G.A.R.C. 3.0 Gestione Automatica Recupero Crediti

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1 Pag. 1 di 29 IL RECUPERO DEL TEMPO E DELL EFFICIENZA RAPPRESENTA IL PRIMO PASSO PER LA GESTIONE DEL RECUPERO CREDITI...

2 Pag. 2 di 29 SOMMARIO PRESENTAZIONE DI...3 CON G.A.R.C. FAI TRE BUCHE CON UN COLPO SOLO...5 CONFIGURAZIONE DI G.A.R.C. : CONFGARC...7 LA GESTIONE DEL RECUPERO CREDITI: GARC...11 GESTIONE PRATICHE GESTIONE AGENTI GESTIONE ACQUISITORI GESTIONE INFORMAZIONI GESTIONE STAMPE GESTIONE INTERNA ED ESTERNA L ANALISI STATISTICA DI G.A.R.C. : STATGARC...24 L AMBIENTE OPERATIVO DI...27 PROTEZIONI E DIRITTI DI AUTORE DI...29

3 Pag. 3 di 29 Presentazione di ( ) è un programma innovativo che permette di ottimizzare l attività di una Società operante nel settore del recupero crediti, garantendo un immediato aumento della produttività, del controllo e della sicurezza ed una significativa riduzione dei costi operativi. G.A.R.C. consente: la gestione automatica dei principali attori del recupero (Società affidanti - Clienti, Società di recupero crediti, Acquisitori e Agenti di recupero, Debitori e figure a questi correlate) e di tutte le operazioni che normalmente vengono effettuate sulla pratica affidata; una vera e propria gestione dinamica ed un puntuale controllo del flusso di informazioni e la possibilità di analisi e valutazioni statistiche in tempo reale. L automazione del processo di recupero di un credito avviene senza stravolgere radicalmente la metodologia di lavoro standard: l Utente può continuare a seguire sequenzialmente le caratteristiche fasi di vita della pratica, ora, però, senza fatica: è G.A.R.C. che esegue automaticamente le operazioni che fino a ieri si facevano manualmente. A ciò G.A.R.C. affianca un potente strumento operativo di indagine e di controllo, che mette a disposizione dell Utente un mezzo efficiente per svolgere operazioni che prima richiedevano un forte dispendio di ore di lavoro. Il pacchetto applicativo G.A.R.C., pertanto, non solo automatizza e velocizza l intero processo del recupero dei crediti, ma effettua analisi, comparazioni e controlli, fornendo consigli e informazioni di supporto tramite visualizzazioni, report e valutazioni in tempo reale. L Utente può accedere ad un elevata mole di informazioni aggiornate per conoscere elementi analitici statici e dinamici, realizzare verifiche ed interventi correttivi e/o migliorativi, gestire situazioni anomale, valutare i risultati gestionali di un determinato Acquisitore o Agente o della Società. Si intuisce l importanza di poter disporre in brevissimo tempo di indicazioni quali per esempio il capitale affidato da una determinata Società Affidante in un certo mese, lo stato di una pratica in un certo istante, il carico di lavoro di un Agente, come questo lavori, le pratiche da affidare, riaffidate, passive o in scadenza. Inoltre G.A.R.C. aggiorna, estrapola ed elabora automaticamente i dati, stampa grafici e tabulati correnti e storici, fornendo un valido aiuto per un attenta interpretazione dell attività svolta e per un adeguata strategia decisionale.

4 Pag. 4 di 29 G.A.R.C. rappresenta uno strumento operativo flessibile, completo ed efficiente ed allo stesso tempo di facile utilizzo. G.A.R.C. inoltre prevede la facoltà di interagire positivamente con le problematiche specifiche dell Utente: i nostri esperti potranno analizzare le esigenze (di procedura e di sistema) particolari della Società di recupero utente e in funzione di queste differenziare, personalizzare e/o adattare il prodotto. G.A.R.C. è costituito da tre moduli principali: CONFGARC, GARC e STATGARC, ciascuno dei quali contempla una serie di funzioni dedicate.

