Vivere nel rispetto dei nostri valori. Il nostro Codice di condotta. Il nostro Codice di condotta 1

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1 Vivere nel rispetto dei nostri valori Il nostro Codice di condotta Il nostro Codice di condotta 1

2 La promessa di GSK Mettere i nostri valori al centro di ogni decisione che prendiamo Tutti insieme, noi formiamo una società globale del settore sanitario basata sullo sviluppo scientifico, concentrata sulla nostra missione di aiutare le persone a fare di più, stare meglio e vivere più lungo. Nel compiere questa missione, riteniamo noi stessi e gli altri responsabili della nostra promessa di mettere i nostri valori al centro di ogni decisione che prendiamo. Non esistono scuse. Non esistono eccezioni. Ci concentriamo sull individuo e facciamo ciò che è giusto per pazienti e consumatori Lavoriamo con i nostri partner e clienti per migliorare la sanità e trovare nuovi farmaci e vaccini Supportiamo e ispiriamo i nostri colleghi per aiutarli a fare del proprio meglio e a realizzare grandi cose Ascoltiamo il mondo al di fuori di GSK e utilizziamo la nostra scienza e la nostra scala di valori per intraprendere azioni che migliorano la sanità Siamo un azienda di successo che agisce in modo responsabile con integrità e trasparenza, adottando gli standard che logicamente ci si aspetta da noi Chi è tenuto a seguire questo Codice di condotta? "Noi" lo siamo. Tutte le persone che lavorano per GSK, inclusi i Dipendenti, la Forza lavoro complementare (formata da Lavoratori somministrati, Lavoratori a contratto e in outsourcing) e Fornitori, sono tenute a rispettare gli standard di comportamento e i requisiti di politica del Codice di condotta di GSK nel corso del loro impiego presso GSK. La nostra linea guida per le terze parti definisce le responsabilità e le aspettative che la nostra rete di fornitori deve soddisfare durante lo svolgimento del proprio lavoro. Siamo una comunità di oltre persone sparse in più di 115 Paesi. Il nostro scopo è costruire una cultura in cui tutte le nostre persone abbiano il potere di agire e siano unite dai nostri valori e da un comune gruppo di aspettative. Il nostro Codice di condotta esprime lo spirito di GSK e riunisce numerosi principi di politica aziendale. Esso fornisce una guida di lavoro che indica come dobbiamo applicare i nostri valori nelle nostre pratiche aziendali e nei nostri stili di lavoro. Tutte le nostre politiche e procedure sono disponibili nel Code of Conduct and company policies resource centre. Indice dei contenuti Impegno della leadership 1 Fare la nostra parte 2 Parlare apertamente 3 I nostri valori e le nostre politiche Concentrarsi sul paziente 4 Agire con integrità 8 Dimostrare rispetto 14 per le persone Agire con trasparenza 18 Fare la nostra parte in conclusione 21

3 Impegno della leadership In qualità di CEO di GSK, non esiste per me priorità più alta del comportamento etico dei nostri dipendenti e della nostra azienda. Voglio guidare un azienda in cui ogni singolo dipendente si senta orgoglioso dei propri risultati, perché lavora duramente, può realizzare l inimmaginabile e farlo nel modo giusto. Negli ultimi anni, ci siamo concentrati su come portare alla luce i nostri valori di trasparenza, rispetto per le persone, integrità e attenzione per il paziente, e come essere attenti al loro reale significato a livello umano. So che tutti voi condividete il mio desiderio di lavorare per creare un azienda che abbia uno spirito e un cuore, un azienda guidata da qualcosa di più del solo denaro. Andrew Witty I nostri valori si riflettono nella nostra idea che non conta solamente ciò che otteniamo, ma anche come lo raggiungiamo. Focalizzarsi sul paziente Agire con integrità Dimostrare rispetto per le persone Agire con trasparenza In GSK, vogliamo assicurarci che tutto ciò che facciamo sia guidato dal nostro impegno nei confronti dei nostri valori e dalla nostra volontà a essere conformi con le normative nell ambito delle quali dobbiamo operare. Le basi di questi impegni sono definite nel nostro Codice di condotta e ogni dipendente deve assumersi la responsabilità personale di rispettare tale Codice. Creare un azienda di successo significa non scendere a compromessi sui nostri valori. Dobbiamo fare sempre la cosa giusta per pazienti e consumatori, legislatori e società nel loro complesso. Credo fermamente che, lavorando insieme, possiamo ottenere ciò che desideriamo e farlo nel modo giusto. Andrew Witty CEO Il nostro Codice di condotta 1

