Ing. Francesco Fontana Responsabile Servizio Logistica Sanitaria Integrata Azienda Ospedaliera Ospedale S. Anna di Como

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1 Ing. Francesco Fontana Responsabile Servizio Logistica Sanitaria Integrata Azienda Ospedaliera Ospedale S. Anna di Como Ing. Matteo Ferranti Servizio Logistica Sanitaria Integrata Azienda Ospedaliera Ospedale S. Anna di Como

2 Il Nuovo Ospedale S.Anna di Como La Logistica Sanitaria Integrata: aree d azione La sfida / l opportunità Il progetto: la genesi e l implementazione La nuova organizzazione: integrazione Servizio Farmaceutico e Logistica Conclusioni: vantaggi informatizzazione ed automazione

3 Ospedale S.Anna: 1932 Ospedale S.Anna: 2009 Nuovo Ospedale S.Anna

4 7 ettari di superficie del compendio 17 ettari di superficie del compendio 22 ettari di superficie del compendio 528 posti letto complessivi così suddivisi: mq di superficie lorda mq di superficie lorda Medicina (178) 766 posti letto accrreditati 729 posti letto accrreditati Chirurgia (162) 157 posti tecnici/posti comunità 162 posti tecnici Cronici (60) 11 sale operatorie (5 blocchi distinti) 15 sale operatorie (13 in un unico blocco) Pediatria (48) 3 sale destinate a chirurgia endovascolare 4 sale destinate a chirurgia endovascolare Tubercolotici (36) mq destinati a laboratori diagnostici Isolamento (14) mq destinati a diagnostica radiologica Oculistica (6) mq dedicati a medicina nucleare e Otorinolaringoiatria (10) radioterapia Dermosifilopatici (14) Un moderno sistema di co-generazione 60 posti letto per il personale di assistenza Centrale di sterilizzazione 27 elevatori 09 Settembre 2011 Milano, Hotel Michelangelo

5 Coordinamento servizi no core / rapporti con il concessionario Ottimizzazione dell iter degenti interni: percorso chirurgico Gestione dei beni di consumo

6 Coordinamento servizi no core / rapporti con il concessionario Rendere fruibili i servizi no core a degenti e dipendenti al giusto prezzo e con un controllo continuato e costante delle performances, avendo condiviso punti critici e livello di servizio. Sfruttare il vantaggio di avere un unico interlocutore

7 Coordinamento servizi no core: i servizi Manutenzioni edili ed impiantistiche Pulizia e sanificazione Ausliariato Gestione rifiuti Lavanolo Ristorazione Gestione postazioni di lavoro

8 Ottimizzazione dell iter degenti interni Organizzare le componenti dell offerta di servizi clinici perseguendo l obiettivo di rendere più breve e meno traumatiche le fasi del il ricovero, in stretta collaborazione con D.M. e D.A. di presidio. Blocco Operatorio: Organizzare le attività delle sale operatorie e del percorso del paziente chirurgico (liste operatorie, liste d attesa chirurgiche, suddivisione sale ) in accordo con la componente clinica Blocco Operatorio: Definire e monitorare i KPI sia a livello operativo (saturazione singola sala, rispetto tempi di inizio e fine attività ) che strategico (livello di attività, analisi tempi di attesa )

9 Gestione dei beni di consumo: farmaci, dispositivi medici, prodotti economali SERVIZIO FARMACEUTICO E NUTRIZIONALE SERVIZIO LOGISTICA

10 Gestione dei beni di consumo Ricevimento Controllo Stoccaggio Evasione ordini clienti Allestimento Controllo Consegna Controllo stock di reparto / di magazzino centrale Solleciti ordini a fornitore

11 Gestione dei beni di consumo: le principali innovazioni Sistema automatizzato di allestimento farmaci Terminali palmari in reparto Giacenze contabili di reparto Lotti, scadenze e targatura

12 Gestione dei beni di consumo: prospettive future Magazzini generali di San Fermo hub per tutta l azienda ospedaliera Abbattimento razionale delle scorte di reparto Creazione di nuovi cruscotti di indicatori

