PIANO TRIENNALE PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELL'UTILIZZO DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI

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1 Allegato sub A alla deliberazione G.C. n. 69 del 19/03/2015 Il Segretario Generale Dott. Agostino Battaglia PIANO TRIENNALE PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELL'UTILIZZO DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI L art. 2, comma 594, della Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 (Legge Finanziaria 2008), prevede l obbligo per le amministrazioni pubbliche di cui all art. 1, comma 2, del D. Lgs. n.165 del 30 marzo 2001, di adottare piani triennali per l individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo; a) delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio; b) delle autovetture di servizio, attraverso il ricorso, previa verifica di fattibilità, a mezzi alternativi di trasporto, anche cumulativo; c) dei beni immobili ad uso abitativo o di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali; - il comma 595 della predetta norma, prescrive l indicazione, nei piani di cui alla sopraccitata lettera a), delle misure dirette a circoscrivere l assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, forme di verifica, anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze. Telefonia mobile Sono attualmente attivi, con oneri a carico dell Amministrazione n. 40 utenze mobili così distribuite: assegnatari numero contratto personale reperibilità 21 prepagato allarmi 8 prepagato sindaco 1 Convenzione consip segretario 1 Convenzione consip amministratori 5 Convenzione consip Personale reperibilità 4 Convenzione consip Modalità di utilizzo della telefonia mobile L art. 2 comma 595 della L. 244/07 prevede che nei piani triennali per l individuazione delle misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni strumentali siano indicate le misure dirette a circoscrivere l assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l uso, individuando forme di verifica, anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze. Si da atto che la rete aziendale mobile comporta indubbi vantaggi per l efficienza della macchina amministrativa in quanto consente: -immediatezza di comunicazione tra i vari soggetti (amministratori - personale dipendente-servizi comunali), -estrema facilitazione delle comunicazioni; -possibilità di operare scelte in tempi più veloci. Esigenze di servizio 1

2 L uso del telefono cellulare può essere concesso quando la natura delle prestazioni e dell incarico richiedano pronta e costante reperibilità o quando sussistano particolari e indifferibili esigenze di comunicazione che non possano essere soddisfatte con gli strumenti di telefonia e posta elettronica da postazione permanente. I telefoni cellulari assegnati dall Ente debbono essere utilizzati soltanto per ragioni di servizio ed in casi di effettiva necessità. A titolo esemplificativo e non esaustivo si intendono e rispondono ad esigenze di servizio le telefonate fatte: nell ambito della rete aziendale all interno di rapporti istituzionali con organi di altre amministrazione pubbliche di ogni tipo e loro associazioni con organismi elettivi di ogni ordine e grado con aziende, imprese, associazioni e privati che hanno rapporti diretti con il Comune con organizzazione associative Da quando a partire dall è stata applicata la tassa di concessione governativa ( 12,91/mese per sim) questa amministrazione ha stipulato un contratto di prepagate che non è soggetto a tassa di concessione governativa. Sono attive 11 sim in contratto di convenzione Consip soggetto a T.C.G e n. 29 sim con il contratto prepagate dove non è presente la tassa di concessione governativa. Queste 29 sim consumano in media mensilmente un importo inferiore alla stessa tassa di concessione governativa. Misure previste per circoscrivere l assegnazione e l utilizzo di telefonia mobile A partire dall anno 2008 si è avviato un piano di controllo capillare sull uso della telefonia mobile. Il servizio provveditorato rileva mensilmente i costi di ogni sim con contratto prepagato e bimestralmente le sim con contratto