Allegato Tecnico. Comune di Pontecagnano. Università degli Studi di Salerno. Dipartimento di Informatica. alla convenzione di ricerca tra il.

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1 Pagina 1 di 11 Allegato Tecnico alla convenzione di ricerca tra il Comune di ed il Salerno, 27 maggio 2015 G. Cattaneo

2 Pagina 2 di 11 SOMMARIO 1 PREMESSA RUOLO DEGLI ENTI COMUNE DI PONTECAGNANO DIPARTIMENTO DI INFORMATICA OBIETTIVI DEL PROGETTO FASI DEL PROGETTO FASE FASE FASE FASE NON DISCLOSURE AGREEMENT PRECONDIZIONI PER L INIZIO DELLE ATTIVITÀ PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÀ... 10

3 Pagina 3 di 11 1 Premessa Il presente documento costituisce parte integrante dell accordo in convenzione stipulato in base all articolo 66 del D.P.R. n. 382/80. Obiettivo del documento è quello di illustrare gli obiettivi, le scadenze ed i risultati attesi dalla prestazione conto terzi che il (DI) fornirà al Committente Comune di. Il quadro normativo è sempre più stringente nei confronti dei servizi informatici minimali che ogni Ente Locale deve erogare ai propri cittadini sia per migliorare la qualità dei propri servizi sia per mettere concretamente in atto le politiche per rendere più efficiente la macchina amministrativa e conseguire risparmi anche in termini economici. In particolare di seguito si segnalano le nuove norme che prevedono un ruolo attivo da parte degli Enti Locali rispetto alla realizzazione di servizi che prevedono una robusta infrastruttura informatica: 1. Il Codice per l Amministrazione Digitale D.L. 82/2005, rivisto con il successivo D.L. 235/2010 (CAD II) in vigore, dal 25 gennaio 2011 che costituisce uno dei pilastri su cui si basa il processo di rinnovamento della Pubblica Amministrazione, insieme al D.L. 150/2009 che ha introdotto nella PA principi di meritocrazia, premialità, trasparenza e responsabilizzazione dei dirigenti. 2. DPCM del 9 dicembre 2014, n. 285 dedica un ruolo cruciale agli EE. LL. per l attuazione del progetto SPID (Sistema Pubblico per l Identità Digitale) che dovranno utilizzare il sistema per rendere più agevole l accesso ai propri servizi online ed ai propri siti informativi. 3. Infine si citano, perché rappresentano una vera e propria rivoluzione nel modo di operare delle Amministrazioni Locali, i decreti attuativi che hanno promosso la completa dematerializzazione dei flussi informativi interni ad una A.L.. Tale tendenza si è concretizzata in particolare per le fatture inviate alla P.A., infatti con il Decreto del 3 aprile 2013, regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, comma 213, della legge 24 dicembre 2007, numero 244 (Gazzetta Ufficiale numero 118 del 22 maggio 2013), ed il secondo decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007, è stato definito un preciso regolamento ed una modalità attuativa per il processo di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Inoltre il D.L. 24 aprile 2014, n. 66. Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale (art 25) anticipa improrogabilmente al 31 marzo 2015 il termine di decorrenza degli obblighi di fatturazione elettronica per le amministrazioni centrali di cui all'articolo 6, comma 3, del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze del 3 aprile 2013, n. 55 e per le amministrazioni locali di cui al comma 209 della legge n. 244 del 2007.

4 Pagina 4 di 11 Per raggiungere tali obiettivi e migliorare i processi interni del Comune di è stato individuato un percorso descritto nel presente documento, fissando obiettivi e tempi stimati. I costi sono stati stimati a corpo per cui non saranno nel seguito dettagliate il numero e la tipologie di risorse che il DI impiegherà per il raggiungimento dei risultati finali. Il DI svolgerà con proprie risorse la prestazione richiesta presso i propri locali, salvo tutte le riunioni del gruppo di lavoro necessarie per la ricognizione, incontri del Comitato Tecnico, e la partecipazione ad eventuali commissioni aggiudicatrici relative ad acquisti pianificati nell ambito delle attività in convenzione. Al termine della fase dedicata all elaborazione del piano strategico per l informatizzazione dell Ente saranno organizzati una serie di incontri presso l Ente per la presentazione dei risultati, la condivisione e la pubblicazione degli stessi. 2 Ruolo degli Enti 2.1 Comune di Il Comune di nell ambito delle sue attività istituzionali ha deciso di realizzare un piano per l informatizzazione dei suoi processi interni ed esterni (rivolti al pubblico ed ai cittadini) volto ad ottenere la massima efficienza ed affidabilità dei propri servizi. Nell ambito di tale progetto intende affidare al dell Università di Salerno una prestazione professionale finalizzata alla definizione dello stato dell arte (Assessment Tecnologico) ed alla progettazione esecutiva del sistema informativo del Comune di. In particolare dopo le attività per la raccolta delle informazioni, sarà elaborato un piano che descrive le attività necessarie per la realizzazione del piano per l informatizzazione proposto e condiviso dai tecnici del DI. Il piano una volta approvato includerà anche una stima dei tempi necessari per la completa attuazione in funzione anche delle risorse umane ed economiche disponibili. In particolare l Ente Committente individuerà un responsabile interno (Responsabile dei Sistemi Informativi) con piena delega sul progetto in questione con il quale il DI potrà interfacciarsi in tutte le fasi decisionali relative alla definizione delle strategie e priorità. 2.2 Il DI in funzione delle esperienze maturate nell ambito dell informatica nella Pubblica Amministrazione nello sviluppo di architetture complesse per l automazione di processi interni, possiede tutte le competenze necessarie per affrontare le fasi del progetto descritto nel seguito. Il ruolo svolto dal DI e quindi dalle persone coinvolte nello svolgimento dei lavori, muterà fase per fase. Nelle fasi iniziali si procederà ad una ricognizione della preesistenza ed al valutazione del fabbisogno iniziale in funzione delle