4 Fare la nostra parte Il nostro Codice di condotta non è negoziabile. Esso è assolutamente fondamentale per come otteniamo il successo. Siamo tenuti a leggere, comprendere e rispettare il nostro Codice e a prenderci il tempo necessario per capire le politiche cui si fa riferimento al suo interno. Siamo tenuti ad agire da esempio per tutti, assicurandoci che tutto ciò che facciamo sia in linea con i nostri valori. Tutti i nostri dipendenti siano essi leader o singoli vengono valutati e ricompensati per il modo e l impegno con cui adottano i nostri valori e soddisfano le nostre aspettative. Il nostro impegno nei confronti dei nostri valori e del nostro Codice di condotta è supportato dal nostro Global Ethics and Compliance team. Questo team ha la responsabilità di promuovere un ambiente di lavoro positivo ed etico, e di offrire indicazioni e guida volte a garantire la conformità con leggi, normative e politiche aziendali vigenti. Responsabili gerarchici, direzione legale, HR e Compliance Officer sono disponibili per fornire consigli e guida e rispondere a eventuali domande. Obbligo di rispettare le leggi e i requisiti normativi di ciascun Paese Operiamo in base a diversi requisiti legali e normativi il cui scopo è tutelare pazienti e consumatori di tutto il mondo. In qualità di società globale, ciò significa che le leggi e disposizioni di un Paese possono influire sulle attività aziendali svolte in un altro. Ad esempio, il nostro Accordo sull integrità aziendale (CIA, Corporate Integrity Agreement) con il governo statunitense prevede obblighi rigorosi che rafforzano le leggi sulla sanità degli Stati Uniti e i requisiti di programma ad esso associati nell assunzione di professionisti del settore sanitario e aziende statunitensi ovunque nel mondo. Questi requisiti statunitensi sono illustrati in dettaglio nel GSK Code of Conduct and company policies resource centre. Siamo tenuti a chiedere l aiuto di un Compliance officer e della direzione legale per eventuali domande sull effetto e l importanza delle leggi dei differenti Paesi sulle nostre attività locali. A prescindere da dove operiamo nel mondo, dobbiamo vivere secondo i nostri valori, e conoscere e rispettare gli standard legali e normativi relativi alla nostra attività. Diversità e diritti umani Ci impegniamo a creare un ambiente di lavoro che rifletta le diversità e le caratteristiche delle comunità e dei clienti che serviamo e sia privo di molestie, discriminazioni e atti intimidatori. Abbiamo la responsabilità di sostenere i diritti umani nelle nostre operazioni, ma dobbiamo anche conoscere e supportare i diritti delle persone interessate a livello più ampio dalla nostra attività. Il potenziale di GSK di influire sui diritti umani è molto ampio e comprende aree come l accesso ai farmaci, la sicurezza dei pazienti, la conduzione di sperimentazioni cliniche e l uso di fornitori terzi. Ciò significa ad esempio che dobbiamo lavorare solo con fornitori che condividono il nostro impegno a operare in modo responsabile ed etico nel rispetto dei diritti dei lavoratori e della salute e della sicurezza dei propri dipendenti e fornitori. Tutti noi abbiamo la responsabilità di comprendere le più ampie implicazioni delle nostre operazioni e di garantire che GSK non sia responsabile di, o associata a, alcuna violazione dei diritti umani. Ognuno di noi è responsabile del tipo di società che siamo. Mettendo i nostri valori al centro di ogni decisione che prendiamo, aiutiamo le persone a fare di più, sentirsi meglio e vivere più lungo. D: Qual è l approccio migliore da assumere se devo affrontare un problema di tipo etico? R: Porsi le seguenti domande: È legale? È conforme con i valori di GSK? È conforme con le politiche di GSK? Potrei giustificare il mio comportamento con la mia famiglia, i miei amici e i miei colleghi? Sarei a mio agio se ne parlassero i giornali? Il nostro Codice di condotta 2

5 Parlare apertamente Segnalare ogni preoccupazione Responsabilità di fare domande e parlare apertamente Dobbiamo considerare noi stessi e tutti gli altri responsabili di rispettare il nostro Codice di condotta. Inoltre, abbiamo gli strumenti e siamo tenuti a segnalare tempestivamente eventuali preoccupazioni su possibili condotte improprie, potenziali conflitti o violazioni note delle aspettative di questo Codice. Dobbiamo anche segnalare sospette violazioni di leggi e normative vigenti nel Paese in cui operiamo. Ciò comprende la potenziale condotta impropria di dipendenti, collaboratori, consulenti, fornitori e partner con cui facciamo affari (comprese le società con cui esistono accordi di co-promotion). Idealmente, situazioni potenzialmente critiche devono essere segnalate prima che diventino problemi concreti. La nostra cultura e le nostre procedure di Parlare apertamente incoraggiano tutti a segnalare eventuali preoccupazioni su potenziali comportamenti non etici o illegali e garantiscono riservatezza e protezione da ritorsioni, punizioni o altre forme di molestie nei confronti di chi segnala tali preoccupazioni. Siete protetti GSK incoraggia tutti a segnalare eventuali preoccupazioni senza timore di ritorsioni. In linea con il nostro valore di rispetto per le persone, trattiamo in modo riservato ogni questione o preoccupazione in merito alla conformità, anche se la persona che la segnala si identifica. Facciamo tutto ciò in modo coerente con la necessità di indagare in modo corretto, cooperare con i governi e rispettare gli obblighi legali, ivi inclusa l esibizione di prove in sede processuale. In conformità con le leggi sul lavoro locali, saranno adottati provvedimenti disciplinari che possono arrivare fino al licenziamento nei confronti di chiunque si renda autore di minacce, ritorsioni o molestie verso chi ha segnalato o intende segnalare in buona fede una preoccupazione. Procedura di segnalazione di condotta impropria SOP-GSK-003 Salvaguardia di persone che segnalano comportamenti non etici o illegali SOP-GSK-015 Provvedimenti disciplinari Le nostre politiche, comprese quelle descritte in questo Codice di condotta, si applicano a dipendenti e collaboratori a tutti i livelli della società, indipendentemente dal loro ruolo. Il mancato rispetto di Codice di condotta, politiche di GSK o requisiti legali e normativi vigenti comporterà provvedimenti disciplinari che potranno arrivare fino al licenziamento. Questa norma si applica anche ai responsabili che ignorano le violazioni o non le rilevano e/o correggono. I problemi disciplinari della forza lavoro complementare saranno gestiti in conformità ai rispettivi codici disciplinari. I manager e le Risorse umane sono responsabili del monitoraggio dei provvedimenti disciplinari appropriati in linea con gli standard di disciplina aziendali, come previsto dalle leggi sul lavoro locali. Le violazioni di norme di legge possono comportare anche sanzioni civili o penali per chi le commette. Canali per l integrità Speak Up I numeri della linea confidenziale Speak Up sono disponibili nel Code of Conduct and company policies resource centre, oppure esternamente su gsk.com. Eventuali problemi possono essere segnalati anche online all indirizzo integrity o tramite posta normale scrivendo al nostro indirizzo (caselle postali sicure fuori sede). Gli indirizzi postali sono disponibili sui siti Web indicati in precedenza. Una società indipendente gestisce queste linee di segnalazione. Per garantire l integrità del programma, tutte le chiamate vengono registrate attraverso un sistema centralizzato. Parlando apertamente e segnalando le preoccupazioni, mettiamo in pratica i nostri valori GSK e facciamo la cosa giusta, Ciò protegge la nostra licenza di operare. Il nostro Codice di condotta 3

