PROCEDIMENTI UFFICIO I /R.E. CONTABILITA E BILANCIO

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1 PROCEDIMENTI UFFICIO I /R.E. CONTABILITA E BILANCIO Gestione dei rapporti con l Istituto di credito incaricato del servizio di Tesoreria e con la Tesoreria Banca D'Italia Rilevazione fabbisogno settimanale dell'ente ed integrazione "plafond" detenibile in Tesoreria Aggiornamento e verifica delle autorizzazioni alla firma dei mandati (specimen di firma) rilevamento a mezzo delle spese previste da U.O. acquisizione e trasmissione documentazione necessaria settimanale settimanale fax IGEPA - MINECO a richiesta 1 settimana trasmissione atti Istituto Tesoriere Controllo e predisposizione dei tributi e degli oneri riflessi per il unificato mediante ordini prelevamento fondi ed invio telematico (F24) raccolta, verifica e quadratura degli importi da versare dei tributi dell'ente data invio file telematici entro il 15 di ogni mese trasmissione F24 EP e Ordine Prelevamento Fondi IGEPA Monitoraggio delle disponibilità finanziarie su conti correnti esteri aperti per la gestione dei progetti nei Paesi in via di sviluppo esame degli estratti conto finalizzati al rispetto del tetto del 3% tab. B. L. 720/84 cadenza mensile inizio mese successivo comunicazione al Tesoriere del saldo dei conti aperti al di fuori della Tesoreria 1

2 Regolarizzazione sospesi in entrata tramite emissione di reversali Acquisizione richieste anticipazioni in valuta estera acquisizione telematica dei bonifici provenienti dal Tesoriere e dalla Tesoreria Banca d'italia. Trasferimento dei dati su file di rete condivisi con le U.O. Gestione di eventuali assegni bancari registrazione delle operazioni richieste su file dedicati quotidiano quotidiano emissione reversali d'incasso e registrazione su file condiviso quotidiano quotidiano trasmissione al Tesoriere delle note ricevute Estinzione commissioni Tesoriere per operazioni su estero acquisizione in via telematica e caricamento delle commissioni di intervento su bonifici esteri reclamate dal Tesoriere quotidiano trimestre emissione mandato di Predisposizione lettere di regolarizzazione dei sospesi in uscita finalizzate all' emissione di mandati acquisizione in via telematica delle operazioni su estero effettuate dal Tesoriere quotidiano quotidiano predisposizione ed invio note di regolarizzazione alle U.O. di competenza al fine di emettere i corrispondenti mandati Visualizzazione ed importazione flusso informatico da Tesoreria per riscontro di mandati e di reversali acquisizione in via telematica delle operazioni di incasso e quotidiano quotidiano sistemazione manuale di eventuali anomalie registrazione delle operazioni Rilascio carte di credito aziendali esame istanze di richiesta carte di credito a richiesta a richiesta inoltro richieste di emissione all'istituto Tesoriere 2

3 Rilascio carte di credito aziendali controllo estratti conto carte di credito on-line supporto amministrativo contabile alle U.O. quotidiano quotidiano estrapolazioni telematiche dai siti bancari dedicati Emissione distinte mandati e reversali raccolta mandati e reversali quotidiano quotidiano esame degli atti ricevuti ed emissione distinte. Trasmissione degli elaborati al Tesoriere Invio telematico dei flussi distinte estrapolazione dal sistema di gestione contabile quotidiano quotidiano invio telematico attraverso il sistema on-line del Tesoriere Controllo delle gestioni contabili Conciliazione flusso finanziario del personale dipendente con rilevazione in contabilità economico patrimoniale esame delle scritture contabili quotidiano quotidiano allineamento CO.FI. - CO.GE. Allineamento scritture contabili esame dei crediti inesigibili a chiusura esercizio Verifica mensile allineamento contabilità dell'ente/contabilità Tesoreria due settimane emissione decreti di disaccertamento esame delle scritture contabili mensile mensile compilazione quadro di raccordo 3

