Meet-Me Conferencing. Data del documento: 12/09/13 Versione del documento: 1.0d

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1 Meet-Me Conferencing Data del documento: 12/09/13 Versione del documento: 1.0d

2 Meet-Me Conferencing Contenuto della guida rapida Creazione conferenze... 3 Accesso... 3 Elenco ed eliminazione conferenze... 3 Aggiungi conferenza... 3 Modifica conferenze...4 Scarica o elimina registrazioni...4 Client moderazione conferenze...4 Interfaccia utente... 5 Aggiungi partecipanti... 5 Disattivare e riattivare l'audio dei partecipanti... 5 Rimuovere partecipanti... 5 Attivare o disattivare modalità conferenza... 5 Lancio del client di moderazione conferenze e unire conferenze.. 5 Bloccare o sbloccare conferenza...6 Avviare, fermare, mettere in pausa e riattivare registrazione...6 Termina conferenza...6 Componente aggiuntivo per Outlook Meet-Me Conferencing...6 Configurazione credenziali e indirizzo server...6 Processo di login... 7 Creazione di nuova conferenza...8 Eliminare conferenza...8 Comandi DTMF... 9 Menù moderatore DTMF...9 Menù partecipante DTMF...9 Accesso come moderatore...9 M Disattiva/Attiva audio...9 T Trasferimento all'operatore...9

3 Creazione conferenze Accesso Se si è amministratori del bridge della conferenza si ha accesso alle funzionalità della conferenza. L'amministratore è un utente con permessi speciali. Andare su e cliccare su Entra nella parte alta della pagina Dal menù a cascata selezionare Comunicazioni Cloud per la pagina di login del portale web Utilizzando ID utente e password del portale web, cliccare su Entra. Utilizzare lo stesso nome/password che si utilizzerebbe su È possibile entrare come utente o amministratore. Nell'elenco Opzioni, cliccare su Meet-Me Conferencing. Pagina menù Utente - Conferenze Meet-Me Elenco ed eliminazione conferenze 1. Nella pagina menù Conferenza Meet-Me, cliccare su Conferenze. Apparirà la pagina Utente - Conferenze Meet- Me, con tutte le conferenze dell'utente. Il tipo (Attiva, Completata o Inattiva) è indicato nella colonna dello stato. 2. Per eliminare una conferenza, selezionare Elimina e cliccare su Applica od OK. Alternativamente, cliccare su Modifica nella riga della conferenza, poi nella pagina di modifica Utente - Conferenza Meet-Me che apparirà, cliccare su Elimina. Aggiungi conferenza Per aggiungere una conferenza singola, ricorrente o senza prenotazione, utilizzare la pagina di Utente - Conferenza Meet-Me nel modo seguente: Nella pagina menù Utente Conferenza Meet-Me, cliccare su Conferenze. Nella pagina Utente Conferenze Meet-Me che apparirà, cliccare su Aggiungi. Apparirà la pagina Utente - Conferenza Meet-Me. Pagina aggiungi Utente - Conferenza Meet-Me. Selezionare un bridge dall'elenco a cascata Bridge. Inserire un titolo per la conferenza. Facoltativo, inserire un Codice Account. Inserire il numero di partecipanti stimato (non superiore al numero di porte del bridge). Per disattivare l'audio dei partecipanti all'entrata, selezionare Disattiva l'audio di tutti i partecipanti all'entrata.

