Indicazioni redazionali per la creazione di documenti informatici accessibili

Transcript

1 1 DESTINAZIONE DEL PRESENTE DOCUMENTO FONTI E RIFERIMENTI ACCESSIBILITÀ NORMATIVE PUBBLICAZIONE DI UN DOCUMENTO AMMINISTRATIVO NON ACCESSIBILE COME STRUTTURARE UN DOCUMENTO AI FINI DELL ACCESSIBILITÀ STRUTTURA DEL DOCUMENTO, STILI DI PARAGRAFO E TESTO NON UTILIZZARE OGGETTI LAMPEGGIANTI O IN MOVIMENTO CREAZIONE DI COLLEGAMENTI IPERTESTUALI CREAZIONE DI INDICI E SOMMARI ACCESSIBILI E NAVIGABILI INTESTAZIONE E PIÈ DI PAGINA AGGIUNGERE TESTO ALTERNATIVO AGLI OGGETTI Come aggiungere il testo alternativo alle immagini e agli oggetti Aggiunta di un bordo alle immagini LISTE NOTE IN FONDO ALLA PAGINA TABELLE E LORO STRUTTURA INDICAZIONI ULTERIORI PER EXCEL INDICAZIONI ULTERIORI PER LE DIAPOSITIVE INDICAZIONI ULTERIORI PER I CONTENUTI MULTIMEDIALI COME CONTROLLARE L ACCESSIBILITÀ DEI DOCUMENTI IN OFFICE ESEMPI DI VERIFICA ACCESSIBILITÀ UN SUGGERIMENTO PER CONTROLLARE L ACCESSIBILITÀ DEI DOCUMENTI CREATI CON LIBREOFFICE DOCUMENTI ACCESSIBILI IN PDF CONDIZIONI NECESSARIE PERCHÉ UN PDF SI RITENGA ACCESSIBILE AGGIUNGERE I TAG PER L ACCESSIBILITÀ AL DOCUMENTO IN PDF Tag PDF/A Esempio di conversione di documenti Word in PDF ESPORTAZIONE DI UN DOCUMENTO LIBREOFFICE IN PDF COME VERIFICARE SE UN DOCUMENTO È ACCESSIBILE Esempio di test di accessibilità

2 1 Destinazione del presente documento Questa guida è complementare ai documenti prodotti dal CINECA quali Linee guida di Accessibilità per redattori di contenuti web e Linee guida di Usabilità per redattori di contenuti web presenti nella pagina dedicata all Accessibilità sul nostro portale. Il primo documento descrive le linee guida inerenti la realizzazione di pagine web, il secondo è invece incentrato sull usabilità dei contenuti ovvero sul grado di soddisfazione e facilità con cui gli utenti possono accedere alle informazioni contenute su un sito web. Lo scopo di questo documento è quello di informare e fornire ai redattori del sito di Ateneo alcune indicazioni sulle metodologie da adottare per la pubblicazione, sul sito in oggetto, di documenti quali testo, file excel e/o presentazioni al fine di agevolarne l accessibilità. 2

3 2 Fonti e riferimenti 1. La normativa sull accessibilità a cura dell Agenzia per l Italia Digitale 2. Produrre documenti di qualità, a cura dell'ufficio Scolastico per la Lombardia 3. Multi Chance Poli Team Servizio del Politecnico di Milano per studenti con disabilità 4. Norme e standard: accessibilità del web e dei documenti digiatli online per i disabili di Livio Mondini, gennaio PDF Techniques for WCAG 2.0, documento W3C 6. Creare PDF accessibili e verificarne l accessibilità, guida Acrobat 7. Creazione di cartelle di lavoro in Excel accessibili Microsoft Office 8. Creazione di documenti Word accessibili Microsoft Office 9. Creazione di presentazioni in PowerPoint accessibili Microsoft Office 10.Creazione di un collegamento ipertestuale Microsoft Office 11.Accessibilità delle tabelle in Word, di Livio Mondini Creazione di documenti di Word accessibili, Microsoft Office 13.Creazione di file PDF accessibili, Microsoft Office 14.Verificare la presenza di problemi di accessibilità, Microsoft Office 15.Regole usate da Verifica accessibilità, Microsoft Office 3 Accessibilità Col termine accessibilità 1 si intende la capacità dei sistemi informatici, nelle forme e nei limiti consentiti dalle conoscenze tecnologiche, di erogare servizi e fornire informazioni fruibili, senza discriminazioni, anche da parte di coloro che a causa di disabilità necessitano di tecnologie assistive o configurazioni particolari. Riferendosi alla realizzazione di un sito web questo vuol dire favorire la fruizione e l'interazione rispettando le esigenze e le preferenze degli utenti, senza esclusioni. L'obiettivo principale dell'accessibilità è consentire l'accesso al web alle persone che presentino disabilità, le quali generalmente fanno uso di tecnologie assistive (ad esempio lettori di schermo, ingranditori di schermo, tastiere braille, sistemi di puntamento) per eliminare o ridurre la condizione di svantaggio. L'articolo 12 del Codice di Amministrazione Digitale afferma: Le pubbliche amministrazioni nell'organizzare autonomamente la propria attività utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione per la realizzazione degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione, nel rispetto dei principi di uguaglianza e di non discriminazione, nonché per la garanzia dei diritti dei cittadini e delle imprese di cui al capo I, sezione II, del presente decreto. 1 Nota1: Vedi il Decreto Ministeriale 30 aprile Regole tecniche disciplinanti l'accessibilità agli strumenti didattici e formativi a favore degli alunni disabili. 3

