UNIVERSITA DEGLI STUDI DI TRIESTE. Sezione Affari generali e documentali Ripartizione Sistema documentale e procedurale

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1 UNIVERSITA DEGLI STUDI DI TRIESTE Sezione Affari generali e documentali Ripartizione Sistema documentale e procedurale SISTEMA INFORMATIVO DOCUMENTALE DI ATENEO SID 2 MANUALE TEORICO PRATICO PER LA GESTIONE INFORMATIZZATA DEI DOCUMENTI TRAMITE IL SOFTWARE TITULUS 97 NOVEMBRE 2002

2 SOMMARIO 1. INTRODUZIONE pag PROTOCOLLO IN ARRIVO pag. 3 2a) registrazione di protocollo pag. 3 2b) segnatura di protocollo pag. 7 2c) fascicolazione del documento pag PROTOCOLLO IN PARTENZA pag. 9 3a) registrazione di protocollo pag. 9 3b) segnatura di protocollo pag. 11 3c) fascicolazione del documento pag PROTOCOLLO TRA UFFICI pag. 11 4a) registrazione di protocollo pag. 11 4b) segnatura di protocollo pag. 12 4c) fascicolazione del documento pag. 13 4d) gestione di un documento tra uffici inviato al settore pag GESTIONE DEI DOCUMENTI SOGGETTI A REPERTORIAZIONE pag. 14 2

3 1. INTRODUZIONE Titulus 97 software sul quale si basa il Sistema Informativo Documentale, è un applicativo sviluppato in ambiente internet/intranet/extranet creato per la gestione dei sistemi di Protocollo e dei flussi documentali, ossia per la gestione della movimentazione dei documenti nel loro iter burocratico. Consente di memorizzare su un database i documenti inviati/ricevuti da e verso l'esterno o tra gli uffici interni all'amministrazione, memorizzando dati ed immagini 'legati' dal vincolo di unicità del singolo documento. Di seguito si illustrano schematicamente le operazioni necessarie (registrazione a protocollo, classificazione, fascicolazione) ai fini della gestione informatica delle diverse tipologie di documenti. 2. PROTOCOLLO IN ARRIVO 2a) Registrazione di protocollo: Si accede alla maschera di inserimento di un documento in arrivo cliccando sul link apposito evidenziato nel menu di accesso (colore azzurro). La maschera di inserimento richiede, ai fini della registrazione, la compilazione di una serie di campi: alcuni di questi sono obbligatori (la mancata valorizzazione non permette di effettuare la registrazione), altri soltanto facoltativi. Sono campi obbligatori: il mittente, l oggetto, gli allegati la classificazione, la UOR destinataria del documento con associato il relativo RPA. Si consiglia di compilare anche i campi data documento e protocollo mittente qualora le relative informazioni siano disponibili. 3

4 - Mittente: le caselle di testo relative all'anagrafica del mittente rappresentano ed individuano la persona fisica o giuridica che ha inviato il documento attualmente in fase di protocollazione.. L indicazione del mittente deve essere effettuata tramite la compilazione ovvero, qualora il nominativo che dobbiamo inserire sia già presente nella banca dati, il reperimento di un apposita scheda anagrafica, ossia una scheda, indipendente dalla maschera di protocollo, che contiene i dati delle persone fisiche e giuridiche inserite nel sistema. Cliccando sulla lente posta alla destra del campo mittente si accede al contenuto dell anagrafica: è possibile pertanto sia selezionare un nominativo già esistente da appiccicare alla maschera di protocollo (tramite il link assegna), sia crearne uno nuovo. Si raccomanda, ai fini della compilazione delle schede anagrafiche e per evitare duplicazione di schede contenenti il medesimo nominativo, di seguire quanto indicato nelle Linee guida per l inserimento dell anagrafica consegnate ai corsi di formazione. Oggetto: l oggetto è un campo obbligatorio ad immissione libera, eventualmente su più righe. Deve essere compilato tramite l indicazione di quello che è, appunto, l oggetto del documento posto all attenzione della nostra struttura. Ad evitare indicazioni troppo stringate è previsto l uso minimo di trenta caratteri non ripetibili (qualora i caratteri siano insufficienti comparirà un messaggio di avviso al momento della registrazione). Allegati: vanno indicati gli eventuali documenti inviati assieme al documento corrente, specificandone il numero seguito da una breve descrizione degli stessi ( es. relazione tecnica, foto descrittiva ecc). Qualora non vi siano allegati il campo dovrà essere ugualmente compilato indicando 0 nel campo num. ; in questa ipotesi il sistema compila automaticamente il campo descrizione con l indicazione nessun allegato. 4

