Organizzazione dell'archivio corrente e gestione dei documenti Disciplinare del protocollo e archivio corrente

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1 Organizzazione dell'archivio corrente e gestione dei documenti Disciplinare del protocollo e archivio corrente

2 Archivio corrente Archivio corrente: complesso dei documenti prodotti da un soggetto nello svolgimento delle proprie funzioni e relativi alle attività in corso di trattazione (documenti in fase attiva)

3 Gestione dell'archivio corrente La gestione dell'archivio corrente consiste nell'organizzazione che un ente esercita sulla propria documentazione Tale organizzazione è finalizzata a garantire la reperibilità e la disponibilità dei documenti per lo svolgimento dell'attività amministrativa improntato a criteri di efficacia, efficienza ed economicità oltre che di trasparenza

4 Gestione dell'archivio corrente Funzione di organizzazione esercitata da un soggetto pubblico sulla propria documentazione, con la finalità di disporre del necessario supporto informativo per lo svolgimento della propria attività istituzionale Per esercitare la funzione di organizzazione occorrono regole per la gestione dei documenti

5 Il Manuale di gestione (D.P.C.M. 31 ottobre 2000 art. 5) Strumento essenziale per la gestione dei documenti e la formazione dell'archivio corrente. Insieme delle norme e procedure che regolano la formazione e la gestione dei documenti. In particolare definisce: le procedure di formazione e tenuta dell'archivio (protocollazione, gestione della corrispondenza, classificazione, fascicolazione) Le responsabilità per la gestione dei documenti Le regole per la consultazione, accesso, tutela dei dati personali

6 Il Manuale di gestione dell'aoo-grt Le regole relative alla gestione documentale in Regione Toscana Giunta regionale prima del Disciplinare: Indicazioni in vari atti e documenti (Intranet): trattazione non organica della materia

7 Manuale di gestione dell'aoo-grt Decreto Dirigenziale n del 28/10/2013 Approvazione Disciplinare del Protocollo e Archivio corrente (e Piano di classificazione): Manuale di gestione parte prima - Comunicazione, diffusione e formazione - Aggiornamento - parti successive: passaggio da archivio corrente a archivi di conservazione (deposito e storico)

8 Struttura del Disciplinare Premessa (contenuti e obiettivi) 6 sezioni Disposizioni finali Allegati: - A Acronimi - B Glossario - C Normativa

9 Struttura del Disciplinare Sezione 1: Il sistema organizzativo Sezione 2: Il documento Sezione 3: Il protocollo Sezione 4: Scambio e registrazione documenti cartacei Sezione 5: Formazione, trasmissione e registrazione documenti informatici Sezione 6: Organizzazione documenti e formazione archivio corrente

10 AOO-GRT Sezione 1 Il sistema organizzativo Archivio e sistema documentale Soggetti: Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi Ufficio unico di protocollo Strutture dirigenziali (referenti di struttura)

11 I soggetti: Il Servizio Il Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi: ufficio con competenze specifiche in materia di gestione di documenti e archivi Compiti di coodinamento e regolamentazione delle attività relative al protocollo e gestione documentale e garantire la corretta attuazione (parag per dettaglio attività)

12 I soggetti: Ufficio unico di protocollo Ufficio Unico di protocollo: Protocollazione in arrivo Classificazione e assegnazione dei documenti Registro di emergenza Annullamenti Richiesta abilitazioni per applicativo di protocollo Protocollo riservato Ricerche

13 I soggetti: Strutture dirigenziali Responsabili della produzione e tenuta dei documenti di loro competenza Protocollazione in partenza Assegnazione documenti al proprio interno Classificazione dei documenti (ulteriore livello di dettaglio) Fascicolazione e organizzazione dei fascicoli Richiesta modifiche e aggiornamenti al Piano di classificazione Comunicazione all'esterno regole del Disciplinare Referente di struttura

14 Sezione 5 Documenti informatici Processo di dematerializzazione dei documenti: Informatizzazione sistema di produzione e tenuta Archiviazione documenti informatici e costituzione fascicoli informatici Comunicazioni telematiche e scambio per via telematica di documenti informatici Obiettivi: semplificazione, trasparenza, efficacia, efficienza ed economicità (dell'azione amministrativa)

15 Sezione 5 Documenti informatici Documento informatico Elementi (formati, firma, validità temporale, identificazione digitale) Flusso documentale Archiviazione Comunicazioni telematiche

16 Sezione 5 Documenti informatici La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (D.Lgs. 82/2005 art. c. 1 lett. p)