4 4 Normative Il primo documento che stabiliva norme di riferimento per la realizzazione di siti web della Pubblica Amministrazione è il Decreto del Ministro per l innovazione e le tecnologie emesso il giorno 8 luglio Questo decreto, attuativo della legge 9 gennaio 2004, è costituito da una serie di allegati, in particolare: 1) l'allegato A definisce i requisiti tecnici di accessibilità e le attività previste per la verifica tecnica (primo livello di accessibilità) 2) l'allegato B invece definisce i criteri di valutazione per la verifica soggettiva dell accessibilità (secondo livello). Le norme in esso contenute si ispirano alle direttive W3C WCAG 1.0. In seguito all evoluzione di esse il decreto è stato rivisto culminando nella pubblicazione del decreto 2 20 marzo 2013 dal titolo: Modifiche all'allegato A del decreto 8 luglio 2005 del Ministro per l'innovazione e le tecnologie, recante: «Requisiti tecnici e i diversi livelli per l'accessibilità agli strumenti informatici. Esso definisce: a) le informazioni ed i servizi erogati che devono essere accessibili b) la metodologia per la verifica tecnica Le informazioni ed i servizi erogati possono essere resi fruibili mediante: 1. siti Web; 2. applicazioni realizzate con tecnologie Web; 3. documenti resi disponibili sui siti Web; 4. documenti di cui al requisito 11 dell allegato D del DM 8 luglio 2005; 5. materiale formativo e didattico di natura digitale utilizzato nelle scuole di ogni ordine e grado. Con questo decreto le amministrazioni potranno applicare le regole tecniche previste dallo standard internazionale W3C WCAG 2.0, queste regole sono meno stringenti sotto l aspetto della conformità del codice e sono invece ottimizzate per l operatività delle tecnologie legate alle applicazioni Web di nuova generazione, nonché orientate all accessibilità dei documenti. 2 Nota 2: Le norme sono poi state pubblicate in Gazzetta Ufficiale il giorno 16 settembre

5 I quattro principi ispiratori comuni alle WCAG 2.0 e al decreto legge presente sono i seguenti: Principio 1: percepibile - le informazioni e i componenti dell'interfaccia utente devono essere presentati in modo che possano essere fruiti attraverso differenti canali sensoriali. Principio 2: utilizzabile - i componenti dell interfaccia utente e i comandi in essa contenuti devono essere utilizzabili senza ingiustificati disagi o vincoli per l utente. Principio 3: comprensibile gli utenti devono poter comprendere le modalità di funzionamento dell interfaccia e le azioni in essa contenute necessarie per ottenere servizi e informazioni. Principio 4: robusto - il contenuto deve essere abbastanza robusto da poter essere interpretato in modo affidabile da una vasta gamma di programmi utilizzati dall utente, comprese le tecnologie assistive. 4.1 Pubblicazione di un documento amministrativo non accessibile Quasi in contemporanea alla pubblicazione del nuovo decreto l Agenzia per l Italia Digitale ha pubblicato una circolare nella quale precisa che sul tema di accessibilità dei documenti amministrativi informatici, il nuovo comma 5-bis nell art. 23-ter del CAD stabilisce che i documenti amministrativi informatici, vale a dire gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, devono essere fruibili indipendentemente dalla condizione di disabilità personale, applicando i criteri di accessibilità definiti dai requisiti tecnici di cui all'articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4. Per quanto riguarda moduli e formulari, l articolo 57 del Codice dell amministrazione digitale stabilisce che le pubbliche amministrazioni provvedono a definire e a rendere disponibili per via telematica i moduli e i formulari validi ad ogni effetto di legge, nonché l'elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di notorietà. Ai sensi del comma 6, lett. e) dell articolo 9 del decreto legge n. 179/2012, la pubblicazione online deve avvenire nel rispetto dei requisiti tecnici di accessibilità di cui all'articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4. Ciò significa che i moduli e formulari, ma anche gli atti e i provvedimenti amministrativi oggetto di pubblicità legale, devono essere fruibili anche da persone con disabilità. Questo concetto è stato riconfermato dal Decreto Ministeriale del 20 marzo 2013 sui requisiti tecnici di accessibilità previsti dalla legge 4/2004. Non è ammessa, pertanto, la pubblicazione di documenti-immagine, vale a dire scansioni digitali di documenti cartacei senza che si sia provveduto ad opportuna digitalizzazione del testo ivi contenuto. 5

