IP Office 4.2 Phone Manager

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1 Versione 17b - (09 July 2008)

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3 Contents Sommario 4. Voic 1 Novità Confronto delle funzionalità 9 3 Avvio di Phone... Manager 10 1 Accesso a Phone... Manager 10 2 Accesso come... agente 11 3 Modalità Telecommuter Finestra Elenco... utenti 15 5 Selezione di un'unità di controllo IP Office diversa Change Password Finestra principale 1 Area Dettagli... chiamata 2 Riquadro Cronologia... chiamate 1 Scheda In entrata... 2 Scheda In uscita... 3 Scheda Perse... 4 Scheda Codici... account 5 Scheda messaggi... 6 Scheda Tutte... 7 Scheda Voic Scheda Conferenza... 9 Scheda Coda Scheda Stato Scheda Script Scheda Composizioni... rapide 13 Scheda Porta Gestione chiamate 1 Risposta a... una chiamata 2 Esecuzione... di una chiamata 3 Termine di... una chiamata 4 Richiamata... di una chiamata persa 5 Uso della finestra... Chiamata 6 Messa in attesa... di una chiamata 7 Parcheggio... di una chiamata 8 Registrazione... di una chiamata 9 Trasferimento... di una chiamata 9.1 Esecuzione di... una chiamata di consulenza 9.2 Trasferimento di una chiamata non... monitorato 9.3 Trasferimento... di un chiamante alla voic 9.4 Finestra Trasferimento Richiesta di una... chiamata 10 Uso della... funzione Conferenza 10.1 Creazione di... una conferenza e Conferencing Center 11 Codici account... e restrizioni PIN 11 Uso dei codici... account 12 Creazione di una composizione rapida codice account Operazioni con... restrizioni PIN 12 Code Utilizzo delle... code Ascolto dei... messaggi 4.2 Configurazione... chiamate in uscita 4.3 Annunci personali Utilizzo di annunci... personali 4.2 Registrazione... di annunci 4.3 Assegnazione... di un annuncio temporaneo 4.4 Assegnazione... di annunci personali 4.5 Inserimento delle... opzioni di trasferimento 4.4 Elenchi di distribuzione... personali Visualizzazione di un elenco di distribuzione personale Modifica di un elenco di distribuzione personale Creazione di un elenco di distribuzione personale Utilizzo di un elenco di distribuzione personale Eliminazione di un elenco di distribuzione personale Funzioni 5.1 Impostazione... di un messaggio di assenza 5.2 Utilizzo della... guida 5.3 Gestione delle... rubriche 5.1 Creazione di una... rubrica personale 5.2 Aggiunta di una... voce alla rubrica 5.3 Creazione di una voce di rubrica da una chiamata esistente Modifica di una... voce di rubrica 5.4 Creazione... ed utilizzo delle composizioni rapide Visualizzazione... delle composizioni rapide Utilizzo della composizione... rapida Creazione di un... gruppo composizione rapida Creazione di una... composizione rapida Modifica di una... composizione rapida Eliminazione di... una composizione rapida Configurazione di 6.1 Modifica delle... impostazioni di Configurazione... della modalità Agente Modifica delle... impostazioni Codec audio Modifica del formato... dell'orologio Visualizzazione di in modalità compatta Modifica delle... impostazioni della data Impostazione... dell'opzione Non disturbare Attivazione dei... pulsanti di sblocco della porta Impostazione... delle opzioni di inoltro Attivazione della... messaggistica istantanea Creazione di... slot di parcheggio personali Modifica delle impostazioni generali di Selezione delle... code da monitorare Modifica dei... tasti di scelta rapida Configurazione della visualizzazione schermo Selezione dei... comandi telefonici Configurazione... delle opzioni Voic Lingua Page 3

4 6.2 Impostazione... delle preferenze 6.1 Attivazione o disattivazione del servizio Voic Attivazione o disattivazione della richiamata... Voic 6.3 Risposta alle... chiamate da un altro interno 6.4 Ritrasferimento... a un interno inoltrato 6.5 Impostazione dell'opzione Non disturbare (ND) Impostazione di un numero Eccezione di non disturbo Attivazione/disattivazione di una chiamata in attesa Attivazione/disattivazione di Funzionamento disattivato Selezione delle schede da visualizzare in Cronologia chiamate Salvataggio... delle preferenze 6.3 Utilizzo delle... versioni Pro 6.1 Funzionamento... PC Softphone 6.2 Configurazione... delle impostazioni USB 6.3 Funzionamento... con Viva voce 6.4 Funzionamento... in modalità Agente 6.4 Modifica dell'aspetto... di Utilizzo di in modalità compatta Caricamento... di una skin Dimensione predefinita Appendice 7.1 Suggerimenti Icone della... barra degli strumenti Tasti di scelta... rapida Utilizzo dell'icona... di Information 136 Index Page 4

5 Capitolo Page 5

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7 : Aggiunta descrizione della modalità Telecommuter. In questa guida viene spiegato come ricevere ed eseguire chiamate utilizzando l'applicazione IP Office. L'applicazione IP Office è un'applicazione unica che è possibile eseguire in tre diverse versioni. La versione per ogni utente viene impostata attraverso la configurazione IP Office e viene controllata anche tramite licenze immesse nella configurazione IP Office. La versione è Lite a meno che non vengano immesse licenze adatte sul sistema telefonico. Se le licenze non sono sufficienti, avviare in modalità Lite. Lite Nessuna licenza necessaria. Pro Una chiave di licenza Pro è necessaria per ciascun utente Pro. Se le licenze non sono sufficienti, avviare in modalità Lite. Modo Agente Questa modalità è selezionabile da utenti di Pro. In questa modalità l'utente ha accesso a varie funzioni relative ad agenti quali le icone della barra degli strumenti. Modalità Login (Hot Desking) Questa modalità è selezionabile da utenti di Pro. L'avvio o l'arresto di consente di connettere o disconnettere l'utente da un interno. L'interno è specificato all'avvio di. Mentre si è connessi, il numero di interno ha la priorità sul numero di interno fisico. Modalità Telecommuter ( 4.1+) In questa modalità un utente che utilizza Pro su un PC con un collegamento dati a IP Office (ad esempio tramite VPN) può indirizzare le proprie chiamate a un numero di telefono specificato all'avvio di Phone Manager. Quando l'utente effettua una telefonata utilizzando, IP Office chiamerà il numero telefonico specificato dell'utente e alla risposta, stabilirà quindi la chiamata in uscita per l'utente. Allo stesso modo, le chiamate in entrata all'interno dell'utente su IP Office verranno indirizzate al numero remoto. Dato che il collegamento vocale di tutte le telefonate è avviato da IP Office, il costo per tali chiamate sarà addebitato a IP Office. Pro PC Softphone Le conversazioni si svolgono grazie a una scheda audio o un microfono/cuffia USB. Per ogni utente è necessaria una licenza " Pro" e una licenza " Pro IP Audio Enabled". Ogni riferimento contenuto nella guida che indica che una funzione è disponibile solo per Pro implica che la funzione è disponibile anche per PC Softphone. Ulteriori di informazioni relative su Avaya IP Office sono disponibili all'indirizzo e anche all'indirizzo Page 7

8 1 Novità In questa sezione viene offerto un riassunto delle modifiche principali effettuate a differenti versioni di IP Office Phone Manager. 4.2 Cambia password La vostra password utente per IP Office (non impostata di default) fa parte della configurazione di IP Office. Quando è impostata, viene utilizzata per il login a IP Office per, SoftConsole e IP Office TAPI. In precedenza questa password poteva essere impostata e modificata utilizzando l'applicazione IP Office Manager. 4.2 (in tutte le modalità) consente di modificare autonomamente la propria password. E' possibile accedere al menù da File Cambia password. Se è stato installato anche IP Office TAPI sul PC, la modifica della password varrà anche per tale applicazione. Configurazione chiamate in uscita Voic Pro 4.0 è configurato per effettuare chiamate in uscita. Tale configurazione consente agli utenti di caselle di posta in modalità di emulazione Intuity di configurare una serie crescente di numeri telefonici, che Voic Pro cerca di allertare quando sono in arrivo nuovi messaggi. Per il singolo utente, ciò viene configurato e controllato attraverso il menù di prompt della casella vocale. Per, la configurazione delle chiamate in uscita può essere fatta attraverso Pro. Ciò consente di visualizzare le attuali impostazioni delle chiamate in uscita e apportare eventuali modifiche. Inoltro di messaggi Quando si accede a una casella vocale con Pro, il sistema offre la possibilità di fare clic su un messaggio e selezionarlo per inoltrarlo a un'altra casella vocale. Display versione Il menù Informazioni su fornisce informazioni sulla versione del sistema telefonico IP Office e del server Voic Pro, che possono essere utili per la soluzione di eventuali questioni relative alle funzionalità supportate. 4.1 Modalità Telecommuter 12 Nella configurazione di IP Office è possibile configurare come Telecommuter un utente di Pro. In questa modalità un utente che utilizza Pro su un PC con un collegamento dati a IP Office (ad esempio tramite VPN) può indirizzare le proprie chiamate a un numero di telefono specificato all'avvio di. Quando l'utente effettua una telefonata utilizzando, IP Office chiamerà il numero telefonico specificato dell'utente e alla risposta, stabilirà quindi la chiamata in uscita per l'utente. Allo stesso modo, le chiamate in entrata all'interno dell'utente su IP Office verranno indirizzate al numero remoto. Dato che il collegamento vocale di tutte le telefonate è avviato da IP Office, il costo per tali chiamate sarà addebitato a IP Office. Supporto Citrix esteso Il numero di copie simultanee di in esecuzione come applicazioni client Citrix è aumentato da 5 a Avviso di costo 22 Se l'avviso di costo è supportato e attivo per l'utente con la configurazione di IP Office, i dettagli sui costi vengono visualizzati nell'area sui dettagli delle chiamate di. Skin predefinita 20 La skin predefinita di è stata cambiata per essere in linea con altre applicazioni Avaya. Page 8

9 : Novità 2 - Confronto delle funzionalità Nella tabella vengono elencate le differenze di esecuzione di in ciascuna versione. Funzione Lite Pro PC Softphone Esecuzione e ricezione di chiamate tramite l'applicazione Configurazione delle preferenze per il telefono Configurazione dei tasti di scelta rapida da tastiera Visualizzazione di ID/Nome chiamante Creazione di composizioni rapide Creazione di Campi spia di occupato tramite composizione rapida Creazione di schede tasti di composizione rapida per raggruppare le icone campo spia di occupato 10 schede 100 per scheda 10 schede 100 per scheda Visualizzazione dell'applicazione nella modalità compatta Creazione di una rubrica locale Visualizzazione del registro cronologico di tutte le chiamate e dei messaggi persi Visualizzazione di un registro diverso per le chiamate in entrata e in uscita Ascolto dei nuovi messaggivoic Controllo della casella di posta vocale dall'applicazione. (modalità Intuity e IP Office) Creazione di un elenco di distribuzione personale (solo per la modalità Intuity) Assegnazione di scripting per le chiamate in entrata Visualizzazione della durata di una chiamata Controllo dell'apertura porta Monitoraggio delle code Visualizzazione controllo conferenza Pulsanti di azione centro conferenza Visualizzazione dei contatti su schermo Creazione di record contatti in Outlook Modalità agente Squillo differenziato (file.wav) Indicazione Avviso di costo (AoC) ISDN (se configurato su IP Office) Composizione dopo la connessione (per l'invio di toni DTMF durante la connessione) Per il funzionamento è necessaria una chiave di licenza sul PBX Identificazione di una chiamata mediante assegnazione di un tag descrittivo Modifica del codec audio Impostazione dei numeri per trasferimento Voic Creazione di annunci Voic Applicazione di restrizioni PIN Uso di codici account Trasferimento delle chiamate utilizzando la selezione e il trascinamento Modalità telecommuter *Visualizzazione dello stato di un utente interno, ad esempio in linea *Invio di messaggi IM a un utente interno * Queste funzioni sono disponibili solo se è disponibile anche Microsoft Live Communications Server (LCS). Page 9

10 3 Avvio di 1 Accesso a Aggiornato per il collegamento alla modalità Telecommuter. Prima di utilizzare l'applicazione, è necessario effettuare l'accesso a. La finestra Login contiene dettagli che consentono a di comunicare con il sistema telefonico. Se non si riesce a effettuare l'accesso, contattare l'amministratore di sistema. Suggerimento: se si utilizza l'opzione sottostante Ricorda password, quando si riavvia successivamente Phone Manager non viene visualizzato il menu Login, se la connessione a IP Office è corretta. Per avviare : Fare clic su Start > Programmi > IP Office >. Viene visualizzata la finestra di acceso a IP Office. Se viene visualizzata anche una sezione Modo Agente, l'applicazione consente di accedere all'interno di un'estensione fisica da utilizzare mentre si è connessi. Vedere Accesso come agente 11. Non inserire il proprio numero di interno nella sezione Modo Agente. Nel campo Nome utente\int, digitare il numero di interno o il nome utente. Il nome utente distingue tra maiuscole e minuscole. In alternativa, fare clic su Elenco utenti 15 per aprire l'elenco degli utenti nel sistema IP Office attualmente selezionato. Nel campo Password digitare la password se ne è stata assegnata una dall'amministratore di sistema. 4. Se si desidera effettuare automaticamente l'accesso con agli avvii successivi, selezionare Ricorda password. Per tornare al menu Login in seguito, avviare e selezionare File Login. 5. Il campo Nome unità\indirizzo IP contiene l'indirizzo IP del sistema IP Office. Fare clic su Sfoglia selezionare un sistema diverso. 6. Fare clic OK.Se il tasto OK non è disponibile, ciò può essere dovuto a diversi motivi: 16 per Un indirizzo IP Office non è corretto. Fare clic su Sfoglia Office. Il nome utente o la password non sono validi. Inserire di nuovo i dati. Ricordare che sia il nome utente che la password distinguono tra maiuscole e minuscole. È possibile selezionare il nome utente dalla finestra Elenco utenti 15. L'eventuale presenza di problemi di rete. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Il telefono potrebbe non essere collegato o connesso al sistema telefonico. 16 e selezionare dall'elenco l'unità di controllo di IP 7. Per gli utenti Pro che utilizzano la modalità Telecommuter verrà visualizzato un ulteriore menu in cui viene richiesto "Dove lavorare", vedere Modalità Telecommuter L'applicazione effettua l'accesso. Page 10

11 : Avvio di 2 Accesso come agente La modalità Agente consente agli utenti di Pro di eseguire il login a un interno diverso sul sistema IP Office, ovvero a un interno il cui numero sia diverso dall'interno in uso. Quando è in esecuzione, quell'interno diventa il numero di interno dell'utente interessato e può essere utilizzato per eseguire e ricevere chiamate. Quando si chiude si viene disconnessi e il telefono torna ad avere il proprio numero interno di base predefinito. Nota: se si dispone di un interno telefonico, mentre si è collegati a un altro interno, per l'interno normale viene visualizzato lo stato Nessun utente e le chiamate non vengono ricevute. Dopo la disconnessione, l'interno normale torna in funzione, a meno che non si sia stati impostati su Login forzato da Per avviare quando si lavora in modalità Agente: Fare clic su Start > Programmi > IP Office >. Viene visualizzata la finestra di acceso a IP Office. Nel campo Nome utente\int, digitare il numero di interno o il nome utente. Il nome utente distingue tra maiuscole e minuscole. In alternativa, fare clic su Elenco utenti 15 per aprire l'elenco degli utenti nel sistema IP Office attualmente selezionato. Nel campo Password digitare la password se ne è stata assegnata una dall'amministratore di sistema. Quando si utilizza in modalità agente per connettersi a interni diversi, si raccomanda di non selezionare la voce Ricorda password. Se questa voce è selezionata, all'avvio di il sistema effettua il login con le impostazioni utilizzate in precedenza senza visualizzare lo schermo di login come sopra descritto. Ciò fa sì che sia difficile accedere all'interno desiderato all'avvio di senza prima connettersi ad un interno di base e poi utilizzare File Login per accedere nuovamente alle impostazioni e cambiare l'interno di base. 4. Se si desidera effettuare automaticamente l'accesso con agli avvii successivi, selezionare Ricorda password. Per tornare al menu Login in seguito, avviare e selezionare File Login. 5. Il campo Nome unità\indirizzo IP contiene l'indirizzo IP del sistema IP Office. Fare clic su Sfoglia selezionare un sistema diverso. 6. Fare clic su Espandi per mostrare i dati relativi alla modalità Agente. 7. Per eseguire il login a un interno diverso dal proprio interno normale, selezionare Login/Logout. 8. Immettere il numero interno di base dell'interno a cui si desidera accedere e ricevere/eseguire chiamate. 9. Fare clic su OK. 16 per Page 11

12 3 Modalità Telecommuter Normalmente, viene utilizzato per il controllo delle chiamate e per le informazioni sulle chiamate su una connessione dati a IP Office, e la conversazione oggetto delle chiamate viene veicolata tramite una connessione parallela diversa per chiamate vocali. Le applicazioni IP Office 4.1 e 4.1+ supportano la modalità Telecommuter che consente un collegamento della conversazione su una postazione telefonica remota e non su IP Office. L'uso di questa modalità può essere assegnato dall'amministratore di sistema agli utenti nella configurazione IP Office Quando gli utenti di questa modalità avviano, viene loro richiesto di inserire la loro ubicazione, che può essere Interna o Remota. Lo stato interno viene utilizzato quando è in uso il numero di interno normale di IP Office. In tale stato il numero di interno e funzionano proprio come per gli altri utenti interni di. L'opzione Remota è utilizzata per coloro che si trovano in una postazione esterna dalla quale dispongono di una connessione dati per all'ip Office e di un telefono dal quale possono effettuare e ricevere telefonate dirette. È possibile specificare il numero della postazione remota quando si esegue l'accesso o utilizzare un numero di postazione salvato in precedenza. Il numero di telefono remoto utilizzato deve essere selezionabile direttamente da IP Office, ad esempio non tramite tastiera, centralino o servizio di assistente automatico. Si applicano le normali limitazioni delle chiamate IP Office, se è necessario includere qualsiasi prefisso o prefisso esterno quando si utilizza IP Office. Quando si è connessi a come telecommuter remoto: Le chiamate in uscita a un numero interno IP Office o per ascoltare la voic vengono avviate tramite Phone Manager, che invia un segnale a IP Office che connette una chiamata al numero di postazione remota e quindi al numero di interno richiesto. Anche le chiamate in uscita verso numeri esterni a IP Office vengono avviate tramite, che invia un segnale a IP Office che connette una chiamata al numero di postazione remota e quindi una chiamata da IP Office al numero esterno richiesto, come se la chiamata fosse stata effettuata dal normale interno di IP Office. Anche queste chiamate sono soggette a eventuali restrizioni di composizione dell'utente IP Office. Le chiamate in ingresso verso il normale interno IP Office dell'utente vengono reindirizzate al numero di postazione remota e accompagnate dalle informazioni sul chiamante nella schermata di dettaglio delle chiamate di Phone Manager. Il normale numero di interno di IP Office viene disconnesso quando si è in modalità Telecommuter. Quando si chiude si viene connessi di nuovo al proprio interno, a meno che non sia stato impostato l'accesso forzato o un altro utente non sia connesso a quell'interno. Non è possibile accedere alle funzionalità dei codici funzione di IP Office utilizzando le cifre di composizione. Si presume che il telefono nella postazione remota sia un telefono con una sola linea. Se nella configurazione di IP Office in uso è stata attivata la messa in attesa, è possibile utilizzarla per una sola chiamata aggiuntiva, quando è collegata una chiamata precedente tramite IP Office. Page 12

13 : Avvio di Avvio di (modalità Telecommuter) Assicurarsi che il PC sia dotato di una connessione dati alla rete su cui si trova IP Office. Fare clic su Start > Programmi > IP Office >. Se necessario, compilare le informazioni di login normali di relative al proprio nome utente e interno. Vedere Accesso a Dopo il riconoscimento dell'utente in modalità T, viene visualizzato un ulteriore menu Login riportato di seguito. Interno Selezionare Interno se si utilizza l'interno IP Office per ricevere ed eseguire chiamate. Selezionare Remoto se si è a una postazione remota ma si ha accesso a un telefono con un numero diretto. Remoto Selezionare Remoto se si è a una postazione remota esterna presso la quale è disponibile un numero di telefono diretto da utilizzare contemporaneamente come connessione dati a IP Office. Utilizzare l'elenco a discesa per recuperare le informazioni sulla postazione remota salvate in precedenza, oppure inserire nuove informazioni e quindi fare clic su Salva profilo. Nome Il Nome viene utilizzato solo per identificare le impostazioni qualora queste vengano salvate. Numero Deve essere il numero che sarebbe stato composto dall'interno IP Office, deve quindi includere, ad esempio, il prefisso esterno. Deve essere un numero che è possibile chiamare direttamente da IP Office, non tramite tastiera, centralino o servizio di assistente automatico. È soggetto a tutti i blocchi chiamate o ad altri comandi che si applicano all'utente per le telefonate dal proprio interno IP Office. Modalità continua Questa modalità consente di controllare l'utilizzo della connessione da IP Office alla postazione remota. Opzione disattivata se non è selezionata la Modalità continua, IP Office chiamerà solo il numero nella postazione remota quando necessario, ovvero quando si eseguono o ricevono chiamate IP Office. Ad esempio quando si esegue una chiamata tramite, l'applicazione IP Office chiamerà la postazione remota e alla risposta eseguirà un'altra chiamata tramite il numero richiesto in. È possibile terminare la chiamata tramite o cambiando il telefono. In questa modalità è possibile eseguire e ricevere chiamate non IP Office dal telefono nella postazione remota. Le telefonate IP Office si distinguono per l'indicazione nella schermata di dettaglio delle chiamate. Non sarà possibile telefonare se l'applicazione IP Office rileva che è in uso un trunk con avvio di ciclo analogico o una emulazione dello stesso. Page 13

14 Opzione attivata Se è selezionata la Modalità continua, dopo l'accesso a, l'applicazione IP Office chiamerà il numero di postazione remota e al momento della risposta sarà necessario lasciare la connessione aperta (ricevitore sollevato). Questa è la situazione che si verifica sia in caso di telefonata di prova, se necessaria, o quando si fa clic su OK. L'applicazione viene quindi utilizzata esclusivamente per eseguire e ricevere telefonate, mentre IP Office connette la chiamata al ricevitore del telefono nella postazione remota come e quando necessario. 5. Le chiamate cercapersone non vengono reindirizzate. Le chiamate Intercom e a composizione diretta saranno reindirizzate come telefonate normali. Questa opzione deve essere utilizzata quando sono utilizzate o quando si sospetta l'utilizzo di trunk con avvio di ciclo analogico o con emulazione dello stesso. In tal caso sono inclusi anche telefoni cellulari collegati a gateway cellulari su trunk analogici. Richiedi chiamata di prova Se questa opzione è selezionata IP Office tenterà di eseguire una chiamata al numero della postazione remota. Questa opzione non è selezionabile se è attiva la Modalità continua. Fare clic su OK. Se è stata selezionata la Modalità continua, il telefono squilla e alla risposta parte la musica di attesa di IP Office. Fare clic su TELEFONO. 6. per terminare la chiamata da IP Office. NON RIAGGANCIARE IL RICEVITORE DEL Se è stata selezionata l'opzione Richiedi chiamata di prova, il telefono squilla. Rispondere alla chiamata. In Phone Manager viene visualizzato un messaggio che chiede se la chiamata è stata ricevuta. Fare clic su Sì per terminare l'accesso e su No per tornare alle informazioni di accesso. Se non si riesce a eseguire una telefonata con IP Office, in viene visualizzata la possibile causa. Ad esempio "Chiamata non risposta" o "Blocco delle chiamate in uscita". Dopo l'accesso utilizzare per eseguire e rispondere a chiamate IP Office. Page 14