in convenzione Consip. Il servizio economato mette a disposizione, su richiesta, il cartaceo dove sono evidenziati tutti i dati ordinariamente riproducibili dei consumi. Il servizio inoltre, quando rileva uno scostamento significativo dalla fatturazione precedente invia le rilevazioni cartacee al responsabile del servizio di riferimento perché si attivi per il successivo controllo. Risulta infatti necessario che l amministrazione svolga delle forme di controllo, anche a campione, per impedire la possibilità di utilizzare lo strumento per ragioni diverse da quelle di servizio. Pur tuttavia, le operazioni relative a tali forme di controllo, sono spesso rese complicate e incerte per la necessità di garantire il rispetto delle norme poste a tutela della privacy. Piano Autovetture di servizio (art. 2, comma 594 b) Legge n. 244 del 24 dicembre 2007) Gli automezzi di servizio in dotazione al Comune sono utilizzati esclusivamente per l espletamento delle funzioni proprie dell Amministrazione. L Autoparco risulta alla data del 1 gennaio 2015 risulta così composto: Targa Servizio tipo 1 CH788YJ ASS DOM FIAT PANDA 2 CB 141 WE ASS DOM FIAT PANDA 3 CB 142 WE ASS DOM FIAT PANDA 4 DN 966 RV ASS DOM DOBLO' ALLESTITO 5 AT 282 GW ASS DOM FIAT DUCATO 6 AT 041 GP ASS DOM PEUGEOT 2

3 7 BK 779 PL ASS DOM KANGOO 8 BT 730 ZZ ASS DOM FURGONE 9 DM 251 ZE ASS DOM FIAT PANDA METANO 10 DM 252 ZE ASS DOM FIAT PANDA METANO 11 CD 773 MJ ASS DOM FIAT PANDA 12 CH790YJ ASS DOM FIAT PANDA 13 CB 140 WE ASS DOM FIAT PANDA 14 CA 581 BD MANUT FIAT PANDA 15 AN 670 KX MANUT FIAT PANDA 16 AY 216 JY MANUT FIAT PUNTO 17 BK 020 PM MANUT FIAT DUCATO 18 CF 366 YW MANUT FIAT DUCATO 19 AY 063 KC MANUT AUTOCARRO 20 CH988YM MANUT FIAT DUCATO 21 AD463GT MANUT AUTOCARRO 22 AF26590 MANUT MOT. APE 23 BR 726 RC MANUT FIAT DUCATO 24 TVAE 000 MANUT ESCAVATORE 25 BR 045 RB MANUT FURGONE 26 BH 695 XL MANUT AUTOCARRO 27 BH 694 XL MANUT AUTOCARRO 28 AY738JL MANUT AUTOCARRO 29 BK 946 PJ OOPP FIAT PANDA 30 CV 458 FN OOPP FIAT DOBLO' 31 BC 038KS PROT CIV FUORISTRADA 32 BK019PM RIS FIN FIAT DUCATO 33 DN053RR RIS FIN FIAT DOBLO' 34 BV814DS SEGR FIAT BRAVA 35 DB416ZA SEGR HONDA 36 BR 831 RB TRASP ALUNNI SCUOLABUS 37 CD 637 MB TRASP ALUNNI SCUOLABUS 38 EJ793PP TRASP ALUNNI SCUOLABUS 39 AK 961 TL TRASP ALUNNI SCUOLABUS 40 AT 607 GA TRASP ALUNNI SCUOLABUS 41 CV 461 FN URBAN FIAT DOBLO' 42 BY 665 AM VVUU FURGONE 43 CB 662 VX VVUU BORA 44 BY 837 AH VVUU BORA 45 X58LYC VVUU CICLOMOTORE 46 X58LYD VVUU CICLOMOTORE 47 X58LYB VVUU CICLOMOTORE 48 X58LYF VVUU CICLOMOTORE 49 CD VVUU MOTOCICLETTA 3

4 50 CD VVUU MOTOCICLETTA 51 X45DFY VVUU CICLOMOTORE 52 BB 198 XA VVUU FIAT PUNTO In premessa occorre segnalare che l art. 5, commi 2 e 4, del D.L. n.95/2012, convertito con modificazioni dalla Legge 7 agosto 2012, n. 135, recante disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini (c.d. spending review), nell ambito della molteplicità di interventi di revisione e razionalizzazione della spesa pubblica, ha introdotto un ulteriore vincolo per le Amministrazioni Pubbliche che, a decorrere dall anno 2013, non potranno effettuare spese di ammontare superiore al 50 per cento della spesa sostenuta nell anno 2011 per l acquisto, la manutenzione, il noleggio e l esercizio di autovetture, nonché per l acquisto di buoni taxi. Per il 2014 il D.L. 66 del 24/4/2014 ha ridotto ulteriormente il limite massimo di spesa abbassando dal 1 maggio 2014 il parametro percentuale di riferimento dal 50% della spesa sostenuta nel 2011 al 30% della spesa sostenuta nel Si aggiunga il divieto, di acquistare autovetture, anche in leasing. Fanno eccezione a questi vincoli le spese sostenute per i servizi istituzionali di tutela dell ordine e della sicurezza pubblica e per i servizi sociali e sanitari svolti per garantire i livelli essenziali di assistenza. Modalità di utilizzo delle autovetture di servizio Il parco auto del Comune di Castelfranco Veneto al 1 gennaio 2015, come sopra riportato, è costituito complessivamente da 52 mezzi tutti in proprietà di cui 14 mezzi sono in uso esclusivo ai servizi sociali. Di queste nessuna è definita auto blu blu o auto blu, assegnata in uso esclusivo per l