LUL Libro Unico del Lavoro

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1 LUL Libro Unico del Lavoro

2 Richiesta di assenza: Descrizione del processo RICHIESTA DI ASSENZA La richiesta di assenza viene fatta dal dipendente attraverso il proprio accesso personale. Nell inserimento della richiesta vanno specificati: Data di inizio e fine dell assenza (eventualmente coincidenti) Numero di ore e minuti (solo se data di inizio e fine coincidono) Ora di inizio e fine dell assenza (solo se data di inizio e fine coincidono) Causale scelta da un elenco a discesa tra tutte le causali di assenza ammissibili Motivazione Il salvataggio di tale richiesta genera un messaggio di al direttore di centro. Nel caso in cui la richiesta venga validata o rifiutata il dipendente riceve una notifica via . In caso di approvazione da parte del direttore, le ore e minuti di assenza e la causale vengono visualizzate nel LUL, colonna Ore assenza. La figura seguente mostra un esempio di richiesta ore e minuti di assenza. MODIFICA ASSENZA La variazione di una richiesta di assenza può avvenire solo in presenza delle seguenti condizioni: La richiesta da variare è stata approvata dal direttore Il dipendente non ha ancora inviato al direttore il LUL del mese in cui avviene l assenza Dal proprio accesso personale il dipendente sceglie la data della richiesta da modificare da un elenco a discesa. Le date disponibili sono solo quelle corrispondenti ai mesi nei quali il LUL non è ancora stato inviato al direttore. Nel caso in cui la richiesta iniziale sia stata fatta per più giorni, nell elenco a discesa appaiono tutte le singole date e la variazione avviene solo sulla data scelta. Le modifiche possibili sono solo sui campi Numero di ore e minuti Ora di inizio e fine dell assenza Il salvataggio genera un messaggio di al direttore di centro. Nel caso in cui la richiesta di modifica venga validata o rifiutata il dipendente riceve una notifica via . 1

3 In caso di approvazione da parte del direttore le ore e minuti di assenza e la causale vengono visualizzate nel LUL, colonna Ore assenza, nella riga corrispondente alla data dell assenza. ANNULLA ASSENZA L eliminazione di una richiesta di assenza può avvenire solo in presenza delle seguenti condizioni: La richiesta da variare è stata approvata dal direttore Il dipendente non ha ancora inviato al direttore il LUL del mese in cui avviene l assenza Dal proprio accesso personale il dipendente sceglie la data della richiesta da annullare da un elenco a discesa. Le date disponibili sono solo quelle corrispondenti ai mesi nei quali il LUL non è ancora stato inviato al direttore. Nel caso in cui la richiesta iniziale sia stata fatta per più giorni, nell elenco a discesa appaiono tutte le singole date e la variazione avviene solo sulla data scelta. Il salvataggio genera un messaggio di al direttore di centro. Nel caso in cui la richiesta di annullamento venga validata o rifiutata il dipendente riceve una notifica via e- mail Richiesta ore aggiuntive: Descrizione del processo RICHIESTA ORE AGGIUNTIVE La richiesta di ore e minuti aggiuntivi viene fatta dal dipendente attraverso il proprio accesso personale. Il dipendente può richiedere di effettuare ore e minuti aggiuntivi per un solo giorno oppure per un arco di tempo. In tal caso deve specificare se nel conteggio vanno inclusi i sabati e le domeniche. Nell inserimento della richiesta vanno specificati: Data di inizio e fine (eventualmente coincidenti) Numero di ore e minuti al giorno Ora di inizio e fine Causale scelta da un elenco a discesa tra tutte le causali ammissibili Motivazione Spunte per escludere i sabati e le domeniche Il salvataggio di tale richiesta genera un messaggio di al direttore di centro. Nel caso in cui la richiesta venga validata o rifiutata il dipendente riceve una notifica via . In caso di approvazione da parte del direttore le ore e minuti aggiuntivi vengono visualizzati nel LUL nella colonna Ore aggiuntive. 2