15 : Avvio di 4 Finestra Elenco utenti Il campo Nome utente\int della finestra di accesso può essere compilato selezionando i dettagli da un elenco. Per aprire la finestra Elenco utenti: Nella finestra di accesso, fare clic su Elenco utenti. Verrà visualizzata la finestra Elenco utenti. Digitare il nome o il numero nel campo appropriato. Verranno elencate soltanto le voci corrispondenti. Fare clic sulla voce richiesta. I campi Numero e Nome sono completati. 4. Per tornare alla finestra di accesso, fare clic su OK. I dettagli selezionati vengono immessi nel campo Nome utente \Int. Page 15

16 5 Selezione di un'unità di controllo IP Office diversa Quando si fa clic sul pulsante Sfoglia nella finestra Login, viene visualizzata la finestra Unità di controllo IP Office. Se è disponibile più di un sistema IP Office, è possibile selezionare l'unità di controllo da utilizzare. Per selezionare un'unità di controllo IP Office diversa: Fare clic sull'unità di controllo IP Office nell'elenco. Fare clic su OK. Se il sistema IP Office richiesto non è incluso nell'elenco, contattare l'amministratore di sistema. 6 Change Password Solo 4.2 e superiore. L'opzione File Cambia password consente di modificare la password utente IP Office. Si tratta di una password utilizzata dalle applicazioni, SoftConsole e IP Office TAPI per effettuare la connessione a IP Office. Di default, questa password è uno spazio vuoto e non può essere cambiata. Tuttavia, se si è ricevuta una nuova password assegnata dall'amministratore di sistema, la si può modificare con. Nota: Questa non è la password utilizzata per la vostra casella vocale, né il codice di connessione utilizzato per il login al telefono o l'hot desking. Selezionare File e successivamente Cambia password. Inserire la password attuale e successivamente inserire e confermare la nuova password. Le password possono essere di massimo 31 cifre. Non possono essere utilizzati altri tipi di caratteri. Page 16

17 : Avvio di Page 17

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19 Capitolo Finestra principale Page 19

20 Finestra principale L'aspetto della finestra principale dipende dalla concessione di licenza e dalle impostazioni di configurazione applicate. La barra del titolo indica la versione di in uso. Nell'esempio la versione utilizzata è Pro. In tutte le versioni di i riquadri fondamentali sono gli stessi. Per maggiori informazioni, vedere Confronto delle funzioni di 9. La schermata principale di è suddivisa nelle aree descritte di seguito: Barra del titolo Nella barra del titolo è riportata la versione di. Il nome dell'utente si trova tra parentesi quadre. Se la barra del titolo contiene le parole "", significa che non è collegata a IP Office. Barra dei menu Nella parte superiore della schermata si trova la barra dei menu principale. In ogni menu sono contenuti comandi e azioni, alcune voci sono accessibili solo quando si verificano le condizioni appropriate. Ciascun menu può essere aperto facendo clic sul pulsante del menu. È inoltre possibile aprire il menu premendo ALT e la lettera sottolineata relativa al menu desiderato. Ad esempio, premere ALT+A per aprire il menu Azioni. Le opzioni disponibili in ciascun menu sono: File Nel menu File è possibile salvare o caricare un profilo personale, accedere con un nome utente diverso, configurare la propria directory o uscire da. Visualizza Selezionare per eseguire in modalità completa o compatta. Inoltre, selezionare la lingua di visualizzazione e se visualizzare o meno la barra degli strumenti. È possibile cambiare la skin di da questo menu e accedere alle preferenze. Azioni Il menu Azioni contiene le azioni per la gestione delle chiamate. Le opzioni non disponibili non sono applicabili alla situazione di chiamata corrente. Sono inoltre visualizzate anche le scelte rapide da tastiera.? Fornisce l'accesso agli aiuti di sistema e ai dettagli relativi ad Avaya IP Office. Per ulteriori informazioni, vedere Consultazione della guida 82. Page 20

21 Finestra principale: Barra degli strumenti Le icone sulla barra degli strumenti offrono tasti di scelta rapida per le opzioni che vengono utilizzate frequentemente. Per ulteriori informazioni, vedere Icone della Barra degli strumenti 133 nell'appendice. Dettagli chiamata Nel riquadro Dettagli chiamata è visualizzato lo stato attuale di tutte le chiamate attive. Per ulteriori informazioni, vedere Area Dettagli chiamata 22. Cronologia chiamate Nell'area Cronologia chiamate vengono visualizzate numerose informazioni. Si divide in diverse schede. Le schede disponibili dipendono dalla configurazione di. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni generali sulla Cronologia chiamate 23. Slot di parcheggio Sono disponibili quattro slot per le chiamate parcheggiate. Potrebbe essere necessario "parcheggiare" temporaneamente una chiamata per gestire altre attività, ad esempio per ricevere una nuova chiamata o occuparsi di una interruzione. Per ulteriori informazioni, vedere Parcheggio di una chiamata 45. Page 21

22 1 Area Dettagli chiamata Nel riquadro Dettagli chiamata sono presenti tutti i dati relativi allo stato attuale di tutte le chiamate attive. I dettagli visualizzati sono i seguenti: Icona di stato della chiamata Le icone indicano lo stato di una chiamata al proprio numero interno. La visualizzazione dello stato della chiamata in alcuni casi potrebbe non corrispondere al display del telefono. Il telefono è disattivato. La chiamata con la quale si è attualmente collegati. La chiamata è in attesa. Il numero che si sta chiamando è occupato. Indica una chiamata in entrata indirizzata al proprio interno. Numero Viene visualizzato il numero di telefono in entrata oppure il numero di telefono chiamato. Nell'esempio viene visualizzato il numero di telefono esterno. Se la chiamata è interna, viene visualizzato soltanto il numero dell'interno. Da In questa colonna viene visualizzato il nome associato al numero chiamato nella rubrica sul sistema principale o nella rubrica locale. La rubrica locale è disponibile solo in Pro. A In questa colonna viene visualizzato il nome associato al numero chiamato nella rubrica sul sistema principale o nella rubrica locale. La rubrica locale è disponibile solo in Pro. Tag Testo immesso per identificare la chiamata. Avviso di costo: 4+. Il campo Avviso di costo è disponibile soltanto in Pro. Quando vi sono informazioni sui costi di una chiamata esterna, le informazioni sono fornite nella colonna Avviso di costo. L'intestazione è visibile solo quando tutti i dettagli sono disponibili ed è disponibile solo durante una chiamata. Le informazioni non vengono salvate nell'area Cronologia chiamate. Page 22

23 Finestra principale: Area Dettagli chiamata 2 Riquadro Cronologia chiamate L area Cronologia chiamate di può mostrare diverse informazioni. È possibile configurare cosa mostrare modificando le proprie preferenze. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle impostazioni generali di Phone Manager 109. Le schede di Cronologia chiamate disponibili per tutte le versioni di sono: Perse: elenca le chiamate non risposte ricevute dal proprio interno. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Perse 27. Tutte: elenca tutte le chiamate in entrata, in uscita e perse. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Tutte Messaggi: consente di visualizzare il numero di nuovi messaggi memorizzati nella casella voic dell utente. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Messaggi 29. Composizioni rapide: consente di memorizzare e creare le icone di composizione rapida. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Composizioni rapide 34. Conferenza: elenca i membri di una conferenza. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Conferenza Per Pro, nel riquadro Cronologia chiamate vengono visualizzate anche le seguenti schede: In entrata: elenca tutte le chiamate ricevute al proprio interno. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda In entrata 25. In uscita: elenca tutte le chiamate effettuate dall'interno. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda In uscita Stato: la scheda viene visualizzata quando una chiamata è in corso o si è nello stato Occupato impiego/occupato non disponibile. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Stato 32. Voic durante una chiamata alla propria casella voic , una scheda mostra tutti i messaggi. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Voic 31. Coda: questa opzione viene utilizzata per monitorare le code dei gruppi di suoneria. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Coda 32. Porta: utilizzata per attivare il rilascio di una porta. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Porta Script : consente di visualizzare il testo configurato nel campo File script in una voce di rubrica. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Script 33. Codici account: consente di visualizzare le icone relative alle chiamate con codici account. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Codici account Page 23

24 Nelle schede In entrata, In uscita, Perse e Tutte sono contenute informazioni sulle chiamate. Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su una chiamata, vengono visualizzate le seguenti opzioni. Richiama numero: consente di chiamare il numero selezionato. Se non viene visualizzato il prefisso in uscita, ad esempio 9, contattare l'amministratore di sistema. Aggiungi alla rubrica: consente di creare automaticamente una voce di rubrica dai dati sulle chiamate. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni generali per la gestione delle voci di rubrica 83. Aggiungi a composizione rapida: crea automaticamente una composizione rapida dalle informazioni relative alla chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione delle composizioni rapide 86. Aggiungi a Outlook: consente di aggiungere automaticamente i dati della chiamata alla cartella dei contatti di Outlook. Per il corretto funzionamento dell'opzione Aggiungi a Outlook è necessario che sul computer sia installato Microsoft Outlook e che MAPI sia configurato correttamente. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Copia: il "numero" della chiamata selezionata viene copiato negli Appunti. Elimina voce: consente di eliminare la chiamata selezionata dalla cronologia chiamate. Cancella scheda: i dati della chiamata elencati nella scheda corrente vengono cancellati. Cancella tutte le schede: i dati della chiamata elencati nelle schede In uscita, In entrata, Perse e Tutte vengono cancellati. Page 24

25 Finestra principale: Riquadro Cronologia chiamate 1 Scheda In entrata Disponibile solo nelle versioni Pro. Se la scheda In entrata non è visibile ed è in uso Pro, è necessario visualizzare le chiamate in entrata. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle opzioni generali di 109. Nella scheda In entrata sono elencate tutte le chiamate ricevute dall interno dell utente. Possono essere elencate fino a 100 chiamate. Se viene raggiunta la capacità massima, la registrazione più vecchia viene cancellata quando viene aggiunta una nuova registrazione. Fare clic con il pulsante destro su una chiamata per visualizzare un elenco di opzioni. È possibile fare doppio clic su una chiamata per comporre di nuovo il numero. I dati visualizzati nella scheda In entrata sono i seguenti: Campo Descrizione Icona di stato della chiamata L'icona consente di distinguere il tipo di chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Area Dettagli chiamata 22. Numero Numero di telefono in entrata. Se la chiamata è interna, viene elencato soltanto il numero dell'interno. Da Il nome associato al numero nella rubrica sullo stesso sistema principale o nella rubrica locale. A Il nome associato al numero chiamato nella rubrica sul sistema principale o nella rubrica locale. Tag Testo immesso per identificare la chiamata. Tutte le chiamate annotate presentano un testo registrato in quest'area. Data e ora La data e l'ora della chiamata. Tempo di squillo La durata degli squilli. Tempo di attesa Durata dell'attesa della chiamata Durata della chiamata La durata totale della chiamata. Page 25

26 2 Scheda In uscita Disponibile solo nelle versioni Pro. Se la scheda In uscita non è visibile ed è in uso Pro, è necessario selezionarla per visualizzare le chiamate in uscita. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle opzioni generali di 109. La scheda In uscita elenca tutte le chiamate eseguite dall interno dell utente. Possono essere chiamate effettuate manualmente o mediante Pro La scheda In uscita contiene fino a 100 chiamate. Se viene raggiunta la capacità massima, la registrazione più vecchia viene cancellata quando viene aggiunta una nuova registrazione. Fare clic con il pulsante destro su una chiamata per visualizzare un elenco di opzioni. È possibile fare doppio clic su una chiamata per comporre di nuovo il numero. I dati visualizzati nella scheda In uscita sono i seguenti: Campo Descrizione Icona di stato della chiamata L'icona consente di distinguere il tipo di chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Area Dettagli chiamata 22. Numero Il numero di telefono composto. Se la chiamata è interna, viene elencato soltanto il numero dell'interno. Da Il nome associato al numero nella rubrica sullo stesso sistema principale o nella rubrica locale. A Il nome associato al numero chiamato nella rubrica sul sistema principale o nella rubrica locale. Tag Testo immesso per identificare la chiamata. Tutte le chiamate annotate presentano un testo registrato in quest'area. Data e ora La data e l'ora della chiamata. Tempo di attesa Durata dell'attesa della chiamata Durata della chiamata La durata totale della chiamata. Page 26

27 Finestra principale: Riquadro Cronologia chiamate 3 Scheda Perse La scheda Perse è disponibile in tutte le versioni di. Se la scheda non è visibile, è necessario selezionarla per visualizzare le chiamate perse. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle opzioni generali di 109. La scheda Perse elenca le chiamate in entrata sull'interno che non hanno ricevuto risposta. Possono essere elencate fino a 100 chiamate. Se viene raggiunta la capacità massima, la registrazione più indietro nel tempo viene cancellata quando viene aggiunta una nuova registrazione. Fare clic con il pulsante destro su una chiamata per visualizzare un elenco di opzioni. È possibile fare doppio clic su una chiamata persa per richiamare il numero. I dati visualizzati nella scheda Perse sono i seguenti: Campo Descrizione Icona di stato della chiamata L'icona consente di distinguere il tipo di chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Area Dettagli chiamata 22. Numero Numero di telefono in entrata. Se la chiamata è interna, viene elencato soltanto il numero dell'interno. Da Il nome associato al numero nella rubrica sullo stesso sistema principale o nella rubrica locale. A Il nome associato al numero chiamato nella rubrica sul sistema principale o nella rubrica locale. Tag Testo immesso per identificare la chiamata. Tutte le chiamate annotate presentano un testo registrato in quest'area. Data e ora La data e l'ora della chiamata. Page 27

28 4 Scheda Codici account Disponibile solo nelle versioni Pro. È possibile assegnare codici account di sistema alle chiamate, prima di effettuare una chiamata oppure nel corso della chiamata. In ogni icona presente sulla scheda è possibile memorizzare un nome, un codice account e un numero telefonico opzionale. I codici account vengono selezionati tra quelli disponibili nel sistema telefonico. Se la scheda Codici account non è visibile ed è in uso Pro, è necessario visualizzare i codici account. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle impostazioni generali di 109. La scheda mostra due tipi di icona: Codice account senza numero Composizione rapida codice account senza numero di telefono. Fare doppio clic per applicare il codice account associato a una chiamata quando la chiamata è attiva. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una composizione rapida codice account 54. Codice account con numero Composizione rapida codice account con un numero di telefono. Fare doppio clic per effettuare una chiamata verso il numero memorizzato o per applicare il relativo codice account a una chiamata in corso. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una composizione rapida codice account 54. Le seguenti opzioni sono pertanto disponibili facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda o su un'icona specifica: Chiama Chiama il numero memorizzato dell'icona. Seleziona: consente di applicare alla chiamata corrente il codice account memorizzato nell'icona. A termine della selezione viene visualizzata una finestra nella quale viene richiesto 'Associare il codice account **** alla chiamata in corso?? Se il codice chiamata è corretto, fare clic su Sìper assegnare il codice account. Nuova: crea una nuova icona. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una composizione rapida codice account 54. Modifica: modifica un'icona esistente. Viene visualizzata la finestra Composizione rapida codice account. Eseguire le modifiche necessarie e premere OKper salvarle. Elimina: elimina un'icona esistente. L'opzione Elimina è disponibile solo quando si fa clic con il pulsante destro del mouse su un'icona. L'icona selezionata viene eliminata quando si seleziona l'opzione Elimina. Piccole: visualizza le icone riducendo o aumentando le dimensioni. Esporta: consente di esportare le icone di composizione rapida codice account. Le composizioni rapide vengono salvate in un file chiamato AccountCodeSpeeddials.CSV. Il fine si trova in Documenti \Avaya\IP 400\PhoneManager. È possibile cambiare la posizione e il nome del file, se necessario. Importa: consente di importare le icone di composizione rapida codice account. Page 28

29 Finestra principale: Riquadro Cronologia chiamate 5 Scheda messaggi La scheda Messaggi indica il numero di nuovi messaggi memorizzati nella casella voic dell utente. Nella scheda messaggi vengono elencati anche i messaggi degli elenchi relativi a un gruppo di suoneria da cui si ricevere la richiamata voic . Per ogni casella postale viene elencato il numero dei messaggi nuovi, vecchi e salvati. Le caselle messaggi elencate possono essere la casella Voic personale e la casella Voic relativa al gruppo di suoneria di cui si è membro, se esistente. È possibile aprire un messaggio facendo doppio clic sul nome nella casella postale. Per ulteriori informazioni, vedere Ascolto dei messaggi 61. Page 29

30 6 Scheda Tutte La scheda Tutte è disponibile in tutte le versioni di. Se la scheda non è visibile, è necessario selezionarla per visualizzare le proprie chiamate. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle opzioni generali di 109. La scheda Tutte fornisce un elenco di tutte le chiamate in entrata, in uscita e delle chiamate perse registrate sul proprio numero interno. Nella scheda sono elencati i dati per un massimo di 100 chiamate. Se viene raggiunta la capacità massima, la registrazione più vecchia viene cancellata quando viene aggiunta una nuova registrazione. Se è in uso Phone Manager Pro, nelle schede In entrata e In uscita potrebbero essere presenti i dati relativi alle chiamate già eliminati dalla scheda Tutte. Fare clic con il pulsante destro su una chiamata per visualizzare un elenco di opzioni. È possibile fare doppio clic su una chiamata per telefonare al numero presente nell'elenco. I dati visualizzati nella scheda Tutte sono i seguenti: Campo Descrizione Icona di stato della chiamata L'icona consente di distinguere il tipo di chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Area Dettagli chiamata 22. Numero Il numero di telefono in entrata oppure il numero di telefono chiamato. Se la chiamata è interna, viene elencato soltanto il numero dell'interno. Da Il nome associato al numero nella rubrica sullo stesso sistema principale o nella rubrica locale. A Il nome associato al numero chiamato nella rubrica sul sistema principale o nella rubrica locale. Tag Testo immesso per identificare la chiamata. Tutte le chiamate annotate presentano un testo registrato in quest'area. Data e ora La data e l'ora della chiamata. Page 30

31 Finestra principale: Riquadro Cronologia chiamate 7 Scheda Voic Funzionalità disponibile solo nelle versioni Pro con Voic Pro. Nella scheda Voic vengono elencati tutti i messaggi nuovi, vecchi e salvati. Il colore dell'icona del messaggio indica il tipo di messaggio Voic . Rosso: messaggio prioritario. Nero: messaggio privato. Blu: messaggio prioritario e privato. Se è in uso Pro con Voic Pro in IP Office o in modalità Intuity, è possibile ascoltare un messaggio specifico. Per ascoltare un messaggio specifico: Selezionare la scheda Voic . Verranno elencati tutti i messaggi. Fare doppio clic sul messaggio da ascoltare. indica che il messaggio non è stato ascoltato. indica che il messaggio è stato ascoltato. Inoltro ( 4.2+) Inoltra il messaggio alla casella vocale di un altro utente o gruppo suoneria tramite un menù Seleziona utente. Mentre si ascolta un messaggio si può scegliere di: Riprodurre i messaggi salvati Riavvolgere il messaggio Interrompere il messaggio selezionato Andare indietro a un precedente messaggio Interrompere la pausa del messaggio selezionato Mandare avanti il messaggio Eliminare il messaggio selezionato Andare avanti di un messaggio Salvare il messaggio selezionato Page 31

32 8 Scheda Conferenza La scheda Conferenza è disponibile dopo aver creato una conferenza dal telefono. La scheda contiene un elenco di tutti i membri della conferenza. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una conferenza 50. Per rimuovere un membro dalla conferenza: Fare clic sul nome con il pulsante destro del mouse e selezionare Aggancia. 9 Scheda Coda Solo Pro. Quando la scheda Coda è stata configurata, è disponibile nell'area Cronologia chiamate. È possibile monitorare fino a due code. Gli schermi indicano il numero di chiamate attualmente in coda per il gruppo di suoneria in questione. Ogni chiamata conservata in una coda è indicata da una casella blu. Se il puntatore del mouse viene spostato sopra uno schermo Coda, il numero delle chiamate nella coda viene visualizzato nella descrizione del comando. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo delle code 57. È possibile selezionare i gruppi di suoneria da monitorare. Il gruppo di suoneria deve già essere presente nel sistema e deve essere abilitata la coda. Per ulteriori informazioni, vedere Selezione delle code da monitorare Scheda Stato Disponibile solo nelle versioni Pro. La scheda Stato compare durante una chiamata. Include un timer per le chiamate Quando per una chiamata in entrata è configurato un file script, la scheda Script viene visualizzata per i primi quindici secondi dopo la connessione. Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Script 33. Se è stata impostata la modalità Agente, la scheda Stato viene visualizzata anche quando si passa allo stato Occupato impiego o Occupato non disponibile. Nota Se la scheda Stato non viene visualizzata quando si risponde a una chiamata, è necessario cambiare le impostazioni di. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle opzioni generali di 109. Page 32

33 Finestra principale: Riquadro Cronologia chiamate 11 Scheda Script Disponibile solo nelle versioni Pro. La scheda Script compare se una voce della rubrica corrispondente al numero chiamato possiede un file script associato. Nell'esempio mostrato è presente solo il nome della società, ma è possibile aggiungere ulteriori informazioni. Ad esempio, un centralinista può rispondere alle chiamate per conto di più aziende. Per assicurare che la risposta alla chiamata abbia il nome esatto della società, è possibile creare un file di testo con il nome e i dettagli relativi alla società. Pro può essere quindi configurato in modo da mostrare questo file di testo nel caso in cui venga ricevuta una chiamata per quella società. Per associare uno script con un numero in entrata: Creare un file.txt che contenga le informazioni da visualizzare quando viene visualizzato lo script. È possibile creare un file di script utilizzando l'applicazione Blocco Note. In fare clic su File > Rubrica> Nuovo. Verrà visualizzata la finestra Voce rubrica. Nel campo Numero digitare il numero telefonico o l'interno. 4. Nel campo Nome digitare il nome associato al numero. 5. Fare clic su Cerca file script. 6. Selezionare il file.txt desiderato e fare clic su Apri. La posizione del file viene inserita nel campo Script. 7. Fare clic su OK. 8. Fare clic su Chiudi. Quando si riceve una chiamata al numero associato allo script, viene visualizzata la scheda Script nel riquadro Cronologia chiamate. Viene visualizzato il testo dello script. Nota La scheda Stato viene visualizzata automaticamente in primo piano 15 secondi dopo la visualizzazione della scheda Script. Se si desidera lasciare a vista lo script, deselezionare l'opzione Mostra stato. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle impostazioni generali di 109. Page 33