6 Proteggere i nostri pazienti e consumatori Mettere sempre al primo posto la sicurezza di pazienti e consumatori La sicurezza di pazienti e consumatori è sempre la nostra massima priorità, e ci impegniamo a rispettare i più alti standard di governance medica. I nostri Direttori medici (CMO, Chief Medical Officer) hanno l autorità sulle problematiche relative alla sicurezza umana e sono responsabili dei sistemi di governance medica nella nostra società. Questi sistemi comprendono la valutazione della sicurezza dei nostri prodotti, la gestione della sicurezza umana, la conduzione e la divulgazione della ricerca clinica e le interazioni con le comunità esterne su scienza e medicina e pratiche promozionali. Governance medica di GSK POL-GSK-409 Gestione delle informazioni relative alla sicurezza umana POL-GSK-400 Sito Web per la segnalazione di eventi avversi Eventuali preoccupazioni su aspetti riguardanti la sicurezza di un prodotto GSK, non importa quanto possa apparire limitata tale preoccupazione, devono essere segnalate ai nostri reparti per la sicurezza aziendale interessati. Questa procedura è nota come segnalazione di eventi avversi. Ci impegniamo a identificare e gestire le informazioni relative alla sicurezza umana (HSI, Human Safety Information) che riceviamo, al fine di contribuire a salvaguardare chi assume i nostri prodotti o prende parte alle nostre sperimentazioni cliniche. Le HSI sono informazioni relative alla salute o al benessere della persona in seguito all uso di un prodotto GSK. D: In qualità di leader, cosa posso fare per garantire la sicurezza dei pazienti? R: La risposta dipende dal vostro ruolo o dai ruoli dei membri del vostro team. Dovete garantire una gestione efficace dei problemi di sicurezza segnalati, come richiesto da POL-GSK-400, e assicurare il rispetto delle procedure chiave che rafforzano tale politica (Procedure aziendali SOP-GSKF-400, SOP-GSKF-006, SOP-GSKF-012 e R&D SOP_54834). Si prega di segnalare un evento avverso al Dipartimento centrale per la sicurezza pertinente O al dipartimento medico della società operativa locale entro 24 ore dal rilevamento iniziale. Segnalare un evento avverso con un prodotto o un dispositivo GSK (inclusi prodotti e dispositivi Stiefel) all unità di farmacovigilanza del proprio Paese. All inizio di ogni giornata di lavoro, mi sento molto motivato dal fatto di poter contribuire a migliorare la vita di almeno un paziente quel giorno. Hazem GSK Emirati Arabi Uniti Osservare i nostri principi sull impegno scientifico durante le conversazioni scientifiche (scientific engagement). Siamo tenuti a rispettare i massimi standard e principi quando interagiamo e ci impegniamo in una conversazione su argomenti scientifici/medici con comunità esterne al fine di migliorare la comprensione scientifica e medica. Ciò comprende la comunicazione e la discussione di dati scientifici per consentire uno sviluppo e un utilizzo appropriati dei nostri prodotti, la comprensione delle modalità di gestione delle malattie e il miglioramento dell assistenza ai pazienti. Coinvolgimento scientifico (scientific engagement) POL-GSK-002 STD-GSK-002 Questa interazione e questo scambio di informazioni (chiamati scientific engagement) si distinguono chiaramente dalla promozione, definita come un attività dell azienda (o svolta per suo conto) la quale trasmette informazioni al fine di pubblicizzare o promuovere prescrizione, fornitura, vendita, distribuzione o utilizzo dei prodotti GSK. L azienda corre dei rischi legali e di reputazione se le attività di coinvolgimento scientifico promuovono e influenzano, o sembrano promuovere o influenzare, in modo inappropriato i professionisti sanitari e altri. Il nostro Codice di condotta 5

7 Proteggere i nostri pazienti e consumatori continua Garantire che le pratiche commerciali rispettino le aspettative di settore e interne di GSK Tutte le attività di marketing e promozione e i materiali promozionali di supporto delle società GSK a livello globale devono essere conformi a elevati standard etici, medici e scientifici. Devono basarsi su prove scientifiche valide e rispettare tutte le leggi, le disposizioni e i codici del settore vigenti. Codice deontologico globale sulla promozione e le interazioni con gli stakeholder STD-GSK-401 Durante le interazioni con i professionisti del settore sanitario e i pazienti, siamo impegnati a garantire che tutte le persone di GSK coinvolte in attività di marketing o promozionali seguano il Codice deontologico globale di GSK sulla promozione e le interazioni con gli stakeholder. Questo Codice deontologico definisce lo standard minimo di GSK. Qualora le leggi locali, i codici di settore o le politiche di GSK prevedano standard più elevati, deve essere sempre applicato il requisito più rigoroso. Si prega di notare che requisiti aggiuntivi possono applicarsi anche laddove i professionisti del settore sanitario siano dipendenti pubblici. Garantire l accuratezza delle informazioni relative ai prodotti Ci impegnamo a fornire ai professionisti del settore sanitario e ai pazienti o consumatori informazioni sui prodotti (PI, product information) accurate e basate su evidenze. al fine di al fine di informarli sull uso sicuro ed efficace dei nostri prodotti. Le PI comprendono l uso (o indicazioni) sul prodotto, informazioni essenziali sulla sicurezza e istruzioni per l uso. Le PI si basano su una valutazione accurata dei dati medici e scientifici disponibili sul prodotto. Gestione delle informazioni relative ai prodotti POL-GSKF-404 SOP-GSKF-404 Renderemo i nostri prodotti disponibili solo nei Paesi in cui essi sono appropriati da un punto di vista medico, e i nostri General Manager hanno la responsabilità di prendere questa decisione consultandosi con il Direttore medico locale. Le PI a livello globale e nazionale devono soddisfare questi requisiti. Convalidare i sistemi informatici GxP Validazione dei sistemi informatici POL-GSKF-507 Ci impegniamo a garantire che i sistemi informatici che supportano i processi soggetti alle regole GxP siano convalidati in rapporto al loro potenziale rischio per la sicurezza dei pazienti, la qualità dei prodotti e l integrità dei documenti regolamentati GxP. Le aree aziendali GxP hanno la responsabilità generale di assicurare che i propri sistemi GxP siano adeguatamente convalidati, usati e mantenuti in modo conforme e pronti per l ispezione da parte delle autorità normative. Ciò comprende i sistemi GxP usati o forniti da fornitori terzi per nostro conto. I requisiti GxP sono il corpo collettivo di normative che governano lo sviluppo, la produzione, la distribuzione, la concessione su licenza, la commercializzazione e la sorveglianza di prodotti e dispositivi medici farmaceutici, biologici e per la salute del consumatore. Il nostro Codice di condotta 6

