Guida prodotto GFI. Guida utente

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1 Guida prodotto GFI Guida utente

2 Le informazioni e il contenuto del presente documento vengono forniti esclusivamente a scopi informativi e come sono, senza garanzia di alcun tipo, sia espressa che implicita, ivi incluse, in via esemplificativa, tutte le garanzie implicite di commerciabilità, idoneità a soddisfare uno scopo particolare e non violazione dei diritti altrui. GFI Software non sarà ritenuta responsabile di nessun danno, inclusi danni consequenziali, che possano derivare dall uso del presente documento. Le informazioni sono state ottenute da fonti pubblicamente disponibili. Nonostante siano stati compiuti sforzi ragionevoli al fine di garantire la precisione dei dati forniti, GFI non garantisce, promette né tantomeno assicura la completezza, la precisione, l aggiornamento o l adeguatezza di tali dati e non sarà ritenuta responsabile di errori di stampa. GFI non fornisce garanzie, né espresse né implicite e non si assume la responsabilità legale della precisione o della completezza delle informazioni contenute nel presente documento. Se si ritiene che vi siano errori effettivi nel presente documento, contattarci. Provvederemo a risolvere la cosa quanto prima. Tutti i nomi di prodotti e società riportati possono essere marchi registrati dei rispettivi proprietari. Microsoft e Windows sono marchi registrati o marchi commerciali di Microsoft Corporation negli Stati Uniti e in altri paesi. GFI Archiver è un copyright di GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Tutti i diritti riservati. Versione documento: V Ultimo aggiornamento (mese/giorno/anno): 18/02/2015

3 1 Utilizzo di GFI Archiver Accesso a GFI Archiver Visualizzazione degli elementi archiviati Lavorare con gli elementi archiviati Ricerca elementi archiviati Utilizzo di Ricerca semplice Utilizzo di Ricerca avanzata Ricerca posta elettronica tramite smartphone Accesso a più cassette postali GFI MailInsights Generazione di rapporti MailInsights Pianificazione di rapporti MailInsights Flusso di comunicazione Utilizzo Webmail Tempestività Utilizzo dell archiviazione Account inattivi Parole inappropriate Spammer interni Fuori dagli orari di ufficio Rilevamento fuga di dati Ricerca di lavoro Ricerca frase Rapporto traffico utente Rapporto argomenti messaggi Rapporto Indicatori prestazioni posta elettronica Rapporto messaggi di grandi dimensioni Modifica delle preferenze utente 44 2 Configurazione dell accesso client Installazione di Outlook Connector Requisiti di sistema di Outlook Connector Software Hardware Download di GFI Archiver Archive Assistant 47 3 Configurazione di Archive Assistant Distribuzione di File Archive Assistant Download di File Archive Assistant Configurazione di File Archive Assistant Aggiunta di una cartella di sincronizzazione Distribuzione di GFI Archiver App per Windows 8/RT Requisiti di sistema Configurazione di GFI Archiver Touch App Configurazione dell accesso client IMAP GFI Archiver IMAP Configurazione IMAP su Android Configurazione IMAP in Apple Mail

4 3.3.3 Configurazione IMAP in ios Configurazione IMAP in Microsoft Outlook Configurazione IMAP in Microsoft Outlook Configurazione IMAP in Microsoft Outlook Configurazione IMAP in Microsoft Outlook Configurazione IMAP in Outlook 2011 per Mac Configurazione IMAP in Mozilla Thunderbird Configurazione IMAP in Windows Live Mail 64 4 Glossario 66 5 Indice 71

5 1 Utilizzo di GFI Archiver GFI Archiver consente di gestire un archivio facilmente accessibile di corrispondenza di posta elettronica, di elementi di calendario e di documenti, eliminando la necessità di file PST e soddisfacendo un numero crescente di normative di conformità e di ediscovery. Con le funzionalità di creazione rapporti degli strumenti di business intelligence di MailInsights, sarà possibile trarre il meglio dagli elementi archiviati. Identificare i rischi legali e gestire la produttività con rapporti basati sulle informazioni critiche per il business all interno dell archivio. Fare riferimento alle seguenti sezioni per informazioni relative a: accesso a GFI Archiver Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica archiviati Operazioni con i messaggi Ricerca dei messaggi archiviati Accesso a più cassette postali Generazione di rapporti MailInsights Modifica della lingua di visualizzazione e di altre opzioni 1.1 Accesso a GFI Archiver Per accedere a GFI Archiver, selezionare una delle seguenti opzioni: Fare clic su Start> GFI Archiver > GFI Archiver. L applicazione verrà caricata nel browser Internet predefinito. Digitare le credenziali di dominio (nome utente e password utilizzati per accedere a Windows ) quando richiesto. In alternativa, nel browser Internet, digitare il seguente URL: host di GFI Archiver>/<nome cartella virtuale di GFI Archiver> Ad esempio: Per impostazione predefinita, GFI Archiver non richiede credenziali di accesso al momento dell accesso. Utilizzerà invece le credenziali dell utente attualmente connesso. La chiusura della sessione del browser disconnette da GFI Archiver l utente attualmente connesso. Per connettersi come utente diverso, disconnettersi dal proprio profilo e connettersi utilizzando un altro utente di Windows. Se ci si connette da un computer che non fa parte del dominio dove è installato GFI Archiver, verrà chiesto di digitare le credenziali utilizzate per accedere al dominio dove è installato GFI Archiver. 1.2 Visualizzazione degli elementi archiviati 1. Da GFI Archiver, selezionare la scheda Archivio. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 5

6 Schermata 1: Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica archiviati 2. Nella scheda Archivio, è possibile visualizzare gli elementi archiviati di tutte le cassette postali a cui è stato consentito l accesso. È anche possibile eseguire numerose operazioni, come descritto nella tabella sottostante. Consente la ricerca dei messaggi di posta elettronica. Digitare le parole o le frasi da cercare e fare clic su. I risultati vengono visualizzati nel riquadro dei messaggi di posta elettronica. Nasconde il riquadro di anteprima dei messaggi. Visualizza il riquadro di anteprima dei messaggi. All interno della pagina di elenco dei messaggi, passa dalla visualizzazione dei messaggi di posta nella parte inferiore alla visualizzazione nella parte laterale e viceversa. Mostra i messaggi nella visualizzazione messaggio. Mostra i messaggi nella visualizzazione cassetta postale. Passa alla vista calendario e visualizza gli elementi di calendario archiviati. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 6

7 Passa alla visualizzazione cronologia file e mostra un elenco dei file archiviati da File Archive Assistant. Mostra l elenco di cassette postali a cui ha accesso l utente attualmente connesso. Dall elenco account, selezionare il magazzino archivio di cui visualizzare le cassette postali dall opzione Elenca account nell archivio. Per uscire dall elenco Account, fare clic su Chiudi. Elimina i messaggi di posta selezionati, se l amministratore di sistema ha abilitato l eliminazione dei messaggi di posta. Se non si abilita Eliminazione messaggi di posta, la relativa icona non viene visualizzata. Non è possibile eliminare i messaggi di posta dai magazzini archivio di sola lettura o se è abilitata la conservazione legale. Per impostazione predefinita, GFI Archiver visualizza 25 elementi per pagina. Per modificare questo valore, fare clic sul nome utente visualizzato nell angolo superiore destro della schermata e modificare il valore dell opzione Numero di messaggi da visualizzare per pagina. Fare clic su Salva. 1.3 Lavorare con gli elementi archiviati All interno della scheda Archivio di GFI Archiver, è possibile visualizzare ed eseguire operazioni sui vari tipi di elementi archiviati. Passare dalle conversazioni agli elementi di calendario utilizzando i controlli forniti nella barra attività. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Visualizzazione degli elementi archiviati (pagina 5). Per visualizzare un messaggio o un file archiviato, selezionarlo dalla visualizzazione della cassetta postale o dei messaggi. In tal modo, l elemento selezionato verrà visualizzato nel riquadro di anteprima. Fare doppio clic su un messaggio o su un file archiviato per visualizzarlo nella finestra di visualizzazione messaggi. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 7

8 Schermata 2: Operazioni con gli elementi archiviati all interno di GFI Archiver Per aprire un elemento di calendario archiviato, passare alla vista calendario. Selezionare l elemento da visualizzare. Per visualizzare i dettagli nella finestra del calendario, fare clic una volta sull elemento. A seconda del tipo di elemento archiviato selezionato, le azioni seguenti potranno essere effettuate durante la visualizzazione dei contenuti degli elementi archiviati: Visualizza intestazione di posta elettronica/visualizza intestazione elemento di calendario. Fare clic per visualizzare l intestazione dell o dell elemento di calendario. Tali intestazioni vengono visualizzate in un riquadro. Fare nuovamente clic su questo pulsante oppure selezionare Chiudi per chiudere il riquadro. Visualizza thread di conversazione Fare clic sul pulsante per visualizzare l'intera conversazione nella finestra della vista dei messaggi di posta elettronica, nella quale sono elencati tutti i messaggi che fanno parte della conversazione. Fare nuovamente clic su questo pulsante oppure selezionare Chiudi per chiudere il riquadro. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 8

9 Modificare le etichette dei messaggi di posta elettronica o dell elemento di calendario (personale e globale) Consente di classificare i messaggi di posta elettronica e gli elementi di calendario mediante l'etichettatura. Questa funzione si rivela utile per ricercare specifici tipi di messaggi di elementi archiviati. Ad esempio, cercare tutti gli elementi con l etichetta Importante. Per aggiungere un'etichetta: 1. Da 'Etichette disponibili', digitare una nuova etichetta oppure selezionarne una esistente. 2. Fare clic su Etichetta per assegnare al messaggio di posta elettronica l'etichetta digitata o selezionata. Per rimuovere un'etichetta assegnata in precedenza: 1. Selezionare un'etichetta assegnata in precedenza. 2. Fare clic su Rimuovi etichetta. Fare nuovamente clic su questo pulsante oppure selezionare Chiudi per chiudere il riquadro. le etichette vengono visualizzate nel campo 'Etichette' in nero. Le etichette assegnate a livello di organizzazione mediante i criteri di categorizzazione vengono visualizzate in rosso. Non è possibile rimuovere le etichette dei criteri di categorizzazione da un messaggio di posta elettronica. Ripristinare i messaggi di posta elettronica/elemento di calendario Ripristina i messaggi di posta elettronica o gli elementi di calendario utilizzando la funzione OneClick Restore (Ripristino OneClick), che consente di ripristinare un elemento archiviato in una specifica cassetta postale o di inoltrare una copia a un indirizzo di posta elettronica. Nel riquadro Ripristina , digitare l'indirizzo di posta elettronica al quale inviare la copia dell elemento corrente e fare clic su Ripristinare i messaggi di posta elettronica/elemento di calendario. Salvare il messaggio di posta elettronica su disco (formato EML). Scarica l'intero messaggio di posta elettronica sul disco, inclusi gli eventuali allegati in formato.eml. Questo formato è compatibile con una serie di client di posta, come Microsoft Outlook Express, Windows Mail e Mozilla Thunderbird. Nella finestra di dialogo Download file, selezionare Salva quindi scegliere la posizione in cui salvare il file. Salvare il messaggio di posta elettronica su disco (formato MSG). Scarica l'intero messaggio di posta elettronica sul disco, inclusi gli eventuali allegati in formato.msg, che è compatibile con Microsoft Outlook. Nella finestra di dialogo Download file, selezionare Salva quindi scegliere la posizione in cui salvare il file. Scarica elemento di calendario Scarica l'intero messaggio di posta elettronica sul disco, inclusi gli eventuali allegati in formato.msg, che è compatibile con Microsoft Outlook. Nella finestra di dialogo Download file, selezionare Salva quindi scegliere la posizione in cui salvare il file. Stampa /elemento di calendario Visualizza l elemento archiviato in formato stampabile in una nuova finestra del browser. Utilizzare la funzione di stampa del browser in uso per stampare l elemento. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 9

10 Mostrare le immagini presenti nel messaggio di posta elettronica Utilizzare questo pulsante per visualizzare le immagini incorporate nei messaggi di posta elettronica. Contrassegnare come non SPAM Utilizzare questo pulsante per non contrassegnare come SPAM un messaggio precedentemente identificato come SPAM da una soluzione antispam. Richiede la configurazione di un criterio di conservazione SPAM. Elimina /elemento di calendario Elimina l elemento corrente, se l amministratore di sistema ha abilitato l eliminazione dei messaggi di posta. Se non si abilita Eliminazione messaggi di posta, la relativa icona non viene visualizzata. Non è possibile eliminare gli elementi archiviati dai magazzini archivio di sola lettura o se è abilitata la conservazione legale. Scarica Mostra eventi elemento di calendario Fare clic sul pulsante per visualizzare gli eventi elemento di calendario nella finestra della vista dei messaggi di posta elettronica. Quando si visualizzano i file archiviati e nel corpo è permesso un collegamento aggiuntivo di Download. Per scaricare il file e salvarlo su disco, selezionare questo collegamento. 1.4 Ricerca elementi archiviati Durante la ricerca degli elementi archiviati, quali messaggi, file, elementi di calendario o fax, GFI Archiver invierà una query all indice di ricerca per recuperare qualsiasi elemento corrispondente e il relativo allegato. All interno di GFI Archiver, è possibile eseguire le ricerche utilizzando: Ricerca rapida Utilizzare la casella di testo sulla barra degli strumenti per cercare in tutti i messaggi archiviati per l'utente selezionato in tutti i magazzini archivio. Nella casella di testo Ricerca rapida, è anche possibile utilizzare i seguenti caratteri jolly:? - Corrisponde a un carattere singolo *: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri. Ricerca semplice Ricerca avanzata Ad esempio: Per trovare i messaggi contenenti la parola Svizzero, digitare svi????o o sv*o. Espandere la Ricerca rapida per filtrare la ricerca in base a criteri semplici, quali mittente, ricevente, oggetto, data e altre informazioni. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca semplice (pagina 11). Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, utilizzare le opzioni avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata (pagina 13). I messaggi che corrispondono alla query di ricerca vengono visualizzati nel riquadro dei messaggi di posta. GFI Archiver visualizza un massimo di 25 messaggi di posta elettronica per pagina. Se per ciascuna query di ricerca vengono restituiti più di 25 messaggi di posta elettronica, GFI Archiver GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 10

11 distribuisce i messaggi su pagine separate. Utilizzare il dispositivo di scorrimento posto nella parte inferiore del riquadro messaggi, per passare da una pagina alla successiva Utilizzo di Ricerca semplice La Ricerca semplice è un estensione della funzionalità di Ricerca rapida che consente di utilizzare criteri di ricerca aggiuntivi per la ricerca dei messsaggi, dei file, degli elementi di calendario o dei fax/messaggi SMS in tutti i magazzini archivi. Per utilizzare la Ricerca semplice: 1. Dalla scheda Archivio, fare clic sull icona a discesa accanto alla casella di testo Cerca. Schermata 3: opzioni di ricerca semplice 2. Nell area Cerca, selezionare per cercare i messaggi in tutti i magazzini archivi. Utilizzare le seguenti funzionalità di ricerca: Contiene Immettere la parola chiave da cercare. È possibile utilizzare anche i seguenti caratteri jolly:? - Corrisponde a un carattere singolo Oggetto Data di invio *: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri. Ricerca messaggi con uno specifico oggetto. Indica la data in cui è stato inviato il messaggio da cercare. Da Specificare l indirizzo di posta elettronica o il nome visualizzato di Active Directory del mittente del messaggio di posta elettronica di cui cercare i messaggi. A Indicare l indirizzo di posta elettronica o il nome visualizzato di Active Directory del destinatario del messaggio di cui cercare i messaggi. Allegato Opzioni avanzate Reimposta Salva Cerca Cerca messaggi di posta elettronica che includono uno specifico contenuto in un punto qualsiasi dell allegato. Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, fare clic sul collegamento per le opzioni avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata (pagina 13). Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo. Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio. Inizia la ricerca di messaggi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle condizioni selezionate. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 11

12 3. Nell area Cerca, selezionare File per cercare i file archiviati in tutti i magazzini archivi. Utilizzare le seguenti funzionalità di ricerca: Nome file Tipo di file Data ultima modifica Opzioni avanzate Cerca Reimposta Salva Inserire il nome completo del file o di parte del nome da cercare. È possibile utilizzare anche i seguenti caratteri jolly:? - Corrisponde a un carattere singolo *: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri. Specificare un tipo di file dall elenco disponibile o selezionare Qualsiasi (predefinito). Selezionare un opzione dall elenco disponibile oppure selezionare Personalizzato e indicare un intervallo di date utilizzando i comandi del calendario. Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, fare clic sul collegamento per le opzioni avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata (pagina 13). Inizia la ricerca di messaggi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle condizioni selezionate. Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo. Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio. 4. Nell area Cerca, selezionare Calendario per cercare gli elementi di calendario archiviati in tutti i magazzini archivi. Utilizzare le seguenti funzionalità di ricerca: Contiene Organizzatore Oggetto Partecipanti invitati Inizio evento Percorso Opzioni avanzate Cerca Reimposta Salva Inserire il nome completo del file o di parte del nome da cercare. È possibile utilizzare anche i seguenti caratteri jolly:? - Corrisponde a un carattere singolo *: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri. Specificare il nome dell organizzatore dell evento. Ricerca gli elementi di calendario con uno specifico oggetto. Specificare il nome delle persone invitate all evento. Selezionare un opzione dall elenco disponibile oppure selezionare Personalizzato e indicare un intervallo di date utilizzando i comandi del calendario. Specificare il nome del luogo dove si svolge l evento. Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, fare clic sul collegamento per le opzioni avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata (pagina 13). Inizia la ricerca di messaggi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle condizioni selezionate. Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo. Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio. 5. Nell area Cerca, selezionare Fax per cercare i fax e i messaggi SMS archiviati in tutti i magazzini archivi. Utilizzare le seguenti funzionalità di ricerca: GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 12

