COMUNE DI ASTI MANUALE OPERATIVO DEL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI

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1 COMUNE DI ASTI MANUALE OPERATIVO DEL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI Approvato con Deliberazione di Giunta n. 84 dell 11 marzo 2013

2 INDICE Art. 1 - Gli strumenti dei controlli interni pag. 3 Art. 2 - Il sistema dei controlli interni pag. 3 Art. 3 - Il controllo di regolarità amministrativa e contabile pag. 4 Art. 4 - Il controllo sugli equilibri finanziari pag. 4 Art. 5 - Il controllo di gestione pag. 5 Art. 6 - Elenco degli organismi gestionali esterni dell Ente pag. 6 Art. 7 - Il controllo degli organismi gestionali esterni dell Ente pag. 7 Art. 8 - Il controllo delle Società partecipate non quotate pag. 8 Art. 9 - Il controllo della qualità pag. 8 Art Piano della Performance/Controllo strategico pag. 9 Art. 11 Il referto del Sindaco pag. 10 Art. 12 Tipologie dei Rapporti e degli altri atti specifici pag. 11 Art. 13 Cronoprogramma dei Rapporti e degli altri atti specifici pag. 12 Art. 14 Articolazione strutturale e funzionale degli Organi e degli Uffici pag. 13 Art. 15 Manutenzione del Regolamento e del Manuale operativo del sistema dei controlli interni pag. 13 2

3 Art. 1 Gli strumenti dei controlli interni 1. Il controllo di regolarità amministrativa e contabile (Tuel, artt , 147-bis, 49) garantisce la legittimità, la regolarità e la correttezza dell azione amministrativa. 2. Il controllo degli equilibri finanziari (Tuel, artt c), 147-quinquies) garantisce gli equilibri della gestione di competenza, della gestione dei residui e della gestione di cassa, anche ai fini della realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica determinati dal patto di stabilità interno. 3. Il controllo di gestione (Tuel, art a)) verifica l efficacia, l efficienza e l economicità dell azione amministrativa, al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi correttivi, il rapporto tra obiettivi e azioni realizzate, nonché tra risorse impiegate e risultati. 4. Il controllo degli organismi gestionali esterni dell ente (Tuel, art d)) verifica l efficacia, l efficienza e l economicità, attraverso l affidamento e il controllo dello stato di attuazione di indirizzi e obiettivi gestionali e la redazione del bilancio consolidato. 5. Il controllo sulle società partecipate non quotate (Tuel, art. 147-quater) rileva i rapporti finanziari tra l ente proprietario e la società, la situazione contabile, gestionale e organizzativa, i contratti di servizio, la qualità dei servizi, il rispetto delle norme di legge sui vincoli di finanza pubblica. 6. Il controllo della qualità (Tuel, art e)) dei servizi erogati, sia direttamente, che mediante organismi gestionali esterni, misura la soddisfazione degli utenti esterni ed interni dell ente. 7. Il Piano della Performance/Controllo strategico (Tuel, artt b), 147-ter) valuta l adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, dei programmi e degli altri strumenti di determinazione dell indirizzo politico, in termini di congruenza tra i risultati conseguiti e gli obiettivi predefiniti. Art. 2 Il sistema dei controlli interni 1. Il sistema dei controlli rappresenta un complesso coordinato di strumenti e di documenti integrati ed ispirati ai principi di coerenza e di coinvolgimento sia degli organi politici sia degli organi tecnici ed è disciplinato secondo il principio di distinzione tra funzioni di indirizzo e compiti di gestione. 3