34 12 Scheda Composizioni rapide La scheda Composizioni rapide consente di salvare i numeri interni ed esterni utilizzati regolarmente per il futuro. Per ulteriori informazioni vedere Utilizzo di una composizione rapida 88. Le seguenti opzioni sono disponibili facendo clic con il pulsante destro del mouse nella parte della finestra Composizione rapida della scheda: Nuovo Consente di creare una propria composizione rapida. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una composizione rapida 89. Aggiungi utente Crea automaticamente una composizione rapida da una rubrica di IP Office del sistema. Quando si seleziona Aggiungi utente, viene visualizzata la finestra Aggiungi utente composizione rapida. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una composizione rapida 89. Elimina Consente di rimuovere la composizione rapida selezionata. Visualizza Consente di cambiare la dimensione delle icone di composizione rapida. Importa Consente di importare le icone di composizione rapida. Esporta Consente di esportare le icone di composizione rapida. Le composizioni rapide vengono salvate in un file chiamato Speeddials.CSV. Il file si trova in Documenti\Avaya\IP 400\PhoneManager. È possibile cambiare la posizione e il nome del file, se necessario. Mostra composizione telefonica Se la Composizione telefonica non è disponibile sullo schermo, è possibile visualizzarla selezionando questa opzione. Per nascondere la Composizione telefonica sullo schermo, fare clic con il pulsante destro del mouse nell'area della tastiera telefonica e selezionare Nascondi composizione telefonica. Page 34

35 Finestra principale: Riquadro Cronologia chiamate Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su una composizione rapida, vengono visualizzate le seguenti opzioni. Chiamata Selezionare il numero della voce di composizione rapida da chiamare. È possibile selezionare un numero tra Telefono ufficio, Telefono casa, Cellulare o Fax. Modifica Consente di cambiare le informazioni di una composizione rapida esistente. Per ulteriori informazioni, vedere Modifica di una composizione rapida 91. Numero predefinito Consente di selezionare il numero predefinito chiamato quando si fa doppio clic sulla composizione rapida. Questa icona cambia in modo da riflettere il numero predefinito selezionato. Questa opzione è disponibile solo per composizioni rapide esterne. Se non viene visualizzato il prefisso in uscita, ad esempio 9, contattare l'amministratore di sistema. Parcheggia per L'opzione diventa attiva solo quando l'interno chiamato è occupato. Quando l'interno di composizione rapida occupato torna libero, viene eseguita una richiamata a e alla chiamata viene apposto il tag (libero). Nella scheda Composizione rapida è inclusa anche la Composizione telefonica. La Composizione telefonica viene utilizzata per comporre il numero dall'applicazione. Per attivare la Composizione telefonica: Fare clic con il pulsante destro del mouse nella finestra Composizioni rapide e selezionare Mostra composizione telefonica. Per eseguire una chiamata utilizzando la composizione telefonica: Fare clic sul campo Numero e inserire il numero di telefono: utilizzando la tastiera facendo clic sui pulsanti numerati nella Composizione telefonica Fare clic su Componi e sollevare il ricevitore. Page 35

36 13 Scheda Porta Disponibile solo nelle versioni Pro. Se la scheda Porta è disponibile nel riquadro Cronologia chiamate, è possibile "sbloccare" una porta facendo clic sul pulsante della porta appropriato. Il relè viene aperto a impulso per 5 secondi. I pulsanti della porta sono disponibili solo dopo la relativa configurazione. Per ulteriori informazioni, vedere Attivazione dei pulsanti di rilascio della porta 101. Page 36

37 Capitolo Gestione chiamate Page 37

38 Gestione chiamate È possibile utilizzare per gestire le chiamate telefoniche in entrata e in uscita. In questa sezione della guida viene spiegato come gestire le chiamate telefoniche. Le aree di gestione delle chiamate trattate sono: Come sapere che c'è una chiamata in entrata a cui rispondere e cosa può accadere in quando si risponde a una chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Risposta a una chiamata 39. Come utilizzare le rubriche disponibili del telefono o richiamare una chiamata persa. Per ulteriori informazioni, vedere Esecuzione di una chiamata 40. Come trasferire una chiamata a un'altra persona o a una voic . Per ulteriori informazioni, vedere Esecuzione di una chiamata di consulenza 47 e Trasferimento di una chiamata alla Voic 48. Come mettere in attesa una chiamata e come rispondere a una chiamata che era in attesa. Per ulteriori informazioni, vedere Messa in attesa di chiamata 44. Come "parcheggiare" una chiamata e segnalare lo slot di parcheggio con i dettagli della chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Parcheggio di una chiamata 45. Come registrare una conversazione telefonica. Per ulteriori informazioni, vedere Registrazione di una chiamata Come creare una chiamata tra più di due persone. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una conferenza Come eseguire le chiamate con codici account o con le limitazioni PIN. Per ulteriori informazioni, vedere Uso dei codici account 52 e Operazioni con limitazioni PIN 55. Come vedere il numero di chiamate in attesa in coda e rispondere a una chiamata in coda. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo delle code Page 38

39 Gestione chiamate: 1 Risposta a una chiamata La notifica di una chiamata in entrata a cui rispondere viene effettuata nei modi seguenti: Sullo schermo viene visualizzata la finestra di Pro. Gli altoparlanti del PC emettono un segnale acustico. L'icona della barra delle applicazioni di Pro lampeggia. Il telefono squilla. È possibile rispondere alla telefonata in vari modi. Per rispondere a una chiamata: Sollevare il ricevitore del telefono. I seguenti modi per rispondere a una chiamata sono disponibili solo se è configurato per Funzionamento disattivato. Per ulteriori informazioni, vedere Selezione dei comandi telefonici 116. Fare clic su Il pulsante viene etichettato come "Rispondi a chiamata in entrata\chiamata in attesa". Premere Invio sulla tastiera. Fare clic su Azioni > Rispondi. Se si risponde a una chiamata, tale chiamata viene visualizzata nel riquadro Dettagli chiamata. Lo stato della chiamata visualizzato è ora. Durante una chiamata potrebbe essere visualizzata la scheda Stato. Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Stato 32. Durante una chiamata, viene notificato che vi è una chiamata in attesa se è attiva l'opzione Chiamata in attesa. Per ulteriori informazioni, vedere Selezione dei comandi telefonici 116. Per rispondere a una chiamata: Per rispondere a una chiamata in attesa, fare clic su viene messo in attesa. Al termine della chiamata, fare clic su La chiamata originale è ancora in attesa. Per riprendere la chiamata originale, fare clic sulla chiamata nell'area Dettagli chiamata.. Si è connessi al nuovo chiamante. Il chiamante originale. Page 39

40 2 Esecuzione di una chiamata È possibile eseguire una chiamata dal telefono fisico associato. Quando si utilizza per chiamare, è possibile utilizzare diversi metodi. Per eseguire una chiamata con : Comporre il numero richiesto utilizzando il riquadro per la composizione telefonica nella scheda Composizione rapida. Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Composizioni rapide 34. Sollevare il ricevitore e fare doppio clic sull'icona di composizione rapida. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo di una composizione rapida 88. Fare clic su 42. Premere F1 e utilizzare la finestra Chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo della finestra Chiamata Fare clic su Azioni > Chiamata e utilizzare la finestra Chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo della finestra Chiamata 42. e utilizzare la finestra Chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo della finestra Chiamata 42. Note Se una chiamata a un utente interno non viene accettata entro il tempo di non risposta, e l'utente ha abilitato Voic , sarà richiesto di lasciare un messaggio. Al termine della chiamata, le informazioni sulla chiamata appariranno in Cronologia Chiamate sotto la scheda In uscita. Fare doppio clic sulle informazioni relative alla chiamata per richiamare lo stesso numero. Se si compone un interno occupato dal telefono e la chiamata non viene trasferita alla voic , è disponibile l'icona Richiamata. Fare clic su per impostare la funzione Richiama quando libero. Quando il numero destinazione si libera, il telefono dell'utente viene richiamato. Se si risponde alla richiamata, sull interno di destinazione viene posta automaticamente una nuova chiamata. Se non si risponde alla richiamata, la chiamata viene annullata. Non utilizzare gli spazi quando si digita il numero di telefono. Ad esempio digitare e non Page 40

41 Gestione chiamate: Esecuzione di una chiamata 3 Termine di una chiamata Al termine della conversazione o dopo aver lasciato un messaggio Voic è necessario chiudere la chiamata. È possibile terminare la chiamata in vari modi. Per porre fine alla chiamata: Fare clic su Aggancia chiamata in corso. Riagganciare la cornetta. Premere Fine sulla tastiera. Nota Se viene composto un numero errato o se si riceve il segnale di non disponibilità, non è possibile utilizzare il pulsante Aggancia per terminare una chiamata poiché non vi è nessuna chiamata in corso. Utilizzare la cornetta per cancellare l'interno e utilizzare il telefono o per digitare nuovamente il numero. 4 Richiamata di una chiamata persa Se una chiamata non è stata accettata entro il tempo di non risposta, la chiamata in entrata viene visualizzata in Cronologia chiamate nella scheda Perse. Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Perse 27. Per richiamare una chiamata persa: Selezionare la scheda Perse. Fare doppio clic sulla chiamata per richiamare. Se non viene visualizzato il prefisso in uscita, contattare l'amministratore di sistema. Se il chiamante ha lasciato un messaggio Voic , la scheda Messaggi nel pannello Cronologia chiamate indica che è stato ricevuto un nuovo messaggio. Per ulteriori informazioni, vedere Ascolto dei messaggi 61. Page 41

42 5 Uso della finestra Chiamata Quando si fa clic su, premere F1 oppure fare clic su Azioni > Chiamata; viene visualizzata la finestra Chiamata. Per utilizzare la finestra Chiamata: Selezionare la rubrica in cui si desidera effettuare la ricerca. È possibile selezionare più rubriche. Le rubriche sono elenchi di nomi e numeri configurati in IP Office. Se è in uso Pro, le rubriche includono i nomi e i numeri configurati nella rubrica personale. Iniziare a digitare il nome nel campo Nome. Vengono visualizzate le voci che corrispondono al testo immesso. Quando viene visualizzato nell'elenco il numero richiesto, fare clic su di esso una volta. Il numero viene trasferito nel campo Numero. (Facoltativo) Digitare un messaggio tag. Il testo immesso nel campo Tag viene aggiunto alla chiamata in uscita. La funzione Tag è disponibile solo per le chiamate interne e non è supportato per gli interni VoIP. 4. (Facoltativo) Verificare che il numero interno sia disponibile. L'icona Occupato non è disponibile. Se un numero interno non è disponibile selezionare: 5. indica che un numero interno Annulla La finestra chiamata si chiude e si ritorna alla schermata principale. Richiama Il pulsante Richiama consente di impostare Richiama quando libero sul numero di destinazione. Quando il numero di destinazione si libera, il telefono dell'utente viene richiamato. Se si risponde alla richiamata, sull interno di destinazione viene posta automaticamente una nuova chiamata. Se non si risponde alla richiamata, la chiamata viene annullata. Voic Il pulsante Voic consente di chiamare la voic anziché l'utente direttamente. Se il numero è disponibile, fare clic su Chiamata. Viene chiamato il numero di telefono immesso. Nota Page 42

43 Gestione chiamate: Uso della finestra Chiamata La funzione Tag è disponibile solo per le chiamate interne e non è supportata per gli interni VoIP. Page 43

44 6 Messa in attesa di una chiamata È possibile mettere una chiamata in attesa in modo da svolgere un'altra attività. Quando una chiamata viene messa in attesa, presenta l'icona di stato della chiamata accanto al numero, come mostrato nell'esempio. Il tempo durante il quale la chiamata resta in attesa, se si è liberi, viene controllato dal sistema telefonico. L'impostazione predefinita è di 15 secondi. Per ulteriori informazioni su come configurare quest'opzione, contattare l'amministratore del sistema. Per mettere in attesa la chiamata corrente: Fare clic su. In alternativa, premere F4. Per riprendere la chiamata: Fare clic sulla chiamata nell'area Dettagli chiamata. Se vi è una chiamata in attesa e si sta per eseguirne un altra e poi si cambia idea, è possibile utilizzare Cancella per annullare la chiamata in uscita. Per annullare una chiamata: Fare clic su Azioni > Cancella. In alternativa, premere ESC sulla tastiera. Page 44

45 Gestione chiamate: Messa in attesa di una chiamata 7 Parcheggio di una chiamata È possibile "parcheggiare" momentaneamente una chiamata per gestire un'altra attività. Se, ad esempio, un chiamante in entrata deve parlare urgentemente con qualcuno ma non riesce a rintracciarlo, è possibile parcheggiare la chiamata, rintracciare la persona e trasferire la chiamata. Per gestire questa situazione con efficacia vi sono quattro slot di parcheggio da utilizzare per qualsiasi utente sul sistema. Quando un chiamante viene "parcheggiato" la chiamata viene messa in attesa. Prima di essere reindirizzate all'operatore, le chiamate rimangono parcheggiate per un periodo di tempo determinato. Per ulteriori informazioni sui tempi di parcheggio, contattare l'amministratore di sistema. È possibile parcheggiare una chiamata o aggiungere un tag a uno slot di parcheggio e poi parcheggiare la chiamata. Quando una chiamata viene parcheggiata non è possibile aggiungere un tag allo slot. Per parcheggiare una chiamata: Fare clic su un pulsante di slot di parcheggio vuoto per parcheggiare la chiamata. La chiamata parcheggiata viene evidenziata e include le informazioni ad essa relative, ad esempio il numero di origine della chiamata stessa. Questa funzione consente di identificare una chiamata parcheggiata con un testo descrittivo. La descrizione viene visualizzata al posto del numero di origine della chiamata. In questo caso parliamo di tagging. Per aggiungere un tag e parcheggiare una chiamata: Fare clic con il pulsante destro del mouse sul pulsante di uno slot vuoto. Viene visualizzata la finestra Tag chiamata. Digitare la descrizione. Nell'esempio viene immesso il nome del chiamante, ovvero "Paul Smith". Fare clic su OK. La chiamata viene parcheggiata e la descrizione viene visualizzata sul pulsante Parcheggia. Per ricevere una chiamata parcheggiata: Fare clic sul pulsante di parcheggio su cui è visualizzata la chiamata parcheggiata nell'area Parcheggio chiamate. Si viene collegati al chiamante originale. In alternativa, fare clic su Azioni > Parcheggia/Riprendi da parcheggio. Page 45

46 8 Registrazione di una chiamata Le registrazioni sono supportate solo quando è installato Voic Pro e si lavora in modalità Agente. Per ulteriori informazioni, vedere Funzionamento in modalità Agente 126. È possibile registrare le chiamate sia completamente che in parte. Quando si inizia la registrazione di una conversazione, viene riprodotto un avviso che segnala che la conversazione è registrata prima dell'inizio della registrazione stessa. Se è necessario ricorrere all'avviso di registrazione chiamata (AOCR), consultare il proprio amministratore di sistema. Se la chiamata viene messa in attesa o parcheggiata, la registrazione viene messa in pausa. Quando ci si connette di nuovo alla chiamata, la registrazione viene ripresa. Se si stanno registrando delle chiamate in conferenza, la registrazione continua nel momento in cui si aggiunge un nuovo chiamante alla conferenza. Al termine della chiamata, la registrazione si interrompe. L registrazioni delle chiamate vengono salvate in una casella voic . La casella postale può essere la propria o una specificata in IP Office Manager. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Per registrare la conversazione della chiamata in corso: Fare clic su Avvia registrazione. In alternativa, fare clic su Azioni > Avvia registrazione o premere F5. Per terminare la registrazione: Fare clic su Avvia registrazione. In alternativa, fare clic su Azioni > Registra chiamata o premere F5. Avvertenza - Per informazioni sulla registrazione delle chiamate, consultare la normativa locale in vigore. Se è necessario ricorrere all'avviso di registrazione chiamata (AOCR), consultare il proprio amministratore di sistema. Page 46

47 Gestione chiamate: Registrazione di una chiamata 9 Trasferimento di una chiamata 9.1 Esecuzione di una chiamata di consulenza È possibile trasferire una chiamata ad un numero telefonico interno o esterno. Quando è necessario parlare con un utente per verificare che sia libero di accettare un trasferimento di chiamata, è necessario eseguire una chiamata di consulenza. Questa funzione è detta "Trasferimento monitorato". Questo metodo è valido solo per il trasferimento delle chiamate accettate. Per effettuare una chiamata di consulenza: Fare clic su Trasferimento o premere F Si apre la finestra Trasferimento. Per ulteriori informazioni, vedere Finestra. 49 Digitare il numero di trasferimento nella casella Numero. Selezionare Trasferisci o premere Invio. La chiamata originale viene messa in attesa. Quando l'utente risponde alla chiamata, è possibile parlare con il destinatario del trasferimento. È possibile passare da una chiamata all'altra. Nell'area Dettagli chiamata della finestra principale è possibile visualizzare entrambe le chiamate, come mostrato nell'esempio. L'icona Stato chiamata mostra la chiamata attualmente in corso. Per parlare con l'altro chiamante, fare doppio clic sul relativo numero di interno. Lo stato della chiamata cambia da quello della chiamata in attesa 4. a chiamata corrente. Per trasferire la chiamata fare clic su oppure premere Home. Page 47

48 9.2 Trasferimento di una chiamata non monitorato È possibile trasferire una chiamata senza attendere una risposta dal numero del destinatario. Si può rispondere alle chiamate e quindi trasferirle oppure trasferire una chiamata senza rispondere. È possibile trasferire una chiamata senza rispondere solo se si utilizza Pro. Per trasferire una chiamata non monitorata: Rispondere alla chiamata in entrata. Fare clic su. Altrimenti, premere F2 o fare clic su Azioni > Trasferimento. Si apre la finestra Trasferimento. Per ulteriori informazioni, vedere Finestra Trasferimento 49. Digitare il numero di trasferimento nella casella Numero. 4. Fare clic sul pulsante Trasferimento cieco prima di rispondere alla chiamata. Se è in uso Pro, è possibile utilizzare la funzione Trascinamento selezione per trasferire le chiamate. È possibile rispondere alla chiamata e quindi trasferirla oppure trasferire la chiamata senza rispondere. È necessario che una composizione rapida sia associata al numero di destinazione prima che sia possibile trasferire la chiamata con qualsiasi metodo. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una composizione rapida 89. Per trasferire una chiamata utilizzando la funzione Trascinamento selezione: Rispondere alla chiamata in entrata. Fare clic sulla scheda Composizione rapida nell'area Cronologia chiamate. Trascinare la chiamata dall'area Dettagli chiamata e rilasciarla sulla composizione rapida di destinazione. Se si riconosce un nome o un numero chiamante, è possibile trasferire la chiamata senza rispondere. Al numero di destinazione deve essere associata una composizione rapida. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una composizione rapida 89. Per trasferire una chiamata senza rispondere: Fare clic sulla scheda Composizione rapida. Trascinare e rilasciare la composizione rapida associata al numero di destinazione sulla chiamata in entrata. Nell'esempio la chiamata in entrata dell'interno 210 non ha ricevuto risposta. La composizione rapida associata all'interno viene trascinata sulla chiamata in entrata. Quando la composizione rapida viene rilasciata, l'interno 210 viene collegato all'interno Trasferimento di un chiamante alla voic Se un chiamante desidera lasciare un messaggio per un utente, è possibile trasferirlo direttamente alla voic . Per trasferire una chiamata alla voic Fare clic su. In alternativa, premere F2 oppure fare clic su Azioni > Trasferimento. Si apre la finestra Trasferimento. Per ulteriori informazioni, vedere Finestra Trasferimento 49. Digitare un numero di telefono o selezionarlo dalla rubrica. Fare clic sul pulsante Voic . Il chiamante viene trasferito alla voic . Page 48

49 Gestione chiamate: Trasferimento di una chiamata 9.4 Finestra Trasferimento Quando si è collegati a una chiamata e si fa clic su o si preme F2, viene visualizzata la finestra Trasferimento. Per utilizzare la finestra Trasferimento: Selezionare la rubrica in cui si desidera effettuare la ricerca. È possibile selezionare più rubriche. Le rubriche sono elenchi di nomi e numeri configurati in IP Office. Se è in uso Pro, le rubriche includono i nomi e i numeri configurati nella rubrica personale. Iniziare a digitare il nome nel campo Nome. Vengono visualizzate le voci che corrispondono al testo immesso. Quando viene visualizzato nell'elenco il numero richiesto, fare clic su di esso una volta. Il numero viene trasferito nel campo Numero. (Facoltativo) Digitare un messaggio tag. Il testo immesso nel campo Tag viene aggiunto alla chiamata in uscita. La funzione Tag è disponibile solo per le chiamate interne e non è supportata per gli interni VoIP. 4. Fare clic su Trasferimento cieco. Il pulsante Trasferimento cieco trasferisce la chiamata alla destinazione inserita nel campo Numero senza aspettare che la destinazione riceva risposta. 9.5 Richiesta di una chiamata Dopo aver trasferito una chiamata ad un altro numero, è possibile richiedere nuovamente la chiamata al vostro telefono. È possibile richiedere solo una chiamata a cui non era stata data risposta. Per richiedere una chiamata: Fare clic su Azioni > Richiedi. In alternativa, premere il segno di sottrazione sulla tastiera. Page 49

50 10 Uso della funzione Conferenza 10.1 Creazione di una conferenza Quando si usa è possibile creare conferenze. Se si ha accesso a IP Office Conferencing Center è possibile avviare Conferencing Scheduler da. Per maggiori informazioni, vedere e Conferencing Center 51. È possibile creare una conferenza con i chiamanti. Per creare una chiamata in conferenza: Eseguire una chiamata in uscita o rispondere a una chiamata in entrata. Fare clic su Eseguire una chiamata verso terzi o rispondere a un'altra chiamata in entrata. 4. Mettere il chiamante attuale in attesa. 5. Ripetere i passaggi 3 e 4 finché tutti i partecipanti alla conferenza sono in attesa. 6. Fare clic su. La scheda Conferenza viene visualizzata nel riquadro Cronologia chiamate Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Conferenza 32. In alternativa, fare clic su Azioni > Conferenza. per mettere la chiamata in attesa. Per creare una conferenza utilizzando la funzione Trascinamento selezione: Eseguire una chiamata in uscita o rispondere a una chiamata in entrata. Selezionare la Composizione rapida dell'utente con cui creare una conferenza. Trascinare la Composizione rapida nell'area Stato chiamate di. La scheda conferenza viene visualizzata nel riquadro Cronologia chiamate e tutte le parti vengono collegate le une alle altre. Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Conferenza 32. Durante una conferenza è possibile includere un'altra persona nella conferenza. Per aggiungere un chiamante a una conferenza: Durante la conferenza fare clic su per mettere la conferenza in attesa. Chiamare la persona da includere nella conferenza. Quando risponde alla chiamata, fare clic su 4. Fare clic su per mettere il chiamante in attesa. per unirsi di nuovo alla conferenza e aggiungere la nuova persona. Per rimuovere un membro dalla conferenza: Fare clic sulla scheda Conferenza nell'area Cronologia chiamate. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul membro della conferenza. Selezionare Aggancia. Page 50