espletamento dell attività istituzionale e di rappresentanza. Misure previste di razionalizzazione della dotazione riportata Nel corso del 2012 sono stati dismessi (in parte ceduti a mezzo asta pubblica e in parte rottamati) n. 13 mezzi, nel corso del 2013 sono stati ceduti a mezzo asta pubblica altri 3 mezzi, alla fine del 2014 è stata rottamata una vettura oramai vetusta, quindi in tre anni l autoparco si è ridotto di ben 17 unità. All inizio del 2015 si tenterà la cessione a mezzo asta di altri 4 veicoli. Si continuerà a valutare attentamente l uso dei mezzi per poter eventualmente procedere ad una ulteriore diminuzione dell autoparco comunale. Ogni veicolo è dotato di un libretto di marcia dove vengono annotati il giorno dell utilizzo, la destinazione, i chilometri percorsi e la firma del dipendente che ha usato il mezzo. La fornitura del carburante avviene a mezzo fuel-cards. Nel 2013 si è aderito alla nuova convenzione Consip Total Erg - per l approvvigionamento di carburante. La suddetta tessera, abbinata al singolo automezzo, è dotata di banda magnetica a cui viene associato un determinato codice segreto (PIN), ed è, inoltre, utilizzabile presso l intera rete italiana dei punti vendita del distributore convenzionato. Al momento del rifornimento il gestore consegna al dipendente lo scontrino dove sono evidenziati i litri erogati, il costo e i km che segna in quel momento il contachilometri. Gli scontrini vengono consegnati al servizio Economato che provvede al controllo delle fattura per fornitura carburanti. A partire dal 2007 si sono messe in atto misure di controllo periodiche sull uso e sul costo dei veicoli facenti parte dell Autoparco. Qualora sia possibile si provvede già all utilizzo di mezzi di trasporto pubblico, per esempio si usa il treno per gli spostamenti in Regione, ma comunque risulta necessario disporre di autovetture per lo spostamento nel territorio comunale e provinciale. Trimestralmente vengono rilevati i chilometri percorsi da ogni veicolo e viene calcolata la media mensile.- Il controllo sui costi sostenuti dall Amministrazione viene effettuato inserendo tutti i dati riconducibili ad ogni mezzo in un programma specifico. 4

5 Ad ogni mezzo vengono collegati tutti i costi (carburante, bollino blu, revisione, assicurazione, costi di riparazione e manutenzione). Alla fine di ogni anno viene rilevato il costo effettivo per ogni chilometro percorso da ogni vettura. Considerando questi dati viene valutata la convenienza a mantenere o meno il veicolo nel parco macchine del Comune. Per i veicoli dismessi che possono avere un qualche valore nel mercato si procede alla cessione a mezzo asta pubblica. Fotocopiatori Dotazione STRUMENTALE dell ente L attuale situazione delle apparecchiature di fotoriproduzione rappresenta lo sviluppo ottimale, in termini di distribuzione delle macchine all interno delle varie sedi e all interno dei vari Settori. Attualmente sono in funzione: n. 1 settore amm.vo econ. finanziario Kiocera B/nero a noleggio n. 1 urbanistica Kiocera B/nero a noleggio n. 1 Settore ll.pp. Kiocera B/nero a noleggio n. 1 Ced-personale-patrimonio Kiocera B/nero a noleggio n. 1 Servizio contabilità ricoh B/nero a noleggio n. 1 urbanistica ricoh B/nero a noleggio n. 1 Servizi sociali ricoh B/nero a noleggio n. 1 Servizi demografici ricoh B/nero a noleggio n. 2 biblioteca ricoh B/nero a noleggio n. 2 Polizia locale ricoh B/nero a noleggio n. 1 protocollo xerox B/nero a noleggio n. 1 Asilo nido sharp B/nero a noleggio n. 1 Ufficio scuola sharp B/nero a noleggio n. 2 Settore ll.pp. sharp B/nero a noleggio n. 1 Biblioteca con scheda sharp B/nero a noleggio n. 1 Segreteria sindaco Develop A colori/noleggio n. 1 Servizio cultura Develop A colori/noleggio n. 1 urbanistica Develop A colori/noleggio n. 1 biblioteca Mx 2600 A colori/noleggio n. 1 Segretario Generale Mx 231 A colori/noleggio n. 1 Patrimonio Sharp mx 2300 A colori/noleggio Tot. 24 Per esigenze specifiche dell ufficio personale da qualche anno si è noleggiata al solo costo copia una stampante in bianco e nero. n. 1 stampante Kiocera B/nero noleggio Per specifiche funzioni del settore Amministrativo Economico/Finanziario è stata noleggiata una stampante multifunzione a colori n. 1 Stampante multifunzioni HP Colori a noleggio Presso la biblioteca è installato un fotocopiatore di proprietà a tessere. Non ci sono spese di noleggio ma solo eventuali costi per interventi per riparazione. n. 1 Fotocopiatore a tessere biblioteca proprietà 5