13 Contiene Tipo Data di invio Da A Opzioni avanzate Cerca Reimposta Salva Inserire il nome completo del file o di parte del nome da cercare. È possibile utilizzare anche i seguenti caratteri jolly:? - Corrisponde a un carattere singolo *: corrisponde a qualsiasi stringa di caratteri. Passaggio da fax a SMS utilizzando l'elenco a discesa. Per impostare la data in cui è stato inviato il fax o l SMS da cercare, scegliere dall elenco disponibile. Specificare l'indirizzo del mittente da cercare. Specificare l'indirizzo del destinatario da cercare. Per una gamma estesa di opzioni di ricerca, fare clic sul collegamento per le opzioni avanzate. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca avanzata (pagina 13). Inizia la ricerca di messaggi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle condizioni selezionate. Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo. Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio. L opzione di ricerca fax viene visualizzata solo quando la scheda Ricerca archiviazione di fax è abilitata dall amministratore di GFI Archiver Utilizzo di Ricerca avanzata La Ricerca avanzata è un estensione della funzionalità di Ricerca semplice che consente di utilizzare una gamma più vasta di criteri di ricerca per gli elementi archiviati. Per utilizzare la funzione Ricerca avanzata: 1. Dalla scheda Archivo, fare clic sull icona a discesa posta accanto alla casella di testo Ricerca rapida e selezionare Opzioni avanzate. Schermata 4: Opzioni di ricerca avanzate 2. Nell area Opzioni di ricerca avanzate, utilizzare le funzionalità di ricerca avanzata descritte di seguito: GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 13

14 Cerca nei messaggi di posta elettronica Magazzino archivio Data di invio Include e/qualsiasi Seleziona l utente di Active Directory dall elenco disponibile. Indica il magazzino archivio dove verrà eseguita la ricerca. Selezionare uno o più magazzini archivi dall elenco di magazzini archivi disponibili. Indica la data in cui è stato inviato il messaggio da cercare. Indica se visualizzare gli elementi che soddisfano tutte le condizioni o gli elementi che soddisfano una qualsiasi delle condizioni. Dall elenco a discesa selezionare: Qualsiasi: visualizza gli elementi archiviati che soddisfano almeno una delle condizioni indicate. E: visualizza gli elementi archiviati che soddisfano tutte le condizioni indicate. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 14

15 Per aggiungere le condizioni, fare clic su questo pulsante. Le condizioni disponibili sono: Oggetto: ricerca messaggi con uno specifico oggetto. Mittente: specificare l indirizzo o il nome visualizzato di Active Directory del mittente dell di cui cercare i messaggi. Destinatario: indicare l indirizzo o il nome visualizzato di Active Directory del destinatario del messaggio di cui cercare i messaggi. Ccn: indicare l indirizzo o il nome visualizzato di Active Directory del destinatario il cui indirizzo è stato immesso nel campo Ccn. Data di invio: cercare i messaggi inviati prima, dopo o esattamente in una data specifica. Digitare o selezionare una data e Precede, È successiva o È esattamente. Data di ricezione: cerca i messaggi ricevuti prima, dopo o esattamente in una data specifica. Digitare o selezionare una data e Precede, È successiva o È esattamente. Data di inizio: ricerca di elementi di calendario che antecedono a una data specifica. Dimensioni (KB): cerca elementi superiori, inferiori o uguali a una dimensione specifica. Immettere una dimensione e selezionare Maggiore di, Inferiore di e È esattamente. ID messaggio: cerca tramite il campo ID messaggio presente nell intestazione del messaggio. Digitare o incollare l id messaggio dell da cercare. Intera per ricercare messaggi di posta elettronica che includono un contenuto specifico nel corpo del messaggio e negli allegati. Corpo: cerca messaggi di posta elettronica che includono del contenuto specifico nel corpo. Allegato: cerca messaggi di posta elettronica che includono uno specifico contenuto in un punto qualsiasi dell allegato. Contiene documento: cerca solo nei messaggi con documento allegato. Cartella: cerca gli elementi contenuti in una cartella specifica della cassetta postale. Cartella/sottocartella: cerca gli elementi contenuti in una sottocartella specifica all interno di una cartella della cassetta postale. Etichetta: cerca messaggi di posta elettronica a cui è stata assegnata un'etichetta specifica. Per rimuovere una condizione di ricerca, fare clic sul simbolo accanto alla condizione. visualizzato GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 15

16 Esclude tutte le seguenti condizioni Indica un elenco di condizioni che NON dovranno essere soddisfatte dagli elementi archiviati affinché siano restituiti come risultato di ricerca. Selezionare le condizioni da applicare, quindi fare clic su. Le condizioni che possono essere selezionate sono simili a quelle del campo di cui sopra. Per rimuovere un criterio di ricerca, fare clic sul simbolo criterio. riportato accanto al Torna alle opzioni di base Reimposta Salva Cerca Fare clic sull opzione per tornare alla funzione di Ricerca semplice. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Utilizzo di Ricerca semplice (pagina 11). Reimposta le condizioni di ricerca e consente di cominciare daccapo. Salva le condizioni di ricerca come una query di ricerca salvata che può essere attivata in qualsiasi momento. Le ricerche salvate sono visualizzate nella finestra Classificazioni, posta sotto la scheda Archivio. Inizia la ricerca degli elementi archiviati. I risultati vengono restituiti in base alle condizioni selezionate Ricerca posta elettronica tramite smartphone All interno di GFI Archiver, è possibile cercare i messaggi di posta utilizzando uno smartphone. Questa funzionalità è supportata dai seguenti sistemi operativi: Android 2.1+ Apple iphone ios 4 Blackberry OS5+ Per effettuare una ricerca semplice: 1. Avviare il browser Internet sul proprio smartphone e inserire l URL relativo a GFI Archiver, utilizzando il formato seguente: host di GFI Archiver>/<nome cartella virtuale di GFI Archiver> Ad esempio: 2. Accedere utilizzando le proprie credenziali. L interfaccia utente mobile utilizza le medesime impostazioni di lingua configurate dall utente in GFI Archiver. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Modifica delle preferenze utente (pagina 44). 3. Digitare il testo da cercare e fare clic su Cerca. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 16

17 4. Utilizzando i comandi a disposizione, visualizzare i risultati riportati. I risultati vengono ordinati per data in ordine discendente. La funzionalità di ricerca per cellulari restituisce 10 messaggi per pagina. Tramite i comandi forniti, è possibile visualizzare altre pagine. Il numero massimo di risultati è Schermata 5: Visualizzazione conversazione dello smartphone 5. Fare clic sul soggetto del messaggio per visualizzarlo oppure selezionare Visualizza conversazione per visionare i messaggi correlati. L interfaccia utente per cellulari è basata sulla ricerca negli archivi di posta elettronica. Per funzionalità avanzate di ricerca e visualizzazione, accedere a GFI Archiver dal computer. L interfaccia utente mobile consente agli utenti di accedere SOLO alla loro cassetta postale. 1.5 Accesso a più cassette postali Dalla scheda Archivio, è possibile visualizzare gli elementi archiviati nelle cassette postali degli altri utenti, purché si disponga di accesso al loro archivio. Un utente con diritti amministrativi può GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 17

18 concedere o revocare l accesso alle cassette postali degli altri utenti dalla funzionalità di Controllo di accesso di GFI Archiver. La funzione Cerca utente da aggiungere è disabilitata se l utente attualmente connesso non ha accesso alle cassette postali degli altri utenti oppure se non vi sono messaggi da visualizzare. Schermata 6: Accesso a più cassette postali Per visualizzare gli elementi archiviati per una cassetta postale diversa: 1. Digitare il nome della cassetta postale di cui visualizzare gli elementi archiviati nella casella di ricerca Cerca utente da aggiungere. Verrà visualizzato un elenco di nomi che corrispondono a quello digitato e a cui si dispone di accesso. 2. Selezionare l utente e fare clic sul pulsante accanto al campo di ricerca. 3. Selezionare l utente appena aggiunto dal campo Visualizza conversazioni di:. 4. Utilizzando i comandi a disposizione, visualizzare o effettuare ricerche all interno degli elementi archiviati. 1.6 GFI MailInsights GFI MailInsights è una funzionalità di creazione rapporti interna di GFI Archiver che utilizza gli elementi archiviati per fornire informazioni relative all utilizzo della posta elettronica e alle GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 18

