Descrizione dei servizi di assistenza professionale nella predisposizione del Bilancio di Sostenibilità (*)

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1 Descrizione dei servizi di assistenza professionale nella predisposizione del Bilancio di Sostenibilità (*) Ottobre 2014 (*) VIVIDA Sustainability Reporting è ufficialmente registrata come Organizational Stakeholder del Global Reporting Initiative (GRI) e supporta attivamente la missione del GRI nello sviluppare globalmente linee guida al Reporting di Sostenibilità attraverso un processo multi-stakeholder.

2 INDICE 1. Premessa 2. Bilancio di Sostenibilità e linee guida Global Reporting Initiative (GRI) 3. Valore e obiettivi del progetto 4. Modalità di esecuzione del progetto e deliverables 5. Tempistiche di esecuzione 6. Note metodologiche 1

3 PREMESSA L operare quotidiano delle organizzazioni, sia esse di tipo for profit ovvero non profit, comporta una serie di azioni che hanno un riflesso nel contesto ambientale, sociale ed economico di riferimento. Ogni organizzazione svolge la propria attività con un livello di consapevolezza degli impatti del proprio operato differente e dettato dal sistema di valori che la animano e che la governano. In questo contesto e con particolare riguardo al sistema delle imprese nel corso degli ultimi venti anni si è sempre più affermata la consapevolezza di dotarsi di strumenti di governance ed informativi in grado di guidare l operare dell azienda e gli effetti che tale operato ha sui principali portatori di interesse, gli stakeholders. come Bilancio di Sostenibilità grazie al quale l operare quotidiano dell azienda può essere comunicato attraverso tre prospettive: - responsabilità economica - responsabilità ambientale - responsabilità sociale Il presente documento intende illustrare le caratteristiche dello strumento informativo Bilancio di Sostenibilità, gli standard di riferimento, l approccio VIVIDA ed i benefici connaturati e conseguenti all implementazione di tale sistema di rendicontazione. Carlo Vasile (Partner) 2 Si sono sempre più affermati i concetti tra loro correlati di responsabilità sociale d impresa e di sviluppo sostenibile ; tali concetti in molti casi di successo hanno influenzato ed influenzano la governance aziendale e, in primis, dettano la Mission dell impresa. Operare consapevolmente comporta tuttavia la necessità di confrontarsi costantemente con i propri stakeholders al fine di rendicontare il lavoro svolto, identificando un momento di dialogo atto ad innescare il processo di miglioramento continuo. Lo strumento per rendicontare il sistema di valori aziendali, gli impatti sull ambiente circostante ed il suo interagire con i vari stakeholders è identificabile nel modello di rendicontazione sociale meglio conosciuto