6 Totale al 1 gennaio 2015 n. 27 attrezzature Di seguito i servizi che hanno in uso apparecchiature fax: Fax Anagrafe Stato Civile Elettorale Servizi Sociali Segreteria Sindaco Settore economico/finanziario Ufficio personale Ufficio sport Polizia locale Biblioteca Patrimonio Appalti e contratti Settore ll.pp. Modalità di utilizzo L acquisizione dei fotocopiatori e fax è avvenuta, quando possibile tramite convenzioni Consip, oppure a costo inferiore rispetto alle convenzioni in essere. L installazione dei fax avviene con il seguente criterio: di regola ogni settore, considerando il numero dei servizi, è fornito di uno o due apparecchi fax. Determinati servizi, per specifiche esigenze sia di privacy sia di dislocazione, hanno chiesto e ottenuto l installazione di ulteriori apparecchiature fax. Nel prossimo triennio è previsto il mantenimento della dotazione attuale attraverso un costante monitoraggio dei costi di gestione relativi ai contratti in essere. L eventuale aumento delle dotazione avverrà solamente per motivi di efficienza e tenendo sempre presente il miglioramento dei servizi che il Comune eroga alla collettività. Servizio Sistemi Informativi PIANO TRIENNALE PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELL'UTILIZZO DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI - Attrezzature Informatiche Le dotazioni strumentali informatiche saranno rinnovate sulla base dell obsolescenza raggiunta nell arco del ciclo di vita delle stesse, individuata da perdite di prestazioni o richieste di nuove funzionalità segnalate dagli utilizzatori e da rilevazioni effettuate dal servizio Sistemi Informativi. Le richieste di implementazioni presso gli uffici saranno inoltrate al servizio Sistemi Informativi di norma dal Responsabile del Settore e determinate da nuove necessità valutate e proposte dal servizio Sistemi Informativi. I personal computer continueranno ad essere censiti in tutte le loro caratteristiche tecniche attraverso un software open-source gratuito che è in grado di rilevare in ogni momento tutte le caratteristiche tecniche al fine di concorrere a valutare l adeguatezza del bene e l efficace utilizzo ove dislocato. L attuale parco personal-computer comunale, composto da 195 unità comprese le postazioni nella Biblioteca comunale ed i notebook, ha subìto un incremento di 5 unità rispetto all anno precedente 6

7 a seguito della riorganizzazione del comando della Polizia Municipale nella nuova sede ed a Lavoratori Socialmente Utili inglobati nella struttura comunale. Si prevede comunque un numero di personal computer costante in termini di unità per i prossimi anni. Il servizio Sistemi Informativi provvederà anche al riallocamento di eventuali macchine recuperate e verificate in proprio, qualora siano migliorative rispetto a quelle presenti in altri posti di lavoro. I posti di lavoro richiesti dal personale in transito, tipicamente Stagisti e/o LSU, saranno realizzati riciclando personal computer recuperati e sistemati dal servizio sistemi informativi. Gli acquisti vengono effettuati di norma in convenzione Consip Mepa con costi particolarmente vantaggiosi. La migrazione degli applicativi software su piattaforma web-based, rispetto alla precedente tecnologia client-server precedente, permette di limitare le risorse richieste ai personal computer. Le stampanti obsolete verranno rimpiazzate da stampanti in grado di effettuare il fronte retro, con preferenza per le stampanti dotate di interfaccia di rete e quindi in grado essere utilizzate da diverse postazioni di lavoro. Gli acquisti vengono effettuati di norma in convenzione Consip - Mepa con costi particolarmente vantaggiosi. L installazione di fotocopiatori di rete con funzionalità di stampa, permette progressivamente la dismissione di stampanti di rete. Nello scorso anno sono state dimesse n. 2 stampanti. Relativamente