19 tendenze. Utilizzare questa funzionalità per generare rapporti di gestione e risorse umane che forniscano una panoramica dell utilizzo o dell abuso della posta elettronica e delle risorse. GFI MailInsights viene abilitato solo per gli utenti che dispongono dei diritti di accesso richiesti. Per ulteriori informazioni rivolgersi all'amministratore di sistema. I rapporti disponibili sono: NOME RAPPORTO Flusso di comunicazione Utilizzo di WebMail Tempestività Utilizzo dell archiviazione Account inattivi Parole inappropriate Spammer interni Fuori dagli orari di ufficio Rilevamento fuga di dati Ricerca di lavoro Ricerca frase Traffico utente Argomenti messaggi Indicatori prestazioni posta elettronica Rapporto messaggi di grandi dimensioni per Monitoraggio degli schemi di comunicazione degli utenti/gruppi all interno e all esterno dell organizzazione. Identificazione degli utenti principali che utilizzano i servizi webmail per la posta. Identifica le potenziali perdite di dati e l uso non appropriato della posta. Informazioni sul tempo medio impiegato dagli utenti per rispondere ai messaggi di posta elettronica interni ed esterni. Per comprendere l impatto degli allegati sui costi di archiviazione della posta. Per creare i criteri di conservazione appropriati per il controllo dello spazio di archiviazione relativo alla posta elettronica. Restituisce un elenco di account che hanno ricevuto posta ma non hanno risposto nel tempo specificato. Monitoraggio del linguaggio inappropriato in un messaggio di posta che viola le politiche aziendali. Per individuare gli utenti interni che includono troppi destinatari nei campi A/CC/CCn. Restituisce un elenco di account di posta elettronica interni con l attività di invio al di fuori degli orari di ufficio. Per individuare i comportamenti che potrebbero richiedere esami più approfonditi. Identifica messaggi con codici carta di credito, numeri di previdenza sociale USA o altri documenti e informazioni riservate. Identifica i messaggi inviati o ricevuti contenenti curriculum o inviati a siti di ricerca lavoro. Ricerca di termini o frasi specifici all interno dei messaggi archiviati. Visualizza il numero di messaggi scambiati tra gli utenti o gruppi selezionati e i loro contatti. Elenca argomenti e parole comuni rilevate nei messaggi scambiati tra gli utenti o gruppi selezionati e i loro contatti. Analisi messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti allo scopo di classificare la produttività degli utenti in base a una serie di indicatori predefiniti delle prestazioni. Identifica i messaggi di grandi dimensioni che potrebbero occupare spazio indesiderato all interno dell archivio. Gli allegati dei messaggi di posta vengono classificati in base a categorie specifiche. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 19

20 1.6.1 Generazione di rapporti MailInsights I rapporti generati vengono inviati via posta elettronica all utente connesso o a un utente specificato nel campo Inoltra a. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Per generare un rapporto: 1. Selezionare la scheda MailInsights e scegliere il rapporto desiderato. 2. Utilizzare i filtri disponibili selezionando un valore in base al quale applicare il filtro. 3. (Facoltativo) Nel campo Inoltra, inserire l indirizzo di posta elettronica del destinatario. Quando si utilizza l opzione di inoltro della posta elettronica, il rapporto viene ricevuto dall utente che lo genera e dagli utenti specificati nel campo Inoltra. Inserire gli indirizzi di posta elettronica separati da ; (punto e virgola) 4. Fare clic su Invia rapporto, posto nella parte inferiore di ciascuna pagina del rapporto Pianificazione di rapporti MailInsights Ogni rapporto MailInsights può essere pianificato per l esecuzione automatica. Pianificazione di un rapporto: 1. Selezionare la scheda MailInsights e scegliere il rapporto desiderato. 2. Utilizzare i filtri disponibili selezionando un valore in base al quale applicare il filtro. 3. Fare clic su Pianificazione. Schermata 7: Pianificazione dei rapporti MailInsights 4. Nel campo Nome rapporto, immettere un nome significativo per il rapporto. 5. (Facoltativo) Nel campo Inoltra, inserire l indirizzo di posta elettronica del destinatario (o dei destinatari). 6. Dall elenco a discesa Pianificazione rapporto, selezionare la frequenza di esecuzione del rapporto. Le opzioni disponibili sono: Giornaliera, Settimanale o Mensile. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 20

21 7. Nel campo Alle, specificare l ora. 8. Fare clic su Salva & pianifica rapporto Flusso di comunicazione Il grafico Flusso di comunicazione fornisce una panoramica dei messaggi di posta scambiati tra gli utenti/gruppi selezionati e i relativi contatti. Schermata 8: Flusso di comunicazione di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Ambito Rapporto per Destinatari Includi Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. Selezionare Interne, Esterne o Tutti. Specificare il numero di risultati, fino a un massimo di 1000 destinatari. Il valore predefinito è Top 20. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato visualizza l utente selezionato o gruppo come singola entità nel mezzo del grafico. I contatti vengono separati dai domini. Ciascun cluster di dominio viene visualizzato con un colore diverso. La larghezza del margine tra i nodi indica la forza della relazione di posta tra entità diverse. La tabella sotto il grafico visualizza le seguenti informazioni: GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 21

22 contatto inviate ricevute Totale messaggi Ultima comunicazione Indirizzo contatto. Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati. Numero totale di messaggi di posta elettronica ricevuti. Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti. Data e ora dell ultimo messaggio di posta inviato/ricevuto Utilizzo Webmail L area Utilizzo WebMail consente di generare un rapporto che visualizza l interazione degli utenti interni con gli account di webmail. Schermata 9: Utilizzo Webmail MailInsights Il rapporto può essere filtrato mediante i seguenti criteri: Ambito Rapporto per Includi Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. Specificare il numero di risultati, fino a un massimo di 1000 destinatari, il valore predefinito è Top 20. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 22

23 Il rapporto generato rappresenta i messaggi totali inviati e ricevuti nel periodo specificato. L area Riepilogo nella parte superiore del rapporto visualizza i principali provider di WebMail, con un riepilogo dei messaggi di posta inviati e ricevuti per provider. La tabella sotto il grafico contiene le seguenti informazioni: Utente Totale messaggi inviate ricevute Media/Giorno Percentuale totale Indirizzo utente. Numero totale di messaggi di contatti interni. Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati. Numero totale di messaggi di posta elettronica ricevuti. Media dei messaggi inviati e ricevuti al giorno. Percentuale dei messaggi totali dal Web. Il rapporto di utilizzo WebMail include i seguenti provider di webmail: Hotmail; Gmail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com Tempestività Il rapporto Tempestività indica una media del tempo impiegato dai dipendenti nella risposta ai messaggi di posta. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 23

24 Schermata 10: Tempestività MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Ambito Rapporto per Includi Ordina per Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (Ultimi 7 giorni). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. Specificare il numero di risultati, fino a un massimo di 1000 destinatari, il valore predefinito è Tutti. Specificare il metodo di ordinamento. Le opzioni disponibili sono: Per nome (predefinita) Per tempestività Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato visualizza un grafico a barre che rappresenta gli utenti sull asse delle y e la tempestività in ore sull asse delle x. I dati vengono ordinati in base ai criteri definiti. I dati aggiuntivi vengono visualizzati nella tabella sotto il grafico, con le seguenti informazioni: Utente Nome o indirizzo di posta elettronica dell utente. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 24

25 Tempestività media Tempestività media interne Tempestività media esterne Tempestività media per tutta la posta (ore). Tempo di risposta medio agli utenti interni (ore). Tempo di risposta medio alle esterne (ore) Utilizzo dell archiviazione Il rapporto Utilizzo dell archiviazione visualizza lo spazio utilizzato dalle varie categorie di allegato. Schermata 11: Utilizzo dell archiviazione di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Ambito Rapporto per Tipo elemento Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (questo mese). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare Tutti (predefinito), Utente o gruppo di Active Directory Selezionare una delle seguenti opzioni disponibili: , File o e file. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato è costituito da un grafico con stack che rappresentano le diverse categorie di allegato. L asse x del grafico visualizza le parentesi di varie dimensioni e il grafico delle y riporta le dimensioni dell allegato. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 25

26 Le categorie dell allegato per il rapporto Utilizzo dell archiviazione sono: Immagini, Documenti, Musica, Video e altri La tabella sotto il grafico contiene le seguenti informazioni aggiuntive: Data Totale dimensione Immagini Documenti Musica Video Altro Data di ricezione del messaggio di posta. Dimensioni totali dell allegato. Dimensioni totali dell allegato per la categoria Immagini. Dimensioni totali dell allegato per la categoria Documenti. Dimensioni totali dell allegato per la categoria Musica. Dimensioni totali dell allegato per la categoria Video. Dimensioni totali dell allegato per la categoria Altro Account inattivi L area Account inattivi consente di generare un rapporto che visualizza gli account interni che non sono più attivi. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 26

27 Schermata 12: Account inattivi di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Ambito Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (ultimi 30 giorni). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Un account inattivo è un account che ha ricevuto messaggi di posta ma che non ne ha inviati nell intervallo di date in questione. Il rapporto restituisce un elenco di account inattivi Parole inappropriate L area Parole inappropriate consente di generare un rapporto che identifica eventuali utilizzi di linguaggio inappropriato nei messaggi di posta elettronica. Le parole inappropriate possono includere termini sessisti, razzisti o bestemmie. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 27

