Progetto: Mail. Sotto Progetto: Webmail. Componente: Manuale operativo. Manuale operativo. codice: 01 rev.: 2.0 data: 29-lug-2004

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1 Progetto: Sotto Progetto: Componente: Mail Webmail Manuale operativo Manuale operativo codice: 01 rev.: 2.0 data: 29-lug-2004

2 Word Processor: WinWord 2000 REVISIONI (*) Rev. Data Autore/i Firma Descrizione /04/2004 Francesca Melotti Prima Stesura /07/2004 Guido Silvestri Descritte nuove funzionalità /07/2004 Luca Berlinghieri Aggiunto dettaglio cambio Password Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 2/22

3 INDICE 1. Introduzione Premessa Scopo Login (autenticazione utente) Inbox (posta in arrivo) Address book - Contatti Compose Message Scrivi messaggio Settings - impostazioni Mail Options (Opzioni Messaggio ) Modifica della Password Filtering Options (Opzioni filtro) Appearence (Aspetto) Folder Manager (Amministrazione cartelle) Remote Servers (Server remoti) Funzionalità Risponditore Automatico Impostazione autoresponder e account personale Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 3/22

4 1. Introduzione 1.1 Premessa ITLINE ha messo a disposizione dei propri clienti il servizio di web-mail, offrendo la possibilità di leggere ed inviare messaggi di posta elettronica da qualsiasi PC con accesso ad internet. 1.2 Scopo Obiettivo del presente documento è di illustrare l operatività del prodotto. Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 4/22

5 2. Login (autenticazione utente) Pagina di accesso alla web-mail. Richiede l inserimento da parte dell utente del nome utente e della password relative alla propria casella di posta. Fig. 1 Log-in utente Descrizione campi : Nome Utente Password Obbligatorio. Nome utente di accesso. Obbligatorio. Password relativa. Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 5/22

6 3. Inbox (posta in arrivo) La prima pagina cui si accede dopo l autenticazione utente. Qui vi è l elenco dei messaggi di posta ricevuti dall utente. Cliccando sull indirizzo del mittente si accede alla lettura dell intero messaggio, con la possibilità di rispondere o inoltrare lo stesso, o altrimenti di cancellarlo per sempre dal server di posta. Per eliminare più di un messaggio direttamente da questa schermata, selezionare i messaggi interessati, e premere il tasto Elimina a fondo pagina. Per spostare uno o più messaggi in altre cartelle (Bozze, Cestino, Posta inviata), selezionare i messaggi, e selezionare dal menu a fondo pagina la cartella di destinazione. E possibile effettuare un semplice spostamento, o una copia. Per fare apparire i messaggi come letti, non letti, con o senza priorità, utilizzare il menù di selezione a fondo pagina Mark. Fig. 1 Casella posta in arrivo Per passare alle altre cartelle: Sent Items (Posta Inviata), Trash (Cestino), Drafts (Bozze), ciccare sui link alla sinistra dell elenco messaggi. Apparirà l elenco dei messaggi ad esse appartenenti. Sotto, appare la lista dei contatti (rubrica) salvati dall utente. Con la possibilità di aggiungerne di nuovi, o di modificare e cancellare quelli esistenti. Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 6/22

7 4. Address book - Contatti L elenco dei contatti in rubrica dell utente. Selezionando il nome, si accede alla modifica dei dati relativi al contatto. A destra, si trovano due bottoni: Addresses (indirizzi) e Groups (Gruppi). Alla sezione Addresses si accede di default. Nella sezione gruppi, si ha la gestione dei gruppi. Fig.1 Lista contatti Il bottone Import Addresses (Importa Contatti), permette agli utilizzatori di Outlook express e Microsoft Outlook di importare i propri contatti sulla web-mail. Il bottone Delete Selected (cancella selezionati) permette di cancellare tutti i contatti selezionati. Il bottone New Contact (Nuovo Contatto) da accesso all inserimento di un nuovo contatto. Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 7/22

8 5. Compose Message Scrivi messaggio La pagina in cui l utente può scrivere messaggi, anche di risposta o di inoltro. Fig.1 Componi messaggio From Account (dall account). Permette a coloro che hanno più di una casella presso Itline di selezionare quello con cui desiderano mandare il messaggio. To (a). Area di testo in cui inserire l indirizzo del destinatario. CC (cortese conoscenza). Area di testo in cui inserire gli indirizzi di coloro cui il messaggio dovrà giungere per conoscenza. Importance (Priorità). Menu di selezione dell importanza attribuita al messaggio (Alta, Media, Bassa). Subject (Oggetto). L oggetto del Messaggio. Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 8/22