5 Voce di indice: è il campo che permette la classificazione del documento. Ricordiamo, in proposito che classificare significa ordinare la documentazione secondo categorie logiche di riferimento; in particolare la classificazione archivistica di un documento è espressa da un valore composto da 2 cifre separate da una barra indicanti: - la prima cifra( numero romano) il cosiddetto titolo; - la seconda cifra (numero arabo) la c.d. classe. La combinazione di titolo e classe identifica in maniera univoca un documento all'interno dello specifico Titolario di Classificazione. Il campo classificazione si valorizza in modo automatico mediante l'uso delle Voci di Indice, ossia di un elenco di termini significativi che permettono l'identificazione della tipologia di appartenenza del documento e dunque la sua classificazione. E possibile, tuttavia, che le voci di indice in alcuni casi non contemplino con esattezza la specifica materia oggetto del documento; in queste ipotesi sarà necessario che l operatore individui direttamente, mediante analisi del Titolario di classificazione, la classificazione appropriata da attribuire al documento da registrare. Si consiglia pertanto di procedere come segue: - digitare all interno della stringa voce di indice uno più termini significativi che identifichino il contenuto del documento da classificare; - se tali termini sono presenti all interno delle voci di indice il sistema mostrerà la voce o le voci corrispondenti; a questo punto sarà pertanto possibile selezionare la voce più opportuna, la quale, automaticamente, provvederà ad attribuire al documento titolo e classe appropriata. - qualora il sistema non ritrovi, con il sistema di ricerca impostato, alcuna voce significativa ovvero quelle reperite siano ritenute insoddisfacenti, è possibile procedere a classificare personalmente il documento, scegliendo, nell ambito del titolario di classificazione, titolo e classe appropriati. La registrazione nel sistema sarà effettuata in questo caso mediante inserimento nella stringa voce di indice della denominazione della classe prescelta. Ad esempio, dalla lettura del titolario ritengo che il documento corrente sia da classificare come Titolo IV Affari legali classe 2 Atti di liberalità ; digitando nella barra atti di liberalità il sistema procederà a classificare come desiderato il documento 5

6 Destinatario: è necessario inserire il nome della struttura di appartenenza (si consiglia di ricercarlo nell elenco delle strutture accessibile tramite la lente posta alla destra della stringa); a questa il sistema assocerà automaticamente, quale RPA, il nominativo del Responsabile. N.B.: Quale RPA deve essere sempre indicato il nominativo del Responsabile della struttura Immagini: è il campo che permette di allegare alla registrazione a protocollo l immagine del documento acquisita tramite scanner. Ciascuna struttura, in relazione alla propria organizzazione del lavoro, valuta l opportunità di usufruire o meno di tale funzionalità. N.B. Il sistema permette l acquisizione dell immagine dei documenti qualora al pc venga collegato uno scanner munito di presa twain. Breve descrizione della barra dei pulsanti laterale: Barra dei pulsanti Pulsanti Registra Pulisci Cerca Descrizione Salva il documento Svuota le caselle di testo Apre la pagina di ricerca globale Menù Accede alla Home page di Titulus 97 Dopo la compilazione di tutti i campi obbligatori ed eventualmente dei campi facoltativi di cui si posseggano le informazione è possibile procedere alla registrazione. Cliccando sul pulsante Registra il sistema attribuirà al documento il numero di protocollo. Da questo momento i dati relativi al mittente, oggetto, allegati, numero e data di protocollo saranno immodificabili. Qualora si rivelassero errati pertanto sarà possibile soltanto annullare l intera registrazione. 6