6 Le pubbliche amministrazioni sono quindi obbligate a garantire, oltre alla conformità e corrispondenza alle informazioni contenute nei provvedimenti amministrativi originali che devono essere presenti sul sito, anche che le medesime informazioni siano accessibili assicurando così il rispetto dei principi di uguaglianza e di non discriminazione nell erogazione delle stesse. Nel vademecum della Funzione Pubblica Modalità di pubblicazione dei documenti nell'albo on line, si precisa la seguente modalità operativa: per i documenti resi disponibili in formato digitale non utilizzabile con tecnologie compatibili con l accessibilità, oppure che abbiano contenuti non conformi ai requisiti tecnici di accessibilità, devono essere forniti sommario e descrizione degli scopi dei documenti stessi in forma adatta ad essere fruita con le tecnologie compatibili con l accessibilità e devono essere indicate in modo chiaro le modalità di accesso alle informazioni equivalenti a quelle presentate nei documenti digitali non accessibili. 5 Come strutturare un documento ai fini dell accessibilità 5.1 Struttura del documento, stili di paragrafo e testo La riconoscibilità delle parti di un testo è evidenziata dall uso semanticamente corretto dei suoi elementi costitutivi: titoli, paragrafi, tabelle, liste. Uno stile è un insieme di caratteristiche di formattazione, a cui viene assegnato un nome, di modo che possano essere applicate tutte insieme al testo. Ad esempio posso definire un nuovo stile "MioStile" che contiene il carattere Arial 11, l'allineamento giustificato, l'interlinea singola, e 6 punti di spazio prima e dopo il paragrafo. Gli stili del titolo e del paragrafo, o i sommari se presenti, migliorano la leggibilità del documento in quanto possono costituire punti di riferimento strutturali per tutti gli utenti che usano screen reader o si basano su valutazioni visive dei titoli di sezione per spostarsi durante la lettura. Nella stesura di un documento è preferibile usare gli stili di testo predefiniti 3 associati ad ogni componente del documento; ad esempio Titolo e punto o numero elenco. Occorre usare anche titoli brevi, preferibilmente meno di 20 parole e non superare la lunghezza di una riga. Se il layout del documento è costituito da due o più colonne utilizzare l apposita funzionalità di word (Formato > Colonne) piuttosto che utilizzare una tabella o le tabulazioni per simulare il testo su più colonne. 3 Nota 3: L uso di stili predefiniti agevola la conversione del documento nel formato PDF accessibile. 6

7 Si consiglia di evitare l uso di spazi vuoti superflui o tabulazioni e paragrafi vuoti in quanto in loro presenza gli utenti che usano screen reader possono pensare di essere giunti alla fine delle informazioni. Per creare spazi vuoti si consiglia di usare gli elementi di formattazione, i rientri e gli stili. Quindi: non creare allineamenti mediante la barra spaziatrice ma utilizzare un punto di tabulazione o allineamento cliccando sul righello orizzontale non inserire due o più spazi fra una parola e l altra non inserire lo spazio DOPO l apostrofo non inserire lo spazio PRIMA di un segno di punteggiatura utilizzare le interruzioni di pagina e non ripetuti "Invio" per andare ad una pagina vuota (Inserisci>Interruzione>Di pagina) evitare di creare allineamenti mediante la barra spaziatrice o con l'uso del tasto "tab", utilizzare invece la tabulazione evitare paragrafi vuoti, utilizzare la spaziatura paragrafo (Formato>Paragrafo>Spaziatura) Si consiglia anche di: 1. usare un font di caratteri comuni quali il carattere Verdana 4 o Arial 5 stile Normale con dimensione minima 11 e interlinea compresa tra 1,2 e 1,5. 2. utilizzare il colore nero su sfondo bianco (o comunque fortemente contrastato) e non decorato 3. usare il testo in grassetto solo quando è necessario per attirare l attenzione dell utente su una specifica parte dell informazione. 4. evitare di creare allineamenti mediante la barra spaziatrice o con l'uso del tasto "tab", utilizzare invece la tabulazione 4 Nota 4: Il carattere Verdana è stato pensato per essere leggibile sullo schermo di un computer anche a basse risoluzioni. I caratteri Verdana e Arial fanno parte della famiglia dei caratteri senza grazie mentre il Times New Roman appartiene all altra famiglia dei caratteri con grazie I caratteri senza grazie sono comunemente usati per rappresentare il testo da divulgare sullo schermo, in particolar modo per i monitor dei computer e altri schermi dove forniscono una resa pulita e molto leggibile rispetto ai caratteri con grazie. 5 Nota 5: Il carattere Arial è raccomandato, ad esempio, nella comunicazione Indicazioni per la redazione dei documenti dell Ufficio scolastico regionale per la Lombardia a cura dell Ufficio scolastico regionale per la Lombardia ottobre I caratteri Arial e Helvetica sono anche raccomandati dall Ufficio federale per le pari opportunità delle persone disabili della Confederazione Svizzera, nelle linee guida emanate dall Ufficio si precisa che la dimensione del carattere, al fine di agevolare gli ipovedenti, deve avere una dimensione minima di 12. Da notare che i caratteri Arial e Helvetica sono simili e la maggior parte delle persone non riesce a notare distintamente la differenza tra Arial, Helvetica e altri font simili. 7