4 2. Il sistema dei controlli interni è composto da: a. I soggetti preposti: Consiglio, Giunta, Sindaco, Presidente del Consiglio, Segretario, Collegio dei Revisori dei conti, Organismo Indipendente di Valutazione (O.I.V.), Responsabile del servizio finanziario, Dirigenti, Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende, ognuno con le specifiche responsabilità; b. Un procedimento specifico per ognuno degli strumenti di cui all art.1; c. I centri di costo economici e finanziari; d. I centri di responsabilità; e. I rapporti e altri atti specifici per ognuno degli strumenti di cui all art. 1. Art. 3 Il controllo di regolarità amministrativa e contabile 1. I soggetti che assicurano il controllo di regolarità amministrativa e contabile nella fase preventiva della formazione dell atto, sono rappresentati da: - ogni Dirigente attraverso il rilascio del parere di regolarità tecnica attestante la regolarità e la correttezza dell azione amministrativa - Responsabile del Servizio Finanziario che effettua il controllo contabile attraverso il rilascio del parere di regolarità contabile e del visto attestante la copertura finanziaria. 2. Il controllo di regolarità amministrativa è inoltre assicurato nella fase successiva sotto la direzione del Segretario attraverso una selezione, effettuata con motivate tecniche di campionamento stabilite in suo atto, delle determinazioni di impegno di spesa, dei contratti e degli altri atti amministrativi, individuati nell atto suddetto. 3. Le risultanze del controllo nella fase successiva sono trasmesse periodicamente, a cura del Segretario, ai Dirigenti, unitamente alle direttive cui conformarsi in caso di riscontrate irregolarità, nonchè al Collegio dei Revisori dei Conti, all O.I.V. e al Consiglio Comunale. Art. 4 Il controllo sugli equilibri finanziari 1. Il controllo sugli equilibri finanziari è svolto sotto la direzione e il coordinamento del Responsabile del servizio finanziario e mediante la vigilanza del Collegio dei Revisori, con il coinvolgimento attivo degli Organi di governo, del Segretario e dei Dirigenti. 2. Il controllo sugli equilibri finanziari implica anche la valutazione degli effetti che si determinano per il bilancio finanziario dell Ente in relazione all andamento economicofinanziario degli organismi gestionali esterni. 4

5 3. Rapporti e altri atti specifici: - referto sulla regolarità della gestione che il Sindaco, avvalendosi del Segretario Generale, trasmette semestralmente alla Sezione Regionale della Corte Conti, al Presidente del Consiglio Comunale (Tuel, art. 148), ai Consiglieri comunali, al Collegio dei Revisori dei Conti; - ricognizione dello stato di attuazione dei programmi dando atto del permanere degli equilibri di bilancio entro il 30 settembre di ogni anno (Tuel, art. 193 commi 2,3); - assestamento generale al bilancio di previsione entro il 30 novembre di ogni anno (Tuel, art. 175 c. 8) comprensivo dello stato di attuazione del Patto di stabilità interno; - nota informativa contenente la verifica dei crediti e debiti reciproci tra il Comune e le Società partecipate da allegare al rendiconto della gestione (art. 6 c.4 D.L.95/2012 conv. L.135/2012). Art. 5 Il controllo di gestione 1. Il Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende predispone la misurazione dell efficacia (analisi degli scostamenti intervenuti tra obiettivi e risultati), l analisi e la misurazione dell efficienza (rapporto tra valore delle risorse impiegate e risultati) e dell economicità (rapporto tra valore delle risorse impiegate meno onerose e obiettivi programmati) dell attività gestionale. 2. L analisi e la misurazione sono di natura tecnica e prescindono da ogni valutazione nel merito degli obiettivi e sulla capacità dei Dirigenti di raggiungerli. 3. Il piano dei centri di responsabilità dell Ente individua, per l Ente nel suo complesso e nell ambito di ogni unità organizzativa, aggregazioni significative sotto il profilo gestionale (centri di costo), a cui possano essere utilmente attribuiti i costi o i proventi di gestione. 4. Il procedimento di controllo si svolge nelle seguenti fasi: - presa d atto degli obiettivi programmati - rilevazione dei dati relativi ai costi/spese, proventi/entrate ed ai risultati raggiunti - analisi degli scostamenti intervenuti tra obiettivi e risultati e misurazione del grado di efficienza, efficacia ed economicità dell attività gestionale. 5. La misurazione dei dati relativi ai costi/spese, ai proventi/entrate ed ai risultati raggiunti, avviene per il tramite del sistema informativo di controllo, la cui realizzazione e operatività è responsabilità diretta del Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende e indiretta dei Dirigenti, in quanto la loro collaborazione risulta necessaria al corretto funzionamento del procedimento stesso. 5