7 2b) Segnatura di protocollo Immediatamente dopo la registrazione il sistema proporrà una maschera diversa dalla precedente, contenente i dati della registrazione, il numero e la data di protocollo, e due pulsanti utili ai fini della segnatura, che, ricordiamo, rappresenta l operazione in base alla quale i dati attribuiti dal sistema vengono riportati sul documento ai fini della sua identificazione. Sarà necessario pertanto, in questo momento, apporre il timbro sul documento registrato, riportando manualmente i dati relativi al numero e data di registrazione ed alla sua classificazione. Nel sistema, poi, sarà necessario cliccare sul pulsante Segnatura manuale 2c) Fascicolazione del documento Con la segnatura di protocollo l intera fase di registrazione di un documento può dirsi perfezionata. A questo punto però, in virtù del vincolo archivistico che necessariamente lega i documenti di una struttura, è necessario procedere alla fascicolazione del documento appena registrato. Per inserire il documento in un fascicolo già esistente ovvero crearne uno nuovo è necessario cliccare sul pulsante fascicolo posto alla sinistra della maschera di visualizzazione del documento. A questo punto: - il sistema presenterà una prima schermata di ricerca, utile a verificare se esistano all interno della struttura già fascicoli in cui è possibile inserire il documento. N.B. Si rammenta, in proposito, che è possibile fascicolare assieme soltanto documenti aventi lo stesso titolo e la stessa classe. Avviando la ricerca (pulsante avvia) si potrà visualizzare il fascicolo o la lista dei fascicoli rispondenti i criteri impostati; qualora la stringa di ricerca venga lasciata vuota il sistema visualizzerà tutti i fascicoli della struttura aventi la stessa classificazione del documento. Si possono presentare, a questo punto, le seguenti possibilità: (continua) 7

8 - esiste già un fascicolo, fra quelli proposti, in cui si ritiene opportuno inserire il documento, tramite il pulsante assegna quest ultimo verrà spostato nel fascicolo selezionato. Il sistema ritornerà alla maschera di visualizzazione del documento la quale riporterà, al suo interno, il riferimento (alla riga fascicolo) al numero, anno, classificazione e nome del fascicolo in cui il documento è stato inserito. - non vi è alcun fascicolo appropriato (o perché il sistema non ne trova alcuno ovvero perché quelli trovati sono ritenuti non idonei). E necessario crearne uno nuovo. Creazione di un nuovo fascicolo: Tramite il pulsante nuovo è possibile accedere alla maschera di creazione di un fascicolo. Tale maschera presenta, come di consueto, alcuni campi da riempire: - oggetto del fascicolo: campo obbligatorio, da compilare con l indicazione del contenuto del fascicolo (corrisponde a ciò che normalmente si scrive sul frontespizio del fascicolo cartaceo). - classificazione: campo precompilato per default con l indicazione del titolo e della classe del documento che vado a fascicolare. - scarto: rappresenta il periodo di validità dei documenti contenuti ai fini dell archiviazione. Fino all entrata in vigore del Massimario di scarto, è impostato per default su illimitato. Può essere ignorato. - Note: campo a compilazione facoltativa in cui possono essere inserite annotazioni varie che riguardano il fascicolo ovvero i documenti in esso contenuti. Dopo aver correttamente valorizzato i campi precedentemente descritti, premendo il pulsante Registra si salva il nuovo fascicolo. Il sistema assegna, automaticamente, un numero progressivo al fascicolo e torna in visualizzazione del documento, il quale riporterà, al suo interno, il riferimento (alla riga fascicolo) al numero, anno, classificazione e nome del fascicolo in cui è stato inserito. N.B. Cliccando sulla X che compare all estrema destra della riga fascicolo nella maschera di visualizzazione del documento sarà possibile togliere il documento dal fascicolo in cui è stato inserito. (continua) 8