9 Bcc (cortese conoscenza nascosta). Area di testo in cui inserire gli indirizzi di coloro cui il messaggio dovrà giungere per conoscenza nascosta. Request read receipt (Richiesta di conferma di ricevimento). Se selezionato fa apparire al destinatario una richiesta di conferma dell avvenuta lettura del messaggio. Attachments (Allegati). Consente la selezione sul file system dell utente dei file da allegare. Add Attachment (Aggiungi allegato). Consente di allegare fisicamente il file selezionato. Enable HTML Composition (Abilita formato HTML). Da accesso ad una nuova area di composizione con cui formattare il testo. Send (Invia). Bottone di invio della mail Preview (Anteprima). Anteprima del messaggio Save Draft (Salva come Bozza). Permette di salvare il messaggio come bozza per inviarlo in seguito. Clear (Elimina). Permette di eliminare il messaggio in composizione. Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 9/22

10 6. Settings - impostazioni 6.1 Mail Options (Opzioni Messaggio ) Sono le preferenze relative ai messaggi, alla loro visualizzazione e ai nuovi rilevamenti Fig. 1 Opzioni mail Name (Nome). Casella di testo. Consente di scegliere il nome che si desidera venga visualizzato dai destinatari del messaggio. Reply-To Address (indirizzo mittente). Casella di inserimento testo. Consente di inserire l indirizzo di posta con cui appariranno i propri messaggi ai destinatari. E molto utile e configurare questa opzione. Altrimenti ai destinatari apparirà un indirizzo talvolta irriconoscibile. Change Password Nel WebMail è prevista anche una nuova funzionalità che permette ad ogni singolo utente di cambiare in autonomia la password della propria casella di posta. Per effettuare tale operazione è necessario accedere al software WebMail e cliccare su bottone Change Password" presente nella pagina di configurazione del software. Questa nuova funzionalità allinea il servizio di WebMail alle nuove specifiche di privacy dettate dalle legge 675/96 integrate recentemente con il D.L.GS. 196/03. (vedi paragrafo 6.2) Create Autoresponder (vedi capitolo 7.0) Messages Per Page (Messaggi per pagina). Consente di scegliere il numero di messaggi che si desidera visualizzare per ogni schermata. Auto refresh inbox (Aggiornamento automatico inbox). Indica ogni quanti minuti l utente desidera che i nuovi messaggi siano rilevati. Auto logout (logout automatico). Indica dopo quanti minuti di inattività dell utente la sessione arriva in scadenza e l utente si deve autenticare nuovamente. Display Reply and Forward (Visualizzazione tasti di risposta e inoltro). L utente può scegliere se visualizzare i tasti di risposta e inoltro messaggio nella schermata posta in arrivo. Funzionalità sconsigliata per coloro che hanno un monitor a bassa risoluzione. I tasti di cui sopra, saranno visualizzati in fase di lettura del messaggio. Enable Dynamic Inbox Resizing (Abilita auto dimensionamento inbox). Funzionante solo con versioni Internet Explorer 5.5 o superiori o con Netscape 7. Consente l auto dimensionamento delle schermate di webmail, per la migliore visualizzazione con qualsiasi risoluzione video. Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 10/22

11 Enable HTML Editing (Abilita la composizione in formato html). Da la possibilità di scegliere se la composizione del messaggio deve avvenire con formattazione html. Funzionante solo con versioni Internet Explorer 5.5 o superiori o con Netscape 7. Auto Delete Trash (Eliminazione automatica cestino). Attivando questa funzione, l utente vedrà automaticamente eliminati i messaggi cancellati, senza che avvenga il passaggio per il cestino. Empty on logout (Vuoto al logout). Con questa funzione l utente sceglie se eliminare i messaggi in cestino al logout dalla web-mail. Signature (Firma Digitale). L utente ha la possibilità di caricare dal proprio file system un file di testo contenente la firma che desidera accodare ad ogni messaggio in uscita. 6.2 Modifica della Password Per poter modificare la propria password di posta si deve essere in possesso dei seguenti requisiti: Accesso ad Internet Conoscenza del proprio username collegato alla (quella configurata nell account di posta) La attuale password della posta Per poter accedere al servizio è necessario collegarsi al servizio WebMail ( e, una volta che ci si è autenticati, si deve accedere alla pagina delle impostazioni. Fig. 1 - Accesso alle impostazioni Una volta premuto il bottone delle impostazioni si otterrà una schermata come la seguente: Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 11/22

12 Fig. 2 - Accesso per cambio della password, cliccare su Change Password Una volta cliccato il bottone per la modifica della password si otterrà una schermata simile alla seguente: Fig. 3 Accesso Per poter modificare la propria password si devono compilare i campi nel seguente modo: Campo Descrizione Esempio Login Si deve inserire la propria login di posta, quella che è stata inserita all interno luca dell account configurato nel proprio Mailer (ad es: Outlook). Non deve essere inserita la mail completa, luca.berlinghieri@dp2000.it, ma la login (vedi esempio). Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 12/22