4 La figura seguente mostra una richiesta di ore e minuti aggiuntivi. MODIFICA ORE AGGIUNTIVE La variazione di una richiesta di ore e minuti aggiuntivi può avvenire solo in presenza delle seguenti condizioni: La richiesta da annullare è stata approvata dal direttore Il dipendente non ha ancora inviato al direttore il LUL del mese relativo alla richiesta Dal proprio accesso personale il dipendente sceglie la data della richiesta da modificare da un elenco a discesa. Le date disponibili sono solo quelle corrispondenti ai mesi nei quali il LUL non è ancora stato inviato al direttore. Nel caso in cui la richiesta iniziale sia stata fatta per più giorni, nell elenco a discesa appaiono tutte le singole date e la variazione avviene solo sulla data scelta. Le modifiche possibili sono solo sui campi Numero di ore e minuti Ora di inizio e fine Il salvataggio genera un messaggio di al direttore di centro. Nel caso in cui la richiesta di modifica venga validata o rifiutata il dipendente riceve una notifica via . In caso di approvazione da parte del direttore le ore e minuti aggiuntivi vengono visualizzati nel LUL nella colonna Ore aggiuntive. ANNULLA ORE AGGIUNTIVE L annullamento di una richiesta di ore e minuti aggiuntivi può avvenire solo in presenza delle seguenti condizioni: La richiesta da variare è stata approvata dal direttore Il dipendente non ha ancora inviato al direttore il LUL del mese relativo alla richiesta Dal proprio accesso personale il dipendente sceglie la data della richiesta da annullare da un elenco a discesa. Le date disponibili sono solo quelle corrispondenti ai mesi nei quali il LUL non è ancora stato inviato al direttore. Nel caso in cui la richiesta iniziale sia stata fatta per più giorni, nell elenco a discesa appaiono tutte le singole date e la variazione avviene solo sulla data scelta. 3

5 Il salvataggio genera un messaggio di al direttore di centro. Nel caso in cui la richiesta di annullamento venga validata o rifiutata il dipendente riceve una notifica via . Richiesta servizio fuori sede: Descrizione del processo RICHIESTA SERVIZIO FUORI SEDE La richiesta di servizio fuori sede viene fatta dal dipendente attraverso il proprio accesso personale. Il dipendente può richiedere di effettuare servizio fuori sede per un solo giorno oppure per un arco di tempo. Nell inserimento della richiesta vanno specificati: Data di inizio e fine (eventualmente coincidenti) Ora di inizio e fine dell assenza (solo se data di inizio e fine coincidono) Numero di ore e minuti di Missione (solo se data di inizio e fine coincidono) Numero di ore e minuti di Servizio (bisogna specificare anche il numero di ore e minuti che sono da considerarsi come Recupero Ore Presenza (ROP)) Corso scelta da un elenco a discesa tra i corsi in cui il dipendente ha un incarico + voce Altro Motivazione Il salvataggio di tale richiesta genera un messaggio di al direttore di centro. Nel caso in cui la richiesta venga validata o rifiutata il dipendente riceve una notifica via . In caso di approvazione da parte del direttore le ore di servizio escluse le ore e minuti di ROP vengono visualizzate nel LUL nella colonna Ore Lavorate indicate dalla scritta Missione. Queste ore e minuti, sommate alle ore e minuti di presenza in sede, costituiranno l orario di lavoro. Le ore e minuti di ROP vengono invece visualizzate nella colonna Ore Aggiuntive indicate sempre dalla scritta Missione. Nella figura seguente viene mostrata una richiesta di servizio fuori sede. Tale richiesta è composta da un totale di ore di servizio di 1 ora e 30 minuti di cui 45 minuti ROP. Il dipendente ha inoltre effettuato 7 ore e 05 minuti di presenza in sede. Il sistema calcola come totale ore della giornata 7 ore e 05 minuti di presenza in sede + 45 minuti di servizio relativo alla missione per un totale di 7 ore e 50. Inoltre nella colonna Ore Aggiuntive vengono riportate le ore e minuti di ROP inserite nella richiesta di servizio fuori sede. 4