9 Creazione di un sottofascicolo: Dalla modalità di visualizzazione di un fascicolo il sistema permette di generare un sottofascicolo, ossia un fascicolo gerarchicamente contenuto all interno di quello corrente (paragonabile, a livello cartaceo, alle cartelline contenute all interno di un DOX ), mediante l utilizzo del pulsante sottofascicolo. L operazione di registrazione di un sottofascicolo è del tutto analoga a quella di un fascicolo. Con l operazione di fascicolazione si conclude l iter di gestione informatizzata del documento. N.B.: Si rammenta che sia i fascicoli che i sottofascicoli una volta creati non possono essere eliminati; l unico modo per escluderli dal ciclo del procedimento è di chiuderli ed archiviarli (tramite il pulsante archivia fascicolo). 3. PROTOCOLLO IN PARTENZA 3a) Registrazione di protocollo: Si accede alla maschera di inserimento di un documento in partenza cliccando sul link apposito evidenziato nel menu di accesso (colore verde). Come per l arrivo, la maschera di inserimento richiede, ai fini della registrazione, la compilazione di una serie di campi: alcuni di questi sono obbligatori (la mancata valorizzazione non permette di effettuare la registrazione), altri soltanto facoltativi. Sono campi obbligatori: il destinatario, l oggetto, gli allegati la classificazione, la UOR mittente con associato il relativo RPA. 9

10 Destinatari: campi da compilare indicando gli estremi identificativi della persona/e fisiche o giuridiche (ditte, enti) destinatarie del documento. La compilazione avviene tramite il ricorso alle schede anagrafiche (cfr. protocollo in arrivo). E prevista la possibilità di inserimento di un numero cospicuo di destinatari, mediante l estensione delle righe di inserimento (tramite le freccette poste all estrema destra della schermata ). Tuttavia è consigliabile, qualora il numero dei destinatari sia superiore a tre, usare una denominazione riassuntiva, riportando nella registrazione di protocollo la dicitura A tutti i destinatari - vedi elenco allegato alla minuta» (cfr. le Linee guida per l inserimento dell anagrafica nel protocollo) ed asssociando alla registrazione il file contenente l elenco dei destinatari (che così verranno in ogni caso reperiti in fase di ricerca). Il sistema permette di differenziare opportunamente i destinatari cui spedire il documento in via principale da quelli cui il documento sarà inviato in copia conoscenza, tramite l inserimento di una spunta nella casellina cc posta a lato di ciascuna riga. Oggetto: idem come per la protocollazione in arrivo Allegati: idem come per la protocollazione in arrivo Voce di indice: idem come per la protocollazione in arrivo Mittente: e necessario inserire il nome della struttura di appartenenza ( si consiglia di ricercarlo nell elenco delle strutture accessibile tramite la lente posta alla destra della stringa); a questa il sistema assocerà automaticamente, quale RPA, il nominativo del Responsabile. N.B.: Quale RPA deve essere sempre indicato il nominativo del Responsabile della struttura. c/c: campo in cui inserire i nominativi dei settori interni e dei relativi responsabili (anche in questo caso si consiglia di ricercarli nell elenco delle strutture accessibile tramite la lente posta alla destra della stringa ) che ricevono copia per conoscenza del documento. N.B. Campo da utilizzare soltanto da parte di quelle strutture che possiedono l abilitazione al protocollo interno (Biblioteche, DUC, Dipartimento di Scienze Biologiche, Ambientali e Marine) 10

11 File associati: Campo che permette di associare alla registrazione il file di testo del documento da protocollare. Per acquisire il file usare il pulsante Sfoglia. Immagini: idem come per la protocollazione in arrivo. 3b) Segnatura di protocollo Le operazioni da effettuare sono le stesse della protocollazione in arrivo. In questa ipotesi però, il sistema consente anche di effettuare la stampa della segnatura di protocollo, qualora alla postazione pc sia associata una stampante, mediante l utilizzo del pulsante Stampa segnatura. Ugualmente è possibile utilizzare il pulsante Segnatura manuale riportando manualmente i dati della segnatura sul documento. 3c) Fascicolazione del documento Idem come per i documenti in arrivo. 4. PROTOCOLLO TRA UFFICI Tale funzionalità è disponibile soltanto per quelle struttura che sono articolate al loro interno in settori dotati di una certa autonomia (Biblioteche, DUC, Dipartimento di Scienze Biologiche, Ambientali e Marine) 4a) Registrazione di protocollo: Si accede alla maschera di inserimento di un documento interno cliccando sul link apposito evidenziato nel menu di accesso (colore giallo). Come per l arrivo e la partenza, la maschera di inserimento richiede, ai fini della registrazione, la compilazione di una serie di campi: alcuni di questi sono obbligatori (la mancata valorizzazione non permette di effettuare la registrazione), altri soltanto facoltativi. 11

