Il documento rappresenta una guida sintetica per descrivere i concetti che sono alla base delle entità Contratto, Fase e Lotto in recuper@2.

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1 Il documento rappresenta una guida sintetica per descrivere i concetti che sono alla base delle entità Contratto, Fase e Lotto in recuper@2.0 ver 1.0 del 19/03/2013 La catena logica può essere così schematizzata: Committente/Affidataria Contratto Fase Lotto Pratica Debitore Nettuno Solutions s.r.l. Viale Renato Serra, Milano info@nettunosolutions.com tel fax

2 Contratto Il Contratto contiene le regole che disciplinano le attività di recupero. Un contratto può coprire tipologie di pratiche eterogene (es: per anzianità e/o tipologia del debito). Ciascuna tipologia può prevedere regole di gestione specifiche, tipo: I tempi di affido Le modalità e i termini di incasso previsti La possibilità di effettuare piani di rientro e stralci e le relative regole di gestione La definizione di note di lavorazione specifiche Dati e regole di scarico, fatturazione, remissione Scheda provvigioni Etc. Nell ambito delle operazioni di società di recupero crediti, il Contratto individua il soggetto affidatario e quindi ci sarà almeno un Contratto per ciascun cliente. Le posizioni associate a ciascun Contratto faranno capo allo stesso cliente. Per un azienda il cui core-business non è il recupero crediti (un azienda affidataria), quasi certamente esisterà un unica istanza Contratto, salvo diverse scelte manageriali. Se ad esempio sono presenti diversi rami d azienda ciascuno specializzato in un settore merceologico differente o su prodotti differenti dello stesso settore, è plausibile immaginare un Contratto per ciascun ramo. Fase Se il Contratto definisce le regole generali, l entità Fase ha il compito di definire i parametri operativi che governano il ciclo di recupero crediti: è prassi comune per il gestore del credito classificare ciascuna posizione in base a regole di business specifiche. La classificazione permette di applicare strategie di recupero diverse per classi di credito differenti.

3 Ciascuna strategia deve indicare: Chi deve occuparsi dell azione di recupero: lavorazione interna, outsourcing, ufficio legale, registrazione a perdita, factoring Come deve essere effettuata l azione di recupero: o Lettera di sollecito, sollecito telefonico, recupero domiciliare o Modalità di pagamento o Possibilità di dilazione o Possibilità di stralcio o etc. Con quali tempi In recuper@2.0 i parametri che definiscono ciascuna strategia di recupero vengono per l appunto definiti nell entità Fase: Business Unit: l insieme del management/personale-amministrativo che ha in carico la gestione della Fase con i relativi gruppi affido, ovvero l insieme degli operatori/agenzie-di-recupero che materialmente eseguono l azione di recupero del credito Modalità di Incasso: importo/numero-rate/percentuale minima incassabile Referenti: indica i responsabili delle varie operazioni di business (specializzazione o in sostituzione di quelli definiti a livello di Contratto) Note obbligatorie: lista di note/esiti di lavorazione che gli addetti al recupero dovranno obbligatoriamente inserire su ciascuna pratica prima che si possa chiudere il ciclo di lavorazione Mora e spese: indicazioni su come debbano essere calcolati gli interessi moratori su ciascuna pratica e le eventuali spese di gestione del recupero crediti.

4 Mezzi di pagamento (ovvero titoli ammessi all incasso): es. contanti e assegni, ma non bollettini postali o cambiali

5 Ripartizione Incasso: i movimenti economici che riguardano ciascuna pratica vengono registrati dal modulo di gestione contabile che utilizza la regole della partita doppia. In questa sezione, quindi, è necessario indicare i conti per ciascuna tipologia contabile (capitale, interessi, spese, spese insoluto, etc.). Regole PDR: in questa sezione vengono definite le regole che riguardano la gestione dei piani di rientro. Nel caso in cui è consentito al debitore stipulare una rateizzazione per il rientro del debito, è necessario definire almeno una regola PDR. E possibile definire più regole, purché siano applicabili a tipologie di debitore differenti e/o i range di debito a cui riferiscono non si sovrappongano. Nell interfaccia di lavorazione delle pratiche l operazione di definizione di un PDR è attiva soltanto se esiste almeno una regola PDR sulla Fase. Una volta definito un PDR, viene individuata la regola PDR applicabile (se esiste) e se la regola è rispettata allora il PDR può essere attivato. In caso contrario viene inoltrata una richiesta di autorizzazione per forzare le regole di PDR. Ciascuna regola deve/può indicare: (1) I parametri generali: descrizione, se è sempre richiesta un autorizzazione esplicita, a quale tipologia di debitore è applicabile (persona fisica, giuridica, tutti), entro quanto tempo prima della scadenza dell affido è possibile applicare la regola (data facoltà), se la regola è tassativa o negoziabile, se bisogna verificare che non ci siano altri PDR attivi (2) Quali titoli di pagamento sono ammessi per il pagamento delle rate del PDR (3) Quali note di lavorazione è necessario inserire prima di poter stipulare un PDR in base alla regola (4) Quali prodotti (finanziamenti fatture) possono beneficiare del PDR