6 MODIFICA SERVIZIO FUORI SEDE La variazione di una richiesta di servizio fuori sede può avvenire solo in presenza delle seguenti condizioni: La richiesta da variare è stata approvata dal direttore Il dipendente non ha ancora inviato al direttore il LUL del mese relativo alla richiesta Dal proprio accesso personale il dipendente sceglie la data della richiesta da modificare da un elenco a discesa. Le date disponibili sono solo quelle corrispondenti ai mesi nei quali il LUL non è ancora stato inviato al direttore. Nel caso in cui la richiesta iniziale sia stata fatta per più giorni, nell elenco a discesa appaiono tutte le singole date e la variazione avviene solo sulla data scelta. Le modifiche possibili sono solo sui campi Ora di inizio e fine Numero di ore e minuti di Missione Numero di ore e minuti di Servizio Numero di ore e minuti di Servizio di ROP (Recupero Ore Presenza) Il salvataggio genera un messaggio di al direttore di centro. Nel caso in cui la richiesta di modifica venga validata o rifiutata il dipendente riceve una notifica via . In caso di approvazione da parte del direttore le ore e minuti di servizio fuori sede vengono visualizzate nel LUL nelle colonne Ore Lavorate indicate dalla scritta Missione. ANNULLA SERVIZIO FUORI SEDE L annullamento di una richiesta di servizio fuori sede può avvenire solo in presenza delle seguenti condizioni: La richiesta da annullare è stata approvata dal direttore Il dipendente non ha ancora inviato al direttore il LUL del mese relativo alla richiesta Dal proprio accesso personale il dipendente sceglie la data della richiesta da annullare da un elenco a discesa. Le date disponibili sono solo quelle corrispondenti ai mesi nei quali il LUL non è ancora stato inviato al direttore. Nel caso in cui la richiesta iniziale sia stata fatta per più giorni, nell elenco a discesa appaiono tutte le singole date e la variazione avviene solo sulla data scelta. Se viene annullato il primo giorno di una missione su più giorni, eventuali rimborsi agganciati alla missione verranno cancellati. Il salvataggio genera un messaggio di al direttore di centro. Nel caso in cui venga validata o rifiutata il dipendente riceve una notifica via . 5

7 Richiesta rimborso: Descrizione del processo RICHIESTA RIMBORSO La richiesta di rimborso viene fatta dal dipendente attraverso il proprio accesso personale, a fronte di una richiesta di servizio fuori sede approvata dal direttore. Il dipendente può fare una sola richiesta di rimborso per ogni missione. Nell inserimento della richiesta vanno specificati: Missione a cui è collegato il rimborso Lunghezza percorso Importo benzina Targa Modello automobile Importi relativi a tipologie di spesa File PDF contenente le ricevute Il salvataggio di tale richiesta genera un messaggio di al direttore di centro. Nel caso in cui venga validata o rifiutata il dipendente riceve una notifica via . Le richieste di rimborso NON possono essere effettuate dopo l invio al direttore del LUL. ANNULLA RIMBORSO L annullamento di una richiesta di rimborso può avvenire solo in presenza delle seguenti condizioni: La richiesta da annullare è stata approvata dal direttore Il dipendente non ha ancora inviato al direttore il LUL del mese relativo alla richiesta Dal proprio accesso personale il dipendente sceglie la richiesta da annullare da un elenco a discesa. I rimborsi disponibili sono solo quelli corrispondenti ai mesi nei quali il LUL non è ancora stato inviato al direttore. Il salvataggio genera un messaggio di al direttore di centro. Nel caso in cui venga validata o rifiutata il dipendente riceve una notifica via . 6

8 LUL: Descrizione del processo Il dipendente nel proprio accesso personale visualizza il LUL contenente i dati rilevati fino al giorno precedente la data di consultazione, in modo da poter verificare il calcolo automatico delle presenze derivanti dalle timbrature ed eventuali richieste di assenza, ore aggiuntive, servizio fuori sede approvate dal direttore. Il LUL appare come mostrato in figura: Le colonne iniziali contengono l orario di lavoro del dipendente costituito da ingresso/uscita e dal numero totale di ore di lavoro previste. Alla voce consuntivo, invece, appaiono in sola lettura, nell ordine: Orari di timbratura rilevati dal lettore badge (entrata e uscita sono evidenziati con colori diversi) Ore di presenza calcolate automaticamente dal sistema che tengono conto degli orari di ingresso (espressi in ore e minuti) e uscita (espressi in ore e minuti), delle richieste di ore aggiuntive (espresse in ore e minuti) e della durata della pausa pranzo (se prevista dall orario di lavoro ed espressa in ore e minuti). Nella rispettiva colonna verrà mostrato in marrone, il valore espresso in ore e minuti e in blu il valore calcolato in centesimi (valore figurativo che non viene utilizzato nel calcolo del totale settimanale) Ore di Docenza Ore di assenza (espresse in ore e minuti) approvate dal direttore raggruppate per causale. Nella rispettiva colonna verranno visualizzati sia il valore espresso in ore e minuti sia quello espresso in centesimi tra parentesi tonde (valore figurativo che non viene utilizzato nel calcolo del totale settimanale) Ore aggiuntive (espresse in ore e minuti) approvate dal direttore con relativa causale.. Nella rispettiva colonna verranno visualizzati sia il valore espresso in ore e minuti sia quello espresso in centesimi tra parentesi tonde (valore figurativo che non viene utilizzato nel calcolo del totale settimanale) 7