6 6. I rapporti del controllo di gestione si compongono delle sintesi dei dati, finanziari e non, che il Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende predispone ed invia ai soggetti interessati: - Report di Efficacia e relativi indicatori di attività: rilevazioni semestrali sullo stato di attuazione degli obiettivi gestionali attraverso procedura Co.Dire. da inviare a Segretario, Dirigenti, O.I.V.; - Report di Efficienza e relativi indicatori di attività: report annuale indici di efficienza propedeutico alla valutazione dei comportamenti organizzativi della Dirigenza area organizzativa, da inviare a Segretario, O.I.V.; - Rilevazioni periodiche, attraverso report informativi inviati ai Dirigenti, sullo stato di attuazione di alcuni obiettivi/indicatori di natura finanziaria/economica, elaborati di concerto con Servizio Finanziario; - Referto del controllo di gestione (Tuel, artt. 198 e 198 bis - Reg. cont. art. 45,3): le conclusioni del controllo di gestione contenute nel Rapporto annuale sui risultati del Controllo di Gestione devono essere allegate alla delibera che approva il rendiconto della gestione e successivamente trasmesse alla Sezione Regionale della Corte dei Conti. 7. Il controllo di gestione ha la finalità di fornire agli organi di governo elementi e valutazioni idonei a modularne i compiti d indirizzo. Art. 6 Elenco degli organismi gestionali esterni dell Ente 1. a) Società Partecipate: N. Denominazione % Note Partecip. 1 Asti Servizi Pubblici (A.S.P.) S.p.A. 55% - 2 Gestione Ambientale Integrata dell Astigiano (G.A.I.A.) S.p.A. 43,376% - 3 Aurum et Purpura S.p.A. 23,474% - 4 Asti Studi Superiori Società Consortile A.R.L. ASTISS 11,25% - S.C.R.L. 5 Finpiemonte S.p.A. 0,126% D.C.C. n. 21/2011: approvata cessione partecipazione 6 Finpiemonte Partecipazioni S.p.A. 0,098% D.C.C. n. 21/2011: approvata cessione partecipazione 7 GEAC S.p.A. 0,050% D.C.C. n. 21/2011: approvata cessione partecipazione 8 Pracatinat S.C.p.A. 0,15% D.C.C. n. 21/2011: approvata cessione partecipazione 9 Res Tipica InComune S.c.a.r.l. in liquidazione 0,91% posta in liquidazione 6

7 b) Consorzi, Agenzie, ecc.: N. Denominazione % Partecipazione 10 Agenzia di accoglienza e promozione turistica locale della 4,236% Provincia di Asti Agenzia ATL Astiturismo 11 Ambito Territoriale Ottimale Astigiano Monferrato ATO 5-12 Consorzio dei Comuni per l Acquedotto del Monferrato - CCAM 0,99% - quote 1/ Consorzio di Bacino dei Rifiuti dell Astigiano (C.B.R.A.) - Quote 310,56/1.000 Autorità d Ambito Programmazione Rifiuti 14 Consorzio per il Sistema Informativo (CSI Piemonte) 0,86% 15 Consorzio TOPIX Torino e Piemonte Exchange Point 0,29% 16 Istituto per la Storia della Resistenza e della società contemporanea in provincia di Asti (ISRAT) 41,50% c) Fondazioni: N. Denominazione 17 Fondazione Biblioteca Astense Persona giuridica di diritto privato 18 Fondazione Culturale Centro Studi Alfieriani Persona giuridica di diritto privato 19 Fondazione Eugenio Guglielminetti - Centro di studi teatrali e d arte figurativa Costituita su iniziativa del prof. Eugenio Guglielminetti 2. A fronte dei 19 organismi gestionali esterni di cui al comma 1, il Comune di Asti decide di controllare: a) Società Partecipate: n. 1, 2, 3, 4 (il Comune possiede una % di partecipazione superiore al 10%); b) Consorzi, Agenzie, ecc.: nei limiti dei poteri esercitati in quanto socio; c) Fondazioni: n. 17. Art. 7 Il controllo degli organismi gestionali esterni dell Ente 1. Nella Relazione Previsionale e Programmatica il Consiglio Comunale affida agli organismi gestionali dell Ente di cui all art. 6 c. 2 gli indirizzi e gli obiettivi gestionali che si intendono raggiungere, sia in termini di bilancio che in termini di efficacia, efficienza ed economicità del servizio (Tuel, art. 147 c. 2 d), art. 170 c. 6). 2. Il Settore Controllo di Gestione e Rapporti con le Aziende predispone due rapporti/anno (tendenzialmente semestrali) di verifica sullo stato di attuazione degli indirizzi e degli obiettivi gestionali, sull efficacia, efficienza ed economicità, sulla solidità economica, patrimoniale e finanziaria degli organismi gestionali esterni dell Ente; i rapporti vengono trasmessi al Sindaco, al Presidente del Consiglio Comunale, al Segretario generale, al Collegio dei Revisori dei Conti, all Organismo Indipendente di Valutazione (O.I.V.) e ai Dirigenti di competenza. 7

