Percorso Professionalizzante per la Compliance in banca. Modulo 1 I BASIC DELLA COMPLIANCE: LE COMPETENZE DI BASE. Milano, aprile 2012

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1 Percorso Professionalizzante per la Compliance in banca Modulo 1 I BASIC DELLA COMPLIANCE: LE COMPETENZE DI BASE Sede ABI - Via Olona, 2

2 Gruppo UBI Banca Il potenziale multi dimensionale del Repository a supporto delle eterogenee esigenze delle Funzioni Aziendali a) Il contesto di riferimento b) Il modello operativo e la gerarchia dei processi c) La multidimensionalità d) Un esempio di applicazione Roberto Siniscalchi - Analista Organizzativo Senior - UBI Sistemi e Servizi

3 Il contesto di riferimento Nel 2009 è stato realizzato il Progetto Governo dei Processi coinvolgendo le Organizzazioni di UBI Banca ed UBI Sistemi e Servizi e le funzioni specialistiche e di controllo a presidio dei rischi, per: conseguire una gestione integrata del patrimonio informativo del Gruppo UBI conseguire un omegeneizzazione delle informazioni rivenienti da realtà aziendali pre-esistenti Tra i principali risultati conseguiti dal Progetto: definizione delle regole e della metodologia per la formalizzazione e documentazione dei processi aziendali sviluppo della Tassonomia unica e condivisa di rappresentazione dell operatività; sviluppo e configurazione del Repository organizzativo dei processi quale strumento di gestione del patrimonio informativo; definizione del ruolo delle diverse strutture aziendali all interno del contesto di riferimento. A Dicembre 2011 è stata pubblicata la versione aggiornata della Tassonomia nell ottica di assicurare una maggiore corrispondenza della stessa con la mutata realtà aziendale a cui fa riferimento, pur garantendo la continuità con quanto fatto sino a quel momento nell ambito del Repository..

4 Il modello operativo di gestione del Repository Il Modello Integrato di Gestione dei Processi ha sancito per il Gruppo UBI Banca l utilizzo di una piattaforma di BPM come strumento per la gestione del Repository Organizzativo. Attività di gestione del Repository Schema illustrativo A Manutenzione B Sviluppo con mappatura C Sviluppo senza mappatura aggiornamento delle informazioni presenti all interno del Repository, relativi a processi, flussi di attività, rischi, controlli, organigrammi, reportistica, requisiti informativi ecc.; attività che danno origine alla mappatura di nuovi sottoprocessi al 6 livello della Tassonomia attività che creano una implementazione qualitativa ed informativa del Repository senza mappare nuovi sottoprocessi Livello di ricchezza dei contenuti A. Manutenzione C. Sviluppo con arricchimento informativo B. Sviluppo con mappatura nuovi processi Numero di processi mappati

5 La gerarchia dei processi Competenza Livello Denominazione Quantità 1 Area 3 2 Macroambito 26 UBI 3 Ambito 84 4 Macroprocesso Processo 604 UBI.S 6 Sottoprocesso (Flusso di attività) Variabile

6 Il modello multidimensionale Multicompliance evolution Modello operativo 231 Modello 262 HR Organigrammi Aziendali per normativa Repository Reportistica multi task Normativa di riferimento Aggiornamento Processi? Organigrammi per il Corporate Portal

7 Esempio: Modello operativo ex L.262 Caratteristiche Set informativo funzionale per la redazione di tutte le tipologie di report. Diverse modalità di redazione dei documenti (i report estratti automaticamente dal Repository richiedono una preventiva implementazione ed aggiornamento dei flow chart) Deliverables prodotti Guida dei processi Risk & Control Analysis (RCA) Test Of Design (TOD) Test Of Effectiveness (TOE) Piano di Azioni Correttive (PAC) Benefici riscontrati Benefici qualitativi derivanti dalla standardizzazione ed omogeneità del sistema di reporting Riduzione dei tempi di redazione di tutti i deliverables Gestione integrata del patrimonio informativo

8 Amministrazione del personale (Inizio processo) Invio bonifici relativi all'amministrazione Personale 1 Predisposizione lettera di richiesta Richiesta predispozione Predispone invio bonifico (firmata dal Resp. UO bonifico lettera e contenente i dati del pagamento) via posta richiesta a fronte dei pagamenti per personale invio Bonifico non dipendente Gruppo BPU (amministratori, sindaci, etc.) 2 Contabilità Operativa 1 Attività + 1 Rischio + 1 Controllo Invia lettera Invia della lettera tramite posta interna all'uo Contabilità Operativa Richiesta predispozione bonifico via posta Ricevuta lettera di richiesta bonifico per pagamenti Richiesta predispozione da parte del Personale bonifico 3 via posta Recepisce richiesta bonifico a fronte di pagamento del personale 4 All attività viene collegato il relativo rischio Procedura Bonifici Inserisce ordine di Bonifico 5 Procedura Bonifici Autorizza bonifico Assegna CRO 6 Il rischio viene collegato ad una attività di controllo Procedura Bonifici 7 Inserimento dati bonifco errati Inserisce dati Bonifico per Registrazione Contabile Procedura Bonifici Stampa Riepilogo Bonifici 8 Lancia stampa riepilogo Bonifici 9 All attività di controllo viene associata l Unità Organizzativa responsabile. Verifica corretta contabilizzazione Control (Fine processo) Inviati bonifici relativi all'amministrazione Personale

9 Grazie per la vostra attenzione Roberto Siniscalchi