51 Gestione chiamate: Uso della funzione Conferenza 10.2 e Conferencing Center può essere integrato con IP Office Conferencing Center. È possibile prenotare e unirsi a una conferenza Web quando le applicazioni sono integrate. Per utilizzare il sistema di conferenze IP Office Conferencing Center è necessario disporre di Internet Explorer 6.0 o versione successiva. È disponibile solo se si ottiene l'autorizzazione dall'amministratore di sistema. Per prenotare una conferenza Conferencing Center: Fare clic su. In questo modo, Internet Explorer viene avviato automaticamente. Digitare ID utente e password. Fare clic su Accedi. Per unirsi a una conferenza Conferencing Center: Per unirsi a una conferenza, fare clic su Digitare l'id conferenza e il n. PIN fornito dall'host che ha prenotato la conferenza. Fare clic su Accedi.. In questo modo, Internet Explorer viene avviato automaticamente. Page 51

52 11 Codici account e restrizioni PIN 11 Uso dei codici account È possibile utilizzare i codici account per tenere traccia delle chiamate a determinati numeri esterni. Ad esempio, l'ufficio di un avvocato può desiderare di registrare il tempo passato al telefono con un cliente per poterlo fatturare. Ad ogni cliente viene quindi assegnato un codice account utilizzato nel momento in cui si effettua una chiamata. Per un elenco di codici account validi, consultare l'amministratore di sistema. Una delle funzioni principali di consente di usare codici account testuali e non solo numerici. I codici account inseriti con le chiamate vengono registrati dal sistema solo se corrispondono esattamente a un codice account precedentemente configurato. Se la chiamata viene registrata, la registrazione viene conservata nell'impostazione della casella postale automatica degli utenti. Se la chiamata viene trasferita a un altro utente, la registrazione della chiamata viene interrotta. Per eseguire una chiamata con codice account: Fare clic su Azioni > Codice account. Si apre la finestra Chiamata. Nel campo Codice account selezionare nell'elenco il codice da assegnare alla chiamata. Per un elenco di codici account validi, consultare l'amministratore di sistema. Selezionare il numero esterno da chiamare. 4. Fare clic su Chiamata. Viene eseguita la chiamata. Se quando si esegue una chiamata in uscita senza un codice account si riceve il messaggio "Chiamata fallita Richiesto codice account", ciò indica che l'account utente è stato configurato per assicurare che sia sempre segnato un codice account alle chiamate in uscita. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Se viene inserito il codice account sbagliato, viene visualizzato un messaggio di errore. La chiamata viene elaborata senza codice account. Nel corso di una chiamata, è possibile assegnare un codice account. Per assegnare un codice account nel corso di una chiamata: Durante la chiamata fare clic su Azioni > Codice account. Verrà visualizzata la finestra Codice account. Page 52

53 Gestione chiamate: Codici account e restrizioni PIN Selezionare il codice account appropriato. Fare clic su OK. Page 53

54 12 Creazione di una composizione rapida codice account Disponibile solo nelle versioni Pro. Le composizioni rapide codice account sono raggruppate nel riquadro Cronologia chiamate della scheda Codici account. Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Codici account 28. Se la scheda Codice account non è visibile, è necessario configurare. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle impostazioni generali di 109. Per creare una composizione rapida codice account: Fare clic sulla scheda Codici account nell'area Cronologia chiamate. Fare clic con il pulsante destro del mouse nella finestra. Selezionare Nuovo. Viene visualizzata la finestra Composizione rapida codice account. 4. Digitare il Nome 5. (Facoltativo) Digitare il Numero di telefono da memorizzare nella configurazione rapida. Se non è stato inserito alcun numero di telefono è possibile utilizzare l'icona per applicare il codice account durante una chiamata. 6. Selezionare dall'elenco il Codice account da associare al numero di telefono. Questa opzione non è disponibile se si utilizzano le restrizioni PIN. 7. Fare clic su OK. Page 54

55 Gestione chiamate: Codici account e restrizioni PIN 13 Operazioni con restrizioni PIN In è inclusa una funzione denominata Restrizioni PIN (Personal Identification Number). Le restrizioni PIN richiedono che il chiamante inserisca un PIN affinché la chiamata venga connessa. È possibile associare le restrizioni PIN a tipi di numeri da comporre, ad esempio i numeri internazionali. Le restrizioni PIN vengono impostate dall'amministratore di sistema tramite IP Office Manager. Quando sono attive restrizioni PIN, le funzioni codice account non sono disponibili. Le restrizioni PIN vengono applicate quando: Si effettuano chiamate. Si utilizzano composizioni rapide. Si utilizzano composizioni rapide codici account. Per effettuare una chiamata: Fare clic su Nella schermata Chiamata digitare il numero telefonico o l'interno.. In alternativa, fare clic Azioni > Chiamata. Fare clic sul pulsante Chiama. Si apre la finestra PIN. 4. Digitare il PIN. Quando viene inserito un PIN valido la chiamata viene connessa. Se viene inserito un PIN non valido, viene visualizzato un messaggio di errore. Reinserire il PIN quando viene richiesto. Se il problema persiste, contattare l'amministratore di sistema. Nota Se è necessario comporre di nuovo il numero, reinserire il PIN valido. Page 55

56 Composizione rapida con restrizioni PIN. È possibile creare una composizione rapida con un PIN. Quando viene utilizzata la composizione rapida, la chiamata viene collegata dopo l'inserimento di un PIN valido. Quando viene inserito un PIN non valido, viene visualizzato un messaggio di errore e viene richiesto di inserire di nuovo il PIN. Per creare una composizione rapida: Fare clic sulla scheda Composizioni rapide nell'area Cronologia chiamate. Selezionare ilgruppo composizione rapida a cui aggiungere la composizione rapida. Fare clic con il pulsante destro nella finestra Gruppo composizione rapida selezionato. 4. Selezionare Nuovo > Membro di gruppo composizione rapida. Viene visualizzata la finestra Composizione rapida. 5. Digitare il Nome e i numeri di telefono necessari. 6. Fare clic su PIN. Si apre la finestra PIN. 7. Digitare il PIN da associare al numero di telefono. Confermare il PIN, quindi fare clic su OK. Il tipo di composizione rapida viene impostato su Esterna. 8. Fare clic su OK. 9. Provare la composizione rapida. Se era stato inserito un PIN non valido, viene visualizzato il messaggio 'Chiamata fallita - Richiesto codice account'. Page 56

57 Gestione chiamate: Codici account e restrizioni PIN 12 Code 11 Utilizzo delle code Solo Pro. Le chiamate a un gruppo di suoneria vengono messe in coda quando tutti i relativi interni membri disponibili sono occupati o stanno squillando. Se si è membri di un gruppo suoneria, si viene automaticamente presentati con le chiamate al gruppo. Il nome del gruppo di suoneria viene visualizzato nel campo A della finestra Stato chiamata. Ad esempio, un'azienda fornisce a un cliente un numero di query. 4 persone rispondono alle query del cliente. Viene creato un gruppo di suoneria denominato "CustomerHelp" contenente 4 numeri di interno. Tutte le chiamate al numero di query del cliente vengono presentate al gruppo di suoneria CustomerHelp. Un chiamante che utilizza il numero di query del cliente chiama tutti gli interni liberi nel gruppo di suoneria. Se tutti i 4 interni stanno già squillando o sono impegnati in una chiamata, la chiamata in entrata viene messa in una coda. Quando un interno nel gruppo di suoneria CustomerHelp si libera, la chiamata messa in coda più a lungo viene presentata all'interno libero. In Pro, è inoltre possibile controllare il numero delle chiamate in attesa in una coda indirizzate a un gruppo di suoneria particolare. Non è necessario essere un membro del gruppo di suoneria per monitorare il numero di chiamate in attesa in una coda. È possibile selezionare fino a due gruppi di suoneria da monitorare. Il gruppo di suoneria deve già essere presente nel sistema e deve essere abilitata la coda. Per ulteriori informazioni, vedere Selezione delle code da monitorare 111. Quando sono state selezionate le code da monitorare, nel riquadro Cronologia chiamate viene visualizzata la scheda Coda. Gli schermi vengono utilizzati per indicare il numero di chiamate attualmente in coda per i gruppi di suoneria configurati. Ogni chiamata conservata in una coda è indicata da una casella blu. Se il puntatore del mouse viene spostato sopra uno schermo Coda, il numero delle chiamate nella coda viene visualizzato nella descrizione del comando. Nell'esempio sono presenti 3 chiamate in una coda per il gruppo di suoneria denominato CustomerHelp. Se si è membri di un Gruppo di suoneria, una chiamata in coda viene presentata automaticamente nella scheda Stato chiamata. Il nome del gruppo di suoneria viene visualizzato nel campo A. È possibile rispondere alla chiamata nel modo tradizionale. Per rispondere a una chiamata in una coda specifica: Fare clic sulla scheda Coda nel riquadro Cronologia chiamate. Le code monitorare sono visibili. Fare clic sul Nome coda. Vengono visualizzati i dettagli della chiamata nella coda. Rispondere alla chiamata nel modo tradizionale. È possibile inoltre rispondere a una chiamata in coda anche selezionando PickupQueue1 o PickupQueue2 nel menu Azioni. Per rifiutare una chiamata in coda: Se si fa doppio clic sulla coda errata o se si riceve una chiamata in coda alla quale non è possibile rispondere immediatamente, utilizzare la funzione Cancella (Esc) per rifiutare la chiamata e ricollocarla nella coda. Page 57

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59 Capitolo 4. Voic Page 59

60 4. Voic Nel riquadro Cronologia chiamate della scheda Messaggio sono elencati le caselle postali a cui si ha accesso. Per ogni casella postale viene visualizzato il numero dei messaggi nuovi, vecchi e salvati. Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Messaggi 29. Nel riquadro Cronologia chiamate della scheda Voic sono elencati tutti i messaggi Voic presenti nella propria casella postale. È inoltre possibile selezionare un messaggio specifico da riprodurre. Per ulteriori informazioni, vedere Ascolto dei messaggi 61. È possibile offrire a chi chiama la voic la possibilità di scegliere se trasferire la chiamata a un altro numero di telefono o lasciare un messaggio. È possibile offrire ai chiamanti 3 possibilità di trasferimento. Ad esempio, registrare un messaggio in cui si dice che se il chiamante preme 2 la chiamata viene trasferita al numero di cellulare. Per ulteriori informazioni, vedere Inserimento delle opzioni di trasferimento 71. In si possono registrare fino a 9 messaggi Voic . È possibile riprodurre annunci specifici in base al tipo di chiamata. Ad esempio quando l'interno è occupato, il chiamante può ascoltare un messaggio registrato appositamente. Per ulteriori informazioni vedere Informazioni generali sull'utilizzo degli annunci personali. Nota Se la Voic non è disponibile al proprio interno, verificare che sia selezionata l'opzione Voic . Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione delle opzioni Voic 117. Page 60

61 Voic 4.1 Ascolto dei messaggi È possibile ascoltare i messaggi utilizzando. Ogni messaggio inizia con un'intestazione che contiene informazioni dettagliate sul mittente e l'ora in cui è stato lasciato. Per recuperare i messaggi: Fare clic sulla scheda Messaggi nel riquadro Cronologia chiamate. Per ogni casella postale viene elencato il numero dei messaggi nuovi, vecchi e salvati. Le caselle messaggi elencate possono essere la casella Voic personale e la casella Voic relativa al gruppo di suoneria di cui si è membro, se esistente. Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Messaggi 29. Fare doppio clic sulla casella messaggi a cui si desidera accedere. In alternativa, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla casella messaggi e selezionare Chiama Voic . Se il ricevitore del telefono è agganciato, il telefono squilla quando si contatta il server Voic . Sollevare il ricevitore. In base alla configurazione del telefono, la risposta alla chiamata potrebbe essere automatica. Se il telefono è già nello stato disattivo, viene automaticamente stabilita la connessione al server di Voic non appena questo viene localizzato. Se si sta utilizzando il proprio interno, premere #. Altrimenti, immettere il numero di interno e premere #. 4. Immettere la password della voic e premere #. Potrebbe essere visualizzata la scheda Voic davanti al riquadro Cronologia chiamate quando ci si connette alla propria casella postale. Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Voic Una volta eseguito l'accesso alla casella postale, un annuncio fornirà delle informazioni sui messaggi presenti. Premere 2 per ricevere i messaggi. Seguire le istruzioni vocali per ascoltare, salvare o cancellare i messaggi. Nota Potrebbe non essere necessario inserire la password Voic . I dettagli utenti in IP Office Manager possono essere configurati in modo che non sia necessario inserire una password Voic quando si apre la casella postale tramite. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Se si utilizza Pro con Voic Pro in IP Office o in modalità Intuity è possibile utilizzare i pulsanti di controllo per scorrere i messaggi. I pulsanti di controllo si trovano nella scheda Voic . Potrebbe essere visualizzata la scheda Voic davanti al riquadro Cronologia chiamate quando ci si connette alla propria casella postale. Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Voic Configurazione chiamate in uscita Pro 4.2+ utilizzato congiuntamente a Voic Pro Le chiamate in uscita sono supportate da IP Office Voic Pro 4.0+ in modalità di emulazione Intuity. Questa configurazione consente al server voic di segnalare quando la casella vocale contiene nuovi messaggi. E' possibile configurare le impostazioni delle chiamate in uscita tramite la propria casella vocale (selezionare 6 e seguire i prompt vocali ricevuti). Tuttavia, Pro 4.2+ e Voic Pro 4.2+ consentono di configurare visivamente le opzioni relative alle chiamate in uscita utilizzate dalla propria casella vocale. permette di definire le seguenti opzioni: Destinazioni delle chiamate in uscita E' possibile definire fino a 5 numeri quali possibili destinazioni delle chiamate in uscita. Questi numeri saranno salvati con il nome di Ufficio, Casa, Mobile, Delegate e Altro. E' inoltre possibile inserire questi numeri di destinazione chiamata in una Escalation List, ovvero in una sequenza di destinazioni possibili. Durata della suoneria Per ciascuna destinazione, è possibile impostare la durata della suoneria delle chiamate in uscita. Se il tentativo di chiamata in uscita non trova risposta (vedi la definizione di risposta in basso) entro questo tempo, la chiamata in uscita viene terminata. Quando utilizzare le chiamate in uscita Si possono utilizzare gli orari definiti dall'amministratore di sistema, selezionare la modalità di funzionamento continuo o selezionare degli orari propri durante i quali applicare impostazioni diverse per diverse destinazioni. Messaggi per i quali usare le chiamate in uscita Selezionando questa opzione, è possibile definire se le chiamate in uscita devono essere utilizzate per tutti i nuovi messaggi o solo per quelli che sono stati contrassegnati come messaggi con priorità da parte del chiamante. Frequenza dei tentativi di chiamata in uscita L'amministratore di sistema definisce la frequenza dei tentativi di chiamata in uscita finché la chiamata non riceve risposta e il tempo fra un tentativo di chiamata e l'altro. Questa opzione può essere annullata, se necessario, modificando le impostazioni di richiamata. Page 61

62 Se ancora non si riceve risposta alla notifica di chiamata in uscita dopo tutti i tentativi di chiamata, il server della casella vocale non cercherà nuovamente di effettuare la chiamata in uscita finché la casella vocale non riceve un nuovo messaggio. Va fatto notare che se arriva un nuovo messaggio mentre il server della casella vocale sta già effettuando una serie di tentativi di notifica di chiamata in uscita, il nuovo messaggio in arrivo non avvierà a sua volta una nuova serie di tentativi di chiamata in uscita. Risposta a chiamate in uscita Al ricevimento di una chiamata in uscita dal server di posta vocale, viene riprodotto il seguente messaggio: "Risponde IP Office. <vostro nome>, ci sono dei nuovi messaggi per Lei. Per accedere ai Suoi messaggi, inserire il numero del Suo interno e premere il tasto cancelletto. Per evitare di ricevere ulteriori messaggi di notifica dell'arrivo di questi messaggi, premere i tasti * #". Se si riesce ad accedere alla casella vocale o se si preme i tasti *#, la funzione di chiamate in uscita è completata e non vengono compiuti ulteriori tentativi di chiamata in uscita fino all'arrivo di nuovi messaggi Page 62

63 Voic Configurazione chiamate in uscita Chiamate in uscita semplici Fare clic su o selezionare Visualizza Preferenze. Selezionare la scheda Voic . Fare clic sul pulsante Chiamata in uscita. Il pulsante è inattivo se il server vocale di IP Office non è un server Voic Pro 4.2+ in modalità di emulazione Intuity. 4. I quattro menù a tendina accanto al pulsante delle chiamate in uscita possono essere utilizzati per la configurazione delle chiamate in uscita semplici. Utilizzarle da sinistra a destra nel modo seguente: 5. Selezionare Abilitato nel menù a tendina accanto al pulsante delle chiamate in uscita. 6. Quando Nel menù a tendina successivo, selezionare quando si desidera utilizzare le chiamate in uscita.. Le opzioni disponibili sono le seguenti: Sempre Fascia oraria di massimo ascolto (prime time), orario di massimo ascolto (peak time) Si tratta di fasce e orari configurati sul server vocale dall'amministratore di sistema. Quando sono selezionati, gli orari configurati vengono visualizzati da. Proprio orario Consente di configurare i propri orari. Vedi Impostazione di orari e destinazioni variabili per le chiamate in uscita in basso. 7. Dove Dove Nel menù a tendina successivo, selezionare la destinazione della chiamata in uscita fra Ufficio, Casa, Mobile, Delegate o Altro. Se non si è ancora inserito un numero per la destinazione selezionata, solleciterà l'inserimento dei numeri di destinazione. Numero Per i numeri esterni, occorre ricordarsi di includere anche il prefisso di selezione esterno utilizzato dal proprio sistema IP Office. Il numero dovrebbe essere di norma lo stesso numero che viene composto dal proprio interno. Timeout (secondi) Per ciascun numero è possibile impostare il numero di squilli di ciascuna chiamata in uscita. Per i numeri interni, la chiamata in uscita non viene deviata alla casella vocale. Per i numeri esterni, se il numero viene deviato alla casella vocale o a caselle simili dopo un certo numero di squilli, è necessario assicurarsi che il Timeout sia stato imposto per un periodo più breve del periodo complessivo degli squilli della chiamata. Escalation List Vedi Utilizzo di un'escalation List in basso. 8. Perché Dall'ultimo menù a tendina, selezionare il tipo di nuovo messaggio per il quale si desidera l'utilizzo della funzione chiamate in uscita. Le opzioni disponibili sono Per tutti i nuovi messaggi o solamente Per i nuovi messaggi con priorità. Impostazione di orari e destinazioni variabili per le chiamate in uscita E' possibile configurare le chiamate in uscita in orari specifici per tipologie specifiche di messaggi e verso destinazioni diverse in ciascun orario. Dopo aver abilitato le chiamate in uscita, selezionare Proprio orario. Le righe A, B e C consentono di definire un diverso comportamento relativamente alle chiamate in uscita per ciascun periodo. Per ciascun periodo, configurare l'orario di inizio del periodo e successivamente la tipologia di chiamate in uscita da applicare a partire da tale orario. Regolazione degli orari dei tentativi di richiamata per le chiamate in uscita Non appena il server vocale ha avviato il processo delle chiamate in uscita per un nuovo messaggio, la chiamata può essere ripetuta finché non trova risposta. E' possibile utilizzare le impostazioni relative agli orari dei tentativi di richiamata per regolare il numero di tentativi da effettuare e il tempo intercorso fra di essi. Sistema Utilizzare le impostazioni relative ai tentativi di richiamata, così come configurate sul server vocale dall'amministratore di sistema. Tali impostazioni sono riportate nel Numero di tentativi di richiamata e negli orari di richiamata a titolo informativo, ma non possono essere modificate. Personalizzate Sostituire le impostazioni di sistema con i propri orari di richiamata. Page 63

64 Numero di tentativi di richiamata Se si selezionano le impostazioni Personalizzate è possibile selezionare fino ad un massimo di 10 tentativi di richiamata. Orari di richiamata Questi valori indicano l'intervallo fra un tentativo di notifica e il successivo (senza comprendere il tempo effettivo degli squilli per la chiamata verso la destinazione prescelta). I primi 5 tentativi di richiamata possono essere indicati variando gli intervalli fra 0 e 10 secondi. Per modificare un valore, fare clic sul valore da cambiare e inserire il valore nuovo. Quando vengono selezionati più di 5 tentativi di chiamata, viene utilizzato il valore di default per tutti i tentativi effettuati dopo il quinto. Utilizzo di un'escalation List Anziché inserire un singolo numero, è possibile selezionare per la destinazione una serie di numeri che sono stati definiti come sequenza e che è possibile chiamare ad ogni tentativo di chiamata in uscita e richiamata. L'escalation list può comprendere un massimo di 9 numeri, ciascuno dei quali può essere ripetuti diverse volte. Per ciascun numero inserito nella lista è possibile impostare un ritardo in minuti prima della chiamata in uscita. Se sono stati configurati dei tentativi di richiamata multipli, occorre completare l'intera escalation list prima che inizi il ritardo precedente al successivo tentativo di richiamata. Page 64

65 Voic Configurazione chiamate in uscita 4.3 Annunci personali 4.1 Utilizzo di annunci personali Funzionalità disponibile solo nelle versioni Pro con IP Office Voic Pro. Per impostazione predefinita i chiamanti indirizzati alla casella postale ascoltano l'annuncio di sistema: "A questa chiamata risponde IP Office. <Nome> non è disponibile. Lasciare un messaggio dopo il segnale acustico". È possibile sostituire l'annuncio predefinito con un annuncio registrato dall'utente stesso. È possibile registrare massimo nove annunci personali. Si tratta degli annunci personali che il chiamante ascolta quando viene indirizzato alla voic . È possibile assegnare un annuncio personale diverso a situazioni di chiamata specifiche. Ad esempio, è possibile assegnare messaggi voic diversi a chiamate ricevute internamente e a quelle ricevute da numeri esterni all'azienda. È inoltre possibile utilizzare un annuncio personale per informare i chiamanti delle diverse opzioni di trasferimento. Per ulteriori informazioni, vedere Inserimento delle opzioni di trasferimento 71. Annuncio temporaneo 69 È possibile creare un annuncio temporaneo e utilizzarlo per tutti i tipi di chiamate. Ad esempio. si può utilizzare un annuncio temporaneo quando si è assenti dall'ufficio e si desidera indicare al chiamante la persona che può contattare in alternativa. Se si utilizza un annuncio temporaneo, gli altri annunci saranno disattivati. Annunci personali 70 Gli annunci personali vengono eseguiti quando non viene utilizzato l'annuncio temporaneo. Se non vengono applicati annunci personali, i chiamanti indirizzati alla casella postale ascoltano l'annuncio di sistema predefinito: "A questa chiamata risponde IP Office. <Nome> non è disponibile. Lasciare un messaggio dopo il segnale acustico". È possibile creare annunci personali per alcuni tipi di chiamate. Ad esempio, se si è impegnati in una chiamata, chiunque chiami l'interno ascolta un annuncio personalizzato che informa che l'utente desiderato è impegnato in un'altra conversazione ma è in ufficio. È possibile creare annunci personali per i seguenti tipi di chiamate: Tutte le chiamate. Interne. Esterne. Senza risposta. Occupate. Page 65