9 Spunta del primo ticket: avviene in automatico se viene rilevata la timbratura o se ci sono ore lavorate (ore di presenza in sede con mancata timbratura, ore di servizio fuori sede approvate, ore aggiuntive approvate) Il dipendente, sulle giornate in cui il sistema non fa in automatico il conteggio delle ore e dei minuti di presenza (es. anomalia nelle timbrature, mancata timbratura per dimenticanza del badge, malfunzionamento del lettore badge, giornate in cui ci sono ore e minuti di servizio fuori sede, ecc.), può indicare il numero di ore e di minuti di presenza in sede, con relativa motivazione. La figura seguente mostra un esempio di inserimento delle ore e dei minuti di presenza in sede. Nelle timbrature risulta un ingresso e tre uscite e il sistema non riesce a conteggiare le ore e minuti di presenza in sede. Il dipendente ha quindi indicato manualmente le ore e minuti di presenza in sede. Alla fine di ogni settimana, il sistema visualizza i totali settimanali delle ore da orario di lavoro (espressi in centesimi), il numero totale delle ore effettuate espressi sia in ore e minuti che in centesimi, il totale delle ore di docenza. Nel caso in cui le ore lavorate + le ore di assenza totali settimanali siano inferiori alle ore totali settimanali da orario di lavoro viene visualizzata l immagine per segnalare che sono presenti nella settimana ore e minuti di assenza senza relativa richiesta. Accanto ad essa viene visualizzato tra parentesi quadra quante ore e minuti mancano. Cliccando sull icona è possibile inviare una richiesta di assenza al direttore per le ore e minuti mancanti al completamento della settimana. Tramite questa richiesta è possibile specificare su quali giorni della settimana inserire le ore e i minuti mancanti. Tali ore e minuti, una volta approvati, verranno visualizzati in corrispondenza del giorno lavorativo della settimana specificato. La figura seguente mostra un esempio di LUL con i totali settimanali. 8

10 Nel caso in cui invece nella settimana siano presenti delle ore e minuti aggiuntivi senza relativa richiesta verrà visualizzata un icona di notifica (freccia verde). Per il riconoscimento di tali ore e minuti aggiuntivi è necessario fare la relativa richiesta. All inizio del mese successivo il dipendente deve inviare al proprio direttore il LUL spuntando la voce Invia al Direttore per l approvazione, che appare in automatico se tutte le ore e minuti di assenza sono stati giustificati: Una volta inviato al Direttore, il LUL risulta immodificabile al dipendente. 9

11 Allegato A Causali di assenza e di ore aggiuntive CAUSALI ASSENZA ALL ASP ASS CMA CMB DON FER ONL PEF PEL PFH PFP PLH PNR PPH PPR Riposi giornalieri per allattamento Aspettativa non retribuita Assemblea Sindacale Congedo matrimoniale Congedo per malattia del bambino Donazione sangue Ferie Ore Non Lavorate Permessi ex festività Permessi elettorali Permessi mensili figli handicap grave Permesso funzioni pubbliche Permessi mensili per lavoratore con handicap grave Permesso non retribuito Permessi mensili assist. parenti/affini con handicap Permessi prenatali PRE Permesso retribuito art. 43 PSA Permesso sanitario art. 45 c. 4 PSC PSI RIA RIT RLH Permesso scolastico Permessi sindacali Riposo compensativo Ritardo Riposi giornalieri per lavoratore con handicap grave 10