8 5. evitare paragrafi vuoti, utilizzare la spaziatura paragrafo (Formato>Paragrafo>Spaziatura) 6. scrivere il nome di file senza spazi bianchi, utilizzare solo i seguenti caratteri a-z, A-Z, 0-9, _ (underscore) e senza caratteri speciali tipo / \% ' " 7. non scrivere nomi di destinatari e oggetto tutto in maiuscolo in quanto il tutto maiuscolo è di sé di più difficile lettura per i nostri occhi 8. per motivi di praticità, le sigle e gli acronimi vanno scritti senza punti intermedi, ad esempio: MIUR (e non M.I.U.R.) 5.2 Non utilizzare oggetti lampeggianti o in movimento Non introdurre oggetti o scritte lampeggianti 6 le cui frequenze di intermittenza potrebbero provocare disturbi da epilessia o disturbi della concentrazione. Occorre evitare anche di introdurre scritte in movimento. 5.3 Creazione di collegamenti ipertestuali Un collegamento ipertestuale consente di passare ad una particolare posizione nel documento, ad una pagina web oppure ad un altro file creato da un altro programma quale un file in Excel o un file multimediale. I collegamenti ipertestuali sono caratterizzati da un immagine o da testo, in genere di colore blu, su cui l utente può cliccare per passare ad una posizione diversa. Nell inserire il collegamento occorre anche riempire il campo Descrizione inserendovi una breve nota sul testo referenziato. Questa nota sarà visibile quando l utente posizionerà il mouse sul collegamento: Accessibilità dei documenti elettronici. Nel definire il link si raccomanda 7 di usare parole o brevi frasi di chiaro e univoco significato anche fuori del contesto, evitando espressioni generiche come "premi qui" o "torna indietro", al contrario usare enunciati del tipo Torna all indice analitico. 6 Nota 6: Requisito n.7 : Non sviluppare contenuti che possano causare crisi epilettiche. Evitare oggetti e scritte lampeggianti o in movimento le cui frequenze di intermittenza possano provocare disturbi da epilessia fotosensibile o disturbi della concentrazione, ovvero possano causare il malfunzionamento delle tecnologie assistive utilizzate; qualora esigenze informative richiedano comunque il loro utilizzo, avvertire l utente del possibile rischio prima di presentarli e predisporre metodi che consentano di evitare tali elementi. 7 Nota 7: Con questo si intende migliorare l usabilità del sito. Corrisponde al requisito n. 19 nella formulazione del Decreto 8 luglio 2005: rendere chiara la destinazione di ciascun collegamento ipertestuale (link) con testi significativi anche se letti indipendentemente dal proprio contesto oppure associare ai collegamenti testi alternativi che possiedano analoghe caratteristiche esplicative, nonché prevedere meccanismi che consentano di evitare la lettura ripetitiva di sequenze di collegamenti comuni a più pagine 8

9 5.4 Creazione di indici e sommari accessibili e navigabili Nel caso di documenti molto lunghi è opportuno inserire il sommario all inizio del documento per facilitare la navigazione all interno del documento. Il sommario è utile a: chiunque in quanto favorisce la navigazione tra le parti del documento in particolare a chi utilizza screen reader, perché in questo modo ha uno strumento aggiuntivo, oltre alla navigazione per titoli, per evitare la lettura sequenziale dei contenuti. In Word la scheda Sommario contiene diverse opzioni fra cui Usa collegamenti ipertestuali anziché numeri di pagina, selezionandola viene creato un sommario dotato di numeri di pagina e collegamento ipertestuale al livello di titolo indicato. 9

10 Figura 1 Creazione di un sommario in Word Una volta creato il sommario in questo modo l utente può raggiungere le singole parti del documento grazie a questi link usando la combinazione ctrl + clic sul collegamento, è anche possibile inserire una breve descrizione del collegamento selezionando la singola voce del sommario ed usando la tecnica dell inserimento del collegamento ipertestuale. Nota: nella conversione in PDF da Word questa descrizione non è più visibile. 10

