password può abilitare l inserimento di nuovi mastri e sottoconti. Una volta abilitata la funzionalità, segnalata attraverso un messaggio di conferma, sarà possibile inserire nuovi mastri e nuovi sottoconti nel caso in cui quelli già esistenti non fossero sufficienti o nel caso in cui si avesse la necessità di aggiungere delle voci di a quelli già esistenti. 7

8 4.3 PREVENTIVI Il preventivo finanziario è forse uno degli aspetti più interessanti trattati dal programma. E infatti possibile con poche e semplici operazioni stilare un preventivo finanziario, relativo ad un determinato corso, selezionandolo semplicemente attraverso un menu a tendina e inserendo gli importi relativi ad un determinato sottoconto, semplicemente selezionandolo e premendo il tasto modifica. Questa metodologia è stata studiata per incrementare la velocità di compilazione del preventivo stesso, il quale rimane sempre consultabile a video, man mano che le voci vengono compilate e che quindi rimane consultabile e verificabile in ogni momento. Una volta selezionate le diverse voci del piano dei conti, compare la descrizione del tipo di conto che si sta modificando in modo da avere sempre sotto controllo la voce a cui si sta facendo riferimento. Questo modulo, man mano che si inseriscono le voci calcola automaticamente i totali di mastro, facendo la somma dei valori dei sottoconti relativi a quel dato mastro. Inoltre dopo ogni inserimento è possibile avere sotto controllo oltre al totale del mastro, anche il totale dell intero preventivo. 8

9 4.4 PRIMA NOTA Attraverso questa maschera si accede alla gestione della prima nota. Immediatamente viene data la possibilità di Creare una nuova prima nota o visualizzare le voci di una inserita precedentemente. Nel caso di un nuovo inserimento l utente ha ampia libertà di decidere sia il numero della prima nota (che viene proposto in automatico progressivo rispetto all ultimo inserito) oppure di inserire un numero diverso. Stesso discorso va fatto per la data, che viene sempre proposta come quella del giorno, ma che può essere modificata dall utente al momento della creazione. Una volta creata una prima nota nuova si passa alla maschera dove avviene la vera e propria gestione della stessa. La maschera di visualizzazione della prima nota riepiloga il numero del corso, il mastro, il sottoconto, la descrizione, le entrate le uscite e il numero di protocollo (che in genere fa riferimento al numero della fattura dell uscita o dell entrata in questione). Una prima nota può contenere dati relativi a diversi corsi e a diversi conti relativi al medesimo corso. Prima nota 9

10 4.4.1 Inserimento Premendo il pulsante inserimento, compare una mascherina che permette appunto di aggiungere delle nuove voci alla prima nota corrente. E possibile inserire numero del corso, mastro e sottoconto, entrate e uscite e il numero di protocollo, nonchè modalità di pagamento (F24, bonifico, assegno o contanti) numero di conto e banca di appoggio così come prevedono le nuove stampe per gli avanzamenti di spesa e per i rendiconti in itinere e finale. Si noti che la mascherina una volta completato l inserimento, rimane a video pronta a inserire eventualmente altri dati. Questa possibilità è stata inserita in virtù del fatto che spesso una stessa tipologia di spesa è da riferirsi a più di un corso e quindi mantenendo la maschera attiva si accelerano i tempi di inserimento e si evita di dover far inserire all operatore gli stessi dati più di una volta. Aggiunta voci di prima nota Modifica È stata prevista la possibilità di errore nell inserimento dei dati, ed è per questo che gli stessi dati possono essere modificati una volta inseriti. Dopo aver selezionato la voce e premendo il pulsante di modifica è possibile cambiare tutti i campi descrizione. 10

11 Modifica di prima nota Eliminazione Nel caso in cui la scrittura sia completamente da annullare è possibile eliminare del tutto una voce presente in prima nota attraverso il pulsante Elimina. Sarà poi successivamente possibile reinserire una nuova voce che sostituisca quella eliminata. Il programma chiede per sicurezza una ulteriore conferma, prima di procedere all eliminazione vera e propria. Messaggio di conferma per l eliminazione 11

12 4.5 RIEPILOGHI La maschera è molto simile a quella della prima nota, ha pero carattere riepilogativo e di consultazione dei dati immessi nella prima nota. E possibile filtrare per numero di corso per mastro e per numero di sottoconto. E sempre possibile visualizzare le statistiche e i totali sia totali che relativi a un determinato corso che relativi a un determinato conto: questo risulta estremamente utile per controllare in qualunque momento di essere all interno della voce del preventivo. 12

13 5. Stampe Tutti i dati inseriti potranno essere stampati in modelli conformi a ciò che richiede la RAS al momento attuale. Il programma è in grado di soddisfare le esigenze di rendicontazione che potrebbero verificarsi in fase di ispezione o di presentazione dei giustificativi. Infatti il Gsc è in grado di stampare i movimenti contabili direttamente sul registro cassa opportunamente vidimato dalla RAS, in formato A3. Si possono ottenere diverse stampe: Preventivo; Attività formativa; Bilanci: di previsione; di verifica; consuntivo intermedio; consuntivo finale. Partitari: Prima nota; Libro cassa generale; Riepilogativo per convenzione. Riepiloghi totali di mastro; Suddivisione della fattura; Monitoraggio: Giustificativi di spesa pagati: Dati fisici e finanziari. In particolare il programma consente di stampare i giustificativi di spesa, le schede relative all attività formativa e il consuntivo in itinere per i monitoraggi bimestrali, per gli stati di avanzamento di spesa da inserire su EDULIFE, e per la verifica finale, per consentire una più rapida ispezione da parte della IZI società esterna di rendicontazione. DOCUMENTO RISERVATO 2009 Abacons Srl. RISERVATI TUTTI I DIRITTI. OGNI OGGETTO O PROCESSO DESCRITTO IN QUESTO DOCUMENTO É DI PROPRIETA DI ABACONS SRL TRANNE QUANTO DISCUSSO MA ESPRESSAMENTE RIFERITO A TERZI. NESSUNA PARTE DI QUESTO DOCUMENTO O DI QUANTO IN ESSO DESCRITTO PUÓ ESSERE RIPRODOTTO, UTILIZZATO, INGEGNERIZZATO, TRASMESSO O MESSO A DISPOSIZIONE DI CHIUNQUE MEDIANTE QUALSIASI FORMA, O MEDIANTE OGNI MEZZO O SUPPORTO SENZA IL PERMESSO SCRITTO DELLA ABACONS SRL. OGNI ABUSO SARÁ PERSEGUITO A NORMA DELLE LEGGI VIGENTI. 13

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