CAPTIO integra il processo di gestione delle spese aziendale per migliorare il controllo e offrire nuove opportunità di risparmio.

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1 DEMO

2 Il processo di gestione delle spese Organizzazione Nota Spese Supervisione Integrazione CAPTIO integra il processo di gestione delle spese aziendale per migliorare il controllo e offrire nuove opportunità di risparmio.

3 Il processo di gestione delle spese Un metodo migliore per organizzare i tuoi viaggi aziendali Un processo di richiesta integrato con il resto del viaggio. Comodità Il viaggiatore presenta la sua richiesta di viaggi in modo semplice. Conformità Un flusso di approvazione del viaggio sincronizzato e conforme alle policy aziendali. Organizzazione Nota Spese Supervisione Integrazione

4 Il processo di gestione delle spese L App mobile 1. Sfrutta il tuo smartphone o tablet per gestire le tue spese in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. 2. Al posto di accumulare ticket, basta fotografarli e dimenticarsi della carta. Gli scatti hanno validità legale come da regolamento EU 910/2014 (eidas).

5 Il processo di gestione delle spese L App mobile 3. L OCR di Captio estrae i dati necessari per realizzare la tua nota spese, non bisogna scrivere nulla. 4. Captio verifica automaticamente che le tue spese siano conformi alle policy aziendali.

6 TICKET SPESA Informazioni BASE Informazioni AGGIUNTIVE Informazioni FACOLTATIVE Le vostre credenziali sono l con la quale vi siete iscritti all evento con password Captio1234 REPORT NOTA SPESE Creazione Aggiornamento Ciclo di approvazione

7 REPORT Singole spese Riepilogo Per Categoria Per Metodo di Pagamento Per Categoria/Metodo di Pagamento Importi Rimborsabili/NON Rimborsabili Anticipi (eventualmente in valuta)

8 Il processo di gestione delle spese Un metodo migliore per inserire in una nota spese i tuoi viaggi aziendali. Una soluzione adattata al mondo dei viaggi, cattura e inserisce in rapporti le tue spese da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Con Captio, i lavoratori risparmiano tempo generando note spesa in automatico e senza errori. Produttività Il sistema di lettura automatica dei dati consente di fotografare una spesa con lo smartphone e dimenticarsene. Captio estrapola le informazioni e genera la nota spese. Senza errori Il sistema di lettura automatica evita l inserimento manuale e gli errori umani. SENZA carta Il processo attuato a mezzo di Captio dalla fotografia del giustificativo di spesa all archiviazione conservativa della nota spese digitale ammette la sostituzione degli originali cartacei con valore legale e tributario. Organizzazione Nota Spese Supervisione Integrazione

9 Il processo di gestione delle spese Un metodo migliore per controllare i tuoi viaggi aziendali. Un ambiente integrato che ti offre maggiore controllo e nuove opportunità per risparmiare. Con Captio i supervisori possono controllare, effettuare auditing e approvare le spese in modo efficiente e minuzioso. Controllo Con Captio si rinforzano le politiche di spese dell azienda, controllando e avvisando automaticamente per ogni spesa non conforme. Nuove opportunità di risparmio Ottimizza i processi di recupero dell IVA, automatizzandoli con Captio. Risparmio di tempo Automatizzare le attività frequenti quali la supervisione, la conciliazione di carte di credito o la gestione degli anticipi di contante. Tranquillità Captio diventa un repository di tutte le informazioni relative ai viaggi aziendali. Rimborsi più rapidi Ottimizza i tempi di gestione dei rimborsi in modo che i lavoratori siano più soddisfatti. Organizzazione Nota Spese Supervisione Integrazione

10 Il processo di gestione delle spese Un metodo migliore per contabilizzare i tuoi viaggi aziendali. I dati relativi ai tuoi viaggi dove ne hai bisogno. Connetti qualsiasi sistema nella tua azienda con la tua gestione dei viaggi. ERP BI CRM LDAP Sistemi di pagamento Altri: prenotazione di taxi Agenzie di viaggi Organizzazione Nota Spese Supervisione Integrazione

11 GRUPPI Possibilità di rispecchiare la struttura aziendale (Reparti, Divisioni, Stabilimenti, Centri di costo, ecc.) DELEGHE Segretaria delegata da manager per gestire le sue spese/workflow Supervisore che durante le ferie delega un collega per la gestione del suo workflow CHILOMETRAGGIO Percorsi predefiniti Gruppi (auto aziendale/auto personale, auto personale diesel/auto personale a benzina) CAMPI PERSONALIZZATI Utente Ticket Spesa Report - Nota Spese Workflow

12 ALERT / CONTROLLI WORKFLOW AUTORIZZATIVI Ad uno o più step VIAGGI ANTICIPI/DIARIE Gestione anticipi contante, anche in valuta Diaria giornaliera CONCILIAZIONE

13 Integrazione con l azienda Active Directory Utenti e rapporti ERP Spese del viaggio: Contabilità SEPA Spese del viaggio: Pagamenti ERP Oggetti di imputazione Agenzia delle Entrate Flussi XML Metodi di pagamento Informazioni di pagamenti Buste paga Spese del viaggio: Basi di contribuzione BI Spese del viaggio: Informazioni

14 Integrazione con agenzie di viaggi Un processo di richiesta di viaggi e gestione della spesa associato a un flusso integrato e in base alla politica aziendale. Pianificazione del viaggio Il lavoratore realizza una richiesta di viaggio. Il supervisore controlla e approva il viaggio. La richiesta viene elaborata dall agenzia File Agenzi a Realizzazione del viaggio Il lavoratore realizza il viaggio Imputazione spese

15 Integrazione con l archiviazione elettronica conservativa La nota spese completa dei pertinenti giustificativi di spesa, è un documento rilevante ai fini tributari e soggetto a obbligo di conservazione legale. Archiviazione elettronica conservativa Pacchetto di archiviazione digitale CONSERVAZIONE DIGITALE ACCREDITATA P.A.

16 Ecosistema di viaggi Un unica piattaforma per integrare tutte le fonti dei dati dei viaggi aziendali... GESTIONE DOCUMENTALE ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE DIGITALE LEGALE ACCREDITATA P.A. che alimenta un sistema di archiviazione legale conservativa delle note spesa digitali.

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