28 Schermata 13: Parole inappropriate di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Ambito Destinatari Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (Oggi). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Seleziona tutto, Solo interni, Solo esterni Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato visualizza i dati in una tabella che elenca quanto segue: Data/ora Mittente Oggetto Data e ora del messaggio. Indirizzo posta elettronica del mittente. Oggetto del messaggio Spammer interni Il rapporto Spammer interni consente di generare un elenco che identifica gli account interni di posta degli utenti che includono un vasto numero di destinatari nei loro messaggi di posta. Questo rapporto prende in considerazione i destinatari nei campi A, CC o Ccn. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 28

29 Schermata 14: Spammer interni MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Ambito Includi Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (ultimi 30 giorni). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Specificare il numero di account di posta per includere fino a un massimo di 1000 utenti. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). I dati del rapporto vengono visualizzati in una tabella che elenca quanto segue: Nome utente Numero medio di destinatari Nome utente o indirizzo del mittente. Numero medio di destinatari che hanno ricevuto posta dal mittente durante il periodo di tempo specificato Fuori dagli orari di ufficio Utilizzare questo rapporto per identificare gli utenti di posta interni che inviano messaggi al di fuori degli orari di ufficio. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 29

30 Schermata 15: Fuori dagli orari di ufficio di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Rapporto per Consente di scegliere coloro a cui applicare questo rapporto. Eseguire il rapporto su tutti i dipendenti (predefinito) o su un gruppo di Active Directory. Includi Specificare il numero di risultati da visualizzare, fino a un massimo di Valore predefinito = 50. Ambito Formato rapporto Orari di ufficio Settimana lavorativa Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (questo mese). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Inserire un intervallo di tempo che rispecchia le normali ore lavorative della propria organizzazione. Selezionare i giorni di lavoro della propria organizzazione. I giorni selezionati sono considerati come parte degli orari di ufficio normali. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 30

31 Giorni non lavorativi Utilizzare il calendario per definire i giorni non lavorativi di date passate e future. Le date selezionate sono elencate nella finestra fornita. I giorni non lavorativi possono includere festività pubbliche e giorni di chiusura aziendale. IMPORTANTE Le impostazioni saranno salvate solo se verrà completata la generazione del rapporto. Se si esce dalla pagina prima di generare il rapporto, tutte le impostazioni saranno perdute. Quando si utilizza il pulsante Cancella tutti, le date configurate verranno cancellate per tutti gli anni. I seguenti esempi descrivono in che modo il rapporto funzionerà quando viene configurato in scenari tipici: Scenario 1: Un organizzazione che lavora dal lunedì al venerdì, con orario di inizio e di fine nella stessa giornata, ad esempio dalle 9.00 alle Il rapporto includerà i messaggi di posta inviati tra le e le 9.00 dal lunedì al venerdì e tutta la giornata di sabato e domenica. Scenario 2: Un organizzazione che lavora dal lunedì al venerdì. L orario di inizio e di fine include la mezzanotte, ad esempio dalle alle In questo caso, il rapporto includerà i messaggi di posta inviati tra le 5.00 e le 8.00 dal lunedì al venerdì e quelli inviati di sabato e domenica. I messaggi inviati di sabato tra la mezzanotte e le 5.00 non saranno presi in considerazione, poiché sono inclusi nelle normali ore di lavoro. Scenario 3: Un organizzazione che lavora dal lunedì al venerdì. L orario di inizio e di fine include la mezzanotte, il mercoledì è una festività pubblica. Il rapporto includerà i messaggi di posta inviati tra le 5.00 e le 8.00 dal lunedì al venerdì, i messaggi inviati di sabato e domenica e tutti i messaggi inviati di mercoledì da mezzanotte a mezzanotte. I risultati del rapporto generato vengono visualizzati nel grafico a barra orizzontale. Un riepilogo del rapporto sopra il grafico indica i primi 3 utenti che hanno inviato posta al di fuori degli orari di ufficio. I dati aggiuntivi vengono visualizzati nella tabella sotto il grafico, con le seguenti informazioni: GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 31

32 Numero di messaggi posta elettronica inviati Indirizzo dell utente Numero di messaggi di posta elettronica inviati fuori dagli orari di ufficio Rilevamento fuga di dati Utilizzare questo rapporto per trovare i messaggi di posta che potrebbero contenere dati sensibili. Il rapporto individuerà i messaggi di posta inviati o ricevuti contenenti: Numeri delle principali carte di credito (Visa, Mastercard, American Express, Diner s Club, Discover) Numero previdenza sociale USA Documenti e informazioni confidenziali Il rapporto analizza i messaggi di posta inviati e ricevuti per un utente selezionato. Schermata 16: Rapporto Rilevamento fuga di dati MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 32

33 Ambito Rapporto per Destinatari Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (Ultimi 3 mesi). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Consente di scegliere coloro a cui applicare questo rapporto. Eseguire il rapporto su tutti i dipendenti (predefinito) o su un gruppo o un utente di Active Directory. Destinatari interni, esterni o entrambi. L impostazione predefinita è entrambi. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). I risultati del rapporto generato vengono visualizzati in una tabella in ordine crescente in base alla data. Un riepilogo del rapporto sopra il grafico indica i primi 3 utenti che hanno inviato posta al di fuori degli orari di ufficio. La tabella contiene le informazioni seguenti: Data Mittente Oggetto Visualizza la data e l ora del messaggio di posta. Indirizzo posta elettronica del mittente. Oggetto del messaggio. Le voci nella colonna dell oggetto contengono un collegamento per la visualizzazione del messaggio rilevato. Tipo di fuga Il tipo di fuga può essere: carta di credito, numero di previdenza sociale, dati confidenziali, sanitari, Se vengono rilevati più tipi di fuga, verrà visualizzato solo il primo tipo Ricerca di lavoro Utilizzare questo rapporto per identificare gli utenti interni che scambiano messaggi di posta con i siti di ricerca lavoro. Il rapporto rileva i messaggi di posta inviati o ricevuti contenenti curriculum. Il rapporto consente di identificare i messaggi di posta inviati e ricevuti per un utente selezionato. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 33

34 Schermata 17: Rapporto ricerca di lavoro per MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Ambito Rapporto per Domini Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (questo mese). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Consente di scegliere coloro a cui applicare questo rapporto. Eseguire il rapporto su tutti i dipendenti (predefinito) o su un gruppo o un utente di Active Directory. L elenco di domini riportati in quest area verrà aggiunto ai criteri di ricerca del rapporto. Aggiungere i domini digitando l URL nel campo disponibile e facendo clic su. Per rimuovere un dominio, fare clic su. Cancella tutti rimuove gli URL riportati in elenco. L elenco predefinito dei siti di ricerca lavoro include: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 34

35 I risultati del rapporto generato vengono visualizzati in una tabella in ordine crescente in base alla data. Un riepilogo del rapporto sopra la tabella mostra i primi 3 utenti che hanno scambiato messaggi di posta con i domini di ricerca lavoro. La tabella contiene le informazioni seguenti: Data Mittente Oggetto Visualizza la data e l ora del messaggio di posta. Indirizzo posta elettronica del mittente. Oggetto del messaggio. Le voci nella colonna dell oggetto contengono un collegamento per la visualizzazione del messaggio rilevato Ricerca frase Ricerca di termini o frasi specifici all interno dei messaggi archiviati tramite il rapporto Ricerca frase. Il rapporto esegue query di ricerca sull intero corpo del messaggio e sugli allegati allo scopo di rilevare i messaggi contenenti i termini specificati e visualizza i risultati sotto forma di grafico a torta o a linee in pila. Il rapporto rileva le frasi nei messaggi di posta inviati e ricevuti per un utente selezionato. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 35

36 Schermata 18: Rapporto Ricerca frase MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Ambito Rapporto per Tipo di grafico Frasi Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita (questo mese). È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Consente di scegliere coloro a cui applicare questo rapporto. Eseguire il rapporto su tutti i dipendenti (predefinito) o su un gruppo o un utente di Active Directory. Scegliere tra un grafico a porta e a barre in pila. Il grafico a torta illustra la percentuale totale di messaggi per i risultati trovati mentre il grafico a barre in pila mostra il numero di messaggi inviati giornalmente. Le frasi possono essere composte da una o più parole. Utilizzare le virgolette (") per cercare le frasi esatte o inserire le parole senza le virgolette per cercare le parole immesse. Il limite di 10 frasi assicura che il rapporto non consumi troppe risorse o che richieda troppo per essere eseguito. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 36

