Vademecum per l adesione delle imprese appaltatrici al Progetto One Safety

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1 per l adesione delle imprese appaltatrici al Progetto One Safety Revisione 2 Maggio 2014

2 Indice 1. Premessa Introduzione al Progetto One Safety Caratteristiche del Progetto Definizioni, ruoli e responsabilità Adesione e Implementazione del Progetto Informazione Sistema di raccolta ed analisi dei dati Sistemi premianti Bonus One Safety Vendor Rating Logo One Safety Bonus riduzione della fidejussione Revoca dei bonus Budget del Progetto Checklists Diritti Enel Diagramma di flusso Il presente documento, in conformità alla nota organizzativa n. 40 del 02/08/2002 emessa dall Amministratore Delegato di ENEL, è stato classificato di: USO PUBBLICO Progetto One Safety contractors Revisione No. 2 Maggio

3 1. Premessa Il presente documento ha l obiettivo di fornire indicazioni generali sulle modalità da seguire per l implementazione del Progetto One Safety da parte delle imprese appaltatrici che lavorano per il Gruppo Enel. L adesione al progetto da parte dell Impresa Appaltatrice, seguirà una prassi di formale accettazione volontaria, ricevuta da Enel, in forma scritta, nelle sue articolazioni organizzative e territoriali. La richiesta di adesione dovrà indicare, tra l altro, il nominativo della/e persone di riferimento che l Impresa utilizzerà per sviluppare il progetto al suo interno. 2. Introduzione al Progetto One Safety Il Progetto One Safety, avviato nel 2012 in Enel ed implementato in tutti i Siti del Gruppo, è rivolto al monitoraggio dei comportamenti sia dei dipendenti del Gruppo Enel sia dei dipendenti delle imprese appaltatrici Scopo del Progetto, relativamente alle imprese appaltatrici, è osservare i comportamenti di coloro che lavorano alle dipendenze delle imprese appaltatrici stesse, nonché dei dipendenti di eventuali subappaltatori, con l obiettivo di sostenere e promuovere i comportamenti sicuri e nel contempo correggere quelli a rischio. L adozione del Progetto da parte dell Impresa Appaltatrice consente di : disporre di un sistema di monitoraggio connesso al proprio Sistema di Gestione della Sicurezza; utilizzare checklist predisposte da Enel 1, utili a monitorare e tracciare le osservazioni svolte; monitorare il fattore comportamentale del personale, tipico elemento di criticità nelle attività operative presso le aree di lavoro Enel. L adesione al Progetto One Safety rappresenta una misura di miglioramento da considerare anche nell ambito del sistema di Vendor Rating. 1 Le check list predisposte da Enel per le varie tipologie di impianti e per le attività svolte sono le stesse. Differiscono solo nelle parti relative a: parti di impianto e attività che sono diverse a seconda della filiera (produzione termoelettrica, idroelettrica, cantieri, distribuzione, ecc). Le schede differiscono, inoltre, per le parti definizioni ed esempi che possono essere personalizzate anche all interno di una stessa filiera. Progetto One Safety contractors Revisione No. 2 Maggio

4 3. Caratteristiche del Progetto Il Progetto One Safety si focalizza sui comportamenti perché, come dimostra l analisi dell andamento infortunistico, circa l 80% degli infortuni sono riconducibili a comportamenti a rischio adottati dai lavoratori nel corso delle attività. Ridurre i comportamenti a rischio significa ridurre l insorgenza degli infortuni. Le caratteristiche principali del Progetto sono le seguenti: forte commitment del management, ad ogni livello organizzativo; applicazione di una metodologia comune ed omogenea a livello di tutte le imprese che operano nel Gruppo per l implementazione delle osservazioni; applicazione sia al personale Enel che al personale delle imprese appaltatrici; coinvolgimento oltre che della line, delle Funzioni HR e Acquisti e Appalti. 4. Definizioni, ruoli e responsabilità Enel: qualunque società del Gruppo Enel che ha almeno un contratto di appalto in corso con l Impresa Appaltatrice che intende aderire al Progetto One Safety. Impresa Appaltatrice (o Impresa): l impresa che intende aderire al Progetto One Safety. Responsabile dell Impresa: persona che ha la responsabilità gerarchica dell organizzazione dell Impresa e a cui compete la promozione dell applicazione del Progetto tra il personale dell Impresa. Responsabile di Area dell Impresa: figura ai vertici dell organigramma a livello locale dell Impresa che dà il commitment al Progetto nel Sito/i di sua competenza e approva il piano/i di miglioramento di Sito/i. Coordinatore dell Impresa Appaltatrice: persona che può essere individuata nell ambito del Team Locale dell Impresa o, in alternativa a livello di Headquarter, cui sono affidati principalmente i compiti di facilitare l applicazione del progetto e monitorare lo stato di avanzamento. Team locale dell Impresa: Team istituito in ogni Sito dall Impresa di norma composto da: Navigatore (ove presente), Key people, RSPP/Safety manager con il compito di applicare il Progetto nel Sito. Navigatore: persona con conoscenza specifica della metodologia del Progetto. Relativamente all applicazione di One Safety da parte delle imprese appaltatrici, il navigatore, qualora individuato, viene scelto di norma all interno dell Impresa stessa. Ciascuna Divisione del Gruppo Enel può decidere di volta in volta, in funzione della complessità del Sito e dell organizzazione dell impresa appaltatrice, se richiedere o meno Progetto One Safety contractors Revisione No. 2 Maggio