8 3. Il Comune di Asti rileva, mediante il bilancio consolidato secondo la competenza economica, i risultati complessivi della gestione dell ente locale e degli organismi gestionali esterni dell Ente, ai sensi delle disposizioni normative e dei principi di bilancio vigenti in materia. 4. Il controllo degli organismi gestionali esterni dovrà essere attivato a decorrere dall esercizio 2014 (Tuel, art. 147 c. 3). Art. 8 Il controllo sulle società partecipate non quotate 1. Nella Relazione Previsionale e Programmatica il Consiglio Comunale definisce preventivamente gli obiettivi gestionali a cui devono tendere le società partecipate di cui all art. 6 c. 2, secondo parametri qualitativi e quantitativi (Tuel, art. 147-quater c. 2). 2. Il Settore Controllo di Gestione e Rapporti con le Aziende e il Settore Ragioneria Bilancio e Tributi, sulla base dei contratti di servizio, rilevano, attraverso il sistema informativo: - i rapporti finanziari tra la società e il Comune di Asti, - la situazione contabile, gestionale e organizzativa della società, - la qualità dei servizi, - il rispetto delle norme di legge sui vincoli di finanza pubblica. 3. Il Settore Controllo di Gestione e Rapporti con le Aziende predispone due rapporti/anno (tendenzialmente semestrali) di monitoraggio sull andamento delle società non quotate partecipate, analizza gli scostamenti rispetto agli obiettivi assegnati e individua le opportune azioni correttive (Tuel, art. 147-quater c. 3); i rapporti vengono trasmessi al Sindaco, al Presidente del Consiglio Comunale, al Segretario generale, al Collegio dei Revisori dei Conti, all Organismo Indipendente di Valutazione (O.I.V.) e ai Dirigenti di competenza. 4. Il Comune di Asti rileva, mediante il bilancio consolidato secondo la competenza economica, i risultati complessivi della gestione dell ente locale e delle aziende non quotate partecipate, ai sensi delle disposizioni normative e dei principi di bilancio vigenti in materia (Tuel, art. 147-quater c. 4). 5. Il controllo sulle società partecipate non quotate dovrà essere attivato a decorrere dall esercizio 2014 (Tuel, art. 147-quater c. 5). Art. 9 Il controllo della qualità 1. Il controllo della qualità dei servizi erogati è volto a misurare la soddisfazione degli utenti esterni e interni dell Ente. 2. L attività di controllo può essere svolta sia direttamente dagli uffici secondo le competenze proprie di ciascuno, sia indirettamente tramite gli organismi gestionali esterni che si possono avvalere di strumenti di misurazione e rilevazione della qualità. 8

9 3. Ai fini delle attività di cui al comma precedente, è prevista l applicazione sistematica di tecniche e metodologie di rilevazione quali: - sistema on-line mettiamoci la faccia, - indagini telefoniche (indagini su alcune tipologie di utenza esterna mediante apposito campionamento), - distribuzione di questionari agli utenti di alcuni servizi erogati da sportello, - distribuzione di questionari agli utenti interni per la valutazione dei servizi offerti dagli staff. 4. Il Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende predispone un rapporto annuale di monitoraggio delle rilevazioni della qualità di cui al precedente comma da inviare al Sindaco e al Segretario. 5. Il controllo di cui ai commi precedenti dovrà essere attivato a decorrere dall esercizio 2014 (Tuel, art. 147 c. 3) Art. 10 Piano della Performance/Controllo strategico 1. Fase programmatica: - Linee programmatiche 1 anno del mandato del Sindaco Tuel, art. 46 c.3 - Piano della Performance documento programmatico triennale e strumento principale per il ciclo di gestione della performance; descrive in una mappa logica i legami tra programma di mandato e obiettivi strategici, servizi da fornire e bisogni da soddisfare, dopo aver analizzato il contesto territoriale e socioeconomico in cui il Comune si trova ad operare. È unificato organicamente, insieme al piano dettagliato degli obiettivi, nel piano esecutivo di gestione (Tuel, art.169 c. 3 bis) 2. Il Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende, collabora con il Segretario Generale alla verifica dello stato di attuazione dei programmi secondo le linee programmatiche presentate dal Sindaco all inizio del mandato e approvate (Tuel, 147-ter) dal Consiglio, rileva i risultati conseguiti rispetto agli obiettivi predefiniti, gli aspetti economico-finanziari connessi ai risultati ottenuti, i tempi di realizzazione rispetto alle previsioni. 3. Il Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende elabora rapporti periodici, riassumendo e unificando le verifiche nella Relazione sulla Performance: - Ricognizione sullo stato di attuazione dei programmi: approvata dalla Giunta ed entro il 30 settembre di ogni anno dal Consiglio Comunale unitamente alla salvaguardia degli equilibri di bilancio al fine di fornire indirizzi correttivi volti ad attuare i programmi stabiliti; destinatari: Giunta, Consiglio Comunale; 9