4 BILANCIO DI SOSTENIBILITA E LINEE GUIDA DEL GLOBAL REPORTING INITIATIVE (GRI) Il Bilancio di Sostenibilità è un documento informativo, redatto su base volontaria dall organizzazione che lo redige, il quale descrive come tale organizzazione ha operato nei confronti dei propri stakeholders in termini di sostenibilità economica, ambientale e sociale. Il Bilancio di Sostenibilità si fonda su due concetti cardine: lo sviluppo sostenibile e la trasparenza. Lo sviluppo sostenibile è stato definito dal Word Commission of Environment and Development come la capacità di soddisfare i bisogni delle generazioni attuali senza compromettere la capacità di quelle future di soddisfare i propri bisogni. Le organizzazioni di ogni tipo, in virtù della funzione centrale che rivestono nella società, hanno un ruolo importante nel raggiungimento di questo obiettivo. La trasparenza sulla sostenibilità delle attività di un organizzazione rappresenta un interesse primario per una vasta gamma dei suoi stakeholders, portatori di interesse quali: imprese, dipendenti, sindacati, organizzazioni non governative, investitori, analisti, etc.. Per sostenere queste aspettative e per comunicare in maniera chiara e trasparente la sostenibilità delle singole organizzazioni è necessaria una visione globalmente condivisa di concetti, linguaggi e standard. Il Global Reporting Initiative (di seguito GRI ) rappresenta oggi lo standard più accreditato che permette di raggiungere questo risultato mediante un sistema credibile ed attendibile di reporting di sostenibilità, utilizzabile da organizzazioni di qualsiasi dimensione, settore o Paese. Il GRI, al fine di consentire a qualsiasi organizzazione di implementare un sistema di reporting sostenibile, ha promulgato una serie di linee guida universalmente accettate le quali rappresentano punto di riferimento sia per coloro che intendono presentare il documento, sia per i professionisti incaricati della loro revisione. GRI Reporting Framework (cenni) Nel mese di maggio 2013, durante la Global Conference on Sustainability and Reporting organizzata dal GRI ad Amsterdam, è stato ufficialmente presentato il nuovo set di linee guida (G4) per la redazione del bilancio di sostenibilità. L 11 settembre 2013 VIVIDA ha partecipato, in qualità di Organizational Stakeholder, all evento organizzato a Roma dal GRI presso Confindustria durante il quale sono stati approfonditi gli aspetti innovativi delle linee guida G4 rispetto a quelle G3.1 attualmente in uso. Le nuove linee guida G4 saranno obbligatorie a partire dai bilanci chiusi dopo il 31 dicembre Tuttavia, per tutti i soggetti che redigono per la prima volta il bilancio di sostenibilità secondo lo standard GRI è raccomandata l applicazione anticipata delle linee guida G4. Il modello di rendicontazione qui descritto, declinato nelle nuove linee guida G4, si suddivide in: 3

5 - Parte 1: Reporting Principles and Standard Diclosures - Parte 2: Implementation Manual La Parte 1 Reporting Principles and Standard Diclosures contiene i principi del reporting di sostenibilità, i requisiti di informativa standard ed i criteri che un organizzazione deve applicare per predisporre un bilancio di sostenibilità in accordo con le linee guida GRI. I principi del reporting di sostenibilità si suddividono in: Principi per definire il contenuto del bilancio di sostenibilità 1. Stakeholder inclusiveness: identificare gli stakeholder e spiegare loro come l organizzazione ha risposto alle loro aspettative e interessi. 2. Sustainability context: il bilancio di sostenibilità deve presentare la performance dell organizzazione nel più ampio contesto della sostenibilità. 3. Materiality: riportare solo gli aspetti che riflettono gli impatti significativi in ambito economico, ambientale e sociale ovvero che influenzano il giudizio e le decisioni degli stakeholders. 4. Completeness: il bilancio di sostenibilità deve includere tutte le informazioni materiali così come definite al punto 3. Principi per definire la qualità del bilancio di sostenibilità 1. Balance (equilibrio): riportare gli aspetti positivi e negativi della performance dell organizzazione in modo da consentire un ragionevole giudizio della performance complessiva. 2. Comparability (comparabilità): selezionare, compilare e riportare le informazioni in maniere coerente da anno in anno. 3. Accuracy (accuratezza): le informazioni devo essere riportate in maniera sufficientemente accurata e dettagliata in modo da consentire agli stakeholder un formulare un giudizio sulla performance dell organizzazione. 4. Timeliness (tempestività): emettere il bilancio di sostenibilità sulla base di un calendario costante in modo che le informazioni siano a disposizione degli stakeholders al fine di decidere in maniera informata. 5. Clarity (chiarezza): le informazioni devono essere messe a disposizione in maniera comprensibile e accessibile agli stakeholders che usano il bilancio di sostenibilità. 6. Reliability (affidabilità): l organizzazione dovrebbe catturare, registrare, compilare, analizzare e presentare le informazioni ed i processi utilizzati per la preparazione del bilancio di sostenibilità in modo tale che queste possano essere soggette ad un esame esterno e che sia stabilita la qualità e la materialità delle informazioni stesse. Le Standard Disclosures, ovvero i requisiti di informativa necessari per un bilancio di sostenibilità in accordo con le linee guida GRI, si suddividono a loro volta in generali e specifici. I requisiti di informativa generici sono suddivisi in: Strategy and Analysis, Organizational Profile, Identified Material Aspects and Boundaries, Stakeholder Engagement, Report Profile, Governance, Ethics and Integrity. 4