5 Pag. 5 di 29 Con G.A.R.C. fai tre buche con un colpo solo...

6 Pag. 6 di 29 SOCIETA AFFIDANTI / CLIENTI: CONFIGURAZIONE - CONTROLLO GESTIONE PRATICHE - DISTINTE DI SCARICO - FOGLI RELAZIONALI - REPORT RIASSUNTIVI - ANALISI STATISTICA - ACCESSO IN REMOTO SOCIETA DI RECUPERO CREDITI: CONFIGURAZIONE - GESTIONE PRATICHE - COSTITUZIONE IN MORA E LETTERE DI SOLLECITO - CONTROLLO GESTIONE ACQUISITORI E AGENTI - CALCOLO DEL FATTURATO - FATTURAZIONE - GESTIONE TITOLI INSOLUTI ACQUISITORI E AGENTI DI RECUPERO: REGISTRAZIONE - AGENDA E CONTATTI - AFFIDAMENTO PRATICHE - SCARICO RECUPERI - CALCOLO PROVVIGIONI - FATTURAZIONE - VALUTAZIONI STATISTICHE - ACCESSO IN REMOTO

7 Pag. 7 di 29 Configurazione di G.A.R.C. : CONFGARC CONFGARC è uno dei più importanti sottoprogrammi del pacchetto applicativo G.A.R.C. Esso è dedicato alla configurazione contabile: la configurazione dei dati anagrafici e contabili delle diverse Società affidanti (inserimento, modifica ed eliminazione) ed in particolare dei differenti parametri per la determinazione delle provvigioni sia degli Acquisitori e degli Agenti, sia di Agenzia (fatturato della Società di recupero); questo permette alla Società di recupero di lavorare in maniera flessibile con diverse Società affidanti, senza dover munirsi di un programma dedicato per ognuna; la differenziazione delle provvigioni degli Acquisitori e degli Agenti, secondo diversi parametri ed in particolare, a parità di Società affidante, in funzione del merito e della zona di recupero (comune, provincia e/o regione). In questo modo il Responsabile della Società di recupero può stabilire, per Agenti che lavorano pratiche della stessa Sede Centrale, provvigioni diverse in base al merito oppure al disagio nel raggiungimento della zona del recupero. La configurazione consente di: riconoscere la Società affidante ed impostare i parametri per la registrazione delle pratiche e per le stampe (fig. 1); Figura 1: Configurazione parametri caricamento pratiche. intestare i documenti ufficiali (solleciti, costituzioni in mora, distinte, fatture, ecc.); impostare le tabelle contenenti informazioni e dati di riferimento ricorrenti (relativi a Società di recupero, Acquisitori, Agenti, Debitori, Tipi di pratiche, Utenti, Comuni, Banche, ecc.) (fig. 2);

8 Pag. 8 di 29 Figura 2: La Tabella relativa alle Banche. calcolare automaticamente i valori insoluti (fissi o in percentuale) spese di Agenzia, I.V.A., spese Sede Centrale nel foglio anagrafico della pratica; calcolare automaticamente le provvigioni degli Acquisitori, degli Agenti di recupero (fig. 3) e di Agenzia (fig. 4) e compilare le distinte e le relative fatture; svolgere la funzione di controllo. Figura 3: Configurazione delle Provvigioni Agenti.

9 Pag. 9 di 29 Figura 4: Calcolo automatico delle Provvigioni di Agenzia. Il calcolo delle provvigioni può essere gestito anche in manuale, rimanendo sempre validi la possibilità di diversificare i parametri di computo e l accurato controllo dei dati immessi con segnalazione dei campi errati. Nella fase di creazione (e cancellazione) di una nuova Società affidante CONFGARC esegue automaticamente l aggiornamento di tutte le tabelle statistiche gestite da STATGARC. A fini di sicurezza e di discrezione le funzioni di creazione, modifica e cancellazione di CONFGARC sono riservabili (tramite un identificativo ed una password - fig. 5) al Responsabile.

