Novita portale fornitori Eni Aggiornamento del 02/10/2017

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1 Novità portale fornitori Eni - Aggiornamento del 02 ottobre 2017 Pagina 1 di 6

2 INDICE 1. Obiettivi del documento Visualizzazione fatture Comunicazioni e richieste informazioni Avvisi di pagamento Fatture con Ritenuta di Acconto Agenzie marittime Appoggi bancari esteri... 6 Pagina 2 di 6

3 1. Obiettivi del documento Il presente documento descrive le modifiche che Eni ha apportato, a partire dal 2 ottobre 2017, al proprio portale fornitori. Le novità riguardano le seguenti funzioni: Visualizzazione fatture Comunicazioni e richieste informazioni Avvisi di pagamento Fatture con Ritenuta d Acconto Agenzie maritime Appoggi bancari esteri 2. Visualizzazione fatture Sono state apportate delle modifiche all elenco dei dati che vengono visualizzati nella funzione di VISUALIZZAZIONE FATTURE. In particolare sono stati aggiunti la Data Caricamento della fattura nel portale e l ID Eni, che rappresenta il numero univoco che il sistema contabile Eni assegna ad ogni Fattura ricevuta, mentre è stato eliminato l IBAN indicato in fase di caricamento, che è possibile visualizzare estraendo la Lista Excel dei document selezionati. L IBAN viene inoltre riportato nella pop up di Dettaglio Fattura che è possibile visualizzare, utilizzando il link sul Numero Fattura, dopo che questa è stata contabilizzata. 3. Comunicazioni e richieste informazioni Sono state potenziate le funzionalità che consentono ai fornitori di dialogare con l unità amministrativa di contabilità fornitori dell Eni. In particolare, è stata creata una funzione che consente di selezionare le fatture per le quali si intende: Pagina 3 di 6

4 a) Richiedere informazioni circa lo stato di lavorazione e/o di pagamento di una o più fatture b) Comunicare errori commessi nella fase di caricamento sul portale di nuove fatture. Per utilizzare questa possibilità si deve entrare nella funzione di VISUALIZZAZIONE FATTURE e, dopo aver ottenuto l elenco: i. selezionare le fatture per cui si vuole effettuare la richiesta o inviare la comunicazione (è possibile effettuare una selezione multipla solo per fatture inviate ad una stessa società) ii. premere il bottone Richiesta Info Test SpA Test SpA Test SpA Il sistema propone la maschera di INVIO COMUNICAZIONI precompilata con il numero delle fatture selezionate in precedenza. L utente deve, quindi, selezionare il Tipo Comunicazione di proprio interesse e completare il testo del messaggio. Non è possibile allegare nessun documento, neppure l immagine delle eventuali fatture errate da sostituire. Gli addetti Eni provvederanno a lavorare la comunicazione e a rispondere al richiedente fornendo le istruzioni su come procedere. Pagina 4 di 6

5 Oltre a quella sopra descritta il sistema dispone anche di una generica funzione di COMUNICAZIONI con la quale è possibile inviare richieste riguardanti: a) le fatture pagate con un bonifico b) estratti conto c) solleciti al pagamento d) Legge 136 e) operazioni di trasformazione societaria Per ogni richiesta compilata è necessario indicare la società del Gruppo Eni destinataria e, con questa funzione, è anche possibile trasmettere allegati. Per tutte le comunicazioni inviate il richiedente riceverà, nella propria casella di posta elettrionica, copia della mail indirizzata dal sistema agli addetti Eni. Ricordiamo, infine, che per richiedere suppoprto circa l utilizzo del sistema, per segnalare malfunzionamenti o per richiedere abilitazioni si deve inviare una mail alla casella di posta fatturaelettronica@eni.com, indicando nell oggetto il tipo di richiesta. 4. Avvisi di pagamento La nuova versione del Portale Fornitore presenta dei miglioramenti anche nella funzione di riguardante gli Avvisi e Lettere Commerciali dove: a) è stato aggiunto un link che consente di richiamare automaticamente la funzione che elenca le fatture pagate b) nel caso in cui sia stata effettuata una compensazione con fatture che Eni ha emesso verso il fornitore, queste saranno elencate insieme a quelle liquidate Pagina 5 di 6

6 5. Fatture con Ritenuta di Acconto Per i fornitori italiani è stata aggiunta la possibilità di inviare tramite il portale anche le fatture assoggettate a Ritenuta di Acconto. Per chi utilizza la funzione di CARICAMENTO XML è sufficiente valorizzare gli appositi campi già previsti nel tracciato, mentre chi usa il CARICAMENTO PDF troverà un nuovo campo denominato Prestazione soggetta a ritenuta di acconto che, se valorizzata con SI, permette di visualizzare i campi in cui inserire le informazioni riguardanti la Ritenuta. UIsando il tasto Aggiungi compare la Pop up in cui indicare le informazioni riguardanti la Cassa Professionisti. 6. Agenzie marittime Il sistema è stato implementato anche per gestire la spedizione di documenti da parte delle Agenzie Marittime, che devono inviare, oltre alla propria fattura, anche il riepilogo delle fatture da loro pagate in nome e per conto di Eni. Questa funzionalità viene attivata per i fornitori che ne fanno richiesta inviando apposita comunicazione alla casella di posta fatturaelettronica@eni.com 7. Appoggi bancari esteri La nuova versione del portale consente la gestione di appoggi bancari di banche non italiane. Chi ha questa necessità può chiedere, mediante l apposita funzione Anagrafica, di aggiungere una appoggio bancario estero che potrà essere selezionato in fase di caricamento della fattura. Pagina 6 di 6