5 all impresa l individuazione del navigatore. Nel caso di Consorzi o Raggruppamenti/Associazioni Temporanei di Imprese (RTI/ATI), il navigatore dovrà essere sempre individuato. Key people dell Impresa: persona individuata dall Impresa con specifiche attitudini e capacità lavorative a cui gli altri lavoratori dell Impresa riconoscono doti di leadership (Leader naturali). Navigatori e Key People devono avere le seguenti caratteristiche: alta sensibilità verso il valore della sicurezza; buone capacità comunicative; capacità di motivare i colleghi ed influenzare i loro comportamenti; doti naturali di leadership; capacità relazionali. RSPP dell Impresa/Safety manager dell Impresa: persona con esperienza e conoscenze specifiche nel campo della sicurezza a cui fare riferimento per tutti gli aspetti tecnici del Progetto. Nell ambito del Progetto One Safety a questa figura compete anche il ruolo di collegamento e supporto, per le tematiche di Safety, nei confronti di Key People. Osservatore: Lavoratore che di norma svolge, nell ambito delle attività lavorative della giornata, anche le osservazioni. Responsabile di Area Enel: Figura Enel ai vertici dell organigramma a livello locale che dà il commitment al Progetto nel Sito/Siti di sua competenza al quale l Impresa invia per informazione il piano/i di miglioramento di Sito (es. Responsabile Unità Produttiva, Responsabile di Impianto, ecc). A tale figura ed alla sua struttura sono affidati principalmente i compiti di monitorare lo stato di avanzamento del Progetto e ricevere copia delle osservazioni e del/i piano/i di miglioramento del Sito. Osservazione: valutazione dei comportamenti adottati da uno o più lavoratori durante l attività lavorativa, condotta con l ausilio di una checklist e volta ad analizzare i comportamenti da parte dei lavoratori (es. rispetto di norme, disposizioni e procedure di lavoro). Ad ogni osservazione corrisponde una checklist. Manuale osservatori: documento che illustra le indicazioni operative per lo svolgimento delle osservazioni sui comportamenti. In particolare riporta: figure coinvolte, modalità di svolgimento delle osservazioni e della compilazione della checklist, linee guida per il feedback. Comportamento: condotta del singolo lavoratore in relazione ad un determinato aspetto dell attività lavorativa correlato alla sicurezza sul lavoro. Un comportamento corrisponde ad una singola rilevazione annottata sulla checklist. Feedback: riscontro (positivo o negativo) fornito a valle del processo di osservazione volto a rendere i lavoratori consapevoli dei comportamenti corretti da adottare e a diffondere la cultura della sicurezza. Dare un feedback è sempre obbligatorio, anche nel caso non siano stati rilevati Progetto One Safety contractors Revisione No. 2 Maggio