11 Figura 2 Esempio di inserimento di una descrizione in un sommario 5.5 Intestazione e piè di pagina Nel caso in cui il documento si sviluppi su più pagine, è utile inserire un intestazione e un piè di pagina contenenti: a) l indicazione del nome del documento b) la numerazione delle pagine Se si dispone di Acrobat nella eventuale successiva conversione del documento in pdf sarà utile marcare intestazione e piè di pagina (soprattutto quando costituiti da immagini/loghi) come artefatti in modo che non vengano intercettati dai programmi di screen reader. 5.6 Aggiungere testo alternativo agli oggetti Il testo alternativo 8, noto anche come testo Alt, è visualizzato al passaggio del puntatore del mouse su di un immagine o un oggetto. Lo scopo di questa informazione è quello di aiutare gli utenti che usano screen reader a comprendere il contenuto delle 8 Nota 8: Requisito n. 1 Alternative testuali: fornire alternative testuali per qualsiasi contenuto di natura non testuale in modo che il testo predisposto come alternativa possa essere fruito e trasformato secondo le necessità degli utenti, come per esempio convertito in stampa a caratteri ingranditi, in stampa Braille, letto da una sintesi vocale, simboli o altra modalità di rappresentazione del contenuto. 11

12 immagini nel documento, per questa tipologia di utenti queste sono le uniche informazioni disponibili sulle immagini e sugli oggetti contenuti nei documenti. Se si utilizza un software di questo tipo per visualizzare il documento o si effettua il salvataggio in un formato di file quale HTML o Digital Accessible Information System (DAISY 9 ), nella maggior parte dei browser verrà visualizzato un testo alternativo quando si sposta il puntatore del mouse su un'immagine. Si consiglia di aggiungere il testo alternativo alla seguente tipologia di oggetti: a. Immagini b. ClipArt c. Grafici d. Tabelle e. Forme f. Oggetti incorporati g. Input penna h. File audio e video Indicazioni generali per Office: vedi l articolo Microsoft Aggiungere testo alternativo a una forma, un immagine, un grafico o altro oggetto. 9 Nota 9: I libri in formato Digital Accessible Information System (DAISY) possono contenere capitoli, sezioni secondarie e pagine, consentendo così agli utenti che hanno problemi con la stampa tradizionale di navigare con facilità fra i vari contenuti. Esistono software open source quali il software Obi 1.2 ( La versione 1.2 del software Obi contiene diversi miglioramenti ed aggiornamenti per gli utenti, compreso un adattamento per lavorare con il programma Microsoft Windows 7. Inoltre, oggi gli utenti possono gestire grandi progetti di produzione DAISY con maggior facilità, e i file nei formati audio MP3 e WAV possono oggi venire inseriti in questi progetti. 12

13 5.6.1 Come aggiungere il testo alternativo alle immagini e agli oggetti Il testo alternativo in Word 10 può essere aggiunto facendo clic con il pulsante destro del mouse sull oggetto e scegliendo la proprietà Formato (per le tabelle è Proprietà tabella), ecco un esempio di come è possibile aggiungere il testo: Figura 3 Microsoft Word: come aggiungere un testo alternativo 10 Nota 10: Opzione presente nelle versioni di Word a partire dal

14 Anche in LibreOffice esiste la possibilità di inserire una descrizione all immagine cliccando su di essa e scegliendo la voce Descrizione come in figura: Figura 4 LibreOffice: inserimento della descrizione di un'immagine Aggiunta di un bordo alle immagini Si consiglia di aggiungere un bordo alle immagini 5.7 Liste Un elenco numerato è più facile da leggere e da capire rispetto a un paragrafo molto pieno. Nella creazione di liste non si devono utilizzare simboli quali - oppure _ (underscore) per elencare le voci di una lista, preferire numeri o lettere per indicare le singole voci. L uso dei simboli grafici non è consigliato in quanto sul dispositivo utente potrebbe non essere installato il font corrispondente. 5.8 Note in fondo alla pagina Al fine di chiarire al lettore che il testo in lettura è una nota al documento premettere al paragrafo l indicazione: Nota n. x. 14

15 5.9 Tabelle e loro struttura Word non dispone di particolari strumenti per l accessibilità delle tabelle 11 a paragone di quelli disponibili in PDF o XHTML, tuttavia è possibile adottare alcuni accorgimenti per rendere più accessibile il testo a chi usa uno screen reader. Nel realizzarla : per creare tabelle, utilizzare il comando Inserisci Tabella evitando di inserire tabelle già presenti in altri documenti; è consigliabile usare una struttura bidimensionale in modo da agevolarne l esplorazione e la comprensione; identificare le celle vuote con un carattere, ad esempio con il segno - oppure con un abbreviazione (ad esempio n.p, dato non presente) quando il dato mancante esprime un valore provvedendo a inserire nella tabella una legenda che spieghi il significato dei caratteri o delle abbreviazioni utilizzate; porre attenzione nell ordine degli elementi costitutivi verificando l'ordine di lettura della tabella spostandosi con TAB tra le celle per controllare che le informazioni siano presentate in ordine logico; inserire una didascalia ed un intestazione di colonna e una breve descrizione; se possibile evitare di creare tabelle con righe eccessivamente alte ed in ogni caso evitare che una riga si divida tra due pagine (disabilitare l opzione permetti la divisione della riga tra le pagine nel menu Proprietà tabella) 11 Nota 11: Le linee guida del 2005 prevedevano ben due requisiti per definire correttamente le tabelle, il requisito n. 9 affermava quanto segue: per le tabelle dati usare gli elementi (marcatori) e gli attributi previsti dalla DTD adottata per descrivere i contenuti e identificare le intestazioni di righe e colonne. Scopo del requisito era di richiamare l attenzione nel definire le intestazioni di righe e colonna e non soltanto nel definire i contenuti, ad esempio, con una didascalia e/o con un testo alternativo. 15

