LEZIONI DI MANAGEMENT

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1 BORMIOLI ROCCO ALMA LEZIONI DI MANAGEMENT 09 CATERING E BANQUETING

2 BANQUETING VERSUS CATERING: UN CHIARIMENTO Talvolta si fa confusione nell uso delle terminologie: i termini catering e banqueting indicano non una forma di ristorazione, ma un tipo di servizio. Il catering è fornito dalla società di catering. Il banqueting può essere fornito da ristoranti, da società di banqueting, da società di catering, da bar o da altre aziende, purché risultino in regola con le autorizzazioni e le normative.

3 IL SERVIZIO DI CATERING Il servizio di catering è molto complesso. Richiede: forti investimenti in infrastrutture e attrezzature, organizzazioni eccellenti, buon capitale umano, grandi abilità manageriali, ottime capacità di stabilire contatti e intrattenere relazioni. In pratica, la società di catering entra in un azienda con i cibi pronti da servire. In alcuni casi, si occupa anche del servizio e del riassetto della sala. Le società di catering operano principalmente in tutte le forme di ristorazione collettiva (a cui spesso il termine si accomuna), ma non solo: ci sono società che operano esclusivamente nella ristorazione collettiva, e tante altre che operano anche (o non esclusivamente) nella ristorazione commerciale, nella ristorazione viaggiante, in quella alberghiera e anche in quella tipica.

4 Per soddisfare le esigenze di ristorazione dei propri clienti, in un ottica di flessibilità, riduzione dei rischi ed esternalizzazione di problematiche gestionali, sempre più hotel e ristoranti si affidano, in modo talvolta occasionale e talvolta continuativo, a società esterne di catering. Si prevede infatti un grande sviluppo delle società di catering nella ristorazione commerciale, come è già avvenuto in quella collettiva. Fornire un servizio di catering comporta di essere in grado di predisporre un servizio molto spesso complesso (si pensi alle esigenze della ristorazione socio-sanitaria) a prezzi molto competitivi. Ogni formula ristorativa ha esigenze specifiche, di conseguenza la società di catering che lavora con una scuola elementare offre servizi e prodotti completamente diversi da quella che lavora con un hotel di lusso - prodotti adeguati alle due categorie di clientela per costo, tipologia e necessità.

5 IL SERVIZIO DI BANQUETING Il servizio di banqueting consiste nell organizzazione di ricevimenti e banchetti presso abitazioni private, palazzi, ville, fiere, centri espositivi, aziende e così via. Esso rappresenta un alternativa al servizio di ristorazione consumato in ristoranti o hotel, ed è in grande sviluppo. Il servizio di banqueting si rifà al principio organizzativo del catering, però in questo caso non si forniscono solo i pasti, bensì un servizio molto completo e accurato. I principali ricevimenti avvengono in: occasioni familiari: matrimoni, battesimi, anniversari, compleanni, comunioni eccetera; occasioni pubbliche: pranzi e cene di gala, cocktail-party per inaugurazioni, coffee-break per convegni eccetera.

6 { lezioni di management Il banqueting è un servizio che viene offerto da diverse tipologie di aziende. Tra le più diffuse ci sono: il ristorante, che sfrutta la clientela già acquisita e il suo nome per diversificare la propria offerta e ottenere nuove e importanti opportunità commerciali; le società di banqueting, create ad hoc per offrire solo questo tipo di servizio; le società di catering, che creano una sezione dedicata e diversificano il servizio, avendo già un know-how specifico molto avanzato e gran parte delle attrezzature necessarie; altre piccole aziende come bar, pasticcerie eccetera, che vedono nel banqueting utili servizi accessori. NORMATIVA FERREA E RESTRITTIVA CONCORRENZA SEMPRE PIÙ AGGUERRITA CLIENTELA SEMPRE PIÙ PREPARATA ED ESIGENTE Tre fattori che hanno negli anni eliminato dal mercato molte aziende disorganizzate e poco qualificate. Oggi offrire il servizio di banqueting è molto impegnativo, sotto l aspetto organizzativo, normativo e commerciale.

7 LE FASI DI UN SERVIZIO DI BANQUETING Nella banchettistica, esistono varie formule di servizio: l inside banqueting, all interno di una struttura ristorativa; l outside banqueting, a domicilio dal cliente o presso altri luoghi scelti come sede dell evento. Il servizio di banqueting prevede: preparazione e trasporto dei cibi, spesso completati nella cottura o nella preparazione sul luogo del servizio. Il livello delle proposte gastronomiche sarà adeguato al profilo del banchetto, per tipologia di cibi, assortimento, quantità e accuratezza nella preparazione e presentazione; accurato allestimento del luogo di ricevimento, spesso con gli addobbi floreali inclusi;

8 attento servizio di sala, svolto con personale qualificato; a richiesta si forniscono anche servizi di: - noleggio dell attrezzatura necessaria: tavoli, sedie, posateria, bicchieri, tovagliato eccetera, con possibilità di scegliere fra più tipologie, diverse per stile, qualità e costo, ma anche di strutture mobili quali tendoni, ombrelloni, gazebo, palchi e così via; - affitto della location (sede adatta): una villa, un giardino o altro, ambienti, particolarmente belli e curati, talvolta di importanza storica; - gestione totale degli aspetti organizzativi (inviti, scelta dei fiori, gestione delle conferme, intrattenimento musicale, disposizione dei commensali), prima e dopo l evento (mansione affidata all event manager).