4 Controllo formale e di legittimità documentazione giustificativa ordinativo di emesso dai singoli CRA esame della documentazione allegata quotidiano quotidiano mandato vistato Controllo formale e di legittimità documentazione giustificativa degli ordinativi di relativi a missioni emessi dai singoli CRA Individuazione e verifica ordinativi di superiori a Euro D.M. n. 40 del Equitalia esame della documentazione allegata quotidiano quotidiano mandato vistato interrogazione Equitalia quotidiano quotidiano autorizzazione Equitalia / mandato ad Equitalia Richiesta eventuale integrazione documentazione ai CRA a supporto ordinativo di contatti con CRA quotidiano quotidiano completamento documentazione Rapporti con Amministrazioni esterne Adempimenti di cui art. 18 D.L. 78/2009 Tesoreria Statale classificazione e quantificazione dei movimenti dei conti di Tesoreria e Tesoreria Banca D'Italia mensile mensile caricamento giacenze dei conti di Tesoreria sul sito dedicato art. 18 MINECO on-line. 4

5 Rapporti con il Ministero Salute inerenti ai finanziamenti per il funzionamento dell'iss acquisizione decreti Ministeriali a scadenza a scadenza elaborazioni file per la tenuta conti ed emissione reversali d'incasso Servizi a terzi e Missioni Registrazione ed emissione delle fatture attive sul sistema contabile di gestione acquisizione documentazione concernente le attività istituzionali quotidiano quotidiano trascrizione delle informazioni su file dedicati finalizzati all'emissione delle reversali d'incasso Registrazione ed emissione delle fatture attive sul sistema contabile di gestione acquisizione documentazione concernente le attività commerciali quotidiano quotidiano emissione e trasmissione fatture attive Restituzione somme versate per mancate prestazioni resi a terzi raccolta e valutazione documentazione richieste di restituzione a richiesta settimana emissione decreto e mandato di restituzione Esame scadenzario pagamenti insoluti verifica fatture attive non incassate settimanale invio lettera di sollecito Liquidazione missione Presidenza e DSA, diarie CRL, liquidazione gettoni per ispezioni acquisizione documentale concernenti i pagamenti da effettuare quotidiano quotidiano emissione mandati di 5

6 Pagamento prestazioni occasionali e professionali Versamento Irap e oneri riflessi concernenti le missioni acquisizione documentale concernenti i pagamenti da effettuare elaborazione dei dati per la definizione degli oneri da versare quotidiano quotidiano emissione mandati di mensile entro il 15 di ogni mese emissione mandati di Servizio di cassa interno Emissione mandati per alimentare il fondo del Cassiere Contatti con l'istituto Tesoriere per prelievi e depositi Pagamenti effettuati (anticipi missioni e rimborsi) valutazione esigenze istituzionali finalizzati alla copertura richieste per esigenze Istituzionali richieste per esigenze istituzionali verifica della corrispondenza impegno/anticipo missione settimanale settimanale emissione mandato quotidiano quotidiano prelevamento contanti e assegni quotidiano quotidiano corresponsione in contanti dell'anticipo richiesto Scritture giornaliere dei prelevamenti e pagamenti effettuati sul registro di cassa Carte di Credito Verifica di cassa trimestrale da parte dei Revisori dei conti annotazione sui Registri Contabili e contestuale raccordo con il sistema contabile integrato valutazione delle esigenze manifestate controllo buoni di cassa e verifica dell'allineamento con il conto del Tesoriere quotidiano quotidiano registrazioni a richiesta a richiesta utilizzo carta di credito e bancomat a scadenza a scadenza redazione verbale di verifica 6

7 Distribuzione mensile dei buoni pasto presa in carico e controllo mensile mensile distribuzione Verifica esposizione debitoria dell Ente Rilevazione dell' indebitamento totale verso i fornitori (semestrale) Rilevazione dell' indebitamento verso i singoli fornitori (semestrale) Selezione fornitori oggetto di circolarizzazione (scaduto scadere ) semestrale Preparazione lettere di richiesta trasmissione estratti conto indirizzate ai fornitori selezionati ai fini della circolarizzazione semestrale Spedizione lettere ai fornitori Archiviazione estratti conto arrivati e apertura fascicolo per singolo fornitore interrogazione partite aperte su SCI interrogazione del singolo fornitore partite aperte su SCI 31/12 e 30/06 elenco totale fornitori 31/12 e 30/06 dettaglio partite aperte per ogni singolo fornitore stampa scaduto scadere 31/12 e 30/06 elenco scaduto scadere compilazione e stampa moduli invio lettere per posta interna 02/01 e 1/07 lettere 14/01 e 7/07 elenco lettere archiviazione cartacea 15/01 e 8/07 fascicoli Confronto tra risultanze contabili dei fornitori e quelle dell ISS: rilevazione e analisi delle differenze confronto cartaceo e informatico tra partite aperte ISS e ogni singolo fornitore 15/01 e 8/07 20/04 e 20/11 schede Excel per ciascun fornitore 7