66 Quando si assegna un annuncio personale a più di un tipo di chiamata, l'annuncio da utilizzare verrà deciso in base a un ordine di priorità. L'ordine di priorità viene visualizzato nel diagramma di flusso. Per utilizzare gli annunci personali è necessario seguire due passaggi: Registrazione dell'annuncio personale. Per ulteriori informazioni vedere Registrazione degli annunci Assegnazione dell'annuncio. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo degli annunci personali Nota Non tutte le opzioni sono configurabili da tutti gli utenti. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Page 66

67 Voic Annunci personali 4.2 Registrazione di annunci È possibile registrare fino a 9 annunci personali. Si tratta degli annunci personali che il chiamante ascolta quando viene indirizzato alla voic . È quindi possibile selezionare l'annuncio da applicare in base ai diversi tipi di chiamata. È possibile ascoltare un annuncio personale registrato in precedenza e registrare un nuovo messaggio in qualsiasi momento. Un annuncio deve durare più di 3 secondi. In base alle impostazioni predefinite, la durata massima di un annuncio è 120 secondi. Tutti gli annunci registrati utilizzando l'interfaccia utente del telefono vengono visualizzati nell'elenco degli annunci disponibili. Viene visualizzata la durata ma non la descrizione. È possibile aggiungere una descrizione alla registrazione, assegnare l'annuncio a un tipo di chiamata o registrare nuovamente l'annuncio. Per registrare un nuovo annuncio personale: Fare clic su > Voic . In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Voic . Fare clic su Configura annunci personali. Viene visualizzata la finestra Configura annunci personali. Gli annunci vengono elencati nella sezione degli annunci disponibili. Fare clic sul pulsante di un annuncio di cui non vi sia la descrizione né la durata. Viene visualizzata la finestra Registra/Riproduci annuncio. 4. Il messaggio verrà registrato utilizzando il ricevitore del telefono. Nel campo dell'interno viene automaticamente inserito il numero di interno utilizzato per l'accesso a. Selezionare il tipo di dispositivo di telefonia. 5. Il numero dell'annuncio è quello dell'annuncio selezionato nella finestra Annunci personali. Digitare un nome per la registrazione nel campo Descrizione. È possibile inserire una descrizione di 20 caratteri. Se vengono immessi più caratteri, la descrizione viene visualizzata troncata nella finestra Configura annunci personali. 6. Fare clic su 7. Sollevare il ricevitore. Viene riprodotto il messaggio "Registra dopo il segnale acustico". Dopo il segnale acustico iniziare a registrare l'annuncio. 8. Riagganciare il ricevitore oppure fare clic su per avviare la registrazione dell'annuncio. Il telefono squilla una volta. al termine della registrazione. Page 67

68 Dopo aver registrato un annuncio è possibile ascoltare la registrazione e registrare l'annuncio un'altra volta. Per ascoltare un annuncio: Aprire la finestra Configura annunci personali. Fare clic sul pulsante Annuncio per ascoltare l'annuncio desiderato. Viene visualizzata la finestra Registra/Riproduci annuncio. Fare clic su 4. Sollevare il ricevitore quando il telefono squilla. Viene riprodotto l'annuncio selezionato. 5. Riagganciare il ricevitore del telefono quando l'annuncio termina. per avviare la riproduzione dell'annuncio. Per registrare di nuovo un annuncio: Aprire la finestra Configura annunci personali. Fare clic sul pulsante Annuncio per registrare di nuovo l'annuncio desiderato. Fare clic su 4. Sollevare il ricevitore. Viene riprodotto il messaggio "Registra dopo il segnale acustico". Dopo il segnale acustico iniziare a parlare. 5. Riagganciare il ricevitore oppure fare clic su al termine della registrazione. 6. Per ascoltare il nuovo annuncio, fare clic su per avviare la registrazione. 7. Sollevare il ricevitore quando il telefono squilla. Viene riprodotto l'annuncio selezionato. 8. Riagganciare il ricevitore del telefono quando l'annuncio termina. per avviare la registrazione. Il telefono squilla una volta. Page 68

69 Voic Annunci personali 4.3 Assegnazione di un annuncio temporaneo Se si è registrato un annuncio, è possibile assegnare a tale annuncio lo stato di annuncio temporaneo voic . Ad esempio. si può utilizzare un annuncio temporaneo quando si è assenti dall'ufficio e si desidera indicare al chiamante la persona che può contattare in alternativa. Per ulteriori informazioni vedere Registrazione degli annunci 67. Quando si utilizza un annuncio temporaneo, gli altri annunci saranno disattivati. È possibile selezionare l'annuncio temporaneo per un determinato numero di giorni, fino a un massimo di 30. Quando si inserisce il numero di giorni, la data di fine viene calcolata e visualizzata. Se il numero di giorni selezionato è compreso tra 1 e 30, l'annuncio rimarrà attivo per quei giorni. Una volta scaduto il numero di giorni, l'annuncio temporaneo verrà disattivato. Se il numero di giorni selezionato è 0, l'annuncio selezionato sarà quello permanente per tutte le chiamate Voic . L'annuncio temporaneo sostituisce quello predefinito di sistema. Per impostare un annuncio temporaneo: Fare clic sulla scheda > Voic . In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Voic . Fare clic su Configura annunci personali. Viene visualizzata la finestra Annunci personali. Nella sezione Annunci temporanei selezionare dall'elenco l'annuncio desiderato. Se sono stati registrati annunci da una casella postale in modalità IP Office Intuity, tali annunci sono elencati con la rispettiva durata ma senza alcuna descrizione. 4. Selezionare il numero di giorni durante i quali utilizzare l'annuncio. La data di fine viene calcolata automaticamente. 5. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Page 69

70 4.4 Assegnazione di annunci personali Quando si assegna un annuncio personale a più di un tipo di chiamata, l'annuncio da utilizzare verrà deciso in base a un ordine di priorità. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo degli annunci personali 65. Per assegnare gli annunci personali: Fare clic sulla scheda Fare clic su Configura annunci personali. Viene visualizzata la finestra Annunci personali. Selezionare nell'elenco gli annunci personali appropriati per i diversi tipi di chiamata. 4. > Voic . In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Voic . Se sono stati registrati annunci da una casella postale in modalità IP Office Intuity, tali annunci sono elencati con la rispettiva durata ma senza alcuna descrizione. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Page 70

71 Voic Annunci personali 4.5 Inserimento delle opzioni di trasferimento È possibile offrire a chi chiama la casella postale la possibilità di scegliere se trasferire la chiamata a un altro numero di telefono o lasciare un messaggio. I numeri di interruzione sono numeri di interno ai quali il chiamante viene trasferito quando preme il numero associato sul tastierino. Per comunicare al chiamante i numeri a cui è possibile trasferire la chiamata, è necessario registrare un annuncio personale che contenga le informazioni. Ad esempio è possibile registrare un messaggio in cui si dice che se il chiamante preme 2 la chiamata viene trasferita al numero di cellulare. Il numero del cellulare viene inserito come numero di telefono a cui trasferire la chiamata. Tuttavia, al chiamante non viene fornito il numero di telefono ma soltanto l'opzione da premere. Quando la chiamata viene trasferita, il chiamante ascolta il messaggio "È in attesa di essere collegato al numero desiderato". Per ulteriori informazioni, vedere Registrazione degli annunci 67. Una nota è inclusa nella sezione dei suggerimenti. Non è possibile modificare le opzioni di trasferimento se non si dispone delle autorizzazioni necessarie per configurare la voic . Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Per inserire le opzioni di trasferimento: Fare clic sulla scheda > Voic . In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Voic . Viene visualizzata la finestra delle preferenze Voic . Digitare i numeri di telefono a cui trasferire coloro che chiamano alla casella postale. È possibile inserire massimo 3 numeri di telefono. Fare clic su OK per salvare le informazioni. 4. Registrare un annuncio per comunicare ai chiamanti le opzioni di trasferimento disponibili. Per ulteriori informazioni, vedere Registrazione degli annunci 67. Page 71

72 4.4 Elenchi di distribuzione personali È possibile utilizzare un elenco di distribuzione personale se la voic è in modalità Intuity. L'elenco di distribuzione personale è noto anche come lista di distribuzione. Si utilizza un elenco di distribuzione personale per memorizzare una serie di numeri di casella postale, in modo tale da poter inviare allo stesso tempo un messaggio vocale a diversi destinatari. Questa funzione è utile se si inviano spesso messaggi alle stesse persone, ad esempio ai membri del proprio team. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo di un elenco di distribuzione personale 77. Una casella postale può contenere fino a 20 elenchi di distribuzione, e ogni elenco può contenere fino a 360 numeri di caselle. Gli elenchi possono essere pubblici o privati. Gli elenchi privati possono essere utilizzati solo dall'utente che li ha creati. Gli elenchi pubblici possono essere utilizzati da altri utenti di caselle postali quando inoltrano un messaggio. Tuttavia, gli altri utenti non possono modificare gli elenchi pubblici. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di un elenco di distribuzione personale 75. È possibile visualizzare i propri elenchi di distribuzione personale e controllare quanti membri (numero di caselle postali) sono presenti in ciascuno di essi. È possibile modificare i proprio elenchi eliminando o aggiungendo membri. Per ulteriori informazioni, vedere Modifica di un elenco di distribuzione personale 73. È possibile inoltre creare il proprio elenco importando i contenuti di un elenco pubblico da un'altra casella postale. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di un elenco di distribuzione personale 75. Page 72

73 Voic Elenchi di distribuzione personali Visualizzazione di un elenco di distribuzione personale Quando viene creato un elenco di distribuzione personale è possibile visualizzare i membri dell'elenco. È inoltre possibile visualizzare i propri elenchi di distribuzione e gli elenchi pubblici creati da altre persone. Per visualizzare i membri di un elenco di distribuzione personale: Fare clic sulla scheda Fare clic sul pulsante Configura elenco di distribuzione personale. > Voic . Nel campo Seleziona la casella postale richiesta, fare clic sulla casella da visualizzare. 4. Fare clic sull'elenco di distribuzione personale da visualizzare per vederne i membri. I numeri di interno nel riquadro vengono visualizzati negli elenchi di distribuzione personali Modifica di un elenco di distribuzione personale Dopo aver creato un elenco di distribuzione personale è possibile modificarlo in qualsiasi momento. È possibile aggiungere o rimuovere membri dall'elenco. Un elenco pubblico creato da altri può essere modificato dalla persona che ha creato l'elenco. Per cambiare i membri di un elenco di distribuzione personale: Visualizzare i membri dell'elenco. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione di un elenco di distribuzione personale 73. Fare clic su Modifica. I membri dell'elenco di distribuzione personale vengono copiati nel riquadro a destra. È possibile rimuovere i membri dall'elenco. 4. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul numero di interno da rimuovere. Fare clic su Elimina. È possibile aggiungere membri all'elenco. Fare clic con il pulsante destro del mouse nell'area vuota sotto al Nome elenco. Fare clic su Aggiungi. Fare clic su un numero interno o su un nome. Page 73

74 5. Fare clic su Aggiorna per salvare tutte le modifiche. Page 74

75 Voic Elenchi di distribuzione personali Creazione di un elenco di distribuzione personale Solo Pro. Un elenco di distribuzione personale (PDL) è un elenco di numeri di casella postale che su può utilizzare per inviare messaggi a gruppi di caselle. È possibile creare un elenco privato o un elenco pubblico disponibile ad altri utenti. È possibile creare fino a 20 elenchi con massimo 360 membri per elenco. Per creare un elenco di distribuzione personale: Fare clic sulla scheda > Voic . Fare clic sul pulsante Configura elenco di distribuzione personale. Selezionare la casella postale personale dall'elenco in alto a sinistra della finestra. 4. Digitare un ID elenco. L'ID elenco è un numero scelto dall'utente. L'ID elenco viene utilizzato per identificare l'elenco di distribuzione personale quando si invia un messaggio. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo di un elenco di distribuzione personale Digitare un Nome elenco, ovvero un nome descrittivo che faciliti l'identificazione dei membri dell'elenco di distribuzione personale. 6. È necessario aggiungere all'elenco i numeri di interno della casella postale. Fare clic con il pulsante destro del mouse nell'area vuota sotto a Nome elenco. Fare clic su Aggiungi. Fare clic su un numero interno o su un nome. Ripetere la procedura per aggiungere tutti i membri dell'elenco. 7. (Facoltativo) Fare clic su Pubblico. Selezionare questa casella per rendere pubblico l'elenco selezionato. È possibile visualizzare un elenco pubblico utilizzato da qualsiasi altro utente. 8. Fare clic su Crea. I dettagli dell'elenco di distribuzione personale vengono visualizzati nel pannello sinistro. Se viene visualizzato il messaggio "È possibile creare solo i propri elenchi", fare clic su OK. Selezionare la casella di posta dall'elenco a discesa nell'angolo in alto a sinistra della finestra e fare clic su Crea. Page 75

76 È possibile aggiungere membri da un elenco esistente. Può trattarsi di tutti i membri di un elenco già esistente o di caselle postali di singoli membri. È possibile utilizzare un elenco di distribuzione personale privato o uno pubblico per creare un nuovo elenco. Per creare un nuovo elenco di distribuzione da un elenco di distribuzione personale già esistente: Fare clic sulla scheda Fare clic sul pulsante Configura elenco di distribuzione personale. Selezionare la casella postale personale dall'elenco a discesa nell'angolo in alto a sinistra della finestra, qualora sia in uso un elenco di distribuzione privato. Se si utilizza un elenco di distribuzione personale pubblico, selezionare la casella postale associata all'elenco di distribuzione richiesto. 4. Fare clic sull'elenco di distribuzione personale da utilizzare. I membri dell'elenco di distribuzione personale sono elencati nel pannello sotto gli elenchi di distribuzione personali. 5. Digitare un numero nel campo ID elenco per l'elenco di distribuzione personale. 6. Digitare un nome nel campo Nome elenco per l'elenco di distribuzione personale. 7. Fare clic su > Voic . per copiare tutti i numeri di interno della casella postale nel nuovo elenco. È possibile aggiungere al nuovo elenco singoli membri di un elenco già esistente. Selezionare un membro dall'elenco esistente e utilizzare accanto alla finestra elenco membri. 8. (Facoltativo) Fare clic su Pubblico. È possibile visualizzare un elenco pubblico utilizzato da qualsiasi altro utente (PDL). Selezionare questa opzione per rendere pubblico l'elenco. 9. Fare clic su Crea. L'elenco di distribuzione personale viene visualizzato nel riquadro sinistro. Se viene visualizzato il messaggio "È possibile creare solo i propri elenchi', fare clic su OK. Selezionare la casella di posta dall'elenco a discesa nell'angolo in alto a sinistra della finestra e fare clic su Crea. Page 76

77 Voic Elenchi di distribuzione personali Utilizzo di un elenco di distribuzione personale Dopo aver creato un elenco di distribuzione personale è possibile utilizzarlo per inviare un messaggio vocale a diversi destinatari contemporaneamente. Prima di inviare il messaggio, annotare l'id elenco da utilizzare. Se si utilizza un elenco di distribuzione personale pubblico, annotare il numero di interno del proprietario dell'elenco e l'id elenco. Per utilizzare un elenco di distribuzione personale è necessario accedere alla casella postale tramite il telefono. Per accedere alla casella postale: Sollevare il ricevitore del telefono e selezionare *17 oppure utilizzare il codice breve alternativo configurato sul proprio sistema telefonico. Se si chiamata dal proprio interno, premere il tasto #. Altrimenti immettere il numero di interno e premere il tasto #. Immettere la password della voic e premere #. Una volta eseguito l'accesso alla casella postale, è possibile registrare un messaggio e inviarlo a tutte le caselle postali contenute in un elenco di distribuzione. Per inviare un messaggio ai membri di un elenco di distribuzione privato: Premere 1 per registrare il messaggio che si desidera inviare a tutti i membri della lista. Dopo il segnale acustico iniziare a registrare il messaggio. Premere # per terminare la registrazione. Viene chiesto di inserire gli interni a cui inviare il messaggio. Verrà utilizzato un elenco di distribuzione contenente tutti gli interni. 4. Premere *5. Verrà utilizzato un elenco di distribuzione privato creato dall'utente stesso. 5. Premere #. Viene indicato il proprio nome e chiesto di inserire l'identificativo dell'elenco. 6. Digitare l'id elenco e premere #. Viene indicato il numero dell'elenco e il numero di membri in esso contenuti. Viene chiesto di inserire i numeri degli interni. Viene utilizzato un elenco di distribuzione personale contenente tutti gli interni. 7. Premere #. 8. Premere # per inviare il messaggio. Viene riprodotto un messaggio di conferma di programmazione della consegna. Il messaggio viene inviato a tutti gli interni dell'elenco. Per inviare un messaggio ai membri di un elenco di distribuzione pubblico: Premere 1 per registrare il messaggio che si desidera inviare a tutti i membri della lista. Dopo il segnale acustico iniziare a registrare il messaggio. Premere # per terminare la registrazione. Viene chiesto di inserire gli interni a cui inviare il messaggio. Verrà utilizzato un elenco di distribuzione contenente tutti gli interni. 4. Premere *5. Verrà utilizzato un elenco di distribuzione pubblico creato da altri. 5. Inserire il numero di interno del proprietario dell'elenco di distribuzione pubblico e premere #. Viene indicato il nome del proprietario della casella postale e chiesto di inserire l'identificativo dell'elenco. 6. Digitare l'id elenco e premere #. Viene indicato il numero dell'elenco e il numero di membri in esso contenuti. Viene chiesto di inserire i numeri degli interni. Viene utilizzato un elenco di distribuzione personale contenente tutti gli interni. 7. Premere #. 8. Premere # per inviare il messaggio. Viene riprodotto un messaggio di conferma di programmazione della consegna. Il messaggio viene inviato a tutti gli interni dell'elenco. Page 77

78 È possibile inoltrare un messaggio a diverse caselle postali contemporaneamente utilizzando un elenco di distribuzione personale. I messaggi contrassegnati come privati dal mittente non possono essere inoltrati. Per inoltrare un messaggio ai membri di un elenco di distribuzione: Premere 1 mentre si ascolta il messaggio. Premere 2 per inoltrare il messaggio con un commento. Verrà chiesto di registrare un commento dopo il segnale. Registrare il commento, quindi premere # per terminare la registrazione. Viene chiesto di inserire gli interni a cui inviare il messaggio. Verrà utilizzato un elenco di distribuzione contenente tutti gli interni. Premere *5. Verrà utilizzato un elenco di distribuzione creato. 4. Premere #. Viene indicato il proprio nome e chiesto di inserire l'identificativo dell'elenco. 5. Digitare l'id elenco e premere #. Viene indicato il numero dell'elenco e il numero di membri in esso contenuti. Viene chiesto di inserire i numeri degli interni. Viene utilizzato un elenco di distribuzione personale contenente tutti gli interni. 6. Premere #. 7. Premere # per inviare il messaggio. Viene riprodotto un messaggio di conferma di programmazione della consegna. Il messaggio viene inviato a tutti gli interni dell'elenco Eliminazione di un elenco di distribuzione personale Un elenco di distribuzione personale non può più essere utilizzato e deve essere rimosso dall'elenco. Per eliminare un PDL: Fare clic sulla scheda Fare clic sul pulsante Configura elenco di distribuzione personale. Selezionare la casella postale personale dall'elenco in alto a sinistra della finestra. 4. Selezionare l'elenco di distribuzione personale da eliminare. 5. Fare clic su Elimina. > Voic . Page 78

79 Capitolo 5. Funzioni Page 79

80 5. Funzioni In questa sezione della guida viene spiegato quando segue: Gestione delle rubriche Le voci della rubrica vengono utilizzate per memorizzare i numeri interni o esterni composti regolarmente. Le voci della rubrica vengono visualizzate nella finestra Chiamata per una composizione rapida. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni generali per la gestione delle rubriche 83. Creazione e utilizzo delle composizioni rapide È possibile utilizzare le composizioni rapide per salvare per il futuro i numeri interni ed esterni composti regolarmente. Sono presenti due tipi di composizione rapida: Interna in cui vengono visualizzati le descrizioni dei comandi ed esterna. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione delle composizioni rapide 86. Impostazione di un messaggio di assenza La funzione Stato assente offre assistenza ai chiamanti interni quando l'utente chiamato non è alla propria postazione. Se viene effettuata una chiamata all'interno in uso, le informazioni inserite compaiono nella schermata Chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione di un messaggio di assenza 81. Sapere di più su È possibile utilizzare i file della guida per sapere di più sull'uso di guardando le esercitazioni. Per ulteriori informazioni, vedere Consultazione della guida 82. Page 80

81 Funzioni: 5.1 Impostazione di un messaggio di assenza La funzione Stato assente offre assistenza ai chiamanti interni quando l'utente non è alla propria postazione. Le informazioni inserite vengono visualizzate sullo schermo nel campo tag quando viene eseguita una chiamata all'interno. Nei telefoni con display adatti il testo viene visualizzato sul display del telefono e sul telefono del chiamante interno. Se è selezionata una delle opzioni di inoltro, il testo di assenza viene visualizzato da un chiamante interno. Se per l'interno di destinazione è stato impostato anche un testo di assenza, il messaggio viene visualizzato a meno che non sia selezionata l'opzione Inoltra su occupato. Se è stata selezionata Inoltro su occupato, viene visualizzato il testo di assenza impostato per l'interno di destinazione. La chiamata viene inoltrata come impostata nelle opzioni di inoltro. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle opzioni di inoltro 102. Per impostare Stato assente: Fare clic su Azioni > Assente. In alternativa, premere F6.. Verrà visualizzata la finestra Stato assente. Selezionare un Messaggio di assenza dall'elenco. Le opzioni disponibili sono le seguenti: In ferie fino al Sarò di ritorno alle Sarò in pausa pranzo fino alle Sarò in riunione fino alle Chiamare Non disturbare Sarò con gli ospiti fino alle Sarò con i clienti fino alle Sarò di ritorno al più presto Sarò di ritorno domani Personalizza Ad eccezione di Sarò di ritorno al più presto e Sarò di ritorno domani per le altre opzioni è richiesto testo aggiuntivo. Ad esempio, se il messaggio di assenza selezionato è "In ferie fino al" è necessario aggiungere la data di ritorno dalle ferie. Inserire il testo nel campo Testo assente. 4. (Facoltativo) Selezionare l'opzione Non disturbare o Inoltra sempre. Se una delle opzioni è selezionata sarà necessario impostare il numero a cui le chiamate vengono inoltrate. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle opzioni di inoltro Fare clic su OK. Il messaggio di assenza compare nella barra del titolo di. Il messaggio viene mostrato anche nella schermata Chiamata quando viene effettuata una chiamata all'interno. Page 81