6 (5) Il range all interno del quale deve ricadere il capitale da recuperare per poter applicare il PDR (6) La frequenza, il numero, l importo della rateizzazione (7) Se è previsto un acconto e per quale importo/proporzione rispetto al debito originario (8) L utilizzo dei dietimi per il calcolo degli interessi (9) Cosa fare nel caso di rate del debito originario che scadono nel periodo del PDR (10) Le regole relative alle ricevute da consegnare al debitore

7 Esempio di PDR sviluppato in base alle regole definite sulla Fase: Lotto Il Lotto di lavorazione è un aggregazione di pratiche omogenee riconducibili alla stessa Fase/Contratto. I criteri di aggregazione delle pratiche sono decisi dalla procedura di importazione secondo specifiche regole di business. E plausibile quindi avere un unico Lotto per ciascuna Fase ovvero aggregare le pratiche in base alla data di inizio e fine del ciclo di recupero. Questa potrebbe essere ulteriormente raffinata separando pratiche dello stesso ciclo in Lotti separati in base a chi si occuperà del recupero (es: in-house vs outsourcing). Tra le regole di gestione del ciclo di recupero c è la possibilità di migrare le pratiche da un Lotto ad un altro nel caso in cui l attività di recupero fosse stata infruttuosa e: Si vuole cambiare il soggetto deputato al recupero: da in-house a outsourcing; dal service1 al service2; etc. La classificazione della posizione è variata e quindi è richiesto un cambio di strategia (es: cambiamento di Fase)

8 Nell interfaccia di gestione dei Lotti è possibile: Creare Nuovo Lotto Aggiungere Nuova Pratica a Lotto esistente Nuovo Lotto L utente ha la possibilità di creare un nuovo Lotto indicando: La Committente (1), il Contratto (2) e la Fase (3) di appartenenza del nuovo Lotto Nuova Pratica I tempi di lavorazioni: inizio (4) e fine (5) del ciclo di lavorazione Un set di parametri operativi: o Numero di Fax/SMS giornalieri inviabili (6) o Le soglie di positività del Lotto (7) (es: percentuale importo da recuperare superato il quale il ciclo di recupero del Lotto viene considerato positivo ) Nell inserimento manuale della pratica l utente definisce: Parametri globali della pratica (1) Il codice pratica mandataria: identificativo univoco con il quale la mandataria identifica la pratica (recuper@2.0 genera automaticamente

9 un proprio identificativo interno a 12 cifre le cui prime quattro cifre indicano l anno di competenza fiscale della pratica e le restanti un progressivo (2) L intestatario del credito: il soggetto debitore nei confronti della mandataria (3) Il codice intestatario mandataria: identificativo con il quale la mandataria identifica univocamente il soggetto debitore (4) Titolare originale del credito: popolato nel caso in cui la pratica appartiene ad una cartolarizzazione e si ha a disposizione il creditore originale (5) Il titolare del credito: usualmente la società mandataria (6) La divisa in cui è denominata la pratica: il sistema contabile utilizzato da recuper@2.0 gestisce tutte le pratiche in un unica denominazione (default euro), ma ha la possibilità di registrare pratiche e incassi in valuta diversa; ogni registrazione verrà automaticamente convertita nella valuta del gestionale utilizzando l ultimo tasso di cambio disponibile (7) Parametri temporali che governano il ciclo di recupero (8) L eventuale referente mandataria da contattare per tutto quanto riguarda la gestione della lavorazione (9) La lista dei soggetti coinvolti nella pratica: E necessario indicare almeno un soggetto: il debitore principale. E possibile indicare soggetti con ruoli diversi dal debitore: coniuge, coobbligato, garante, etc. Indicata la forma giuridica di ciascun soggetto (persona fisica, persona giuridica), è possibile fornire un insieme di informazioni anagrafiche quali: CodiceFiscale/PartitaIVA Data e luogo di nascita Indirizzi e contatti telefonici/web (10) La lista dei Prodotti che definiscono la pratica, ovvero i dettagli economici del debito (ripartiti per conto e per scadenza) Numero rate scadute e importo nel caso di finanziamento/mutuo/etc. con relativi dati anagrafici

10 Codice, data e importo delle fatture, classificabili in fatture generiche, forniture di servizi primari (gas, luce, acqua, etc.) e relativi dati anagrafici La lista dei beni finanziati (se presenti) (11) Gli interessi e le spese da recuperare