PROGRAMMA DI LAVORO 2013 PER LO SVILUPPO DELLA RETE REGIONALE SUAP Cabina di regia regionale ANCI, Unioncamere, Regione Lombardia

Transcript

1 PROGRAMMA DI LAVORO 2013 PER LO SVILUPPO DELLA RETE REGIONALE SUAP Cabina di regia regionale ANCI, Unioncamere, Regione Lombardia Premessa Lo Sportello Unico per le Attività Produttive rappresenta un fondamentale strumento di semplificazione amministrativa a sostegno dello sviluppo economico territoriale; al tempo stesso, proprio per la sua natura di servizio integrato, lo Sportello Unico per le Attività Produttive rappresenta per la Pubblica Amministrazione un importante occasione per ridefinire, in un ottica di cooperazione interorganizzativa e interistituzionale, i rapporti tra una molteplicità di soggetti pubblici e privati coinvolti a vari livelli nelle procedure di avvio, gestione e cessazione delle attività di impresa. In Lombardia lo sviluppo dei SUAP è stato fin dall inizio impostato in un ottica di sistema regionale, grazie alla regia messa in atto da Regione Lombardia, ANCI Lombardia e Unioncamere Lombardia. Proprio per questo carattere di sistema, è di fondamentale importanza raggiungere standard regionali di performance e di qualità delle prestazioni dei SUAP che garantiscano il conseguimento di livelli minimi condivisi dall intero sistema dei SUAP della Regione Lombardia, quale che sia il particolare assetto organizzativo e gestionale assunto. Il conseguimento di questo obiettivo, che è quello su cui può misurarsi l efficacia delle politiche per lo sviluppo dei SUAP messe in atto in Lombardia, presuppone, oltre alla focalizzazione sugli aspetti di front-office, la definizione di standard di performance e di qualità delle prestazioni relativi agli aspetti di back-office, sulla valutazione dell efficienza e dell efficacia dei processi operativi messi in atto da ciascuno dei soggetti coinvolti nell attività del SUAP e sulla qualità percepita dagli utenti del SUAP, siano essi imprenditori o loro intermediari. Il programma di lavoro che segue intende, raccogliendo l esperienza sviluppata nello scorso triennio, sintetizzare i principali obiettivi che la cabina di regia regionale intende affrontare nel 2013 e indicare i passaggi che si ritengono necessari per raggiungerli. Struttura del documento Il presente programma di lavoro, fondato sui riscontri tecnici dell attività svolta finora, è un documento aperto ai contributi che possono intervenire da parte dei soggetti e sarà verificato al termine del primo trimestre 2013 Il programma si articola in tre livelli: Obiettivi di sistema che individuano l orizzonte e i principi in cui si inseriscono le azioni da svolgere Linee d azione, articolate per aree di intervento, che specificano con un maggiore dettaglio gli interventi necessari per raggiungere i risultati di sistema Priorità, che definiscono un ordine di importanza/urgenza delle azioni a partire dalla condivisione all interno della cabina di regia regionale e delle cabine di regia locali Allegato: Accordo di servizio Unioncamere Regione Lombardia per l integrazione dei sistemi informatici ad uso degli Sportelli Unici per le Attività Produttive DG Semplificazione e Digitalizzazione 1

2 OBIETTIVI DI SISTEMA La realtà lombarda comprende 1544 comuni e circa 1000 sportelli unici, e si presenta come la più importante nel paese per dimensioni e peso economico. Nel 2012 si è assicurato un primo livello di soddisfacimento del DPR 160/2010, con l accreditamento di tutti i comuni lombardi al Portale Impesainungiorno.gov ed è stato fornito a tutti i comuni che non intendevano dotarsi di un sistema proprietario la possibilità di accedere agli applicativi messi a disposizione da Regione Lombardia o, per i comuni che avevano delegato le funzioni, dal Sistema camerale. Per raggiungere uno sviluppo adeguato dei SUAP in Lombardia è necessario a questo punto porsi in un ottica che possa comprendere tutti gli Sportelli, nelle proprie specificità ed autonomie, identificandoli come parti di un tutto, indicando ad ognuno i punti di interesse comune e promuovendo alcuni principi e criteri che possano incrementare la crescita delle diverse parti del sistema. Questi i macro obiettivi da raggiungere: 1. Adeguamento amministrativo: soddisfacimento sostanziale delle linee guida del DPR 160 Completa attuazione dell Accordo di servizio Regione Unioncamere Lombardia 2. Coesione territoriale: riduzione delle differenze di capacità gestionale tra i SUAP Promozione del Suap telematico (front office e back office) e assicurazione di livelli minimi di qualità del servizio 3. Uniformazione delle regole: adozione di standard comuni di coerenza procedurale Individuazione in sede di cabina regia di criteri comuni, che riducano la variabilità di comportamenti nei confronti delle imprese oggi esistente, e condivisione degli attori locali 4. Efficienza organizzativa: sostegno ai piccoli comuni e incremento dell associazionismo L aumento delle gestioni associate comporta di per se stesso una migliore efficienza organizzativa, oltre che dei risparmi sui costi di gestione (attrezzature, personale, software ). Va valutata l opportunità di fare coincidere il più possibile gli ambiti di competenza degli sportelli unici con quelli delle gestioni associate obbligatorie di altre funzioni di competenza comunale. 5. Adozione di una logica di Rete Le cabine di regia locali sono lo strumento individuato per la governance territoriale dei processi di semplificazione per le imprese Vanno definite le modalità più opportune per rendere interconnesso il sistema degli sportelli unici, attraverso il ruolo delle cabine di regia locali e l utilizzo di strumenti di dialogo interorganizzativo, in modo da ottimizzare la diffusione dell innovazione e ridurre le differenze di capacità gestionale DG Semplificazione e Digitalizzazione 2