82 5.2 Utilizzo della guida Nel menu? sono disponibili diverse opzioni di guida: Sommario - Questa funzione consente di visualizzare il sommario della guida di. Indice - Questa funzione consente di visualizzare lo strumento di ricerca della guida di. Informazioni su - Questa funzione consente di visualizzare la versione dell'applicazione Phone Manager. Presentazione del prodotto - Questa funzione consente di avviare una presentazione interattiva del prodotto. È possibile eseguire ricerche e imparare di più sull'applicazione. Esercitazioni video - Questa funzione consente di visualizzare l'elenco delle esercitazioni video. Ogni esercitazione offre una dimostrazione interattiva delle funzioni dell'applicazione. Cerca aggiornamenti - Questa opzione viene utilizzata per controllare la presenza di aggiornamenti recenti di. L'opzione Cerca aggiornamenti è disponibile solo se è stata configurata dall'amministratore di sistema. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Ulteriori di informazioni su Avaya IP Office sono disponibili all'indirizzo e anche all'indirizzo www. avaya.com/ipoffice/knowledgebase. Page 82

83 Funzioni: Utilizzo della guida 5.3 Gestione delle rubriche Disponibile solo nelle versioni Pro. Nelle voci di rubrica vengono archiviati i numeri interni o esterni composti regolarmente per la composizione rapida. Quando si utilizza la finestra Chiamata, è possibile scegliere di visualizzare le voci della rubrica. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo della finestra Chiamata 42. Le voci di rubrica consentono inoltre di associare l'id chiamante o il DID delle chiamate in entrata a un nome. Quando si trova la corrispondenza, è possibile riprodurre un file multimediale o visualizzare un file di testo. Il file di testo viene visualizzato nella scheda Script. tenta di trovare prima una corrispondenza per l'id chiamante. Se non esiste alcuna corrispondenza, cerca quella per il DID. Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Script 33. È possibile aggiungere alla propria rubrica personale tutte le chiamate ricevute. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una voce di rubrica da una chiamata esistente Creazione di una rubrica personale È possibile creare una rubrica personale contenente i numeri utilizzati spesso. Tutte le voci della rubrica vengono visualizzate nella finestra Chiamata per una composizione rapida. È possibile aggiungere un massimo di 1000 voci alla rubrica. Per aprire la finestra di configurazione della rubrica: Fare clic su File > Rubrica. Tali campi consentono di controllare la configurazione PBX. Nuovo: fare clic su questa opzione per creare una nuova voce di rubrica. Per ulteriori informazioni, vedere Aggiunta di una voce alla rubrica 84. Modifica: fare clic per modificare la voce di rubrica selezionata. Importa: fare clic su questa opzione per importare una voce di rubrica esportata o un file CSV formattato correttamente. Esporta: fare clic su questa opzione per esportare la rubrica. Elimina: fare clic su una voce della rubrica, quindi fare clic su Elimina. La voce della rubrica selezionata viene rimossa. Chiudi: consente di chiudere la finestra Configura rubrica. Qualsiasi modifica apportata dall'apertura della finestra Configura rubrica viene salvata. Page 83

84 5.2 Aggiunta di una voce alla rubrica È ora possibile creare una nuova voce di rubrica. La voce viene visualizzata nella finestra Chiamata quando è selezionata l'opzione Mostra rubrica. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo della finestra Chiamata 42. Per creare una nuova voce nella rubrica: Fare clic su File > Rubrica > Nuovo. Verrà visualizzata la finestra Voce rubrica. Nella casella Numero inserire il numero telefonico o l'interno. Nella casella Nome inserire il nome da associare al numero sopra indicato. 4. (Facoltativo) Fare clic su Cerca file script per selezionare un file.txt o.rtf. Il file viene visualizzato quando viene eseguita una chiamata al numero inserito nel campo Numero. Nel file di testo viene visualizzata la scheda Script quando l'id chiamante corrisponde al nome di un chiamante in entrata. Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Script (Facoltativo) Fare clic su Cerca file multimediale per selezionare un file multimediale. Il file viene riprodotto quando una chiamata viene ricevuta dal numero inserito. Affinché riproduca i suoni è necessario configurarlo. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle impostazioni generali di (Facoltativo) Fare clic su Aggiungi a composizione rapida per creare una voce di composizione rapida. Creando una composizione rapida in questo modo, la composizione rapida viene aggiunta al gruppo delle composizioni rapide dell'utente. Per ulteriori informazioni vedere Creazione di una composizione rapida (Facoltativo) Fare clic su Nuovo WAV per creare un file.wav nella rubrica predefinita di Pro. È necessario che sul PC in uso sia configurato il servizio multimediale e che sia installata una scheda audio e gli altoparlanti, nonché un microfono per la registrazione di un file multimediale. 8. Fare clic su OK. 9. Per uscire dalla finestra Configura rubrica, fare clic su Chiudi. Una nuova voce non viene salvata finché non viene chiusa la finestra Configura rubrica. Page 84

85 Funzioni: Gestione delle rubriche 5.3 Creazione di una voce di rubrica da una chiamata esistente È possibile utilizzare tutte le chiamate visualizzate nell'area Cronologia chiamate per creare una voce di rubrica. Le chiamate nelle schede In entrata, In uscita, Perse e Tutte contengono informazioni sulle chiamate. Per creare una nuova voce di rubrica da una chiamata già esistente: Fare clic con il pulsante destro del mouse nel riquadro Cronologia chiamate. Fare clic su Aggiungi alla rubrica. Verrà visualizzata la finestra Voce rubrica. (Facoltativo) Eseguire tutte le modifiche necessarie. È inoltre possibile associare uno script o un file multimediale alla voce della rubrica. 4. Fare clic su OK. 5. Per uscire dalla finestra Configura rubrica, fare clic su Chiudi e salvare le modifiche. 5.4 Modifica di una voce di rubrica È possibile modificare una voce di rubrica. Per modificare una voce di rubrica: Fare clic su File > Rubrica > Modifica. Viene visualizzata la finestra Voce rubrica. Modificare la voce della rubrica come necessario. Fare clic su OK. 4. Per uscire dalla finestra Configura rubrica, fare clic su Chiudi. Page 85

86 5.4 Creazione ed utilizzo delle composizioni rapide Visualizzazione delle composizioni rapide Le composizioni rapide consentono di salvare i numeri interni ed esterni composti con regolarità per un utilizzo futuro. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo di una composizione rapida 88. Sono presenti due tipi di composizione rapida: Interna 86 Esterna 87 in cui vengono visualizzate le Descrizioni comandi 87.. Composizioni rapide interne Una composizione rapida interna può fungere anche da campo spia occupato consentendo di vedere lo stato dell'utente di composizione rapida. Icona interna di composizione rapida. Un'icona interna di composizione rapida in cui l'utente/interno è configurato per la messaggistica istantanea. Un'icona interna di composizione rapida in cui l'utente/interno è Occupato. L'iconaha un cerchietto rosso con una croce bianca nell'angolo in alto a sinistra. Un'icona interna di composizione rapida in cui l'utente/interno ha impostato lo stato Non disturbare. L'icona ha un cerchietto blu con una croce bianca nell'angolo in basso a destra. Un'icona interna di composizione rapida in cui l'utente/interno ha impostato lo stato Dirotta. La composizione rapida ha un cerchietto verde con una freccia bianca nell'angolo in alto a destra. Un'icona interna di composizione rapida in cui l'utente/interno ha un messaggio di Voic . L'icona presenta una busta nell'angolo inferiore sinistro. Un'icona di composizione rapida può mostrare più messaggi di occupato. Gli esempi mostrano due istanze, sebbene siano possibili anche più istanze. Una composizione rapida interna in cui l'utente/interno è Occupato e ha un messaggio Voic . Una composizione rapida interna in cui l'utente/interno è occupato, presenta lo stato Non disturbare e ha un messaggio Voic . Page 86

87 Funzioni: Creazione ed utilizzo delle composizioni rapide Descrizione comandi di composizione rapida interna Oltre alle composizioni rapide utilizzate come campi spia occupato, le composizioni rapide interne dispongono di descrizioni che offrono informazioni di stato su un utente di composizione rapida. Le informazioni visualizzate cambiano automaticamente in base allo stato dell'utente/interno. Nome: il nome dell'utente associato alla composizione rapida. Numero: il numero dell'utente associato alla composizione rapida. Se viene aggiunto un utente interno dalla rubrica IP Office, viene visualizzato il nome. Stato: lo stato attuale dell'utente. Lo stato può essere Inattivo, Nuovo messaggio Voic , Occupato, DND o Inoltra tutto. È possibile visualizzare più di uno stato. Presenza: la presenza di un utente in relazione a una connessione alla messaggistica istantanea. Lo stato cambia tra In lineae Non in linea in modo da riflettere lo stato dell'utente e le impostazioni in Microsoft Live Server. Nuovo messaggio Voic indica il numero dei nuovi messaggi ricevuti dall'utente di composizione rapida. Note Se per lo stesso utente interno viene creata più di una selezione rapida, soltanto una di esse funziona come Campo spia d'occupato. Affinché la funzione Campo spia di occupato sia attiva, il PC in uso deve essere collegato alla stessa LAN fisica del PBX. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Composizioni rapide esterne Vi sono quattro tipi di connessioni rapide esterne: telefono ufficio, telefono casa, cellulare e fax. La composizione rapida visualizzata cambia in base al numero predefinito selezionato. Questa icona viene visualizzata se Telefono ufficio viene riconosciuto come una composizione rapida esterna ed è impostato come numero predefinito. Questa icona viene visualizzata se è selezionato Telefono casa come numero predefinito. Questa icona viene visualizzata se è selezionato Cellulare come numero predefinito. Questa icona viene visualizzata se è selezionato Fax come numero predefinito. Page 87

88 5.4.2 Utilizzo della composizione rapida È possibile utilizzare la composizione rapida per eseguire una chiamata sia ai numeri interni che esterni. Per chiamare utilizzando la composizione rapida: Fare clic sulla scheda Composizione rapida nell'area Cronologia chiamate. Eseguire una chiamata facendo doppio clic sulla composizione rapida richiesta. In alternativa, trascinare l'icona di composizione rapida nell'area di stato della chiamata. La chiamata viene visualizzata nell'area di stato della schermata. È possibile utilizzare una composizione rapida per chiamare un numero di telefono che non è il numero di composizione rapida predefinito. Per selezionare un numero alternativo: Fare clic sulla scheda Composizioni rapide nell'area Cronologia chiamate. Fare doppio clic con il pulsante destro sulla composizione rapida. Fare clic su Chiamata. 4. Selezionare il numero alternativo desiderato: Telefono ufficio, Telefono casa, Cellulareo Fax. I numeri interninon possono comporre numeri di fax Creazione di un gruppo composizione rapida Disponibile solo nelle versioni Pro. È possibile organizzare le composizioni rapide in gruppi. Il numero massimo di gruppi di composizione rapida consentito è 10. Ogni gruppo può contenere al massimo 100 composizioni rapide. Per creare un gruppo composizione rapida: Fare clic sulla scheda Composizioni rapide nell'area Cronologia chiamate. Fare clic con il pulsante destro del mouse su una scheda Composizione rapida. Selezionare Nuovo > Gruppo composizione rapida. 4. Inserire il nome del gruppo nella finestra Gruppo composizione rapida. 5. Fare clic su OK. Viene creata una nuova scheda Gruppo composizione rapida. Page 88

89 Funzioni: Creazione ed utilizzo delle composizioni rapide Creazione di una composizione rapida In è possibile creare una composizione rapida in vari modi. È possibile aggiungere un nuovo membro di gruppo di composizione rapida 89 o aggiungere un utente interno 90 dalla rubrica di IP Office. Nella rubrica sono elencati tutti gli utenti collegati al sistema telefonico IP Office in uso. Per creare un nuovo membro del Gruppo composizione rapida: Fare clic sulla scheda Composizioni rapide nell'area Cronologia chiamate e selezionare il Gruppo composizione rapida a cui aggiungere la composizione. Fare clic con il pulsante destro nella finestra Gruppo composizione rapida selezionato. Selezionare Nuovo > Membro del Gruppo composizione rapida. Viene visualizzata la finestra Composizione rapida. 4. Immettere un nome nel camponome. 5. Inserire il numero di telefono richiesto nei campi Telefono ufficio, Telefono casa, Cellulare e Fax. Il campo Fax è disponibile solo quando il tipo di composizione rapida è esterna. 6. Controllare che il Tipo di composizione rapida sia corretto. Quando individua un numero interno, il tipo di composizione rapida viene impostato automaticamente come interno. Se il numero viene riconosciuto come interno, la composizione rapida viene impostata come interna. Ad esempio il numero sarebbe riconosciuto come esterno, se è stato inserito un 9 per l'accesso all'esterno. 7. Selezionare il numero predefinito della composizione rapida. L'opzione è disponibile solo per il tipo di esterno. Il numero predefinito è quello composto quando si fa doppio clic sulla composizione rapida. 8. (Facoltativo) Inserire un PIN. Per ulteriori informazioni, vedere Operazioni con restrizioni PIN 9. Fare clic su OK. Alla scheda Gruppo di composizione rapida selezionata viene aggiunta l'icona della nuova composizione rapida. 55. Page 89

90 Per aggiungere un utente interno a una composizione rapida: Fare clic sulla scheda Composizioni rapide nell'area Cronologia chiamate e selezionare il Gruppo composizione rapida a cui aggiungere la composizione. Fare clic con il pulsante destro nella finestra Gruppo composizione rapida selezionato. Selezionare Nuovo > Aggiungi utente. Viene visualizzata la finestra Aggiungi utente composizione rapida. 4. Inserire nel campo appropriato il nome utente o il numero dell'interno. Vengono visualizzare solo le voci della rubrica IP Office che corrispondono a quanto immesso. Quando si visualizza l'utente desiderato, fare clic sul nome. I campi Numero e Nome vengono completati. 5. Fare clic su Aggiungi utente. Alla scheda Gruppo composizione rapida selezionata viene aggiunta l'icona della nuova composizione rapida. L'icona di composizione rapida utilizza il nome anziché il numero dell'interno. Nota Se l'utente è configurato per l'uso della messaggistica istantanea, l'icona di composizione rapida è verde. È necessario riavviare affinché la composizione rapida di messaggistica istantanea sia operativa. Page 90

91 Funzioni: Creazione ed utilizzo delle composizioni rapide Modifica di una composizione rapida È possibile modificare le informazioni di composizione rapida. Per modificare una composizione rapida: Fare clic sulla scheda Composizione rapida nell'area Cronologia chiamate. Selezionare il Gruppo composizione rapida che include la composizione rapida. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di composizione rapida e selezionare Modifica.Viene visualizzata la finestra Composizione rapida. 4. Apportare le modifiche necessarie. 5. Fare clic su OK. Modifica di un numero predefinito È possibile cambiare il numero predefinito per le icone di composizione rapida esterna. L'icona di composizione rapida cambia, ad indicare il nuovo tipo di numero predefinito. Per cambiare il numero predefinito: Fare clic sulla scheda Composizioni rapide nell'area Cronologia chiamate. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul numero predefinito da cambiare. Selezionare Numero predefinito. Il tipo di numero predefinito corrente viene selezionato. Selezionare il nuovo tipo di numero predefinito per la composizione rapida. 4. L'icona di composizione rapida cambia. La composizione rapida utilizza il numero predefinito associato al numero selezionato. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione delle composizioni rapide Eliminazione di una composizione rapida È possibile eliminare le composizioni rapide che non sono più necessarie. Per eliminare una composizione rapida: Fare clic sulla scheda Composizione rapida nell'area Cronologia chiamate. Selezionare il Gruppo composizione rapida che include la composizione rapida. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di composizione rapida. 4. Selezionare Elimina. Page 91

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93 Capitolo 6. Configurazione di Phone Manager Page 93

94 6. Configurazione di 6.1 Modifica delle impostazioni di Le finestre di configurazione delle preferenze vengono utilizzate per cambiare le proprie impostazioni personali. Le schede delle preferenze sono disponibili in base alla versione di in uso. Opzioni Alcune opzioni vengono configurate dall'amministratore di sistema tramite la configurazione IP Office. L'amministratore di sistema può scegliere se consentire la modifica di queste opzioni da parte degli utenti di Phone Manager. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Le schede delle preferenze disponibili per gli utenti di tutte le versioni sono: Inoltro. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle opzioni di inoltro 102. Non Disturbare Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione dell'opzione Non disturbare Voic Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione delle opzioni Voic Telefono. Per ulteriori informazioni, vedere Selezione dei comandi telefonici. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle impostazioni generali di ID parcheggio. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di slot di parcheggio personali 108. Tasti di scelta rapida. Per ulteriori informazioni, vedere Modifica dei tasti di scelta rapida 112. Messaggistica istantanea. Per ulteriori informazioni, vedere Attivazione della messaggistica istantanea Le schede per ulteriori preferenze a disposizione degli utenti di Pro sono: Modalità compatta. Per maggiori informazioni, vedere Visualizzazione di in modalità compatta Impostazione data e ora. Per ulteriori informazioni, vedere Modifica delle impostazioni della data Tipo di orologio. Per ulteriori informazioni, vedere Modifica del formato dell'ora ID coda. Per ulteriori informazioni, vedere Selezione delle code da monitorare Sblocca porta Per ulteriori informazioni, vedere Attivazione dei pulsanti di sblocco della porta Modalità Agente. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione della modalità Agente Visualizzazione schermo. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione della visualizzazione dello schermo Page 94

95 Configurazione di : Modifica delle impostazioni di 6.1 Configurazione della modalità Agente Le impostazioni della modalità Agente sono disponibili solo in Pro. Le preferenze della modalità Agente controllano il funzionamento di quando si utilizza la modalità Agente. Se è selezionata la casella di controllo Modalità Agente, si è in modalità Agente. Se attivata, sulla barra degli strumenti di viene visualizzata una serie di icone aggiuntive. Per ulteriori informazioni, vedere Funzionamento in modalità Agente 126. L'elenco mostra i gruppi di cui si è membri. I gruppi selezionati sono quelli per i quali si ricevono le chiamate quando non è attivo lo stato Occupato impiego o Occupato non disponibile. I gruppi non selezionati sono quelli dei quali non si è attualmente membri. Se le opzioni della modalità agente non sono disponibili, non è possibile modificare le impostazioni. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Per configurare le impostazioni della modalità Agente: Fare clic su > Modalità Agente. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Modalità Agente. Viene visualizzata la finestra Modalità Agente. Selezionare o deselezionare le opzioni desiderate. Seleziona tutto: consente di selezionare tutti i gruppi nell'elenco. Cancella tutti: consente di eliminare l'utente da tutti i gruppi nell'elenco. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Note Se si utilizzano il tasto o la funzione Gruppo sul telefono per entrare o uscire da un gruppo, questi saranno attivi per tutti i gruppi di cui si è membri e non solo per quelli selezionati nella scheda Modalità Agente. In Modalità Agente, le funzioni dei tasti F1 ed F3 sono invertite. F1 diventa "codice account" ed F3 diventa "chiamata". Page 95

96 6.2 Modifica delle impostazioni Codec audio Le impostazioni USB sono disponibili solo per gli utenti di interni PC Softphone e VoIP. Quando si utilizza in modalità VOIP, utilizza per la comunicazione un solo codec audio standard del settore. La seleziona del codec consente di specificare un elenco di preferenze da utilizzare per stabilire una connessione VOIP. Pertanto, se il programma non riesce a collegarsi utilizzando il primo codec nell'elenco né con un codec richiesto dall'utente remoto, tenta di eseguire il collegamento con il secondo codec dell'elenco. Per modificare le impostazioni Codec audio: Fare clic su > Codec audio In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Codec audio. Viene visualizzata la finestra Codec audio. Selezionare l'ordine preferito dei codec audio per la comunicazione VoIP. Utilizzare e per selezionare il codec audio necessario. (Facoltativo) Se si utilizza una connessione a bassa velocità, per esempio un modem ad accesso remoto, aumentando i frame per pacchetto a 2 potrebbe migliorare la qualità della comunicazione VoIP. Tuttavia, questo risultato non è garantito. Se si utilizza una connessione a banda larga, si consiglia di usare il valore predefinito di 4. (Facoltativo) Se si dispone di più connessioni IP, selezionare Conferma l'indirizzo IP VoIP. Il sistema eseguirà una richiesta di selezione dell'indirizzo IP per la comunicazione VoIP. 5. (Facoltativo) Selezionare Abilita avvio rapido per assegnare un tono di squillo al chiamante. Se l'opzione non viene selezionata, il chiamante non sente alcun tono acustico ma la chiamata viene inoltrata più rapidamente. 6. Fare clic su OK per salvare le modifiche. 7. Chiudi. All'avvio successivo di, le opzioni selezionate saranno attive. Page 96

97 Configurazione di : Modifica delle impostazioni di 6.3 Modifica del formato dell'orologio Le impostazioni del tipo di orologio sono disponibili solo in Pro. È possibile personalizzare l ora visualizzata nel riquadro Cronologia chiamate di. I formati possono essere specificati per modificare la presentazione di tutte le chiamate elencate nel riquadro Cronologia chiamate. È possibile visualizzare una rappresentazione visiva del tempo nella parte inferiore sinistra della scheda Tipo orologio. Per modificare le impostazioni dell'orologio: Fare clic su > Tipo di orologio. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Tipo di orologio. Viene visualizzata la finestra Tipo di orologio. Selezionare Formato 12 ore o Formato 24 ore. Selezionare il Formato ora. Le opzioni nella casella a discesa cambiano in base al formato dell'ora (12/24 ore) e al separatore (: / -.) scelto. 4. Selezionare il Separatore ora. 5. Dopo aver eseguito la selezione, è possibile visualizzare un esempio nella parte inferiore sinistra della scheda Tipo orologio. 6. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Nel riquadro Cronologia chiamate di vengono aggiornate tutte le chiamate elencate. Page 97

98 6.4 Visualizzazione di in modalità compatta Le impostazioni della modalità Compatta sono disponibili solo in Pro. È possibile configurare diverse opzioni in relazione alla modalità compatta. Per maggiori informazioni, vedere Utilizzo di in modalità compatta 127. Se le opzioni della modalità compatta non sono disponibili, consultare l'amministratore di sistema. Per configurare la modalità compatta: Fare clic su > Modalità compatta. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Modalità compatta. Viene visualizzata la finestra di configurazione Modalità compatta. (Facoltativo) Avvia in modalità compatta: selezionare questa opzione per avviare in modalità compatta per impostazione predefinita. (Facoltativo) Rimani in modalità compatta al ricevimento di una chiamata: selezionare questa opzione per lasciare in modalità compatta durante la ricezione delle chiamate. Se non è selezionata quando si riceve una chiamata, torna alla modalità completa. 4. (Facoltativo) Rimani in modalità compatta dopo una chiamata in uscita: selezionare questa opzione per lasciare in modalità compatta quando si esegue una chiamata. 5. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Page 98