6 comportamenti non sicuri. Nel restituire il feedback si deve cominciare sempre dai comportamenti positivi e poi illustrare quelli negativi. L atteggiamento durante tutto il feedback deve essere sempre friendly e mai inquisitivo, incentrato sulla No Blame Culture. Azione correttiva immediata: azione correttiva intrapresa immediatamente sul campo a fronte dell osservazione di un comportamento non sicuro. La tipologia di azione deve essere graduata in funzione della gravità della situazione, fino ad arrivare, in caso di pericolo grave, immediato ed inevitabile, anche alla sospensione delle attività. Di seguito si riporta, a titolo indicativo e non esaustivo, una serie di violazioni/inadempienze che possono comportare situazioni di pericolo grave, immediato ed inevitabile: pericolo di caduta di oggetti/attrezzature/materiali dall alto situazioni di pericolo in fase di sollevamento dei carichi (ad esempio passaggio di persone nelle aree soggette al sollevamento, area di sollevamento non delimitata) errato utilizzo di attrezzature di lavoro attrezzature di lavoro non idonee mancato rispetto delle norme di accesso e circolazione o dei limiti di velocità mancato/errato utilizzo di dpi mancata protezione dei cavi elettrici a terra negli attraversamenti o nelle arre di lavoro presenza di sostanze e preparati pericolosi non autorizzati mancato rispetto delle corrette modalità di stoccaggio dei rifiuti e dei materiali di risulta interferenze utilizzo di ponteggi non a norma utilizzo non autorizzato di attrezzature mancato rispetto delle prescrizioni per l utilizzo di apparecchi elettrici trasportabili, mobili o portatili in luoghi particolari (grandi masse metalliche, cavità entro strutture non isolanti attività su tralicci metallici e nei luoghi bagnati o molto umidi) Azione correttiva: Azione a medio o lungo termine derivante dall analisi delle risultanze delle osservazioni volta a rimuovere le cause dei comportamenti non sicuri e migliorare le performance di safety, approvata ed inserita nei piano di miglioramento dell Impresa interessata. Piano di osservazioni: Piano predisposto dall Impresa e trasmesso al Responsabile/i di Area Enel in cui è riportato: numero totale di osservazioni per contratto numero di osservazioni/mensili poste come obiettivo Progetto One Safety contractors Revisione No. 2 Maggio

7 siti coinvolti nell implementazione del progetto tipologia di scheda adottata per l implementazione del progetto Piano di miglioramento: Piano predisposto dall Impresa Appaltatrice, approvato dal Responsabile di Area dell Impresa e messo a disposizione del Responsabile di Area Enel, riportante l insieme delle azioni correttive decise ed approvate con i relativi tempi di attuazione. Sito One Safety (di seguito indicato brevemente come Sito ): area in cui si svolge l attività oggetto dell appalto che rappresenta l unità di applicazione del progetto (può coincidere con una unità produttiva o parte di essa, con una parte di impianto, etc. secondo criteri organizzativi definiti da Enel). Checklist: Lista specifica per ogni tipologia di Sito composta da due parti: la prima riguardante le informazioni generali e gli item oggetto delle osservazioni, uguale per tutte le imprese la seconda riportante le definizioni e gli esempi utili per una piena comprensione/attuazione dell osservazione per ogni tipologia di Sito. Vendor Rating: Processo sistematico di verifiche e controlli sugli appaltatori durante l esecuzione delle attività che prevede la valorizzazione dei riscontri delle verifiche mediante assegnazione di un punteggio specifico. Tra i parametri che vengono valutati nel Vendor Rating, assume una particolare rilevanza l indicatore sugli aspetti di sicurezza sul lavoro. 5. Adesione e Implementazione del Progetto Possono aderire al Progetto One Safety tutte le imprese che hanno un contratto in essere con Enel al momento della sottoscrizione del Protocollo di Intesa o sono aggiudicatarie di contratti da eseguirsi presso i Siti di Enel. L adesione al progetto dell Impresa Appaltatrice riguarda tutti i Siti in cui si svolge la prestazione oggetto del medesimo contratto di appalto e si estende a tutti i contratti in essere. Il Progetto viene sviluppato e coordinato centralmente in base alla struttura organizzativa dell Impresa Appaltatrice. Nel caso di Consorzi di imprese (Consorzi) o Raggruppamenti/Associazioni Temporanei di Imprese (RTI/ATI), l adesione al progetto riguarda tutte le imprese consorziate/raggruppate. In tal caso, l impresa mandataria/capogruppo (vale a dire, l impresa che ha ricevuto il mandato ad agire in nome e per conto delle altre imprese consorziate/raggruppate) provvederà al coordinamento centrale e dovrà presentare, entro 2 mesi dalla sottoscrizione, un cronoprogramma con il Progetto One Safety contractors Revisione No. 2 Maggio