12 ROA RPH SCI Recupero Ore Assenza Riposi e permessi giornalieri figli handicap grave Sciopero CAUSALI ORE AGGIUNTIVE ROP STR SUP Recupero Ore Presenza Straordinario (visibile ai dipendenti a tempo pieno) Supplementare (visibile ai dipendenti a tempo parziale) 11

13 Allegato B - Metodo di calcolo delle ore di presenza dei dipendenti DATI DI PARTENZA Orario di lavoro Orario dell Unità Organizzativa Timbrature del dipendente ORARIO DI LAVORO L orario di lavoro del dipendente viene caricato dall Ufficio Personale per ogni dipendente. E possibile inserire fino a 3 orari di ingresso e 3 di uscita per ogni giorno della settimana. L orario ha un periodo di validità (dal/al). In fase di modifica dell orario va specificata la data di decorrenza. Il sistema congela l orario precedentemente inserito e inserisce come data di validità la data di decorrenza del nuovo orario -1 giorno. ORARIO DELL UNITÀ ORGANIZZATIVA L orario di apertura e chiusura dell unità organizzativa viene caricato dall Ufficio Personale per ogni U.O. E possibile inserire un orario di apertura e uno di chiusura per ogni giorno della settimana. L orario ha un periodo di validità (dal/al). In fase di modifica dell orario va specificata la data di decorrenza. Il sistema congela l orario precedentemente inserito e inserisce come data di validità la data di decorrenza del nuovo orario -1 giorno. ALGORITMO DI CALCOLO Orario di ingresso: Il sistema verifica la coerenza della prima timbratura della giornata con l orario di ingresso specificato nell orario di lavoro CASO 1 (Ingresso in Anticipo): Ora di timbratura < orario di lavoro (ingresso) 1.1 Se l anticipo è inferiore o uguale a 30 minuti, il sistema calcola come ora di ingresso l orario di timbratura 1.2 Se l anticipo è superiore a 30 minuti, il sistema calcola come ora di ingresso l orario di ingresso meno i 30 minuti In entrambi i casi il sistema controlla l ora di ingresso risultante con l orario dell Unità Organizzativa. CASO A: Ora di ingresso risultante superiore all orario di apertura dell U.O: il sistema rileva come orario di ingresso quello calcolato ai punti 1.1 e 1.2 CASO B: Ora di ingresso risultante inferiore all orario di apertura dell U.O. e orario di lavoro superiore all orario di apertura dell U.O: il sistema rileva come orario di ingresso quello dell U.O. CASO C: Ora di ingresso risultante inferiore all orario di apertura della U.O e orario di lavoro inferiore all orario di apertura dell U.O: il sistema rileva come orario di ingresso quello calcolato ai punti 1.1 e 1.2 In tutti i casi il sistema verifica se è stata fatta una richiesta per gli eventuali 30 minuti di anticipo. In questo caso considera come ora di ingresso l orario di lavoro (ingresso) CASO 2 (Ingresso in Ritardo): Ora di timbratura > orario di lavoro (ingresso) 12

