INFORYOU Gymnasium System. Software e controllo accessi per lo sport, il benessere ed il tempo libero

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1 INFORYOU Gymnasium System Software e controllo accessi per lo sport, il benessere ed il tempo libero

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3 INFORYOU Gymnasium System Software e controllo accessi per lo sport, il benessere ed il tempo libero L Azienda Dal 1997 INFORYOU è specializzata nello sviluppo di software e controllo accessi per lo sport, il benessere ed il tempo libero. Le sue soluzioni sono frutto dell esperienza maturata sul campo, dell analisi delle diverse esigenze dei clienti e della ricerca e sviluppo, utilizzando gli strumenti tecnologici più innovativi. INFORYOU è capace di analizzare la problematica sotto diversi punti di vista, di progettare soluzioni complesse e di sviluppare sistemi aperti in grado di interfacciarsi anche con sistemi esterni. Le soluzioni INFORYOU permettono alle aziende di ottenere elevatissimi livelli di gestione in tutti i processi commerciali, di marketing e di customer service, integrando all interno di un unico sistema il patrimonio informativo aziendale. Centinaia di clienti e decine di migliaia di utenti in tutta Italia testimoniano quotidianamente il successo delle soluzioni INFORYOU. 3

4 Gymnasium System Gymnasium System è il sistema in grado di fornire la risposta ottimale alle esigenze delle aziende del settore sport e benessere, completo di funzioni di gestione, amministrazione e controllo, compatibile con diverse tecnologie di riconoscimento e personalizzabile con specifici moduli aggiuntivi. Disponibile in 4 versioni: - Standard, soluzione semplice e completa per aziende di piccole dimensioni. Di facile utilizzo, è in grado di soddisfare le esigenze di gestione e di controllo accessi delle aziende di piccole dimensioni: centri fitness, scuole danza, centri estetici, impianti sportivi. - Professional, soluzione professionale per aziende di medio/grandi dimensioni e piscine. Per implementare le esigenze di organizzazione, gestione e controllo delle aziende di medio/grandi dimensioni: centri fitness/wellness, piscine, SPA e centri benessere, centri medici/estetici/fisioterapici, impianti sportivi, scuole danza. - Business, soluzione avanzata monoaziendale per aziende di medio/grandi dimensioni. La soluzione monoaziendale con funzionalità avanzate per CRM, marketing, analisi e statistiche: centri fitness/wellness, piscine, SPA e centri benessere, centri medici/estetici/fisioterapici, impianti sportivi, parchi a tema, terme. - Enterprise, soluzione avanzata multiaziendale per aziende di grandi dimensioni, impianti polivalenti e network. La soluzione più avanzata per la gestione ed il controllo delle complesse esigenze delle aziende di grandi dimensioni, con possibilità di gestione centralizzata multiazienda multicentro (holding): centri fitness/wellness, piscine, parchi a tema, SPA e terme, impianti polivalenti, network e franchising. Possibilità di upgrade di versione con conversione completa dei dati. 4

5 Gymnasium System è la piattaforma universale sulla quale sono installate le diverse funzionalità specifiche di ciascuna area di applicazione. Lo studio accurato delle esigenze di centinaia di professionisti del settore e la collaborazione attiva e diretta con lo staff INFORYOU hanno permesso di realizzare una soluzione ideale per ciascun contesto operativo integrata in un unico strumento di lavoro. Applicazioni del Sistema SOLUZIONI PER Centri Fitness e Wellness Piscine Centri Benessere e SPA Circoli, Scuole Danza e Golf Club Centri Medici, Estetici e Fisioterapici Impianti Polivalenti, Parchi a tema e Network Il software di gestione si compone di due programmi principali e di una serie di moduli aggiuntivi. Gymnasium Manager Software è il software principale di gestione, programmazione e amministrazione di tutte le attività dell impianto: - gestione e controllo totale dell impianto - ottimizzazione ed incremento delle prestazioni delle risorse - controllo e riduzione dei costi - riduzione dei tempi di esecuzione e dei margini di errore dell operatore - aumento della soddisfazione e della fidelizzazione del cliente. GymPoll è il software di gestione automatica e controllo degli accessi alle aree e ai servizi dell impianto. Il flusso degli utenti è gestito automaticamente in base alle regole impostate nel programma gestionale, con la memorizzazione di ogni transito e relative statistiche di accesso. Il software è compatibile con diverse tecnologie di riconoscimento: prossimità, magnetica, chip card, codice a barre, chiavi elettroniche, biometrica. Supervisione in tempo reale degli accessi disponibile su tutti i PC in rete grazie a GymWatch. Moduli aggiuntivi Il software principale può essere integrato con specifici moduli aggiuntivi sulla base delle esigenze di ciascun impianto, anche successivamente all installazione. 5