3 Il raggiungimento degli obiettivi di sistema sopra delineati passa per alcune linee di azione specifiche LINEE DI AZIONE A. GOVERNANCE E UNIFORMAZIONE DELLE PROCEDURE 1. Valorizzazione delle Cabine di regia locali e del loro raccordo con il livello regionale; sviluppo dei gruppi territoriali di semplificazione E importante mettere a fattor comune l esperienza maturata nelle diverse realtà territoriali per poterla portare a sintesi e farla circolare tra i SUAP 2. Partecipazione ai Tavoli nazionali per definire modelli operativi di interazione tra SUAP e uffici territoriali di enti centrali, e di definizione di specifiche sul procedimento unico ad integrazione di quanto sinora previsto da Impresa in un giorno Definizione di convenzioni con i Vigili del fuoco e le Sovrintendenze e attuazione dell intervento n. 7 dell Accordo di servizio 3. Tavolo regionale con i comuni per la standardizzazione dei procedimenti Per tutti gli sportelli unici vanno definiti alcuni aspetti procedurali comuni inderogabili nella direzione della semplificazione dei rapporti tra imprese e pubblica amministrazione Per gli sportelli unici associati appare opportuno dotarsi non solo di un regolamento unitario di funzionamento, ma anche creare regolamenti procedurali unificati relativi a tutti i procedimenti e provvedimenti di competenza dello sportello. l omogeneizzazione di tali regolamenti potrà avvenire in maniera volontaria per ogni singolo sportello unico. 4. Intese con i comuni per l utilizzo dell HUB MUTA Piena realizzazione del dispatching e condivisione tra tutti i comuni delle informazioni sull attività dei SUAP e sulle imprese B. MONITORAGGIO E SVILUPPO DELLA RETE 1. Condivisione dei livelli essenziali di prestazione del SUAP Va analizzato il processo di lavoro per verificare quali sono i punti su cui è possibile verificare le performance realizzate Adozione di indicatori di sviluppo quantitativi (ad es. n. pratiche/abitanti/unità locali) e qualitativi (ad es. protocollazione informatica e adeguatezza del portale). 2. Articolazione del servizio: autorizzazioni ambientali e raccordo con lo sportello unico edilizia Anche alla luce della più recente normativa (L 35/2012 art.) occorre definire il necessario raccordo tra SUAP e SUE, in particolare per i procedimenti "misti", cioè quelli che riguardano edifici che comprendono funzioni multiple, produttive, residenziali e altre. DG Semplificazione e Digitalizzazione 3

4 3. Miglioramento della qualità del servizio: promozione di strumenti per la rilevazione della qualità dei servizi e della soddisfazione degli utenti e diffusione delle Carte dei servizi Le carte dei servizi individuano il livello qualitativo e quantitativo dei servizi promessi ai cittadini. E' importante definire un livello minimo di qualità da inserire nelle carte dei servizi e monitorare sistematicamente il raggiungimento o meno di tale livello di qualità. 4. Diffusione dei risultati delle sperimentazioni in corso e delle buone pratiche Oltre alla diffusione delle "best practices" occorre diffondere delle "minimal practices" che individuino dei livelli ragionevolmente accettabili di servizio praticabili da parte di operatori ed amministrazioni di media capacità. DG Semplificazione e Digitalizzazione 4