12 Sono campi obbligatori: il destinatario, l oggetto, gli allegati, la UOR mittente con associato il relativo RPA., la classificazione. Destinatario: individua il settore della struttura cui è indirizzato il documento ( si consiglia di ricercarlo nell elenco delle strutture accessibile tramite la lente posta alla destra della stringa); a questa il sistema assocerà automaticamente, quale RPA, il nominativo del Responsabile. N.B.: Quale RPA deve essere sempre indicato il nominativo del Responsabile della struttura. Copie conoscenza: campo che individua gli eventuali altri settori della struttura cui indirizzare il documento in copia conoscenza. N.B.: Il sistema permette l inserimento di un unico settore quale destinatario principale del documento. Pertanto, qualora l intestazione del documento ne preveda invece più di uno, sarà necessario registrare gli altri in ogni caso come destinatari in copia conoscenza. Oggetto: Idem come per arrivo e partenza. Allegati: Idem come per arrivo e partenza Mittente: Idem come per arrivo e partenza Voce di indice: Idem come per arrivo e partenza. N.B.: Fare attenzione a classificare soltanto la parte relativa alla Minuta. La classificazione dell originale dovrà essere effettuata dal destinatario del documento. 4b) Segnatura di protocollo: Idem come per la partenza. 12

13 4c) Fascicolazione del documento Le operazione da effettuare sono le stesse dei documenti in arrivo ed in partenza. Vi è un unica particolarità, rappresentata dalla circostanza per cui alla maschera di ricerca dei fascicoli si accede tramite il link fascicolo posto all interno della maschera di visualizzazione del documento. 4d) Gestione di un documento tra uffici inviato al settore Nel caso di ricezione di un documento interno inviato da parte di un altro settore, il settore ricevente dovrà provvedere, a sua volta, a classificare e fascicolare il documento ricevuto. Di seguito si espongono le operazioni necessarie: - nel menu di accesso al sistema, all interno della sezione Ufficio documenti in gestione, cliccare sull icona uor; l operazione aprirà la schermata contenente i documenti in carico all ufficio non ancora fascicolati, distinti fra partenza, arrivo e tra uffici. - Cliccando sull icona del documento tra uffici (evidenziata dal logo dell università), si accede alla maschera di visualizzazione del documento interno ricevuto, che si dovrà classificare e fascicolare. - Per procedere alla classificazione, cliccare sul pulsante Modifica, classificare il documento nel modo consueto (cfr. classificazione dei documenti in arrivo), e registrare. - Per fascicolare, cliccare sul pulsante fascicolo; l operazione di fascicolazione procede ora nel modo consueto. 13

14 5. GESTIONE DEI DOCUMENTI SOGGETTI A REPERTORIAZIONE A partire dall icona Repertori, visibile nel menu di accesso, sezione Stampe ed altre funzioni di archivio, è possibile registrare alcune tipologie documentarie particolari, assegnando loro sia un numero di protocollo che un numero di repertorio. La numerazione dei Repertori è progressiva e su base annuale, esattamente come quella del protocollo, ed è unica per ciascuna tipologia documentaria. Sono da assoggettare a registrazione di repertorio: - verbali degli organi collegiali (Consiglio di Facoltà, di Dipartimento,ecc.) - le circolari in partenza (di prossima attivazione) - i contratti e le convenzioni - i decreti del Responsabile della struttura (di prossima attivazione) La registrazione di questi documenti è simile a quella di un normale documento in partenza, fatte salve piccole particolarità di seguito descritte: - Verbali: manca il campo relativo al destinatario; per il resto procedere come per la protocollazione in partenza. - Circolari in partenza: idem come sopra. - Decreti del Responsabile della struttura: idem come sopra - Contratti e convenzioni: maschera uguale al protocollo in partenza; per la particolarità della tipologia documentaria è richiesto l inserimento non dei destinatari ma dei contraenti. N.B. Anche i documenti soggetti a repertoriazione devono essere fascicolati nel modo consueto. 14

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