8 Condurre l attività di ricerca in modo etico Seguire tutti i protocolli e i controlli di ricerca Ci impegniamo a condurre la ricerca su soggetti umani nel rispetto dei più alti standard etici, medici e scientifici, in conformità con i principi di rispetto per le persone, benefici per i pazienti e giustizia. Ciò comprende studi sperimentali e osservazionali e studi che usano dati di studi precedenti. Per le ricerche su soggetti umani miranti alla valutazione di farmaci, pubblichiamo i riepiloghi dei protocolli e dei risultati nei registri Internet. Pubblichiamo inoltre i protocolli e il rapporto sullo studio clinico una volta eliminate le informazioni di identificazione personale. Intendiamo pubblicare tali studi come testi nelle riviste sottoposte a revisione paritaria. Sono promosse pubblicazioni aggiuntive ove esse offrano conoscenze scientifiche importanti o siano pertinenti per la cura dei pazienti. Conduzione e divulgazione pubblica di sperimentazioni cliniche e relativi risultati POL-GSKF-408 Studi sponsorizzati dai ricercatori POL-GSKF-411 Politica sui campioni biologici umani POL-GSKF-410 Cura, benessere e trattamento degli animali nella ricerca POL-GSKF-403 Garantire la qualità dei prodotti Garantire un sistema di controllo qualità efficiente Siamo impegnati a salvaguardare le persone che utilizzano i nostri prodotti, pertanto è di fondamentale importanza disporre di un sistema di controllo qualità (QMS, Quality Management System) efficace. Il QMS permette di garantire il rispetto delle disposizioni globali e locali, assicurare la sicurezza, la qualità e l efficienza dei prodotti, mantenere uno stato di controllo sui nostri prodotti e processi e sostenere il miglioramento continuo. Ciò comprende, a titolo esemplificativo, le Buone pratiche di produzione attualmente in vigore. Politica sul sistema di gestione della qualità POL-GSKF-514 L ambito di implementazione del QMS in ciascuna area aziendale dipenderà dai processi impiegati e dal livello di impatto e rischio che tali processi hanno su progettazione, sviluppo, fabbricazione, controllo e fornitura dei prodotti usati dalle persone. Fare attenzione alle possibili contraffazioni Ci impegniamo a tutelare i nostri pazienti e consumatori dai prodotti farmaceutici GSK contraffatti. Essi possono essere pericolosi per i nostri consumatori, la nostra reputazione e la salute pubblica in generale. Possono mettere a repentaglio le vite delle persone e rappresentare un rischio serio per la nostra azienda. Politica sulla lotta alla contraffazione POL-GSK-511 Sito intranet Corporate Security & Investigations Eventuali sospetti di contraffazione di prodotti farmaceutici, vaccini o beni sanitari di consumo devono essere segnalati alla direzione Legale: Global Trademarks (LGTM) and Corporate Security and Investigations (CSI) impiegando il nostro modulo per la lotta al mercato dei prodotti sospetti; questo strumento elettronico di segnalazione consente alla società di distribuire automaticamente i dettagli relativi ai prodotti contraffatti alle parti interessate. Il nostro Codice di condotta 7

9 Agire con integrità Fare la cosa giusta Siamo un azienda di successo che opera in modo responsabile con integrità e trasparenza, e che segue gli standard che gli altri logicamente si aspettano da noi. Come possiamo fare tutto ciò? Agite sempre legalmente e correttamente, secondo lo spirito delle leggi, dei regolamenti e delle politiche Non offrite incentivi illeciti a nessuno Parlate apertamente qualora una cosa non vi sembri giusta o non sia allineata con i nostri valori Tutelare i beni e le informazioni dell azienda Prendete impegni realizzabili e mantenete le nostre promesse Fate la cosa giusta per GSK, non solo per voi stessi o il vostro team Cercate soluzioni volte al raggiungimento dei principi e non facili compromessi In caso di dubbi, chiedete aiuto Il nostro Codice di condotta 8

10 Agite con integrità personale Non tollerate in alcun modo pratiche con finalità corruttive Ci impegniamo a soddisfare i più alti standard etici nello svolgimento delle nostre attività. Tutti noi l azienda, i dipendenti e chiunque agisca per nostro conto dobbiamo rispettare le politiche aziendali e le leggi vigenti nei Paesi in cui operiamo, comprese le leggi anticorruzione specifiche. Prevenzione di pratiche corruttive e applicazione degli standard in materia di documentazione POL-GSK-007 GSK non tollera assolutamente la corruzione. Non noi effettueremo, offriremo di effettuare o autorizzeremo pagamenti a terzi (ad es. agenti di vendita, distributori o intermediari) sapendo che essi saranno offerti o concessi, nella loro totalità o in parte, a qualsiasi individuo per assicurare un vantaggio improprio atto a concludere o mantenere affari. Ci impegniamo anche ad accertarci che tutti i documenti sulle nostre trattative aziendali siano assolutamente accurati. Ciò significa che dobbiamo conservare documenti esaurienti sulle nostre operazioni in modo da poter essere sempre in grado di rintracciare le motivazioni o modalità dei pagamenti effettuati o ricevuti. Fare la cosa giusta senza che ci venga richiesto perché dentro di noi sappiamo che è la cosa giusta da fare. Lorri GSK Prodotti farmaceutici Nord America Prevenire e rilevare le frodi Dobbiamo dimostrare una cultura di onestà e integrità in tutto ciò che facciamo, e impedire e rilevare le frodi è una priorità per tutti noi. I leader non devono ignorare o accettare pratiche non etiche di scarsa rilevanza, poiché ciò può creare la percezione di controlli negligenti e aggirabili. I leader devono essere un esempio per tutti e dimostrare coerenza tra parole e azioni. Prevenzione e risposta al rischio di frode SOP-GSK-005 D: Che tipo di azioni costituisce una frode? R: La definizione giuridica di frode varia da Paese a Paese, ma generalmente per frode si intende l attività volta ad ottenere vantaggi in maniera disonesta o a sottrarre beni o servizi dell azienda, compresi fondi aziendali o altri beni tangibili, attraverso travisamenti, raggiri o false dichiarazioni, con l intento di ottenere un guadagno personale o un vantaggio per terzi, oppure per arrecare perdite all azienda. Il nostro Codice di condotta 9