4 Per terminare la conferenza quando il moderatore lascia la conferenza, selezionare Termina conferenza quando il moderatore lascia la conferenza. Per specificare che la conferenza non può iniziare senza un moderatore, selezionare Moderatore richiesto per avviare la conferenza. Specificare come annunciare che un partecipante si è unito o ha lasciato la conferenza selezionando Riproduci Suono, Riproduci nome registrato o Nessuna notifica. Selezionare il tipo di conferenza, ad esempio, Unica. Specificare il programma della conferenza: Per una conferenza unica o ricorrente, inserire la data d'inizio in formato MM/GG/AAAA. Inserire l'ora d inizio della conferenza in formato OO:MM e selezionare AM o PM dall'elenco presentato. Per una conferenza senza prenotazione, inserire la data di inizio e la data di termine (con un anticipo massimo di 12 mesi) in formato MM/GG/AAAA. Se permesso, è possibile selezionare Mai come data di termine. Per specificare la durata di una conferenza unica o ricorrente, selezionare ore e minuti dall'elenco. Specificare la frequenza di una conferenza ricorrente: Per conferenze quotidiane, selezionare Quotidiane e inserire la frequenza in giorni. Per conferenze settimanali, selezionare Settimanali e inserire il giorno della settimana per la programmazione della conferenza. Per conferenze mensili, selezionare Mensili e inserire il giorno del mese per la programmazione della conferenza. Per conferenze annuali, selezionare Annuali e inserire il giorno dell'anno per la programmazione della conferenza. Specificare il termine di una conferenza ricorrente. Selezionare Mai, specificare il numero di occorrenze o specificare la data. Cliccare su OK. Modifica conferenze Per modificare una conferenza, utilizzare la pagina di modifica Utente - Conferenza Meet-Me nel seguente modo: Nella pagina menù Utente Conferenza Meet-Me, cliccare su Conferenze. Apparirà la pagina Utente - Conferenza Meet-Me. Clicca su Modifica o su qualsiasi altro elemento nella riga della conferenza da modificare. Apparirà la pagina di modifica Utente - Conferenza Meet-Me. Modificare i dati della conferenza e cliccare su Applica od OK. Scarica o elimina registrazioni Nella pagina menù Utente Conferenza Meet-Me, cliccare su Registrazioni. Apparirà la pagina registrazioni Utente - Conferenza Meet-Me. Cliccare su Scarica nella riga della conferenza desiderata e seguire le istruzioni che appariranno nel browser. Per eliminare una registrazione, selezionare la finestra Elimina nella riga della registrazione desiderata e cliccare su OK. Client moderazione conferenze Il client di moderazione conferenze permette ai moderatori di gestire le conferenze. È possibile moderare solo una conferenza alla volta. Una conferenza può essere gestita da diversi moderatori.

5 Lancio del client di moderazione conferenze e unire conferenze Interfaccia utente I seguenti elementi sono disponibili dall'interfaccia del client: Area messaggi globale Visualizza per 10 secondi qualsiasi informazione, avviso o messaggio d'errore che deve essere comunicato all'utente. Dialer Permette di aggiungere partecipanti alla conferenza. Scheda conferenza Contiene informazioni e controlli per la conferenza attiva. Barra intestazione conferenza Visualizza nome e numero della conferenza e contiene i controlli generali. Controlli generali Permette di effettuare azioni nella conferenza. Questi sono Blocca/Sblocca conferenza, avvia/pausa/riprendi/ferma registrazione e termina conferenza. Elenco Moderatori e Partecipanti Elenca moderatori e partecipanti della conferenza con numero di telefono e stato, che può essere Parla, Audio disattivato o In attesa. Pulsanti azione Permette di effettuare azioni su moderatore o partecipante selezionato. I pulsanti sono Attiva/Disattiva Audio, Attesa/Non in attesa e Rimuovi. Inoltre, solo sulla riga dei moderatori, c'è il pulsante di attivazione/disattivazione Modalità Conferenza. Questi pulsanti appaiono quando la riga di una persona è selezionata e quando possono essere effettuate le azioni che rappresentano. È possibile avviare il client di moderazione conferenza sia dal portale web che dalla riunione Outlook, se si è inclusa la richiesta di moderare la conferenza in una riunione di Outlook. Dal portale o da Outlook, accedere alla conferenza/riunione da moderare. Cliccare su Avvia Client Moderatore sulla pagina della conferenza nel portale web o selezionare dal menù della conferenza Meet-Me su Outlook. Per unirsi alla conferenza, cliccare su Chiama Ora e inserire il proprio numero o comporre il numero della conferenza dal proprio telefono. Utilizzando le seguenti procedure, i partecipanti sono partecipanti o moderatori. Aggiungi partecipanti Questa opzione è disponibile solo se la chiamata esterna è permessa per il bridge. Nella casella di testo Aggiungi Partecipanti, inserire il numero della persona e cliccare sul pulsante Componi che appare sulla destra. Disattivare e riattivare l'audio dei partecipanti Spostare il mouse sul partecipante e cliccare su Disattiva o su Disattiva. Mettere un partecipante In Attesa o riattivare un partecipante precedentemente in attesa. Spostare il mouse sul partecipante e cliccare su In attesa o su Riattiva Rimuovere partecipanti Spostare il mouse sul partecipante e cliccare su Rimuovi Attivare o disattivare modalità conferenza Quando la Modalità conferenza è attivata, ai nuovi partecipanti viene automaticamente disattivato l'audio quando si uniscono alla conferenza. Per attivare la modalità conferenza, spostare il mouse su qualsiasi moderatore e cliccare su Attiva Modalità conferenza Il moderatore diventa un lettore e ai partecipanti rimanenti viene disattivato l'audio. Per disattivare la Modalità conferenza, spostare il mouse su un moderatore e cliccare su Disattiva Modalità conferenza