10 Pag. 10 di 29 Figura 5: L'identificativo e la password di accesso. E' comunque prevista, per tutte le funzionalità del pacchetto applicativo G.A.R.C., una gestione completa delle password di accesso per i diversi utenti (fig. 6). Tale sistema permette al Responsabile di stabilire: gli utenti, le funzioni alle quali i singoli utenti sono abilitati e, per ciascun utente e per ciascuna funzione, se è consentita la sola visualizzazione o anche la modifica dei dati e delle informazioni. Figura 6: La configurazione degli accessi.

11 Pag. 11 di 29 La gestione del recupero crediti: GARC Il modulo principale GARC è dedicato alla gestione di tutte le funzioni del sistema. In particolare segue l intero ciclo di vita di una pratica di recupero - dal momento della sua nascita (registrazione) al momento della sua conclusione (archiviazione), consente di effettuare automaticamente gli scarichi, con compilazione delle distinte e delle fatture, gestisce l insieme degli Agenti e degli Acquisitori, regola i collegamenti in remoto degli Agenti e dei Clienti. GESTIONE PRATICHE. Per quanto attiene le pratiche il programma prevede: la registrazione (manuale e automatica, da dischetto, disco, modem, ecc.), anche di pratiche non standard, con segnalazione dei campi incompleti (fig. 7); Figura 7: Il foglio di registrazione della pratica. la compilazione e la stampa automatiche delle etichette di posizione, delle lettere di sollecito, della costituzione in mora e dei cedolini postali, relativi al debitore principale ed ai codebitori; la ricerca e l interrogazione (tramite password), che consentono di conoscere la situazione corrente e la posizione o lo stato della pratica (query) (fig. 8);

12 Pag. 12 di 29 Figura 8: La griglia di interrogazione sulle pratiche. l affidamento manuale od automatico a blocchi (indirizzato agli agenti secondo il carico di lavoro, le zone di recupero e le valutazioni delle capacità); le eventuali revoche (fig. 9); Figura 9: L'affidamento automatico delle pratiche agli Agenti. compilazione, controllo e stampa dei fogli di carico, conservati poi in memoria e visualizzabili in qualsiasi momento (vedere Gestione Agenti pag.11); compilazione, controllo e stampa dei fogli di scarico (vedere Gestione Agenti pag.11);

13 Pag. 13 di 29 la procedura di scarico alle Società affidanti, con compilazione, controllo e stampa automatici dei fogli relazionali, delle liste di riepilogo e delle distinte e possibilità di individuare i movimenti da scaricare; la gestione dei pagamenti diretti ai Clienti da parte dei Debitori; la gestione delle eccezioni (per esempio gli stralci e i ricarichi); la gestione dei titoli insoluti (fig. 10); Figura 10: La gestione dei titoli. il calcolo automatico delle provvigioni degli Agenti e di Agenzia, con stampa ed emissione delle fatture; la gestione dell archivio storico. L'archivio storico è organizzato in modo da mantenere in memoria, in ordine cronologico, tutte le variazioni effettuate su una pratica, con indicazione delle specifiche relative all'autore, al momento ed alla causale della modifica. Il programma comprende, oltre all archivio storico, anche gli archivi statistico e corrente. Quest ultimo è il database di lavoro della Società dove vengono memorizzate tutte le informazioni relative alle pratiche in corso di lavorazione; esso è correlato agli altri database, che vengono aggiornati dinamicamente in modo automatico da G.A.R.C. ad ogni operazione eseguita. Due dei punti di forza di GARC sono rappresentati dalla ottimizzazione delle procedure di recupero e dalla prevenzione degli errori, con conseguente incremento della sicurezza e della