13 Password Si deve inserire la password, utilizzata fino a questo momento, completa facendo Originale attenzione a rispettare le maiuscole minuscole. Nuova Si deve inserire la nuova password Password Verifica Si deve reinserire la nuova password in modo che il software ne verifichi Nuova l uguaglianza con quella precedentemente indicata Password PizzA Spag12345 Spag12345 Note sulla nuova Password: Il software controlla che la nuova password sia creata in modo tale da non essere facilmente individuabile. Nel caso la password sia troppo semplice il software rifiuterà la password segnalando un errore. Di seguito le norme per la creazione di una password sicura 1. deve essere lunga almeno 8 caratteri 2. deve contenere numeri e lettere 3. non deve essere una parola di uso comune (ne inglese ne italiano) 4. deve contenere lettere maiuscole e minuscole 5. non deve cominciare con un numero o caratteri speciali Esempi di password corrette: sdf43gty af!12gfth lu32r1tca Note sui tentativi non andati a buon fine: Per evitare che qualche malintenzionato cerchi di modificare le password, con sistemi di brute-force o basandosi su dizionari, il software effettua un controllo sul numero di tentativi non andati a buon fine. Dopo 3 tentativi non andati a buon fine il software impedisce qualsiasi altro tentativo per il dato utente. Nel caso ci si trovi in questa condizione o si abbiano difficoltà a reperire le informazioni necessarie è sufficiente contattare il reparto sistemi. Una volta premuto il tasto Invia il software cercherà di modificare la password; nel caso l operazione vada a buon fine verrà restituita una schermata come la seguente: Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 13/22

14 Fig. 4 - Password Cambiata Nel caso la modifica non sia andata a buon fine sarà presentata una schermata come la seguente: Fig. 5 - Errore cambio Password Nel caso di errori il software fornisce indicazioni relativamente alla motivazione della non andata a buon fine. In caso di problemi contattare il reparto sistemi. Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 14/22

15 6.3 Filtering Options (Opzioni filtro) Sono le regole che l utente desidera siano applicate ai messaggi in arrivo. Ovvero consentono, se il messaggio arriva da un determinato indirizzo, o con un determinato oggetto, di spostarlo in una cartella determinata. Fig. 1 Opzioni filtro Filter Name (Nome filtro). E il nome identificativo della regola. If From Contains (se il mittente contiene). Scelta del mittente che si vuole gestire in modo differenziato. Or subject contains (o l oggetto contiene). Scelta del tipo di oggetto messaggio, da gestire in modo differenziato). Then Move to folder (spostarlo nella cartella). Scelta della cartella in cui il messaggio sarà spostato. Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 15/22

16 6.4 Appearence (Aspetto) Sono le regole che l utente desidera siano applicate ai messaggi in arrivo. Ovvero consentono, se il messaggio arriva da un determinato indirizzo, o con un determinato oggetto, di spostarlo in una cartella determinata. Fig.1 Schermata aspetto Theme (Tema). Scelta di un tema di colore da applicare alla propria webmail. Vi sono diverse opzioni, da selezionare con menù a tendina. A sinistra per ciascuna di esse appare un anteprima della versione di colore. Vi è la possibilità di un ulteriore personalizzazione, con la modifica dei singoli colori caratteristici dei messaggi: Background: colore di sfondo pagina Primari: colore principale Secondary: colore secondario Tertiary: colore terziario Border: bordo Link: Colore che caratterizza le parole calde Visited link: Colore attribuito ai link visitati Active link: Colore attribuito ai link attivi Mouse Over link: colore dei link al passaggio del mouse. Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 16/22

17 6.5 Folder Manager (Amministrazione cartelle) Sono le cartelle su cui vengono ripartiti i messaggi. In questa sede è possibile creare sottocartelle per ogni cartella principale. Fig. 1 Amministrazione cartelle Premendo il pulsante Create Sub folder, appare un area di testo in cui inserire il nome della nuova cartella, e il menu a tendina in cui scegliere di quale cartella principale, la nuova cartella sarà figlia. Scelte possibili: Inbox (Posta in arrivo), Sent Items (posta inviata), Trash (cestino), Drafts (bozze). Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 17/22