5 Pagina 5 di 11 esigenze interne. Successivamente gli esperti del DI elaboreranno un piano strategico da realizzarsi in due fasi: La prima definita tattica da concludere nel breve termine per affrontare le emergenze, rispondere in maniera esaustiva alle norme relative alla gestione dei dati sensibili, e pianificare le azione per l avvio della seconda fase. La seconda definita strategica quindi da realizzare in tempi medio-lunghi in funzione delle priorità e delle disponibilità economiche. Successivamente all approvazione del piano, il personale del DI potrà collaborare con l Ente per la definizione degli appalti, l aggiudicazione, la direzione dei lavori durante l esecuzione ed il collaudo delle opere realizzate ed in generale nell amministrazione del realizzando sistema informativo interfacciandosi con i fornitori e le risorse interne all Ente, ottimizzando le fasi di realizzazione mettendo a fattor comune le competenze acquisite nel corso delle attività svolte presso l Ente e la migliore conoscenza dei processi interni al Comune di. Infine il DI potrà caso per caso, nell ambito di un apposito accordo quadro, essere partner scientifico del Comune di nel caso vengano presentati progetti su finanziamenti pubblici con alti contenuti di innovazione e/o tecnologie d avanguardia. E superfluo ribadire quale possa essere apporto fornito in tali contesti da un Ente Pubblico di Ricerca quale l Università di Salerno. 3 Obiettivi del progetto La presente convenzione rappresenta l inizio di un percorso durante il quale il Committente Comune di intende avvalersi della collaborazione del DI come descritto in precedenza, per disporre di un partner super partes che possa guidare il processo di informatizzazione dell Ente collaborando costruttivamente alla realizzazione di un piano quinquennale di attività e pertanto oltre la durata della presente convenzione. In altre parole, in questa prima tranche di attività sarà pianificato il progetto e messo in atto tutte le misure più urgenti e plausibili nel periodo previsto dalla convenzione, successivamente il Comune di potrà decidere se rinnovare la convenzione o proseguire autonomamente nell implementazione del piano disegnato. Superate le fasi iniziali di ricognizione, censimento delle esigenze, definizione delle priorità e del fabbisogno informativo, saranno individuate le azioni urgenti da mettere in atto per garantire il buon funzionamento dell Ente. Le rimanenti attività, soprattutto quelle meno critiche potranno essere pianificate ed eventualmente oggetto di finanziamenti pubblici. Gli obiettivi della convenzione possono quindi essere riassunti nella seguente lista: a) Effettuare una dettagliata ricognizione sulle risorse interne già esistenti e/o progetti in corso, per fissare e condividere il punto di partenza del progetto. b) Fare un censimento della domanda interna, degli uffici, di quanto previsto dalle normative per raggiungere il cosiddetto livello minimo di informatizzazione