14 Pag. 14 di 29 produttività. GARC è infatti dotato di un sistema di controllo che non solo attribuisce automaticamente alcuni dati o valori, una volta fornite alcune voci e tenendo conto della storia del recupero (per esempio dati di stato, dati contabili, ammontare di capitale recuperato), ma esegue controlli preliminari, verifica la correttezza formale e logica delle richieste dell Utente, dà consigli, visualizza messaggi di avviso, di errore e di conferma. GESTIONE AGENTI. La gestione degli Agenti riguarda non solo le operazioni di registrazione, modifica ed eliminazione dei nominativi e quindi la gestione flessibile delle assunzioni e dei licenziamenti e la disponibilità di informazioni aggiornate sugli Agenti attivi. GARC prevede anche l inserimento delle preferenze geografiche di recupero, di cui poi tiene conto nella procedura di assegnazione semiautomatica delle pratiche (Agenti consigliati secondo la zona di recupero, il carico di lavoro, gli indici di affidamento, le valutazioni statistiche di STATGARC). Figura 11: Anagrafica e preferenze degli Agenti. In particolare GARC permette: la registrazione, la modifica e la stampa dei dati anagrafici e delle zone di preferenza nel recupero (fig. 11); la compilazione, il controllo e la stampa dei fogli di carico (fig. 12); la compilazione, il controllo e la stampa dei fogli di scarico (fig. 13);

15 Pag. 15 di 29 Figura 12 : Il foglio di carico degli Agenti. Figura 13: Lo scarico degli Agenti. l'interrogazione in remoto, attraverso un navigatore per Internet: gli agenti possono accedere soltanto alle pratiche loro affidate ed applicare vari filtri e ordinamenti per effettuare ricerche (fig. 14) o aggiungere note in agenda (fig. 15);

16 Pag. 16 di 29 Figura 14: Selezione pratiche per l'agente via Internet. lo scarico dei valori in remoto attraverso un navigatore per Internet (fig. 15); Figura 15: Dettaglio di una pratica affidata selezionata dall Agente recuperatore. La possibilità di inserire richiami in agenda, note e scarichi è offerta dai tre pulsanti in basso. la verifica dei carichi di lavoro ed il controllo dello stato delle pratiche affidate ad un determinato Agente e dei relativi scarichi (fig. 16);

17 Pag. 17 di 29 Figura 16: Interrogazione sugli scarichi degli Agenti. la gestione dei blocchetti e delle ricevute per gli Agenti recuperatori; il calcolo automatico delle provvigioni degli Agenti con stampa ed emissione delle fatture; la valutazione secondo coefficienti statistici, con stampa di grafici e tabulati. GESTIONE ACQUISITORI. GARC consente, in modo analogo agli Agenti, la gestione degli Acquisitori. L'attività degli Acquisitori è gestita grazie ad un database ed una serie di tabelle, dove si possono inserire le liste anagrafiche dei possibili Clienti ed i contatti intrattenuti con questi ultimi (fig.17). Sono disponibili, come per gli Agenti recuperatori, l'agenda ed il blocco note (fig. 19) e la procedura per il calcolo automatico delle provvigioni, con stampa ed emissione delle fatture (fig. 3).

18 Figura 17: La gestione dell'attività degli Acquisitori. Pag. 18 di 29 GESTIONE INFORMAZIONI. La possibilità di ottenere informazioni immediate e aggiornate (e le relative stampe) sia sulle pratiche in lavorazione, sia sugli Agenti è assicurata grazie a: molteplici query di ricerca e di accesso (filtri singoli e correlati; ad immissione manuale o pilotati) consentono interrogazioni parametriche: il risultato della ricerca può essere ordinato e raggruppato rispetto ad uno qualsiasi dei campi selezionati (fig. 18); Figura 18: La griglia di interrogazione sulle pratiche. visualizzazione del foglio informativo della pratica, con dati anagrafici, contabili e di stato, continuamente aggiornati, e segnalazione di casi particolari (vedere fig.7); visualizzazione e stampa dell agenda e dello scadenziario degli Agenti di recupero e degli Acquisitori (fig. 19);

19 Pag. 19 di 29 Figura 19: L'agenda e le note degli Agenti e degli Acquisitori. allarmi che evidenziano lo stato particolare di alcune pratiche (per esempio quelle sulle quali occorre l intervento urgente della Società, perché da affidare, in scadenza o passive) o allarmi per i messaggi in agenda (fig. 20); Figura 20: Configurazione degli allarmi. visualizzazione e stampa dei documenti ufficiali rilasciati alla Società Cliente e agli Agenti di recupero e dei titoli relativi agli scarichi effettuati;