13 Spazio Disponibile Nuovo Ospedale Spazio Disponibile Ospedale V. Napoleona Differenza % Spazi Totali Magazzini m m2-28% Magazzini Generali m m2 36% Magazzini di Reparto m m2-43% 160 m2 Dep. Farmaci 390 m2 470 m2 Medicazioni Dispositivi medici Economato 360 m2

14 IL PROGETTO CODICE COLORE Ottimizzazione Stock di Reparto Codici Verdi Codici Gialli Codici Rossi Sistema per l Automazione del Magazzino Centrale di Farmacia Sistema per la Gestione Integrata ed Informatizzata della Logistica su tutta l Azienda Ospedaliera 04 ottobre 2010 APERTURA NUOVO OSPEDALE

15 Settembre 2009: Pubblicazione Bando di Gara Aprile 2010: Aggiudicazione gara Settembre 2010: Ultimazione Analisi Processi Ultimazione Configurazioni Software Ultimazione Assemblaggio Robot 29 Settembre 2010: Chiusura Magazzini Vecchio Ospedale 04 Ottobre 2010: Apertura Magazzini Nuovo Ospedale Inizio Distribuzione WIP Miglioramento processo di rifornimento UU.OO Centralizzazione magazzini Cantù e Menaggio

16 Organizzazione, Ruoli ed Aree di Intervento SERVIZIO FARMACEUTICO: SERVIZIO LOGISTICA: Selezione farmaci/dispositivi Prontuari di settore Identificazione KPI Gare / Acquisti Gestione criticità Approvvigionamenti Audit Gestione stupefacenti Aggiornamenti software Gestione farmaci sperimentali Gestione farmaci extra prontuario Procedure operative Attività operative di magazzino Ciclo attivo (distribuzione) Gestione fisica/contabile delle scorte Istruzioni operative Analisi flussi informativi Help desk clienti interni Analisi flussi informativi (file F, file R)

17 Organizzazione, Ruoli ed Aree di Intervento La funzione logistica, per quanto riguarda il farmaco ed il materiale gestito, opera in collaborazione ed in accordo alle procedure ed alle indicazioni fornite dal Servizio di Farmacia. Dalla collaborazione dei due servizi ne consegue: Maggior disponibilità di tempo per il farmacista non più direttamente coinvolto nella gestione fisica di farmaci e DM per supportare le aree clinico farmaceutica e farmaco economica Massimizzazione del livello di servizio al cliente finale

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19 Informatizzazione + Automatizzazione Vantaggi Aspetti Critici Incremento produttività operativa Resistenze al cambiamento Tempi allestimento bassi Identificazione dei prodotti e rilevazione lotto e scadenza in fase di accettazione = maggior tempo Frequenze allestimento alte Maggiore precisione nell allestimento Complessità di utilizzo medio/alta Contenimento differenze inventariali Affidabilità legata ad aspetti meccanici Tracciabilità completa di tutti i movimenti Integrazione con software amministrativo /contabile pre-esistenti Tracciabilità di lotto e scadenza Proposte automatiche rifornimento magazzino centrale Monitoraggio dinamico giacenze di reparto Proposte automatiche rifornimento reparti Reportistica personalizzabile Flessibilità medio/bassa

20 Nuova Organizzazione Vantaggi Aspetti Critici Servizio farmaceutico e nutrizionale sgravato da compiti prettamente operativi e quindi maggiormente orientato ad aspetti clinicosanitari Opportunità di creare sinergie dalle diverse professionalità coinvolte nel processo: farmacisti e logistici Resistenze al cambiamento organizzativo Complessità nella definizione puntuale di compiti e responsabilità Difficoltà nell orchestrare le diverse professionalità coinvolte Miglior focalizzazione di compiti e mansioni e quindi maggior livello di servizio offerto ai clienti interni Unica interfaccia per quanto concerne la distribuzione di beni e servizi

21 GRAZIE PER L ATTENZIONE!