9 BANQUETING: LE TIPOLOGIE Esistono quattro tipologie di eventi banqueting: congressuale, aziendale, cerimoniale e private. Banqueting congressuale Viene organizzato in occasione di conferenze, meeting, mostre e così via. Questo tipo di eventi richiede capacità di organizzare velocemente la logistica, la ristorazione e il personale per la preparazione del servizio: nonostante si tratti di un settore non soggetto a stagionalità, infatti, il preavviso è spesso minimo. Banqueting aziendale Simile al congressuale per tempi e modi, il banqueting aziendale si differenzia dal precedente perché cliente e committente sono il medesimo soggetto: nel caso del banqueting congressuale il cliente agisce in nome e per conto di terzi, mentre nel caso del banqueting aziendale colui che commissiona l organizzazione dell evento (es. il lancio di un nuovo prodotto) vi parteciperà in prima persona.

10 Banqueting cerimoniale Questa tipologia di eventi costituisce la fetta maggiore e in continua crescita del mercato del banqueting. Nel banqueting cerimoniale ogni evento deve avere caratteristiche di unicità ed estrema personalizzazione, perché la cerimonia in questione è vissuta dal cliente come un momento unico nella sua vita. Pertanto, bisogna ricorrere a tutta la professionalità possibile per rendere speciale l evento. L occasione per eccellenza cui si ricorre al banqueting cerimoniale è il matrimonio, che costituisce la maggior fonte di guadagno delle aziende organizzatrici. Si tratta di un evento, come per gli eventi con ricorrenza familiare, soggetto a stagionalità. Sono classificati come eventi cerimoniali anche gli eventi cosiddetti di alta rappresentanza (di solito legati a personalità politiche o altro), perché richiedono il rispetto di regole cerimoniali desunte da quelle ufficiali. Private banqueting Si tratta di eventi organizzati in case private, come il precedente un settore in forte crescita.

11 CATERING: LE TIPOLOGIE Coffee break (o pausa caffè) Scelto soprattutto nel banqueting congressuale o aziendale, il coffee break può variare a seconda che si tratti di un evento mattutino o pomeridiano. In genere, prevede bevande calde e fredde con cibo da forno dolce o salato a seconda degli orari o delle specifiche richieste del cliente. Generalmente rimane standing, cioè un servizio self service in piedi, attrezzato con tavolo di appoggio per i clienti. Brunch Il termine brunch deriva dalla fusione di breakfast e lunch : si tratta di una forma di ristorazione tipica del banqueting aziendale o congressuale, che consiste in un pranzo leggero in tarda mattinata, durante il quale sono servite preparazioni fredde e calde sia dolci che salate, bevande sia alcoliche che analcoliche.

12 Lunch e dinner Richiedono entrambi il servizio di un pasto completo di tutte le portate, che in occasione di taluni eventi assume la massima centralità. L evento può prevedere un servizio a buffet in piedi o seduto, essere servito alla francese o oppure impiattato. Generalmente la scelta della tipologia di servizio viene dettata: dal numero di persone partecipanti, dalla tempistica della pausa pranzo o della cena (conseguente al tipo di evento, se aziendale, cerimoniale o congressuale), a volte, dalla location. Cocktail e after dinner Il cocktail si colloca nella fascia prima di pranzo o nel tardo pomeriggio, prima di cena, ben adattandosi a diverse tipologie di evento del banqueting, sia cerimoniale sia congressuale o aziendale. Generalmente si consuma in piedi (standing), si servono bevande alcoliche e non alcoliche di vario genere e stuzzicheria calda o fredda. L after dinner è analogo, ma si colloca in tarda serata e prevede anche il servizio di bevande superalcoliche. Ovviamente sia le dinamiche di servizio che il contenuto dei buffet e dei menu possono subire variazioni sulla base delle richieste del cliente o di esigenze particolari.

13 LA PREPARAZIONE La prima cosa da fare è il sopralluogo presso la location prestabilita, per valutare lo stato della strutture e programmare, quando sia necessario, gli spazi: dove preparare i cibi, dove posizionare addobbi o scenografie eventualmente richieste o previste, dove staranno gli invitati. In questa fase, per rimanere competitivi e fornire un buon rapporto qualità/prezzo, è molto importante valutare la quantità di personale necessaria per poter fornire un buon servizio senza rimanere sotto organico né eccedere (e alzare conseguentemente i costi di gestione, che poi si rifletteranno anche sul prezzo di vendita). Il banchetto può svolgersi in molti luoghi - da una barca a un castello, dall interno di una struttura alberghiera fino a un centro congressi o una sede privata. Sarà quindi importante definire anche: illuminazione, planimetria operativa, percorsi logistici (che includono luoghi di stoccaggio, carico/scarico, smaltimento, percorso del personale addetto per svolgere i servizi e la distribuzione di cibo e bevande). A seguito di queste informazioni si potrà procedere con la pianificazione degli acquisti (materiali, cibo, bevande), con il reclutamento del personale e la creazione della planimetria per il set-up di tavoli, sedie o eventuali buffet. Da questi elementi dipendono l agilità del servizio e la buona riuscita dell evento.