11 Agire con integrità personale continua Essere privi di conflitti di interesse Requisiti sui conflitti di interesse SOP-GSK-006 Tutti noi dobbiamo evitare situazioni in cui si possono manifestare conflitti di interesse reali o potenziali. Un conflitto di interesse ha luogo quando la prospettiva di un guadagno personale diretto o indiretto può influenzare o dare l impressione di influenzare il nostro giudizio o le azioni di un dipendente durante lo svolgimento delle sue funzioni per GSK. D: Cosa accade se qualcuno pensa che vi sia un conflitto di interesse nonostante questo non esista? R: Durante lo svolgimento del vostro lavoro, è importante che evitiate non solo il conflitto di interessi reali, ma anche la parvenza di un simile conflitto. Siete tenuti a riferire prontamente a un dirigente, un supervisore o un Compliance Officer ogni situazione che possa implicare un conflitto di interessi reale o potenziale e chiedere consiglio prima di intraprendere qualsiasi azione (il tutto nel rispetto delle leggi locali sulla privacy). Fare attenzione a intrattenimento, doni e ospitalità La fornitura e l accettazione di intrattenimento, doni e ospitalità sono spesso parte di rapporti di lavoro o pratiche culturali, e sono consentite da organizzazioni o terze parti in generale a condizione che siano etiche e allineate con i valori di GSK, correlate all attività di GSK, sporadiche, di valore ridotto, legali e abituali in un rapporto commerciale (non solo per il benessere o l uso personale da parte della persona interessata). Chiedere aiuto al proprio Compliance Officer. Standard relativi a intrattenimento, doni e ospitalità STD-GSK-004 Standard relativi a viaggi, riunioni e spese STD-GSK-512 È importante non accettare o fornire doni, intrattenimento o ospitalità inappropriati, poiché tali azioni possono creare conflitti di interesse, o indurre il sospetto che il nostro giudizio è stato influenzato in modo improprio. Dobbiamo anche rispettare i requisiti relativi alle spese per viaggi e riunioni, in modo che non siano percepiti come incompatibili con i nostri valori. Il nostro Codice di condotta 10

12 Gestire le operazioni Gestire i rischi in modo efficace Politica sulla gestione dei rischi POL-GSK-500 Ci impegniamo a predisporre sistemi efficaci per la gestione dei rischi (compresi infrastrutture e processi), al fine di garantire che i rischi significativi a cui dobbiamo far fronte siano stati adeguatamente identificati, valutati, trattati, monitorati e comunicati. Si tratta di una parte integrante della buona prassi di gestione e ci aiuterà a tutelare la sicurezza dei pazienti, le persone, l ambiente, i beni e la reputazione aziendale, oltre che a realizzare i nostri obiettivi aziendali, salvaguardare gli investimenti degli azionisti e garantire il rispetto dei requisiti legali. Essere al sicuro Dobbiamo sentirci al sicuro ovunque ci troviamo a lavorare. È inoltre essenziale disporre di piani di sicurezza adeguatamente sviluppati miranti a tutelare i nostri beni, prodotti e altre risorse. Chiunque lavori presso GSK, sia che si tratti di un dipendente o di un collaboratore, deve adottare un approccio coerente per le problematiche sulla protezione in tutte le operazioni aziendali. La funzione CSI è responsabile della definizione di standard e procedure minime e di fornire consulenza in materia di protezione. Politica globale sulla protezione aziendale POL-GSK-101 Creare un azienda resiliente Grazie a una pianificazione efficace della gestione delle crisi e della continuità aziendale, ci impegniamo a garantire la salute e sicurezza dei nostri dipendenti, minimizzare i danni e gli effetti per l azienda e assicurare la prosecuzione delle attività dopo un disastro naturale o causato dall uomo o un emergenza sanitaria. Crisi e pianificazione della continuità POL-GSK-504 SOP-GSK-504 Prima che si verifichi un interruzione, dobbiamo identificare i settori chiave di responsabilità e aver stabilito canali di comunicazione chiari per poter reagire rapidamente e sostenere i lavoratori e i pazienti interessati, minimizzare il periodo di interruzione e riprendere le normali condizioni di lavoro il prima possibile. Seguire le normative interne in materia di finanze, contabilità e acquisti I nostri controlli finanziari e contabili sono progettati per impedire di ingannare investitori, legislatori, autorità o pubblico sugli aspetti finanziari della società. Abbiamo tutti la responsabilità di seguire le nostre politiche e le normative legali, finanziarie e contabili. Ogni anno, acquistiamo una grande quantità di merci e servizi, e prima di impegnarci al pagamento tutti questi acquisti devono essere approvati da un dipendente di GSK dotato di poteri di spesa appropriati per l operazione (GOA - Grant Of Authority). Concessione di poteri per acquisto e spese di capitale POL-GSKF-503 POL-GSKF-513 Politica sul reclutamento di revisori POL-GSKF-009 Codice per la contrattazione di titoli POL-GSK-008 Manuale finanziario di GSK Garantiamo che tutti i rendiconti finanziari sono rivisti da revisori indipendenti e da altri ispettori terzi come appropriato, e assicureremo la massima apertura e trasparenza nei nostri rapporti con tali parti. Dobbiamo anche mostrare piena cooperazione e apertura nei rapporti con i team interni di Audit & Assurance di GSK. Dobbiamo essere tutti diligenti nel non trasmettere informazioni confidenziali ad altre persone o incoraggiare altre persone a trattare titoli di GSK sulla base di informazioni non pubbliche, anche in assenza di qualsiasi profitto direttamente derivante da tali informazioni. Il nostro Codice di condotta 11