6 Bloccare o sbloccare conferenza Per bloccare o sbloccare la conferenza, cliccare su Blocca Conferenza o Sblocca Conferenza nella barra dell'intestazione Conferenza. Quando la conferenza è bloccata, nessun nuovo partecipante può partecipare. Avviare, fermare, mettere in pausa e riattivare registrazione Si utilizzano i pulsanti Avvia/Ferma/Pausa/Riprendi nella barra dell'intestazione conferenza per gestire le registrazioni. Per iniziare a registrare, cliccare su Avvia Registrazione. Apparirà un messaggio di conferma nell'area dei Messaggi globali. Il pulsante Avvia Registrazione diventa il pulsante Pausa Registrazione, e il pulsante Ferma Registrazione appare nella barra dell'intestazione Conferenza. Per smettere di registrare, cliccare su Ferma Registrazione Per interrompere la registrazione, cliccare su Pausa Registrazione. Il pulsante Pausa Registrazione diventa il pulsante Avvia Registrazione. Per riprendere la registrazione, cliccare su Avvia Registrazione Il pulsante Avvia Registrazione cambia in Pausa Registrazione. Termina conferenza Nella barra dell'intestazione conferenza, cliccare su Termina conferenza Componente aggiuntivo per Outlook Meet-Me Conferencing Componente aggiuntivo Meet-Me Conferencing per Outlook 2003 Componente aggiuntivo Meet-Me Conferencing per Outlook 2007 e 2010 Il componente aggiuntivo appare solo quando viene visualizzato un Appuntamento o una Riunione su Outlook. Configurazione credenziali e indirizzo server L'opzione menù Conferenze è disattivata finché non si configurano credenziali e dati server. Cliccare su Impostazioni. Nella finestra Impostazioni Utente che appare, inserire nome utente e password di BroadWorks. Cliccare sul link Avanzate. La finestra si espande, mostrando l'area Dettagli Server. Inserire l'indirizzo IP e il numero della porta del server del client BroadWorks. Cliccare su OK.

7 Processo di login Non è necessario effettuare automaticamente il login al componente aggiuntivo di Outlook Meet-Me Conferencing. Se si configurano le proprie credenziali, il componente aggiuntivo effettua il login non appena si avvia una riunione. Se il login non riesce, l'icona della conferenza sarà disattivata. Includere conferenza senza prenotazione alla riunione Possono essere aggiunte alle riunioni di Outlook solo le conferenze senza prenotazione. Quando si organizza una riunione su Outlook, dal menù Conferenza Meet-Me, cliccare su Conferenze, poi selezionare una conferenza esistente dall'elenco. Nel corpo dell'invito alla riunione di Outlook apparirà il testo dell'invito alla conferenza. Non c'è nessuna interazione con BroadWorks quando viene inserito l'invito. Il testo include: Numero di telefono del bridge e ID della conferenza. Link Chiamami ora, un link a una pagina web dove gli utenti possono inserire il numero al quale vogliono essere richiamati. La casella di testo Luogo nell'invito contiene il numero di telefono del bridge e l'id della conferenza. Se questa informazione viene sovrascritta, la casella di testo Luogo non viene nuovamente compilata.