10 - Relazione illustrativa della Giunta comunale: rapporto allegato al Rendiconto della gestione (entro il 30 aprile di ogni anno) i cui contenuti devono esprimere valutazioni circa l efficacia degli interventi realizzati sulla base dei risultati conseguiti con riferimento ai programmi previsti dal bilancio e dalla relazione previsionale e programmatica; destinatari: Giunta, Consiglio Comunale; - Relazione sulla Performance alias Verifica e grado di raggiungimento della Performance dell Ente (D.Lgs. 150/2009 art. 10 c.1 lett. b): evidenzia, a consuntivo, con riferimento all anno precedente, i risultati organizzativi e individuali raggiunti rispetto ai singoli obiettivi strategici programmati, con rilevazione degli eventuali scostamenti; destinatari: O.I.V., Giunta, Consiglio Comunale; - Relazione di fine mandato (D.Lgs. 6/9/2011 n. 149 art.4): ultimo anno di mandato - Illustra le principali attività di natura normativa ed amministrativa che sono state svolte dall Ente durante il mandato del Sindaco; destinatari: Sindaco, Giunta, Consiglio Comunale. 4. La direzione delle attività connesse al presente articolo compete al Segretario Generale (Tuel, art. 147-ter, c. 2) che si avvale in particolare della collaborazione del Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende e del Settore Ragioneria, Bilancio e Tributi. 5. Il controllo strategico dovrà essere attivato a decorrere dall esercizio 2014 (Tuel, art.147-ter, c.1) Art. 11 Il referto del Sindaco (Tuel, art. 148) 1. Il Sindaco, avvalendosi del Segretario Generale, trasmette semestralmente (30 settembre; 31 marzo) un referto sulla: - Regolarità della gestione di cui agli artt Efficacia e adeguatezza del sistema dei controlli interni adottato, di cui agli artt , sulla base delle linee guida deliberate dalla Sezione delle Autonomie della Corte dei Conti nell adunanza dell 11 febbraio 2013 ed eventuali successive modifiche e integrazioni ai seguenti destinatari: - Sezione Regionale della Corte dei Conti, - Presidente del Consiglio Comunale, - Consiglieri comunali, - Revisori dei Conti. 10

11 Art. 12 Tipologie dei Rapporti e degli altri atti specifici 11

12 Art. 13 Cronoprogramma dei Rapporti e degli altri atti specifici 12

13 Art. 14 Articolazione strutturale e funzionale degli Organi e degli Uffici 1. L attuazione (D.L. n.174/2012 coordinato con la Legge di conversione n. 213/2012, art. 3 comma 2) al Regolamento dei controlli interni è resa operativamente mediante l articolazione strutturale e funzionale rappresentata graficamente nell art. 12, in cui i soggetti responsabili della redazione dei rapporti (Sindaco, Segretario Generale, Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende, Settore Ragioneria, Bilancio e Tributi) si relazionano con gli organi di controllo (Corte dei Conti, Collegio dei Revisori dei Conti, Organismo Indipendente di Valutazione), con gli organi di governo (Consiglio Comunale e suo Presidente, Giunta Comunale, Sindaco) con il Segretario Generale e con i Dirigenti. Art. 15 Manutenzione del Regolamento e del Manuale operativo del sistema dei controlli interni 1. La manutenzione del Regolamento dei controlli interni e del Manuale operativo del sistema dei controlli interni è svolto sotto la direzione e il coordinamento del Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende e mediante la vigilanza del Collegio dei Revisori, con il coinvolgimento attivo degli Organi di governo, del Segretario e dei Dirigenti. 13