DIGITALIZZAZIONE DELL ARCHIVIO CONSOLARE DELL AMBASCIATA D ITALIA A PRAGA

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1 DIGITALIZZAZIONE DELL ARCHIVIO CONSOLARE DELL AMBASCIATA D ITALIA A PRAGA Responsabile del Progetto: Michele Glielmi Referenti per successivi contatti con l Amministrazione: Michele Glielmi, Responsabile Back Office Cancelleria Consolare dell Ambasciata d Italia a Praga:

2 Descrizione sintetica del progetto Il progetto di digitalizzazione ha interessato l archivio anagrafico consolare dell Ambasciata d Italia in Praga, in pratica gli schedari consolari dei connazionali residenti in Repubblica Ceca, la cui tenuta è stata dematerializzata mediante un virtuoso processo di innovazione.

3 Settori interessati Il progetto ha riguardato la Cancelleria Consolare dell Ambasciata, in particolare la gestione degli schedari consolari dei connazionali residenti. Attraverso una profonda revisione di metodi, procedure e strumenti di lavoro si è passati dalla gestione cartacea di detti schedari alla loro completa gestione ed archiviazione in formato digitale. Il progetto è stato realizzato con il ricorso esclusivo alle risorse interne dell ufficio, a software open source ed alle apparecchiature informatiche normalmente in dotazione ad un ufficio consolare, quindi a costo zero per l Amministrazione.

4 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto La situazione precedente corrispondeva alla classica gestione cartacea degli schedari consolari: ad ogni nucleo familiare di connazionali residenti corrispondeva un fascicolo (con relativo numero identificativo) al cui interno veniva conservata tutta la documentazione relativa alla storia anagrafica. La necessità di dar vita al progetto in questione è nata da una duplice esigenza: - dover far fronte dall esaurirsi degli spazi fisici destinati alla conservazione degli schedari; - massimizzare gli effetti di alcuni processi di innovazione posti in essere dall Amministrazione: utilizzo di Posta Elettronica Certificata PEC) e firma digitale.

5 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto Il progetto si è articolato in una serie di passaggi logico-organizzativi: - scansione (in luogo della copia) dei documenti conservati agli atti di ogni fascicolo; - generazione di documenti direttamente in digitale tramite l apposizione di firma digitale; - utilizzo esclusivo della PEC per le comunicazioni con gli interlocutori dell Ufficio Consolare (Comune e Questure in primis); - conseguente generazione di un unico file digitale (in formato PDF) contenente tutta la documentazione relativa ad ogni singolo procedimento tramite l utilizzo di appositi software open source suggeriti dal MAE; - archiviazione digitale in apposite cartelle informatiche corrispondenti ai vecchi schedari consolari; - messa a punto di un meccanismo automatizzato di back up dei dati. Tutte queste innovazioni hanno costituito altrettanti aspetti di innovative procedure di lavoro che sono state ripensate ex novo.

6 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio Riduzione dello spazio fisico necessario per l archivio consolare. Riduzione nel consumo di carta. Riduzione delle spese di corrispondenza. Più efficienti modalità di consultazione dei fascicoli da parte dei singoli operatori, direttamente dalle proprie postazioni informatiche. Più agevole accesso agli stessi fascicoli (tramite rete interna) da parte di tutti gli operatori autorizzati.

7 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto Sforzo di radicale ri-progettazione di metodi e procedure di lavoro. Necessaria, scrupolosa uniformità nell applicazione di tali nuove procedure da parte dei vari operatori coinvolti. Doppio livello di gestione (cartaceo e digitale), relativamente alle pratiche precedenti e successive alla data del 01/01/2010, scelta come simbolico spartiacque per l adozione delle nuove procedure. Non pieno utilizzo della PEC da parte degli interlocutori dell Ufficio Consolare (alcuni Comuni e Questure italiani).

8 Modalità di coinvolgimento del personale Il progetto è stato realizzato grazie al pieno coinvolgimento di tutti gli addetti della Cancelleria Consolare nelle varie fasi di ideazione iniziale - progettazione e reingegnerizzazione delle nuove procedure di lavoro; - implementazione scrupolosa di tali procedure. Fattori cruciali per la realizzazione del progetto sono stati - lo spirito di squadra; - l apertura all innovazione di tutti gli addetti; - il continuo confronto, necessario soprattutto in fase di avvio del progetto per ridefinire in maniera condivisa procedure e metodi di lavoro innovativi; - le dimensioni ridotte dell ufficio e del numero di addetti. Il progetto è stata realizzato: - al di fuori degli orari ed in aggiunta ai compiti istituzionali dell ufficio (di cui è stato garantito il corretto, ordinario funzionamento in tutte le fasi del progetto).

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