5 C. STRUMENTI PER LA GESTIONE DEL PROCEDIMENTO 1. Implementazione cooperativa della Banca Dati Procedimenti Attività Economiche Valorizzazione del lavoro svolto dalle cabine di regia locali, e raccordo con l attività già svolta da Regione Lombardia con la Banca Dati Procedimenti di competenza SUAP 2. Aggiornamento costante della modulistica SCIA regionale Aggiornamento della modulistica SCIA regionale in relazione alle novità normative nazionali e regionali, tenuto conto delle criticità/esigenze emerse in fase di concreta applicazione nonché delle specificità settoriali; 3. Incremento dell utilizzo di sistemi informatici di gestione: dematerializzazione documentale, integrazione di front office e back office E' fondamentale che si persegua un maggiore livello di informatizzazione delle procedure gestionali. Questo implica che ai SUAP debbano pervenire in via telematica esclusivamente dei dati, cioè delle informazioni significative direttamente utilizzabili all'interno di procedure automatizzate, tali da potere essere direttamente inseriti ed elaborati ai fini non solo del completamento delle procedure istruttorie, ma anche a quelle della creazione di un sistema di supporto alle decisioni. Parimenti il sistema gestionale degli sportelli unici deve anche essere in grado di popolare automaticamente il database delle attività produttive, sostituendo le comunicazioni annuali attualmente richieste ai comuni. 4. Sistema integrato per le autorizzazioni alle imprese: 3.1 Interoperabilità tra MUTA, Impresa in un giorno e i sistemi proprietari dei comuni Va realizzato l accordo di servizio tra Regione Lombardia e Unioncamere che prevede l interoperabilità dei sistemi di riferimento (interventi n. 1 e n. 2) 3.2 Gestione del procedimento ordinario in back office Per gestione del back office non va intesa semplicemente l'archiviazione sicura delle istanze e la possibilità di consultazione telematica dei relativi esiti, ma la realizzazione di un sistema informatico che garantisca quantomeno: - lo svolgimento in automatico dei singoli endoprocedimenti, con le verifiche di tipo parametrico e quantitativo; - la registrazione dell'avvio e degli esiti dei singoli endoprocedimenti, delle richieste di pareri, delle conferenze di servizi, ecc., con possibilità per i richiedenti di controllare telematicamente gli stati di avanzamento; - l'emissione dei provvedimenti autorizzativi ed abilitativi ed il loro inserimento nel database delle attività economiche 3.3 Condivisione di un HUB per il dispatching agli Enti terzi e la raccolta delle informazioni sulle attività dei SUAP e la dinamiche di impresa 3.4 Sinergie per l alimentazione e l aggiornamento e del Fascicolo d impresa con le autorizzazioni alle imprese La Legge prevede che il duplicato informatico della documentazione previsto dall art. 43 bis del DPR 445/2010 venga inviata, a cura dello Sportello Unico, alla Camera di Commercio territorialmente competente, ai fini del loro inserimento nel Repertorio delle DG Semplificazione e Digitalizzazione 5

6 notizie economiche e amministrative (REA) e al fine della raccolta e conservazione in un fascicolo informatico per ciascuna impresa.(intervento n. 5 dell Accordo di servizio) 5. Rafforzamento dei controlli ex post da parte dei SUAP Il passaggio alla logica dei controlli ex-post, soprattutto quando questi devono essere operati in tempi ristretti, presuppone la capacità di chi deve operare i controlli stessi di individuare le pratiche che effettivamente necessitano interventi di controllo. Ciò presuppone la presenza all interno dei SUAP e dei comuni di competenze in tema di analisi e gestione del rischio che, al momento sono pressoché totalmente assenti; si reputa quindi necessario che i piani formativi che verranno promossi contengano interventi specifici su questi temi. Inoltre, sempre nella logica di ottimizzare i controlli, soprattutto su pratiche sulle quali differenti soggetti hanno competenze specifiche, si dovrà necessariamente prevedere la definizione e la diffusione di modelli organizzativi e di soluzioni tecnologiche atte a supportare il coordinamento a livello inter-organizzativo sia delle attività di analisi del rischio che degli interventi di controllo. D. FORMAZIONE, INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE E' molto importante attivare processi di formazione non solo sugli aspetti tecnico- procedurali, ma anche sugli aspetti organizzativi del servizio SUAP e sulla gestione ottimale delle risorse umane al fine del corretto funzionamento degli sportelli. Va adeguatamente implementata la modalità di formazione sul territorio tramite affiancamento di tutor (possibilmente da scegliere tra operatori dei comuni dotati di esperienza pratica) al personale di sportello; 1. Condivisione dei programmi formativi per il 2013 di ciascuna componente della Cabina di regia regionale 2. Realizzazione con le Cabine di regia locali di interventi formativi per la conformità procedurale, rivolti a intermediari (associazioni, studi e ordini professionali) e a Enti terzi, rivolti a ridurre l incidenza degli errori e dell utilizzo improprio degli strumenti 3. Rafforzamento di PRISMA come comunità di pratiche per i SUAP e per il confronto a livello regionale: Rafforzamento della formazione on-line, come capitalizzazione della formazione in presenza già svolta Cooperazione nella costruzione della Banca dati procedimenti relativi all esercizio dell attività di impresa Raccolta delle buone pratiche e delle soluzioni organizzative per la gestione associata Apertura di un confronto con le Università e gli organismi internazionali competenti (OCSE, Commissione Europea) sulla semplificazione per le imprese a partire dall esperienza dei SUAP DG Semplificazione e Digitalizzazione 6