16 Figura 5 Proprietà tabella in Word relative alla Riga Uno screen reader interpreta la tabella scansionandola per righe, dalla prima cella in alto a sinistra all ultima cella in basso a destra sia automaticamente che manualmente tramite spostamento del cursore con il tasto Tab. Un semplice intervento sulla disposizione delle informazioni può migliorarne la comprensibilità. L inserimento di una appropriata didascalia è un operazione possibile sia in Word che in LibreOffice. In Word l operazione si effettua selezionando la tabella e facendo clic sul pulsante Inserisci didascalia della scheda Riferimenti; dall'elenco Etichetta selezionare l'etichetta più appropriata per l'oggetto. L utilità della didascalia consiste nel permettere, anche a chi non vede fisicamente la tabella, la comprensione della natura dei dati presentati. Utilizzare anche il testo alternativo. Tabella 1 Esempio di tabella con didascalia in Word Intestazione 1 Intestazione 2 Riga 1 A B Riga 2 C D Word non permette di definire colonne come intestazioni di righe, ma è possibile però determinare quali siano le intestazioni delle colonne: selezionare la prima riga e nella 16

17 scheda Riga della finestra di dialogo Proprietà tabella fate clic sulla casella di controllo Ripeti come riga di intestazione in ogni pagina. Figura 6 Possibilità di inserimento di un titolo e di una descrizione associate a una tabella in Word 6 Indicazioni ulteriori per Excel Valgono le indicazioni riportate per le tabelle di Word oltre a: a) evitare unioni di celle b) evitare l uso dei colori come sfondo per le celle c) attribuire nomi significativi ai file Excel in modo da consentire agli utenti che salvano i files in locale di individuare facilmente i documenti di interesse; d) poiché i file Excel visualizzati all interno dei browser non sono accessibili in quanto lo screen reader non è in grado di leggerli correttamente si può ricordare all utente come procedere per consultare il file (salvarlo in locale per 17

18 visionarlo con il programma o con un viewer oppure configurare il browser per aprire il file tramite il programma Microsoft Excel). Ricordarsi di sottoporre il file excel al test della verifica dell accessibilità (menù File > Informazioni > Verifica documento > Verifica accessibilità). 7 Indicazioni ulteriori per le diapositive 1 L ordine di lettura delle diapositive deve essere logico, anche all interno delle diapositive i vari oggetti in esso presenti devono avere un ordine di lettura Tutte le diapositive devono includere un titolo Figura 7 Microsoft PowerPoint - gestione dell'ordine di lettura degli oggetti contenuti in una diapositiva 12 Nota 12: Su Microsoft PowerPoint bisogna accedere alla scheda Home, fare clic su Disponi e scegliere Riquadro di selezione. Il Riquadro di selezione elenca gli oggetti presenti nella diapositiva. Gli oggetti saranno letti a partire dall ultimo elemento dell elenco fino al primo elemento dell elenco 18

19 Per quanto riguarda la scelta della dimensione del carattere da usare nelle presentazioni, in linea generale, dovremmo considerare a che distanza il pubblico assisterà alla presentazione e ovviamente quali sono le dimensioni dello schermo su cui la proietteremo. Al riguardo non esiste una regola precisa, Microsoft suggerisce che un carattere alto 2,5 centimetri è leggibile da una distanza massima di 3 metri. Ma si tratta di un indicazione valida per la visualizzazione standard sullo schermo di un computer, non per una presentazione proiettata. Le impostazioni predefinite di PowerPoint, ad ogni modo, prevedono una dimensione pari a 44 punti per i titoli delle slide e a 32 punti per le caselle di testo, dimensioni sufficienti per poter leggere agevolmente un testo proiettato in un piccolo auditorium. Usando PowerPoint ricordarsi di sottoporre il file al controllo di accessibilità (dal menù File > Informazioni > Verifica documento > Verifica accessibilità) 8 Indicazioni ulteriori per i contenuti multimediali Eventuali file audio e video devono essere corredati di informazioni equivalenti (sottotitoli, audiodescrizioni). Per la creazione di sottotitoli su YouTube si consiglia di consultare l apposita guida: In questo caso si può avvertire l utente che può configurare direttamente su YouTube la riproduzione dei video con Sottotitoli=ON per avere la sottotitolazione attiva. 19