99 Configurazione di : Modifica delle impostazioni di 6.5 Modifica delle impostazioni della data Le impostazioni di data e ora sono disponibili solo in Pro. La data visualizzata nel riquadro Cronologia chiamate di può essere personalizzata. È possibile scegliere tra il formato predefinito di Windows per sistema operativo e la propria regione oppure scegliere un formato di data personalizzato. Formato predefinito di Windows Se è selezionata questa opzione utilizza il formato della data utilizzato dal sistema operativo del computer. Per modificare le impostazioni della data: Fare clic su > Impostazione data e ora. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Impostazione data e ora. Viene visualizzata la finestra di impostazioni data e ora. Fare clic su Formati di data personalizzati per configurare il formato della data. Nel campo Formati data fare clic sul tipo di formato con il quale visualizzare la data. 4. Nel campo Separatore data fare clic sul tipo di separatore da utilizzare tra le denominazioni data. Dopo aver eseguito la selezione, è possibile visualizzare un esempio nella parte inferiore sinistra della finestra. 5. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Nel riquadro Cronologia chiamate di vengono aggiornate tutte le chiamate elencate. Page 99

100 6.6 Impostazione dell'opzione Non disturbare La funzione Non disturbare (ND) forza il sistema a ritenere che l'interno sia occupato. Potrebbero esserci situazioni in cui si desidera ricevere le chiamate da utenti specifici. Per ricevere le chiamate il numero telefonico dell utente deve essere aggiunto alla Lista eccezioni di non disturbo. Il numero eccezione ND può essere un numero esterno o un interno. Se si desidera consentire il passaggio di una serie di numeri attraverso il ND, immettere ciascun numero separatamente o utilizzare le variabili "N" o "X" nel numero. Ad esempio, per ammettere tutti i numeri da a si può immettere il numero di Eccezione ND come XX o N. Se le opzioni di ND non sono disponibili, consultare l'amministratore di sistema. Per impostare il ND: Fare clic su > Non disturbare. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Non disturbare. Viene visualizzata la finestra Non disturbare. Per attivare il ND, selezionare l'opzione Non disturbare. (Facoltativo). Per ricevere chiamate da un interno specifico: 4. Nel campo Numero eccezione ND, immettere il numero dell'interno di destinazione. Fare clic su Aggiungi. Il numero di interno viene aggiunto alla Lista eccezioni ND. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Nota È possibile rimuovere tutti i numeri di interno della Lista eccezioni ND. Selezionare il numero di interno da rimuovere e fare clic su Rimuovi. Il numero di interno selezionato viene eliminato dalla lista. Page 100

101 Configurazione di : Modifica delle impostazioni di 6.7 Attivazione dei pulsanti di sblocco della porta Le impostazioni di Sblocco porta sono disponibili solo in Pro. È necessario inserire i nomi delle porte affinché sia possibile utilizzare per controllarle. Dopo avere immesso i nomi, è possibile controllare le porte tramite. È inoltre possibile sbloccare una porta utilizzando la scheda Porta nel riquadro Cronologia chiamate. Per ulteriori informazioni, vedere la scheda Porta 36. Per immettere i nomi delle porte: Fare clic su > Sblocca porta. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Sblocca porta. Viene visualizzata la finestra Sblocca porta. Il campo Codice porta contiene il numero del relè della porta da attivare, 1 o Non è possibile cambiare i nomi delle porte. Nel campo Nome porta immettere il nome da visualizzare sul pulsante della porta; ad esempio la porta dello scomparto in caricamento può essere denominata "Scomparto in caricamento". Fare clic su OK per salvare le modifiche. La scheda Porta è disponibile nel riquadro Cronologia chiamate e sui pulsanti delle porte sono riportati i nomi immessi per le porte. Page 101

102 6.8 Impostazione delle opzioni di inoltro Le chiamate all interno dell utente possono essere deviate a un numero telefonico diverso, interno o esterno. È possibile immettere il numero telefonico di destinazione e selezionare se tutte le chiamate devono essere reindirizzate o soltanto le chiamate esterne. È possibile impostare il Mobile Twinning 106 in modo che le chiamate interne o esterne vengano inoltrate a un numero di telefono esterno. Le chiamate squillano sull interno dell utente e sul numero esterno specificato. Se non si risponde alla chiamata da uno dei due telefoni, il chiamante può lasciare un messaggio quando la chiamata viene trasferita alla Voic . I tipi di inoltro che è possibile selezionare sono: Seguimi 102. Inoltra sempre 103. Inoltra su occupato Inoltra su non risposta Seguimi Quando è selezionata, TUTTE le chiamate vengono inoltrate al numero interno "Seguimi" immesso. Ciò consente il reindirizzamento temporaneo quando si è via dal proprio interno ma si è disponibili su un altro interno. È necessario immettere un numero di interno come destinazione Seguimi. Le chiamate possono essere effettuate dall'interno originale. Le uniche chiamate che possono essere ricevute sull'interno originale sono quelle effettuate dal numero interno di destinazione Seguimi. Un'eventuale Composizione rapida associata al numero interno originale non indica che le chiamate vengono inoltrate a un altro numero. Se l'interno di destinazione Seguimi è occupato oppure non risponde, la chiamata viene trasferita alla voic . Se è stato impostato un messaggio di assenza, il testo viene visualizzato ai chiamanti. Se il testo di assenza è attivo sul numero interno di destinazione, non verrà visualizzato in quanto il messaggio di assenza impostato ha la priorità. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione di un messaggio di assenza. Se sono state selezionate opzioni di inoltro, il comportamento Seguimi può cambiare. Opzioni di inoltro selezionate Comportamento Seguimi Inoltra sempre L'impostazione viene ignorata se Seguimi è selezionata. Inoltra su occupato Se l'interno di destinazione Seguimi è occupato, la chiamata verrà inoltrata alla destinazione Inoltra su occupato. Se non vi è risposta al numero interno Inoltra su occupato, allora la chiamata verrà trasferita alla voic , se è disponibile. Inoltra su non risposta. Se non vi è risposta al numero interno Seguimi, l'impostazione Inoltra su non risposta viene ignorata e la chiamata verrà trasferita alla voic , se disponibile. Nota Se è stata selezionata un'opzione, ma non è stata immessa alcuna destinazione, l'opzione verrà ignorata. Ad esempio, Anne Webb (int 206) reindirizza tutte le sue chiamate all'interno 207 mediante Seguimi. Arriva una chiamata per Anne. Scenario Opzioni Inoltra su non risposta/ occupato selezionate L'interno 207 è occupato. Il chiamante viene trasferito al Numero Il chiamante viene trasferito alla voic di Inoltra su occupato specificato da Anne. Anne. L'interno 207 non risponde alla chiamata. Il chiamante viene trasferito alla voic di Anne. Opzioni di inoltro non selezionate Il chiamante viene trasferito alla voic di Anne. Page 102

103 Configurazione di : Modifica delle impostazioni di Inoltra sempre Se Inoltra sempre è selezionata ed è stato immesso un numero di destinazione, TUTTE le chiamate verranno reindirizzate. La destinazione può essere un numero interno o un numero esterno abilitato. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. L'opzione Inoltra sempre viene i gnorata quando l'opzione Seguimi è selezionata. Se l'opzione Inoltra chiamate gruppo di suoneria è selezionata si applica solo a gruppi di suoneria configurati per il modo di squillo sequenziale o ciclico. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Le opzioni 'Inoltra su occupato' e 'Inoltra su non risposta' non sono disponibili. È comunque possibile effettuare chiamate in uscita dall'interno. Le uniche chiamate che è possibile ricevere quando tutte le chiamate vengono inoltrate, sono quelle effettuate dal numero di destinazione Inoltra sempre. Se è stato impostato un messaggio di assenza, il testo viene visualizzato ai chiamanti. Se il testo di assenza è attivo sul numero interno di destinazione, non verrà visualizzato in quanto il messaggio di assenza impostato ha la priorità. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione di un messaggio di assenza. Inoltra sempre Inoltra chiamate gruppo di suoneria Inoltra chiamate interne Comportamento di chiamata Tutte le chiamate vengono reindirizzate al numero di destinazione Inoltra sempre. Le chiamate esterne e ai gruppi di suoneria ricevute dall'interno vengono reindirizzate al numero di destinazione Inoltra sempre. Le chiamate interne si presentano sul numero interno. Le chiamate esterne vengono reindirizzate al numero di destinazione Inoltra sempre. Le chiamate interne, incluse le chiamate ai gruppi di suoneria, si presentano sul numero interno. Page 103

104 Inoltra su non risposta/occupato Quando queste opzioni sono selezionate, le chiamate vengono reindirizzate al numero immesso nel campo Inoltra su non risposta/occupato. Lo stesso numero viene utilizzato per le chiamate inoltrate quando il numero interno è occupato o non risponde. Se l'opzione Inoltra su occupato o l'opzione Inoltra su non risposta sono selezionate e non è stato immesso alcun numero di inoltro, le chiamate vengono inoltrate al numero impostato nella sezione Inoltra sempre. La prima volta che viene selezionata l'opzione Inoltra su non risposta, viene automaticamente selezionata anche l'opzione Inoltra chiamate interne. Se le opzioni Inoltra chiamate interne e Inoltra su non risposta sono deselezionate, la volta successiva in cui l'opzione Inoltra su non risposta viene selezionata, l'opzione Inoltra chiamate interne non verrà selezionata automaticamente. Se è stato impostato un messaggio di assenza, il testo viene visualizzato ai chiamanti quando è selezionata l'opzione di inoltro Inoltra su non risposta. Se il testo di assenza è attivo sul numero interno di destinazione, non verrà visualizzato in quanto il testo di assenza impostato ha la priorità. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione di un messaggio di assenza. Se è stato impostato un messaggio di assenza, il testo viene visualizzato ai chiamanti quando è selezionata l'opzione di inoltro Inoltra su occupato. Se il testo di assenza è attivo sul numero interno di destinazione, esso non verrà visualizzato. Il testo di assenza dell'interno di destinazione ha la priorità. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione di un messaggio di assenza. Inoltra su occupato Inoltra su non risposta Inoltra chiamate interne Comportamento di chiamata Le chiamate esterne vengono inoltrate al numero specificato quando l'interno è occupato. Le chiamate interne vengono trasferite alla voic , se è disponibile. Tutte le chiamate (interne ed esterne) vengono inoltrate al numero specificato quando l'interno è occupato. Le chiamate esterne vengono inoltrate al numero specificato quando l'interno non risponde. Le chiamate interne vengono trasferite alla voic , se è disponibile. Tutte le chiamate (interne ed esterne) vengono inoltrate al numero specificato quando l'interno non risponde. Le chiamate esterne vengono inoltrate al numero specificato quando l'interno non risponde oppure è occupato. Le chiamate interne vengono trasferite alla voic , se è disponibile. Tutte le chiamate (interne ed esterne) vengono inoltrate al numero specificato quando l'interno non risponde oppure è occupato. Page 104

105 Configurazione di : Modifica delle impostazioni di Per configurare le opzioni di inoltro: Fare clic su > Inoltro. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Inoltro. Viene visualizzata la finestra Inoltro. Digitare i numeri di telefoni di destinazione nei campi appropriati. I numeri disponibili possono inoltre essere selezionati dall'elenco della rubrica. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un campo numerico. Viene visualizzata la finestra Inoltro\Numero Seguimi. Selezionare il numero di telefono desiderato dalla lista. Fare clic su Aggiungi. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Note Se viene specificato per Seguimi al numero un numero che non è presente nella rubrica, alla fine del campo viene visualizzato un punto esclamativo rosso. La funzionalità Seguimi supporta solo numeri interni. Per selezionare un numero interno, fare clic con il pulsante destro del mouse nel campo Seguimi al numero. Viene visualizzata la finestra Inoltro/Numero Seguimi. Selezionare il numero di telefono desiderato dalla lista. Per gli utenti degli identificativi di chiamata "Inoltra su occupato" viene utilizzato soltanto quando tutti i pulsanti identificativo di chiamata sono occupati. Per alcune opzioni di inoltro è necessario che esse siano state configurate in IP Office Manager, ad esempio affinché un utente possa impostare un numero esterno. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Page 105

106 Mobile Twinning Se Twinning è attivo in IP Office Manager, l'utente di può inoltrare chiamate interne ed esterne a numeri esterni, ad esempio al proprio numero di cellulare. Sia i telefoni interni che quelli esterni squillano quando viene ricevuta una chiamata. È possibile rispondere alla chiamata da uno dei due telefoni. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Note Mobile twinning è una funzione concessa in licenza. Se si utilizzano codici account, l'utente non potrà immettere un codice quando risponde a una chiamata sul telefono esterno. Se è selezionata la funzione Non disturbare (ND), tutti coloro che chiameranno al numero interno ascolteranno il tono di occupato. La chiamata non squilla sul telefono esterno. Se un chiamante è inserito nell'elenco delle eccezioni ND squillerà soltanto il telefono interno. Se è selezionata una delle opzioni di inoltro, squilleranno sia il telefono esterno che il telefono a cui le chiamate vengono inoltrate. Se è selezionata l'opzione Seguimi, squillerà solo il telefono a cui sono inoltrate le chiamate. Il numero del telefono esterno dell'utente non squillerà. Per impostare la funzione Mobile Twinning: Fare clic su > Inoltro. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Inoltro. Viene visualizzata la finestra inoltro. Selezionare Mobile Twinning. Nel campo Mobile Twinning, immettere il numero di telefono che si desidera "abbinare in twinning" all'interno dell'utente. Ricordarsi di non lasciare spazi tra i numeri di telefono. 4. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Page 106

107 Configurazione di : Modifica delle impostazioni di 6.9 Attivazione della messaggistica istantanea supporta la messaggistica istantanea con Microsoft Live Communication Server (LCS). I messaggi immediati possono essere trasmessi tra contatti interni che utilizzano Microsoft Live Communication Server. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore del sistema. Se si è stati abilitati ai messaggi immediati è possibile inviare un messaggio immediato mediante una speciale icona di composizione rapida. Per attivare la messaggistica istantanea: Fare clic su > Messaggistica istantanea. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Messaggistica istantanea. Viene visualizzata la finestra Messaggistica istantanea. Per attivare la messaggistica istantanea, selezionare Attiva il supporto dei messaggi immediati. Se si dispone di un collegamento a Microsoft Live Communication Server, è necessario selezionare questa casella per essere aggiunti dagli altri utenti all'elenco dei contatti. Nel campo Server, immettere il nome del Microsoft Live Communication Server. 4. Nel campo nome utente, immettere il proprio account e dominio come configurati nel Microsoft Live Communication Server. Ad esempio, mionome@mioserver.com. 5. Nel campo Protocollo, fare clic sul tipo di protocollo in uso per collegarsi al Microsoft Live Communication Server. È possibile scegliere tra TCP, UDP e TLS. 6. Nel campo Password, immettere la password associata al proprio profilo IM. 7. **Affinché si ricordi la password immessa, selezionare Password. Non è necessario immettere di nuovo la password se si seleziona questa casella. 8. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Page 107

108 6.10 Creazione di slot di parcheggio personali Per impostazione predefinita, ciascun pulsante di parcheggio nell'area di parcheggio del chiamate è configurato per le quattro aree di parcheggio del sistema, in modo tale che sia possibile rispondere a una chiamata parcheggiata da qualsiasi interno. Per ulteriori informazioni, vedere Parcheggio di una chiamata 45. È possibile creare un'area di parcheggio personale o di gruppo da cui una chiamata può essere risposta solo da utenti che conoscano l'id parcheggio. Ad esempio, un pulsante di parcheggio può avere l'id 55. Altri utenti di che desiderano rispondere a una chiamata parcheggiata in quell'area possono configurare i propri ID di parcheggio come 55 o utilizzare un codice funzione. Ad esempio è possibile utilizzare il codice funzione *38*55#. Per ulteriori informazioni sui codici funzione, contattare l'amministratore di sistema. È inoltre possibile creare uno slot di parcheggio privato utilizzando del testo in un ID parcheggio. Gli altri utenti di Phone Manager non possono così rispondere alla chiamata utilizzando un codice funzione. Per creare uno slot di parcheggio personale: Fare clic su > ID parcheggio. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > ID parcheggio. Viene visualizzata la finestra ID parcheggio. In un campo slot di parcheggio, inserire un ID parcheggio che non contenga più di 9 caratteri alfanumerici. Se l'id contiene testo, gli altri utenti di non possono prendere la chiamata utilizzando un codice funzione. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Page 108

109 Configurazione di : Modifica delle impostazioni di 6.11 Modifica delle impostazioni generali di È possibile impostare le preferenze desiderate per controllare le funzionalità di. Non tutte le opzioni sono configurabili da tutti gli utenti, alcune potrebbero non essere disponibili. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Alcuni campi non sono disponibili quando si utilizza Lite. Nella tabella sono descritte le funzioni ed è indicata la versione di in cui ciascuna funzione è disponibile. Opzionale Lite Pro PC Descrizione Softphone Visualizza Phone Manager Se si riceve o si risponde a una chiamata in entrata, viene visualizzata l'applicazione che diventa l'applicazione di primo piano. Nascondi alla chiusura Quando viene chiusa l applicazione anziché chiudersi, viene ridotto a icona nella barra delle applicazioni di Windows. Per maggiori informazioni, vedere Utilizzo dell'icona di 136. Riproduci suoni Le chiamate in entrata vengono annunciate dalla riproduzione di un suono. Nascondi su nessuna chiamata Se sono state terminate tutte le chiamate, Pro viene automaticamente ridotto a icona. Visualizza su risposta Pro viene visualizzato solo quando si risponde a una chiamata in entrata. Visualizza su chiamata cercapersone Pro viene visualizzato solo alla ricezione di una chiamata cercapersone. Abilita VoIP È necessario selezionare questa opzione se il nome utente a cui è stato associato è un interno VoIP. Mostra tutto Consente di visualizzare la scheda Tutte nel riquadro Cronologia chiamate. Mostra chiamate in entrata Consente di visualizzare la scheda In entrata nel riquadro Cronologia chiamate. Mostra chiamate in uscita Consente di visualizzare la scheda In uscita nel riquadro Cronologia chiamate. Mostra chiamate perse Consente di visualizzare la scheda Perse nel riquadro Cronologia chiamate. Mostra messaggi Consente di visualizzare la scheda Messaggi nel riquadro Cronologia chiamate. Mostra stato Controlla se il pannello Stato deve essere visualizzato in primo piano quando si risponde a una chiamata. Mostra codici account Mostra il codice account disponibile. Page 109

110 Per cambiare le opzioni di : Fare clic su >. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze >. La finestra di si apre. Selezionare le opzioni desiderate e deselezionare le opzioni che non sono necessarie. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Page 110

111 Configurazione di : Modifica delle impostazioni di 6.12 Selezione delle code da monitorare Le impostazioni di ID coda sono disponibili solo in Pro. È possibile selezionare fino a due gruppi di suoneria. È possibile quindi monitorare il numero di chiamate trattenuto in ciascuna coda. Il gruppo di suoneria deve già essere presente nel sistema e la coda deve essere abilitata. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. In ogni casella a discesa è presente un elenco di gruppi di suoneria validi. Quando si selezionano i gruppi di suonerie è disponibile la scheda Coda nell area Cronologia chiamate. Sulla scheda Coda i monitor indicano il numero di chiamate attualmente in coda per gli specifici gruppi di suonerie. Ogni chiamata conservata in una coda è indicata da una casella blu. Se il puntatore del mouse viene spostato sopra uno schermo Coda, viene visualizzato il numero delle chiamate nella coda. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo delle code 57. Per selezionare le code da monitorare: Fare clic su > ID coda. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > ID coda. Viene visualizzata la finestra ID coda. Nel campo Coda 1 fare clic sul nome del gruppo di suoneria da monitorare. (Facoltativo) Nel campo Coda 2 fare clic sul nome del gruppo di suoneria da monitorare. 4. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Page 111

112 6.13 Modifica dei tasti di scelta rapida È possibile modificare i tasti di scelta rapida assegnati a specifiche caratteristiche o funzioni. Per ulteriori informazioni, vedere Tasti di scelta rapida 135. Per visualizzare le preferenze dei tasti di scelta rapida: Fare clic su > Tasti di scelta rapida.in alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Tasti di scelta rapida. Viene visualizzata la finestra Tasti di scelta rapida. Selezionare il comando da modificare. Nell'elenco a discesa Seleziona nuova scelta rapida selezionare i tasti di scelta rapida. 4. Fare clic su Assegna. 5. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Page 112

113 Configurazione di : Modifica delle impostazioni di 6.14 Configurazione della visualizzazione schermo Le impostazioni della visualizzazione schermo sono disponibili solo in Pro. La visualizzazione schermo viene utilizzata per attivare l integrazione sui pacchetti di gestione contatti in modo tale che possa visualizzare i dettagli dei contatti. Le opzioni di Visualizzazione schermo sono disponibili soltanto se i pacchetti di gestione del contenuto sono stati installati e quindi individuati da. Note È necessario aprire il database ACT!, Goldmine o Maximizer sul desktop. Il record del chiamante viene visualizzato nella ricevuta della chiamata. Se le opzioni della visualizzazione schermo non sono disponibili, non è possibile modificare le impostazioni. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. I pacchetti di gestione contenuti testati sono: ACT! 6.0 Goldmine 6.0 e 6.7 Maximizer 7.5 Enterprise Microsoft Outlook (2000, 2003 e XP). Occorre notare che se impostato per essere visualizzato al momento della chiamata, Pro verrà visualizzato solo per la prima chiamata. Se si riceve un'altra chiamata mentre la prima sta ancora squillando o ha ricevuto risposta, non verrà visualizzato per la chiamata successiva finché la prima non è stata cancellata o viene trattenuta/parcheggiata. Gli utenti dovrebbero inoltre notare che quando la seconda chiamata viene visualizzata, a seconda dell'applicazione utilizzata, i dati relativi alle seconde chiamate potrebbero andare a sovrapporsi a quelli della prima. Pertanto, con alcune applicazioni gli utenti dovrebbero mantenere il collegamento alla prima chiamata e terminare l'inserimento dei dati relativi ad ogni chiamata manuale prima di trattenere la chiamata e permettere a eventuali chiamate successive di visualizzare l'applicazione con i dati relativi alla chiamata. Per configurare la visualizzazione schermo: Fare clic su > Visualizzazione schermo. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Visualizzazione schermo. Viene visualizzata la finestra Visualizzazione schermo. Nel campo Programma da visualizzare immettere il pacchetto di gestione contenuti da utilizzare. Il pacchetto di gestione contenuti deve essere configurato. Fare clic su Configura. 4. Inserire le informazioni necessarie in base al pacchetto di gestione contenuti selezionato. ACT!- Immettere il nome del file database (.dbf), il nome del database e la password di Act! database. Goldmine: immettere il percorso del server (gmw6.exe) Maximizer: immettere il percorso del server (Maxwin.exe) Esterno: si tratta di uno specificatore di un programma esterno di terze parti che viene eseguito durante la Page 113

114 visualizzazione normale. Durante la chiamata alcuni parametri di chiamata vengono passati al programma esterno. Per ulteriori informazioni sulle skin, consultare la guida per l'installazione e l'amministrazione delle applicazioni. Page 114

115 Configurazione di : Modifica delle impostazioni di 5. (Facoltativo) Selezionare l'opzione Outlook. Se non vi sono corrispondenze per la chiamata in entrata nel pacchetto di gestione contenuti selezionato, si può cercare un'immissione corrispondente in Outlook nella cartella predefinita Contatti. Se il numero in entrata corrisponde al numero di uno dei vostri contatti, questo verrà visualizzato. Affinché questa funzione sia disponibile, sul PC deve essere installato MAPI. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. 6. Selezionare l'opzione Numero di telefono Interno: selezionare questa casella per visualizzare per i numeri interni. Esterno: selezionare questa casella per visualizzare per i numeri esterni. Selezionare l'opzione Modalità telefono: Squillo: selezionare questa casella per visualizzare quando il telefono squilla. Risposta: selezionare questa casella per visualizzare quando si risponde al telefono. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Page 115