37 I risultati del rapporto generato vengono visualizzati in una tabella in ordine crescente in base alla data. Un riepilogo del rapporto sopra il grafico indica il numero totale di messaggi e i messaggi totali che corrispondevano a una frase. La tabella contiene le informazioni seguenti: Data Mittente Oggetto Frase Visualizza la data e l ora di invio del messaggio di posta. Indirizzo posta elettronica del mittente. Visualizza l oggetto dell . Se si dispone dell autorizzazione per visualizzare l , è possibile selezionare le voci nella colonna dell oggetto per visualizzare il messaggio rilevato. La frase che è stata trovata nell Rapporto traffico utente Il grafico Traffico utente fornisce una panoramica dei messaggi di posta scambiati tra gli utenti selezionati e i relativi contatti. Elenca inoltre indirizzi di posta elettronica univoci della posta inviata o ricevuta. Schermata 19: Traffico utente di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 37

38 Ambito Rapporto per Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato elenca la comunicazione relativa all utente o al gruppo selezionato. Gli indirizzi elencati nella tabella mostrano le varie comunicazioni scambiate tra quell indirizzo specifico e l utente o il gruppo selezionato. La tabella sotto il grafico visualizza le seguenti informazioni: Indirizzo Inviati Ricevuti Interne In arrivo In uscita Indirizzo di posta elettronica di contatto. Numero totale di messaggi di posta elettronica inviati. Numero totale di messaggi di posta elettronica ricevuti. Numero totale di messaggi di posta elettronica interni inviati e ricevuti. Numero totale di messaggi di posta in entrata provenienti dal di fuori dell organizzazione. Numero totale di messaggi di posta in uscita inviati a indirizzi al di fuori dell organizzazione Rapporto argomenti messaggi Il Rapporto argomenti messaggi elenca argomenti rilevati nei messaggi scambiati tra gli utenti o gruppi selezionati e i loro contatti. Elenca anche le parole più comuni rilevate all interno dei messaggi. Il presente rapporto utilizza gli indici di ricerca per identificare i termini più utilizzati. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 38

39 Schermata 20: Argomenti messaggi di MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Ambito Rapporto per Formato rapporto Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato mostra la cassetta postale selezionata, che può appartenere a un utente o a un gruppo e la visualizza nella parte superiore del rapporto. Il rapporto di riepilogo visualizza le 5 parole chiave principali per l utente selezionato e il numero totale di messaggi per ogni parola chiave. Un istogramma in pila mostra le 10 parole chiave principali sull asse delle x e il numero di volte che sono state rilevate sull asse delle y. I dati vengono suddivisi in due tabelle sottostanti, come segue: TABELLA Parole chiave principali per l organizzazione Una tabella che elenca le parole chiave e le occorrenze totali di ciascuna parola. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 39

40 TABELLA Argomenti messaggi Una tabella contenente la data, il mittente e l oggetto di ogni messaggio individuato e la frase cercata. La tabella Parole chiave principali per l organizzazione visualizza le informazioni provenienti dai magazzini archivi che rientrano in parte o del tutto nel periodo di tempo richiesto. La tabella Argomenti messaggi mostra le informazioni delle ricevute solamente durante il periodo selezionato Rapporto Indicatori prestazioni posta elettronica Gli indicatori di prestazioni dei messaggi di posta elettronica classificano la produttività degli utenti in base a una serie di indicatori predefiniti delle prestazioni, confrontando le tendenze di utilizzo in un periodo di tempo. I risultati sono utili quando si esegue il rapporto su un gruppo di persone con la medesima descrizione del lavoro, dato che tali persone dovrebbero presentare tendenze di utilizzo della posta simili. I calcoli delle prestazioni sono basati sui messaggi inviati e ricevuti. I risultati vengono visualizzati in base ai seguenti indicatori: È socievole Prende l iniziativa È espressivo È organizzato È responsabile Una persona amichevole, disposta a parlare e a partecipare in attività con altri. È in grado di valutare e avviare le attività in modo indipendente. Una persona in grado di esprimere in modo efficace pensieri o emozioni. Approccio sistematico, apprezza l ordine ed è in grado di adempiere con efficienza alle attività assegnate. Adempie gli obblighi di eseguire un compito come parte del lavoro o del ruolo. È possibile escludere messaggi specifici dal rapporto, così da eliminare determinati messaggi irrilevanti, quali le newsletter o le notifiche automatiche. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 40

41 Schermata 21: Rapporto Indicatori prestazioni posta elettronica MailInsights Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Ambito Rapporto per Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. Selezionare Ultimi 6 mesi o Ultimi 12 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 41

42 Messaggi di posta elettronica esclusi Peso Immettere gli indirizzi di posta elettronica da escludere dal rapporto. Ad esempio, è possibile escludere newsletter e notifiche automatiche di sistema. Ad esempio, Il peso rappresenta le categorie utente che normalmente definiscono gli utenti con un ruolo specifico. Ad esempio, un commesso è solito inviare più messaggi di quelli ricevuti, mentre un account manager riceve più messaggi di quelli che invia. Selezionare dalle opzioni seguenti: Normale: un utente normale invia e riceve quantitativi uguali di messaggi. Mittente pesante: un utente che ricopre questo ruolo solitamente invia più messaggi di quelli che riceve. Formato rapporto Ricevente: un utente che solitamente riceve più messaggi di quelli che invia. Selezionare il tipo di output. I rapporti possono essere esportati come allegato in formato PDF o Excel (.xlsx). Il rapporto generato visualizza un grafico a barre con i dati contraddistinti da colori. Le informazioni per la cassetta postale selezionata, che può appartenere a un utente o a un gruppo, vengono interpretate nelle due tabelle sottostanti al grafico. Le tabelle sono costituite dalle seguenti informazioni: TABELLA Fattori Statistiche raccolte Elenca un punteggio per ciascun indicatore di prestazioni per mese (o per utente se il rapporto viene generato per un gruppo). I messaggi totali vengono elencati per utente (se il rapporto viene generato per un gruppo) o per mese. Indirizzo (utente)/mese Totale messaggi inviati Totale messaggi ricevuti Totale risposte inviate Messaggi totali indirizzati a destinatari multipli ricevuti Messaggi totali indirizzati a destinatari multipli inviati Allegati inviati Allegati ricevuti Rapporto messaggi di grandi dimensioni Il rapporto messaggi di grandi dimensioni visualizza il numero di messaggi superiori a una determinata dimensione che sono stati scambiati tra utenti o gruppi selezionati e i loro contatti. Elenca inoltre le categorie di allegati (ad esempio video, immagini, musica, documenti e altro). GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 42

43 Schermata 22: MailInsights Messaggi di grandi dimensioni Filtrare il rapporto mediante i seguenti criteri: Ambito Rapporto per Dimensione Specificare l intervallo di date oppure utilizzare l impostazione predefinita. È possibile selezionare le date degli ultimi 6 mesi. Selezionare l utente o il gruppo Active Directory. Definisce le dimensioni totali del messaggio in MB (messaggio e allegati). I messaggi superiori alle dimensioni indicate vengono visualizzati nel rapporto. Le dimensioni minime sono 5 MB e sono configurate per impostazione predefinita. Il rapporto generato mostra la cassetta postale per l utente o il gruppo selezionato nella parte superiore del rapporto. Il rapporto di riepilogo visualizza i primi cinque utenti e le dimensioni totali dei messaggi inviati per il periodo specificato. Due grafici visualizzano una rappresentazione grafica delle dimensioni dei messaggi inviati in percentuali, una per i primi cinque utenti e le altre per le categorie di allegato. Ad esempio, se l utente A invia 5 da 5 MB l una (totale di 25 MB) e l utente B invia 4 da 10 MB l una (totale di 40 MB), l utente B disporrà di più %a nel grafico. I dati vengono suddivisi nella tabella sottostante come segue: TABELLA Data Visualizza la data e l ora di invio del messaggio di posta. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 43

44 TABELLA Mittente Oggetto Numero di destinatari Categoria allegato Dimensione Indirizzo posta elettronica del mittente. Visualizza l oggetto dell . Se si dispone dell autorizzazione per visualizzare l , è possibile selezionare le voci nella colonna dell oggetto per visualizzare il messaggio rilevato. Numero totale di destinatari che hanno ricevuto posta dal mittente durante il periodo di tempo specificato. Le categorie file degli allegati alle (ad esempio video, immagini, musica, documenti e altro). Dimensioni totali dell , inclusi gli allegati. 1.7 Modifica delle preferenze utente 1. Selezionare il nome utente visualizzato nell angolo superiore destro della schermata. 2. Dalla casella di riepilogo a discesa Opzioni lingua, selezionare la lingua da visualizzare. 3. Nella sezione Dimensioni massime pagina, indicare il numero di messaggi di posta da visualizzare per pagina. 4. Nella sezione Formato data/ora rapporti di controllo (disponibile solo se si effettua l accesso come amministratore), modificare il formato di data/ora da visualizzare nei rapporti di controllo. 5. Nell area Imposta fuso orario, utilizzare l elenco a discesa per impostare il fuso orario corretto. La data e l ora delle in GFI Archiver verranno visualizzate in base a questa impostazione. 6. Fare clic su Salva. GFI Archiver 1 Utilizzo di GFI Archiver 44