8 Notare che dopo la creazione della conferenza, il menù conferenza Meet-Me in Outlook 2007/10 include il PIN del moderatore per la conferenza e il link per avviare il client di moderazione. In Outlook 2003, il menù per la partecipazione è aggiunto alla barra degli strumenti, con le opzioni per il PIN del moderatore e il link per avviare il client di moderazione. Creazione di nuova conferenza È necessario avere accesso ad un bridge su BroadWorks per poter creare una conferenza Meet-Me BroadWorks da Outlook. Durante l'organizzazione di una riunione, selezionare Conferenze, poi Crea. Apparirà una finestra Crea nuova conferenza. Inserire i dati richiesti. Per ulteriori dettagli, fare riferimento ad Aggiungi conferenza in questa Guida rapida di riferimento. Cliccare su OK. Apparirà la finestra della conferenza Meet-Me creata, che conferma che la conferenza è stata creata e visualizza il PIN del moderatore. Cliccare nuovamente su OK. La conferenza è creata su BroadWorks, l'invito alla riunione viene compilato con i dati sulla conferenza come per una conferenza senza prenotazione, e il menù della conferenza include il PIN del moderatore e il link per l'avvio del client di moderazione. Eliminare conferenza Quando si elimina una riunione su Outlook che include una conferenza e si è effettuato l'accesso a BroadWorks tramite il componente aggiuntivo: Se la riunione non è ricorrente o se è ricorrente e si eliminano tutte le occorrenze, la conferenza su BroadWorks viene eliminata. Se la riunione è ricorrente e si elimina un'occorrenza o se la conferenza è senza prenotazione, la conferenza BroadWorks non viene modificata.

9 Comandi DTMF I comandi di controllo conferenza DTMF sono disponibili sia per i moderatori che per i partecipanti. Menù moderatore DTMF È possibile richiamare il menù DTMF in qualsiasi momento durante la conferenza premendo "*". Solo l'utente potrà ascoltare il menù, mentre gli altri partecipanti continuano a parlare nella conferenza. L'utente non potrà udire la conferenza. Le seguenti funzioni sono disponibili ai moderatori tramite il menù DTMF: * Ripete le opzioni del menù 0 Trasferimento all'operatore 1 Attiva o disattiva l'audio di questa linea 2 Conta dei partecipanti, seguita da appello presenze 3 Attivazione o disattivazione della modalità conferenza 4 Blocca o sblocca conferenza 5 Sottomenù di registrazione 6 Invito di nuovo partecipante chiamando il partecipante 8 Termina conferenza # Ritorna alla conferenza Menù partecipante DTMF Le funzioni di controllo sono disponibili ai partecipanti (che non sono moderatori) e sono disponibili tramite il menù DTMF. È possibile richiamare il menù DTMF in qualsiasi momento durante la conferenza premendo "*". Solo l'utente potrà ascoltare il menù, mentre gli altri partecipanti continuano a parlare nella conferenza. Le seguenti funzioni sono disponibili ai partecipanti tramite il menù DTMF: * Ripete le opzioni del menù 0 Trasferimento all'operatore 1 Disattiva o attiva il mio audio 2 Conta dei partecipanti, seguita da appello presenze 9 Accesso come moderatore # Ritorna alla conferenza NOTE Se non si desidera ascoltare il menù, è possibile richiamare un'opzione premendo "*" seguito dalla cifra dell'opzione scelta. Ad esempio, è possibile premere "*0" per essere trasferito all'operatore. Se s inserisce qualsiasi altra cifra, si ritorna alla conferenza. Accesso come moderatore Quando un partecipante richiama questa opzione gli viene richiesto il PIN di moderatore. Se il PIN è corretto diventa un moderatore e può eseguire i comandi di moderazione. M Disattiva/Attiva audio Un partecipante può attivare o disattivare esclusivamente il proprio audio. Se un moderatore ha disattivato l'audio della linea di un partecipante, il partecipante non può riattivarlo. T Trasferimento all'operatore Questa funzione disconnette l'utente dalla conferenza e lo trasferisce ad un numero di telefono definito in base al bridge della conferenza. Un operatore umano, un operatore automatico o uno script VoiceXML può rispondere alla domanda per fornire assistenza.