6 I requisiti di informativa specifici sono suddivisi in: informazioni sull approccio adottato dal management e indicatori. Gli indicatori, a loro volta, sono suddivisi in tre categorie: - Economic - Environmental - Social: labor practices and decent work, human rights, society, product responsibility La Parte 2 Implementation Manual contiene invece tutte le istruzioni necessarie per applicare i principi del reporting di sostenibilità, indicazioni su come predisporre l informativa e su come interpretare i vari concetti proposti nelle linee guida. Il bilancio di sostenibilità è predisposto in accordo con le linee guida del GRI seguendo due approcci: 5 - Core: vengono forniti gli elementi informativi essenziali previsti dal G4. - Comprehensive: viene fornita un informativa estensiva secondo gli standard previsti dal G4.

7 VALORE E OBIETTIVI DEL PROGETTO Il Valore per l impresa L implementazione di un sistema di rendicontazione sostenibile permette all impresa di soddisfare le aspettative dei molteplici interlocutori sociali in termini di trasparenza del proprio operato. Anche se il Bilancio di Sostenibilità non è ancora obbligatorio, sono già al vaglio in Commissione Europea linee guida per rendere sempre più frequente questo tipo di informazione in un prossimo futuro. Tra quelle già pubblicate si annoverano il Libro Verde Promuovere un quadro europeo per la responsabilità sociale delle imprese e la Comunicazione Responsabilità sociale delle imprese: un contributo delle imprese allo sviluppo sostenibile. Il concetto di sviluppo sostenibile sta diventando sempre più pregnante nella business community e sono sempre più frequenti le richieste di informazioni sulla performance sociale dell azienda da parte di istituzioni finanziarie al fine di determinare il rating globale da attribuire. A tal riguardo l Antitrust ha varato nel mese di novembre 2012 il Regolamento che stabilisce criteri e modalità di attribuzione dei punteggi per l ottenimento del rating di legalità per le imprese con fatturato maggiore di 2 milioni di Euro. Il Regolamento prevede, all art. 3, l attribuzione di punteggi addizionali per quelle imprese che, tra le varie condizioni, adottino processi volti a garantire forme di Corporate Social Responsibility anche attraverso l'adesione a programmi promossi da organizzazioni nazionali o internazionali e l'acquisizione di indici di sostenibilità. Il rating di legalità permetterà alle imprese virtuose di usufruire di una corsia preferenziale nell acquisizione di finanziamenti pubblici e di credito bancario. In aggiunta, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, ha reso disponibile in consultazione pubblica, il Piano d Azione Nazionale sulla Responsabilità Sociale d Impresa 2012/2014, grazie al quale l Italia presenta un proprio piano strategico volto alla promozione ed allo sviluppo della responsabilità sociale d impresa. Implementare quindi un sistema di rendicontazione sostenibile oggi non vuol dire più essere dei precursori ma dimostra attenzione verso un modo di interpretare l essere azienda sul mercato che è sempre più richiesto da differenti interlocutori (gli stakeholders) e che vede l azienda stessa come un operatore che assorbe e genera valore nel tessuto sociale ed economico nel quale opera. Una recente indagine promossa da Lundquist ha confermato che delle prime 85 società per capitalizzazione della Borsa di Milano, 41 non hanno pubblicato un Bilancio di Sostenibilità (ovvero il 47%). Il confronto con gli altri Paesi oggetto dell indagine parla da sé: «In Svizzera la ricerca rileva che solo il 20% delle società dell indice SMI non pubblica un bilancio CSR, mentre il dato si ferma al 7% per le 30 imprese dell indice tedesco DAX e all 8% per le 40 maggiori società nei Paesi nordici». La lista completa di tutte le società che hanno implementato tale sistema di rendicontazione è reperibile sul sito del GRI e dimostra come tale cultura si stia diffondendo con autorevolezza. 6

8 Gli obiettivi del progetto Obiettivo per un impresa interessata ad implementare un sistema di rendicontazione sociale è quello di tradurre il proprio sistema di valori in un modello di governance orientato anche al raggiungimento di un equilibrio tra sostenibilità e profitto. Obiettivo è quello di accrescere la propria visibilità nella business community nazionale ed internazionale, rendicontando in maniera chiara e trasparente il proprio operato ed il dialogo con i propri stakeholders. Il Bilancio di Sostenibilità redatto secondo gli standard GRI è un documento riconosciuto e riconoscibile sia a livello nazionale che internazionale. Obiettivo è quello di interpretare con anticipo un quadro normativo nazionale ed internazionale che sta convergendo verso una sempre più esplicita richiesta di strumenti di reporting di sostenibilità al fine di identificare le aziende che meritano di operare attraverso tutti gli strumenti che il mercato attualmente offre. 7 Obiettivo è quello di costruire un modello non solo informativo ma di governance a testimonianza di una visione imprenditoriale vincente in quanto orientata alla diffusione di una cultura di sviluppo sostenibile perfettamente in linea con il sentimento comune.

9 MODALITA DI ESECUZIONE DEL PROGETTO E DELIVERABLES L attività professionale di assistenza, oggetto del presente documento, prevede l esecuzione delle seguenti fasi: - Fase 1: identificazione del perimetro oggetto di rendicontazione, degli stakeholders e dei contenuti informativi da includere nel Bilancio di Sostenibilità: approccio core oppure comprehensive. - Fase 2: predisposizione della policy interna alla redazione del Bilancio di Sostenibilità. - Fase 3: predisposizione dell informativa secondo i requisiti di informativa generici. - Fase 4: coinvolgimento degli Stakeholders. - Fase 5: predisposizione dell informativa secondo i requisiti di informativa specifici. - Fase 6: aggregazione delle informazioni, editing e pubblicazione del Bilancio di Sostenibilità. Prima di intraprendere l esecuzione del progetto e quindi di qualsiasi delle fasi sopra illustrate, sarà responsabilità della Direzione Aziendale quella di costituire un gruppo di lavoro con un referente aziendale il quale collaborerà con i professionisti di VIVIDA nello svolgimento delle attività necessarie all esecuzione ed al completamento del progetto. Le fasi operative sopra elencate saranno svolte sia presso la sede della Società che in back-office in base alla natura delle attività stesse. Di seguito viene descritta una sintesi dei contenuti operativi afferenti le 6 fasi sopra identificate. Fase 1 - identificazione del perimetro oggetto di rendicontazione, degli stakeholders e dei contenuti informativi da includere nel Bilancio di Sostenibilità: approccio core oppure comprehensive In questa fase le principali attività consisteranno in: - Effettuare una ricognizione delle società del Gruppo ed individuare le entità legali da includere nel perimetro di rendicontazione. - Effettuare, per ogni società inclusa nel perimetro, il censimento di tutti gli stakeholders rilevanti. La corretta identificazione dei portatori di interesse è fondamentale in questa fase in quanto veicolerà tutte le attività successive. Per ogni tipologia di stakeholder individuato, è importante identificare uno/due rappresentanti chiave con i quali potersi interfacciare nel momento in cui si affronterà la fase 4. - Determinare i contenuti informativi che si intende includere nel Bilancio di Sostenibilità; decidere quindi l adozione di un approccio core oppure comprehensive nell applicazione delle linee guida G4. 8 Il referente aziendale avrà il compito di coordinare le risorse interne nell esecuzione delle analisi e/o reperimento di informazioni e documentazione che dovessero rendersi necessarie per l esecuzione del progetto.

10 Fase 2 - predisposizione della policy interna alla redazione del bilancio di sostenibilità In questa fase l obiettivo è la redazione di una procedura aziendale che declini le modalità operative e le scelte della Direzione Aziendale nell implementazione di un sistema di rendicontazione sociale. La procedura conterrà, a titolo esemplificativo, le seguenti informazioni minime: - Mission della Società, ovvero del Gruppo, nell approcciare il mercato secondo un concetto di sviluppo sostenibile. - Identificazione degli stakeholders e dei relativi impatti/relazioni. - Identificazione degli indicatori economici, ambientali e sociali che verranno utilizzati per la redazione del Bilancio di Sostenibilità. - Descrizione operativa di come la Società cattura le informazioni necessarie per redigere il Bilancio di Sostenibilità. - Descrizione di come la Società intende interagire periodicamente con i propri stakeholders. - Descrizione delle modalità di controllo interno ovvero esterno (revisione) con le quali la Società intende garantire la correttezza delle informazioni presentate e la qualità del report. In merito alla qualità del report sarà necessario includere nella procedura una chiara definizione dei concetti di: equilibrio, comparabilità, accuratezza, tempestività, chiarezza e affidabilità. La procedura sarà oggetto di aggiornamento su base annua in considerazione di aggiornamenti emessi da parte del GRI ovvero di mutamenti nell assetto organizzativo o nella compagine degli stakeholders. Fase 3 - predisposizione dell informativa secondo i requisiti di informativa generici In questa fase verranno delineati i contenuti informativi fondamentali per il bilancio di sostenibilità (ipotesi di approccio core ): - Strategy and Analysis: G4-1 standard GRI - Organizational Profile: da G4-3 a G4-16 standard GRI - Identified Material Aspects and Boundaries: da G4-17 a G4-23 standard GRI - Stakeholder Engagement: da G4-24 a G4-27 standard GRI - Report Profile: da G4-28 a G4-33 standard GRI - Governance: G4-34 standard GRI - Ethics and Integrity: G4-56 standard GRI Fase 4 - coinvolgimento degli Stakeholders Questa fase prevede due principali attività: - Definire i contenuti informativi in merito alla governance della Società, ai suoi impegni verso i vari stakeholders ed al loro coinvolgimento nel processo di rendicontazione (punti da G4-24 a G4-27 dello standard GRI). - Incontrare i rappresentanti chiave delle categorie di stakeholders identificate, informandoli del progetto, del suo stato di avanzamento e 9

11 coinvolgendoli (mediante la costituzione di un focus group) nel progetto. Questa attività è importante in quanto propedeutica ad una successiva presentazione del Bilancio di Sostenibilità alla business community. Fase 5 - predisposizione dell informativa secondo i requisiti di informativa specifici In questa fase, sulla base dell approccio core ovvero comprehensive identificato nella policy aziendale (fase 2) e degli indicatori specifici censiti, si procederà alla determinazione delle formule per permettere di calcolare tali indicatori sulla base dei dati disponibili per gli esercizi X-1 e X (primo Bilancio di Sostenibilità): - Indicatori di performance economica (da G4-EC1 a G4-EC9 dello standard GRI); - Indicatori di performance ambientale (da G4-EN1 a EN34 dello standard GRI); - Indicatori di performance sociale a loro volta suddivisi in: - Pratiche di lavoro e condizioni di lavoro adeguate (da G4-LA1 a G4-LA16 dello standard GRI); - Diritti umani (da G4-HR1 a HR12 dello standard GRI); - Società (da G4-SO1 a SO11 dello standard GRI; - Responsabilità del prodotto (da G4-PR1 a G4-PR9). Fase 6 - aggregazione delle informazioni, editing e pubblicazione del Bilancio di Sostenibilità Tutte le informazioni raccolte nelle fasi 3, 4 e 5 rappresentano il contenuto del Bilancio di Sostenibilità che dovrà essere redatto in forma di documento (elettronico ovvero cartaceo). Il Bilancio di Sostenibilità includerà al termine dell informativa un questionario grazie al quale sarà possibile raccogliere spunti di miglioramento per il Bilancio di Sostenibilità dell esercizio successivo. A puro titolo esemplificativo e seguendo l approccio di alcuni casi di successo, la Società potrebbe far seguire il completamento del progetto con un evento di presentazione del proprio Bilancio di Sostenibilità grazie al quale la Direzione Aziendale potrà illustrare il progetto, i propri obiettivi presenti e futuri in termini di sviluppo sostenibile. L attività di assistenza professionale, descritta nel presente documento, prevede quindi l emissione dei seguenti deliverables: 1. Policy aziendale sulla redazione del Bilancio di Sostenibilità per l esercizio X ed aggiornamenti per gli esercizi X+1 e X+2 ; 2. Assistenza nella redazione del Bilancio di Sostenibilità per gli esercizi X, X+1 e X+2. Non sono incluse nel presente documento eventuali attività di editing complesse del Bilancio di Sostenibilità le quali verranno decise di concerto con la Direzione Aziendale al fine identificare sia le modalità che possano maggiormente valorizzare il lavoro svolto (pubblicazione sul web, cartacea, 10