6 Pagina 6 di 11 necessario per ottenere finanziamenti relativi al piano per l innovazione nella Pubblica Amministrazione Locale. c) Definire ed attuare il disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza secondo quanto prescritto dal Codice in materia di protezione dei dati personali (D.L. 30 giugno 2003, n. 196). d) Disegnare un progetto di massima per individuare un percorso in grado di colmare in tempi brevi il gap tecnologico che affligge l Ente, restituendo la massima efficienza ai processi interni ed in grado di offrire servizi ai cittadino ad alto valore aggiunto. e) Individuare una strategia, insieme con i rappresentanti dell Ente, per la realizzazione del progetto definendo modalità e tempi per ciascuna fase. f) Assistere l Ente sia nelle fasi di realizzazione dei sottoprogetti (bando, aggiudicazione, direzione dei lavori, e collaudo) sia nelle fasi di gestione e manutenzione del sistema informativo, inclusi i necessari interventi di formazione e riqualificazione del personale interno 4 Fasi del progetto Per il raggiungimento degli obiettivi su esposti sono state individuate 3 fasi distinte, sia per i contenuti tecnici che per il ruolo che il DIA dovrà tenere: Fase 1: Ricognizione della preesistenza ed analisi dei requisiti, svolto in stretta collaborazione con il personale dell Ente. Fase 2: Elaborazione del progetto complessivo e dello studio di fattibilità sul progetto a breve e medio termine. Fase 3: Attuazione delle prime fasi del progetto, ritenute più urgenti ed essenziali per l Ente (predisposizione dell Outsourcing o della Server Farm, riorganizzazione del CED, allestimento della sala macchine). Migrazione degli applicativi più critici per l Ente ed individuazione di una strategia di integrazione che possa condurre ad una base dati unica ed integrata, evitando ogni ridondanza di dati e funzioni. Fase 4: Fasi di preesercizio, per eventuali raffinamenti del progetto complessivo, monitoraggio e valutazione delle prestazioni ottenute e raggiungibili a progetto completato. Definizione delle strategie per il prosieguo, valutazione di progetto strategici per l outsourcing, o per il finanziamento di ulteriori attività. Il diagramma di Gantt riportato nel seguito in descrive le cinque macrofasi con le rispettive date di ultimazione ipotizzando come data di inizio delle attività il 1 giugno Fase 1 Una volta formalizzato il contratto e ottenute le necessarie autorizzazione, che legittimano il ruolo del DI all interno dell Ente Comune di, la prima fase è stata dedicata

7 Pagina 7 di 11 alla raccolta delle informazioni necessarie per valutare la preesistenza e le esigenze, fissando delle priorità temporali e tecniche alle fasi successive. In questa fase sarà prioritariamente effettuata una dettagliata ricognizione delle infrastrutture tecnologiche (rete, connettività, ecc.), le postazioni di lavoro ed i pacchetti software attualmente in uso o dei progetti in corso. Terminata questa attività si procederà mediante interviste proattive alla analisi delle esigenze da parte dei responsabili di ciascun processo interno da informatizzare. Anche in questa fase è indispensabile la collaborazione dei responsabili del processo e la disponibilità ad intervenire laddove necessario modificando il processo attuale. Ulteriori prerequisiti potranno essere stabiliti, in funzione della esperienza del DI, sia sul piano delle tecnologie che sul piano delle funzionalità. In particolare sarà necessario definire l elenco dei servizi da erogare ai cittadini in modalità on-line. Ad esempio la carta di identità elettronica, ormai consolidata richiede un attento ridisegno del processo di rilascio al pubblico. Per la fase 1 sono state stimate 4 settimane, in virtù della criticità dei dati da rilevare sul prosieguo del progetto, e della necessità di non impattare negativamente con le attività correnti dell Ente. 4.2 Fase 2 Nella fase 2 un team di esperti del DI, eventualmente coadiuvato da consulenti esterni, traccerà le linee guida del progetto complessivo a lungo termine. Le linee guida indicheranno l orientamento dell Ente gli obiettivi primari a breve termine (da conseguire entro mesi) oltre ad un piano organico di interventi da realizzare negli anni successivi. In questa fase saranno cruciali le scelte politiche per la definizione di alleanze strategiche mirate ad accrescere la massa critica degli utenti dei servizi e quindi a razionalizzare i costi per l informatizzazione condividendoli tra più Enti. Esempi di aggregazione sono i Centri Servizi territoriali (CST) o Alleanze Locali per l innovazione (ALI). In assenza di alleanze strategiche si procederà al rifacimento della Server Farm, secondo le esigenze emerse, affinché sia possibile erogare autonomamente i servizi informatici essenziali garantendo i necessari livelli di affidabilità tecnica. Il progetto, verrà declinato in funzione della decisione strategica di utilizzare o meno l outsourcing per evitare di effettuare cospicui investimenti in attrezzature e per far fronte alla ormai cronica carenza di personale interno. Oltre al puro outsourcing, saranno valutate le opportunità di partecipazione diretta ad aggregazioni di Enti con esigenze similari (per dimensione e grado di informatizzazione) per condividere con questi gli investimenti e le ulteriori proposte di evoluzione. Al momento il Comune di è già socio del Centro Servizi Territoriali Sistemi Sud ma al momento non vengono erogati servizi indispensabili come i demografici, protocollo, SUAP, ecc.. Al termine delle attività della fase due, in funzione delle scelte citate, sarà fornita una lista di interventi a breve termine con la relativa una stima dei costi per ciascun modulo/servizio ed una descrizione puntuale dei miglioramenti/ricadute attesi per le attività interne all Ente