20 Pag. 20 di 29 visualizzazione dei database relativi a Società affidanti, Agenti di recupero, Debitori e figure a questi correlate (fig. 21). Figura 21: Anagrafica dei Debitori e figure correlate. GESTIONE STAMPE. G.A.R.C. consente inoltre una dinamica gestione delle stampe: la compilazione semiautomatica e la stampa di relazioni degli Agenti e della Società di recupero, da allegare alla pratica cartacea; la compilazione semiautomatica e la stampa di etichette ed indirizzi alfanumerici, che definiscono la posizione della pratica ed il suo stadio di lavorazione o che riportano informazioni o dati di riferimento; la compilazione semiautomatica del Libro giornale per la Questura; la possibilità di personalizzare le stampe relative al foglio anagrafico pratica, alle etichette, alle lettere di sollecito ed alla costituzione in mora, ai cedolini, ai fogli relazionali, alle fatture, ecc. GESTIONE INTERNA ED ESTERNA. G.A.R.C. prevede le seguenti possibilità: l impostazione e la gestione di uno o più protocolli personalizzati di caricamento automatico (fig. 22). E' prevista la possibilità per la Società di recupero di configurare in autonomia i

21 Pag. 21 di 29 tracciati ed i formati per il caricamento automatico delle pratiche ricevute in affidamento dalle Società Clienti; Figura 22: Il caricamento delle pratiche.

22 Pag. 22 di 29 la gestione e l amministrazione dei dati contabili e degli importi in Lire oppure in EURO; l utilizzazione di svariate strategie di backup e di archiviazione; l interfacciamento con altri programmi gestionali; l accesso in remoto e tramite un navigatore per Internet, con possibilità delle Società Clienti di accedere - a vari livelli e tramite un identificativo ed una password personale - alle banche dati delle pratiche affidate. In questo caso è necessario installare il sistema operativo Windows NT Server 4.0 ed il Web Server IIS 3.0. Il Cliente ha accesso soltanto alle proprie pratiche che sono in lavorazione presso la Società di recupero. È possibile selezionare un elenco di pratiche in base a diversi criteri (fig. 23) e dall elenco vedere il dettaglio e lo stato di lavorazione della pratica (fig. 24). Figura 23: Selezione pratiche per il Cliente via Internet.

23 Pag. 23 di 29 Figura 24: Foglio informativo pratica visualizzato via Internet dalla Società Cliente.

24 Pag. 24 di 29 L analisi statistica di G.A.R.C. : STATGARC STATGARC è il modulo dedicato alla presentazione ed all elaborazione dei dati statistici di sintesi e di analisi, correnti e storici, relativi agli Agenti ed alla Società di recupero utente, questa in relazione con le differenti Società affidanti. L analisi statistica di G.A.R.C. si basa sui seguenti passi: 1. il controllo del lavoro svolto; 2. l interpretazione dei risultati; 3. la strategia decisionale. STATGARC monitorizza continuamente il flusso dei dati e fornisce strumenti che permettono al Responsabile della Società utente di valutare in qualsiasi momento l operato degli Agenti ed i risultati della Sua azienda e di effettuare confronti negli anni. L utente può ad esempio raggruppare, attraverso i coefficienti di valutazione, i suoi Agenti in fasce di merito ed assegnare un lotto di pratiche particolarmente importante agli Agenti più meritevoli. La presentazione alle Società affidanti dei risultati ottenuti dopo un anno di lavoro rafforza sicuramente l immagine della Società di recupero che utilizza questo prodotto e la pone su un livello di affidabilità superiore rispetto ad altre Società operanti nel settore. Questo programma può essere a ragione considerato il fiore all occhiello del pacchetto G.A.R.C.: il monitoraggio costante dell attività e la memorizzazione storica delle informazioni rendono STATGARC fondamentale per una gestione efficiente e competitiva nel settore. Il database statistico - aggiornato da G.A.R.C. automaticamente - prevede (fig. 25): statistiche per le Società affidanti gli Agenti di recupero statistiche relative all anno corrente agli anni passati (storiche)