alla manutenzione/assistenza del parco p.c. gli interventi tecnici continueranno ad essere effettuati dal personale del servizio Sistemi Informativi, senza l ausilio di contratti di manutenzione esterni. Il servizio di help-desk e la tele-assistenza permettono inoltre una riduzione sui tempi di intervento. Il progressivo consolidamento dei server in virtuale, attuabile con l adozione della tecnologia di virtualizzazione nel data-center comunale, ha permesso di dismettere nell ultimo anno n. 3 server fisici, eliminando i relativi contratti di manutenzione-assistenza hardware e diminuendo i consumi di energia elettrica. La tecnica di virtualizzazione permetterà di implementare nuovi server senza la necessità di acquistare nuovi server. Per la manutenzione/assistenza del sistema telefonico comunale in nuova tecnologie VOIP che collega le sedi comunali attraverso la rete privata di proprietà comunale in fibra ottica, i canoni non subiranno incrementi, essendo il contratto di manutenzione, a costi particolarmente vantaggiosi e fissi, stipulato in convenzione Consip per ulteriori 1 anno. Il sistema VOIP permette di eliminare linee di giunzione in affitto tra le varie sedi comunali realizzando un risparmio sui costi. Le diverse convenzioni denominate Convenzione per la realizzazione e gestione di una rete di telecomunicazioni a larga banda stipulate con alcuni operatori fornitori di connettività internet presenti sul territorio comunale, permettono di continuare ad erogare i servizi per i cittadini in biblioteca usufruendo di connettività Wi-Fi internet senza alcun onere per il Comune. Inoltre richieste di connettività internet da parte di enti o strutture pubbliche quali Stazione locale dei Vigili del Fuoco, Stazione dei Carabinieri o organismi comunali decentrati sono state evase gratuitamente attraverso tali convenzioni. Attraverso le suddette convenzioni la connettività internet delle sedi comunali, attestate nel data center comunale verso il provider direttamente in fibra ottica, continuerà ad essere fornita con gli stessi canoni particolarmente vantaggiosi per il Comune. La rete privata comunale in fibra ottica, quindi non soggetta a canoni, permette di accentrare i servizi di connettività presso il data-center comunale per le sedi decentrate. Si continuerà con l implementazione dei nuovi software applicativi sviluppati con tecnologia di ultima generazione (cosiddetta web-nativa) che risultano predisposti alla gestione in formato completamente digitale, nell ottica della dematerializzazione dei processi e dei documenti. Sono state attivate nell ultimo anno le funzionalità di visura dei cedolini e dei cartellini presenza on-line eliminando la necessità di veicolare attraverso supporti cartacei gli elenchi. Nel corso del triennio è previsto il raggiungimento degli obiettivi sopra descritti attraverso l acquisizione, con gare ad evidenza pubblica e/o con contratti Consip e Mepa se maggiormente vantaggiosi, delle dotazioni necessarie. 7

8 Beni immobili ad uso abitativo o di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali Ai fini di una razionalizzazione dell'utilizzo e della gestione degli immobili aventi la destinazione ad uso abitativo, si evidenzia che, in data 01/06/2000, è stata sottoscritta una convenzione con l'azienda per l'edilizia Economica e Popolare di Castelfranco Veneto per il trasferimento della gestione dei predetti alloggi alla stessa Azienda, rimanendo in capo al Comune l'assegnazione e la revoca degli stessi. (convenzione registrata presso l'agenzia delle Entrate il 13/06/2000 al n. 1837, serie 3 ). La convenzione è stata prorogata fino al 31/12/2017 (registrata in data 9/9/2009 al n serie 3 atti privati). Si precisa che il comune non dispone di alcuna alloggio assegnato per motivi di servizio. Conclusioni e programmazione 2015/2016/2017 Sulla base di quanto sopra evidenziato si ritiene di poter confermare come le dotazioni di cui all art. 2, comma 594, della Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 (Legge Finanziaria 2008) siano da sempre state correttamente utilizzate e monitorate nell utilizzo sia da parte dei singoli dirigenti che dagli uffici preposti. 8