8 Riconciliazione contabile dei debiti regolarizzazione dei pagamenti 15/01 e 8/07 20/04 e 20/11 schede Excel per ciascun fornitore Riepilogo di sintesi dei dati rilevati ed esposizione degli stessi nella relazione finale elaborazione foglio Excel 30/04 e 30/11 riepilogo Excel e relazione finale Elaborazione e redazione bilancio di previsione (Preventivo finanziario - Quadro generale riassuntivo della gestione finanziaria - Preventivo economico) Acquisizione indirizzo politico Traduzione in indirizzi operativi Negoziazione budget con CRA acquisizione atti organo politico predisposizione indirizzi operativi acquisizione richieste da CRA 30-giu 10-lug atto di indirizzo 11-lug 20-lug indirizzi operativi 01-set 30-set bozza documento di budget Presentazione proposta di budget formulazione proposte 01-ott 15-ott proposta di budget Eventuali correzioni budget apposizione correttivi 15-ott 20-ott correzioni Presentazione proposta di budget definitiva redazione proposta di budget 20-ott proposta budget definitiva 8

9 Approvazione proposta di bilancio redazione atto definitivo 30-ott atto definitivo Elaborazione e redazione Bilancio d'esercizio Bilancio di verificazione: controllo dell'eguaglianza tra addebitamenti ed accreditamenti Scritture rettificative di chiusura verifica uguaglianza addebitamenti e accreditamenti scritture rettificative di chiusura 01-gen 15-gen bilancio di verificazione 16-gen 31-gen rilevazione ratei attivi e passivi, fatture da emettere e da ricevere, risconti attivi e passivi, capitalizzazione dei costi Determinazione della variazione valorizzazione delle 01-feb 08-feb calcolo e valorizzazione delle rimanenze di magazzino rimanenze rimanenze Epilogo al conto economico dei formulazione proposte 15-feb 28-feb epilogo al conto economico componenti positivi e negativi di reddito dei componenti positivi e negativi di reddito Determinazione del risultato d'esercizio apposizione correttivi 01-mar 08-mar rilevazione risultato d'esercizio Chiusura generale dei conti (attività, passività e patrimonio netto) redazione proposta di budget 09-mar 11-mar chiusura generale dei conti (attività, passività e patrimonio netto) Redazione conto economico conto economico 11-mar 20-mar conto economico Redazione Stato patrimoniale stato patrimoniale 11-mar 20-mar Stato Patrimoniale 9

10 Redazione Nota Integrativa nota Integrativa 21-mar 30-mar Nota integrativa Elaborazione e redazione Rendiconto finanziario Ricognizione e determinazione redazione DAR 01-gen 15-gen decreti accertamento residui residui attivi e passivi Verifica provvedimenti relativi a verifica DAR redatti dai CRA 16-gen 31-gen decreti accertamento residui residui attivi e passivi redatti dai CRA Verifica saldi di cassa con Istituto verifica risultanze SCI 01-feb 08-feb concordanza Tesoriere e Tesoreria Provinciale dello Stato (Banca d'italia) Redazione Conto Consuntivo atti propedeutici 15-feb 28-feb Conto Consuntivo Determinazione Situazione Amministrativa e relativo Avanzo di Amministrazione Trasmissione delibere approvazione Rendiconto Generale evidenziazione Avanzo di Amministrazione inoltro delibere Uffici interni ed esterni 01-mar 08-mar Situazione Amministrativa 09-mar 30-mar Lettere di trasmissione 10