13 Salvaguardare beni e informazioni Salvaguardare le informazioni aziendali Siamo impegnati a salvaguardare le informazioni di GSK e tutte le informazioni che ci vengono affidate. Tutela delle informazioni GSK POL-GSK-100 SOP-GSK-100 Le informazioni costituiscono uno dei nostri beni più importanti. Dobbiamo sempre salvaguardare le informazioni di proprietà, confidenziali e altamente confidenziali, oltre alle informazioni di identificazione personale (PII, Personally Identifiable Information) e informazioni di identificazione personale sensibili (SPII, Sensitive Personally Identifiable Information), al fine di impedire danni a GSK, ai nostri azionisti e persone o ad altre terze parti che ci hanno affidato le proprie informazioni. Salvaguardare le risorse tecnologiche Chiunque utilizzi un sistema informatico di GSK ha il compito di garantire di utilizzarlo in modo sicuro e appropriato, nel rispetto dei valori e dello spirito di GSK. Questi sistemi sono fondamentali per il successo di GSK. Utilizzo accettabile delle risorse informatiche POL-GSK-508 SOP-GSK-508 Tutti noi abbiamo la responsabilità di utilizzare sempre in modo professionale le risorse IT, e non dobbiamo mai sfruttarle per fini illegali, offensivi o non appropriati. Siamo personalmente responsabili della salvaguardia dell accesso e dell uso appropriato delle risorse IT dell azienda. Questo requisito deve essere rispettato anche dai collaboratori e dalle terze parti che operano sotto la nostra guida. Salvaguardare le informazioni di identificazione personale Ci impegniamo ad applicare i più alti standard di integrità per il trattamento e la tutela dei dati personali. Le informazioni di identificazione personale (PII) possono identificare o essere ragionevolmente usate per identificare qualcuno. Dobbiamo tutelare le PII forniteci dalle persone in modo che le suddette non subiscano danni in ragione del loro uso inappropriato; dobbiamo inoltre rispettare tutte le leggi vigenti per la loro protezione ai sensi delle nostre Norme aziendali vincolanti (Corporate Binding Rules). Privacy delle informazioni di identificazione personale POL-GSK-010 Gestire documenti e informazioni Come azienda, ci impegniamo a gestire adeguatamente il ciclo di vita dei nostri documenti e informazioni, al fine di tutelare la nostra proprietà intellettuale, rispettare i requisiti legali, finanziari e normativi ed evitare spese inutili. Ci impegniamo a non conservare documenti o informazioni più a lungo del necessario a soddisfare le nostre esigenze aziendali e i requisiti di conservazione legali o normativi. Politica globale in materia di conservazione dei documenti POL-GSK-506 Ogni giorno creiamo e riceviamo grandi quantità di informazioni. È nostra responsabilità garantire la corretta conservazione di documenti e informazioni non solo per proteggere la nostra proprietà intellettuale, ma anche per assicurare il rispetto dei requisiti legali, finanziari e normativi. I documenti e le informazioni aziendali devono essere conservati per un periodo di tempo non superiore a quanto necessario per soddisfare tutti i requisiti di conservazione legali e normativi e le necessità aziendali. Per dettagli, consultare il Calendario per la conservazione dei documenti globale. Il nostro Codice di condotta 12

14 Salvaguardare beni e informazioni continua Raccogliere informazioni sulla concorrenza in modo appropriato e salvaguardare le informazioni riservate di GSK Requisiti sulla concorrenza Dobbiamo assicurarci che le informazioni sulla concorrenza siano raccolte in modo etico e in conformità con tutte le leggi e le normative che proteggono le informazioni riservate e di proprietà altrui. Ciò significa che non possiamo ingannare o fare pressione su dipendenti e partner aziendali di un concorrente o altri terzi affinché divulghino questo tipo di informazioni; inoltre, nessun dipendente di GSK deve intervistare o assumere i dipendenti di un concorrente o terze parti per questo scopo. Abbiamo anche la responsabilità di garantire che qualsiasi fornitore usato per raccogliere informazioni sulla concorrenza operi nel rispetto di questo Codice, e dobbiamo stipulare contratti con fornitori terzi che lo richiedano. Qualora i dipendenti di GSK siano destinatari involontari di informazioni su o da un concorrente che essi ritengano di carattere riservato o ottenute in modo inappropriato, essi non devono utilizzare tali informazioni e sono tenuti a contattare il proprio ufficio legale per sapere come procedere. Non parlate mai di informazioni come prezzi, piani o utili aziendali con i concorrenti, e ricordate che non è consentito farlo nemmeno ai nostri agenti e partner aziendali. La violazione delle leggi sulla concorrenza può comportare sanzioni economiche e possibili condanne di carcerazione per le persone, pertanto in caso di dubbi si consiglia di chiedere l aiuto e la collaborazione dell ufficio legale di GSK. D: Qual è la nostra politica sulla protezione delle informazioni e dei beni di GSK come le risorse IT? R: È fondamentale salvaguardare l accesso e l uso appropriato di informazioni e risorse IT di GSK. Stiamo modificando il modo in cui lavoriamo, inclusa una maggiore condivisione e collaborazione con parti esterne. L uso di dispositivi mobili e personali e l aumento dei crimini informatici accrescono la possibilità di casi di perdita di informazioni di GSK. Le comunicazioni elettroniche non sono necessariamente private, e tutte le nostre comunicazioni possono essere registrate e usate per un infinità di motivi. GSK può anche monitorarle per assicurarsi il rispetto delle politiche aziendali sull uso dei computer. Possiamo proteggere le nostre informazioni e i nostri beni solo mediante una combinazione di controlli tecnici e garantendo la presenza di forza lavoro preparata e vigile, in cui la protezione delle informazioni fa parte della nostra cultura e dei nostri valori. Qualora siate a conoscenza di un caso di possibile uso improprio o appropriazione indebita di informazioni o beni di GSK, siete tenuti a segnalarlo al vostro responsabile, al Compliance Officer, al Consulente legale o a CSI, oppure a utilizzare le linee riservate o il sito Web Speak Up di GSK. Il nostro Codice di condotta 13