17 Documenti informatici: metadati (cenni) Informazioni strutturate o semistrutturate che descrivono i documenti, e gli aggregati logicamente superiori, nel tempo e nello spazio Strumento identificativo legato ma esterno al documento digitale Creazione automatica da parte del sistema: si arricchiscono con il susseguirsi delle attività Elementi informativi legati alla contestualizzazione

18 Documenti informatici: firma Normativa: Diversi tipi di firma = diversa efficacia probatoria e validità giuridica Certificati di firma e identificazione digitale Validità della firma e riferimenti temporali

19 Gestione informatica dei documenti Quadro normativo: D.P.C.M. 31 ottore 2000 (Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 428/98) D.P.R 28 dicembre 2000, n. 445 (Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa) D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e successive modifiche e integrazioni (Codice dell'amministrazione Digitale CAD)

20 Gestione informatica dei documenti Definizione (CAD) : Insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla dematerializzazione, alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione amministrativo-giuridica dei documenti informatici e dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici D.Lgs. 82/2005 art. 1, c. 1 lett. u)

21 Gestione informatica dei documenti Finalizzata a: - razionalizzazione e unificazione dei flussi documentali e del protocollo informatico ai procedimenti amministrativi; - ammodernamento della pubblica amministrazione in termini di multicanalità, miglioramento dei servizi resi a terzi, trasparenza dell azione amministrativa e al contenimento dei costi secondo criteri di economicità, efficacia e pubblicità dell azione amministrativa (fonte: sito web AgID)

22 Sistema documentale Insieme dei documenti (funzionalmente organizzati e strutturati) che un soggetto produce nello svolgimento delle sue funzioni Complesso di regole, procedure e strumenti per la loro gestione e e conservazione

23 Sistema documentale E' costituito da: I documenti prodotti e acquisiti dal singolo o dall organizzazione nell ambito dello svolgimento delle proprie funzioni; L infrastruttura di gestione in termini di tecnologie, regole e protocolli; Le risorse definite per la gestione del workflow documentale. Il fine di un sistema documentale è quello di fornire un supporto documentale e informativo efficace, trasparente e che garantisca una corretta tenuta e conservazione e una rapida e sicura fruizione dei documenti prodotti e ricevuti.

24 Flusso dei documenti informatici (workflow) È il percorso che un documento deve seguire nel suo ciclo di vita Il governo del flusso consente di controllare tutte le fasi del ciclo, dalla sua creazione/acquisizione fino alla sua archiviazione finale, controllando tutto ciò che sta nel mezzo : validazione, approvazioni, visti, firme, e includendo la possibilità di visualizzare lo stato degli avanzamenti, i ritardi e gli accessi Riguarda l intero ciclo di vita dei documenti dal protocollo in arrivo a quello in partenza passando attraverso l elaborazione dei documenti interni fino all archiviazione

25 Sistema di gestione documentale Sistema che deve consentire: Produzione, trattamento e tenuta della documentazione, secondo le norme relative alla conservazione Specifici e differenziati livelli e tipologie di accesso alla documentazione Integrazione con gli applicativi di gestione trasversali : organigramma, protocollo, piano di classificazione Integrazione con applicativi dedicati alla produzione di determinati documenti o tipologie documentali (verticali o di filiera)

26 Sistema di gestione documentale della AOO-GRT Il sistema di gestione documentale dell'aoo-grt (attuale): Software per la produzione di documenti informatici Applicativi di produzione e gestione di documenti informatici dedicati a determinate tipologie documentali o processi/procedimenti (cosiddetti applicativi di filiera ) Il sistema di gestione documentale dell'aoo-grt (futuro): Adozione di sistema di gestione documenti: Produzione e trattamento della documentazione Integrazione con applicativi trasversali (protocollo, organigramma, classificazione) e verticali (di filiera) Conservazione a norma dei documenti in esso archiviati

27 Archivio corrente - archivi speciali Archivio del personale Archivio cartografico Archivi genio civile Archivi segreterie politiche Archivio fotografico

28 Archivio fotografico Cos è: Archivio di immagini digitali Documenta il territorio regionale e l attività dell istituzione Regione Toscana

29 Archivio fotografico Servizi: Consultazione Uso immagini Proposta immagini

30 Archivio fotografico Attività in corso: Sviluppo evolutivo applicativo di gestione Nuovo front office Digitalizzazione fondi fotografici analogici Incremento patrimonio (collaborazione strutture regionali) Per info: