Lista di Riscontro Audit Interni CONTABILITÀ E PAGHE

Transcript

1 Indice della lista di riscontro: Analisi documentale Verifica Ispettiva in campo STATO DELLE REVISIONI REV. PAR. PAG. N N N SINTESI DELLA MODIFICA Aggiornamento riferimenti per verifica T.U. 81/07 e / Inserimento verifica utilizzo moduli, registro antincendio e effettuazione prove emergenza Inserimento , 3 e Aggiornamento Aree 1, 2, 3 e Inserimento nuova attività (lettere di incarico) DATA 25/11/09 13/09/10 VERIFICA APPROVAZIONE 1

2 1. Area Requisiti del servizio/area N Descrizione requisito Applicabili 1.1 E disponibile/consultabile il bando di gara? 1.2 Sono definiti chiaramente gli obiettivi di servizio nel bando di gara? 1.3 E presente il Progetto di servizio/ Tecnico? tà NO NO NO 1.4 Elencare gli obiettivi più importanti NO T.U. 81. E presente DVR? Sono presenti/utilizzati eventuali DPI e/o ausili prescritti? Usato M (DPI e attrezzature?) Evidenza Esito 1.5 E previsto/presente il piano di evacuazione? Effettuate prove di evacuazione? Sono previsti estintori/sistemi antincendio? Sono mantenuti correttamente? Compilato il registro prevenzione incendi 1.6 E presente, completa e facilmente accessibile la cassetta di pronto soccorso? D.L. 196/2003. La normativa sulla privacy è applicata correttamente? Indicatori: Le modalità di conservazione dei documenti, non soggetti a trattamento automatizzato (accesso fisico ai locali ove si svolge il trattamento /conservazione) È presente MANSIONARIO INCARICHI PRIVACY? E presente la POLICY AZIENDALE aggiornata? La gestione delle parole chiave e dei profili di accesso degli incaricati. Utilizzato M 01.04? sicurezza delle trasmissioni in rete. Il livello di formazione ed il grado di apprendimento degli incaricati. 2

3 2. Area Documentazione del SGQ applicato N Descrizione requisito Applicabilità Evidenza Esito 2.1 Sono presenti e aggiornate le PG, IO e le IL previste per il servizio dal M 01.03? Estrazione da M in allegato 3. Area Organizzazione / Pianificazione N Descrizione requisito Applicabilità Evidenza Esito 3.1 E presente l organigramma? (M ) 3.2 E presente uno schema turni? E conforme al M ? Sono presenti i fogli presenza operatori? Sono conformi al M ? Riunioni e strumenti per passaggio di consegne E pianificato ed organizzato il lavoro? Sono presenti ed utilizzati strumenti per il passaggio di consegne e per verbalizzare le riunioni e le attività? (diario di bordo e/o quaderno consegne M , diario, agenda, verbali, diari ospiti) 3.5 E utilizzato il M Area OPERATIVA (IO PG.5) N Descrizione requisito Applicabilità Evidenza Esito 4.1 sistema di ricezione documentazione dai vari servizi per fatturazione attiva 4.2 prospetti da allegare alle fatture attive 3

4 4.3 Le fatture attive sono emesse, contabilizzate e archiviate? 4.4 verifiche adeguamenti tariffari fatture attive? 4.5 quadrature mensili di: partitari clienti fatturato attivo IVA esigibilità differita 4.6 gestione dei solleciti attivi 4.7 caricamento movimenti bancari e riconciliazione 4.8 gestione polizze assicurative e fidejussorie e risarcimenti assicurativi 4.9 gestione parco automezzi 4.10 gestione cassa contante ufficio gestione casse dei servizi 4.11 gestione traffico telefonico per centri di costo 4.12 gestione cellulari e schede SIM 4.13 gestione contratti utenze e servizi vari 4

5 4.14 caricamento fatture fornitori 4.15 accertamento costi mensili di competenza 4.16 gestione scadenziario passivo 4.17 archiviazione fatture fornitori 4.18 preparazione versamenti IVA preparazione versamenti ritenute d'acconto con emissione di ricevute per collaboratori occasionali caricamento contabilità per centri di costo personale 4.21 caricamento contabilità per centri di costo telefonia 4.22 gestione del C.E.D. e back up giornaliero 5

6 4.23 gestione della posta cartacea ed elettronica 4.24 Attivazione incarichi fornitori (su richiesta Coordinatori e con firma del legale rappresentante) gestione verifica pagamenti fornitori con contratti (impegni di spesa) 4.25 caricamento movimenti di cassa in Co.Ge 4.26 gestione pagamenti banca on line 4.27 gestione libro soci (ammissioni, dimissioni, incassi e restituzione quote, stampa) 4.28 caricamento movimenti libro cespiti e stampa 4.29 stampa libro giornale 4.30 predisposizione file e documentazione per elaborazione bilancio e dichiarazioni fiscali 6

7 4.40 Bilancio e Nota Integrativa 4.50 Elaborazione delle dichiarazioni fiscali 4.51 attività di coordinamento delle pratiche dell'ufficio PAGHE gestione delle cartelle del personale elaborazione cedolini paga elaborazione modulistica dei versamenti fiscali previdenziali elaborazione costi del personale per centri di costo gestione archivio cartaceo per ogni lavoratore dipendente/co.co.pro. gestione dei rapporti con gli istituti previdenziali 4.58 gestione dei rapporti con gli uffici fiscali 4.59 controllo elaborazione cedolini, partitari dei centri di costo, modelli previdenziali e fiscali 7

8 gestione dei rapporti con consulenti esterni gestione degli acconti su retribuzioni, degli anticipi su T.F.R. e della relativa cassa contanti aggiornamento professionale 4.63 gestione dei contratti di co.co.pro coordinamento delle pratiche dell'ufficio 8

9 5. Area MIGLIORAMENTO (PG.6 PG.9) N Descrizione requisito Applicabilità Evidenza Esito 5.1 Il Servizio ha ricevuto lamentele/reclami verbali o scritti dai suoi clienti (utenti, familiari, committenti)? Sono state evidenziate delle N.C. di prodotto/servizio disservizio nell ultimo anno? - Quali e come sono state trattate? Nota: verificare prima della VII i dati sul servizio che emergono da bilancio sociale - Sono state evidenziate delle N.C. 5.3 di processo nell ultimo anno? - Quali e come sono state trattate? Sono state evidenziate delle N.C. di sistema in seguito a audit precedenti? - Quali e come sono state trattate? - Sono state avviate delle A.C. in seguito a N.C.? - Se si quali? - Qual è stata mediamente l efficacia delle A.C. intraprese? - Sono stati presentati alla Cooperativa degli spunti di miglioramento per l applicazione, l efficienza e l efficacia del S.G.Q? In allegato stampa di abstract del M Il Servizio utilizza il M