20 9 Come controllare l accessibilità dei documenti in Office Per accedere alla Verifica accessibilità selezionare File > Informazioni> Verifica Documento > Verifica accessibilità. Ecco come si presenta su Word di Office 2010: Figura 8 Microsoft Office: esempio di avvio della verifica accessibilità La Verifica accessibilità di Microsoft analizza il file per individuare una serie di possibili problemi che potrebbero riscontrare gli utenti disabili durante l'uso. Ogni problema viene classificato come Errore, Avviso o Suggerimento. Errore Viene segnalato un errore per il contenuto che rende impossibile o molto difficile la comprensione del file da parte di utenti disabili. Avviso Viene segnalato un avviso per il contenuto che nella maggior parte dei casi, ma non in tutti, rende difficile la comprensione del file da parte di utenti disabili. 20

21 Suggerimento Viene fornito un suggerimento per il contenuto che può essere compreso dagli utenti disabili, ma che potrebbe essere organizzato o presentato in modo migliore per ottimizzare l'esperienza di utenti con particolari esigenze. L utility segnala l elemento che deve essere corretto fornendo una motivazione ed una risoluzione, per risolvere alcuni problemi potrebbe essere necessario modificare, riformattare o aggiornare il contenuto. Per informazioni dettagliate sui problemi individuati da Verifica accessibilità è possibile accedere, tramite link visibile nel campo Altre informazioni, ad ulteriori informazioni su come migliorare l accessibilità dei documenti e anche consultare le Regole usate da Verifica accessibilità. 9.1 Esempi di verifica accessibilità In questo esempio sono presenti dei caratteri vuoti ripetuti; selezionando la singola voce (5 caratteri) Word evidenzia i caratteri non validi. Figura 9 Microsoft Office: esempio di verifica accessibilità 21

22 Un altro esempio mostrante un immagine, inserita in un documento, senza testo alternativo: Figura 10 Microsoft Office: esempio di segnalazione di errore riguardante l'accessibilità ad un immagine Correzione: aggiungere un testo alternativo all immagine 10 Un suggerimento per controllare l accessibilità dei documenti creati con LibreOffice Al momento LibreOffice non dispone di un utility per controllare l accessibilità del documento, si raccomanda quindi di rispettare le indicazioni date in questa guida per la creazione dei documenti. 11 Documenti accessibili in PDF 11.1 Condizioni necessarie perché un PDF si ritenga accessibile Un file PDF che corrisponda alle richieste delle linee guida per l'accessibilità di Adobe, potrà essere letto con uno screen reader, i contenuti potranno essere sottoposti a ingrandimenti senza perdita di informazioni o dover ricorrere alla barra di scorrimento orizzontale del reader (PDF "flessibile"), sarà possibile cambiare i colori di testo e sfondo liberamente (Modifica > Accessibilità), sarà dotato di segnalibri (Vista > Pannelli di navigazione > Segnalibri) e di un corretto ordine di lettura e potrà essere consultato utilizzando il tasto Tab. Più precisamente per essere considerato accessibile un file PDF deve avere le seguenti caratteristiche: 22

23 1 il documento deve essere un testo e non un'immagine che rappresenti un testo (scansione); 2 se presenta moduli e campi essi devono essere accessibili; 3 la struttura del documento deve essere delineata da tag; 4 l'ordine di lettura deve essere chiaro e facile da seguire; 5 un testo descrittivo alternativo deve essere disponibile per ogni elemento grafico, link, modulo; 6 devono essere presenti elementi di aiuto alla navigazione oltre ai link, alle intestazioni e alla descrizione dei contenuti delle tabelle; 7 deve essere specificata la lingua del documento; 8 il documento deve usare font che permettano la conversione dei caratteri in testo; 9 deve avere impostazioni di protezione che consentono l'accesso al testo da parte dei programmi di lettura dello schermo; 10 deve riportare la lingua di redazione del documento. Adobe dispone di programmi in grado di produrre PDF dove l utente può cambiare i colori di testo e sfondo liberamente, in particolare Adobe è sensibile al tema dell accessibilità. Si consiglia l uso di Adobe Reader per la lettura dei file PDF in quanto altri lettori possono non acquisire correttamente la struttura del documento, inoltre esso dispone di diverse funzioni per l accessibilità. 23

24 Figura 11 Adobe Reader Accessibility Setup Assistant 24

25 Ecco ad esempio come è possibile aumentare il contrasto (Modifica > Preferenze > Accessibilità) in Adobe Reader: e questo mostra come appare il testo: 11.2 Aggiungere i tag per l accessibilità al documento in PDF Per ottenere risultati ottimali, è obbligatorio aggiungere i tag per l accessibilità al documento al momento della conversione in PDF dall'applicazione di creazione. Vi sono applicazioni che permettono il loro inserimento, tra queste sono incluse Adobe 25