45 2 Configurazione dell accesso client GFI Archiver fornisce l integrazione con vari client e tecnologie di posta elettronica affinché gli utenti possano accedere ai dati archiviati da posizione remote, in ufficio o quando sono in viaggio. Utilizzare la pagina Accesso client per scaricare e configurare quanto segue: GFI Archiver Outlook Connector Assistente archivio di GFI Archiver GFI Archiver File Archive Assistant GFI Archiver Touch App per Windows 8/RT Accesso IMAP Un plugin di Microsoft Outlook che consente agli utenti di visualizzare gli elementi archiviati dal proprio client Microsoft Outlook. Uno strumento che consente agli utenti di archiviare manualmente i messaggi di posta, i file e gli elementi di calendario contenuti nell installazione di Microsoft Outlook. Un agente che consente agli utenti di archiviare i file automaticamente da una cartella sincronizzata o manualmente da qualsiasi percorso sul loro computer. Un app che consente agli utenti di cercare i dati archiviati direttamente da Windows 8 o Windows RT. Configurare un account IMAP sul client di posta elettronica desiderato per visualizzare gli elementi archiviati nelle cassette postali alle quali è consentito l accesso. 2.1 Installazione di Outlook Connector Outlook Connector consente agli utenti di sincronizzare le cartelle Microsoft Outlook con i dati archiviati da GFI Archiver. Outlook Connector può essere scaricato da GFI Archiver: 1. Aprire GFI Archiver. 2. Selezionare la scheda Accesso client. 3. Fare clic sulla scheda Outlook Connector. 4. Selezionare uno dei collegamenti delle opzioni di download disponibili per scaricare Outlook Connector. Le opzioni disponibili sono: Outlook Connector (Outlook a 32 bit) Outlook Connector (Outlook a 64 bit) Scaricare Outlook Connector per la versione a 32 bit di Microsoft Outlook. Scaricare Outlook Connector per la versione a 64 bit di Microsoft Outlook. 5. Fare doppio clic sul file e seguire la procedura guidata per l installazione 6. Per controllare l'installazione, in Microsoft Outlook verificare che sia stata creata una nuova cartella denominata GFI Archiver Mailbox. Per informazioni sull uso di Outlook Connector, fare riferimento al manuale di Outlook Connector disponibile all indirizzo indicato di seguito: Vedere anche: Requisiti di sistema di Outlook Connector GFI Archiver 2 Configurazione dell accesso client 45

46 2.1.1 Requisiti di sistema di Outlook Connector Software I computer dove viene distribuito Outlook Connector devono potersi connettere al server di GFI Archiver. COMPONENTE Versioni supportate di Microsoft Outlook - 32 bit e 64 bit Microsoft Outlook 2003 (compresi i Service Pack 1, 2, 3 o 4) Microsoft Outlook 2007 (compresi i Service Pack 1 o 2) Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2013 Sistemi operativi supportati Windows 8/8.1 Windows 7 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server 2008 Windows Server 2012 Altri componenti obbligatori Windows Server 2012 R2 Internet Explorer 7 o versioni successive (solo modalità di compatibilità con Internet Explorer 9)/Mozilla Firefox/Google Chrome/Safari Porta 80 HTTP (o la porta 443 HTTPS predefinita per connessioni sicure) - utilizzata da Outlook Connector per la connessione a GFI Archiver. Outlook Connector non può essere installato in un server Microsoft Exchange Server. Quando viene utilizzato uno strumento di filtro web, dev essere configurato per consentire tutte le richieste HTTP tra il server di GFI Archiver e Outlook Connector. Assicurarsi che l indirizzo IP del server di GFI Archiver, il nome NETBIOS e DNS non siano bloccati dal filtro web. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a: Hardware COMPONENTE Processore REQUISITI Processore da 1 GHz o superiore. GFI Archiver 2 Configurazione dell accesso client 46

47 COMPONENTE Memoria Archiviazione fisica REQUISITI Minimo: 512 MB di RAM Consigliato: 2 GB di RAM Sono necessari 20 MB di spazio fisico su disco per l installazione di Outlook Connector. Per l archiviazione delle intestazioni dei messaggi e dei messaggi da visualizzare non in linea, lo spazio richiesto sarà superiore Download di GFI Archiver Archive Assistant Archive Assistant è un plugin installato in Microsoft Outlook per consentire agli utenti di archiviare manualmente i messaggi di posta e gli elementi di calendario dal client Microsoft Outlook in GFI Archiver. Per impostazione predefinita, gli elementi archiviati in GFI Archiver vengono organizzati in Microsoft Outlook in una struttura di cartelle identica a quella della cassetta postale dell utente. Archive Assistant può essere scaricato da GFI Archiver. IMPORTANTE Archive Assistant non è disponibile per il download se Archiviazione manuale non è abilitata all interno di GFI Archiver. Contattare l'amministratore di sistema per i dettagli. 1. Nel computer in cui si desidera installare Archive Assistant, accedere a GFI Archiver utilizzando l interfaccia utente Web. 2. Accedere a Accesso client > Archive Assistant. 3. Fare clic su Scarica Archive Assistant 4. Attendere il completamento del download. Il file di installazione dovrebbe venire eseguito automaticamente. 5. Seguire la procedura guidata di installazione per completare l installazione. È possibile installare Archive Assistant nei sistemi Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 e GFI Archiver 2 Configurazione dell accesso client 47

48 3 Configurazione di Archive Assistant Quando Archive Assistant è installato, le impostazioni predefinite sono sufficienti per il funzionamento del componente aggiuntivo. Tuttavia, è possibile personalizzare varie impostazioni in base alle preferenze dell utente. Per modificare le impostazioni predefinite: 1. Aprire Microsoft Outlook. 2. Nella barra multifunzione di Microsoft Outlook, fare clic su Assistente archivio. 3. Nell'elenco a discesa selezionare Impostazioni. Schermata 23: Archive Assistant Impostazioni di configurazione di. 4. Selezionare la scheda Connessione. 5. Nell area Autenticazione, specificare uno o entrambi i metodi di autenticazione: Autenticazione Windows Archive Assistant utilizza le credenziali Windows dell utente per connettersi al server GFI Archiver. Questo metodo viene utilizzato quando si lavora in un ambiente Intranet e si è connessi allo stesso dominio Active Directory del server GFI Archiver. GFI Archiver 3 Configurazione di Archive Assistant 48

49 Autenticazione personalizzata Selezionare questo metodo di autenticazione per connettersi a GFI Archiver da una posizione remota esterna alla rete dell organizzazione. Il Nome utente e la Password forniti qui vengono autenticati nel server GFI Archiver. IMPORTANTE Se sul server è configurata l autenticazione basata su form, Archive Assistant richiede l autenticazione personalizzata. 6. Nell area Indirizzo servizio per GFI Archiver, selezionare dalle opzioni seguenti: Predefinito Personalizzato Ignora errori criterio SSL Questo campo contiene l indirizzo del server se Archive Assistant è installato tramite Oggetto Criteri di gruppo e l amministratore di sistema ha distribuito l indirizzo server. Se il campo è vuoto, quando si tenta di archiviare un messaggio di posta, viene visualizzato un errore. Specificare manualmente l indirizzo di installazione di GFI Archiver. Questa opzione è abilitata per impostazione predefinita. Consente a Archive Assistant di connettersi a GFI Archiver, ignorando gli errori del criterio SSL durante la convalida del certificato remoto fornito da GFI Archiver per l autenticazione. Consente agli utenti di connettersi al server GFI Archiver mediante SSL, anche se il server utilizza un certificato autofirmato, scaduto, cancellato, danneggiato o altrimenti non valido. IMPORTANTE L indirizzo assistenza per GFI Archiver è sempre impostato su Predefinito, anche se Archive Assistant è stato installato manualmente. Se il campo è vuoto, effettuare le azioni indicate di seguito: 1. Contattare l amministratore di sistema e richiedere l indirizzo server 2. Fare clic sul pulsante Personalizzato e digitare l indirizzo fornito nel relativo campo. 7. Fare clic sulla scheda Archiviazione manuale. In Generale, configurare le seguenti Opzioni di archiviazione: Riprova automaticamente in caso di errore reversibile Chiudi automaticamente finestra di dialogo al termine Una volta selezionato, Archive Assistant effettua in automatico un nuovo tentativo di archiviazione del messaggio selezionato quando viene rilevato e risolto un problema. Per chiudere automaticamente la finestra di dialogo Avanzamento archivio dopo l archiviazione del messaggio selezionato, scegliere questa opzione. 8. Fare clic sulla scheda Elimina opzioni. 9. Configurare le opzioni seguenti per i messaggi di posta e per gli elementi di calendario all interno di Microsoft Outlook: GFI Archiver 3 Configurazione di Archive Assistant 49