14 2.1 Se il ritardo è inferiore o uguale a 30 minuti può essere recuperato all interno della giornata/settimana con un uscita posticipata rispetto all orario di lavoro (uscita) senza fare alcuna richiesta. 2.2 Se il ritardo è superiore a 30 minuti può essere recuperato all interno della giornata/settimana con un uscita posticipata facendo specifica richiesta al direttore In ogni caso il sistema calcola come ora di ingresso l ora di timbratura Pausa pranzo: La pausa pranzo è obbligatoria e non può essere inferiore alla pausa da orario di lavoro. CASO 1: durata della pausa < della durata della pausa da orario di lavoro Il sistema considera la durata della pausa da orario di lavoro CASO 2: durata della pausa > della durata della pausa da orario di lavoro Il sistema considera la durata effettiva della pausa CASO 3: pausa inesistente (2 timbrature in una giornata) Se l orario di lavoro per quella giornata non prevede la pausa (es. mezza giornata di lavoro), il sistema non la considera Se invece l orario di lavoro per quella giornata prevede la pausa ma non è stata fatta, il sistema considera comunque la pausa da orario di lavoro Orario di uscita: Il sistema verifica la coerenza dell ultima timbratura della giornata con l orario di uscita specificato nell orario di lavoro CASO 1 (Uscita Anticipata): Ora di timbratura < orario di lavoro (uscita) Il sistema calcola come ora di uscita l ora di timbratura CASO 2 (Uscita Posticipata): Ora di timbratura > orario di lavoro (uscita) 2.1 Se il ritardo in uscita è inferiore o uguale a 30 minuti il sistema calcola come ora di uscita l ora di timbratura 2.2 Se il ritardo in uscita è superiore a 30 minuti il sistema calcola come ora di uscita l orario di lavoro (uscita) più i 30 minuti CASO A: Ora di uscita risultante ai punti 2.1 e 2.2 inferiore all orario di chiusura dell U.O: il sistema rileva come orario di uscita quello calcolato ai punti 2.1 e 2.2 CASO B: Ora di uscita risultante ai punti 2.1 e 2.2 superiore all orario di chiusura dell U.O. e orario di lavoro inferiore all orario di chiusura dell U.O: il sistema rileva come orario di uscita quello dell U.O. CASO C: Ora di uscita risultante ai punti 2.1 e 2.2 superiore all orario di chiusura della U.O e orario di lavoro superiore all orario di chiusura dell U.O: il sistema rileva come orario di uscita quello calcolato ai punti 2.1 e 2.2 Se il ritardo in uscita è stato giustificato attraverso una richiesta al direttore, il sistema calcola come ora di uscita l orario di lavoro (uscita). In qualsiasi caso se i minuti fatti in più entro le tolleranze (ingresso anticipato, uscita posticipata) sono stati giustificati con una richiesta, non entreranno nel conteggio delle ore presenza in quanto compaiono già come ore aggiuntive. Se il numero di timbrature risulta essere maggiore rispetto al numero di timbrature richieste dal proprio orario di lavoro, il sistema non calcola in automatico il numero di ore di presenza ma è il dipendente a dichiarare il numero di ore lavorate. 13

15 TOTALE SETTIMANALE Il Totale Settimanale è la somma delle ore di presenza calcolate secondo l algoritmo descritto in precedenza sommate alle ore di servizio di eventuali missioni approvate (escluse le ore aggiuntive). CASO 1: Totale Settimanale delle Ore di Presenza > Totale Settimanale secondo il proprio Orario di Lavoro Il dipendente può richiedere il riconoscimento delle ore eccedenti le ore previste dal proprio orario di lavoro attraverso la normale richiesta di ore aggiuntive. CASO 2: Totale Settimanale delle Ore di Presenza < Totale Settimanale secondo il proprio Orario di Lavoro Il sistema segnala con una apposita immagine ( ) le ore lavorate sono inferiori alle ore previste dal proprio orario di lavoro. Il dipendente può fare la richiesta di assenza al direttore cliccando sull immagine. Il sistema in automatico propone la richiesta di assenza con la scelta tra le causali ROA e PNR, rileva il numero di ore mancanti e ne chiede la motivazione. In questo caso le ore vengono visualizzate nella colonna Ore assenza sull ultima giornata lavorativa in base al proprio orario di lavoro. La richiesta, se non effettuata settimanalmente, va inoltrata entro e non oltre il quarto giorno del mese successivo. In caso di impedimento del lavoratore di procedere alla chiusura mensile, a causa di malattia, tali operazioni verranno eseguite d ufficio dal responsabile del personale. Se il dipendente non fa la richiesta al direttore, quando il LUL viene inviato il sistema avverte che sono presenti delle assenze senza relativa richiesta. Nel momento in cui tale segnalazione viene ignorata, per tutte le ore di assenza non giustificate verrà automaticamente inserita una richiesta di assenza con causale Ore Non Lavorate già approvata dal direttore. Le ore straordinarie autorizzate dalla direzione verranno automaticamente conteggiate senza che il lavoratore debba segnalarle attraverso il LUL. I giorni di ferie verranno conteggiati in ore all interno del LUL stesso anche al fine di permettere la chiusura della settimana a 36 ore. Per i lavoratori che, a seguito di turnazione concordata, lavorino alternativamente su 5 o su 6 giorni, il LUL effettuerà le modifiche del profilo orario settimanale in automatico, senza alcun obbligo di modifica da parte del lavoratore. Nel caso, invece, di variazione saltuaria da 5 a 6 giorni, il lavoratore dovrà segnalare di persona le modifiche attraverso il LUL. 14