26 FrameMaker, Adobe InDesign, Microsoft Word o OpenOffice Writer. Se non si ha accesso a un'applicazione di creazione in grado di generare un PDF con tag, è possibile inserire tag in un PDF in qualsiasi momento mediante Acrobat. L'aggiunta di tag durante la conversione consente all'applicazione di creazione di ricavare dall'origine gli stili di paragrafo del documento o altre informazioni sulla struttura, per generare una struttura ad albero logica. La struttura ad albero logica riproduce l'ordine di lettura e i livelli di tag in modo accurato. Questa procedura consente di interpretare puntualmente la struttura di layout complessi quali barre laterali incorporate, colonne ravvicinate, allineamento irregolare del testo, nonché tabelle. L'aggiunta di tag durante la conversione consente inoltre di includere correttamente nel processo elementi quali link, riferimenti incrociati, segnalibri, nonché eventuale testo alternativo all'interno del file, se presente. Nella conversione dei documenti Office si raccomanda di selezionare le caselle Tag per la struttura del documento per l accessibilità, allo scopo è possibile consultare il seguente documento Microsoft: Creazione di file PDF accessibili Tag PDF/A Questo tag abilita la conservazione a lungo termine del documento, quindi tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione del documento devono essere incorporate nel documento stesso. Queste comprendono tutti i contenuti (testi, immagini raster e grafica vettoriale), i caratteri, i colori e le informazioni. Conversione di documenti Microsoft Office in PDF Esistono due standard: PDF/A-1b ha l'obiettivo di garantire la riproduzione affidabile dell'aspetto visivo del documento mentre il PDF/A-1a include tutti i requisiti di PDF/A-1b aggiungendovi il vincolo dell'inclusione della struttura del documento (per questo motivo questo standard è anche noto come "tagged"). E possibile in Word aggiungere il tag per la conformità al PDF/A Esempio di conversione di documenti Word in PDF In Word è possibile usare una funzione nativa evitando di scaricare e installare software di conversione. Ecco come procedere: 1) Fare clic su Salva con nome nella scheda File. 2) Fare clic sulla freccia nell'elenco Tipo file della finestra di dialogo Salva con nome e quindi fare clic su PDF. 3) Fare clic su Opzioni. Assicurarsi che le caselle di controllo Crea segnalibri usando le intestazioni e Tag per la struttura del documento per l'accessibilità siano selezionate e quindi fare clic su OK. E possibile in Word aggiungere il tag per la conformità al PDF/A. 26

27 4) Fare clic su Salva. Figura 12 Esempio di impostazioni delle opzioni di conversione del formato da doc a pdf con i tag per l accessibilità e la conservazione a lungo termine (PDF/A) 27

28 Ed ecco il documento, generato da Word, in formato pdf consultabile tramite i segnalibri: Figura 13 Documento in pdf, generato da Word, con i segnalibri 28

29 Di seguito sono riportati alcuni esempi di conversione in pdf di documenti Office: Figura 14 Microsoft Excel: esportazione di una cartella in PDF con i tag (è possibile aggiungere il tag PDF/A) 29

30 in PowerPoint: Figura 15 Microsoft PowerPoint: inserimento dei tag per l'accessibilità 30

31 11.3 Esportazione di un documento LibreOffice in PDF Ecco come è possibile esportare un documento, generato da LibreOffice, in PDF Figura 16 LibreOffice: esempio di esportazione di un documento in PDF 31

32 11.4 Come verificare se un documento è accessibile Si consiglia l uso del programma PDF Accessibility Checker fornito dalla Swiss Foundation for Accessibile Technologies esso conduce una serie di test volti ad accertare se il documento in PDF risponde ai criteri di accessibilità Esempio di test di accessibilità La semplice organizzazione di un documento in livelli di struttura ovvero in capitoli o sezioni ne migliora l accessibilità. Confrontiamo adesso la conversione in pdf del seguente semplice documento di test: Titolo del documento Titolo 1 I dispositivi sicuri per la generazione delle firme di cui all'art. 35 del codice sono conformi alle norme generalmente riconosciute a livello internazionale Titolo 2 l documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce gli effetti di cui all'art. 21, comma 2, del codice, se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati. Se ne avessimo effettuato al conversione in pdf da Word senza aver selezionato la casella Tag per la struttura del documento per l accessibilità, il test indicherebbe che il documento non è affatto accessibile: 32

33 Figura 17 Il test indica che il documento in pdf non è accessibile Adesso generiamo il pdf selezionando la casella che permette di creare i tag per l accessibilità, sottoponendo il documento al test vedremo un miglioramento: adesso è parzialmente accessibile: Figura 18 Il test indica che il documento è accessibile parzialmente Possiamo avere un idea di come uno screen reader lo acquisisce: 33

34 Figura 19 Simulazione di lettura con uno screen reader di un testo senza campi Titoli 34

35 Se introduciamo nel precedente documento i campi Titoli di Word, mantenendo sempre la creazione dei tag per l accessibilità nella conversione in pdf, otteniamo un miglioramento dell accessibilità: Figura 20 Simulazione di lettura di un documento in pdf con i campi Titoli Lo screen reader adesso è in grado di distinguere le varie parti del documento grazie ai titoli. 35