18 6.6 Remote Servers (Server remoti) In questa sede è possibile impostare altre caselle di posta che risiedono su altri server, da visualizzare con webmail. Fig. 1 Amministrazione server remoti User Information (Informazioni sull utente) Remote Server Alias (Alias del server remoto) Name (Nome utente) Address (Indirizzo ) Logon Information (Informazioni di accesso) Username (Nome utente) Password (password) Server Information (Informazioni sul server) Incoming (POP3) Address (server di posta in arrivo ) Es: pop3.iline.it Outgoig (SMTP) Address (Server di posta in uscita) Es: mail.itline.it Connect with ssl (Connessione con SSL) Connessione sicura. Solitamente impostata a no. Port (porta). La porta di comunicazione per la posta. Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 18/22

19 7. Funzionalità Risponditore Automatico Tramite la casella Impostazioni è possibile usufruire di un applicazione personalizzata per la gestione delle funzionalità di web mail dell utente. L applicazione in questione è una sorta di Risponditore Automatico che l utente può attivare quando si trova impossibilitato a rispondere alle . Il risponditore automatico consiste in una frase personalizzata che il server invia in automatico a tutti gli utenti che lo contatteranno finché il risponditore automatico stesso è attivo. Per loggarsi all interno del sistema è sufficiente caricare la pagina nel proprio browser e dalla finestra di log-in utente digitare la propria username e password. Fig.1 Log-in Utente Una volta entrati all interno del sistema saranno disponibili una serie di funzionalità. Per Visualizzarle basterà cliccare su impostazioni. Vediamo in dettaglio l Autoresponder. Fig. 2 Link casella impostazioni Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 19/22

20 7.1 Impostazione autoresponder e account personale Il link all autoresponder sarà visibile una volta cliccato sulla casella Impostazioni. Nella schermata che si presenterà sarà visibile un bottone Create Autoresponder che aprirà una nuova finestra in una popup. Fig. 1 Link al risponditore automatico Cliccando nel bottone Create Autoresponder si entrerà nel sistema di risponditore automatico. L autoresponder chiederà all utente l accettazione del certificato di sicurezza SSL* (vedi Fig.2) *SSL è il protocollo di sicurezza utilizzato per i moduli di richiesta informazioni/prenotazioni dal nostro server; la sua tecnologia prevede che le informazioni riservate viaggino su Internet solo in forma criptata, e quindi codificate secondo un complesso algoritmo matematico che ne garantisce la sicurezza. L'invio e la ricezione di dati in connessione ad un Server Sicuro SSL viene segnalata dal browser con specifici messaggi di avvertimento e con l'indirizzo della pagina caratterizzato dal prefisso https Fig. 2 Accettazione certificato di sicurezza (fate click su si ) Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 20/22

21 Dopo aver accettato il certificato per una maggior sicurezza il sistema chiederà all utente di digitare nuovamente le username e password utilizzate precedentemente per l accesso alla webmail. Fig. 3 Log-in Username e la Password Ogni utente accede all autoresponder e al modulo di modifica password con il proprio username e password di posta elettronica. Il sistema per una maggiore sicurezza chiederà di ridifitare l username e la password usati per loggarsi nella webmail. Cliccando su change Password si accederà ad una semplice form che permette di modificare la propria password di accesso alla posta elettronica, a webmin e agli eventuali accessi FTP consentiti sulla macchina. Cliccando sull'icona Others viene visualizzata la sezione dedicata all'autoresponder. Fig. 4 Link Vacation AutoReply Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 21/22

22 CLiccando su Vacation Auto-Reply è possibile attivare, disattivare o modificare il messaggio inviato automaticamente dal server ogni qual volta viene ricevuta una mail dall'utente in questione (Vedi Fig. 6) Fig. 5 Modulo Autoresponder Attenzione! : nella casella From è importante ricordarsi di cancellare il testo dopo (in questo caso dns) e digitare il dominio corretto es: itline.it La casella di testo permette l inserimento di un messaggio personalizzato da inviare in automatico a chi contatta la persona momentaneamente assente. Se ad esempio vogliamo comunicare a chi ci contatta che saremo assenti per un determinato lasso di tempo basterà inserire il testo desiderato e cliccare sul pulsante Update Vacation Message. Successivamente si dovrà cliccare su Enable Vacation il quale automaticamente cambierà stato in Disable Vacation ad indicare che il modulo è attivo. Da questo momento in poi tutte le persone che ci contatteranno via riceveranno il vostro messaggio di avviso personalizzato. Naturalmente nella casella di posta saranno presenti tutti i messaggi ricevuti per cui al ritorno l utente potrà rispondere a tutte le mail senza problemi. Per disabilitare il modulo di autoresponder è sufficiente cambiare lo stato del pulsante all inverso, da Disable Vacation in Enable Vacation e tutto tornerà come prima. Codice: MUG_APPLC03025_02.doc Rev.: 2.0 Data: 2029-lug-2004 Pag. 22/22