8 progressivo inserimento nel Progetto delle imprese consorziate/raggruppate, qualora il loro inserimento non possa avvenire all inizio del Progetto. Tale piano deve essere approvato da Enel. I compiti principali della struttura centrale dell Impresa Appaltatrice sono: sviluppare il Progetto e definire i target progettare e coordinare l implementazione del Progetto nel Sito effettuare le comunicazioni ai Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza o ruoli similari restituire mensilmente ad Enel il template con le schede delle osservazioni caricate monitorare ed effettuare un reporting trimestrale ad Enel sullo stato di implementazione del Progetto e delle azioni di miglioramento definite dall Impresa nei propri piani. 6. Informazione Compete ad Enel l attività informativa iniziale dei navigatori dell Impresa, qualora individuati, e dei Key People. L impegno informativo di 1 giornata si articola così: ½ giornata per l illustrazione degli obiettivi del progetto e delle modalità di compilazione della scheda un ulteriore ½ giornata da svolgersi sul campo per addestrare navigatori e key people sulle modalità di conduzione delle osservazioni e di restituzione dei feedback, ecc.). Luoghi e date di svolgimento delle attività informative saranno stabiliti di comune accordo tra Enel e l Impresa Appaltatrice. Enel si riserva la facoltà di dar luogo all attività di informazione al raggiungimento di un numero minimo di partecipanti pari a Sistema di raccolta ed analisi dei dati Per la raccolta e l analisi dei dati delle osservazioni effettuate dalle imprese appaltatrici, Enel metterà a disposizione delle imprese appaltatrici che aderiscono al Progetto One Safety un template per ogni Sito ove l Impresa svolge le prestazioni oggetto dei contratti. Il template riporta in formato excel la checklist specifica. I dati delle osservazioni delle imprese verranno inseriti dalle imprese stesse sui template e successivamente resi disponibili ad Enel a livello di Sito, con cadenza mensile. Successivamente Enel procederà al caricamento dei dati sul data entry del Progetto One Safety. Progetto One Safety contractors Revisione No. 2 Maggio

9 8. Sistemi premianti Alle imprese appaltatrici che decidono di aderire al progetto One Safety vengono riconosciuti i seguenti sistemi premianti dopo il primo trimestre di implementazione del Progetto e la verifica da parte di Enel in merito alla corretta implementazione da parte dell Impresa del Progetto stesso (costante svolgimento delle osservazioni, definizione del piano di miglioramento ed implementazione delle azioni previste): bonus in termini di punteggio di Vendor Rating il diritto all utilizzo del logo di adesione al Progetto One Safety bonus in termini di diminuzione dell importo per la cauzione contrattuale 2. In particolare, il riconoscimento dei bonus è subordinato all invio da parte dell Impresa Appaltatrice del piano di miglioramento, relativo ad almeno uno dei Siti di implementazione del progetto, a valle del primo trimestre di osservazioni. Tale diritto è subordinato anche all adempimento di tutti gli obblighi previsti nel Protocollo e nel. Qualora l impresa appaltatrice che intende aderire al progetto One Safety : abbia subito la sospensione o la revoca della qualificazione, a seguito di infortunio grave o mortale occorso nell esecuzione di contratti di appalto o subappalto con Enel, sia tenuta sotto osservazione per aver registrato un indice di Vendor Rating relativo alla sicurezza inferiore al valore di soglia. la concessione dei sistemi premianti sarà subordinata: al venir meno del provvedimento di sospensione o revoca della qualificazione; al raggiungimento di un indice di vendor rating relativo alla sicurezza uguale o superiore al valore di soglia. Qualora l Impresa Appaltatrice abbia implementato correttamente il Progetto One Safety, ottenendo il riconoscimento dei bonus previsti e, successivamente, tali riconoscimenti vengano meno per decorrenza dei termini contrattuali, se entro un anno dalla cessazione del contratto di appalto, l Impresa sottoscrive un nuovo contratto di appalto con una società del Gruppo Enel, verranno riattribuiti all impresa previa adesione al Progetto anche per il nuovo contratto stipulato i bonus in precedenza acquisiti. 2 In caso di affidamento a seguito di gara, tale bonus potrà essere concesso all impresa aggiudicataria prima del trimestre considerato purché l impresa stessa aderisca al Progetto One Safety prima o al più contestualmente alla sottoscrizione del contratto di appalto. Progetto One Safety contractors Revisione No. 2 Maggio