6 Aree di Applicazione Sala Medica Agenda avanzata Medico estetico Sala fitness Agenda Trainer Video trainer Data interface per: - Wellness System - Contact Manager Sala server Controllo accessi Web Multiazienda Interclub Estetica SPA Agenda avanzata Medico estetico Reception Cassa Foto Ricevute Cassa veloce Totem Spogliatoio Serrature armadietti Docce e phon Shop / Bar Vendite Ricevute Piscina corsi Corsi e nuoto Uffici e venditori Postazioni aggiuntive Stampe extra Ricevute notifier Ufficio direzione Analisi statistiche Marketing: - CRM - Azioni pianificate Dashboard Esportazione dati Sala server Scambio dati con sw contabile esterno RID Piscina scoperta Ticketing: - Barcode - Transponder 6

7 Gymnasium Manager Parte operativa, progettata per reception e forza vendita. Le procedure di Gymnasium Manager per la gestione dei clienti e dei contatti e una fornitura dei servizi semplice e veloce, grazie ad un approccio grafico ed intuitivo con controllo a vista delle informazioni. - Anagrafica - Tessere - Certificati - Abbonamenti - Prenotazioni - Borsellini - Extra - CRM Abbonamenti Certificati Anagrafica 7

8 Parte programmazione, progettata per direttori e club-manager. Il pannello di controllo per la programmazione di tutte le funzioni di Gymnasium Manager: definizione servizi, listini, assegnazioni, borsellini elettronici, lettori, diritti operatori, impostazioni e parametri, programmazione moduli aggiuntivi. Programmazione Programmazione Parte direzione, progettata per imprenditori e gestori. Le procedure di Gymnasium Manager per il monitoraggio delle attività e l elaborazione di consuntivi economici, statistiche ed indicatori di performance: amministrazione, manutenzione, analisi accessi, grafici e statistiche, analisi dei dati, reports. Direzione Direzione 8

9 Moduli aggiuntivi - Modulo AGENDA: gestione appuntamenti - Modulo AGENDA AVANZATA: gestione appuntamenti e risorse - Modulo ANALISI STATISTICHE: analisi dati, indicatori, grafici, monitoraggio e controllo - Modulo AZIONAMENTI: automazione dispositivi (doccie, phon, solarium,...) - Modulo BIOMETRICO: riconoscimento utenti con impronta digitale - Modulo CASSA: flussi dettagliati e quadrature dei movimenti di cassa - Modulo CASSA VELOCE: postazione rapida completamente touch screen - Modulo CORSI E NUOTO: gestione piscina e attività a corsi - Modulo DATA INTERFACE: ntegrazione con tecnologie Technogym - Modulo DASHBOARD: cruscotto avanzato di monitoraggio e analisi dati impianto in tempo reale - Modulo NOTIFIER: servizio di notifica automatica via per gli operatori - Modulo ESPORTAZIONE DATI: esportazione dati su Microsoft Excel o file di testo - Modulo FOTO: archivio fotografico - Modulo INTERCLUB: scambio dati anagrafici e abilitazioni servizi abbonamento - Modulo MARKETING: CRM e azioni pianificate - Modulo MEDICO ESTETICO: anamnesi, misurazioni, trattamenti e test - Modulo MULTIAZIENDA: gestione centralizzata multi aziendale, holding e multi centro - Modulo RICEVUTE: documenti fiscali automatici (fatture, ricevute fiscali e non fiscali, scontrini) - Modulo RID: pagamento RID con emissione automatica file CBI per home banking - Modulo STAMPE EXTRA: stampe aggiuntive parametriche e specialistiche - Modulo TICKETING: bigliettazione per utenti giornalieri - Modulo TOTEM: postazione self service per gli utenti - Modulo TRAINER: schede di allenamento - Modulo VENDITE: vendita prodotti e gestione magazzino - Modulo WEB: servizi on-line via Internet. Multiazienda Centralizzazione di più aziende in un unico database Il modulo MULTIAZIENDA risolve l esigenza di centralizzazione di più aziende in un unico database. L azienda principale, la Holding alla quale appartengono le altre aziende, è in grado di impostare i parametri di funzionamento principali, di configurare le singole aziende, di definire i prodotti condivisi (es. abbonamenti), il controllo accessi e di analizzare i dati di tutte le aziende complessivamente. Alcune informazioni sono condivise, quindi visibili e modificabili da tutte le aziende (ad esempio i dati anagrafici degli utenti, gli abbonamenti condivisi, i prepagati e i borsellini elettronici, etc.), mentre altre sono esclusive e quindi diverse per ogni azienda (ad esempio le categorie degli utenti, il venditore, i campi note, etc.). L azienda viene riconosciuta a seconda dell operatore autenticato. L operatore vedrà solo i campi, i servizi e il listino della propria azienda, così come i movimenti di cassa, i movimenti di centro di ricavo, i log, gli accessi, il CRM, etc. La configurazione multi aziendale è disponibile solo con Gymnasium System versione Enterprise. Configurazione Centralizzata 9