8 Pagina 8 di 11 coinvolte. Qualora non siano state individuate soluzioni di outsourcing soddisfacenti e lo stato della server farm lo richieda, il progetto includerà anche il completo rifacimento della Server Farm, inclusi i locali tecnici che ospitano i server e le attrezzature, l impianto elettrico, gli impianti speciali (antifurto, antiincendio, sicurezza perimetrale, controllo accessi, ecc.) Per la fase 2 è stata stimata una durata di 6-12 settimane in funzione delle scelte sulla esternalizzazione dei servizi informatici. 4.3 Fase Fase 4 Una volta approvato e condiviso il piano di interventi realizzato nella fase 2, su esplicita indicazione del Comune di, superato il check GO - NO-GO, si inizierà la fase implementativa del progetto. Una volta individuate le risorse finanziarie disponibili il DI fornirà tutte le indicazioni necessarie perché vengano realizzate le procedure per l appalto pubblico dei singoli sottoprogetti attivati. Sempre su richiesta dell Ente Comune di potrà fornire esperti per le commissioni aggiudicatici e interfacciarsi con le ditte fornitrici durante le fasi di realizzazioni. Al termine dei lavori saranno redatti appositi verbali di collaudo secondo le procedure interne dell Ente. All interno di questa fase sarà stabilita una cronologia delle attività da svolgere, in funzione delle necessità (criticità) dell Ente ma anche in funzione di una dipendenza logica. Ad esempio sarà necessario prima di tutto individuare i fornitori di servizi ovvero approntare la sala macchine, con il necessario impianto elettrico (quadro, più linea elettrica privilegiata su UPS e gruppo elettrogeno), impianto di climatizzazione, cabling della rete locale, ecc.) prima di procedere all acquisto ed all installazione di eventuali moduli software.. In via del tutto preliminare, da un sopralluogo effettuato presso l Ente è emersa l esigenza improrogabile di ridisegnare l organizzazione dei server, procedendo o alla completa esternalizzazione dei servizi cruciali o ad una fase di server consolidation attraverso la sostituzione delle attrezzature ormai obsolete e l installazione di server fisici, su cui virtualizzare le numerose macchine attualmente presenti in sala macchine. Questa fase di fatto raccoglie una serie di attività che oltre a dipendere dagli esiti delle fasi precedenti, ovviamente dipendono dall esplicita volontà dell Ente di attuare la strategia proposta dal DI. e dalle effettive coperture economiche, pertanto non e possibile stimare ne il tempo necessario ne lo sforzo complessivo da dedicare a questi task. Una volta messo in servizio (o preesercizio) il nuovo sistema informativo e soprattutto individuati i pacchetti applicativi, per i quali i singoli fornitori effettueranno un piano di migrazione dati e di formazione del personale addetto, sarà possibile raccogliere risultati e spunti per ulteriori raffinamenti del piano complessivo. In altre parole, una volta in esercizio saranno definite volta per volta le linee guida evolutive si avvarranno dei dati raccolti nelle prime fasi e dell esperienza maturata dall Ente sul campo. Questo passaggio è

9 Pagina 9 di 11 particolarmente significativo perché permetterà di verificare le ipotesi iniziali, e di implementare eventuali correzioni che non potranno che migliorare il risultato finale. In sostanza in questa fase sarà già possibile delineare gli sviluppi più a lungo termine frutto di scelte strategiche (ad esempio progetti svolti in aggregazione con altri Comuni) o finanziamenti pubblici, o al contrario decisione di dare in completo outsourcing la gestione dell IT dell Ente. In questa fase sarà anche redatta una sorta di rendicontazione che permetterà di verificare gli obiettivi effettivamente raggiunti e quelli ancora da conseguire. Per questa fase sono state stimate 4 settimane. 5 Non Disclosure Agreement Valgono le clausole di riservatezza descritte negli articoli 9 e 10 della convenzione allegata. 6 Precondizioni per l inizio delle attività Il Committente per consentire l avvio delle attività si impegna a fornire le necessarie autorizzazioni per l accesso ai servizi interni e la disponibilità dei responsabili dei processi che si intende automatizzare o monitorare. Letto, confermato e sottoscritto. Fisciano, lì Per il Comune di Dott.ssa Veronica Rispoli Il Responsabile Scientifico Prof. Giuseppe Cattaneo Il Direttore del Prof.Vincenzo Loia

10 Pagina 10 di 11 7 Pianificazione delle attività Figura 1: Tempistica delle attività previste sulla base dell avvio delle attività fissato al 1/6/2015

11 Figura 2: Diagramma di Gantt con le principali dipendenze tra le varie attività ed una stima dei tempi ipotizzando l avvio del progetto al 1 giugno 2015 Allegato Tecnico Convenzione di ricerca DI - Comune di Pagina 11 di 11