14 UNO SGUARDO AL FOOD COST Sono molti i fattori da tenere in considerazione per applicare una corretta strategia di food cost control e ognuno di essi richiede una particolare attenzione per poter garantire la realizzazione di un valido strumento di controllo. Per approfondire questo tema, rimandiamo alla lezione La misurazione delle performance dell impresa ristorativa. Nel caso specifico del banqueting, non esistono percentuali di food cost ideali. Ogni singola attività, infatti, dovrà ricercare quelle che possono garantire il profitto ipotizzato. Tuttavia, anche una volta definite le percentuali corrette, esse andranno costantemente comparate sugli sviluppi o cambiamenti dell evento che potrebbe presentare. Il food cost dunque non può avere una media fissa, poiché gli eventi presentano mille varianti da valutare prima (location, logistica, budget del cliente, numero delle persone da impiegare per lo svolgimento e tipologia dell evento).

15 SPUNTI DI MARKETING Le aziende che si occupano di catering e banqueting devono puntare sempre sulla qualità dei prodotti e sull immagine ma oltre al passaparola tra clienti soddisfatti necessitano di una strategia di marketing per promuovere i propri servizi al meglio. Tra i canali da sfruttare per espandere la propria attività ed entrare in contatto con nuovi potenziali clienti, sicuramente il web è oggi tra i più interessanti. Un sito web elegante e ben posizionato sui motori di ricerca è il primo step per fornire ai potenziali clienti una base di informazioni circa servizi, menu, location e prezzi. È altresì molto importante produrre materiale pubblicitario da distribuire sul territorio di competenza (brochure e volantini) ma soprattutto organizzare eventi, partnership e presentazioni per offrire al pubblico qualche assaggio dei propri servizi, dove la parola assaggio è intesa nel senso letterale del termine un delizioso pasticcino offerto durante un party promozionale vale più di 100 biglietti da visita!

16 Il web offre inoltre diversi potenti canali di promozione adatti per un servizio di catering, a partire dalle campagne a pagamento su Google per arrivare ai numerosi portali tematici e social network. Chi organizza catering offre i propri servizi soprattutto per ricevimenti di grande portata e quindi spesso per i banchetti di nozze. Per questo motivo è molto importante sapere che oggi i matrimoni si organizzano soprattutto online, nel senso che i futuri sposi cercano su internet prezzi e idee, suggerimenti e indirizzi. Avere un profilo aziendale o una vetrina sui principali portali di servizi legati al matrimonio è quindi di importanza strategica. Un idea in più? Pubblicare coupon e buoni sconto su questi grandi siti di servizi può attirare l attenzione di molti potenziali clienti!

17 Anche i social network sono un valido strumento di promozione per servizi di banqueting e ristorazione collettiva, tra questi emergono sicuramente Facebook, Pinterest e LinkedIn. Su Facebook è possibile condividere consigli e suggerimenti per feste e matrimoni, oltre che coinvolgere potenziali clienti attraverso eventi promozionali e giornate di degustazione delle specialità offerte. Pinterest è il regno dell immagine, dove una fotografia comunica più di mille parole. Non a caso questa piattaforma è piena di gallerie di creazioni gastronomiche e immagini di prelibati piatti che rimandano alle ricette o ai servizi di ristorazione che li hanno realizzati. Tra l altro non bisogna dimenticare che proprio su Pinterest molte future spose creano le loro wedding board dove salvano tutte le informazioni che possono tornare loro utili per l organizzazione del matrimonio. LinkedIn è una buona risorsa per chi si occupa di buffet e catering, questo è infatti il luogo virtuale dove ogni azienda ha un proprio profilo e cerca accordi e collegamenti professionali gli eventi aziendali e promozionali sono una grande fetta del business che riguarda i servizi di catering per cui è fondamentale entrare in collegamento con le realtà aziendali del proprio territorio. La gestione di un profilo social è però un iniziativa che non può più essere lasciata al caso, dal momento che in questi contesto il cliente finale, sempre più preparato e sempre più attento al rapporto qualità/prezzo, può esprimere giudizi anche molto duri, ai quali è opportuno prestare attenzione curando la relazione in maniera trasparente e professionale.

18 BORMIOLI ROCCO ALMA LEZIONI DI MANAGEMENT NELLA PROSSIMA PUNTATA IL DOLCE NELLA RISTORAZIONE