10 Totem Postazione self service a disposizione degli utenti Grazie al Modulo Totem è possibile ridurre i costi di segreteria eliminando le operazioni di routine più frequenti, permettendo all utente di operare in modo autonomo. Inoltre la grafica curata ed accattivante consente l accesso facilitato alle funzionalità del totem ad una larga fascia di utenti, evitando le code in reception. Il Modulo Totem può essere installato su PC Totem da tavolo o da parete con monitor touch screen oppure su qualsiasi personal computer collegato alla rete e dotato di vidimatore per l identificazione dell utente. - Punto informativo dell utente e dei servizi attivi - Autoprenotazione dei servizi abilitati - Reintegro automatico in caso di cancellazione entro il tempo di preavviso - Inserimento in lista d attesa - News e comunicazioni agli utenti - Stampa memo utente con i promemoria degli appuntamenti fissati - Esclusivo sistema di promozione pubblicitaria. GymTotem GymTotem - Prenotazione 10

11 Agenda Avanzata La soluzione ideale per centri estetici, SPA, centri medici e fisioterapici - Visualizzazione giornaliera e settimanale - Prenotazioni con 1 click del mouse sul calendario - Gestione blocchi - Illimitate agende - Definizione modelli di appuntamenti - Note appuntamento - Ricerca incrociata su più risorse - Priorità fra le risorse selezionate - Consumi e prelievi automatici dal magazzino - Riepiloghi per servizi e risorse - Controllo prescrizione medica - Pagamenti diretti, posticipati, prepagati, acconti - Ricerca e prenotazione appuntamenti multipli - Gestione avanzata appuntamenti e risorse. - Prenotazione avanzata appuntamenti: trattamenti medici ed estetici, visite specialistiche, massaggi, campi da calcetto, campi da tennis, istruttori, personal trainer, solarium, etc. operatore CABINA STRUMENTO Gestione Prenotazioni 11

12 Modulo Marketing Marketing CRM, comunicazione e fidelizzazione Il modulo MARKETING è un potente strumento strategico per individuare il target desiderato su cui effettuare operazioni di marketing mirate: - Filtri incrociati su anagrafiche, abbonamenti, prenotazioni, borsellino elettronico, accessi, etc. - Operazioni logiche di somma, sottrazione, intersezione ed esclusione fra i risultati di ricerca - Memorizzazione di illimitati percorsi di ricerca impostati come macro - Stampa lista nominativi, lista telefonica, etichette indirizzo, buste e fogli intestati - Invio automatizzato di SMS ed in formato HTML (con sfondi, immagini ed aggiunta di allegati) - Inserimento automatico degli appuntamenti allo staff - Memorizzazione dello storico delle azioni eseguite - Esportazione dati - Cambio di categoria, venditore e contatto - Operazioni pianificate per l esecuzione programmata delle azioni di comunicazione e marketing (ad esempio l invio di SMS personalizzati per gli auguri di buon compleanno). 12