15 Supportare le nostre persone e la nostra società Operare al nostro meglio Dobbiamo esibire elevati standard di condotta personale e professionale per garantire un ambiente di lavoro produttivo e sicuro. Il nostro obiettivo consiste nell attirare, sviluppare e mantenere le persone migliori trattando tutti in modo equo e inclusivo. Ci impegniamo a creare un ambiente di lavoro che rifletta le diversità e caratteristiche delle comunità in cui operiamo e i clienti che serviamo, e che sia privo di molestie, discriminazioni e atti intimidatori. Le molestie e le discriminazioni non saranno consentite e gli eventuali casi segnalati saranno risolti senza timori di ritorsioni. Trattamento equo e inclusivo dei dipendenti di GSK POL-GSK-204 Politiche HR per il personale Dichiarazione dei diritti umani di GSK D: Chi è responsabile del rispetto del nostro impegno per una forza lavoro inclusiva e diversificata? R: Tutti noi dobbiamo assumerci la responsabilità personale di mantenere gli standard di GSK per un trattamento equo e comprensivo delle persone, con cortesia professionale, dignità e rispetto. Ciò significa valutarle come individui e in conformità con le leggi e le normative specifiche del Paese in cui operiamo. Tutti i dipendenti sono responsabili di supportare il nostro impegno verso la creazione di un ambiente in cui ogni dipendente si senta considerato e rispettato. Dovete comunicare immediatamente alla direzione o alle Risorse Umane qualsiasi caso di violazione di questa politica, affinché l azienda possa adottare adeguati provvedimenti correttivi. Il nostro Codice di condotta 15

16 Supportare le nostre persone e la nostra società continua Creare una forza lavoro sana e dalle alte prestazioni e un ambiente di lavoro sicuro Ambiente, salute, sicurezza e sostenibilità POL-GSK-402 Siamo impegnati a salvaguardare le persone, l ambiente e i nostri beni tramite l eccellenza nella gestione di ambiente, salute, sicurezza e sostenibilità (EHS&S). Una corretta implementazione di queste pratiche in ogni area aziendale dipende dai processi aziendali che adottiamo, e abbiamo definito ambiziosi obiettivi di sostenibilità per il rispetto di questo impegno. Grazie all implementazione di una forte cultura EHS&S in tutta l azienda, possiamo mantenere una forza lavoro sana, resiliente e dalle alte prestazioni, e supportare la salute e il benessere delle nostre persone in modo proattivo e non discriminatorio. D: È sufficiente che le nostre operazioni rispettino i requisiti legali locali in materia di EHS? R: No. Tutte le operazioni devono rispettare i requisiti legali locali e i nostri standard globali EHS (Environment, Health and Safety). Al fine di aiutarci a migliorare continuamente la nostra salute, il nostro benessere e la nostra resilienza in modo sostenibile, tutti i leader sono tenuti a integrare i principi e le pratiche relativi alla salute nella strategia delle Risorse umane e nei processi aziendali. In questo modo ci sarà possibile aiutare le persone a migliorare continuamente la loro salute, il loro benessere e la loro resilienza in maniera sostenibile. Dobbiamo familiarizzare con le politiche, le procedure e le linee guida EHS che si applicano al nostro lavoro e seguirle correttamente. Eventuali problematiche di natura sanitaria o inerenti la sicurezza, nonché i casi di infortuni o malattie professionali devono essere comunicati immediatamente alla dirigenza. Trovarsi sotto l effetto di bevande alcoliche o sostanze stupefacenti, oppure assumere farmaci, può diminuire la capacità di svolgere i propri compiti nel modo migliore, cosa fondamentale per la nostra missione. L assunzione di sostanze illecite, stupefacenti o di bevande alcoliche, o l abuso di farmaci, possono inoltre mettere a rischio la vostra sicurezza, la sicurezza dei vostri colleghi e incidere sulle nostre operazioni aziendali. Se ritenete che qualcuno con cui lavorate sia soggetto a un calo di efficienza dovuto ad alcol, sostanze stupefacenti o altre sostanze, o che qualcuno faccia uso di alcol o sostanze illegali all interno delle strutture aziendali, siete tenuti a segnalarlo a un dirigente, alla funzione Risorse Umane, al Servizio Sanitario o utilizzando la linea confidenziale o il sito Web Speak Up. Il motore di GSK è nelle sue persone. Il rispetto è il centro della forza che fa girare questo motore. Rodger Ricerca e sviluppo GSK Regno Unito Il nostro Codice di condotta 16

17 Supportare le nostre persone e la nostra società continua Eseguire correttamente l attività di selezione in fase di pre-impiego e pre-assunzione Ci impegniamo a eseguire la selezione di tutti i dipendenti e collaboratori prima di assumerli o reclutarli. Queste selezioni in fase di pre-assunzione aiutano a tutelare i nostri dipendenti, beni, proprietà intellettuali e prodotti, garantendo che tutti i nuovi assunti possiedano le qualifiche e le esperienze necessarie per ricoprire le proprie posizioni. Attività di selezione del personale e dei collaboratori POL-GSK-510 SOP-GSK-510 Politiche HR per il personale Abbiamo il dovere di comunicare eventuali informazioni che possano precludere il nostro coinvolgimento in operazioni aziendali di GSK. Ciò comprende limitazioni che impediscono il coinvolgimento in programmi governativi (ad es. interdizione da programmi federali degli Stati Uniti), mancanza di un titolo necessario per ricoprire un particolare ruolo e soddisfare requisiti legali o perdita di un autorizzazione necessaria per accedere ad aree protette contenenti beni sensibili di valore. In conformità con i requisiti legali, GSK si riserva il diritto di non selezionare la propria forza lavoro per mancata idoneità. Aderire alle normative sulla forza lavoro complementare Ci impegniamo a garantire i più alti standard di gestione dei lavoratori in conformità con i nostri valori. Una forza lavoro complementare ben definita e gestita (formata da Lavoratori somministrati, Lavoratori a contratto e in outsourcing) è un bene aziendale chiave e possiamo trarre grandi vantaggi da un uso efficace di queste risorse. Devono essere seguite tutte le politiche che definiscono gli standard di gestione di questa forza lavoro, ivi incluse le responsabilità dei manager in fase di assunzione e i requisiti di conformità con la legislazione locale. Politica sulla forza lavoro complementare POL-GSK-505 Politiche HR per il personale Il nostro Codice di condotta 17