12 impaginazione, layout, immagini, ) che gli eventuali professionisti da coinvolgere nel caso in cui la Società non sia dotata al suo interno di risorse/strumenti adeguati. Lo svolgimento del progetto comporterà un kick-off meeting per presentare la squadra e concordare il piano d azione ed incontri periodici di allineamento al completamento di ogni fase al fine di aggiornare la Direzione Aziendale sullo svolgimento delle attività e per discutere eventuali criticità emerse. 11

13 TEMPISTICHE DI ESECUZIONE A titolo puramente esemplificativo, in relazione alla natura ed alla complessità di ciascuna delle sei fasi identificate e considerando l obiettivo di presentare il primo Bilancio di Sostenibilità in concomitanza con l approvazione del bilancio d esercizio e consolidato, un ipotesi di sviluppo delle attività da svolgere è di seguito sintetizzata: L impegno previsto in fase di prima applicazione, in termini di ore, per sviluppare tale progetto è stimato nell ordine di 400/700 ore in base alla complessità dell azienda, del mercato di appartenenza, dei processi produttivi adottati. L impegno complessivo in termini di ore si riduce del 40% circa nel secondo anno e del 40% circa nel terzo anno (rispetto al secondo). Anno X Anno X+1 Descrizione set ott nov dic gen feb mar apr mag Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 12 Le tempistiche proposte sono ovviamente ipotizzate considerando il primo anno di presentazione del Bilancio di Sostenibilità; l implementazione di un sistema di governance sostenibile presuppone un lavoro ed un monitoraggio costanti durante tutto l arco dell anno. Al fine di garantire il rispetto delle tempistiche si ipotizzata un assistenza professionale su un arco temporale di 3 esercizi in modo da garantire il giusto supporto nella fase di start-up del progetto (primo anno) e supportare adeguatamente la presa in carico da parte delle risorse interne all azienda di tale attività mediante un adeguato trasferimento di knowhow entro la fine del terzo anno.

14 NOTE METODOLOGICHE La presentazione del progetto, la declinazione nelle 6 fasi illustrate, le tempistiche di esecuzione e la stima dell impegno in termini di ore è stata costruita sulla base delle linee guida attualmente in vigore da parte del Global Reporting Initiative (linee guida G4). Il Global Reporting Initiative, alla data di redazione del presente documento, ha in corso un opera di traduzione delle linee guida in più lingue, tra cui l italiano. I contenuti qui descritti rappresentano la traduzione più fedele dei due manuali diffusi dal Global Reporting Initiative a maggio 2013 ovvero: - Volume 1: Reporting Principles and Standard Disclosures - Volume 2: Implementation Manual 13 In alcuni casi si è preferito non fornire una traduzione in lingua italiana della terminologia utilizzata in attesa della versione ufficiale approvata dal GRI.