13 Corsi e Nuoto La soluzione ideale per piscine, scuole di danza e attività corsi in genere Il modulo CORSI E NUOTO è lo strumento di lavoro progettato e realizzato per raggiungere i più elevati livelli di prestazione, controllo e sicurezza nella gestione del piano vasca e delle attività corsi. Attraverso un interfaccia grafica intuitiva è possibile visualizzare il piano vasca della piscina con i relativi corsi inseriti e contemporaneamente mostrare anche gli iscritti di ogni corso evidenziati a seconda delle loro diverse caratteristiche. Sul piano corsi sono disponibili funzioni di zoom sia verticale che orizzontale, con diverse modalità di visualizzazione grafica ottimizzate per i criteri di analisi delle informazioni; è inoltre possibile una visualizzazione contemporanea multi zona/multi vasca. Modulo Corsi Con il modulo CORSI E NUOTO diventa estremamente semplice individuare con precisione i corsi pieni, i corsi con utenti in lista d attesa, i corsi liberi, il numero di posti occupati/liberi/ in attesa, gli utenti con iscrizione attiva o scaduta, gli utenti con pagamento del corso da saldare, nonché gli orari dei corsi e le corsie della piscina, gli istruttori ed il livello di ogni corso, la lista degli iscritti di ogni corso con relativa età, le situazioni non standard (come i corsi lunedì-giovedì o solo lunedì o solo giovedì), le note di ogni corso e di ogni iscritto, i recuperi e le sospensioni. Il modulo CORSI E NUOTO è corredato da una serie di report specifici. La perfetta integrazione del modulo CORSI E NUOTO con la piattaforma software Gymnasium System consente di ereditare tutti i vantaggi del sistema principale e di usufruire delle funzioni di anagrafica, ricerca, stampe, pagamenti, diritti operatori e di tutte le altre funzioni del software principale e dei moduli aggiuntivi, quali le funzioni avanzate del modulo Marketing e del modulo Analisi Statistiche. 13

14 Cassa Veloce Il gestionale diventa touch screen Il modulo CASSA VELOCE consente di effettuare l 80% del lavoro giornaliero usando il 20% delle funzioni di Gymnasium Manager in modalità completamente touch screen. - Visualizzazione status utente - Certificati medici - Abbonamenti e rinnovi - Pagamento rate - Prenotazione servizi - Appuntamenti agenda - Borsellino elettronico - Vendita prodotti - Ricevute fiscali e non fiscali - Movimenti di cassa - Emissione ticket - Autenticazione biometrica. Cassa Veloce - Login Cassa Veloce - Prenotazione Accessori Hardware disponibili: - Riconoscitore impronte digitali - Stampante fiscale completa di display e tastiera - Stampante termica non fiscale - Pinpad per carte di credito. Cassa Veloce - Utente 14

15 Web - Login Web Web - Presentazione Servizi on line via Internet Il modulo WEB consente l accesso on-line ai servizi del centro. Gli utenti possono collegarsi al sito Internet dell impianto ed accedere attraverso username e password all area riservata per visualizzare il proprio punto informativo e credito residuo, effettuare prenotazioni o cancellazioni di servizi, aggiungersi in lista d attesa. Per il corretto funzionamento del modulo Web l impianto deve essere collegato ad Internet, preferibilmente 24 ore su

16 Modulo Ticketing Ticketing Il modulo Ticketing rappresenta la soluzione ideale per la gestione degli utenti giornalieri di piscine, parchi a tema ed impianti con grandi afflussi di utenti occasionali - Possibilità di emissione di biglietti con codice a barre tramite stampante termica o di programmazione di tag di prossimità - Editor di stampa per i biglietti barcode - Interfaccia rapida di inserimento dati a bottoni - Visualizzazione e riepilogo movimenti - Gestione biglietti di tipo ingresso, servizi accessori, omaggio - Parametri di impostazione dei biglietti con data di scadenza, numero di accessi, antipassback, riepiloghi di cassa, etc. Disponibile in due versioni: - Barcode, con biglietti cartacei e stampante termica - Transponder, con tessere badge e lettore motorizzato di raccolta tessere in uscita. 16

17 Dispositivi di controllo accessi Schema del sistema HUB / SWITCH TCP-IP Rete LAN PLUG RJ45 lettore ethernet contratto pulito VARCO RS485 Rete seriale dedicata contratto pulito SERVER CONTROLLO ACCESSI SCHEDA COMUNICAZIONE LETTORI lettore seriale 485 Tessere per prossimità, magnetiche, chip-card Bracciali, chiavi, portachiavi e tag Lettori per prossimità, magnetico, chip-card, barcode, biometrico Varchi, tornelli, girelli, ante motorizzate e portelli meccanici Automazione docce, phon, solarium, distributori automatici Serrature elettroniche per armadietti 17