18 Agire con trasparenza Essere chiari, essere onesti, essere autentici Siamo onesti e trasparenti in ciò che facciamo, su come lo facciamo e sulle difficoltà che affrontiamo. Per riflettere i nostri valori siamo aperti alla sfida, alla discussione e al miglioramento delle nostre modalità di lavoro. Come possiamo fare tutto ciò? Valutate se l azione che state per intraprendere aumenterà la fiducia delle persone per GSK Supponete che gli altri osservino le vostre azioni Accertatevi che ciò che dite o scrivete sia corretto e non fuorviante o incompleto Fornite informazioni tempestive, coerenti e precise Manifestate convinzione e assumetevene la responsabilità Segnalate tempestivamente le informazioni importanti Il nostro Codice di condotta 18

19 Creare fiducia nella società Essere promotori della reputazione di GSK Dobbiamo coordinare e gestire il modo in cui comunichiamo sia con il pubblico esterno, sia internamente tra di noi. Siamo impegnati a proteggere la nostra reputazione e la fiducia che le persone ripongono in noi. Si tratta di beni preziosi, vitali per il nostro successo. Proteggere e mitigare il rischio nelle comunicazioni interne ed esterne POL-GSK-301 SOP-GSK-301 Uso dei canali digitali aziendali SOP-GSK-502 Le comunicazioni da parte delle persone possono avere un effetto significativo sull azienda. Dobbiamo assicurare che tutte le comunicazioni sugli interessi della società siano tempestive, accurate, coerenti e che riflettano i nostri valori. Dobbiamo anche assicurare che le comunicazioni rispettino le nostre politiche, le nostre procedure di approvazione e autorizzazione e tutte le leggi vigenti. Tutte le comunicazioni devono rispecchiare i principi Write Right al fine di minimizzare l eventualità di interpretazioni errate future. D: Posso discutere questioni aziendali sui social media? R: In nessun caso dobbiamo divulgare pubblicamente su Internet argomenti o informazioni riservate riguardanti aspetti della nostra attività. Ciò comprende social media di qualsiasi tipo e altri forum su Internet compresi, a titolo esemplificativo, chat room, bulletin board, blog, wiki e così via. Gestire in modo appropriato tutte le sovvenzioni e le donazioni Ci impegniamo a sostenere le cause legittime e meritevoli nelle comunità in cui operiamo, oltre che a promuovere e sostenere la salute pubblica. Abbiamo politiche che assicurano che tutte le concessioni di sovvenzioni e donazioni, in contanti e in natura, siano conformi con la nostra missione, i nostri standard etici e i nostri valori. Attraverso una governance appropriata delle sovvenzioni e donazioni, tuteliamo la reputazione della nostra azienda con le parti interessate interne ed esterne. Politica su sovvenzioni e donazioni POL-GSK-016 Donazioni a scopo umanitario POL-GSK-303 Siamo impegnati nella donazione per fini benefici di prodotti in base a necessità umanitarie e altri fattori nell ambito del nostro impegno per un attività responsabile, incluse donazioni in situazioni di emergenza e di disastro. Queste donazioni devono essere effettuate attraverso pratiche di gestione responsabili in conformità con i processi e i requisiti legali aziendali, e in linea con i requisiti dell Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS). Rispettare il divieto di contributi politici di GSK Contributi politici POL-GSK-302 Per contributi politici si intendono doni, sottoscrizioni, prestiti, anticipi o depositi di denaro o qualsiasi bene di valore erogati allo scopo di influenzare l elezione a una carica pubblica o la sua prosecuzione. Essi comprendono contributi in natura (beni, prodotti di base o servizi al posto del denaro). In tutti i Paesi in cui operiamo, GSK si rifiuta di devolvere contributi politici a favore di qualsiasi individuo o organizzazione. Se si dedicano all attività politica, le nostre persone devono farlo durante il tempo libero e con risorse proprie. Il nostro Codice di condotta 19

20 Creare fiducia nella società continua Garantire interazioni etiche con i governi GSK fa affari importanti con molti governi di vari Paesi ed esistono leggi speciali che si applicano a queste interazioni, in particolare quando queste entità sono nostri clienti. Queste leggi possono comprendere normative riguardanti prezzi e sconti, oltre a leggi anti-tangenti volte a proibire potenziali incentivi aziendali. Esistono inoltre limitazioni su doni, intrattenimento, omaggi o altri compensi che possono essere offerti a dipendenti governativi e agenti coinvolti in acquisti e processi con enti pubblici. Dobbiamo rispettare tutte le leggi applicabili e i requisiti normativi delle agenzie regolatorie definiti nelle politiche e nelle procedure dell area commerciale, e siamo tenuti a garantire che tutte le nostre interazioni con i governi siano etiche e appropriate. Interazioni con funzionari di agenzie governative e intergovernative SOP-GSK-007 Ad Agbara, la divulgazione totale è diventata uno stile di vita. Condividiamo successi e fallimenti con uguale franchezza". Henry GSK Nigeria Prestare attenzione ai limiti del commercio internazionale Ci impegniamo a rispettare tutte le sanzioni e i controlli delle esportazioni applicabili. Si tratta di norme che molte nazioni ed enti internazionali impongono per limitare o vietare gli affari con determinati Paesi, governi, enti e persone. Sanzioni e controlli sulle esportazioni POL-GSK-014 SOP-GSK-014 Dobbiamo garantire la nostra conformità con tali limitazioni nel movimento di fondi, prodotti, merci, materiali, servizi, software e tecnologia, e sul nostro modo di trattare le nostre persone. Alcuni dipendenti di GSK non possono avere alcuna interazione o coinvolgimento con particolari mercati soggetti a limitazioni al commercio, e ciò comporta che essi devono ritirarsi da qualsiasi attività in tali mercati (pratica nota con il termine di ricusazione). Il nostro Codice di condotta 20

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