116 6.15 Selezione dei comandi telefonici È possibile controllare le funzioni telefoniche di base del numero interno impostando le proprie preferenze. Nota Se le opzioni Telefono non sono disponibili, non è possibile modificare le impostazioni. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Per impostare le preferenze telefoniche: Fare clic su > Telefono. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Telefono. Viene visualizzata la finestra Telefono. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Chiamata in attesa per attivare la messa in attesa. In tal modo è possibile presentare una chiamata al telefono dell'utente anche se lo sta utilizzando. Viene emesso un segnale acustico e in Stato chiamata 22 viene visualizzato il chiamante. Premere "Richiama" sul telefono o selezionare la seconda chiamata in Stato chiamata. L'utente riceve la chiamata in attesa mentre la chiamata corrente verrà messa in attesa. A questo punto è possibile passare da una chiamata all'altra facendo clic sulla chiamata desiderata. Le impostazioni di Chiamata in attesa sono ignorate se si è configurati come utente con pulsante identificativo di chiamata. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Funzionamento disattivato per attivare il funzionamento disattivato. Selezionare il funzionamento disattivato per il telefono da controllare tramite Pro. Non è necessario sollevare fisicamente il ricevitore. Se si utilizza un telefono viva voce o le cuffie, lasciare il "telefono" sempre disattivo. 4. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Occupato su chiamate in attesa per attivare lo stato di occupato sulle chiamate in attesa. Se è selezionata questa opzione, quando l'utente ha una chiamata in attesa, anziché continuare a squillare le chiamate successive ricevono il tono di occupato (suoneria in caso di telefono analogico) oppure vengono dirottate su Voic (se attivata). Questa funzione ha la priorità sulla funzione di chiamata in attesa se l'utente ha una chiamata in attesa. 5. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Page 116

117 Configurazione di : Modifica delle impostazioni di 6.16 Configurazione delle opzioni Voic E' possibile controllare il funzionamento vocale del proprio interno impostando delle preferenze, partendo dal presupposto che Voic sia disponibile sul proprio sistema. Alcune opzioni sono disponibili solo se l'utente dispone dei diritti di accesso concessi in IP Office Manager. Fare clic su o selezionare Visualizza Preferenze. Selezionare la scheda Voic . Le opzioni disponibili possono dipendere dal tipo di server vocale installato con il proprio sistema IP Office. Generale (tutti i tipi di server vocale) Voic Selezionare se la casella vocale deve essere utilizzata per i messaggi provenienti da chiamanti che non hanno ricevuto risposta. Occorre rilevare che anche se spenta, gli altri utenti di altre caselle vocali possono comunque inoltrare messaggi alla vostra casella vocale. Richiamata casella vocale Se selezionata, il sistema chiama automaticamente il vostro interno per informarvi che è arrivato un nuovo messaggio. La richiamata avviene dopo aver riagganciato il ricevitore quando c'è un messaggio vocale non ascoltato. Opzioni di trasferimento vocale E' possibile impostare dei numeri sostitutivi, ai quali gli utenti che ascoltano il messaggio di saluto della vostra casella vocale possono chiedere di essere trasferiti. I numeri sono impostati nei campi relativi ai numeri di breakout e, in caso di numeri esterni, dovrebbero comprendere ogni prefisso di selezione esterno utilizzato dal vostro IP Office. Se tali opzioni sono configurate, è consigliabile riportare i dettagli relativi nel messaggio di saluto della vostra casella vocale. 0 (tutti i tipi di server vocali) Questa opzione viene utilizzata per i chiamanti che premono 1 mentre stanno ascoltando il messaggio di saluto della vostra casella vocale (*0 per Embedded Voic ). 1/2 (Voic Pro 2+ modalità Intuity, Embedded Voic 4.0+) Questi numeri di breakout aggiuntivi vengono supportati per i chiamanti che premono 2 o 3 mentre ascoltano il messaggio di saluto della vostra casella vocale (*2 o *3 per Embedded Voic ). Configurazione Questi pulsanti consentono di accedere a menù aggiuntivi per la configurazione delle impostazioni vocali. Se è il pulsante è disabilitato, può indicare che la funzione non è supportata dal vostro server vocale. Configurazione di una lista di distribuzione personale (Voic Pro in modalità di emulazione Intuity) E' possibile utilizzare delle liste di distribuzione personali (PDL) per creare elenchi di altre caselle vocali alle quali inviare messaggi vocali dalla propria casella. Vedi Creazione di una lista di distribuzione personale. Configurazione di messaggi di saluto personali (Voic Pro in modalità di emulazione Intuity) E' possibile registrare una serie di saluti per la propria casella vocale e configurare quale tipo di saluto utilizzare per diversi tipi di chiamata. Vedi Utilizzo di messaggi di saluto personali. Page 117

118 Messaging (Voic Pro 4.2+) Utilizzato per configurare i numeri di telefono di destinazione da utilizzare per le chiamate in uscita qui di seguito descritte. Chiamate in uscita (Voic Pro 4.2+) E' possibile configurare la possibilità di essere chiamati dal server vocale a diversi numeri e orari ogni volta che vi sono nuovi messaggi nella propria casella vocale. Vedi Configurazione delle chiamate in uscita. 4. Fare clic su OK al completamento della configurazione. Page 118

119 Configurazione di : Modifica delle impostazioni di 6.17 Lingua è disponibile in diverse lingue. Per cambiare la lingua, selezionare Visualizza Lingua e successivamente selezionare la lingua richiesta. Se la lingua richiesta è disabilitata, ciò significa che i file richiesti per quella lingua non sono stati installati al momento del setup di. Se si cambia la lingua, è suggeribile chiudere e riavviare per consentire l'aggiornamento di tutti i menù e i comandi alla nuova lingua selezionata. I font della lingua richiesta devono essere disponibili sul PC. Per alcune lingue il PC deve essere configurato in modo tale che quella lingua di Windows per i programmi non Unicode sia impostata nella lingua desiderata. 6.2 Impostazione delle preferenze Questa è una breve sezione di consultazione su come gestire le chiamata impostando le preferenze personali. Le opzioni elencate costituiscono alcune delle modifiche più comuni, non vengono descritte tutte le preferenze. Per maggiori informazioni, vedere Panoramica sulle modifiche alle impostazioni di Attivazione o disattivazione del servizio Voic I chiamanti possono lasciare un messaggio se l interno è occupato o non risponde entro il Tempo di non risposta. La Voic necessita di configurazione in IP Office Manager. Per attivare la Voic Fare clic sulla scheda > Voic . Fare clic sull'opzione Voic . Fare clic su OK per salvare le modifiche. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione delle opzioni Voic Attivazione o disattivazione della richiamata Voic Il telefono squilla per avvertire l'utente della presenza di un nuovo messaggio. La Voic necessita di configurazione in IP Office Manager. Per attivare o disattivare la richiamata Voic Fare clic sulla scheda > Voic . Fare clic sull'opzione Richiamata Voic Fare clic su OK per salvare le modifiche. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione delle opzioni Voic 117. Page 119

120 6.3 Risposta alle chiamate da un altro interno Se si desidera rispondere alle chiamate da un'altra postazione, è possibile istruire il sistema in modo che passi le chiamate ad un altro numero interno o esterno. Questa opzione deve essere impostata direttamente dal proprio interno. Per ricevere le chiamate da un altro interno: Fare clic su Immettere il numero di interno nel campo Seguimi al numero. > Inoltro. Fare clic su OK. La barra del titolo di Pro indica che è stata impostata l'opzione Seguimi. Per disattivare l'inoltro: Fare clic su > Inoltro. Rimuovere l'interno dalla casella Seguimi al numero. Fare clic su OK. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle opzioni di inoltro Ritrasferimento a un interno inoltrato Se è impostato Inoltra sempre, una chiamata inoltrata non può essere ritrasferita alla destinazione originaria. È possibile utilizzare le funzioni Inoltra su occupato e Non disturbare per abilitare questa risorsa. Ad esempio, tutte le chiamate sono state inoltrate all'interno 203 utilizzando la funzione Inoltra sempre. Si aspetta una chiamata importante che verrà inoltrata all'interno. L'interno 203 può trasferire la chiamata all'interno dell'utente, se l'interno 203 è stato impostato come eccezione di non disturbo. Per attivare il ritrasferimento di chiamata a un interno inoltrato: Fare clic su > Inoltro. Fare clic su Inoltra sempre e inserire il numero dell'interno. Fare clic su Inoltra su occupato e inserire lo stesso numero di interno. 4. Fare clic sulla scheda Non disturbare. 5. Inserire il numero dell'interno Inoltra su occupato come eccezione di non disturbo. 6. Fare clic su Aggiungi. 7. Fare clic su OK. Quando si riceve una chiamata all'interno inoltrato, è possibile ritrasferirla al proprio interno. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle opzioni di inoltro 102. Page 120

121 Configurazione di : Impostazione delle preferenze 6.5 Impostazione dell'opzione Non disturbare (ND) Se l'opzione ND è attiva, il telefono non squilla quando si ricevono chiamate in entrata. Il chiamante ascolta il segnale di occupato o viene trasferito alla Voic . Per attivare l'opzione ND: Fare clic su Fare clic sull'opzione Non disturbare. > Non disturbare. Fare clic su OK. Nella barra del titolo di Pro viene riportato lo stato ND. Per disattivare l'opzione ND: Fare clic su > Non disturbare. Fare clic sull'opzione Non disturbare per annullare la selezione. Fare clic su OK. L'indicatore ND viene rimosso dalla barra del titolo di Pro. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione dell'opzione Non disturbare Impostazione di un numero Eccezione di non disturbo È possibile che si aspetti una chiamata importante e che si desideri assicurarsi di rispondere alla chiamata anche è stato impostato lo stato Non disturbare. Questo numero in entrata può essere inserito come Eccezione di non disturbo. Per impostare un numero di eccezione di non disturbo: Fare clic su > Non disturbare. Nella casella Numero eccezione ND, immettere il numero dell'interno di destinazione. È possibile utilizzare anche le variabili "N" o "X", N = qualsiasi numero di cifre e X = una cifra. Fare clic su Aggiungi. Il numero viene visualizzato nella Lista Eccezioni ND. 4. Fare clic su OK. Per rimuovere un numero di eccezione di non disturbo: Fare clic su Selezionare il numero da rimuovere dalla Lista eccezioni ND. > Non disturbare. Fare clic su Rimuovi. 4. Fare clic su OK. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione dell'opzione Non disturbare 100. Page 121

122 6.7 Attivazione/disattivazione di una chiamata in attesa È possibile ricevere una chiamata in entrata quando si è impegnati in un'altra chiamata. Se la chiamata in attesa è attiva, viene emesso un segnale acustico e in Stato chiamata 22 vengono mostrate le informazioni relative alla chiamata. Per rispondere, fare clic sulla seconda chiamata in Stato chiamata. In questo modo, la chiamata in corso viene automaticamente messa in attesa. È quindi possibile passare da una chiamata all'altra facendo clic sulla chiamata desiderata. Per attivare o disattivare una chiamata in attesa: Fare clic su > Telefono. Fare clic su Chiamata in attesa Fare clic su OK. Nota Le impostazioni di Chiamata in attesa sono ignorate se si è configurati come utente con pulsante identificativo di chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Selezione dei comandi telefonici Attivazione/disattivazione di Funzionamento disattivato La postazione con ricevitore non agganciato (off-hook) è prevista per interni analogici, in particolare per quelli che vengono utilizzati insieme alle applicazioni IP Office o SoftConsole. Quando è abilitato, l'utente dell'interno analogico può controllare le chiamate con l'applicazione IP Office nei modi seguenti: Con l'apparecchio agganciato, è possibile avviare delle chiamate dall'applicazione IP Office. Dopo aver inserito il numero richiesto ed effettuato la chiamata, l'interno analogico con ricevitore agganciato riceve una richiamata con l'indicazione dell'id del chiamante e, nel momento in cui risponde, viene avviata la chiamata in uscita. L'applicazione IP Office può essere utilizzata per terminare una chiamata con l'interno analogico che abbia ancora il ricevitore non agganciato. Anziché sentire il tono di disconnesso, l'utente sente silenzio e può utilizzare l'applicazione IP Office per effettuare un'altra chiamata. Nonostante il ricevitore non sia agganciato, l'utente viene comunque segnalato come inattivo dagli indicatori BLF. Se la postazione off-hook non venisse impostata, l'utente verrebbe contrassegnato come Occupato quando non ha il ricevitore agganciato, sia che stia facendo una chiamata o no. Se il ricevitore non è agganciato ed è inattivo (dopo aver cancellato una chiamata precedente), la chiamata in arrivo viene notificata facendo squillare la chiamata sul canale audio. E' possibile rispondere alla chiamata con l'applicazione IP Office o collegando/scollegando il ricevitore o premendo il pulsante di richiamata. Occorre notare che se il telefono visualizza di norma l'id della chiamata, ogni ID del chiamante visualizzato sul telefono non è aggiornato a questa modalità. Tuttavia l'id della chiamata visualizzato nell'applicazione IP Office è quello della chiamata in corso. Se il ricevitore è agganciato, la chiamata in arrivo viene notificata come al solito, utilizzando la suoneria del telefono, ed è possibile rispondere alla chiamata sollevando il ricevitore. L'opzione di risposta alla chiamata prevista dall'applicazione IP Office non può essere utilizzata per rispondere a chiamate ad un interno analogico con ricevitore agganciato. Mentre il telefono è inattivo e con il ricevitore non agganciato, l'utente dell'interno analogico riceverà chiamate cercapersone. La postazione con ricevitore non agganciato non è prevista per interni non analogici. Tuttavia, consente il controllo delle chiamate di risposta in IP Office ed è pertanto consigliabile che tale opzione sia selezionata per gli utenti di interni non analogici. Per attivare/disattivare il Funzionamento disattivato: Fare clic su > Telefono. Fare clic su Funzionamento disattivato. Fare clic su OK per salvare le modifiche. Per ulteriori informazioni, vedere Selezione dei comandi telefonici 116. Page 122

123 Configurazione di : Impostazione delle preferenze 6.9 Selezione delle schede da visualizzare in Cronologia chiamate Per selezionare le schede da visualizzare nel riquadro Cronologia chiamate: Fare clic su Selezionare le opzioni desiderate. >. Mostra tutto: visualizza le informazioni relative a tutte le chiamate in entrata e in uscita. Mostra chiamate in entrata: visualizza le informazioni sulle chiamate in entrata. Mostra chiamate in uscita: visualizza le informazioni sulle chiamate in uscita. Mostra chiamate perse: visualizza le informazioni sulle chiamate in entrata a cui non si è risposto. Mostra messaggi: visualizza il numero di messaggi in Voic . Fare clic su OK per salvare le modifiche. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle impostazioni generali di Salvataggio delle preferenze È possibile salvare le modifiche eseguite nella configurazione di incluse le composizioni rapide, i dati sulle rubriche e le altre impostazioni. È possibile utilizzare le impostazioni da un altro computer se sono state salvate nella LAN (Local Area Network). Per impostazione predefinita, il profilo viene salvato in Documenti > Avaya > IP 400 > PhoneManager > Profili. Se necessario è possibile salvare i profili in un'altra posizione. Il profilo viene salvato come file.xml. È possibile caricare il file in un altro PC su cui sia in esecuzione, se il file è accessibile da quel computer. Il nome del profilo deve corrispondere al numero di interno. non consente il caricamento di un profilo salvato con un numero di interno diverso. Per salvare il profilo: Fare clic su File > Salva profilo. Scegliere dove salvare il profilo. Per accedere al proprio profilo da un altro computer, si consiglia di salvare il profilo in una posizione che è possibile recuperare da un altro computer. Il nome del profilo deve corrispondere al proprio interno. L'estensione del file deve essere XML. 4. Fare clic su Salva. Per caricare il profilo: Fare clic su File > Carica profilo. Sfogliare le cartelle e selezionare il profilo che corrisponde al proprio numero di interno. Non è possibile caricare profili che non corrispondano al proprio numero di interno. Fare clic su Apri. Page 123

124 6.3 Utilizzo delle versioni Pro 6.1 Funzionamento PC Softphone L'amministratore di sistema può creare interni VoIP. Quando Pro è associato a un interno VoIP e nelle Preferenze di è selezionata Abilita VoIP, si attivano altri due comandi. Fare clic sul simbolo a discesa per visualizzare un cursore per il volume. Fare clic sul corpo principale di una delle icone per attivare/disattivare l'audio. Viene riportato un esempio di icona di audio disabilitato. Questo tipo di funzionamento viene anche chiamato IP Soft Phone. La tecnologia VoIP funziona solo se: Il PC dispone della configurazione audio, ad esempio altoparlanti e microfono o cuffie e microfono. Le licenze sono disponibili. Per ulteriori informazioni sulla configurazione di un utente Softphone, consultare la guida per l'installazione e l'amministrazione delle applicazioni. 6.2 Configurazione delle impostazioni USB Le impostazioni USB sono disponibili solo per gli utenti di interni PC Softphone e VoIP. Le impostazioni sono utilizzate affinché un utente VoIP configuri il dispositivo audio per una chiamata in entrata. Queste opzioni vengono attivate soltanto se sul sistema è presente un dispositivo USB insieme a Multimedia. Per impostazione predefinita lo squillo in entrava viene presentato solo su Multimedia. Per modificare le impostazioni USB: Fare clic su > Impostazioni USB. In alternativa, fare clic su Visualizza > Preferenze > Impostazioni USB. Viene visualizzata la finestra Impostazioni USB. Selezionare il tipo di squillo desiderato selezionando la casella di controllo appropriata. Casella di controllo Squilla su Multimedia per attivare lo squillo su Multimedia. Casella di controllo Squilla su USB per attivare lo squillo su USB. Fare clic su OK per salvare le modifiche Page 124

125 Configurazione di : Utilizzo delle versioni Pro 6.3 Funzionamento con Viva voce Solo Pro. L'applicazione Pro può essere utilizzata con un telefono viva voce o con cuffie. Se si utilizza un telefono viva voce o le cuffie, lasciare il telefono sempre disattivo. È necessario impostare l'opzione "Funzionamento disattivato" nella scheda Telefono della finestra di dialogo Configura preferenze. Per ulteriori informazioni, vedere Selezione dei comandi telefonici 116. Fare clic sulle icone appropriate di gestione delle chiamate di per rispondere, trasferire, mettere in coda le chiamate, e così via. Nota In condizioni di funzionamento normale, quando il "telefono" viene lasciato disattivo non si sente nulla nelle cuffie. A questo punto, fare clic sull'icona Rispondi per rispondere alla chiamata, il che equivale a sollevare il ricevitore del telefono. Se si utilizza un telefono analogico, quando vi è un chiamata in entrata il tono di squillo arriva dalle cuffie. Si ode anche il tono di selezione quando si preme il pulsante Chiama nella finestra Chiamata 42. Page 125

126 6.4 Funzionamento in modalità Agente Solo Pro. La modalità Agente consente l'utilizzo di come strumento di call center. È possibile eseguire diverse funzioni di call center senza la necessità di utilizzare un telefono progettato appositamente per i call center con tasti dedicati per le funzioni come Occupato impiego. Si consiglia di utilizzare esclusivamente i telefoni Avaya nei call center. Molti telefoni standard non sono stati progettati per le normali condizioni di funzionamento dei call center, ad esempio l'uso rapido di molti tasti e l'esecuzione di numerose operazioni con telefono attivato e disattivato. I telefoni standard sono adatti per essere utilizzati a casa o in ufficio, in un call center non sono adeguati. Questa modalità viene attivata tramite la scheda Modalità Agente all'interno di Preferenze. L'accesso e la disconnessione sono operazioni separate dalla modalità Agente. Per ulteriori informazioni, vedere Accesso come agente 11. Caratteristiche della modalità Agente In vengono visualizzate le icone Occupato impiego possibile utilizzare le icone per entrare in quegli stati. e Occupato non disponibile.è Utilizzare Occupato impiego se si desidera interrompere momentaneamente la ricezione delle chiamate per terminare di prendere appunti sull'ultima chiamata. Utilizzare Occupato non disponibile quando si desidera interrompere la ricezione delle chiamate per altri motivi. L'icona Seleziona gruppo mostra i gruppi per i quali si ricevono le chiamate quando non è attivo lo stato Occupato impiego o Occupato non Disponibile. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione della modalità Agente 95. Sono disponibili anche le icone Inizio e Fine per registrare le conversazioni. La registrazione delle chiamate è possibile con IP Office Voic Pro. Per ulteriori informazioni, vedere Registrazione di una chiamata 46. È possibile utilizzare la scheda Codici account per effettuare le chiamate con il codice account corretto o applicare facilmente un codice account a una chiamata in corso. Per ulteriori informazioni, vedere Uso dei codici account 52. In modalità Agente, le funzioni dei tasti F1 ed F3 sono invertite. F1 diventa "codice account" e F3 diventa "chiamata". Si tratta delle impostazioni predefinite. Page 126

127 Configurazione di : Utilizzo delle versioni Pro 6.4 Modifica dell'aspetto di Utilizzo di in modalità compatta Solo Pro. La modalità compatta esegue sullo schermo in un modo notevolmente ridotto, come mostrato nell'esempio. È necessario configurare per continuare in modalità compatta quando si esegue o riceve una chiamata. Per maggiori informazioni, vedere Visualizzazione di in modalità compatta 98. Per visualizzare in modalità compatta: Fare clic su nella barra degli strumenti. È possibile inoltre visualizzare in modalità compatta: Fare clic sul glifo della modalità compatta di. Selezionare Visualizza > Visualizzazione compatta., che si trova in basso a destra nella finestra principale Per chiudere la visualizzazione compatta: Fare clic su nella barra degli strumenti. Per tornare alla schermata completa: Fare clic di nuovo sul glifo della modalità compatta. Utilizzo di in modalità compatta Quando si utilizza in modalità compatta vi sono diversi modi per gestire le chiamate. Il cursore offre informazioni sul chiamante. In base allo stato, i controlli sul cursore cambiano automaticamente. Quando si riceve una chiamata in modalità compatta viene visualizzato un cursore che contiene informazioni sulla chiamata in entrata e sull'ultima volta che il chiamante ha telefonato. In caso contrario, è necessario selezionare l'opzione Rimani in modalità compatta al ricevimento di una chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione di in modalità compatta 98. Per rispondere a una chiamata: Fare clic sul pulsante lampeggiante Rispondi alla chiamata visualizzata la durata della stessa. In alternativa, fare clic sul pulsante Rispondi alla chiamata modalità completa. sul cursore. Quando si è risposto alla chiamata, viene nella barra dei menu. torna alla Page 127

128 Per porre fine alla chiamata: Fare clic su sul cursore o sul menu principale della modalità compatta. Per effettuare una chiamata: Fare clic su. torna alla modalità completa. Page 128