18 INFORYOU, Partner preferenziale di Technogym per la soluzione gestionale del club Grazie alla perfetta integrazione fra i due sistemi Gymnasium System e Wellness System lavorano in modo sinergico, scambiandosi dati e realizzando un unico sistema informatico capace di sfruttare a pieno le potenzialità delle due piattaforme, e in modo del tutto trasparente sia per l operatore che per l utente finale. Infatti, memorizzando un nuovo utente su Gymnasium System, il modulo Data Interface provvederà ad inserirlo automaticamente su Wellness System e a mantenerlo aggiornato per tutte le successive modifiche. Inoltre direttamente da Gymnasium Manager è possibile abilitare la chiave Wellness System e renderla subito operativa per l utilizzo sui software e sugli attrezzi Technogym. Wellness System is a trademark of Technogym SPA, registered in the Italy. Wellness System figurative logo is a trademark of Technogym SPA, registered in the Italy and other countries. Un unica chiave di accesso per tutti i servizi del Club Solarium Parcheggio Controllo accessi Gymnasium System Serrature per armadietti Wellness System Distributori automatici Contact Manager Asciugacapelli Docce POS Attrezzature Technogym Sistema Integrato Utente Gymnasium System Wellness System Durante il loro funzionamento i due sistemi interagiscono reciprocamente scambiandosi i dati degli utenti, quali gli accessi, gli abbonamenti sottoscritti, il tipo di profilo Contact Manager, la scheda di allenamento, le rilevazioni in sala, i consumi energetici delle attività svolte, etc. Inoltre il modulo prevede un software di allineamento dati che verifica eventuali discrepanze e provvede al riallineamento delle informazioni. 18

19 Servizi Post Vendita L eccellenza nel post vendita: servizio e qualità Da sempre INFORYOU si contraddistingue come un azienda attenta alle esigenze dei propri Clienti, con un occhio di riguardo per il servizio post-vendita, in particolare per l assistenza puntuale e la professionalità dei propri tecnici. Supporto tecnico qualificato INFORYOU mette a disposizione uno staff di professionisti qualificati, costantemente impegnato in corsi di formazione e aggiornamento sulle nuove tecnologie, linguaggi di programmazione, tecniche di comunicazione e rapporti interpersonali, in modo da garantire un supporto ai Clienti sia dal punto di vista tecnico che sotto il profilo umano. Aggiornamento software INFORYOU collabora da sempre con i propri Clienti, consulenti e aziende Partner per lo sviluppo delle nuove funzionalità, migliorie ed innovazione dei propri prodotti. Tutte le informazioni, le richieste, le novità tecnologiche e le normative sono puntualmente registrate e discusse dai programmatori nel corso delle riunioni tecniche. Le nuove funzionalità sviluppate sono rese disponibili ai clienti attraverso il Kit annuale di aggiornamento o con la procedura di aggiornamento automatico via Internet Gym Update. Il Kit di Aggiornamento del software comprende: - il Cd di installazione del software con l ultima versione disponibile - la documentazione tecnica con le istruzioni What is New di tutte le novità sviluppate con la relativa guida all uso - il materiale informativo sui nuovi prodotti realizzati - versioni di prova gratuita dei nuovi prodotti - invito agli eventi INFORYOU: manifestazioni, fiere del settore, workshop e corsi di formazione - promozioni e offerte commerciali. Il servizio di supporto tecnico INFORYOU comprende: - Numero Verde dedicato: Assistenza telefonica dal lunedì al venerdì e Teleassistenza via Internet - Risposta rapida via all indirizzo dedicato: assistenza@inforyou.it - Servizio Assistenza Urgente su numero cellulare oltre l orario di ufficio in caso di emergenza - Servizio di comunicazione urgente via all indirizzo: urgente@inforyou.it - Interventi presso il cliente su richiesta. Formazione e Consulenza Corsi di formazione I corsi di formazione INFORYOU sono rivolti sia ai Clienti che ai consulenti e alle aziende partner interessate ad approfondire le funzionalità e le molteplici applicazioni del sistema. Il calendario corsi è strutturato in più sessioni differenziate per tipologie di corso (operativo reception, avanzato club manager, specialistico sui moduli aggiuntivi) e in diverse sedi dislocate in tutta Italia. Consulenze e servizi aggiuntivi - Studio e consulenza progettazione impianti di controllo accessi e impianti speciali - Installazione, configurazione e collaudo del sistema software e controllo accessi - Avviamento impianto - Personalizzazioni software, stampe, esportazione dati - Integrazione con sistemi di terze parti (contabilità, ristorante, hotel, parcheggio, etc.) - Conversione dati da software gestionale precedente - Check-up procedure di lavoro - Affiancamento del personale

20 Studio Stefano Pieri Graphic Design_ Stampa Bieffe_ Maggio 2011_ TSSDEP185_Rev.01 Certified Software Partner TeamSystem Pesaro (PU) Via Yuri Gagarin, 205 Tel. 0721/42661 Fax 0721/