25 Pag. 25 di 29 Figura 25 : Le statistiche di STATGARC. Le statistiche possono essere rappresentate sotto forma di: grafici (fig. 26) tabulati coefficienti di valutazione. Figura 26: I grafici di STATGARC. Questi ultimi in particolare rivestono un ruolo fondamentale per quantificare percentualmente e visualizzare: il capitale reale recuperato, le perdite, le pratiche chiuse positivamente, la qualità del

26 Pag. 26 di 29 lavoro e la percentuale delle spese di Agenzia recuperate dagli Agenti, l efficienza del recupero e quindi per giudicare la propria competenza professionale e la propria capacità di porsi sul mercato.

27 Pag. 27 di 29 L ambiente operativo di I requisiti hardware del sistema che deve ospitare il programma (requisiti minimi) sono: PC pentium 128 Mbytes RAM (Server) PC pentium 32 Mbytes RAM (Client) 50 Mbytes liberi su disco fisso scheda video SVGA con risoluzione 800*600 scheda di rete modem (Server e PC remoti) mouse stampante HP 5L con 2 Mbytes di RAM o equivalente sistema operativo Windows NT Advanced Server (Server) Release 4.0 e SP 3 Database SQL Server (Server) Release 6.5 sistema operativo Windows 95 o Windows 98 (Client). L utilizzo di un architettura di tipo Client/Server risponde alla esigenza di integrare le stazioni di lavoro dell utente finale con i servizi e le applicazioni disponibili, garantendo una totale connettività sia su rete locale che in collegamento remoto. Inoltre l impiego di prodotti hardware facilmente manutenibili e di sistemi operativi e di archiviazione all avanguardia garantiscono sicurezza dei dati e alta velocità nella operatività. Qualora si desiderasse operare in modalità stand - alone i requisiti minimi del sistema che deve ospitare il programma sono: PC pentium 32 Mbytes RAM 50 Mbytes liberi su disco fisso scheda video SVGA con risoluzione 800*600 mouse stampante HP 5L con 2 Mbytes di RAM o equivalente sistema operativo Windows 95 o Windows 98.

28 Pag. 28 di 29 Per quanto attiene i requisiti software opera in ambiente Windows NT Advanced Server in architettura Client/Server oppure Windows 95 o Windows 98 in modalità stand-alone. E comunque possibile adattare il prodotto alle specifiche esigenze di procedura e di sistema della Società utente. Il software di base deve comprendere: una licenza di Windows 95 o 98 per ogni client una licenza di Windows NT server 4.0 un prodotto SQL Server (o Oracle) una licenza client di accesso a Windows NT Server per ogni PC che accede, attraverso la rete al server (le prime 5 sono comprese nel pacchetto) una licenza client di accesso a SQL Server per ogni PC che accede al DBMS (le prime 5 sono comprese nel pacchetto). Per quanto riguarda invece i requisiti del personale utente, per un buon uso del pacchetto applicativo, è necessaria una normale dimestichezza nell utilizzo del personal computer e del sistema operativo Windows. E prevista la fornitura di tre manuali utente (CONFGARC, GARC e STATGARC).

29 Pag. 29 di 29 Protezioni e diritti di autore di I nomi Microsoft, Windows, Windows NT, Crystal Report sono marchi registrati appartenenti ai rispettivi proprietari. è protetto da Copyright e tutti i diritti di autore sul programma e sulla relativa documentazione sono riservati. Tutti i diritti sono riservati. Nessuna parte di questo documento può essere riprodotta, memorizzata in sistemi di archivio, o trasmessa in qualsiasi forma o mezzo, elettronico, meccanico, fotocopia, registrazione o altri, senza la preventiva autorizzazione scritta dell editore.

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