50 Non eliminare i messaggi archiviati Elimina subito in modo permanente i messaggi archiviati Elimina in modo permanente i messaggi archiviati dopo N giorni Esegui criterio di eliminazione sui messaggi già archiviati Selezionare questa opzione per impedire che tutti i messaggi o gli elementi di calendario vengano eliminati dopo l archiviazione. Se selezionata, i messaggi o gli elementi di calendario verranno eliminati non appena vengono archiviati. Specificare il numero di giorni durante i quali mantenere una copia locale dei messaggi o degli elementi di calendario dopo l archiviazione (l impostazione predefinita è 30 giorni). Se abilitata, il metodo di conservazione selezionato viene applicato a tutti i messaggi di posta o elementi di calendario vecchi, archiviati ma non ancora eliminati. Se questa opzione non viene selezionata, l eliminazione dei messaggi verrà applicata solo ai messaggi di posta/elementi di calendario archiviati da tale giorno in poi. Queste impostazioni non influiscono sui messaggi di posta e sugli elementi di calendario memorizzati nel magazzino archivi di GFI Archiver e a loro volta non sono interessate dai criteri di conservazione configurati in GFI Archiver. 10. Fare clic su OK. 3.1 Distribuzione di File Archive Assistant File Archive Assistant consente agli utenti di archiviare i file come documenti e immagini. Questa operazione può essere eseguita manualmente da qualsiasi percorso sul loro computer o automaticamente, collocando i file da archiviare in una cartella sincronizzata con GFI Archiver. File Archive Assistant può essere installato manualmente o tramite gli Oggetti Criteri di gruppo Active Directory. La distribuzione di File Archive Assistant richiede i passaggi seguenti: PASSAGGIO Passaggio 1 Passaggio 2 Passaggio 3 Passaggio 4 Passaggio 5 Download di File Archive Assistant Installazione di File Archive Assistant nei computer client Configurazione di File Archive Assistant Configurazione ruoli e autorizzazioni per l archiviazione file in GFI Archiver (questo passaggio viene effettuato dall amministratore di sistema) Configurazione impostazioni predefinite di File Archive Assistant in GFI Archiver (questo passaggio viene effettuato dall amministratore di sistema) Download di File Archive Assistant File Archive Assistant può essere scaricato da GFI Archiver come file eseguibile: GFI Archiver 3 Configurazione di Archive Assistant 50

51 1. Nel computer in cui si desidera installare File Archive Assistant, accedere a GFI Archiver utilizzando l interfaccia utente Web. 2. Accedere a Accesso client > File Archive Assistant. 3. Selezionare una delle seguenti opzioni: Scarica la versione a 32 bit Scarica la versione a 64 bit 4. Selezionare Esegui per avviare immediatamente la procedura guidata di installazione, oppure Salva per scaricare il file di installazione nel percorso desiderato, quindi fare doppio clic sul file scaricato per eseguirlo. 5. Seguire la procedura guidata di installazione per completare l installazione. Vedere anche: Configurazione di File Archive Assistant Configurazione di File Archive Assistant File Archive Assistant può essere installato manualmente o dall amministratore di sistema utilizzando oggetto Criteri di gruppo (GPO). Per entrambi i tipi di installazione, l URL del server di GFI Archiver deve essere configurato. Questo è l indirizzo utilizzato da File Archive Assistant per la connessione a GFI Archiver. Al momento di accedere al computer, dovrebbe essere possibile utilizzare File Archive Assistant. Tuttavia, se l autenticazione ha esito negativo, è possibile modificare le impostazioni di connessione che consentono a File Archive Assistant di comunicare con il server di GFI Archiver. Per configurare manualmente File Archive Assistant: 1. Nella barra degli strumenti del desktop di Microsoft Windows, fare clic con il pulsante destro del mouse sull icona File Archive Assistant. 2. Nella scheda Connessione configurare le opzioni seguenti: Autenticazione Windows Autenticazione personalizzata Indirizzo server per GFI Archiver Ignora errori criterio SSL File Archive Assistant utilizza le credenziali Windows dell utente per connettersi al server GFI Archiver. Questo metodo viene utilizzato quando si lavora in un ambiente Intranet e si è connessi allo stesso dominio Active Directory del server GFI Archiver. Selezionare questo metodo di autenticazione per connettersi a GFI Archiver da una posizione remota esterna alla rete dell organizzazione. Il Nome utente e la Password forniti qui vengono autenticati nel server GFI Archiver. Fornire l indirizzo server dove è installato GFI Archiver. Se File Archive Assistant è installato tramite Oggetto Criteri di gruppo, l indirizzo server viene fornito automaticamente nel campo Predefinito. Se il campo è vuoto, quando si tenta di archiviare un messaggio di posta, viene visualizzato un errore. Quando questa opzione è abilitata, File Archive Assistant ignora gli errori del certificato di sicurezza mentre tenta la connessione al server di GFI Archiver. Ciò consente agli utenti di connettersi al server GFI Archiver mediante SSL, anche se il server utilizza un certificato autofirmato, scaduto, cancellato, danneggiato o altrimenti non valido. GFI Archiver 3 Configurazione di Archive Assistant 51

52 Un utente può selezionare sia il metodo di autenticazione Windows che quello di autenticazione personalizzata, fermo restando che le credenziali dell utente inserite nel campo Autenticazione personalizzata siano dello stesso utente connesso al computer. L applicazione proverà a utilizzare Autenticazione Windows per impostazione predefinita, ma se non dovesse riuscire, tenterà con le impostazioni di Autenticazione personalizzata. IMPORTANTE Se si è connessi a Windows e si inseriscono le credenziali di Autenticazione personalizzata per un altro utente, l intera cronologia attività verrà cancellata e le Cartelle di sincronizzazione saranno disabilitate. Sarà necessario creare nuove cartelle sincronizzate per il nuovo utente (una cartella sincronizzata predefinita viene creata automaticamente se questa funzione è configurata in GFI Archiver). 3. Fare clic su Applica. 4. Fare clic su OK Aggiunta di una cartella di sincronizzazione La sincronizzazione file consente agli utenti di sincronizzare i file tra i loro computer e GFI Archiver. I file trascinati nelle cartelle di sincronizzazione vengono caricati automaticamente su GFI Archiver. Per aggiungere le cartelle di sincronizzazione, fare clic con il tasto destro del mouse sull icona di File Archive Assistant nella barra delle applicazioni per aprire la finestra di dialogo delle impostazioni. Nella pagina Impostazioni di File Archive Assistant: 1. Fare clic sulla scheda Cartelle di sincronizzazione. 2. Fare clic su Aggiungi per aprire la Procedura guidata cartella di sincronizzazione. 3. Fare clic su Selezionare la cartella di destinazione sul server di GFI Archiver. Le opzioni aggiuntive includono: Aggiungi cassetta postale Nuova cartella Questa funzione consente di aggiungere la cassetta postale di un altro utente come destinazione per gli elementi archiviati. Digitare il nome dell'utente di Active Directory nel campo Trova cassetta postale. Una volta selezionato il nome, fare clic su Aggiungi cassetta postale. Per aggiungere la cassetta postale di un altro utente, è necessario disporre di accesso ad essa. Per creare una nuova cartella di destinazione nel server di GFI Archiver, fare clic su Nuova cartella. 5. Esaminare il percorso della cartella di destinazione e fare clic su Avanti. 6. Selezionare la cartella locale sul computer. Questa cartella verrà sincronizzata con GFI Archiver e qualsiasi file collocato all interno di questa cartella verrà archiviato automaticamente in GFI Archiver. GFI Archiver 3 Configurazione di Archive Assistant 52

53 7. Esaminare il percorso della cartella locale e fare clic su Avanti. 8. Fare clic su Fine. 3.2 Distribuzione di GFI Archiver App per Windows 8/RT GFI Archiver Touch App consente agli utenti di connettersi al loro archivio da Windows 8 o Windows RT. Gli utenti possono cercare nel magazzino archivio di GFI Archiver e accedere ai messaggi, file, fax e SMS archiviati. GFI Archiver Touch App può essere scaricato da: Requisiti di sistema Processori supportati Sistemi operativi supportati Altro x86, x64, ARM Microsoft Windows 8, 8.1 o RT Connessione HTTP al server GFI Archiver Configurazione di GFI Archiver Touch App Dopo aver scaricato GFI Archiver Touch App, è necessario configurare le impostazioni di connessione che consentono all app di scaricare i dati dal server di GFI Archiver. 1. Aprire GFI Archiver Touch App. GFI Archiver 3 Configurazione di Archive Assistant 53

54 2. Immettere le seguenti informazioni: Host URL Username/ Address Password Domain Digitare il nome del server dove è installato GFI Archiver. Inserire l indirizzo per GFI Archiver nel formato [servername]/archiver Immettere il nome utente utilizzato per accedere all interfaccia utente di GFI Archiver o il proprio indirizzo . Inserire la password associata al proprio nome utente o indirizzo di posta elettronica di GFI Archiver. Immettere l indirizzo del dominio Active Directory dove è installato GFI Archiver: GFI Archiver 3 Configurazione di Archive Assistant 54

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