10 8.1 Bonus One Safety Vendor Rating Bonus di 5 punti nell ambito dell indicatore di sicurezza del sistema di Vendor Rating. Il bonus ha carattere premiante (di tipo on/off ) e si applica all Impresa nell ambito del Gruppo Merceologico interessato. Tale bonus ha durata annuale e si rinnova per un ugual periodo a condizione che l Impresa dimostri la corretta implementazione del Progetto. Il bonus non supplisce le carenze in ambito safety dell Impresa e non verrà applicato all Impresa nel caso in cui l indice di sicurezza del Vendor Rating risulti inferiore a 50. Inoltre Il bonus non produrrà incrementi dell indice di sicurezza del Vendor Rating dell Impresa in relazione all ottenimento della soglia di eccellenza in quanto l accesso alla sezione dei fornitori eccellenti deve avvenire a prescindere dall applicazione del bonus. Il bonus non porterà ad incrementi dell indice di sicurezza del Vendor Rating dell Impresa tali per cui l Impresa superi la soglia che la sottrarrebbe al processo di osservazione. 8.2 Logo One Safety L uso del logo One Safety, che attesta l adesione dell impresa appaltatrice al Progetto, viene concesso secondo le modalità e alle condizioni previste nel Disciplinare d uso del logo di adesione al progetto One Safety ed il Manuale d identità One Safety contractors ad esso allegato. 8.3 Bonus riduzione della fidejussione Alle imprese che aderiscono al Progetto One Safety viene riconosciuta, per ciascun contratto in essere, la riduzione della fidejussione nella misura del 20%. Tale riduzione verrà applicata per i nuovi contratti e per quelli in essere con durata residua superiore ad 1 anno. 8.4 Revoca dei bonus I bonus verranno revocati di diritto: qualora si verifichi un infortunio sul lavoro mortale o grave imputabile all Impresa Appaltatrice qualora, ad insindacabile giudizio di Enel, l impresa appaltatrice sospenda l invio dei piani di miglioramento a valle delle osservazioni per almeno 2 trimestri consecutivi qualora, ad insindacabile giudizio di Enel, l impresa appaltatrice violi qualunque prescrizione relativa all utilizzo del logo di adesione al Progetto One Safety nel caso di cessazione del contrato di appalto Per le imprese qualificate i bonus verranno revocati anche in caso di: sospensione/revoca della qualificazione Progetto One Safety contractors Revisione No. 2 Maggio

11 indice di Vendor Rating relativo alla sicurezza inferiore alla soglia al di sotto della quale l impresa viene tenuta sotto osservazione per 2 trimestri consecutivi 9. Budget del Progetto Competono a ciascuna Impresa Appaltatrice i costi di formazione e gestione (costi trasferte) relativi al proprio personale. Competono altresì alle imprese i costi di eventuali iniziative di Comunicazione rivolte al proprio personale. 10. Checklists Per l applicazione di One Safety Enel ha messo a disposizione delle imprese che aderiscono al Progetto specifiche checklist. La parte della lista Osservazioni che costituisce il cuore del Progetto di analisi dei comportamenti, prende in considerazione 5 argomenti: Luogo di lavoro Modalità di lavoro Procedure Attrezzi e materiali Dispositivi di Protezione Individuale Ciascuno degli argomenti sopra detti è articolato in sotto cause che dettagliano e specificano le singole voci. 11. Diritti Enel Enel si riserva il diritto di analizzare il contenuto delle schede inviate dall Impresa Appaltatrice. Il Progetto One Safety rispetta la no blame culture e verrà rispettato l anonimato delle persone osservate. Sui Siti ove si applica il Progetto One Safety, nel corso di altre attività al di fuori del Progetto One Safety, rimangono comunque in vigore i processi di controllo ed audit, definiti da Enel e accettati dall Impresa Appaltatrice e nel caso vengano riscontrate violazioni/inadempienze che possono comportare situazioni di pericolo grave, immediato ed inevitabile, Enel, applicherà nei riguardi delle imprese, quanto previsto dai contratti in essere nel pieno rispetto delle Policy del Gruppo. Progetto One Safety contractors Revisione No. 2 Maggio

12 12. Diagramma di flusso Progetto One Safety contractors Revisione No. 2 Maggio